Методы проведения реинжиниринга бизнес процесса

Целью данной работы является рассмотреть реинжиниринг бизнес-процессов. Поставленную цель конкретизирует ряд задач:
— выявить сущность реинжиниринга бизнес-процессов;
— рассмотреть свойства, этапы, участников, принципы, методологии и стандарты моделирования, инструменты, условия успеха реинжиниринга бизнес-процессов;
— сделать вывод, согласно поставленных во введении целей и задач.

Введение…………………………………………………………………………. 3
1. Сущность реинжиниринга……………………………………………………..4
2. Свойства, основные этапы реинжиниринга бизнес- процессов…………. 6
3. Участники реинжиниринговой деятельности и их функции………………..8
4. Принципы реинжиниринга бизнес-процессов………………………………10
5. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов……………..13
6. Инструменты реинжиниринга бизнес-процессов…………………………..17
7. Условия успеха реинжиниринга бизнез-процессов………………………. 20
Заключение……………………………………………………………………….21
Список литературы……………………………………………………………. 22

Реферат на тему

«Реинжиниринг бизнес-процессов»

2. Свойства, основные этапы реинжиниринга бизнес- процессов…………. 6

3. Участники реинжиниринговой деятельности и их функции………………..8

4. Принципы реинжиниринга бизнес-процессов………………………………10

5. Стандарты и методологии моделирования бизнес-процессов……………..13

6. Инструменты реинжиниринга бизнес-процессов…………………………..17

7. Условия успеха реинжиниринга бизнез-процессов………………………. 20

Тема данной работы «Реинжиниринг бизнес-процессов». Актуальность темы обусловлена необходимостью внедрения в практику антикризисного управления методов, способствующих более скорому преодолению кризисных ситуаций в организациях в кризисной стадии жизненного цикла. Реинжиниринг бизнес-процессов (англ. Business process reengineering)— фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес- процессов для достижения максимального эффекта производственно- хозяйственной и финансово-экономической деятельности, оформленное соответствующими организационно- распорядительными и нормативными документами. Реинжиниринг использует специфические средства представления и обработки проблемной информации, понятные как менеджерам, так и разработчикам информационных систем.

Целью данной работы является рассмотреть реинжиниринг бизнес-процессов. Поставленную цель конкретизирует ряд задач:

— выявить сущность реинжиниринга бизнес-процессов;

— рассмотреть свойства, этапы, участников, принципы, методологии и стандарты моделирования, инструменты, условия успеха реинжиниринга бизнес-процессов;

— сделать вывод, согласно поставленных во введении целей и задач.

1. Сущность реинжиниринга

Реинжиниринг — это фундаментальное преобразование и радикальное перепроектирование предприятия и его важнейших процессов. В результате существенно улучшаются все основные показатели. Происходит глубинная реорганизация предприятия по всей цепочке создания продукта. Процесс реорганизации нацелен на производство и потребителя, на применение новейшей информационной технологии.

Руководство преобразованиями конкретизируется у нескольких менеджеров, обладающих всей необходимой властью. Качественные изменения должны быть привнесены в процесс взаимодействия персонала. Сотрудники должны обладать средствами коммуникаций с коллегами.
Концепция управления преобразованиями бизнеса касается любых перемен в стратегии, производстве, структуре и культуре. Менеджмент изменений включает в себя все аспекты управления — организационные, кадровые, коммуникационные, информационные.

Суть менеджмента преобразований в том, чтобы на основе глубокого анализа реальных ситуаций в динамике найти формы и методы поиска ответа на постоянные изменения внешней среды и с помощью соответствующих мер обеспечить свою жизнеспособность.
Толчком к преобразованиям обычно служат кризисные ситуации. Здесь особенно важно выяснить истинную причину кризиса. Особо опасен стратегический кризис. Преобразование бизнес-процессов вносит новый смысл в рыночную политику фирмы.

Реинжиниринг является изобретением качественно нового подхода в структуре производственного процесса, при котором отдельный сотрудник отвечает за порученную ему работу от начала до конца.
В рамках структурных изменений происходит организационное регулирование для обеспечения благоприятных условий достижения целей организационного развития. На определенном этапе нужна стабилизация новых, официально узаконенных моделей поведения и организационных правил. Для бизнес-инжиниринга характерно движение «сверху-вниз».
Главное — отношение персонала к переменам, квалификация менеджмента, его способность к радикальным действиям. Менеджер легитимирует процесс изменения, обеспечивает необходимые ресурсы, снимает системные барьеры. В системе реинжиниринга высший менеджмент выступает инициатором перемен. Роль специалистов («шефов реинжиниринга») и состоит в обеспечении инструментария изменений. Реинжиниринг оказался настолько эффективным, что начал очень быстро распространятся, особенно в западных странах.
Основателем теории реинжиниринга считают М. Хаммера. Реинжиниринг обычно представляют как фундаментальное переосмысление и радикальную перестройку бизнеса в целях улучшения таких важных показателей, как стоимость, качество, уровень сервиса, скорость функционирования, финансы, маркетинг. Реинжиниринг — это перестройка (перепроектирование) деловых процессов для достижения радикального, скачкообразного улучшения деятельности фирмы.

2. Свойства, основные этапы реинжиниринга бизнес- процессов

Реинжиниринг обладает следующими свойствами:
— отказ от устаревших правил и подходов и начало делового процесса с «чистого листа;
— пренебрежение действующими системами, структурами и процедурами компании, радикальное изменение способов хозяйственной деятельности;
— приведение к значительным изменениям показателей деятельности.
Реинжиниринг применяется в трех основных ситуациях.
1. В условиях, когда фирма находится в состоянии глубокого кризиса.
2. В условиях, когда текущее положение фирмы может быть признано удовлетворительным, однако прогнозы ее деятельности неблагоприятные.
3. Реализацией возможностей реинжиниринга занимаются благополучные, быстрорастущие и агрессивные организации.
Процесс реинжиниринга базируется на двух основных понятиях: будущий образ фирмы и модель фирмы.

Модель бизнеса — это образ основных хозяйственных процессов фирмы в их взаимодействии с деловой средой фирмы. В качестве составляющих модели бизнеса рекомендуют брать такие деловые процессы, которые напрямую связаны с генерированием и получением доходов.

Основные этапы реинжиниринга:

1. Формируется желаемый образ фирмы в рамках разработки стратегии фирмы, ее основных ориентиров и способов их достижения. Особое значение приобретает ориентация на потребителя.
2. Создается модель реального или существующего бизнеса фирмы. Это ретроспективный или обратный реинжиниринг. Воссоздается или реконструируется система действий, работ, при помощи которой компания реализует существующие цели. Определяются процессы, нуждающиеся в коренной перестройке.
3. Разрабатывается модель нового бизнеса.
Для создания модели обновленного бизнеса осуществляются следующие действия:
— перепроектируются выбранные хозяйственные процессы, создаются более эффективные рабочие процедуры, определяются технологии и способы их применения;
-формируются новые функции персонала;
— создаются информационные системы, необходимые для осуществления реинжиниринга: определяется оборудование и программное обеспечение, формируется специализированная информационная система бизнеса;
-производится тестирование новой модели.
4. Внедрение модели нового бизнеса в хозяйственную реальность фирмы.

3. Участники реинжиниронговой деятельности и их функции.

Первое место занимает лидер проекта реинжиниринга — один из высших менеджеров фирмы, который возглавляет эту деятельность. Он отвечает за идеологическое обоснование проекта, создание духа новаторства и ответственности.

Второй участник — управляющий комитет, состоящий из членов высшего руководства фирмы, лидера реинжиниринга, менеджеров процессов. Осуществляет функции наблюдения, согласования целей и стратегии, согласования интересов различных рабочих команд и решения конфликтных ситуаций между ними. В случае отсутствия комитета его функции выполняет лидер реинжиниринга.

Особое место занимает менеджер, осуществляющий оперативное руководство реинжинирингом бизнеса в целом. Он может выполнять формальную роль помощника лидера.

В реинжиниринге выделяют два вида деятельности: кризисный реинжиниринг и реинжиниринг развития. Как же реинжиниринг практически воздействует на бизнес? Обычно несколько рабочих процедур объединяются в одну. Для практической реализации создается специальный коллектив. Меняется управленческий подход — работниками принимаются самостоятельные решения.
Расширение полномочий сотрудников, повышение роли каждого из них приводит к значительному росту отдачи их труда. Реинжиниринг процессов уничтожает линейное упорядочение рабочих процедур, позволяет распараллеливать процессы. Работа выполняется в том месте, где это целесообразно, а не по функциональному признаку. Реинжиниринг повышает эффективность работы за счет отказа от иерархического деления компании на отделы. Существенно ограничивается число проверок и управляющих воздействий.
Главная фигура — лидер проекта — менеджер, который является самым ответственным. Он должен уметь отвечать на все вопросы заказчика и решать его проблемы. Имеет место смешанный (централизованный/ децентрализованный) подход. Практические шаги реинжиниринга: постановка задач, уточнение цели компании, исходя их ее стратегии, потребностей клиентов, уровня бизнеса, текущего его положения; создание модели существующей компании.

Характеризуются разные виды работ, разрабатывается система мотивации, организуются команды по выполнению работ, программы подготовки специалистов, подготовка поддерживающих информационных систем. Характерная особенность инновационных структур состоит в том, что внутри фирмы не только создаются службы стратегического планирования и мощные исследовательские центры, но деятельность по развитию перспективных направлений вменяется в обязанности новому самостоятельному отделению, не имеющему никаких обязательств по текущей работе предприятий. Коренное усовершенствование всей деятельности на рынке является основой хозяйственного оздоровления.

4. Принципы реинжиниринга бизнес-процессов

Бизнес-процессы весьма разнообразны, но существуют определенные требования, которым все они должны отвечать. Можно выделить следующие принципы организации бизнес-процессов, сформированных в ходе проведения реинжиниринга.

1. Интегрирование бизнес- процессов. Наиболее характерное свойство перепроектированных процессов — отсутствие сборочных конвейеров как способа координации работы персонала с относительно простыми трудовыми функциями. При выполнении сложных трудовых функций требуется иная организация работ.

На практике, конечно, не всегда удается свести все этапы процесса к работе, выполняемой одним человеком. В этом случае создается команда, которая несет ответственность за данный процесс. Возможны сбои и ошибки, но потери будут значительно меньше, чем при традиционной организации работ.

2. Горизонтальное сжатие бизнес-процессов. Сравнительны е оценки, выполненные компаниями, которые провели реинжиниринг, показывают, что переход от традиционной организации работ к выполнению процесса одним человеком позволяет снизить численность персонала и ускорить выполнение процесса примерно в 10 раз. Уменьшается количество ошибок и отпадает необходимость держать специалистов для устранения этих ошибок. За счет уменьшения численности рабочих и четкого распределения ответственности между ними улучшается управляемость.

3. Децентрализация ответственности (вертикальное сжатие бизнес-процессов). Исполнители принимают самостоятельные решения в случаях, в которых раньше они традиционно должны были обращаться к руководству.

4. Логика реализации бизнес- процессов. Линейное выполнение работ заменяется логическим порядком (т.е. часто работы осуществляются параллельно). Это экономит время, которое тратилось на взаимоувязку работ на разных участках.

5. Диверсификация бизнес- процессов. Существуют различные варианты процессов выполнения. Традиционный процесс, ориентированный на производство массовой продукции, должен выполняться одинаково для всех входов, приводя к согласованным выходам. Традиционные процессы обычно оказываются очень сложными, так как они весьма детализированные и во многом рассчитаны на исключения и частные случаи.

6. Разработка различных версий бизнес-процессов в условиях постоянно меняющегося рынка необходима, чтобы процессы имели различные варианты в зависимости от ситуаций, входов и состояния рынка. Новые процессы, имеющие различные версии, начинаются с проверочного шага, на котором определяется, какая версия процесса наиболее подходит для текущей ситуации. Поэтому новые процессы, в отличие от традиционных, проще и понятнее, так как каждый вариант ориентирован только на одну, соответствующую ему ситуацию.

Источник: www.myunivercity.ru

Application of business process reengineering

Аннотация: В статье рассмотрена история формирования понятия реинжиниринга, рассмотрены виды реинжиниринга бизнес-процесса и приведен пример проведения реинжиниринга.

Abstract: The article deals with the history of the concept of reengineering, considered types of reengineering of business process reengineering and the example

Ключевые слова: бизнес-процесс, изменение, качество, реинжиниринг.

Keywords: business process, change, quality, reengineering.

В современных условиях российские компании ищут способы оптимизировать свою деятельность, в том числе за счет использования инструментов управления, к которым относится реинжиниринг. Реинжиниринг как понятие был введен в 1990-м году М. Хаммером и Д. Чампи, определившими реинжиниринг как фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения существенных улучшений в таких ключевых для современного бизнеса показателях результативности, как затраты, качество, уровень обслуживания клиентов и оперативность [1, с.332].

С 1990-х годов реинжиниринг стал применяться практически во всех отраслях и сферах деятельности предприятий. В современном менеджменте выделяют следующие виды реинжиниринга:

1. обратный реинжиниринг: проводится комплексный анализ предприятия, целью которого является подготовка начальных данных для создания новой стратегии;
2. прямой реинжиниринг: осуществляется проектирование новой конкурентной стратегии на основе инновационных процессов;
3. реинжиниринг процессов;
4. реинжиниринг деятельности.

Общее определение термина реинжиниринг может звучать следующим образом: радикальное преобразование структуры управления предприятием и самого предприятия, необходимость которого вызвана изменениями, связанными с развитием общества – переходом общества к новым, не достижимым до сих пор показателям производительности труда, к новой 70 формационной структуре. Другими словами, это слом старого, и воссоздание абсолютно новой организации из старых кирпичей.

Как любой инструмент управления, реинжиниринг обладает как очевидными достоинствами, так и определенными недостатками, накладывающими ограничения на его использование. [3, с.45].

Более чем 50 % компаний проводивших реинжиниринг терпели неудачу из-за того, что не придерживались правилам его проведения. Но при успешной реализации данного метода компания сэкономит большие ресурсы как временные, так и материальные. Наиболее известные примеры успешного использования реинжиниринга для совершенствования деятельности компаний связаны с такими известными предприятиями как Ford, Kodak, IBM. [1, с.332].

Руководители российских предприятий также обращаются к использованию реинжиниринга.

Рассмотрим пример реинжиниринга бизнес-процесса.

Описание – бизнес процесса.

Бизнес — процесс «назначение заявок на кредит » осуществляется в банке через ведущих специалистов. Клиенты оставляют заявки в интернете на кредиты, вклады и дебетовые, кредитные карты. Эти заявки в режиме онлайн поступают менеджерам на обработку, часть заявок, которые не были обработаны менеджерами в режиме онлайн ,поступают в специальный реестр. В дальнейшем эти заявки через ведущих специалистов назначаются отдельно на простых менеджеров, которые в свою очередь через функцию «ручной обзвон» обрабатывают эти заявки.

В этом процессе взаимодействуют ведущие менеджеры и обычные менеджеры. Назначаются заявки через роль « ДДП Старший менеджер» в программе SAP CRM. Обучены этому функционалу только ведущие менеджеры банка и допуск к работе в из этой роли в программе имеют тоже только они.

В связи с таким процессом обработка заявок занимает много времени и носит значительные затраты, так как изначально менеджеры обращаются к ведущим с просьбой назначить на них заявки, ведущие в свою очередь оставляют другие свои дела, обновляют свою программу, заходят через другую роль в программу, ищут заявки, проверяют ее статус, назначают и проверяют результат. Процесс затягивается, часть своего функционала ведущие менеджеры не выполняют, обычные менеджеры теряют много времени на ожидание. Это все влияет на их производительность и на работу банка в целом.

Карта процесса выглядит следующим образом:

Рисунок 1. Карта процесса до реинжиниринга.
Далее рассмотрим текущие параметры эффективности процесса.

Текущие параметры эффективности процесса до реинжиниринга:

— стоимость 1-го чел./часа (менеджер) = 180 руб., стоимость одной минуты= 3 руб.

— стоимость 1-го чел./часа (вед. менеджер) = 240 руб., стоимость одной минуты= 4

— затраты на аренду, которая включает в себя все коммунальные платежи, т.е. арендная плата фиксированная, стоимость за месяц составляет 350000 руб., следовательно,

1 минута приблизительно равна 8 руб.

Стоимость по этапам:

• 2*3*4+2*8=24+16=40
• 10*3*4+10*8=120+80=200
• 5*3*4+5*8=60+40=100
• 10*3*4+10*8=120+80=200
• 3*3*4+3*8=36+24=60
• 2*3*4+2*8=24+16=30
• 1*3*4+1*8=12+8=20
• 1*3*4+1*8=12+8=20

Таким образом, процесс назначения заявок состоит из 8 этапов, суммарная стоимость всего процесса составляет 670 руб.

Мероприятия по реинжинирингу:

За основу реинжиниринга была взята технология экспертных систем, которая позволяет изменить старое правило: «Сложную работу могут выполнить только эксперты» на новое: «Функции эксперта может выполнить менеджер, снабженный экспертной системой».

Для оптимизации работы банка, предлагается реинжиниринг бизнес-процесса «назначение заявок на кредит». Для этого требуется установить на компьютер каждого менеджера программу SAP CRM, роль « ДДП Старший менеджер», и обучить каждого менеджера работе в данной программе. Теперь каждый менеджер сможет самостоятельно без помощи ведущего менеджера в любой момент зайти через данную роль в нужную программу, быстро назначить себе заявки и обрабатывать их. В это время у ведущих менеджеров будет время выполнять другую часть своего функционала, что позволит им повысить производительность и качество своей работы.

После реинжиниринга схема бизнес процесса выглядит следующим образом:

Рисунок 2. Карта процесса после реинжиниринга.

Далее рассмотрим текущие параметры эффективности процесса после реинжиниринга.

Текущие параметры эффективности процесса после реинжиниринга:

— стоимость 1-го чел./часа (менеджер) = 180 руб., стоимость одной минуты= 3 руб.

— стоимость 1-го чел./часа (вед. менеджер) = 240 руб., стоимость одной минуты= 4 руб.

— затраты на аренду, которая включает в себя все коммунальные платежи, т.е. арендная плата фиксированная, стоимость за месяц составляет 350000 руб., следовательно, 1 минута приблизительно равна 8 руб.

Стоимость по этапам:

• 5*3*4+5*8=60+40=100
• 4*3*4+4*8=48+32=80
• 10*3*4+10*8=120+80=200
• 3*3*4+3*8=36+24=60
• 2*3*4+2*8=24+16=30
• 1*3*4+1*8=12+8=20

Таким образом, процесс назначения заявок состоит из 6 этапов, суммарная стоимость всего процесса составляет 490 руб.

После внедрения реинжиниринга цепочка процесса сократилась, стоимость бизнес процесса назначения заявок составила 490 руб. После реинжиниринга банк начнет работать эффективнее, так как сотрудники повысят свою производительность и качество работы.

Таким образом, из вышесказанного видно, что использование российскими предприятиями реинжиниринга может быть успешным. Но проводя реинжиниринг, стоит учитывать ряд факторов и не жалеть времени, средств и сил на его проведение. Данный метод должен быть обширным и изменения, которые он повлечет, нужно вводить, подготовив перед этим персонал.

Источник: edrj.ru