Методолог бизнес процессов это

Ульянцева С.Э., к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт»

Сборник материалов IV международной научно-практической конференции «Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее», посвященной памяти профессора Т.В. Кузнецовой. М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2019.

Место и роль методолога по управлению документами в современной организации

Перед современными предприятиями и организациями стоит задача построения комплексных корпоративных документных систем, частью которых являются системы электронного документооборота. Комплексные документные системы объединяют документы всех направлений деятельности организации: управленческой, кадровой, финансовой, бухгалтерской, правовой, производственной и др. От специалистов по управлению документами требуется знание и понимание целостной функциональной архитектуры комплексных информационных систем. Действующий Федеральный государственный образовательный стандарт высшего образования по направлению подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение ограничивает объекты профессиональной деятельности блоком управленческой документации и сопровождением административно-хозяйственной деятельности по обеспечению работы организации Такое сужение предметной сферы негативно влияет на конкурентоспособность специалистов-документоведов на рынке труда. При решении задачи построения комплексных корпоративных документных систем на первое место выходят методологи по управлению документами и бизнес-аналитики.

Методология SIPOC описания и проектирования бизнес-процессов

Понятие комплексных корпоративных документных систем

Комплексные корпоративные документные системы управляют документами, создающимися в результате осуществления всех видов деловой деятельности организации, в которых они используются.

Комплексные документные системы обеспечивают:

1. единую информационную среду для всех сотрудников;
2. непрерывность управленческих, производственных процессов.

Внедрение комплексных корпоративных документных систем требует определения интеграционных параметров взаимодействия различных информационных систем, как единого информационного пространства.

Главными компонентами интегрированной информационной среды являются:

• система управления предприятием (ERP);
• система управления документами, деловыми процессами и совместной работой сотрудников (ECM);
• система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM);
• система управления персоналом;
• система управления проектами;
• системы управления предметными областями.

Роль документоведа и методолога по управлению документами в проектировании комплексных корпоративных документных систем

Появление специалистов-методологов (нередко название должности методолога синонимично должности бизнес-аналитика) можно объяснить тем, что за последние два десятилетия определилась потребность в специалистах, которые решают задачи на стыке нескольких направлений профессиональной деятельности. Основная функция методологов – построение и регулирование бизнес-процессов в организации путем создания регламентирующих документов и объединения их в единую регламентную базу. Подчеркнем, всех бизнес- процессов организации, а не только документных. Методологи выполняют важную роль при проектировании комплексных корпоративных документных систем, поскольку владеют полной и достоверной информацией о процессах в организации, а также выступают связующим звеном между функциональными заказчиками, функциональными экспертами и техническими специалистами, отвечающими за реализацию задачи построения комплексных корпоративных документных систем на базе выбранной информационной платформы.

Личный взгляд на решение проблемы с бизнес-процессами . Внедрение методологии в компании

Специальность «методолог» пока не подкреплена профессиональным стандартом. Однако анализ крупнейшей в мире базы данных HeadHunter по поиску работы и сотрудников (по данным рейтинга Similarweb) показал следующую структуру спроса на позиции «документовед», «бизнес-аналитик» и «методолог»[1]:

• «документовед» – 1 417 вакансий;
• «бизнес-аналитик» и «методолог» – 10 506 вакансий (в описании вакансий часто указаны как название одной позиции, поэтому количество вакансий по этим специальностям суммировано).

Профессия бизнес-аналитика и методолога очень востребована на российском рынке труда.

Основные профессиональные задачи, решаемые при проектировании комплексных корпоративных документных систем, а также направления подготовки, которые их включают, приведены в таблице.

Направление профессиональной деятельности

Направление подготовки

Профессиональные задачи

Аналитическая

— выбор рациональных информационных систем;

— сбор, анализ и визуализация данных;

Организационно-управленческая

— разработка регламентов деятельности предприятия;

Документоведение и архивоведение

— разработка локальных нормативных актов и нормативно-методических документов по ведению информационно-документационного обеспечения управления и архивного дела

— формирование технико-экономического обоснования проектов по совершенствованию документооборота и бизнес-процессов;

— планирование и организация работы малых проектно-внедренческих групп на основе стандартов управления проектами;

Консалтинговая

— консультирование по выбору информационных систем, совершенствованию документооборота и бизнес-процессов;

Информационно-аналитическая

— построение и поддержка функционирования внутренней информационной системы организации для сбора информации с целью принятия решений, планирования деятельности и контроля;

— создание и ведение баз данных по различным показателям функционирования организаций;

— разработка и поддержка функционирования системы внутреннего документооборота организации;

— разработка системы внутреннего документооборота организации.

Направление подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение включает незначительную часть профессиональных задач проектирования комплексных корпоративных документных систем. Поэтому документоведы выступают в таких проектах лишь в роли функциональных экспертов, наряду с юристами, финансистами, бухгалтерами, специалистами отдела кадров, менеджерами по персоналу, маркетологами и специалистами по основному направлению деятельности организации.

В основном рассмотренные в примере направления профессиональной деятельности включены в программы подготовки специальностей 38.03.02 Менеджмент и 38.03.05 Бизнес-информатика. Необходимо также отметить, что в указанные программы подготовки включают дисциплину «Документационное обеспечение управления», тем самым закрывая потребность владения предметной сферой управления документами.

Итак, проектирование комплексных корпоративных документных систем – задача сложная, концептуальная, требующая участия квалифицированных специалистов разных предметных областей.

Разработка типовых методик автоматизации различных предметных сфер становится важной задачей для поставщиков программных продуктов.

Типовые методики автоматизации документных процессов и построения систем управления документами

Фирма «ДокМенджмент Консалт» традиционно уделяет внимание развитию методологии управления документами.

Типовые методики направлены на достижение максимального эффекта от автоматизации путем правильной организации документных процессов и следования логике выбранной клиентом информационной системы, то есть оптимальному использованию ее типовых функциональных возможностей.

Методики содержат требования к оформлению результатов каждого этапа методического проекта. Конечный результат применения методик – введение в действие на предприятии единых принципов организации документооборота и единых правил делопроизводства – стандартов подготовки и оформления документов.

Рациональная организация документооборота требует комплексного подхода и внимания к деталям, поэтому методика содержит четкие алгоритмы проведения работ и критерии оценки их успешности.

Обследование документооборота направлено на диагностику готовности предприятия к внедрению системы электронного документооборота и включает:

• описание и оценку состояния действующих процессов документооборота организации;
• рекомендации по совершенствованию процедур работы с документами.

Результат обследования фиксируется в отчетной форме «Аналитическая записка о состоянии документооборота».

Проектирование целевой модели документооборота.На основе полученных рекомендаций и предложений проектируется целевая модель документооборота.

Результат проектирования – функциональные требования к информационной системе, которые включают:

• рекомендуемый перечень документов, подлежащих автоматизации;
• перечень связанных с документами сквозных маршрутов обработки;
• требования к каждому виду автоматизируемого документа;
• описание системы контроля исполнения документов и предложения по повышению исполнительской дисциплины;
• описание системы хранения бумажных и электронных документов.

Правильно выстроенная целевая модель документооборота обеспечивает стабильность функционирования предприятия и устойчивость к изменениям.

При этом требования к участникам документных процессов могут снижаться благодаря формализации процедур (процесс описан и регламентирован), использованию шаблонов при создании документов, обработки документов по заранее настроенным маршрутам.

Заменяемость сотрудников и снижение требований к персоналу – значимый показатель для кадровых служб предприятий.

Регламентация документооборота. На этом этапе составляются локальные нормативные акты (инструкции, регламенты, положения, порядки, стандарты, технологический карты операций). В итоге формируется пакет документов, цель применения которого:

• распределить ответственность по направлениям деятельности;
• обеспечить согласованность принимаемых решений;
• обеспечить правовое поле для использования новой информационной системы;
• зафиксировать корпоративные процедуры и стандарты их выполнения.

Регламентация документных процессов – это самостоятельный вид деятельности, который требует высокой компетенции в области нормативной методологии.

Для того чтобы локальные нормативные акты были всегда актуальные и не противоречили друг другу, разработка таких документов должна носить системный характер, поэтому нормативная методология также нуждается в регламентации, как и любое другое направление деятельности. Методика фирмы «ДокМенеджмент Консалт» содержит требования к регламентации служебной деятельности, типовые формы и порядок разработки регламентирующих документов.

Создание центра компетенций по документообороту. На этом этапе выполняются работы по оргпроектированию:

• расчет оптимальной численности службы делопроизводства;
• построение организационной структуры;
• регламентация работы службы;
• передача службе опыта и знаний, накопленных в ходе методического проекта.

В целях создания центра компетенций по документообороту предприятию может быть рекомендовано выделение отдельных сотрудников, либо отдельных подразделений, ответственных за правильное ведение документооборота и методическое сопровождение системы электронного документооборота.

Курсы повышения квалификации

Для освоения готовых методик фирма «ДокМенеджмент Консалт» разработала ряд курсов по методологии управления документами, направленных на повышение квалификации документоведов-организаторов документационного обеспечения управления, помощников руководителей, секретарей, делопроизводителей, консультантов и аналитиков в области автоматизации документооборота, специалистов-управленцев, перед которыми стоит задача автоматизации документооборота, а также преподавателей профильных дисциплин средних специальных и высших учебных заведений.

Приобретенные знания и практические навыки позволяют слушателям освоить профессию методолога по управлению документами, уверенно участвовать в проектах автоматизации, продвигаться по карьерной лестнице.

Программа курсов разработана в соответствии со стандартом Федерального государственного образовательного стандарта высшего образования по направлению подготовки бакалавриата 46.03.02 «Документоведение и архивоведение» и дополнена темами, необходимыми для приобретения знаний и компетенций для решений задач, связанных с проектированием комплексных корпоративных документных систем.

Список литературы и источников

• Ульянцева С.Э. 1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 4-я редакция. М.: ООО «1С-Паблишинг», ISBN 978-5-9677-2825-9, 2018.-370 с.
• Ульянцева С.Э. 1С:Документооборот 8 ПРОФ. Комплект нормативных документов. Методика управления документами, 3-я редакция. М.: ООО «1С-Паблишинг», ISBN 978-5-9677-2824-2, 2018.-252 с.
• Ульянцева С.Э. Управление документами: быстро, эффективно, своими силами. М.: ООО «1С-Паблишинг», 2015. -148 с.
• https://v8.1c.ru/doc8/lessons/index.htm

[1] Анализ базы данных HeadHunter произведен по запросу вакансий для всей России.

Источник: ecmdoc.ru

Кто такой методолог, какими знаниями и навыками должен обладать специалист и сколько может зарабатывать

Что такое методология

Практически в каждой сфере деятельности, науке или нише есть место методологии. Она зависит от системы, в которой применяется. Ее суть заключается в создании и совершенствовании методов и инструментов, благодаря которым организовывается та или иная деятельность.

Этой деятельностью может быть технологическое проектирование, продуктовая аналитика или инфобизнес, о котором мы уже упоминали. В связи с быстрым ростом количества новых профессий все острее появляется необходимость в методологии образования и онлайн-курсов. Это направление забрало себе лидерство из-за потребности в методологах.

Все дело в том, что потребители стали более избирательными. Если раньше они могли купить непримечательный вебинар, то сейчас потенциальные студенты не отдадут деньги за ту информацию, которую можно найти в сети самостоятельно. Сегодняшние потребители готовы купить опыт и знания автора курса, а не просто информацию.

При этом им важно научиться применять знания в деле, прийти к определенному положительному результату. Поэтому для онлайн-школ так важна методология. Благодаря ей можно получить качественный контент, удобную и легкую подачу материала и успешное завершение обучения. Методология – это основа и костяк деятельности. Создание курса – это целая система.

Сначала надо подобрать материалы, составить план, поделить все на отдельные занятия, добавить домашние задания и т. д. Кроме этого, необходимо разработать методы, форматы и подходы к обучению. И все это задачи методологии.

Особенности профессии

• определяют, каких результатов добьются студенты после завершения курса, учитывая цели заказчика;
• помогают организовывать практику в онлайн- и офлайн-формате;
• работают с наставниками и кураторами, помогая им выстроить доверительные отношения со студентами;
• отвечают за наполнение образовательного курса;
• определяют формат уроков;
• оптимизируют технологию обучения и др.

И главное, что требуется от методолога, – это создать конкурентоспособный продукт, чтобы потребители выбрали определенный проект. Для этого специалисты исследуют рынок обучающих услуг и отслеживают образовательные тренды.

Сейчас наблюдается дефицит методологов. Компаниям нужны профессионалы, которые обладают аналитическими и исследовательскими способностями, умеют перенимать чужой опыт и пишут научные работы.

Обязанности специалиста

Прежде всего методолог должен наладить связь с заказчиком. Не каждый работодатель способен детально объяснить, чего именно он ждет от сотрудничества со специалистом. Поэтому методологу крайне желательно создать бриф с перечнем вопросов для клиента.

От целей, которые преследует заказчик, зависят и дальнейшие действия специалиста, стратегии и методики, которые подберет работник. Вот почему так важно правильно и подробно сформулировать задачи для выполнения.

Перед тем как перейти к перечню основных обязанностей методолога, мы должны сказать, что задачи могут различаться у отдельно взятых работодателей. Все дело в том, что нет единой договоренности, какие именно проблемы решает специалист. Следует понимать, что нижеперечисленные обязанности являются наиболее распространенными, но не точными.

Итак, методолог чаще всего выполняет следующие задачи:

Требования к профессионалу

Методолог хоть и интересная профессия, но при этом еще и весьма сложная. Поэтому работодатели предъявляют к специалисту ряд требований. В первую очередь перечислю знания и навыки, необходимые в профессии.

Методолог должен:

1. Уметь разрабатывать методики онлайн-обучения.
2. Владеть навыком убирать “воду”, оставляя только необходимую информацию.
3. Уметь оценивать эффективность обучения.
4. Знать, как упрощать, структурировать, систематизировать и визуализировать контент.
5. Уметь работать с большими объемами информации.
6. Обладать педагогическими и организаторскими способностями.
7. Уметь выступать дистанционно.
8. Знать, как эффективно мотивировать обучающихся.
9. Понимать методики исследования и обучения.
10. Уметь работать в команде.
11. Обладать эмпатией.
12. Знать, как подобрать подходящую методику и формат обучения для конкретного курса.
13. Уметь работать с разными учебными форматами.
14. Обладать навыком ведения исследовательской деятельности.
15. Уметь адаптировать уже созданные инструменты обучения под цели заказчика.
16. Знать образовательные модели в онлайн-образовании.
17. Уметь работать с презентациями.
18. Обладать навыком деловой переписки.
19. Знать основы андрагогики и педагогики.
20. Желательно иметь опыт дистанционного и очного преподавания.

А теперь перечислю личные качества профессионала:

• системное и логическое мышление;
• оригинальность суждений;
• обучаемость;
• рациональность;
• любознательность;
• самоорганизация;
• самодисциплина;
• независимость;
• творческая направленность;
• усидчивость;
• аналитический склад ума;
• ответственность;
• коммуникабельность;
• адаптивность.

Также существенным плюсом будет педагогическое образование или документы, подтверждающие прохождение обучения в онлайн-школе.

Отличия методолога от методиста

Русскоязычное дистанционное образование не так давно начало развиваться. И оттого приняло в свои ряды методологов поздновато. Поэтому на рынке пока нет единого стандарта и терминологии.

В связи с этим методолога часто называют и путают с другим специалистом – методистом. Однако прежде чем рассмотреть основные различия этих двух профессионалов, давайте поближе познакомимся с методистом.

Методолог самостоятельно создает способы и методики, разрабатывает инструменты, форматы и подходы, а также является теоретиком. А вот методисту, наоборот, больше подходит статус практика. Он берет уже готовые форматы занятий и инструменты, после чего внедряет их в курсы заказчиков.

Методист ничего не создает сам, лишь пользуется созданными продуктами методолога. Ему необязательно иметь богатый опыт работы в отличие от своего коллеги. Поэтому все желающие стать методологом могут начать с методиста, так как эта профессия предполагает решение более простых задач.

Этот специалист занимается следующими проблемами:

• создает образовательные программы;
• помогает участникам курса достигать продуктивного результата;
• разрабатывает учебный план;
• продумывает способы поддержания активности среди учеников;
• отслеживает результаты обучения.

Кроме этого, в сфере общего и профессионального образования методист может не только разрабатывать план обучения, но и самостоятельно преподавать какой-либо предмет.

И хоть главное отличие методиста и методолога в том, что первый специалист использует результат работы второго, порой строго разделить их обязанности очень сложно. Иногда их задачи переплетаются, и один работник может выполнять обязанности другого.

Сколько может зарабатывать специалист

Методолог может работать в качестве штатного или внештатного сотрудника или вовсе выступать в роли фрилансера, которого наняли для одноразового сотрудничества. Нередко эта профессия предполагает удаленную занятость.

Чаще всего его зарплата стабильная и весьма высокая, особенно если специалист работает над крупным проектом. Не сотни тысяч, конечно, но уровень дохода может быть в районе 50 000–80 000 рублей в месяц. В столице прибыль может быть чуть выше, а в регионах зарплата стартует с отметки 30 тысяч рублей.

В целом доход зависит от списка обязанностей, статуса проекта и целей, которые ставятся перед специалистом. Также заработная плата может зависеть от опыта сотрудника и его портфолио.

Если методолог работает над небольшой программой, то он вполне может взять еще одну в дело, чтобы увеличить свой заработок.

Кроме этого, заказчики могут платить бонусом проценты от продаж, если речь идет о курсах. Или доплата может быть за увеличение качества, эффективности и работоспособности сотрудников, если методолог разрабатывал программу обучения для штатных сотрудников компании-работодателя.

Плюсы и минусы профессии

Работа специалиста-методолога имеет свои достоинства и недостатки. Предлагаем рассмотреть как положительные, так и отрицательные стороны профессии.

Начнем с плюсов:

1. Методолог большую часть занят одновременно творчеством и исследованиями, как научными, так и техническими. Такое разнообразие не превращает работу в рутину.
2. Есть место самореализации, личностному росту и раскрытию своего потенциала.
3. Специалист посещает профессиональные сообщества, что дает ему возможность общения с единомышленниками и экспертами в своей области.
4. Востребованность профессии.
5. Возможность удаленной работы.
6. Можно увеличить свой заработок, ведя несколько проектов.
7. Методологи нужны во многих сферах деятельности.

И теперь рассмотрим недостатки:

1. Часто от специалиста требуют большой опыт работы.
2. Необходимо обладать обширным списком знаний и навыков, при этом они должны быть глубокими и точными.
3. Отсутствуют четкие стандарты и конкретный список обязанностей.
4. Это относительно новая профессия, поэтому и учебных материалов по ней немного, что может затруднить процесс обучения специалиста.

Как стать методологом

Методолог – важнейшая и неотъемлемая часть сферы образования и инфобизнеса. Без этого работника не получится создать по-настоящему качественный проект, поэтому можно не сомневаться в востребованности специалиста.

Чтобы стать методологом, надо изучать специализированную литературу, проходить курсы и практиковаться.

Что касается литературы, то можно использовать следующие книги:

• Д. Дирксен “Искусство обучать”
• А. Курпатов “Методология мышления. Черновик”
• К. Петерсон и Д. Колб “Век живи, век учись. Найдите стиль обучения, подходящий именно вам”
• Д. Лемов, Э. Вулвей, К. Ецци “От знаний к навыкам”
• Е. Тихомирова “Живое обучение. Что такое e-learning и как заставить его работать”

В обучении также могут помочь книги по педагогическому дизайну и образовательной архитектуре.

Для того чтобы разобраться в последних образовательных технологиях, сервисах и новых трендах на рынке, научиться создавать методы и способы, находить эффективные инструменты, лучше всего выбрать онлайн-курсы по методологии.

Например:

• Профессия Методист с нуля до PRO
• Методология онлайн-курсов 2.0
• Большой курс “Методология”
• Курс-практикум “‎ДНК методологии”
• Онлайн-курсы от Академии методологии

Конечно же, важна и практика. Без практики методологу просто невозможно стать профессионалом и улучшить hard skills и soft skills.

Можно самостоятельно набивать руку, создавая учебные планы и структуры курсов, пытаясь разработать новые инструменты и методы образования. Либо можно устроиться помощником методолога, тем же методистом или на другую должность в онлайн-школу, чтобы больше узнать о процессе разработки курсов.

Советы начинающим

Какие моменты нужно взять на вооружение начинающему специалисту, чтобы в результате стать профессионалом:

1. Лучше всего пройти онлайн-курс, чтобы перенять знания от экспертов. Так обучиться будет проще и быстрее, чем с помощью книг.
2. Также можно устроиться на работу в образовательную веб-площадку, чтобы понять, как онлайн-школы функционируют изнутри.
3. Практика – ваш друг. Практикуйтесь как можно чаще и больше.
4. Методолог – это во многом творческая профессия, а творчество предполагает вдохновение. Лучше всего вдохновляться работами признанных профессионалов.
5. Создайте бриф для заказчика. Не всегда работодатель способен четко объяснить, чего он хочет. С помощью брифа легче “вытянуть” из заказчика все необходимые требования.
6. Идите в профессию, только если она вам нравится и вы чувствуете, что у вас есть к ней способности и рвение. Методолог – эта та специальность, которая требует полной отдачи делу.
7. Проведите анализ размещенных вакансий. Посмотрите, какие требования предъявляют работодатели к специалисту. Помните, что они могут несколько отличаться в разных объявлениях. Кроме того, учитывайте, что некоторые заказчики называют методологов методистами, педагогическими дизайнерами или разработчиками онлайн-курсов.
8. Откликайтесь на вакансии, даже если вашего опыта работы не хватает. Иногда работодатели готовы пойти на уступки, если соискатель сможет показать, что его рвение и знания принесут пользу компании.
9. Грамотно составьте резюме. Укажите опыт работы. Если его мало или совсем нет, то можно попробовать напроситься на стажировку в онлайн-школу, даже если она будет неоплачиваемой. Кроме этого, можно указать, что вы имеете опыт написания научных работ и статей. При наличии сертификата или диплома об обучения в онлайн-школе приложите и его.
10. Составьте портфолио. Работодателям важно увидеть готовую работу специалиста. Желательно иметь около 3 успешных проектов.

Заключение

Сегодня мы рассмотрели важную и востребованную профессию.

Поговорили об особенностях деятельности специалиста, чем он занимается, какова его зарплата, а также в чем заключаются достоинства и недостатки работы.

Методологи могут понадобиться во многих сферах деятельности, особенно актуальны профессионалы для образования, в том числе дистанционного, и инфобизнеса.

Хороший специалист способен заработать от 60 000 рублей и выше, особенно если он работает на крупный проект. При этом вакансий на рынке становится все больше и больше. Однако и конкуренция с каждым годом растет.

Методология является сложным исследовательским и одновременно интересным направлением деятельности. Быстрее всего освоить профессию можно с помощью онлайн-курсов. Их список вы найдете на блоге. Также на сайте имеются и другие полезные публикации, связанные с удаленными профессиями.

Источник: quasa.io