Пешкова, О. А. Приемы управления формальными и неформальными коммуникациями в организации / О. А. Пешкова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2012. — № 7 (42). — С. 116-118. — URL: https://moluch.ru/archive/42/5139/ (дата обращения: 30.05.2023).
Чтобы добиться эффективного управления организацией, необходимо, помимо применения прочих мер, организовывать, координировать и совершенствовать формальные и неформальные коммуникации, управлять коммуникационными процессами и потоками.
Как известно, формальные коммуникации организации по направлению передаваемых сообщений могут быть вертикальными, горизонтальными и диагональными.
Вертикальные коммуникации делятся на нисходящие (например, приказы руководства персоналу) и восходящие (в частности, отчеты нижестоящего сотрудника).
Горизонтальные коммуникации осуществляются между сотрудниками одного ранга внутри различных подразделений, а также между подразделениями.
Диагональные коммуникации предполагают обмен сообщениями между сотрудниками различных подразделений организации, занимающими различные должности.
Лекция 10: Управление коммуникациями в проекте
Обмен как формальными, так и неформальными сообщениями может осуществляться посредством различных средств и каналов коммуникации – на бумажных носителях, по телефону, факсу, обычной и электронной почте, с использованием мобильных и Интернет-технологий (короткие сообщения – СМС, Скайп, чаты, быстрые сообщения); а также лично.
Наиболее информативным способом коммуникации с быстрой обратной связью являются личное общение; наименее емкий канал с медленной обратной связью – это формальное письмо [2, с. 652].
Следует учитывать, что при решении рабочих задач неформальные, неофициальные коммуникации зачастую воспринимаются сотрудниками как более значимые, чем формальные.
Неформальные коммуникации более гибкие, распространяются более быстро, по скрытым каналам, поэтому следует управлять неформальными коммуникациями, препятствуя их распространению только в случае, если это вредит организации.
Эффективность управления неформальными коммуникациями организации в определенной степени обеспечивается однородностью социально-демографической структуры организации, которая определяется возрастом, полом, национальным составом работников, их религиозной принадлежностью, системой социальных ценностей, уровнем дохода, образованием, квалификацией, стажем и опытом работы.
Возможно, для достижения большей общности ценностей и интересов, следует подбирать персонал организации таким образом, чтобы сотрудники составляли группы со сходными социально-демографическими показателями. Совокупность таких групп формирует неформальную структуру организации.
Для анализа неформальных коммуникаций рекомендуется применять сетевой анализ – в качестве дополнения к методам наблюдения, социометрии, исследования коммуникативных и социально-психологических качеств сотрудников.
Сеть – это совокупность групп, составленных их сотрудников организации, наиболее тесно взаимодействующих друг с другом неформальным образом. Сотрудники и группы связаны между собой потоками сообщений. Сетевой анализ позволяет определить тип неформальной коммуникационной сети организации (радиальная или взаимосвязанная сеть; централизованная сеть или децентрализованная сеть), а также построить личную коммуникационную сеть каждого сотрудника. Это важно, поскольку сложившиеся неформальные коммуникации могут явиться барьером для поступления новой информации в сеть, а также явиться источником распространения слухов и сплетен.
Пример эффективной коммуникации
Наличие слухов и сплетен в организации, передаваемых по скрытым каналам, чаще всего свидетельствует о неэффективной системе формальных коммуникаций, о недостатке информации у персонала о ситуации в компании, однако, иногда является следствием индивидуальных особенностей некоторых сотрудников.
Среди видов неформальной коммуникации в организации особо следует выделить так называемый «тайный телеграф» – источником распространения слухов и сплетен являются отдельные сотрудники [2, с. 667]. Такого рода передача сообщений характерна для взаимосвязанной сети, обратная связь неформальных коммуникаций в данном случае весьма результативна.
Следует учитывать, что радиальная сеть, участники которой взаимодействуют с другими участниками сети, не контактирующими между собой, приводит к более стремительному распространению информации, в отличие от взаимосвязанной сети. В радиальной сети неформальная коммуникация осуществляется в виде кластерной цепочки [2, с. 667] или сарафанного радио, в данном случае сообщение передается и принимается многими членами сети, однако эффективность обратной связи неформальных коммуникаций не слишком высока. Кроме того, вследствие многочисленности звеньев коммуникации в радиальной сети, передаваемое сообщение существенным образом искажается.
На практике весьма сложно встретить взаимосвязанные и радиальные сети в чистом виде, наиболее часто неформальные сети организации являются частично взаимосвязанными и частично радиальными.
Для определения источников и распространителей слухов и сплетен дополнительно следует выявлять коммуникационные роли различных сотрудников в организации, среди которых, например, – космополит, сторож, связной, лидер [3, с. 69].
В общем виде приемы организации, координации и управления формальными и неформальными потоками коммуникаций можно описать следующим образом:
— организовывать и координировать формальные потоки сообщений в строгом соответствии с целью, функциями и структурой организации;
— для борьбы с информационными перегрузками необходимо частично ограничить потоки сообщений, направляя их именно тем сотрудникам, которым информация требуется для выполнения работы в соответствии с должностными инструкциями;
— для снижения потерь вследствие искажения информации добиваться сокращения количества звеньев как восходящих, так и нисходящих коммуникаций, что достигается сокращением уровней управления; шире использовать диагональные коммуникации ;
— применять более современные коммуникационные технологии;
— постоянно обновлять качественный уровень технических средств коммуникации;
— выявлять коммуникационные барьеры коммуникаций;
— для оценки эффективности обратной связи следует выявлять полноту информированности сотрудников о различных аспектах деятельности компании (для этих целей можно использовать ящики предложений, интервью при увольнении), а также мнение руководства об оценке персоналом управленческих действий и решений;
— иногда следует специально генерировать слухи для мониторинга общественного мнения по наиболее важным вопросам деятельности компании;
— в случае благотворного влияния сложившейся структуры неформальных коммуникаций на производственный процесс, осуществлять подбор и расстановку кадров в организацию в соответствии со структурой неформальных коммуникаций; имеющиеся в организации продуктивные неформальные коммуникации следует использовать для формирования формальных групп, как временных, так и на постоянной основе. Выявленную централизованную сеть с неформальным лидером можно применять для выполнения заданий, требующих единоначалия. Для выполнения сложных заданий, предполагающих обмен информацией между всеми членами коллектива, рабочие группы формируются на основе децентрализованных неформальных сетей;
— необходимо модифицировать или прерывать негативные связи, препятствующие эффективному управлению компанией, изменять состав сотрудников отделов и подразделений организации от перевода неформального лидера или сплетника в другое подразделение до увольнения;
— организовывать на постоянной основе различные семинары, тренинги, курсы повышения квалификации, укрепляющие как формальные, так и неформальные организационные коммуникации;
— важно создание социальных условий для персонала за пределами организации, в частности, обеспечение сотрудников и членов их семей оплаченным медицинским обслуживанием, санаторно-курортными путевками, возможностями для занятия спортом, организация совместного отдыха и т.п.;
— для поддержания позитивных ценностей организации следует использовать возможности локальной сети организации, сети Интернет, а также социальных сетей.
- Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации: учебное пособие / О.Л.Гнатюк. – М.: КНОРУС, 2010. – 256 с.
- Дафт Р.Л. Менеджмент. 6-е изд. / Пер. с англ. – СПб.: Питер, 2004. – 864 с.
- Кашкин В.Б. Введение в теорию коммуникации: Учеб. пособие. – Воронеж: Изд-во ВГТУ, 2000. – 175 с.
- Лэйхифф Дж. М., Пенроуз Дж.М. Бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2001. – 688 с.
- Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. / Пер. с англ. – М.: Дело, 1998. – 800 с.
- Филонович С.Р. Лидерство и практические навыки менеджера: 17-модульная программма для менеджеров «Управление развитием организации». Модуль 9. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 288с.
- Шарков Ф.И. Теория коммуникаций. Москва. «РиП-холдинг», 2004г. – 244 с.
Основные термины (генерируются автоматически): коммуникация, обратная связь, взаимосвязанная сеть, радиальная сеть, сотрудник, источник распространения слухов, неформальная коммуникация, неформальный лидер, сетевой анализ, эффективное управление.
Похожие статьи
Роль коммуникаций в управлении изменениями
Роль. Проблема управления коммуникациями встает перед огромнейшим числом организаций по всему миру. Основные термины (генерируются автоматически): обратная связь, изменение, сотрудник, RUS, коммуникация, компания, россия, современный мир.
Система коммуникаций организации | Статья в журнале.
Неформальные коммуникации более гибкие, распространяются более оперативно, по скрытым каналам, посредством системы неформальных коммуникаций генерируются слухи. Основные термины (генерируются автоматически): обратная связь, коммуникация.
Изучение и совершенствование организационных коммуникаций
Все сотрудники организации, объединенные взаимосвязанными и взаимообусловленными коммуникационными потоками Основные термины (генерируются автоматически): обратная связь, внешняя среда, коммуникационный процесс, система коммуникаций организации.
Коммуникационные стили | Статья в журнале «Молодой ученый»
обратная связь, стиль, формальный контролер, неформальный созидатель, механический изоляционист, коммуникация, межличностная коммуникация, процесс коммуникации, реакция окружающих.
Коммуникация в управлении персоналом в контексте подхода.
— учет неформальной коммуникации, важность исследования коммуникативных связей в организации. Таким образом, нами рассмотрены различные подходы к постановке задач управления персоналом в зависимости от доминирующего контекста.
Маркетинговые коммуникации в социальных сетях: проблемы.
В ходе нашего исследования, были выделены основные направления развития маркетинговых коммуникаций в социальных сетях: мониторинг, продвижение в социальных сетях, обратная связь с клиентами, управление репутацией фирмы.
Виды управленческой коммуникации | Статья в журнале.
Внешняя коммуникация направлена на выработку и поддержание имиджа, в то время как внутренняя коммуникация призвана обеспечить эффективное управление бизнес процессами.
О роли коммуникативной функции в управлении
Лишь сочетание этих видов коммуникаций образует базу всей коммуникативной сети организации. Особую роль в реализации процесса коммуникации играют обратная связь, идущая от получателя к отправителю.
Психологические особенности интернет-коммуникаций.
- Как издать спецвыпуск?
- Правила оформления статей
- Оплата и скидки
Источник: moluch.ru
Какие существуют методы управления бизнес-коммуникациями?
Точно так же, как предполагает сам термин, управление бизнес-коммуникацией относится к различным методам управления концепцией информации в бизнесе до ее распространения. Управление деловыми коммуникациями может также относиться к различным методам управления коммуникациями, касающимися ценностей бизнеса, включая отражение корпоративных ценностей и этики бизнеса в отношении того, каким образом такой бизнес хочет быть воспринятым потребители и население в целом. Термин может также относиться к управлению информацией, которая не была получена из бизнеса, чтобы управлять эффектами такого извне сгенерированного общения на бизнес.
Примером применения управления бизнес-коммуникациями является управление информацией, которая могла быть сгенерирована из внешнего источника, который может быть идентифицирован или нет. Одним из примеров может быть распространение слухов о компании, производящей йогурты, о рассказах о кусочках насекомых, обнаруженных в некоторых ее продуктах. Компания может не знать точный источник или происхождение злонамеренных слухов, но она знает о разрушительном эффекте от таких слухов, если будет разрешено продолжать безостановочно. Несмотря на то, что предприятие не имело ничего общего с первоначальным распространением информации, оно понимает, что оно должно противостоять этому негативному недопониманию с помощью своей собственной целевой коммуникации, которая предназначена для непосредственного решения проблемы. Это можно сделать через процесс управления связями с общественностью в условиях кризиса.
Другой пример использования управления деловыми коммуникациями — это преднамеренное распространение информации, которая исходит от самого бизнеса, которая предназначена для информирования или просвещения широкой общественности, продвижения товара или услуги или в качестве средства для перенос идеалов компании. Пример преднамеренного использования управления деловыми коммуникациями для предложения продвижения может быть замечен в использовании рекламы в различных типах средств массовой информации и платформ для маркетинга продукта или услуги, которая предоставляется рассматриваемой компанией. Этот управленческий аспект такой коммуникации проявляется в том, как усилия по продвижению обычно нацелены на определенный или определенный сегмент потребительской базы. Бизнес может также использовать тот же метод, чтобы информировать потребителей о своей позиции по различным вопросам, таким как тестирование продуктов на животных.
Источник: hr-portal.ru
Управление коммуникациями в организации
Общая характеристика управления коммуникациями в организации
Определение 1
Управление коммуникациями в организации — это применение совокупности знаний, практик, методов и инструментов для сбора, получения, передачи и распространения информации, связанной с объектом управления.
Коммуникации, как и другие упроизводственные процессы, должны контролироваться руководителем. Это значит, что они должны быть управляемы и спланированы.
Управлению коммуникациями часто уделяется недостаточное внимание. Это связано с тем, что коммуникация как таковая воспринимается как естественная для человека функция, осваиваемая в раннем детстве.
Однако коммуникация — это не то же самое, что и естественное общение между людьми. Профессиональное общение включает в себя набор норм и правил, которые определяют типы, качество, способы и формы передачи информации. Важно, чтобы передача правильной информации происходила нужным адресатам в нужное время. Это обеспечивает планирование и реализацию дальнейших действий, связанных с функционированием организации и достижением её целей.
Китайский с нуля для начинающих
Увлекаем Китаем, китайским языком и культурой
Планирование коммуникаций
В ходе планирования коммуникаций необходимо учитывать всё разнообразие их типов. Достаточно упустить хотя бы один тип, и получаемая и передаваемая информация уже станет неполной. Укажем основные типы коммуникаций:
- внешние (с поставщиками, заказчиками, общественностью и другими организациями) и внутренние (в рамках компании),
- неформальные (текущее устные обсуждения, мессенджеры) и формальные (протоколы, отчёты, брифинги),
- устные и письменные,
- горизонтальные (между занимающими равное положение сотрудниками) и вертикальные (между нижестоящими и вышестоящими сотрудниками организации),
- неофициальные (недокументируемые) и официальные (годовые отчёты, информационные бюллетени),
- невербальные (язык поз и жестов) и вербальные (слова).
Планирование коммуникаций предполагает учёт требований и потребностей заинтересованных сторон в получении информации, а также исходит из имеющихся у организации активов. Если коммуникация правильно построена, она способствует повышению эффективности и результативности деятельности компаний, в частности, за счёт снижения информационного шума, уменьшения количества искажений в передаваемых данных, снижения ресурсных и временных потерь на уточнение данных.
«Управление коммуникациями в организации»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы
При планировании коммуникаций в организации необходимо учитывать следующие ключевые аспекты:
- кто нуждается в информации и, кто имеет к ней доступ,
- когда требуется данная информация,
- где нужно хранить данную информацию,
- в каком формате хранить информацию,
- каким способом должна извлекаться данная информация.
Кроме того, при планировании следует принимать во внимание языковые барьеры, часовые пояса и межкультурные различия.
Требуется регулярно инспектировать планы по коммуникациям на предмет актуальности. При необходимости следует вносить корректировки для обеспечения их применимости. Часто правильно выбрать каналы и методы коммуникации не менее важно, чем передать правильную информацию. При этом должны учитываться такие факторы:
- срочность получения данной информации,
- простота использования. Выбранные технологии коммуникации должны быть понятны всем участникам. Если это не так, следует выбрать другую технологию или провести обучающие мероприятия,
- конфиденциальность и секретность информации. Стандартные каналы коммуникации могут не подходить для информации высокой секретности,
- доступность технологии. Все участники коммуникации должны иметь доступ к технологии. К примеру, несколько ведомств использует общую систему электронного документооборота,
- организационная среда. Во внимание должны приниматься различные факторы среды, например, типы команд взаимодействующих организаций (виртуальные или реальные), географический и культурный состав участников коммуникации, используемые языки.
Независимо от масштаба разрабатываемого плана коммуникаций все они должны содержать:
- требования заинтересованных сторон к коммуникациям,
- сведения о передаваемой информации,
- причину распространения информации,
- сроки и периодичность распространения информации и получения, и подтверждения или ответа,
- перечень лиц, отвечающих за передачу информации,
- сведения о лице, выдающем разрешение на раскрытие конфиденциальной информации,
- сведения о получателях,
- методы или технологии, используемые для передачи информации,
- ресурсы, выделенные на коммуникационные действия,
- описание процесса эскалации для проблем, которые не удается решить персоналом на более низком уровне,
- методы обновления и уточнения плана управления,
- глоссарий терминологии,
- схемы потоков информации,
- ограничения коммуникаций, возникающие обычно вследствие определенных законодательных или нормативных актов, технологий и т.д.
Методы коммуникации в организации
Методы коммуникации можно разделить на три большие группы:
- интерактивные коммуникации,
- информирование без запроса,
- информирование по запросу.
Определение 2
Интерактивными называются коммуникация между двумя и более сторонами, которые осуществляют многосторонний обмен информацией.
Интерактивные коммуникации являются самыми эффективными для того, чтобы обеспечить общее понимание по определённым вопросам всеми участниками. К этому методу относятся:
- телефонные переговоры,
- совещания,
- видеоконференции,
- мгновенные сообщения.
Определение 3
Информирование без запроса предполагает, что отправитель отсылает информацию определённым адресатам, возможно нуждающимися в ней.
Метод информирования без запроса обеспечивает распространение информации, при этом фактическое её получение и понимание аудитории не гарантируется. К этому методу относятся:
- сообщения по электронной почте,
- письма, отчёты и заметки,
- пресс-релизы,
- сообщения голосовой почты.
Определение 4
Информирование по запросу предполагает, что получатели самостоятельно по собственному желанию обращаются к носителю информации.
Информирование по запросу широко распространено для больших аудиторий и больших объемов информации. К этому методу относятся:
- электронное обучение,
- хранилища знаний,
- базы извлеченных уроков,
- интрасети.
Источник: spravochnick.ru
