Матричная структура в бизнесе

Матричная организация — это структура компании, подразумевающая подчинение команд нескольким руководителям. Матричная структура обеспечивает открытый обмен информацией между командами и помогает компаниям создавать более инновационные продукты и услуги. Использование этой структуры позволяет командам избежать необходимости перестраивать свою работу с началом каждого нового проекта.

Как дать своим командам возможность быстро выполнять комплексные проекты, не увязая в проверках и согласованиях с заинтересованными лицами? Ответом на этот вопрос может стать организационная структура. В большинстве рабочих сред существует система подчинённости, чтобы у всех было чёткое представление о полномочиях, связанных с принятием решений.

В иерархической структуре организации генеральный директор находится на самом верху. Прямо под ним находятся операционный и финансовый директора. Далее под руководителями высшего звена находятся руководители подразделений, а следом за ними — руководители проектов.

Матричные формы организационных структур компаний

Матричная организация отличается от этой классической структуры тем, что участники команд подчиняются как руководителю проекта, так и руководителю подразделения. Далее в этой статье мы рассмотрим, что такое матричная организация и как её можно использовать в комплексных проектах.

Что такое матричная организация?

Матричная организация — это рабочая структура, в рамках которой участники команд подчиняются нескольким руководителям. В матричной организации участники команды (которые могут работать как в офисе, так и удалённо) подчиняются руководителю проекта, а также главе своего подразделения. Такая структура управления позволяет компании создавать новые продукты и услуги без перестройки работы команд.

Как работают матричные организации?

Матричные организации имеют две или более структуры управленческой подчинённости. Поначалу в этом можно легко запутаться, однако у команды обычно есть основной руководитель, который находится в своём подразделении.

Подчинённость руководителю подразделения функционирует аналогично традиционной структуре работы. Например, участники команды, работающие в отделе ИТ, подчиняются руководителю отдела ИТ. Он, в свою очередь, подчиняется вице-президенту своего подразделения. В конечном итоге все отношения подчинённости ведут к генеральному директору.

Отличие матричной структуры заключается в том, что участники команды также подчиняются руководителям проектов. Проекты часто требуют участия сотрудников разных подразделений, таких как отделы ИТ, маркетинга и финансов, поэтому есть смысл на каждый проект назначать отдельного руководителя.

Типы матричного управления

Существует три типа матричного управления, каждый из которых наделяет менеджера проекта большими или меньшими полномочиями. Указанные типы управления можно представить в виде шкалы, на одном конце которой находится руководитель проекта, а на другом — руководитель подразделения.

Слабая матрица

В слабой матрице руководитель проекта обладает наименьшими полномочиями, связанными с принятием решений, по сравнению с другими типами матричного управления. Когда полномочия руководителя проекта в отношении проекта ограничены, матрица становится слабой, поскольку бюджет и сроки проекта находятся в ведении руководителя подразделения. Создание плана обмена информацией может предотвратить потерю коммуникаций в слабой матрице.

Матричная организационная структура — необходимые навыки для управления проектами

Сбалансированная матрица

В сбалансированной матрице руководитель подразделения и руководитель проекта обладают равными полномочиями, и участники команды подчиняются обоим. Это позволяет поддерживать открытый обмен информацией между всеми, кто занимает руководящие должности, и обеспечивает беспрепятственное выполнение проекта.

Сильная матрица

В сильной матрице руководитель проекта обладает максимальным объёмом полномочий, связанных с принятием решений по проекту, а полномочия руководителя подразделения в большей степени ограничены. Это приводит к формированию сильной организационной структуры, поскольку за проект всецело отвечает его руководитель. Руководитель подразделения может наблюдать за проектом, но не принимает ключевых решений.

Преимущества матричной организационной структуры

Матричная организационная структура сложнее иерархической, но у неё много преимуществ. К их числу среди прочих относятся чёткие задачи проекта, эффективное использование ресурсов, свободный обмен информацией и обучение руководителей проектов.

Чёткие задачи проекта

Матричная организационная структура может обеспечить более высокий уровень чёткости в отношении задач проекта. Когда ваша команда отчитывается о проделанной работе как перед руководителем проекта, так и перед руководителем подразделения, закрепление задач проекта имеет решающее значение. Когда руководитель проекта ощущает поддержку со стороны других руководителей высшего звена, организация проекта становится приоритетной.

Сценарий. Допустим, ваша команда работает над проектом по разработке приложения. Поскольку вы используете матричную структуру, ИТ-разработчики подчиняются вам (как руководителю проекта) и руководителю отдела ИТ. Задача проекта — создать приложение для поиска ключевых слов, которое маркетологи смогут использовать на мобильных устройствах. Когда руководитель отдела ИТ и руководитель проекта доносят до ИТ-разработчиков чёткую задачу проекта, ход работы над приложением ускоряется.

Эффективное использование ресурсов

Матричная структура позволяет эффективно использовать ресурсы, поскольку в состав команд входят специалисты из разных подразделений. Это позволяет снизить накладные расходы и сократить время, необходимое для завершения проекта. В иерархической структуре, где каждая команда подчиняется только одному руководителю, на одну команду приходится меньше менеджеров. Таким командам может потребоваться больше времени для создания одного ожидаемого результата проекта, так как в их составе нет специалистов разной направленности.

Сценарий. В команду, создающую приложение для поиска ключевых слов, могут входить специалисты из отделов ИТ, финансов и маркетинга. Когда эти участники команды успешно отчитываются перед руководителями своих подразделений и руководителем проекта, они повышают производительность команды, экономят время и делают проект более эффективным.

Матричная команда снижает затраты, потому что без объединённой группы специалистов компаниям с началом разработки нового продукта или услуги пришлось бы реструктурировать команды и, возможно, нанимать новых сотрудников.

Свободный обмен информацией

Работа в матричной структуре создаёт свободный поток информации между командами, поскольку команда подчиняется нескольким руководителям. В то время как в иерархической системе участники команды должны помнить о необходимости передавать информацию, в матричной структуре наличие информационного потока является обязательным условием. Предоставление информации нескольким лидерам может показаться утомительным, однако при наличии правильной системы управления проектами это не требует от сотрудников практически никакой дополнительной работы.

Сценарий. Если бы команда разработчиков приложения для поиска ключевых слов отчитывалась только перед руководителем проекта, то информация об исправлении отдельно ошибки могла бы затеряться. Однако о передаче информации руководителю отдела ИТ легко помнить, когда это является частью матричного процесса.

Обучение менеджеров проектов

Уникальная структура матричной организации наделяет менеджеров проектов большим объёмом ответственности. Руководители проектов должны вести свою команду на протяжении всего жизненного цикла проекта. Эта структура бросает вызов руководителям проектов и позволяет подготовить тех, кто хочет стать межфункциональными руководителями в других подразделениях.

Сценарий. В ходе проекта ваша команда сталкивается с необходимостью исправить некоторые ошибки и сдвинуть хронологию проекта. Как руководитель проекта вы обязаны успешно решать все проблемы в тесном взаимодействии с руководителем отдела ИТ. При этом вы обнаруживаете личный интерес к сфере ИТ и потенциальную возможность карьерного роста в будущем.

Поддержание состава команды

Матричная организация может похвастаться отличными показателями поддержания состава команды. Так как специалисты размещаются компактно, команда продукта сохраняет силу. Эти сотрудники работают под руководством лидеров функциональных подразделений, а затем назначаются руководителям проектов. Одни и те же специалисты зачастую предпочитают работать вместе, а это может повысить результативность проектов.

Сценарий. Во время работы над проектом приложения для анализа ключевых слов проектная группа состоит из различных специалистов в области ИТ, маркетинга и финансов, поскольку все они понимают тонкости создания приложений для пользователей смартфонов. Эта команда специалистов, скорее всего, будет выполнять совместную работу над многими проектами в будущем.

Недостатки матричной организационной структуры

Как и иерархическая структура подчинённости, матричная организация также обладает своими недостатками. Большинство из них связано с тем, что эта структура является комплексной. У таких структур есть преимущества, когда они работают, но при этом есть и потенциал вызвать конфликт и превратить работу в хаос.

Комплексный стиль подчинённости

Сложность матричной организации может быть недостатком, поскольку команды могут не знать, перед кем и когда отчитываться. Несмотря на то, что матричная организация призвана приносить пользу командам, она также может усложнить проекты и запутать общий ход их выполнения.

Решение. Лучший способ предотвратить сбои в отчётности — проследить за тем, чтобы каждый участник матрицы понимал, перед кем и каким образом отчитываться. Использование интуитивно понятной платформы управления проектами, которая облегчает работу между командами, может сделать матричную структуру менее комплексной.

Медленное время отклика

Сложность матрицы может привести к медленному времени отклика, а это, в свою очередь, — к задержке выполнения проектов. Медленное время отклика происходит из-за необходимости сообщать информацию нескольким людям. Вовлечение большего количества людей — это хорошо, но, с другой стороны, передача информации большему количеству людей требует времени.

Решение. Использование системы управления проектами решит проблему медленного времени отклика при матричной структуре. Будучи центральным источником достоверной информации, Asana может предотвратить дублирование работы и повысить чёткость среди команд и руководства.

Противоречивые указания

Противоречивые указания возникают, если руководитель проекта и руководитель подразделения не находятся на одной волне. Несмотря на то, что матричная структура призвана стимулировать командную работу, она может в зависимости от личностей участников привести к противоположному результату.

Решение. Чтобы избегать противоречивых указаний, создайте систему, позволяющую руководителям напрямую взаимодействовать друг с другом. Тогда участники команды смогут избежать ощущения, что они заблудились в гуще событий, если руководители будут согласовывать цели проекта и оставаться на одной волне.

Возможные трения

Основное различие между матричной и иерархической структурой заключается в том, что в матричной структуре сотрудники подчиняются двум руководителям. Это делает матричную организацию более комплексной и возлагает большую ответственность на участников команды. Наличие двух руководителей может дать сотрудникам больше обратной связи и инструкций, но может и привести к возникновению трений.

Решение. Для предотвращения возможных трений необходимо, чтобы руководитель подразделения и руководитель проекта обменивались информацией. Выбор между руководителями при возникновении конфликта не должен входить в обязанности команды. Руководители могут предотвратить трения при личной встрече или через виртуальные системы, с самого начала установив чёткие задачи проекта и работая вместе над созданием успешного продукта.

Жонглирование приоритетами

Сотрудникам может быть трудно распределять приоритеты в матричной структуре, если руководители не работают вместе. Если руководитель подразделения считает свои задачи самыми важными, а руководитель проекта — свои, команде будет трудно понять, кому из них отдать предпочтение.

Решение. Когда у сотрудников возникают проблемы с определением приоритетности задач из-за недопонимания между руководителями, именно руководители должны обсудить задачи команды и определить, что должно быть сделано в первую очередь. Большинство проблем, которые могут возникнуть в рамках матричной структуры, можно решить с помощью тесного сотрудничества, обмена информацией и чёткости между командами.

Улучшайте матричную структуру с помощью инструментов управления проектами

Использование инструментов управления проектами — лучший способ заставить матричную структуру работать хорошо. Благодаря управлению проектами руководитель проекта и руководитель подразделения могут согласовать цели проекта, совместно планировать работу и создать чёткую линию обмена информацией. Когда все эти элементы на месте, сотрудники получают чёткость, необходимую для эффективной работы и выполнения задач проекта.

Источник: asana.com

Матричные структуры управления

Матричные организационные структуры управления — это система, основанная на принципе двойного подчинения. Заключается в том, что сотрудник подчиняется руководителям отдела и проекта. Внедряется в крупных компаниях, где важна сплоченная работа нескольких департаментов при реализации задач. Такая организационная структура отображается графически в виде матрицы или решетки. Она представлена в виде пересечения функциональной и проектной структуры.

Особенности структуры

гибкость, способность легко менять свою форму;
органичность, способность приспосабливаться к меняющимся условиям;
ориентация на быстрое выполнение сложных задач;
отсутствие в потребности разделения труда по видам;
отсутствие бюрократической волокиты, простота внедрения;
ограниченное действие по времени, необходимость в формировании команды на период решения проблемы или реализации проекта;
небольшая размытость в управленческих уровнях;
индивидуальная ответственность сотрудников за общие результаты.

Матричная структура организации формируется по следующим принципам:

во всех отделах предприятия создается единая политика;
выделяются службы функционального назначения;
прорабатываются должностные инструкции;
разрабатываются инструменты, помогающие предотвратить разобщенность внутри компании;
генеральный директор назначается высшим руководителем проекта;
создается централизованное управление.

Матричная структура управления проектом предполагает формирование команды, в которой присутствует два начальника. Один из них отвечает за работу персонала: ставит задачу, раздает указания, контролирует выполнение. Второй начальник несет ответственность за реализацию самого проекта.

Для быстрого и правильного реагирования проект-менеджер формирует для себя команду из специалистов разных отраслей. В зависимости от типа задачи это могут быть программисты, дизайнеры, разработчики, строители и т.д. Схема матричной организационной структуры предполагает принцип решетки с целью взаимодействия вертикального и горизонтального управления.

Сущность матричной структуры управления заключается в том, что особо сложные проекты нуждаются в индивидуальном решении. Для этого формируется команда, состоящая только из сильных специалистов, либо из сотрудников, которые лучше остальных разбираются в поставленных задачах. Это позволяет быстро и грамотно реализовать проект.

Схема матричной структуры управления объясняется так. Под горизонталью подразумевается выполнение временных мер, а под вертикалью ― основная работа. Сотрудники, вошедшие в команду, на время освобождаются от своих прямых обязанностей.

Матричная организационная структура: преимущества и недостатки

Достоинства матричной структуры управления:

в команде выстраивается хорошее взаимодействие, что позволяет оперативно решать возникшие вопросы;
снижается нагрузка на вышестоящее руководство;
повышается эффективность работы над проектом;
в проект можно вносить изменения в любое время;
повышается чувство ответственности лиц, участвующих в работе над проектом;
возможность объединения нескольких разных видов деятельности предприятия в рамках одного проекта;
повышение продуктивности работы управленческого состава;
равномерная нагрузка задач на всех специалистов;
возможность «растормошить» специалистов, которые заскучали на своей должности или устали от рутинной работы.

Достоинства матричной структуры позволяют применять ее для реализации практически любой задачи. Но используют ее для особо сложных, значимых проектов.

Недостатки матричной структуры:

сложность реализации;
необходимость в тщательной подготовке персонала;
увеличение финансовых затрат в период внедрения и эксплуатации структуры;
трудности с дублированием функций руководителей;
матричное управление не всегда понятно, требуется время на изучение его принципов и особенностей;
высокий риск возникновения конфликтов на фоне отсутствия единоличного подчинения;
отсутствие желания работать в команде у специалистов, которые стремятся к стабильности и рутинной службе.

Несмотря на существенные недостатки, матричная система управления при правильном подходе дает положительный результат.

Матричная оргструктура управления: типы

Характеристика матричной структуры управления зависит от ее типа: слабая, сильная или сбалансированная.

Слабая матричная модель управления подразумевает наличие функциональных руководителей, имеющих ограниченные полномочия. Используется преимущественно для недлительных и несложных проектов. Включает менеджера и координатора проекта. Это самый простой тип матричной ОСУ, подходит для первичного внедрения структуры в работу организации.

Сильные матричные системы подразумевают формирование отдела менеджеров. Они несут ответственность за распределение задач, контроль их исполнения. По необходимости, менеджеры могут привлекать дополнительных специалистов. Это сложная структура управления, применяемая для долгих проектов.
Сбалансированный матричный тип организационной структуры объединяет особенности предыдущих двух. Подразумевает назначение менеджера проекта, который должен быть сотрудником организации. Он отвечает за делегирование задач, контроль их исполнения.

Особенности внедрения

Матричная структура компании позволяет быстро приспособиться к инновационной деятельности. Она широко применяется в банковской сфере, промышленности и различных учреждениях, показывая компетентность сотрудников и наличие высокого уровня корпоративной культуры. Но результат зависит от управленца, насколько он умеет добиться взаимодействия руководства и персонала. Если в коллективе прослеживается психологическое напряжение, частые конфликты, то от матричной организации лучше отказаться в пользу других структур.

Чтобы матричная структура предприятия работала в полную силу, необходимо правильно выстраивать работу команды. В процессе внедрения этой системы часто возникают конфликты из-за двойного подчинения работников. Когда персонал вынужден слушаться двух руководителей, которые могут давать разные указания. Также специалисты должны быть готовы к тому, что перспективы карьерного роста становятся под сомнением на фоне частой смены менеджеров.

Матричный конфликт

Матричная структура управления предприятием имеет существенный недостаток ― вероятность возникновения матричного конфликта. Он встречается в компаниях, где структура используется впервые, либо где плохо налажена работа в команде.

Главная причина конфликта матричного метода управления ― это двойная подчиненность. Она возникает на фоне раздачи указаний сразу двумя руководителями ― менеджера проекта и руководителем отдела. Если предварительно задачи и принципы не были согласованы, то в процессе работы возникают разногласия.

Избежать конфликта можно следующим образом:

основные задачи должен ставить руководитель проекта;
сроки и приоритетные задачи сначала согласовываются между руководителями;
руководители проходят курсы по решению конфликтных ситуаций.

Матричная система организации ― это эффективный и удобный способ быстрого решения сложных задач. Она требует хорошей подготовки для понимания всех процессов, умения быстро наладить работу коллектива и конструктивно решать возникающие проблемы, но при правильной реализации дает отличные результаты.

Источник: takemytime.ru

Как внедрить в компании матричную модель управления

Руководитель любой успешной компании, будь то международная корпорация или многообещающий стартап, хотя бы раз задумывался, всё ли он делает правильно и можно ли управлять бизнесом более эффективно. Производственные показатели во многом определяются организационной структурой компании, именно поэтому поиск эффективного подхода к менеджменту является для руководителя одной из главных задач.

Структуры управления современных предприятий были построены на основе принципов, сформулированных в первой половине XX века. Сначала доминировали строго иерархические компании с чёткой системой взаимных связей и одним руководителем, потом, в конце 1920-х годов, в экономике произошли значительные изменения, которые привели к появлению многопрофильных компаний. Масштаб бизнесов начал увеличиваться, а технологические процессы — усложняться. Так возникла дивизионная структура — с чётким разделением управления отдельными функциями, отдельными направлениями и даже отдельными группами товаров.

Сегодня мир опять меняется. Чтобы сохранить конкурентоспособность, компаниям необходимо быть более гибкими, чем раньше. Ни иерархическая, ни дивизионная структуры уже не могут обеспечить максимальную эффективность. В новых условиях всё большую популярность набирает матричная модель управления — гибрид, построенный на двух основаниях: административном и функциональном подчинениях.

Почему матричная модель набирает популярность

Матричную структуру впервые начали использовать в 1950–1960-х в небольших аэрокосмических фирмах США, которые были слишком малы, чтобы эффективно применять дорогостоящую проектную структуру. В результате экспериментов, в рамках которых проектную структуру накладывали на характерную для этих фирм функциональную структуру, была выведена новая своеобразная схема: члены проектной группы подчинялись как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работали.

Матричная модель оказалась настолько эффективной, что быстро набрала популярность. По данным исследования Gallup, 84% опрошенных американцев ответили, что эта модель управления в той или иной степени используется в их компаниях. Это абсолютно закономерный результат — учитывая неоспоримые преимущества матричной модели.

Ключевой фактор успеха матричной модели — возможность вовлечения экспертов из разных областей. Согласно тому же опросу Gallup, более половины работников считают, что матричная система не только помогает им эффективнее работать с коллегами, но и даёт более широкие возможности для самореализации. Повышается творческая активность сотрудников, они становятся более мотивированными, а их личная ответственность за выполнение программы возрастает в несколько раз. Кроме того, система обеспечивает принятие качественных решений и гибкость бизнеса в быстро меняющихся условиях.

Ещё один важный фактор — возможность выработать общий подход к управлению. Матричная структура гарантирует универсальный и прозрачный подход к оценке и анализу процессов. Например, она позволяет выделить профессиональные функции в экспертные центры, чтобы адаптировать их к нуждам внутреннего заказчика. Таким образом, компаниям не требуется изобретать велосипед. Каждый занимается своим делом на очень глубоком уровне, а потом все пользуются единым знанием и процессами, успешными наработками и кейсами.

Наконец, третье преимущество матричной модели — в снижении операционных издержек за счёт централизации некоторых функций. Ряд международных компаний, в том числе наша, создают центры экспертиз, которые обслуживают несколько стран в регионе. Например, рекрутер базируется в Москве и занимается поиском сотрудников для подразделений компании в других странах региона. Это — матрица в действии.

Основные правила внедрения матричной системы

Матричная модель — это не панацея от всех проблем. Целесообразность её применения зависит от того, как устроен бизнес и какие задачи перед ним стоят. Адаптация к такой системе — очень сложный процесс. Это не просто внедрение новых элементов, а кардинальная перестройка всей организационной структуры. В каждой компании, безусловно, есть свои особенности, но существуют и универсальные правила.

Сформулируйте общую цель. Внутренняя информационная политика — важнейший элемент в любой компании. Руководителям и сотрудникам важно быть на одной волне, одинаково понимать стратегию компании, её цели и задачи. Для начала определитесь, почему существует компания и чего она хочет добиться.

Ответив на эти вопросы, вы сможете определить приоритетные задачи и разработать функциональные цели для каждого подразделения. Унификация целей не просто позволяет избежать конфликтов, но и гарантирует максимальную сосредоточенность сотрудников на достижении единой цели.

Введите понятную систему отчётности. В матричной организации у каждого отделения есть минимум два руководителя. Значит, на первый план выходит задача обеспечения контроля работы подразделений. Чтобы матричная структура была эффективной, вам понадобится общая система отчётности. Например, в ежегодной оценке производительности каждого работника должны использоваться одни и те же принципы оценки, требования, рейтинги.

Сформируйте систему бонусов. Чтобы все сотрудники были заинтересованы в достижении единой цели, компании необходимо разработать гибкую систему поощрений. Например, у нас каждый сотрудник подчиняется двум менеджерам: один отвечает за ежедневное административное управление, другой — делится экспертизой. Оба руководителя заинтересованы в успехе подчинённого — система развития и оценки персонала позволяет им давать регулярную обратную связь и участвовать в его ежегодной аттестации.

Проводите тренинги. Матричная структура требует от сотрудников развития новых навыков. Работа в условиях многозадачности и «многокомандности» вынуждает их быть более гибкими в общении и планировании. Кроме того, от работников требуется стратегическое мышление, готовность быстро принимать решения, креативность и неконфликтность.

Последний пункт особенно важен — учитывая двойное подчинение. Далеко не все сотрудники обладают этими навыками. Задача компании — помочь их освоить.

Как избежать конфликтов, если сотрудники — «слуги двух господ»

Как любая другая организационная структура, матричная модель имеет недостатки. Например, по данным опроса Gallup, о котором я говорила выше, около 60% американцев, работающих в компаниях с матричной структурой, не имеют чёткого представления о своих обязанностях и задачах. Кроме того, респонденты отмечают, что двойное подчинение часто приводит к конфликтам.

Конфликтов получится избежать, если все заинтересованные лица сядут за стол переговоров и выработают единую линию поведения. Похожим образом выстраиваются отношения в семье. Родители хотят оказывать на воспитание ребёнка равноценное влияние и время от времени спорят, какие методы работают лучше всего. Чтобы не вводить ребёнка в заблуждение (и избежать ссор), ответственная пара сделает всё, чтобы прийти к общему знаменателю, выработать единый взгляд на воспитание.

Соблюдая простые правила, менеджеры компании могут легко предотвратить конфликт. На первое место руководители должны ставить интересы бизнеса, а не личные амбиции. Любая компания — единый организм, у которой есть свои цели и задачи. Каждый сотрудник должен ощущать себя его частью.

Источник: secretmag.ru