Действия и мероприятия, которые приближают вашу компанию к достижению цели, называются процессами. Автоматизируя процессы, вы можете сократить потребность в ручном вводе данных и тем самым уменьшить количество человеческих ошибок. У руководителей предприятий много обязанностей, о которых нужно заботиться. Иногда кажется, что в сутках не хватает времени, чтобы все сделать эффективно, особенно если пытаться поддерживать баланс между внутренними процедурами, отчитываться перед внешними акционерами и управлять ожиданиями клиентов.
Бесконечный список дел, сопровождающий управление бизнесом, можно сделать несколько более управляемым с помощью технологии в виде BPA. Автоматизация улучшает процессы обучения, рекламы, маркетинга и управления социальными сетями.
Автоматизация бизнес-процессов — полное руководство
В своей повседневной работе организации автоматизируют процессы, начиная от найма сотрудников и заканчивая процедурами кредиторской задолженности. И для разных задач им требуется программное обеспечение для автоматизации. Это снижает необходимость сотрудников пересылать документы из одного места в другое. Если вы хотите передать создание программного обеспечения для автоматизации на аутсорсинг разработчикам, убедитесь, что они знают о множестве работ, которые необходимо выполнить на вашем предприятии. BPA для процессов может ускорить управление документооборотом и выполнение задач по закупкам.
Ролик «Подготовка к внедрению автоматизации учёта. Основы описания бизнес-процессов»
Внедрение процессов управления запасами ускорит выполнение индивидуальных заказов по сравнению с ручной проверкой наличия свободных ресурсов.
BPA обычно состоит из трех основных компонентов, которые приведены ниже:
- Автоматизация процессов
- Информация централизуется, и достигается повышенная прозрачность
- Сокращается необходимость личного контакта и одновременно повышается вероятность того, что информация будет передана в рамках фирмы соответствующим сторонам
Если не автоматизировать процесс, то истребование больших сумм неоплаченных счетов может быть затруднено. Поэтому очень важна процедура истребования неоплаченных счетов-фактур. Это также важно для формирования счетов-фактур и подготовки бюджета. Ваша организация станет более продуктивной и экономически эффективной, когда вы автоматизируете свои процессы.
Составьте список всех задач, которые необходимо автоматизировать. Чтобы облегчить автоматизацию, разделите задачи на более мелкие части. Автоматизация бизнес-процессов должна уметь получать информацию как из структурированных (собранная и детализированная информация), так и из неструктурированных данных, чтобы поддерживать рабочий процесс. Происхождение данных и цели, которым они служат, можно определить по задачам бизнеса. Используются бизнес-процессы, которые охватывают закупку товаров, обработку заказов и утверждение бюджета.
Существуют различные причины для автоматизации процессов. Когда речь идет о создании сложных серверных, веб- и мобильных приложений без написания ни слова кода, AppMaster.io — это платформа нового поколения no-code. При разработке будет использоваться онлайн-интерфейс с инструментами визуального программирования. Выбор правильного программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов необходим каждой организации.
Когда автоматизация окупается? Организация бизнес-процессов // Истории об IT #02
Примеры автоматизации бизнес-процессов
Вот несколько примеров использования автоматизации бизнес-процессов, чтобы вы могли лучше понять эту тему.
1. набор новых сотрудников
Первый пример автоматизации бизнес-процессов — это набор сотрудников. Несмотря на кажущуюся простоту процедуры, наем персонала включает в себя множество различных обязанностей. Вот лишь некоторые из необходимых действий: заполнение анкет сотрудников, организация вводных собраний, проведение тренингов, открытие банковских счетов, сбор необходимых документов и назначение наставников.
Без автоматизации вся эта процедура может стать крайне неорганизованной, что может привести к следующим результатам:
- Документация, которая никогда не заканчивается
- Потеря некоторых вещей
- Недовольство среди сотрудников
- Низкий уровень производительности
При использовании автоматизации бизнес-процессов для подбора сотрудников она обеспечивает безупречный переход от одного действия к другому, держит соответствующий персонал в курсе событий и обеспечивает видимость состояния процесса.
2. Заказы клиентов на покупку
Почти во всех видах бизнеса, включая автоматизацию бизнес-процессов, подача заявок на заказы на покупку является постоянной деятельностью. Команда, подающая запрос, заполняет форму, а затем отправляет ее команде, осуществляющей закупку. После этого орган, отвечающий за утверждение, просматривает запрос и решает, отклонить его или нет, в зависимости от качества предоставленной информации и имеющихся средств. После этого запрос доставляется группе, которая его запросила. Если запрос принят, формируется заказ на поставку, а его копии передаются поставщику и группе инвентаризации.
В отсутствие автоматизации можно столкнуться со следующими трудностями:
- затягивание утверждения заказа на поставку
- снижение производительности
- Незавершенные или отсутствующие записи
- Неточности в PO
- Ошибки, допущенные при доставке материалов.
Автоматизация бизнес-процессов может способствовать повышению подотчетности и прозрачности и обеспечить точный сбор данных, к которым ключевые заинтересованные стороны могут получить доступ в случае необходимости. Кроме того, она будет отслеживать каждую коммуникацию внутри рабочего процесса, связанного с процессами, чтобы сделать его выполнение более простым и быстрым.
Попробуйте no-code платформу AppMaster
AppMaster поможет создать любое веб, мобильное или серверное приложение в 10 раз быстрее и 3 раза дешевле
3. Кредиторская задолженность клиентов:
Обработка счетов и надзор за платежами требуют постоянного контроля и мониторинга процесса. Однако BPA может помочь со сканированием, распознаванием, сбором, организацией и отправкой соответствующих финансовых документов для обеспечения своевременной оплаты. Кроме того, поскольку все будет храниться в централизованном месте, защищенном от несанкционированного доступа, будет гораздо проще прекратить действие счетов.
Этапы BPA
Автоматизация бизнес-процессов может быть осуществлена в следующие пять шагов:
1. Определите действия, которые должны быть автоматизированы
Вы можете использовать различные карты процессов, чтобы выделить виды деятельности внутри вашей организации, которые являются кандидатами на автоматизацию. Таким образом, вы сможете автоматизировать эту деятельность. Хорошо автоматизировать деятельность.
2. Определите бизнес-цели
Чего вы надеетесь достичь прямо сейчас? Как именно автоматизация будет полезна? Как вы планируете оценить уровень успеха?
3. Убедитесь, что вы используете подходящий инструмент
Чтобы выбрать подходящий инструмент, необходимо сначала убедиться, что он удовлетворяет следующим критериям:
Прост в использовании, понятен, обладает адаптивностью и масштабируемостью. Сочетается с существующим стеком инструментов; перед покупкой инструмента убедитесь, что он может извлекать данные из других инструментов, которые уже используются, и что он может легко работать с данными, которые уже хранятся в вашей организации.
4. Изменение управления
Необходимо организовать обучение и тренинги для персонала, особенно для тех сотрудников, которые будут иметь дело с технологией ежедневно.
- Развивайте культуру, которая адаптируется к новым идеям.
- Участвуйте вместе со своей командой.
- Предлагайте возможности для непрерывного обучения в форме тренингов.
5. Следите за происходящим и делайте заметки
Эти инструменты не должны оставаться неизменными; скорее, они адаптируются к тому, как работает ваша организация. Используйте их для мониторинга KPI и вносите коррективы по мере необходимости.
Автоматизация по одному шагу за раз
Шаг за шагом включает в себя следующее:
Шаг 1: Первый шаг — определение стратегических причин для автоматизации бизнес-процессов.
Шаг 2: Проведите критическую оценку ранее существовавших процедур.
Шаг 3: Определите, какие проблемные области могут быть облегчены с помощью автоматизации бизнес-процессов.
Шаг 4: Последний шаг включает в себя внедрение автоматизации.
Разница между BPA и RPA
RPA фокусируется на отдельных видах деятельности. В то время как BPA фокусируется на реорганизации вашей деятельности путем принятия более целостной стратегии под влиянием наиболее эффективных методов управления бизнес-процессами. Использование преимуществ, которые могут быть получены благодаря этим убеждениям и технологиям, может привести к росту производства и улучшению итоговых показателей. Поскольку между RPA и BPM нет очевидного противоречия, вашей организации нет необходимости устраивать войну между этими двумя методологиями; скорее, обе технологии просто требуют альтернативного применения.
RPA может функционировать как дополнительное усилие, которое добавляет к принятию организацией решений BPA. Также возможно, что RPA обеспечит улучшения под влиянием стратегии BPM. При поиске решений может быть трудно провести различие между RPA и BPM, поскольку первый быстро превратился в неотъемлемый компонент второго.
Лучшая практика автоматизации обработки
Процесс автоматизации помогает поддерживать рабочий процесс различных задач. Ниже приведены несколько примеров, которые облегчают выполнение задач и помогают в обработке.
Рутинные и повторяющиеся задачи: Это ручные процедуры, которые могут быть автоматизированы, что снижает вероятность человеческих ошибок. Кадры также будут перемещены в сектора, где требуется более критическое мышление. Обновление программного обеспечения для автоматизации состояния, мониторинг, управление запасами и автоматизированные работы по управлению проектами — это рутинные и повторяющиеся задачи.
Ручные задачи, которые опасны или могут привести к причинению вреда: Компании постоянно ищут способы уменьшить или устранить необходимость выполнения работниками вредных задач. Не опасаясь травмирования людей, автоматизированные машины принимают на себя риск выполнения таких задач, как работа на опасной высоте или доступ к радиоактивным объектам.
Заключительные мысли
Для BPA AppMaster является хорошим вариантом, поскольку он помогает клиентам различными способами. С помощью AppMaster можно создать полнофункциональное программное обеспечение для автоматизации, включающее бэкэнд, фронтэнд и мощные нативные мобильные приложения. AppMaster сгенерирует исходный код вашего приложения, создаст его, а затем развернет на любом хостинге или частном сервере по вашему желанию. Прежде всего, он используется для программного обеспечения, предназначенного для использования внутри компании, например, внутренних инструментов для обработки, обслуживания клиентов, продаж, IT-команд и т.д. Кроме того, AppMaster может использоваться для построения решений, ориентированных на клиентов, но для удовлетворения всех требований могут потребоваться другие инструменты.
Источник: appmaster.io
Когда внедрять автоматизацию бизнес процессов
До начала конференции
Бесплатная онлайн-конференция
Бизнес, несмотря ни на что.
Истории роста
8 июня .. 11:00 МСК
Инструкция по внедрению: пошаговый план автоматизации процессов. От идеи до организации работы
Инструкция по внедрению: пошаговый план автоматизации процессов. От идеи до организации работы
В бизнесе сейчас можно выделить два тренда. Первый — происходит информационная глобализация: благодаря интернету мы можем активно пользоваться знаниями других. Второй тренд — растут требования к людям, которые работают с информацией. Физического труда становится всё меньше, развивается роботизация. Сотрудникам необходимо уметь работать с данными.
Данные появляются очень быстро, и не всегда человек может качественно и оперативно превратить их в информацию — а именно на основе информации строятся бизнес-решения. С этой задачей помогает автоматизация.
Из статьи вы узнаете, когда пора внедрять автоматизацию, как к ней подготовиться, как выбрать продукт и выстроить работу с командой исполнителей.
Источник: fin-ctrl.ru
Автоматизация бизнес-процессов — светлое будущее отечественных компаний
У российских компаний значительно возрос интерес к автоматизации.
31.01.2008 Владимир Андреев
- Ключевые слова :
- Разное
У российских компаний значительно возрос интерес к автоматизации бизнес процессов. Несмотря на большое количество теоретической информации по данной теме системы класса workflow и BPM (Business Process Management) в России пока не нашли широкого распростр
Любая информационная система призвана обеспечить ИТ-поддержку какой-либо более или менее значимой совокупности функций бизнес-процесса и в этом смысле может считаться системой его автоматизации. Например, ERP-система осуществляет ИТ-поддержку процесса выпуска изделий, а CRM-система в итоге управляет процессом продаж. Однако имеется отдельный класс приложений, само название которых указывает на то, что они предназначены для автоматизации бизнес-процессов. К ним можно отнести workflow-системы, системы моделирования бизнес-процессов и собственно системы BPM (Business Process Management), которые, как видно из названия, напрямую призваны автоматизировать разнообразные бизнес-процессы. Как показал опыт, российский потребитель не всегда четко разграничивает системы этих трех классов, и задача данной статьи — определить функции и реальные возможности каждой из них.
На российском рынке эти системы переживают фазу высокого интереса, однако интенсивное их обсуждение в прессе сопровождается пока минимальным опытом успешных внедрений, и речь идет скорее о «пионерских» проектах и о поиске подхода к комплексной автоматизации бизнес-процессов.
Классификация систем
Средства моделирования бизнес-процессов
Приложения данного класса активно используются в бизнесе — в частности для описания, документирования и документационного сопровождения изменений бизнес-процессов в компаниях. Естественный язык плохо приспособлен к четкой формализации бизнес-процессов, поэтому были разработаны специальные языки (нотации), обеспечивающие более формальную фиксацию информации о протекающих в компаниях бизнес-процессах.
Сегодня для этих целей используются различные методологии (SADT, ARIS, RUP и др.) и разнообразные программные средства, их поддерживающие, начиная от Microsoft Visio и заканчивая сложными программными комплексами типа ARIS Toolset.
Workflow
Определение workflow-системы было дано более десяти лет назад в документе The workflow Reference Model, созданном организацией workflow Management Coalition. Согласно данной модели workflow-система должна включать следующие службы:
систему визуального описания последовательности этапов (аctivities) и инфраструктуру для хранения шаблонов бизнес-процессов;
сервис, обеспечивающий запуск и исполнение бизнес процессов;
клиентское рабочее место для доступа к ручным функциям в ходе бизнес-процесса;
средства мониторинга исполнения бизнес-процессов, а также средства, обеспечивающие взаимодействие различных workflow-систем между собой
BPM-системы
Системы управления бизнес-процессами (BPM) появились сравнительно недавно и являются расширением систем класса workflow. Они объединяют в одном наборе средства моделирования, реализации и сопровождения изменения бизнес-процессов.
В основе любой системы BPM лежит управление потоками работ (workflow). Кроме того, BPM-система может включать следующие дополнительные средства:
средства перехода от стадии моделирования к стадии реализации (на базе workflow-подсистемы) и инструменты реверс-инжиниринга для обновления модели процесса после его реализации;
подсистему описания статистических метрик процессов, средства их автоматического накопления, агрегации и представления. На практике данная подсистема должна стать частью комплексной системы сбора и анализа ключевых показателей эффективности;
средства анализа бизнес-процессов (BPA), встроенные механизмы анализа загрузки и эффективности работы персонала и, соответственно, эффективности бизнес-процессов;
средства имитационного моделирования бизнес-процессов, обеспечивающие оценку эффективности бизнес-процесса в режиме модельного использования, без участия пользователей системы и на основе заранее определенных статистических показателей их деятельности, и т.д.
В настоящее время не существует четкой спецификации для систем управления бизнес-процессами и каждый производитель стремится внести в свою систему что-то новое, что могло бы привлечь внимание потенциальных потребителей.
Постановка задачи
Задачи, для которых в первую очередь стоит использовать системы управления бизнес-процессами, имеют ярко выраженную специфику и предъявляют особые требования к подобному ПО. Система автоматизации бизнес-процессов должна охватывать большое число процессов, причем удельный вес каждого из них в структуре информационной системы предприятия невелик. Не имеет смысла применять ее для автоматизации одного-двух процессов, так как выгоды от ее использования не компенсируют стоимость внедрения базовой инфраструктуры. Стоимость внедрения автоматизации отдельного процесса должна быть невысока, и процесс автоматизации должен реализоваться без привлечения высокооплачиваемых специалистов.
Система автоматизации бизнес-процессов становится единственным адекватным инструментом, когда автоматизируемые процессы часто изменяются, пусть и незначительно. Реальные бизнес-процессы зависят от таких подвижных характеристик компании, как ее организационная структура, номенклатура выпуска изделий и т.п. и требуют периодической модификации. Недостаточная гибкость их ИТ-поддержки потребует неадекватных усилий для сохранения ее актуальности.
Применение системы автоматизации бизнес-процессов необходимо, когда оно может активно влиять на деятельность сотрудников, ответственных за этапы бизнес-процессов. Например, workflow может применяться в тех случаях, когда требуется обеспечить автоматическое уведомление сотрудников о необходимости выполнить ту или иную работу, одновременно предоставив им доступ к требующимся данным.
Приложения также могут автоматически информировать всех заинтересованных лиц о возникновении проблем в нормальном течении процесса, например, нарушении сроков выполнения той или иной функции. При этом крайне важно, чтобы система обеспечивала пользователям максимально удобный доступ ко всей информации, необходимой на этапе ручной обработки, а также содержала максимально удобные механизмы реализации той или иной бизнес-логики обработки этих данных.
Как правило, процессы, обеспечиваемые с помощью системы автоматизации, находятся на стыке бумажных и компьютерных технологий и в них присутствуют большие объемы неструктурированных данных и документов. В особенности это относится к автоматизации процедур менеджмента качества и взаимодействия с внешними организациями. Необходимы подобные систем и тогда, когда требуется интеграция функций обработки документов с функциями уже имеющихся в организации приложений. Большое количество реальных процессов в организациях могут включать этапы обработки данных, происходящие как в рамках специфических прикладных систем — ERP, CRM, — так и за их границами. Например, инициализация процесса или его этапа может осуществляться при фиксации или изменении состояния документа в ERP-системе, по завершении процесса обработки документа может потребоваться зафиксировать данные в системе учета взаимодействия с клиентами.
Примерами, в которых использование workflow подсистемы будет наиболее адекватным, могут служить такие процессы, как: формирование и согласование хода исполнения договоров, согласование и утверждение бюджетов, согласование задания на платеж, обработка заявки на обслуживание от клиента, оформление командировочных документов и др.
Обратимся к опыту внедрения систем управления бизнес-процессами. Возможно, он будет полезен тем, кто планирует внедрить подобные системы в ближайшем будущем.
Workflow или BPM
На практике мы убеждаемся, что большинство компаний ориентируются скорее на конкретные результаты автоматизации отдельных бизнес-процессов, чем на комплексную автоматизацию процессного управления, которая заложена в BPM-системах. Абсолютное большинство компаний при внедрении системы автоматизации бизнес-процессов стремятся решить конкретную задачу, например, автоматизировать согласование одного из наиболее важных для бизнеса документов (скажем, договоров).
Они иногда приходят к заключению, что оптимальным для этого инструментом будет система workflow. И только потом, решив конкретную задачу и внедрив инфраструктуру управления бизнес-процессами, они начинают решать смежные задачи, постепенно расширяя номенклатуру автоматизируемых процессов, и функционал информационной системы, используя BPM-систему. Например, вводя в систему средства накопления статистических метрик процесса (о которых на первых порах, как правило, никто не задумывается). Таким образом, на начальных этапах, за редким исключением, внедрения полнофункциональной BPM-системы в компании не требуется. Тем не менее, перед началом активного внедрения workflow стоит проанализировать возможность реализации в ней таких функций, как расчет статистических метрик процессов, анализ параметров загрузки отдельных сотрудников компании в рамках бизнес-процессов и других задач, а также возможность ее интеграции с теми или иными средствами моделирования и документирования бизнес-процессов.
Система моделирования или workflow
Сегодня предлагается много систем моделирования и документирования бизнес-процессов. Они очень хорошо обеспечивают поддержку процессного управления на стадии проектирования процессов, то есть фиксацию моделей и их согласование со всеми заинтересованными сторонами, документирование изменений. Однако переход от проектирования бизнес–процессов к их реализации обычно требует ручного программирования. Автоматизированный переход от стадии моделирования к стадии реализации, а также реверс-инжиниринг модели реализованы только в наиболее мощных и дорогостоящих BPM-системах, которые либо включают в свой состав полноценные средства моделирования, либо интегрированы с представленными на рынке системами данного класса.
На практике внедрение подобных систем, как правило, останавливается на этапе внедрения в компании культуры документирования и информационного сопровождения бизнес-процессов, до автоматизации дело не доходит. Такой результат, безусловно, крайне полезен, поскольку никакая автоматизация не сможет сделать эффективным бизнес-процесс, если в организации отсутствует необходимая управленческая культура. Однако реальный опыт внедрения процессного управления, в частности стандарта ISO 9000:2000, показывает, что, обеспечить необходимую точность собираемых данных и скорость реакции организации на внутренние и внешние вызовы [то есть поддерживать функционирование цикла Деминга (PDCL)] без автоматизации трудно.
Разумным дополнением будет постепенная автоматизация отдельных бизнес-процессов на базе доступной workflow-системы. С одной стороны, наличие модели бизнес-процесса обеспечит существенно более быстрое внедрение ИТ-поддержки данного процесса, а возможность автоматического сбора метрик в рабочей workflow-системе и средства изменения автоматизируемых процессов «на лету» облегчат непрерывное улучшение процессов. Подобный подход будет способствовать также развитию культуры документирования бизнес-процессов компании.
Интеграция как движущая сила
Одной из важных задач для эффективного использования информационных систем в компании является преодоление «кусочной» автоматизации, приводящей к росту совокупной стоимости владения ими. Сегодняшнее состояние ИT-индустрии не позволяет полностью ее избежать.
Внедрение системы автоматизации бизнес-процессов оказалось одним из эффективных и экономичных способов частично решить эту проблему. Любая современная workflow-система содержит механизмы взаимодействия с различными приложениями. Для их реализации порой не требуется или почти не требуется программирование. Это делает ее недорогой и гибкой.
С помощью механизма шлюзов оказывается возможным автоматизировать интеграционные бизнес-процессы, охватывающие несколько информационных подсистем, и превратить их для пользователя в одно приложение. Также имеется возможность обеспечить автоматизацию стандартных процедур управления приложениями, например, процедуры управления разнородными справочниками, их выравнивание и синхронизацию, процедуры управления пользователями системы, базовые процессы администрирования различных приложений и т.п. Это дает удобные, постепенно расширяемые и, главное, недорогие механизмы интеграции приложений, без существенных изменений в базовой инраструктуре информационной системы предприятия. Такое преимущество в последнее время все больше и больше привлекает внимание отечественных компаний и служит мотивом для внедрения.
Документооборот — это BPM
Многие задачи классического документооборота невозможно решить посредством традиционных российских систем автоматизации делопроизводства. Это передача документов на то или иное рабочее место в зависимости от различных условий (условная маршрутизация), организация циклов обработки с накоплением информации об истории обработки документа, динамическое управление структурой задания в ходе обработки документов, делегирование и замещение исполнителя заданий по обработке документов, декомпозиция заданий и многое другое.
Попытка решать данные задачи путем внесения конфигурационных настроек в базовые объекты системы приводила к неадекватному увеличению сложности работ при внедрении. Анализ показал, что наиболее адекватным инструментом является подсистема workflow. В ней сочетается необходимая степень сложности процесса обработки документов и его управляемости. Более того, с помощью системы workflow возможна автоматизация чрезвычайно широкой номенклатуры процессов обработки документов, далеко выходящей за границы традиционных систем регистрации и хранения документов Опыт показывает, что к традиционной задаче автоматизации делопроизводства относится лишь малая часть процессов обработки документов в компаниях. Сегодня мы уже смело можем утверждать, что современная полнофункциональная автоматизация документооборота должна базироваться на системе автоматизации бизнес-процессов, включающей полнофункциональную workflow-систему.
Ориентация на стандарты
Система автоматизации бизнес-процессов объединяет приложения в единое целое посредством интеграции процессов обработки информации. Например, процесс обработки договора может начинаться в CRM-системе, продолжаться в системе электронного документооборота, фиксировать информацию в бухгалтерской системе, публиковать данные для внешних контрагентов на корпоративном портале, пересылать документы по электронной почте и завершаться в ERP-системе. При этом желательно, чтобы пользователь не был обязан использовать дополнительный инструмент взаимодействия с приложениями в ходе данного бизнес-процесса, иначе могут возникнуть серьезные проблемы при модернизации существующих и внедрении новых процессов в компании. Наиболее востребованы механизмы встраивания функций обработки этапов бизнес-процесса в корпоративные портал и компоненты Microsoft Office, в первую очередь Microsoft Outlook. В дальнейшем возникает необходимость интеграции с такими клиентскими приложенями, как Microsoft Project, «1C:Предприятие», Microsoft Dynamiсs AX и др. Вот наиболее типичные сценарии подобного встраивания:
доставка информации о необходимости исполнения этапа бизнес-процесса и всех необходимых данных непосредственно в почтовый ящик Outlook, причем с возможностью доступа к соответствующим обрабатываемым объектам (например, документам ERP-системы) прямо из сообщения за один щелчок мыши;
сохранение напоминания о сроке исполнения задания в календаре Outlook;
инициализация процесса обработки документа непосредственно из интерфейса Microsoft Office и т.д.
Отсутствие подобных механизмов встраивания может существенно затормозить процесс внедрения системы управления бизнес-процессами в компании из-за необходимости осваивать новые интерфейсы для большого количества пользователей приложений.
Соответствует ли цена качеству?
На практике оказывается, что большинство российских компаний не готово к внедрению полнофункциональных BPM-систем из-за их высокой стоимости с одной стороны и отсутствия методологической готовности заказчиков (недостаточной формализации внутренних бизнес-процессов, отсутствия реального процессного управления, малой проработанности и интегрированности IT-инфраструктуры) — с другой. Таким образом, при внедрении сложной в управлении и крайне дорогостоящей BPM-системы могут разрушиться те механизмы управления, которые все-таки функционируют в компании, не найдя замены на полнофункциональную систему процессного управления. Вспоминаются примеры неудачных внедрений систем управления качеством, которые, увеличив стоимость управления компаний, приносили скорее вред, поскольку снижали оперативность и привносили негативные изменения в корпоративную культуру.
Альтернативой данному подходу можно считать более дешевые workflow-системы для автоматизации относительно небольшой номенклатуры процессов, наиболее критичных для бизнеса. Экономическая эффективность таких проектов может быть весьма высока. На первом этапе постепенно отлаживаются базовые инструменты и инфраструктура системы, ведется обучение администраторов и части пользователей системы, внедряются базовые интеграционные механизмы.
Затем можно постепенно расширять функции системы как посредством увеличения номенклатуры автоматизированных бизнес-поцессов, так и степени автоматизации каждого из них. Современная workflow-система обеспечивает базовые инструменты для реинжиниринга и усложнения бизнес-процессов по мере их развития.
Не забывать о будущем
Уже на первом этапе использования систем workflow в компании создаются предпосылки для внедрения автоматизированной системы процессного управления, и в дальнейшем при успешном прохожении ряда этапов можно постепенно реализовывать следующие дополнительные задачи:
выстраивание непрерывного механизма связывания системы моделирования бизнес-процессов с системой их автоматизации;
создание единого репозитария метрик бизнес-процессов и увязывание их с системой ключевых показателей предприятия;
построение системы анализа эффективности бизнес-процессов;
интеграция бизнес-процессов компании с бизнес-процессами компаний-партнеров и государственных органов.
Вышеприведенный список можно существенно расширить. Однако уже сегодня можно предпринять ряд экономически эффективных действий, которые принесут реальную пользу и развитие системы в будущем.
Источник: www.osp.ru
