Координатор проектов — это специалист, который курирует текущие операционные процессы и эффективность других сотрудников. Основная задача этого специалиста — наладить взаимодействие и добиться слаженности работы в коллективе.
Описание профессии
Любой проект требует разделения обязанностей и четкого плана. Однако рядовые специалисты, как правило, плохо контролируют собственную работу, поэтому нужен главный распорядитель или координатор, который и будет присматривать за атмосферой и результатами в коллективе.
Координаторы проектов ближе всего по трудовым функциям к ассистентам или помощникам руководителя. Кроме того, у координатора много бумажной работы, так что он отвечает за документооборот внутри проектной группы.
Designed by yanalya/freepik
Обязанности координатора проектов
Работать координаторы проектов могут в самых разных сферах, поэтому их обязанности могут отличаться. Однако в общих чертах им поручают:
- Анализ информации по проекту;
- Подготовка отчетов, презентаций и иных материалов;
- Организация встреч и отчетных собраний по проекту;
- Контроль соблюдения графика по текущим работам со стороны сотрудников;
- Контроль исполнения резолюций и распоряжений начальства;
- Адаптация новичков в коллективе, выдача им должностных инструкций, полезной информации, ознакомление с особенностями работы;
- Ведение электронных баз данных в CRM-системах;
- Налаживание взаимодействия проектной команды с другими отделами компании;
- Систематизация и учет документов, протоколирование внутренних и внешних встреч;
- Участие в составлении технического задания для подрядчиков или сотрудников;
- Организация различных мероприятий (круглые столы, конференции, экспертные советы, командировки и т.д.).
Как видим, перечень обязанностей весьма длинный, однако, он может быть ещё больше в зависимости от того, что нужно работодателю.
Кто такой координатор?
Навыки и качества координатора проектов
Должность координатора подразумевает, что специалист должен хорошо разбираться в операционных процессах компании. Однако, даже если его привлекают со стороны, здесь всё равно требуются:
- Знание основ методологии управления;
- Знание делопроизводства и документооборота;
- Владение офисными программами (MS Word, Excel PowerPoint), знание популярных CRM-систем, таких как Битрикс24 и Мегаплан;
- Владение английским языком на уровне не ниже B2;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Профильное образование, связанное с менеджментом или экономикой.
Что касается психологических качеств, то координатору требуются пунктуальность, внимательность и хорошая память, а также, разумеется, умение работать в режиме многозадачности.
Поскольку координатор несет ощутимую долю ответственности за проект, то на этой позиции требуются люди с прокачанным бизнес-мышлением, нацеленные на результат.
Координатор проектов — описание вакансии
Как стать координатором проектов
Как мы уже отметили, на этой позиции требуются специалисты с опытом проектной деятельности и управления персоналом. Поэтому для начала стоит получить дополнительное образование в этой сфере, пройдя профессиональную переподготовку.
Однако можно пойти иным путем, устроившись стажером или помощником координатора, где не требуется специфический опыт. Образование при этом может быть любым.
Источник: dzen.ru
Координатор vs. Администратор: В чем разница?
Карьера в бизнесе может предложить множество вакансий, связанных с контролем за ежедневными функциями компании и содействием ее успеху. Работа в деловом офисе может потребовать общения с сотрудниками и клиентами, планирования офисных встреч и организации документов. Офисные координаторы и администраторы часто выполняют эти задачи, несмотря на разные названия должностей. В этой статье мы обсуждаем сходства и различия между координаторами и администраторами, включая их должностные обязанности, основные навыки и заработную плату.
Что такое координатор?
Координатор — это общее название должности для специалиста, который контролирует, планирует и делегирует задачи для успешного завершения проекта и достижения бизнес-целей. Координаторы часто работают с командой менеджеров для установления бюджета проекта, сроков и других руководящих принципов, связанных с планом проекта. Координаторы могут разрабатывать презентации, посещать встречи с клиентами и заинтересованными сторонами и следить за выполнением поставленных задач членами проектной группы.
Что такое администратор?
Администраторы часто являются специалистами начального уровня, которые оказывают поддержку менеджерам более высокого уровня и другим сотрудникам для достижения успеха в бизнесе. Обеспечивают нормальное функционирование ежедневных бизнес-операций и помогают менеджерам и другим сотрудникам в решении таких задач, как ведение календарей, заказ канцелярских товаров и назначение встреч. Администраторы также регулярно отвечают на телефонные звонки, ведут делопроизводство, вносят данные в электронные таблицы и общаются с клиентами, посетителями и другими сотрудниками.
Координатор против. администратор
Вот несколько ключевых различий между координаторами и администраторами:
Обязанности
Администраторы часто выполняют управленческие обязанности более низкого уровня, включая контроль за работой всех сотрудников целого отдела. Они также могут нести ответственность за:
- Помощь в планировании и проведении мероприятий
- Планирование встреч, бронирования и совещаний
- Создание и организация отчетов и внесение их в правильные таблицы данных
- подготовка документов для встреч
- Создание бюджетов для каждого мероприятия и соответствующее распределение средств
- Обеспечение сдачи каждого проекта руководству, клиенту или заинтересованным сторонам
- Общение с клиентами о проекте и целях проекта
- Сбор отзывов от клиентов для выявления удовлетворенности потребителей и областей, которые могут нуждаться в улучшении
В отличие от них, координаторы обычно отвечают за контроль и делегирование работы определенной группе сотрудников. Они часто имеют следующие дополнительные обязанности:
- поддержание в актуальном состоянии документации сотрудников и клиентов
- Руководство другими сотрудниками в своем отделе
- Ведение планов бюджетов
- Выполнение общих офисных обязанностей, таких как организация файлов и ответы на телефонные звонки
- Планирование общеофисных обучающих мероприятий для сотрудников
- Передача информации от руководителей к сотрудникам
Требования к образованию
В зависимости от требований компании, координатору может потребоваться диплом о среднем образовании, степень младшего специалиста или бакалавра. Для сравнения, должности администраторов могут требовать высшего образования, например, степени бакалавра или магистра, в зависимости от отдела или предприятия, в котором они работают. Кандидат на любую из этих ролей может выиграть от получения ученой степени, поскольку особые знания и опыт могут быть получены в рамках программы получения ученой степени. Некоторые кандидаты на должность администратора и координатора могут получить степень в области управления, человеческих ресурсов, бизнеса или маркетинга, чтобы улучшить свои знания в области бизнес-операций.
Карьерные пути
И координаторы, и администраторы могут работать во многих видах бизнеса, оказывая поддержку руководящему составу путем надзора за повседневной деятельностью компании. Координаторы часто отвечают за выполнение конкретных задач в команде в рамках отдела. В зависимости от типа компании, в которой они работают, и их опыта, координатор может получить одну из следующих профессий:
- Координатор мероприятий
- Координатор по маркетингу
- Координатор связи
- Координатор по продажам
- Координатор по работе с клиентами
Для сравнения, администраторы следят за всеми сотрудниками и операциями в отделе, чтобы обеспечить эффективность и функциональность. Хотя их карьерный путь зависит от работодателя и личной биографии, они часто выбирают одну из следующих профессий:
- Офисный администратор
- Приобретение администратора
- Операционный администратор
- Администратор по обучению
- Администратор отдела кадров
Навыки
Координаторы и администраторы обладают различными навыками, помогающими им выполнять обязанности в офисной среде, включая организационные навыки, которые помогают им упорядочивать файлы, создавать точные записи и планировать встречи. Они также обычно обладают навыками работы с компьютером, что помогает им использовать программное обеспечение для составления расписания и эффективно отвечать на запросы по электронной почте. Координаторы обычно обладают следующими дополнительными навыками:
- Коммуникация: Этот навык помогает координаторам делегировать задачи и вести профессиональные дискуссии с клиентами и менеджерами.
- Создание команды: Эти навыки помогают координаторам эффективно сотрудничать с клиентами, коллегами и руководством компании.
- Управление временем: Координаторам часто приходится укладываться в жесткие сроки, поэтому навыки управления временем помогут им эффективно достигать своих целей.
- Многозадачность: Координаторы часто обладают способностью работать в многозадачном режиме и расставлять приоритеты, управляя командой.
- Решение проблем: Этот навык помогает координаторам решать проблемы в процессе планирования мероприятий.
Для сравнения, администраторы обычно обладают следующими навыками и квалификацией:
- Обслуживание клиентов: Этот навык помогает администраторам эффективно общаться с руководителями и клиентами.
- Лидерство: Администраторы, как правило, используют свои лидерские качества для управления несколькими командами в рамках отдела. Они также применяют свое понимание процедур управления бизнесом, что помогает им успешно руководить.
- Межличностное общение: Администраторы используют этот навык для обеспечения эффективной обратной связи с членами своей команды.
Условия работы
Координаторы работают во многих типах организаций и рабочих сред, например, в офисе или агентстве. Они также могут работать в свадебной индустрии и заниматься организацией мероприятий или в секторе информационных технологий, контролируя проекты программного обеспечения. Администраторы обычно работают в офисах в различных бизнес-подразделениях. Поскольку обе должности могут помочь многим видам бизнеса работать эффективно, у них может быть возможность работать в таких отраслях, как:
- Образование
- Юридические услуги
- Новости и СМИ
- Производство
- Здравоохранение
- Человеческие ресурсы
- Строительство
- Гостеприимство
Заработная плата
Заработная плата координаторов и администраторов может варьироваться в зависимости от их местонахождения, опыта работы в данной сфере и образования. Администраторы зарабатывают в среднем $61 647 в год, в отличие от координаторов, которые могут зарабатывать в среднем $37 628 в год. Администраторы могут получать более высокую зарплату, поскольку эта должность часто требует от кандидатов выполнения управленческих обязанностей и получения дополнительного образования. Многие предприятия нанимают кандидатов на обе должности, чтобы обеспечить эффективное функционирование бизнеса.
Ключевые слова:
- indeed.com
Источник: hr-portal.ru
Руководитель о двух головах
В IT характерно идти путем оптимизации и получать максимум от имеющихся ресурсов. Владельцы бизнеса тщательно подбирают топ-менеджеров, а HR-специалисты стараются не раздувать штат. Поэтому, например, в отрасли распространены многоэтапные собеседования, с целью взять лучшего кандидата по сочетанию положительных и отрицательных качеств, подходящего для выполнения конкретных задач, с учетом особенностей конкретной команды. При этом в каждой IT-компании есть своя история развития и примеры управленческих решений, которые также помогли оптимизировать работу талантливых ребят и внедренные ими процессы.
В статье мы рассказываем о системе, реализованной в Plarium Krasnodar: она предполагает разделение полномочий, ответственности и зон влияния между руководителем и координатором. Материал может быть полезен менеджерам разного уровня, а также специалистам по управлению, которые интересуются темой или планируют реорганизацию.
Привет, Habr. Меня зовут Дарья Меньшикова, я Head of Customer Experience https://habr.com/ru/companies/plarium/articles/508422/» target=»_blank»]habr.com[/mask_link]
