оплата – производится,
возможность – предоставляется,
договоренность – достигается,
кредит – выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.
Извещения
Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
Извещаем, что мы…
Доводим до Вашего сведения, что…
Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
Модели выражений, объясняющих мотивы
(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).
Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО
В соответствии с протоколом …
В целях усиления охраны имущества…
В ответ на Вашу просьбу…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
В подтверждение нашей договоренности …
В порядке оказания технической помощи …
В связи с тяжелым положением …
В связи с проведением совместных работ…
В соответствии с письмом заказчика…
Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:
От третьего лица единственного числа, например:
Завод «Заря» не возражает …
Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …
Кооператив «Наив» гарантирует…
От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …
От первого лица множественного числа:
Подтверждаем…
Если автор — лицо физическое, то действия передаются:
От первого лица единственного числа, например:
Довожу до Вашего сведения …
Ставлю Вас в известность …
От первого лица множественного числа, например:
Источник: sherlyta.livejournal.com
«Я вас услышал». Структура и речевые клише деловых писем
Сразу отмечу, что в России нет нормативно-законодательной базы, регламентирующей деловую переписку. Есть один только ГОСТ Р 7.097.2016, в котором описаны правила оформления бланков писем, реквизитов письма. Но данный стандарт не дает рекомендации по речевым клише деловой переписки. Поэтому, по сути, деловая переписка регламентируется нормами и правилами делового этикета, вежливости и корректности.
Структура электронного письма
Разберем ,важные части структуры письма.
Тема письма
Цель темы – рассказать, о чем вкратце письмо, а также упростить поиск письма в будущем. Это значит, что когда переписка с сотрудником длится долго, то тему письма необходимо менять, если предмет обсуждения изменился. В противном случае у нас будет оставаться тема «Re: Fwd: Re[12]: FW: Re[8]: FW: Заключение договора на оказание платных образовательных услуг». А это абсолютно никак не подскажет нам, о чем может быть письмо, и не упростит поиск письма.
Три МОЩНЫХ ФРАЗЫ для ПРОДАЖ +PDF бонус. Простые скрипты продаж. Как увеличить продажи
Исключение составляют темы письма, которые нельзя менять изначально (в них есть идентификационный номер заявки/контракта/сотрудника и тд.) В таком случае в конце письма делается соответствующая приписка.
Вводная часть, приветствие
Приветствие – это дань уважения к адресату. Обязательно должно содержать в себе имя адресата.
— Добрый день, Мария!
Если мы не уверены, можно ли к адресату обратиться только по имени, то возможны следующие варианты:
-Уважаемый господин Гришин! – когда неизвестно имя.
-Уважаемая Елена Викторовна! – когда неизвестен возраст/есть субординация
«Доброе утро» или «Добрый вечер» — не рекомендуемые формы приветствия. Мы не можем быть уверены, что адресат прочтет наше письмо именно в указанное время суток.
«Доброго времени суток» — устаревшая форма приветствия.
Основная часть письма
В основной части письма описывается причина написания письма, просьба, предложение к адресату.
В деловой переписке используются языковые формулы. Знание таких устойчивых фраз позволяет сократить время на составление текста и продемонстрировать владение деловым этикетом.
Речевые клише используются в каждом конкретном виде письма. Виды писем рассмотрим чуть позже.
Заключительная часть/ формула вежливости
Самые распространенные формулы вежливости – “с уважением”, “всего наилучшего”.
Хорошим тоном также является пожелание продуктивного рабочего дня или хорошей рабочей недели – по понедельникам.
Уместны также фразы:
- «Хорошего дня»
- «Благодарю Вас»
- «Рада была пообщаться сегодня»
- «Спасибо, что уделили время для решения вопроса».
- «С наилучшими пожеланиями»,
Подпись
Не используйте в реквизите подписи сокращений. Адресату должно быть понятно, как к вам обратиться или кого спросить при звонке. После имени и фамилии укажите должность и наименование организации. Этим вы указываете на границы полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.
Далее могут быть приведены: личный электронный адрес, контактные телефоны, адреса, другие способы связи, ссылки на сайты и т.п., например:
С уважением,
Иван Иванов,
специалист отдела кадров
АО «Стиль документа»
В подписи можно также дать адрес организации, ссылки и кнопки на страницы вашей компании в социальных сетях. Возможно коллегам и партнерам будет интересно быть в курсе новостей вашей компании.
Распространенная проблема, которая часто встречается в подписи, — неадаптированность написанного номера телефона к набору с мобильного. Не забывайте в подписи указывать код города (к примеру, +7 (910)). Так, адресат сможет совершить вызов быстро, просмотрев письмо с экрана телефона. В противном случае собеседнику придется набирать Ваш номер вручную, параллельно смотря на письмо. А это долго, неудобно, несовременно.
По-другому структуру электронного письма можно представить как:
- причина для написания (повод, основания)
- последовательное изложение сути вопроса
- решения, просьбы, выводы
Тогда текст делового письма будет выглядеть следующим образом.
Уважаемая Анна, добрый день!
Напоминаю Вам, что для завершения процедуры трудоустройства нам не хватает некоторых документов.
Вам необходимо донести в отдел кадров следующие документы:
— диплом о высшем образовании
— копия свидетельства о браке
Прошу принести недостающие документы в срок до 15 сентября 2018 года.
Спасибо за понимание!
Язык деловой переписки
В деловой переписке используется нейтральный тон изложения. Это означает исключение из писем:
- эмоционально-окрашенных фраз
- слов с ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской (слов с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Эмоционально окрашенные слова даются в толковых словарях со специальными пометами: прост, (просторечное), высок, (высокое, торжественное), ирон. (ироническое), бран. (бранное), разг. (разговорное) и др.
Абсолютно неуместно использование в деловой переписке слов «книжеЧКа», «сертификатИК», «дверКа». И казалось бы, это достаточно логично, однако, такое явление встречается достаточно часто.
Для того, чтобы предать сухим деловым писем оттенок человечности (особенно при конфликтых ситуациях), широко используются вводные конструкции. Например, «к сожалению».
Также смягчить негативный контекст письма и избежать обвинительных оттенков поможет страдательный залог.
«Вы не выполняете принятые на себя обязательства» — резко, обвинительно, категорично.
«Взятые Вами на себя обязательства не выполняются» — констатация факта.
«Ваши коллеги постоянно нарушают сроки предоставления ежемесячных отчетов» — осуждающе, безапелляционно.
«Сроки предоставления ежемесячных отчетов нарушаются вашими коллегами» — по существу, без обвинительных оттенков.
Сделать письмо более формальным помогут отглагольные существительные.
- оказать содействие (не: посодействовать);
- оказать помощь (не: помочь);
- провести учет (не: учесть);
- оказать поддержку (не: поддержать)
Виды писем и речевые клише
В деловой переписке существует большое множество видов писем. Каждое из них характеризуется конкретными целями и речевыми клише, которые в них используются. Рассмотрим виды писем, которые актуальны для специалистов отдела кадров.
Вид письма
Цель письма
Речевые клише
Получение официальных сведений, информации, документов или инициирование определенных действий, необходимых организации-автору.
Вторично просим безотлагательно погасить…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Нам хотелось бы…
10 фраз в деловой переписке, от которых бомбит
В этой статье мы расскажем о фразах, которые не стоит использовать, если вы не хотите, чтобы вас вспоминали недобрыми словами.
Офисные сотрудники и фрилансеры знают, как могут бесить рабочие письма. Дело даже не в ошибках или опечатках. В основном большую волну негодования вызывают слова-паразиты и речевые штампы, которые вроде бы призваны упростить общение. Однако на деле они запутывают, напрягают и показывают неуважение к человеку и его работе. В этой статье мы расскажем о фразах, которые не стоит использовать, если вы не хотите, чтобы вас вспоминали недобрыми словами.
Коллеги
Такое обращение ассоциируется с официозом прошлого века и отстраненностью. Оно обезличивает тех, на кого направлено, раздражает и почти никогда не заканчивается чем-то хорошим.
Как лучше: Если вам нужно обратиться к определенной группе людей, лучше просто перечислите их «Егор, Вадим, Олег, ваша задача на сегодня. », «Разработчики, вам нужно сделать. ». Когда нужно обратиться ко всем, напишите что-то типа «Привет всем», но только не «Коллеги».
Я вас услышал
Фраза кажется обычной, но от нее веет холодком и высокомерием. Если хотите оставить неприятное послевкусие после беседы, скажите: «Я вас услышал». Как лучше: Попробуйте донести до собеседника, что вы поняли его мысль, более неформальными словами. «К 3 ноября проект будет сделан» или «Хорошо, мы привлечем еще нескольких дизайнеров, чтоб успеть к сроку».
Я не знал, я не специально
Такие выражения создают впечатление, будто человек хочет как можно скорее сбросить с себя ответственность, а не разобраться в ситуации. Даже если вы, действительно, не знали, то говорить об этом бесполезно, потому что ситуация уже произошла. Как лучше: Бросайте оправдываться и искать виноватых, предлагайте варианты решения проблемы. Этот совет подходит под все случаи жизни, кроме тех, где вас попросили объяснить причины случившегося.
Нужно еще вчера, приоритетная задача, ASAP и пр.
Такие «подгонялки» раздражают, особенно если видишь их в конце рабочего дня и не можешь оценить, задача актуальна или уже нет. Для действительно срочных задач есть более быстрые способы связи — звонок или мессенджер.
Как лучше: Не кричите о «срочности». Если что-то нужно сделать быстро, свяжитесь лично, чтобы убедиться, что человек не увидит ваше сообщение ночью. Обязательно расскажите, почему нужно поспешить с выполнением задачи, но постарайтесь избегать любых «горит» и «срочноважно».
Как вы уже знаете/как я уже говорил, в моем последнем письме
В таких высказываниях сквозит пассивная агрессия и обвинения в рабочей безалаберности. Если мы переведем любую из этих фраз с офисного на человеческий, то получится «Почему я работаю с дураками, которым нужно повторять миллион раз одно и то же». Как лучше: Независимо от того, помнят ли коллеги, что вы однажды сказали, укажите, где можно получить подробную информацию по проекту или вкратце передайте суть. «Все правки от клиента находятся в его папке», либо «Ситуация в следующем: нужно переделать все карточки до конца недели. Успеем?».
Тут дело на пять минут, посмотри одним глазком, ты же профессионал
Такие фразы-манипуляции показывают, что человек во что бы то ни было хочет получить желаемое, и ему все чем вы заняты. Делаются задачи «на пять минут», как правило, наспех между основными делами, «в фоновом режиме» и без желания, лишь бы не портить отношения. В итоге, страдает результат. Как лучше: Постарайтесь не просить коллег о том, что не входит в их рабочий функционал. Если же этого нельзя избежать, то предоставьте им отходные пути: «Если ты сейчас занята, то я справлюсь сама, не беспокойся».
Это была шутка (в спорной или конфликтной ситуации)
Даже если вы просто пошутили, а вас не поняли, эта фраза подвергает сомнению ваше чувство юмора и выставляет тех, кто шутку не оценил, эмоционально нестабильными личностями.
Как лучше: Не шутите. Если ляпнули ерунду, лучше сразу извинитесь.
Искренне ваш. / с уважением. и другая чрезмерная вежливость
Люди быстро улавливают, что за всей этой благожелательностью стоит попытка навесить новые обязанности. Формальная вежливость раздражает, потому что все понимают, что отправителю все равно на потребности адресата. Также дела обстоят с благодарностью. Мало заботы в том, чтобы отвлекать от рабочих задач письмом с «спасибо», только из привычки быть вежливым.
Как лучше: Проявите благодарность и заботу на деле, а не на словах. Для этого убедитесь, что вся информация есть в письме и его смысл понятен получателю с первого раза. Не забывайте использовать «пожалуйста», благодарить и прощаться.
К сведению/ надо бы обсудить/ надо сделать
Письмо бесит тем, что оставляет чувство незаконченности и неопределенности. Сообщения в общем чате, которые содержат такие фразы, оставляют получателя в недоумении, а должен ли я что-то сделать? Или можно просто проигнорировать сообщение? Как лучше: Перед отправкой перечитайте письмо и проверьте, ясно ли из него, кто, что и в какие сроки должен сделать? Адресуйте послание одному человеку, либо конкретизируйте, к кому обращаетесь, если скидываете в общий чат. «Прошу программистов посмотреть список предложений до завтра и каждому подумать, что мы можем внедрить».
Сделайте отчет/ напишите апдейты/ коллеги
«Коллеги, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами» — такое сообщение в общем чате, скорее всего, будет проигнорировано. В нем нет конкретного адресата, сроков.
Как лучше: Если вы решили поставить задачу в общем чате, то сразу же назначайте ответственного. «Марина и Катя, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами до трех часов».
Что можно посмотреть и почитать по теме?
- «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой рассказывают, как важны уважение к адресату и забота о его интересах в рабочей переписке. И что можно сделать, чтобы избежать манипуляции, обоюдного презрения, и повысить эффективность рабочего общения.
- В статье «Деловая переписка в IT» вы найдете информацию об особенностях формального общения. Узнаете, что может сделать переписку скучной и раздражающей, получите несколько дельных советов, как общаться, чтобы никого не бесить.
- Книга «Проще говоря: Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами» Джея Салливана поможет вам разобраться, как взаимодействовать в ситуациях, где вы владеете вниманием людей, как важно говорить с коллегами о них самих и свести к минимуму все разговоры о себе.
- В книге Дон-Мишеля Бода «Kind Regards. The Executive Guide to Email Correspondence» на примере маркетологов, юристов, специалистов по HR и других, показано как составлять понятные и грамотные письма на английском языке для общения с бизнес-партнерами и коллегами.
- В книге «Переписка 2.0. Как решать вопросы в чатах, соцсетях и письмах» Саши Карепиной даются рекомендации, как сделать так, чтобы ваше сообщение не просто дочитали до конца, но и правильно поняли.
- В статье «Деловая переписка на английском языке» вы найдете ряд фраз и советов по деловой переписке с иностранными партнерами.
- Статья 3 tips for better writing даст понимание, как сделать деловое общение более простым, этичным и продуктивным.
Теперь вы знаете, какие фразы не стоит использовать в деловой переписке. Помните, что уважение даже в таких мелочах помогает улаживать конфликты и легко решать рабочие задачи.
Источник: spark.ru
