Корпоративная бизнес карта что это такое

С каждым годом всё большее количество банков предлагает своим клиентам оформить корпоративную карту, при этом не всегда предоставляя полную информацию о том, как ею пользоваться, для чего она нужна. Молчат они и о том, на что обратить внимание, чтобы избежать налоговых последствий. Рассмотрим корпоративную карту, как платежный инструмент в жизни компании.

01. Что такое и для чего нужна корпоративная карта

Корпоративная карта – это платежное средство компании, предназначенное для оплаты товаров, работ (услуг) и операций с наличностью (внесение/снятие).

Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением об эмиссии карт.

Чаще всего карта напрямую привязана к расчетному счету организации. Впрочем встречаются ситуации, когда открывают для карты отдельный счет, но и он считается не личным счетом сотрудника (например, директора), а счетом компании. У организаций обязанности информировать налоговую о выпуске корпоративной карты нет.

Корпоративная карта. Что это ? Зачем ?

Виды корпоративных карт

Различают корпоративные карты:

При расчетах дебетовой картой используют только денежные средства, находящиеся в распоряжении организации. А кредитные корпоративные карты дают возможность расплатиться заемными средствами (деньгами банка) с последующим погашением кредитного лимита. Банк при этом взимает плату за пользование (проценты).

Корпоративные карты могут быть:

• именными;
• на предъявителя.

Именные оформляют на конкретного человека (сотрудника), и все операции, проходящие по карте, будут числиться на нем вне зависимости от того, кто их совершил. Неименной картой могут пользоваться все сотрудники, владельцем карты считается организация.

Преимущества работы с корпоративной картой

1. При помощи корпоративной карты процесс внесения и снятия наличных с расчетного счета упрощается. Для этого можно использовать обычный банкомат. И сделать это можно в любое время, даже когда не работает банк.
2. При наличии корпоративной карты можно не выдавать подотчетные средства сотрудникам авансом. Командировочные, представительские расходы можно проводить с помощью карты. Тем самым учет таких расходов проще осуществить и проконтролировать.
3. Картой можно расплачиваться за границей, при этом не нужно предварительно покупать валюту, списание пройдет в пересчете на рубли по курсу банка на дату списания.
4. Можно оплатить товары/услуги, приобретенные в сети Интернет.
5. Снижаются расходы на получение наличных в банке.

02. Положение об использовании корпоративной банковской картой

Для осуществления учета движения денежных средств по корпоративной карте и контроля за ее использованием необходимо разработать соответствующее Положение – внутренний локальный акт.

Данное положение может существовать как отдельный локальный акт или может быть включен в состав другого документа, например, в положение о возмещении командировочных расходов. В таком локальном акте следует прописать порядок и правила пользования картой:

Корпоративные и бизнес-карты — как пользоваться правильно?

• назначение корпоративной карты;
• основания для ее использования;
• порядок и сроки представления авансового отчета о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты;
• порядок снятия наличных с корпоративной карты;
• ответственность за сохранность карты;
• порядок взимания с виновного работника использованной не по назначению суммы в случае отсутствия подтверждающих документов.

03. Как учитывать расходы по корпоративной карте

Чтобы принять к учету суммы расходов по корпоративной карте и уменьшить налогооблагаемую базу нужно, чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены. Под экономически оправданными расходами следует понимать затраты, обусловленные целями получения доходов, удовлетворяющие принципу рациональности и обусловленные обычаями делового оборота.

Например, если ваша компания занимается оптовой торговлей автомобильными запчастями и при этом купила норковую шубу и зимние сапоги, то такие затраты будет очень сложно обосновать с точки зрения выгоды для вашего бизнеса.

Все компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты и отражать эти операции в учете. Для отражения факта хозяйственной деятельности в учете необходимы подтверждающие расходы документы. Такими документами могут выступать:

• Товарная накладная;
• Акт об оказании услуг;
• Товарный чек;
• Кассовый чек;
• Бланк строгой отчетности; приходный кассовый ордер и др.

Документ должен содержать обязательные реквизиты:

1. Наименование, номер и дату выдачи документа;
2. Реквизиты организации (предпринимателя) выдавших документ – ИНН, наименование;
3. Перечень проданных товаров (оказанных услуг);
4. Сумма покупки;
5. Подпись ответственного лица и печать организации (при наличии у нее печати).

Помимо подтверждающих документов о покупке, нужно оформить авансовый отчёт. В нем отражаются все операции по корпоративной карте с их расшифровкой. Такой отчёт может быть оформлен в стандартной форме АО-1 или в форме, разработанной внутри компании.

04. Прием/снятие наличных с помощью корпоративной карты

Снятие наличных денежных средств с корпоративной карты отражается, как выдача под отчет.А значит все траты наличными так же необходимо подтверждать документально и составлять авансовый отчет.

Не стоит снимать большие суммы наличными, так как эти операции отслеживает финансовый мониторинг банка. И если он посчитает операцию сомнительной, то вправе заблокировать расчетный счет (а значит и карту) до выяснения обстоятельств.

Взнос наличных на корпоративную карту возможен только в нескольких случаях:

• Внесение выручки от реализации;
• Взнос в уставный капитал;
• Возврат неиспользованных подотчетных средств;
• Внесение средств по договору займа.

Как и на любой расход по карте, на внесение наличных должен быть подтверждающие документ (авансовый отчет, договор займа и т. д.).

Обратите внимание, что данный порядок распространяется только на граждан Российской Федерации. Если перечисленные выше операции выполняются нерезидентом, то для него есть ряд ограничений на такого рода операции.

05. А если не отчитаться за потраченные с корпоративной карты средства

Случаются такие ситуации, когда потраченные средства не подтверждаются документами.

При этом и возврата необоснованно списанных денег не будет. Если работодатель принимает решение списать подотчетную сумму, то эти суммы считаются доходом сотрудника, который расплатился картой.

С них должен быть удержан НДФЛ и начислены страховые взносы.

Моментом получения дохода считается дата, с которой взыскание соответствующих сумм стало невозможным.

Также стоит отметить, что «прощенный» долг нельзя принять в расходы фирмы, так как они не подтверждены документально и просто считаются экономической выгодой сотрудника.

Выводы

Корпоративная карта — разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать различные виды расходов (командировочные, представительские и т. д.), непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.

Средства на корпоративной карте – деньги организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

Порядок использования корпоративных карт и сроки и порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно в локальных актах.

Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов (в том числе в заграничных командировках).

Все расходы по корпоративной карте должны быть подтверждены документально.

Если не отчитаться за средства, потраченные с корпоративной карты, то эти суммы признаются доходом сотрудника, облагаются страховыми взносами и из них необходимо удержать НДФЛ.

Фирммейкер, декабрь 2021 (следим за актуальностью)
Валерия Булавкина (Яренкова)
При использовании материала ссылка на статью обязательна

Источник: firmmaker.ru

Корпоративная карта: плюсы и минусы

Корпоративные карты — популярный у бизнеса банковский продукт. По функционалу они похожи на обычные персональные, но использовать их надо по определенным правилам. В статье расскажем, как оформить такую карту, в чем нюансы использования для ИП и ООО, проанализируем плюсы и минусы этого средства платежа.

Что такое корпоративная карта?

Корпоративная карта — платежный инструмент, привязанный к расчетному счету ИП или компании. Это современный аналог выдачи денег под отчет, только быстрее, без бумажного оформления и кассы.

Как оформить корпоративную карту?

Выпускает корпоративную карту банк, где у клиента есть расчетный счет или где клиент планирует его открыть под карту. Порядок оформления корпоративных карт зафиксирован в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием».

Чтобы получить карту, будущий держатель пишет заявление и прилагает к нему определенный перечень документов, который банк устанавливает самостоятельно.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Пользователями могут быть директор, бухгалтер, секретарь, а также работники, которые регулярно ездят в командировки. Чтобы сотрудники не тратили лишнего, на корпоративных картах устанавливают лимит на снятие и расходование средств. Определяет его размер либо банк, либо владелец расчетного счета.

Корпоративные карты бывают:

• дебетовые — в этом случае используются собственные денежные средства организации или ИП;
• кредитные — деньги на счете принадлежат банку;
• именные — оформляются на конкретного сотрудника;
• не именные — могут использовать любые лица, предъявляющие карту к оплате;
• валютные — если нужно оплачивать расходы в валюте, например в зарубежной командировке.

На что можно тратить деньги с корпоративной карты

Правила расходования средств с карты зависят от формы собственности и выбранной системы налогообложения.

Правила для ИП

Деньги на расчетном счете принадлежат ИП, и тратить их можно как на личные нужды, так и для предпринимательской деятельности. Это признал Конституционный суд в п. 4 Постановления от 17.12.1996 № 20-П и подтвердили Банк России в Письме от 02.08.2012 № 29-1-2/5603 и Минфин РФ в Письме от 19.04.2016 № 03-11-11/24221. Тонкости заключаются в режиме налогообложения:

• У ИП на УСН «Доходы» расходная часть не интересует налоговую инспекцию, а обязанности вести бухучет нет.
• ИП на ОСНО или УСН «Доходы минус расходы» придется вести раздельный учет, так как личные расходы нельзя учесть в целях налогообложения. Все операции нужно подтвердить документально.

Правила для юрлиц

Юридические лица вправе оплачивать корпоративной картой только потребности компании: товары, работы, услуги, мебель в офис, канцтовары, офисную технику, командировочные расходы, ГСМ для автомобилей и др. Главное — сохранять чеки и квитанции, которые подтвердят расходы с корпоративной карты. Они понадобятся при сдаче авансового отчета. Факт оплаты в интернете можно подтвердить выпиской из банка и письменной объяснительной. За снятые с карты наличные тоже нужно отчитаться.

Непотраченную наличку нужно вернуть в компанию — бухгалтер зафиксирует это в приходном ордере.

Нельзя использовать корпоративную карту для следующих операций:

• покупка товаров в личных целях;
• выплата заработной платы;
• выплаты социального характера (больничные, пособия и т.д.).

Корпоративные карты: плюсы и минусы использования

Сначала о плюсах:

1. Проще контролировать расходы сотрудников благодаря лимиту по карте и смс-отчетам.
2. Быстрее оформлять и выдавать подотчетные суммы.
3. Не нужно снимать наличные на хозяйственные расходы — отсутствуют расходы на инкассацию и хранение налички.
4. Можно оплачивать товары на сумму свыше 100 тыс. рублей — расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам.
5. Возможно оплачивать покупки через интернет.
6. Можно оперативно вносить наличные денежные средства на счет через банкоматы.
7. Можно получать наличные в любое время в банкомате — деньги на счете доступны круглосуточно.
8. Не нужно покупать валюту для заграничных командировок — деньги автоматически будут списаны в валюте той страны, в которой находится держатель карты.
9. Можно быстро заблокировать карту и сохранить деньги, если она утеряна или украдена.
10. В зависимости от типа карты клиент получит от банка скидки на обслуживание счета и бонусы за пользование картой. Самые популярные «подарки» — это кешбэк, овердрафт, процент на остаток на счете.

Минусов не так много, но они есть:

1. Расходы за границей придется подтвердить дополнительными документами, например инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов.
2. Регулярное снятие наличных привлечет внимание банка. Для мониторинга операций по обналичиванию Центробанк РФ выпустил Методические рекомендации (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В документе 10 признаков, которые заставят банк насторожиться.
3. При проверке ФНС обратит внимание на расходы по корпоративной карте и их документальное подтверждение. Если по ним возникнут вопросы, то доначислит налоги, пени и штрафы.

Подведем итоги. Плюсов у карты значительно больше, чем минусов. Если соблюдать все правила пользования, то корпоративная карта — достаточно удобный платежный инструмент. Большую часть финансовых операций выполняет банк, а вы можете сконцентрироваться на развитии своего бизнеса.

Источник: bishelp.ru

Корпоративная карта — нюансы оформления и использования

Существует простой способ доступа к средствам юридического лица — пластиковая корпоративная карта. Ее держатель способен проводить по счету предприятия любые операции, за которые отвечает перед банком юридическое лицо — компания.

Почему корпоративная карта облегчает доступ к финансам

Предназначена корпоративная карта для безналичной оплаты всех видов деятельности — основной, хозяйственной, представительских расходов и использования наличных денег для нужд уполномоченных лиц компании, причем карточный счет может быть один, а привязанных к нему корпоративных карт — неограниченное количество.

Для каждой карты есть возможность установки своего лимита, что упрощает выделение и учет расходов средств по каждому работнику, Подробные выписки по всем операциям помогают вести бухучет и оптимизировать движение денежных потоков.

Виды корпоративных карт

В отечественной и международной практике принято пользоваться несколькими видами карт.

Преимущества использования корпоративных карт

Выпускаются корпоративные карты двух видов: кредитные и дебетовые . Такие карты могут использоваться как в стране выдачи, так и во всем мире. Преимущества таких карт:

• экономия времени;
• доступ к средствам круглосуточный;
• возможность безналичной оплаты и переводов;
• получение наличных денег;
• автоматическое конвертирование средств в валюту страны пребывания;
• все операции проводятся напрямую со счета компании;
• контроль движения средств на карте онлайн.

Удобство пользования подразумевает дополнительные затраты . В договорах на выпуск корпоративных карт оговариваются оплаты:

• обслуживание карты в течение года;
• восстановление карты при потере или повреждении;
• получение процентного дохода за средства на карте;
• установленная сумма комиссионного сбора;
• за прекращение действия карт;
• за возобновление действия карт;
• за объявление недействительности карт.

Важные особенности корпоративных карт

При использовании средств с корпоративных карт в командировках за рубежом требуется более строгая отчетность чем обычно, с большим количеством первичных документов. За пользование такими картами устанавливаются более высокие тарифы и усеченный перечень дополнительных услуг. На лиц, использующих корпоративные карты, могут не распространяться некоторые виды страховок, банк может не начислять проценты на сумму остатка средств.

Важно знать, что корпоративная карта не может быть использована для оплаты социального характера и расчетов по заработной плате. Основное их назначение — повышение скорости расчетов и эффективности управления финансами предприятий.

Источник: berichnow.ru