Метод 5 почему примеры бизнес

Когда возникает какая-то проблема, мы хотим понять причину, из-за которой она появилась в нашей жизни. В компании «Тойота», с легкой руки основателя Сакити Тойоды, для поиска решения проблем используют невероятно простую и при этом очень эффективную методику – правило 5 вопросов.

Чем хороша методика «5 почему»

• Техника проста и универсальна – она подходит не только для бизнеса или производства, но и для любой другой сферы и в любых обстоятельствах.
• Позволяет провести быстрый анализ ситуации и найти правильный выход, основанный на понимании первопричины.
• Экономит время – для решения даже очень сложного вопроса, как правило, требуется не более 10 минут.
• Позволяет расставить все на свои места и найти корень проблемы, чтобы в будущем избежать повторения неблагоприятной ситуации.

Кто создал

Автором правила считается предприниматель и изобретатель Сакити Тойода (Тоёда), который предположительно сформулировал эту идею в 30-х гг. прошлого века. Однако надо заметить, что подобный метод использовался для поиска первопричин еще философами IV-III веков до нашей эры, а основоположником логической концепции нахождения причинно-следственных связей, применяемых для любых доказательств, считают Сократа. Но «в наше время» именно на «Тойоте» впервые стали применять «правило 5 почему» с целью повышения производительности труда и сокращения производственных издержек.

Техника 5 Почему. Найди истинное решение проблемы

Правило пяти «почему»

«5 почему» является эффективным инструментом для выявления причинно-следственных связей, которые вызвали ту или иную проблему, определения сопутствующих причинных факторов и понимания корня проблемы. Метод подходит как для индивидуального, так и для коллективного применения.

Когда использовать

В тех случаях, когда настоящая причина ситуации или проблемы неясна, что делает невозможным поиск и принятие адекватного решения, а для глубокой проработки недостаточно ресурсов.

Можно пользоваться для решения производственных вопросов, проблем в бизнесе, разрешения личных проблемных ситуаций и т. д.

В чем суть метода

Суть методики – в задавании самому себе серии из 5 последовательных вопросов «Почему?» и получении честных ответов. Каждый вопрос вскрывает новый причинный слой, а последний – открывает настоящую причину.

Вот как схематично можно представить суть методики «5 почему»

Нажмите на картинку, чтобы увеличить

Главная задача этой техники – не найти виновного и обвинить его во всех грехах, а выяснить закономерности и устранить вероятность системных ошибок. Очевидно, что решение промежуточных проблем будет временным и неправильным и в будущем приведет к новым сбоям.

5 Почему. Бережливое производство. Управление изменениями.

Почему именно пять?

Сакити Тойода считал, что пяти вопросов достаточно для поиска первопричины ситуации. Но привязываться к этой цифре не стоит: чтобы докопаться до истинного источника проблемы, может потребоваться как больше, так и меньше «Почему?». Кроме того, в отдельных случаях и самих причин может быть несколько.

Чем завершить анализ по методу «5 почему»

Поиск причины сам по себе ничего нам не дает. Настоящая цель анализа – принятие решения, учитывающего корень проблемы. Поэтому заканчивать анализ нужно вопросом «Как?», а затем реализовывать найденное решение.

Методика «5 почему» в примерах

А вам приходилось, столкнувшись с какой-то проблемой, остановиться и пять раз подряд задать себе вопрос: «Почему это случилось?» Нет. Тогда давайте сделаем это сейчас. Чтобы вы могли полнее представить себе все возможности метода, приведем несколько ярких примеров его использования.

Пример 1. Представьте, что у вас сломался автомобиль. И вы начинаете задавать вопросы «почему» и отвечать на них.

1. Автомобиль остановился. Почему?
2. Потому что была перегрузка, и полетел предохранитель. Почему?
3. Потому что подшипник был плохо смазан. Почему?
4. Потому что насос, подающий смазку, плохо работал. Почему?
5. Потому что поршень износился и разболтался. Почему?
6. Потому что не поставили фильтр, и в поршень попала металлическая стружка.

Суть проблемы часто гораздо глубже, чем нам может показаться на первый взгляд, чаще всего она прячется за лежащими на поверхности причинами. Пятикратное повторение вопроса «Почему?» дает ответ, в чем кроется изначальная причина, которая привела к ситуации с поломкой, и поможет решить проблему в корне. Не пройдя полный цикл вопросов, вы можете подумать, что будет достаточно замены предохранителя или поршня насоса. И тогда через некоторое время проблема повторится.

Пример 2. Опоздания и их настоящая причина.

1. Почему я постоянно опаздываю? Потому что мне постоянно не хватает времени.
2. Почему мне постоянно не хватает времени? Потому что я долго собираюсь.
3. Почему я долго собираюсь? Потому что хочу хорошо выглядеть.
4. Почему я хочу хорошо выглядеть? Потому что я хочу нравиться мужчинам.
5. Почему я хочу нравиться мужчинам? Потому что хочу выйти замуж.

Пример 3. Канонический пример использования методики «5 почему» с шубой. Представим, что вам хочется шубу.

1. Вы спрашиваете себя: почему я хочу шубу? Потому что я хочу всех удивить.
2. Второй вопрос: почему я хочу всех удивить? Потому что хочу, чтобы на меня обратили внимание.
3. Третий вопрос: почему мне нужно, чтобы на меня обратили внимание? Потому что я чувствую себя неуверенно.
4. Четвертый вопрос: почему я чувствую себя неуверенно? Потому что я никак не могу реализовать себя, потому что я сижу на одном месте.
5. Пятое «почему»: почему я не могу реализоваться? Потому что занимаюсь тем, что мне не нравится. И подумайте теперь, при чем тут шуба?

Пример 4. Вас пригласил на свой юбилей малознакомый человек, но вы не можете принять решение – принять приглашение или отказаться. Используем технику пяти вопросов.

1. Я не хочу идти. Почему?
2. Потому что я буду чувствовать себя не в своей тарелке. Почему?
3. Потому что все принесут дорогие подарки и меня это будет расстраивать. Почему?
4. Потому что мой подарок будет хуже – я не могу сейчас позволить себе большие траты. Почему?
5. Потому что хочу поехать в отпуск с женой и детьми и провести его с комфортом. Почему?
6. Потому что семья и отдых для меня важнее.

В таких обстоятельствах выбор – чужой юбилей или семейный отдых – очевиден.

Вместо заключения

Метод позволяет отсечь все лишнее, и Сакити Тойода своими достижениями доказал, что эта техника он более чем эффективна. Чаще всего мы очень невнимательны к своему внутреннему миру: своим мыслям и настоящими, а не навязанным воспитанием, социумом, окружением желаниями. «5 почему» помогает увидеть ситуацию под другим углом и более объективно. Найдя истинную причину возникшей проблемы, «выведя себя на чистую воду», вы сможете направить энергию в правильное русло.

А вы пробовали использовать эту технику? Поделитесь в комментариях результатами.

Источник: stepvweb.ru

InLean

Методики бережливого производства и оптимизации бизнес процессов

Метод 5 Почему

Опубликовано 29.04.2020 Автор Ренат Лотфуллин

Инструмент 5 Почему – это простой способ задавания вопросов Почему для вяснения коренной причины конкретной проблемы. В данной статье мы с вами рассмотрим – как и когда использовать 5 Почему, познакомимся с примерами 5 Почему и многое другое

Что такое методика 5 Почему?

Метод 5 Почему – это процесс последовательного задания вопросов Почему, позволяющий выяснить корневую причину проблемы. Каждый ответ на вопрос служит основой для следующего вопроса, ответ на пятый вопрос является корневой причиной проблемы. Данный подход позволяет указать, как мелкие проблемы связаны с причинно-следственной цепочкой и влияют на основную проблему. Хотя его можно использовать как отдельный инструмент, часто метод 5 Почему используется в анализах корневых причин и является логическим продолжением мозгового штурма или диаграммы Исикавы.

Как и большинство подходов Бережливого производства, инструмент 5 Почему был изначально разработан в 30-х годах прошлого века господином Сакити Тоёда, основателем компании Тойота. Очень скоро данный метод стал основным тренингом в Производственной Системе Тойота (TPS) в 50-х годах. Основатель TPS и методик бережливого производства — Тайити Оно – говорил, что 5 Почему является основой научного подхода Тойота и за счет пятикратного повторения «Почему?» становится понятна первопричина проблемы и ее решение.

Когда использовать Анализ 5 Почему?

Представьте ситуацию, когда ребенок непрерывно задает вопрос «Почему?» после каждого ответа, который вы даете ему. Просто когда вы едете по дороге, ваш малыш может спрашивать вопросы из разряда «Почему луна больше не светит?» или «Почему мы едем в продуктовый магазин?». Задавая сотни вопросов, ребенок старается найти объяснения событиям, которые происходят в природе.

1.Определить проблему. Данный шаг нужно сделать в первую очередь, чтобы как можно раньше запустить процесс 5 Почему. Если возможно, выйдите на Гембу, чтобы воочию увидеть проблему. Если такой возможности нет, попросите кого-нибудь из участников анализа, кто знаком с проблемой, описать ситуацию.

Как только проблема будет четко определена, запишите ее и поместите на всеобщее обозрение, оставив достаточно места, для ответов на вопросы Почему.Если перед анализом 5 Почему была нарисована диаграмма Исикава, перенесите подтвержденные логические цепочки на 5 Почему.

2. Спросить Почему? Теперь пришла пора спросить, почему возникает проблема. Например, «Почему банки движутся по линии консервирования с разорванными этикетками?» Несмотря на простоту, поиск ответа требует серьёзных усилий. Важно, чтобы ответы были основаны на фактах.

3. Верификация. Каждая возможная причина / ответ на вопрос, дожна быть проверена, прежде чем продолжать задавать вопрос «Почему это происходит» – потому что это может вообще не происходить. Проверка может быть в виде Гембы, данных от замеров, тесты … Это очень важный момент и его нельзя избегать.

Если гипотеза прошла проверку, то переходим на следующий раунд. Если нет, останавливаем ветку анализа на текущей причине. Повторяем данный процесс, пока не достигнем корневой причины.

4. Связь в первопричининой. Всегда возвращайтесь назад, чтобы проверить, связана ли корневая причина с начальной проблемой. Это делается путем прокручивания логики назад и возможностью связать две причины фразой Поэтому. Например, имеем следующую цепочку:

1. Почему технический специалист подскользнулся, когда делал инспекцию
2. Потому что была утечка масла рядом с машиной, на которой он работал
3. Почему была утечка масла?
4. Уплотнение в машине износилось, что привело к растрескиванию и утечке масла.
5. Почему уплотнение в машине испортилось и потрескалось
6. Уплотнение было недостаточно прочным для применения на данном оборудовании. и т.д.

Теперь нам необходимо прокрутить логику назад и связать ответы на вопросы фразой Поэтому.

• Уплотнение было недостаточно прочным для применения на данном оборудовании.

• Поэтому

• Поэтому

Если у вас нет разрывов логики, у вас хорошая цепочка Почему.

5 Почему шаблон и примеры

Давайте взглянем на пару примеров использования анализа 5 Почему?

Формулировка проблемы: В последнее время , очень часто, работник стал опаздывать на работу, что не нравилось его менеджеру. Его коллеги постарались помочь ему. Сразу же было определено, что причиной служат пробки на дороге, даже было предложено несколько решений…

… пока люди не спросили себя.

1. Почему он опаздывает на работу?
2. Потому что он попадает в дорожную пробку
3. Почему он попадает в дорожную пробку?
4. Потому что он покидает дом слишком поздно
5. Почему он покидает дом слишком поздно?
6. Потому что его будильник не звонит
7. Почему его будильник не звонит?
8. Потому что уборщица отключает его из розетки, чтобы включить пылесос и время на будильнике сбивается
9. Почему время сбивается?
10. Потому что в будильнике нет батареек, чтобы работать без подключения к розетке

Вы можете увидеть, что реальная причина опаздывания на работу, вовсе не пробки и будильник, который не будит своего хозяина вовремя.

Давайте взглянем на другой пример метода 5 Почему на производстве:

1. Почему из пресса вытекает масло?
2. В масляном фильтре есть трещина
3. Почему фильтр треснул?
4. Потому что во время использования становится слишком жарко
5. Почему так жарко?
6. Потому что система охлаждения не работает
7. Почему не работает система охлаждения?
8. На охлаждающих змеевиках слишком много пыли
9. Почему на змеевиках слишком много пыли?
10. Отсутствует воздушный фильтр
11. Почему отсутствует воздушный фильтр
12. Потому что техник забыл заменить его
13. Почему техник забыл заменить его?
14. Потому что у него не было руководства

Итак, корневая причина вытекания масла — отсутствие инструкции по профилактическому обслуживанию. И хотя данная цепочка упрощенная и логика может развиваться по иным направлениям, она показывает основной принцип выяснения корневых причин проблемы.

Ограничения метода 5 Почему

Метод 5 Почему – это отличный способ для выявления коренной причины за довольно короткий промежуток времени, однако его скорость и простота также может влиять на истинность найденной причины. Вот некоторые из ограничений анализа:

1. Не всегда анализ приводит к выявлению первопричины, если ситуация не известна членам команды. Другими словами, если команда не обладает необходимыми знаниями или опытом для определения причины, будет трудно достигнуть результата.
2. Анализ может быть прекращен, при обнаружени симптомов, вместо детального изучения проблемы.
3. Тендеция интерпретировать новые доказательства для поддтверждения собственных гипотез – бывает движущим фактором для некоторых членов команды во время анализа. Это означает, что участники будут всячески выводить логику на корневую причину, которую они для себя определили в самом начале.
4. Необходимо вовлечение экспертов, чтобы предотвратить предвзятые выводы. Эксперты в данной области могут помочь минимизировать риск односторонних выводов и проведести объективный анализ.
5. Члены команды склоны выводить логику в области вне зоны их ответственности (плохой поставщик, плохой персонал…), чтобы избежать лишних активностей. Во время анализа 5 Почему необходимо уделять больше внимания на действия, которые команда может сделать в условиях текущей реальности.

Итог

Методика 5 Почему – это способ выяснения коренной причины за счет пятикратного задавания вопроса Почему. Также может быть несколько причин одной проблемы. С точки зрения организации – выполняется командой лиц, вовлеченных в проблему.

Рубрика: Фокусное улучшение | Метки: 5 Почему, анализ корневых причин | 1 комментарий | Permalink

Один комментарий

1. Pingback: [Видео] Анализ коренных причин — Катастрофа AirFrance 447 | InLean

Источник: inlean.ru

Метод «5 почему»: как он работает, что чаще всего забывают, и как провести тренинг для команды

Меня зовут Роман Сергеев, я — менеджер по внедрению и развитию продуктов и систем в ИТ «Ренессанс страхование». В этом материале я расскажу о том, как правильно метод использовать «5 почему?» и как провести мини-тренинг по этому инструменту для своей команды (scrum команды, команды проекта).

Начнем с того, зачем вообще нужен этот метод (если эта часть неинтересна, можно сразу переходить к ограничениям и типовым ошибкам).

Представьте, что у вас есть проблема: «Исходные оценки трудозатрат, которые команда дала для задач проекта, сильно отличаются от фактических». На практике часто вижу ситуацию, когда многие только увидев проблему, начинают сразу предлагать решения. На одной из реальных ретроспектив примерно на такой же вопрос сразу были предложены варианты:

• «Необходимо улучшить навыки оценки».
• «Необходимо улучшить знания предметной области».
• «Необходимо использовать более эффективные подходы к оценке».

Сами по себе эти варианты могут быть вполне полезны. Но вот если прежде, чем предлагать варианты решения, задать вопрос «А почему исходные оценки отличаются от итоговых?» (как это и было сделано на упомянутой выше ретроспективе), то можно получить ответ «Потому что требования менялись несколько раз».

И в этом случае помогло бы улучшение навыков оценки или использование более эффективной методики? Нет, так как требования все равно бы изменились, а вместе с ними и оценка.

Отсюда вывод – чтобы решить проблему, необходимо бороться с причиной, а не следствиями (спасибо, капитан Очевидность). И метод «5 почему» помогает в поиске корневой причины проблем.

Суть метода проста. Если в примере выше мы задали вопрос «Почему?» один раз, то метод предлагает задать этот вопрос 5 раз (спасибо, капитан, еще раз).

Почему именно 5?

Эмпирическим путем пришли к тому, что 5 вопросов должно хватить. Если получится быстрее найти причину, то нет необходимости вымучивать искусственные вопросы и ответы. Если за 5 подходов не получилось найти корневую причину, можно задать и больше вопросов, это не запрещается.

Теперь переходим к самому интересному и тому, про что часто забывают (или не знают): как правильно отвечать на вопросы «Почему». Ответы на вопросы должны удовлетворять следующим требованиям:

• Ответ должен быть основан на фактах и должен быть реальной причиной, а не гипотезой или другим следствием проблемы.
• Участники обсуждения должны быть экспертами в том вопросе, который они обсуждают, и должны обладать полной информацией, необходимой для обсуждения.
• Для ответа на «почему» должен работать «обратный проход» — причинно-следственная связь в вопросе и ответе должна работать в обе стороны. Если на вопрос «почему произошло А?» мы отвечаем «потому что произошло В», то должна сохраняться логическая связь и в утверждении «Произошло В, поэтому происходит А». Возвращаясь к исходному примеру «Исходные оценки отличались от фактических потому, что менялись требования», то «обратный проход» будет таким «Требования менялись, поэтому фактические оценки отличаются от исходных».

Рассмотрим типовые ошибки

1. Ответ на вопрос является гипотезой. Участники не знают точного ответа, но они предполагают, в чем она может быть, и фиксируют свою догадку. В чем тут риск? Все просто. Если не угадаешь, то вместо истинной причины найдешь что-то другое. Оно, возможно, окажется тоже важным, но те решения, которые будут приняты, не устранят реальную причину исходной проблемы. Поэтому каждый раз, получив ответ, необходимо спросить себя «А мы уверены, что это действительно факт, а не догадка?».
2. Не проверяется «обратный проход». Например, на вопрос «почему аналитики пишут непонятные и неоднозначные требования» дается ответ «Аналитики не являются экспертами в предметной области» (и в нашем примере считаем, что это факт, а не гипотеза). Посмотрим, как работает обратный проход — «Аналитики не являются экспертами в предметной области, поэтому они пишут непонятные и неоднозначные требования». Логично ли это утверждение? В подавляющем большинстве случаев ответом будет «нет», так как для того, чтобы писать однозначные и понятные требования надо знать принципы написания однозначных и понятных требований, и они не зависят от знаний предметной области. Соответственно, надо искать другую причину.
3. Работа с несколькими ответами на вопрос «Почему?». На один вопрос «почему» может быть несколько ответов, и возникает «ветвление». Если время встречи не ограничено, то можно успеть разобрать до конца с помощью «5 почему?» каждую «ветку». Если же время ограничено, то тогда есть смысл расставить приоритеты для каждой «ветки» и в первую очередь разбирать наиболее приоритетные из них.

Если вы, задав очередной «почему?», понимаете, что не можете дать на него ответ, который удовлетворяет описанным выше требованиям – это признак того, что, либо вы нашли корневую причину, либо вы дошли до ограничений вашей экспертизы, и, если причина проблемы еще не найдена, надо привлекать дополнительных участников для обсуждения.

И еще один важный момент, о котором стоит помнить. После того, как корневая причина проблемы найдена, надо найти способ ее решения/устранения. И после того, как этот способ найден, для него также должен работать «обратный проход».

В нашем примере с изменяющимися требованиями вариантом решения проблемы могло бы быть что-то типа «Необходимо составить план работы с изменениями». «Обратный проход» для него будет примерно такой – «если у нас будет план работы с изменениями, тогда мы все изменения будем фиксировать, оценивать и приоритезировать как отдельные задачи, и тогда наши исходные оценки не будут так сильно отличаться от итоговых». Таким образом, мы последовательно смотрим, как наше решение закрывает все причины, выявленные на каждом шаге «почему?».

Как сделать тренинг для команды?

Как показала практика, хоть метод «5 почему?» простой, и кажется, что про него можно легко и быстро рассказать за 5 минут, но тренинговый формат позволяет сразу опробовать метод на практике, и в ходе этой практики участники часто совершают типовые ошибки. Соответственно, лучше, чтоб эти ошибки совершались не на реальных задачах, а на тренинге, где их тут же можно обсудить и скорректировать.

Я для обычно использую следующую структуру:

1. Для создания осознанного запроса на обучение можно показать группе пример типовой проблемы, с которой она может столкнуться в рабочем процессе. После этого предложить сформировать решение. Дальше предложить ответить на вопрос «почему?», получить ответ, и сформировать решение уже для найденной причины. После этого сравнить ответы в первом и втором случае и обсудить, какой из них был бы эффективнее.
2. Основная часть. Рассказываем о методе и его ограничениях. То, что я описал выше:)
3. В той части, где рассказываем про типовые ошибки, можно не сразу объяснять, почему эти ошибки являются ошибками и какие будут последствия, а сначала задать этот вопрос группе. После получения ответов при необходимости дополнить их теорией.
4. После разбора теории необходимо отработать этот метод на практике. Я делю участников на группы (2 или 3, в зависимости от количества участников), даю каждой группе задание разобрать с помощью «5 почему?» проблему, которая актуальна в рабочем процессе. При этом делаю акцент на том, что в ходе выполнения каждая группа должна обращать внимание на «обратный проход», и чтоб ответ на «почему?» был основан на фактах и не являлся гипотезой.
5. После каждая группа презентует свои результаты, а все остальные смотрят, действительно ли ответы на «почему?» удовлетворяют всем требованиям. Если группа не очень активна, то задача challenge-ить ответы ложиться на тренера, т.к. цель упражнения не столько в активности группы, а в том, чтоб все увидели и разобрали типовые ошибки.

Роль фасилитатора

Как лучше вести себя фасилитатору в ходе использования этого метода (спасибо моей коллеге — Маше Фоминой — за все, что написано ниже).

При подготовке к тренингу, ретроспективе или любой другой активности в scrum-командах с использованием техники «5 почему» фасилитатору важно сконцентрироваться и продумать несколько вариантов развития встречи. Очевидно, что групповая активность может быть разной, соответственно, и фасилитатору нужно уметь правильно реагировать на изменения и направлять команду на достижение цели встречи.

Вот несколько простых рекомендаций, которые помогут провести встречу эффективнее:

1. Для создания атмосферы доверия и открытости начать встречу лучше с непринуждённой разминки, в которой будет участвовать каждый член команды, например, попросить участников ответить на вопросы:

• «Расскажите 1 факт о себе».
• «Никто не знает, что я…»
• «Что объединяет меня с партнером по разминке».

Также в качестве разминки можно использовать вопрос, который поможет участникам сфокусироваться на цели встречи, например:

• «Что будет наилучшим результатом встречи для меня?».
• «Что я готов сделать, чтобы сегодняшняя встреча прошла эффективно?».

Варианты разминок можете выбирать на ваш вкус и с учетом особенностей группы.

2. Для того, чтобы команда лучше представляла задачу, которую ей необходимо решить, можно использовать инструменты визуализации, например, популярные и проверенные «рыбий скелет» или «дерево причин». Это помогает лучше понять проблему, выделить причинно-следственные связи и лучше сфокусироваться на поиске решения.

3. В случае, если обсуждение начинает уходить от исходной темы, и каждый участник фокусируется на чем-то своем, то фасилитатор может вернуть дискуссию в нужное русло с помощью открытого вопроса вида «Как то, что мы сейчас обсуждаем, поможет нам ответить на исходный запрос ».

4. Бывают ситуации, когда команда не может предложить ни одного ответа на вопрос «Почему?». Варианты пассивности группы могут быть разные: не хватает креативности, коллеги стесняются высказать свое мнение, боятся говорить про истинные причины и многое другое. В этом случае можно использовать анонимный сбор идей (стандартный подход с написанием карточек) с последующим обсуждением и голосованием (если необходимо). Также можно попробовать «сдвигающие вопросы»:

• Какая информация могла бы помочь ответить на вопрос?
• Если бы вы уже решили эту задачу, то за счет чего вы могли бы это сделать?
• Если бы у вас был неограниченный доступ к любым ресурсам и информации, как бы вы могли решить проблему?

Все, что описано выше – обобщение теоретической базы и практического опыта работы с командами (моего личного и моих коллег), надеюсь, эти советы помогут и вам.

• scrum
• agile
• исследования в ит
• команда разработки
• команда программистов

• Блог компании «Ренессанс страхование»
• Исследования и прогнозы в IT
• Agile

Источник: habr.com