Методы выделения бизнес процессов

Введение бизнес-процессов позволит повысить управляемость организации, снизить влияние человеческого фактора и себестоимость продукции и услуг.

Определение бизнес-процессов

Бизнес-процесс — это основной предмет управления организацией. Грамотное выделение процессов и построение модели управления приносит сокращение временных и ресурсных потерь, позволяет увеличить прибыль.

Управление, основанное на процессном подходе, качественно изменяет деятельность организации на уровне ее межфункциональной интеграции. Применение процессно-ориентированной модели позволяет:

• Учесть и удовлетворить максимум требований клиента
• Оптимизировать рутинное оперативное управление
• Выявить узкие места и потенциальные возможности работы
• Определить и утвердить последовательности действий персонала
• Диверсифицировать и развить бизнес на основе формализованных процессов
• Самоорганизовать бизнес для постоянного совершенствования

Такие преимущества явно выделяют этот метод управления, который гарантирует постоянную результативность и высокую эффективность деятельности организации.

Выделение бизнес-процессов

Выделение бизнес-процессов можно разбить на четыре этапа.

Первый этап. Необходимо определить основные процессы, приносящие добавочную стоимость продукту и процессы, обеспечивающие добавление этой стоимости. В производственной организации к основным процессам относятся: управление контрактами, разработка продукта, производство продукта и его реализация. К обеспечивающим относим все ресурсные процессы: персонал, инфраструктура, закупки, финансы и информационная поддержка.

Второй этап. Необходимо определить владельца каждого процесса. Для эффективного управления организацией нужно правильно делегировать полномочия, так каждым процессом руководит поставленный менеджер. Руководитель организации получает только конечные сведения по анализу процесса и принимает ключевое решение.

Третий этап. Необходимо каждый процесс представить в виде так называемого «черного ящика»: определить входы/выходы/необходимые ресурсы/управляющие воздействия/данные для анализа. Выход каждого предыдущего процесса представляет собой вход в следующий.

Четвертый этап. Необходимо определить критерии для измерения и анализа каждого процесса. Эти критерии позволяют управлять процессом и контролировать его состояние. При регрессе процесса (понижении результативности) можно поймать тот момент, когда следует вмешаться в его ход и, предприняв особые меры, вывести его в положительную динамику. Критерии процесса являются мерой достижения целей, которые необходимо достичь в каждом виде деятельности организации.

Описание бизнес-процессов

Самым простым способом описания бизнес-процессов является создание карты процесса. Такую карту в дальнейшем можно преобразовать в стандарт организации, если это принято документооборотом предприятия, или создать по ней модель процесса.

Модель процесса — это графическое (схематичное) описание потока данных процесса. Для составления модели процесса используют различные нотации — наборы специальных знаков, правил и условных обозначений.

Самой первой и простой нотацией для моделирования и описания бизнес-процессов организации является методология семейства IDEF, которая была реализована в программе BPWin. В ней можно создавать как общую модель процессов, так и детализированную до микропроцессов. Есть возможность создавать функциональные диаграммы, диаграммы потока работ, проводить функционально-стоимостной анализ, а также вести документированное сопровождение процессов. Для удобства работы в программе создаются перекрестные ссылки, что позволяет быстро просмотреть всю информацию о процессе. Основной недостаток данной программы состоит в том, что создана она была более 20 лет назад, а последнее ее обновление прошло аж в далеком 2003 году.

В настоящее же время самой удобной нотацией для описания бизнес-процессов организации является методология BPMN, которую поддерживает продукт Microsoft Visio. Но для использования всех возможностей, как и для любого продукта Microsoft, необходима лицензия. Возможности так же, как и у BPWin огромные, вплоть до управления конкретным проектом организации, встроенном в процессную модель, а также решения проблем, возникающих на стыке нескольких процессов. Добавлена деятельность по определению и предупреждению рисков.

Но на первых порах можно обойтись и без специализированных программ, описать все на бумаге и представить в виде карты процесса. Карта отражает все данные процесса: его цель, владельца, исполнителей, руководящую документацию, а также критерии, методы и периодичность оценки процесса.

Мониторинг бизнес-процессов

После того, как описаны все процессы, необходимо установить целевой показатель каждого критерия. Лучше, если этот показатель будет нацелен на долгосрочный период, на тот результат, к которому организация стремится в идеале. При этом устанавливаются также зоны работоспособности процесса (высокая, средняя и низкая).

Мониторинг критериев проводим каждый квартал и оцениваем степень достижения целей. Если работоспособность процесса находится на низком или среднем уровне, необходимо определение причин, по которым показатели данного процесса не достигнуты, и действий, которые поспособствуют устранению этих причин и выведению процесса на прогрессирующий уровень.

Преимущества процессной модели

Предложенный метод управления организацией позволяет оперативно выявить проблемы, которые препятствуют стабильной работе и достижению поставленных целей. Он обеспечивает прозрачность управления организацией. При общем анализе результативности процессов по критериям выявляются проблемы не только конкретного вида деятельности, но и смежных видов, лежащих на стыке взаимоотношений нескольких процессов.

Вследствие своевременного устранения таких проблем повышается управляемость организации, при этом влияние человеческого фактора сводится к минимуму, а также происходит оптимизация себестоимости продукции и услуг. Таким образом меняется качество самой организации в сторону процессно-ориентированной, в которой каждый человек является участником непрерывного процесса деятельности и стремится достичь целей организации в разрезе своих собственных.

(5,00)

Источник: umom.biz

Бизнес-процессы: описание, оптимизация, регламентация

В последние годы в практике управления все большую популярность приобретает процессный менеджмент (процессный подход к управлению).
Многие руководители ошибочно связывают понятие бизнес-процессов только со сложными схемами, сложными компьютерными программами. Это может быть справедливо при описании процессов с целью автоматизации крупных предприятий, внедрении сложных ERP-систем.
Но для целей регламентации деятельности малых и средних фирм есть другая, простая и доступная технология, овладеть которой можно на 2-хдневном семинаре.

Обучение на семинаре «Бизнес-процессы: описание, оптимизация, регламентация» затрагивает три основных вопроса:
1) как правильно выделять и описывать бизнес-процессы в виде схем (VISIO Word IDEF);
2) как проводить анализ и оптимизацию процессов по схемам;
3) как перевести схемы в простые и понятные линейному персоналу текстовые регламенты.

Процессный подход к управлению

Суть процессного подхода к организации деятельности компании:
— определить, какая деятельность является регулярной, возобновляемой – это процессы.
— разделить по определенным правилам процессы верхнего уровня на более «детальные» подпроцессы (процессы базового уровня).

Каждый процесс базового уровня имеет:
а) начало («вход»)- некоторое событие, которое его «запускает». Например, заявка клиента, наряд на сборку заказа, приказ директора…
б) «Выход» — результат процесса. То, для чего процесс существует. Например, заключенный договор, деньги в кассе, принятый на работу сотрудник и т.д.
в) «менеджер процесса». Контролирует выполнение процесса всеми сотрудниками, имеет полномочия в рамках процесса управлять сотрудниками других (смежных) подразделений, несет ответственность за результат.

Новая структура процессного управления (аппарат менеджеров процессов) без проблем накладывается на традиционную административно-функциональную структуру. Теперь управление деятельностью идет не только вертикально, но и горизонтально, «нанизывая» как на бусы функции смежных подразделений.

Внедрение процессного подхода
Для того, чтобы «подход» превратился в реально работающую систему управления, нужно:
1. Правильно выделить процессы, определить менеджеров
2. Описать эти процессы в виде блок-схем
3. Провести оптимизацию процессов (по наглядным схемам это делать легко)
4. На основании оптимизированных схем разработать регламенты для исполнителей – текстовые описания процесса
5. Провести инструктажи персонала, поработать по новым регламентам в тестовом режиме, внести корректировки
6. Периодически проводить аудиты персонала на знания регламентов процессов. Каждый сотрудник должен знать, в каких процессах и что он делает.
Новички при вводе в должность самостоятельно изучают регламенты, не занимая лишнего времени своего руководителя.

Кто должен владеть методами выделения, описания, оптимизации и регламентации бизнес-процессов? Конечно, менеджеры процессов. Регламент процесса – это инструмент управления!

Наш семинар дает основные теоретические знания о процессной системе управления, теорию и практику описания бизнес-процессов в виде схем и разработки регламентов. 40% времени семинара – практические упражнения.

Программа семинара

I. Введение в бизнес-процессы (БП).

1. Понятие процессного управления. Что такое процесс. Рассмотрение различных видов деятельности, применительно к процессному управлению.
2. Понятие бизнес-процесса организации.

II. Выделение бизнес-процессов
1. Уровни бизнес-процессов
2. Принципы выделения БП: первое приближение, выделение через результаты, согласование процессов по входам/выходам.
3. Примеры выделения бизнес-процессов, ограничения и рекомендации при выделении.

III. Технология описания бизнес-процессов на базе моделей (схем)
1. Принципы описания бизнес-процессов
2. Уровни описания деятельности: операция, действие, процедура, бизнес-процесс базового уровня, направление деятельности.
3. Способы описания БП: кросс-функциональный подход.
4. Алгоритм описания, графическое представление.
5. Практическое упражнение: описание схемы процесса «обратным ходом» (от конца к началу)
6. Правила проверки описания процесса (описание «прямым ходом»): верификация, добавление условий, добавление ссылок на другие процессы.
7. Практическое упражнение: проверка схемы процесса «прямым ходом»

IV. Технология оптимизации бизнес-процессов
1. Принципы оптимизации бизнес-процесса
2. Оценки оптимальности БП:
— критерии оптимальности,
— оптимальность схемы, шагов, времени, результатов, управления процессом
3. Оптимизации бизнес-процесса: Изменение состава и последовательности процедур; Определение областей ответственности за процедуры; Определение нормативов выполнения и др.

V. Технология регламентации бизнес-процессов
1. Правила, нормы, традиции. Регламентация как часть корпоративной культуры.
2. Принципы регламентации БП.
3. Структура документации организации
4. Требования к регламенту БП: Структура и общие требования к тексту; Разделы: «Общие положения», «Процедуры выполнения»,«Контроль за соблюдением», «Условия и ограничения»
5. Практическое упражнение: разработка фрагмента регламента на примере схемы процесса
6. Внедрение регламентирующих документов в деятельность персонала.

VI. Заключение
1. Роль и место бизнес-процессов в системе управления компании.
2. Пути повышения эффективности управления.

Продолжительность 2-дня.
В стоимость включены кофе-пауза, обед, раздаточный материал. Каждому участнику выдается сертификат.

2) Подготовка и проведение семинара в корпоративном формате
Продолжительность базовой программы семинара — 2 дня (с 10 до 18 час).
Практические упражнения по описанию и регламентации процессов в базовой программе даются на типовом примере некоторого процесса (из практики автора).
При желании заказчика провести обучение на процессах своего предприятия (практика выделения процессов, описания схем и регламентов), необходимо увеличить продолжительность семинара до 3 дней.

Количество участников в группе – не более 18 чел.

Источник: www.dviq.ru

Внедрение процессного подхода для повышения управляемости организацией

Введение бизнес-процессов позволит повысить управляемость организации, снизить влияние человеческого фактора и себестоимость продукции и услуг.

Определение бизнес-процессов

Бизнес-процесс — это основной предмет управления организацией. Грамотное выделение процессов и построение модели управления приносит сокращение временных и ресурсных потерь, позволяет увеличить прибыль.

Управление, основанное на процессном подходе, качественно изменяет деятельность организации на уровне ее межфункциональной интеграции. Применение процессно-ориентированной модели позволяет:

• Учесть и удовлетворить максимум требований клиента
• Оптимизировать рутинное оперативное управление
• Выявить узкие места и потенциальные возможности работы
• Определить и утвердить последовательности действий персонала
• Диверсифицировать и развить бизнес на основе формализованных процессов
• Самоорганизовать бизнес для постоянного совершенствования

Такие преимущества явно выделяют этот метод управления, который гарантирует постоянную результативность и высокую эффективность деятельности организации.

Выделение бизнес-процессов

Выделение бизнес-процессов можно разбить на четыре этапа.

Первый этап. Необходимо определить основные процессы, приносящие добавочную стоимость продукту и процессы, обеспечивающие добавление этой стоимости. В производственной организации к основным процессам относятся: управление контрактами, разработка продукта, производство продукта и его реализация. К обеспечивающим относим все ресурсные процессы: персонал, инфраструктура, закупки, финансы и информационная поддержка.

Второй этап. Необходимо определить владельца каждого процесса. Для эффективного управления организацией нужно правильно делегировать полномочия, так каждым процессом руководит поставленный менеджер. Руководитель организации получает только конечные сведения по анализу процесса и принимает ключевое решение.

Третий этап. Необходимо каждый процесс представить в виде так называемого «черного ящика»: определить входы/выходы/необходимые ресурсы/управляющие воздействия/данные для анализа. Выход каждого предыдущего процесса представляет собой вход в следующий.

Четвертый этап. Необходимо определить критерии для измерения и анализа каждого процесса. Эти критерии позволяют управлять процессом и контролировать его состояние. При регрессе процесса (понижении результативности) можно поймать тот момент, когда следует вмешаться в его ход и, предприняв особые меры, вывести его в положительную динамику. Критерии процесса являются мерой достижения целей, которые необходимо достичь в каждом виде деятельности организации.

Описание бизнес-процессов

Самым простым способом описания бизнес-процессов является создание карты процесса. Такую карту в дальнейшем можно преобразовать в стандарт организации, если это принято документооборотом предприятия, или создать по ней модель процесса.

Модель процесса — это графическое (схематичное) описание потока данных процесса. Для составления модели процесса используют различные нотации — наборы специальных знаков, правил и условных обозначений.

Самой первой и простой нотацией для моделирования и описания бизнес-процессов организации является методология семейства IDEF, которая была реализована в программе BPWin. В ней можно создавать как общую модель процессов, так и детализированную до микропроцессов. Есть возможность создавать функциональные диаграммы, диаграммы потока работ, проводить функционально-стоимостной анализ, а также вести документированное сопровождение процессов. Для удобства работы в программе создаются перекрестные ссылки, что позволяет быстро просмотреть всю информацию о процессе. Основной недостаток данной программы состоит в том, что создана она была более 20 лет назад, а последнее ее обновление прошло аж в далеком 2003 году.

В настоящее же время самой удобной нотацией для описания бизнес-процессов организации является методология BPMN, которую поддерживает продукт Microsoft Visio. Но для использования всех возможностей, как и для любого продукта Microsoft, необходима лицензия. Возможности так же, как и у BPWin огромные, вплоть до управления конкретным проектом организации, встроенном в процессную модель, а также решения проблем, возникающих на стыке нескольких процессов. Добавлена деятельность по определению и предупреждению рисков.

Но на первых порах можно обойтись и без специализированных программ, описать все на бумаге и представить в виде карты процесса. Карта отражает все данные процесса: его цель, владельца, исполнителей, руководящую документацию, а также критерии, методы и периодичность оценки процесса.

Мониторинг бизнес-процессов

После того, как описаны все процессы, необходимо установить целевой показатель каждого критерия. Лучше, если этот показатель будет нацелен на долгосрочный период, на тот результат, к которому организация стремится в идеале. При этом устанавливаются также зоны работоспособности процесса (высокая, средняя и низкая).

Мониторинг критериев проводим каждый квартал и оцениваем степень достижения целей. Если работоспособность процесса находится на низком или среднем уровне, необходимо определение причин, по которым показатели данного процесса не достигнуты, и действий, которые поспособствуют устранению этих причин и выведению процесса на прогрессирующий уровень.

Преимущества процессной модели

Предложенный метод управления организацией позволяет оперативно выявить проблемы, которые препятствуют стабильной работе и достижению поставленных целей. Он обеспечивает прозрачность управления организацией. При общем анализе результативности процессов по критериям выявляются проблемы не только конкретного вида деятельности, но и смежных видов, лежащих на стыке взаимоотношений нескольких процессов.

Вследствие своевременного устранения таких проблем повышается управляемость организации, при этом влияние человеческого фактора сводится к минимуму, а также происходит оптимизация себестоимости продукции и услуг. Таким образом меняется качество самой организации в сторону процессно-ориентированной, в которой каждый человек является участником непрерывного процесса деятельности и стремится достичь целей организации в разрезе своих собственных.

Источник: managerexpert.ru