Как уже говорилось ранее, на практике применяется ограниченное количество моделей методологии ARIS организационная схема (Organizational Chart — ОС), функциональная модель (Function Tree — FT), процессно-событийная модель (extended Event-Driven Process Chain — eEPC).
В настоящем параграфе предлагается ознакомиться с перечисленными типами моделей в том объеме, который предоставляется бесплатной упрощенной версией программы для моделирования бизнес-процессов ARIS Express. Эго очень удобный инструмент для изучения моделирования бизнес-процессов и па занятиях в вузах, и самостоятельно — его за несколько минут можно установить и на нетбук, и на рабочую станцию в учебном компьютерном классе (где взять ARIS Express — см. ниже).
Организационная схема (Organizational Chart — ОС)
Организационная схема (Organizational Chart — ОС) (далее — организационная модель) описывает организационные единицы различного уровня и их взаимосвязи. Эта модель — одна из важнейших, так как она описывает субъекты, которые определяют выходы и входы потоков ресурсов предприятия, управляют и участвуют в «деловых процессах».
Лекция 17: Моделирование процессов ARIS. Нотация VAD. Часть 1
В модели организационной структуры целесообразно отражать:
- • подразделения предприятия;
- • наименование должности и фамилии руководителей подразделений;
- • физическое местоположение отделов на предприятии.
Организационная модель является иерархической и строится от верхнего уровня структуры к нижнему. В модель верхнего уровня включаются самостоятельные подразделения (департаменты, блоки), входящие в структуру организации. Каждое из них детализируется на более низком уровне — уровне структурных подразделений (управления, отделы, сектора). Низшим уровнем является описание подразделений на уровне должностей — штатных единиц, занимаемых конкретными работниками.
Описание организационной структуры не имеет фиксированного количества уровней, а имеет столько уровней, сколько требуется для полного описания структуры организации. Между объектами организационной модели устанавливаются взаимосвязи. Пример организационной модели представлен на рис. 6.1.
Рис. 6.1. Организационная модель
Объекты организационной схемы (схема может содержать до 20 различных объектов, ARIS Express поддерживает четыре наиболее употребимых объекта) представлены в табл. 6.1.
Графические элементы модели описания структуры подразделения
Представление в ARIS Express
Наименование, описание, пример
Организационные единицы описывают различные организационно-экономические единицы предприятия, их можно классифицировать по функциональным или региональным аспектам.
Цвет фигуры, желтый.
Примеры, факультет «Информационные системы и технологии», отдел кадров, студенческий городок и т.п.
Окончание табл. 6.1
Представление в ARIS Express
4 Бизнес процессы в Aris
Наименование, описание, пример
Должность, элементарная организационная единица компании. Мод должностью следует понимать штатную единицу, занимаемую конкретным сотрудником.
В модели указывается наименование должности.
Цвет фигуры, желтый.
Примеры, диспетчер факультета «Информационные системы и технологии», инженер I категории, ведущий специалист отдела кадров
Штатный сотрудник. Ф.И.О. штатного сотрудника или другой его идентификатор.
Цвет фигуры, желтый.
Пример: Виноградова Е. В.
Расположение, местонахождение организационной единицы.
Цвет фигуры, желтый.
Пример, г. Москва, филиал в г. Волгограде
Примечание. В ARIS Express используется современное представление (здесь и далее).
Список наиболее часто используемых связей между элементами модели представлен в табл. 6.2. В случаях, когда связи между элементами модели не предусматриваются либо востребованы в моделировании редко, установлен прочерк.
Типы связей между элементами модели описания структуры подразделения
Типы связей между элементами
Источник: studme.org
Модель бизнес-процесса в ARIS еЕРС, удовлетворяющая требованиям процессного подхода к управлению
При внедрении процессного подхода к управлению необходимо описать существующие процессы с целью создания регламентирующих документов (например «Описание процесса», «Регламент выполнения процесса»). Должна быть разработана Методика описания процессов, которая определяет порядок и технические средства описания. Следует отметить, что не обязательно пытаться отобразить всю информацию по процессу на его графической схеме. Необходимо заранее определить, какая информация будет представлена графически, а какая — при помощи таблиц и текста. При использовании относительно простых программных продуктов (например, при использовании MS Word или Visio для формирования графических схем) большая часть информации о процессе будет представлена в виде таблиц и текста, а при использовании сложных продуктов (ARIS Toolset) большую часть информации можно занести в базу данных моделей процессов.
В качестве технического средства описания потоков работ может быть, например, использован ARIS Toolset и нотация ARIS еЕРС 1 . Ниже приводятся требования к моделям ARIS еЕРС, сформулированные с учетом требований процессного подхода к управлению.
Аналогичные требования можно предложить при использовании IDEF0 и IDFE3.
Модель процесса в ARIS еЕРС должна по крайней мере включать следующую информацию:
Рассматривается ARIS Toolset, так как этот продукт получил в настоящее время достаточно широкое распространение в России. Аналогичные рассуждения могут быть сделаны относительно особенностей применения любых других продуктов моделирования бизнес-процессов, использующих методики описания процессов класса work flow.
- 4) технология выполнения процесса ;
- 5) все этапы цикла управления );
- 6) контрольные точки для измерения показателей;
- 7) возможные отклонения от нормального хода процесса;
- 8) показатели процесса, продукта и данные удовлетворенности клиентов;
- 9) участие руководителя Рассмотрим, каким образом указанные выше требования
могут быть отражены на модели бизнес-процесса, построенной в нотации ARIS еЕРС.
Рис. 3.13. Фрагмент модели в АШБ еЕРС. Описание входов/
На рисунке 3.13 показан фрагмент модели процесса в нотации АЯ18 еЕРС. Овалами обведены: интерфейс-«Процесс-по-ставщик 1» и вход-«Документ». Вторым входом в процесс является «Материал». Поставщиком рассматриваемого процесса является также «Процесс-поставщик-2». Клиентом процесса является «Процесс-клиент», который получает результат выполнения процесса в виде документа.
Таким образом, на модели бизнес-процесса отображены поставщики/входы и клиенты/ выходы. Это исключительно важно, так как позволяет четко описать границы бизнес-процесса.
На рисунке 3.14 показаны ресурсы, используемые при выполнении процесса: программное обеспечение и структурные подразделения (персонал). Они обведены овалом.
Рис. 3.14. Фрагмент модели в АШБ еЕРС. Описание ресурсов
Комплексная модель бизнес-процесса должна включать в себя деятельность руководителя и сотрудников. На рисунке 3.15. показаны возможные варианты деления модели процесса верхнего уровня на несколько составляющих.
^Планирование деятельности/
Выполнение деятельности /
Рис. 3.13. Составляющие элементы модели
Первый вариант содержит пять необходимых элементов любого процесса:
- • планирование деятельности;
- • выполнение деятельности;
- • контроль деятельности;
- • анализ деятельности;
- • принятие решений.
При декомпозиции такой модели вниз затруднительно одновременно описывать деятельность руководителя и его подчиненных. Поэтому предлагается рассмотреть по крайней мере две модели: модель деятельности руководителя и модель деятельности сотрудников, как показано на рисунке 3.15. В этом случае модель деятельности руководителя будет содержать следующие функции (группы функций, части процесса):
- • планирование деятельности;
- • контроль деятельности руководителем;
- • анализ деятельности руководителем;
- • принятие решений.
На рисунке 3.16 приводится пример отображения на модели контрольной точки процесса. В данном примере при выполнении «Работы 1» исполнитель фиксирует в «Журнале учет №. » некоторые показатели. Форма регистрации информации может быть различной: бумажной (журналы) и электронной (файлы, базы данных, прикладные системы). На модели важно показать, на каком этапе процесса необходимо фиксировать информацию для последующей ее обработки и анализа с целью последующего улучшения процесса.
Модель процесса должна отображать не только нормальный ход процесса, но и возможные отклонения. Так на рисунке 3.17 показано отклонение от нормального хода процесса, которое может случиться после выполнения «Работы 1». В этом случае выполняется «Действие в случае отклонения». Конечно, все отклонения в модели процесса отобразить невозможно, но это и не требуется.
Необходимо в первую очередь описывать наиболее существенные отклонения, которые могут в значительной степени повлиять на процесс, либо сделать его последующее нормальное выполнение невозможным. Следует отметить, что по мере совершенствования процесса перечень возможных существенных отклонений будет меняться, что потребует своевременного пересмотра моделей и регламентирующей документации. Заметим, что отклонения от нормального хода процесса можно описывать при помощи текста, не отображая на графической схеме.
Рис. 3.16. Фрагмент модели в АШБ еЕРС. Описание контрольных
Документ (вход 1)
Материал (вход 2)
Рис. 3.17. Фрагмент модели в АШБ еЕРС. Описание отклонений от
нормального хода процесса
Согласно методике процессного управления, для каждого бизнес-процесса должны быть определены показатели эффективности процесса, показатели продукта и данные удовлетворенности клиентов (ДУК клиента). Эти показатели могут быть отображены на модели бизнес-процесса, как показано на рисунке 3.18. Указанные показатели привязаны к конкретным
работам. Результирующие показатели («Показатель процесса», «Показатель Выхода 1») условно привязаны к последней работе процесса.
Рис. 3.18. Фрагмент модели в АШБ еЕРС. Описание действий в случаях отклонений от нормального хода процесса
Отметим, что отображать показатели на модели не обязательно. Это вполне можно сделать при документировании процесса в текстовом или табличном формате.
На рисунке 3.19 показаны документы, используемые при выполнении бизнес-процесса: должностная и технологическая инструкции. Сотрудники, выполняющие работы, руководствуются данными документами. На том же рисунке 3.19 показан фрагмент процесса, описывающего деятельность руководителя.
Видно, что должностная и технологическая инструкция являются выходами процесса управления, выполняемого руководителем. Это означает, что руководитель отвечает за обеспечение своих сотрудников актуальной регламентирующей документацией. Таким образом, регламентирующая процесс документация не «берется из воздуха», а является выходом конкретного процесса.
На рисунке 3.20 показана ситуация появления несоответствующей продукции при выполнении бизнес-процесса. Результатом выполнения «Работы 1» может оказаться несоответствующий документ. Это факт означает отклонение от нормального хода процесса.
Рис. 3.19. Фрагмент модели в АШБ еЕРС. Описание регламентирующих документов
Рис.3.20. Фрагмент модели в АШБ еЕРС. Описание действий с несоответствующей продукцией бизнес-процесса
Требуется включить в модель процесса функцию «Уничтожить документ». После выполнения указанной функции следует повторно выполнить «Работу 1». Отклонение в ходе процесса и обратная связь показана на схеме модели (рис. 3.20) при помощи символов логики («исключающее или»).
На рисунке 3.21 показана связь модели, описывающей деятельность сотрудников, с моделью деятельности руководителя.
Представим себе, что при выполнении процесса возникали некоторые отклонения, которые были зафиксированы в «Журнале учета. ».
По итогам работы в течение месяца владелец процесса (руководитель) анализирует возникшее отклонение, используя информацию о соответствующих показателях из журнала учета либо сводные данные, предоставленные сотрудниками. Руководитель выявляет причину отклонения и оценивает возможный ущерб для организации (процесса) в случае, если отклонение не будет устранено. Затем руководитель разрабатывает корректирующие мероприятия и оценивает их экономическую эффективность.
Если величина возможного ущерба превышает стоимость корректирующих мероприятий, руководитель организовывает выполнение корректирующих мероприятий (назначает ответственных исполнителей).
Рис. 3.21. Связь моделей деятельности руководителя и сотрудника
В качестве примеров корректирующих мероприятий на рисунке 3.21 представлены:
- 1) корректировка должностной инструкции исполнителя, выполняющего «Работу 1», т.е. инструкции на ту работу, при выполнении которой возникло отклонение;
- 2) программа обучения персонала [1] .
Важно подчеркнуть, что рисунок 3.21 на примере фрагментов моделей иллюстрирует методику, позволяющую увязать модели деятельности сотрудников с моделью деятельности руководителя в рамках комплексной модели бизнес-процесса, удовлетворяющей требованиям процессного подхода к управлению.
- [1] Поскольку корректирующие мероприятия разрабатываются и выполняются по факту зафиксированного и проанализированного отклонения и носят разовый (проектный) характер, то вносить такую диаграмму в рабочую документацию нецелесообразно. В системе документирования деятельности организации данная диаграмма может находиться в документированной процедуре «Порядок выполнения корректирующих действий» по требованиям стандпрта МС ИСО 9001:2000 г.
Источник: studref.com
Базовые модели ARIS
ARIS является концепцией для документирования знаний и интеграции множества различных методов от документации бизнес-процесса до документации прикладных систем, реализующих бизнес-процессы. Для того чтобы описать 80 % всех проектов, требуются только несколько основных базовых методов (определение требований). Ниже представлены основные типы моделей в ARIS:
- • модель организационной структуры (Organizational Chart);
- • модель цепочки добавленной стоимости (Value Added Chain Diagram);
- • модель дерева функций (Function Tree);
- • расширенная событийно-ориентированная модель (еЕРС — extended Event Driven Process Chain);
- • модель описания функций (FAD — Function Allocation Diagram);
- • модель данных (ERM — Entity-Relationship Model);
• офисная модель (Office Process) и производственная модель (Industrial Process).
Модель данных используется при описании структуры входных и выходных информационных потоков бизнес-процессов предприятия и относится к представлению данных. Она основана на нотации Чена «сущность — связь» (ERM). Это наиболее широко распространенный метод проектирования семантических моделей данных.
Офисная и производственная модели применяются для проведения презентаций для руководства предприятия и предназначены для более доходчивого понимания процесса, представленного в е?/ > С-нотации. Они строятся с помощью специальных пиктограмм, представляют собой другой вид событийно-ориентированной модели и могут быть автоматически получены из нее.
Как и еЕРС-модель, офисная модель состоит из событий и функций, а также содержит объекты данных и организационной структуры.
6.2.1. Модель организационной структуры используется в APIS для описания организационной иерархии исполнителей функций бизнес- процессов (должностных лиц). Она относится к организационному представлению и обеспечивает описание статических отношений между различными структурными элементами, ответственными за выполнение функций на предприятии. В инструментальной среде ARIS имеются структурные элементы и типы соединений, которые служат для описания иерархической организационной структуры организации.
Основные элементы модели организационной структуры:
При построении модели организационной структуры все структурные элементы связываются различными типами отношений, например:
• ответственен за (is responsible for) — ,
- • является организационным менеджером для (is Organization Manager for) и др.
- • технически вышестоящий для (is technical superior to)’,
- • административно вышестоящий для (is disciplinary superior to).
Таким образом, организационная модель описывает иерархическую
структуру организации, т.е. организационные единицы, связанные между собой коммуникационными отношениями и отчетностью. Цель представления иерархической структуры организации состоит в том, чтобы упростить описание предприятия, объединив группы, выполняющие аналогичные задачи, в организационные единицы. Для иллюстрации диаграмм в качест ве объекта моделирования здесь и далее будет рассматриваться бизнес-процесс организации закупок у внешних поставщиков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) для обеспечения основного производства типового машиностроительного предприятия. Процесс состоит в организации и контроле обеспечения товарно-материальными ценностями, хранении и передаче их в производство, выборе и оценке поставщиков. Согласно процессному подходу и методологии ARIS рассматриваемый бизнес-процесс можно представить в виде субпроцессов: выполнять текущую деятельность; анализировать результаты по закупкам; формировать управляющие воздействия.
На рис. 6.2 представлена модель организационной структуры участников бизнес-процесса закупок (на уровне определения требований). Ее можно рассматривать как «проекцию» этого бизнес-процесса на общую организационную структуру предприятия. Описание процесса должно продолжаться до достижения необходимой степени «прозрачности», достаточной для корректного анализа и выработки эффективных управленческих решений.
6.2.2. Модель дерева функций относится к организационному представлению и предназначена для описания иерархической структуры функций (включая статические связи между ними) бизнес-процессов предприятия. Функция — это задача, операция или действие, которое выполняется над объектом для достижения одной или нескольких целей.
Функция может быть описана с различным уровнем детализации, т.е. комплексная функция может быть разделена на подфункции. Результат обследования и анализа работы предприятия может быть представлен в виде ARIS-модели дерева функций бизнес-процессов, которое, имея многоуровневую иерархическую структуру, может изображаться на одной или нескольких диаграммах.
Функциональные объекты модели дерева функций могут быть использованы для построения моделей описания функций и расширенной событийно-ориентированной модели. Объект модели дерева функций (функция) может иметь декомпозицию и подробно рассматриваться на других диаграммах моделей бизнес-процесса. В результате обследования и анализа работы типового предприятия по осуществлению закупок была получена ARIS-модель дерева функций (рис. 6.3).
Рис. 6.2. Модель организационной структуры участников бизнес-процесса закупок
Рис. 6.3. Модель дерева функций бизнес-процесса «Осуществлять закупки»
Между элементами этой модели установлены связи типа «Является иерархически вышестоящим для» (is process-oriented superior) от функции верхнего уровня иерархии к функциям нижнего уровня, полученным в результате декомпозиции комплексной функции. Для более детального описания различных элементов диаграмм могут быть построены отдельные модели. Например, для элемента «Заключить договор» бизнес- процесса закупок построена модель дерева функций (см. описание бизнес-процесса). Кроме того, следует отметить, что функциональные объекты модели дерева функций могут быть использованы для построения моделей описания функций (когда выполнение этих функций связано с большим числом информационных объектов и исполнителей) и расширенных событийно-ориентированных моделей.
Например, для функции «Анализировать проект договора» определена модель описания соответствующей функции, а для элемента «Визировать договор» построена ^fPC-модель.
6.2.3. Модель цепочки добавленной стоимости относится к представлению управления и описывает бизнес-процесс в виде функций, непосредственно участвующих в формировании величины добавленной стоимости (количества, качества) предприятия. В общем виде цепочка добавленной стоимости — это согласованный набор видов деятельности, создающих ценность, начиная от исходных источников сырья вплоть до готовой продукции (услуги), доставленной конечному пользователю. Деятельность предприятия представляется в виде иерархии моделей. Данный вид моделей применяется для описания бизнес-процесса на верхнем уровне этой иерархии, то есть описывает деятельность предприятия в целом или крупные бизнес-процессы без подробной детализации.
Таким образом, модель имеет иерархическую структуру и состоит из совокупности взаимосвязанных диаграмм. Цепочка добавленной стоимости является объектом типа функция. Каждая функция имеет детализацию, т.е. раскрывается в виде диаграммы еЕРС. Функции на диаграмме располагаются в том порядке, в каком они участвуют в бизнес-процессе.
Па диаграмме также могут быть показаны исполнители функций и данные, используемые в процессе выполнения этих функций. Основные элементы модели цепочки добавленной стоимости приведены ниже. Представление процесса в виде модели цепочки добавленной стоимости bARIS подчиняется определенным правилам:
- • функции могут размещаться в функциональной последовательности в соответствии с добавлением стоимости;
- • между функциями могут устанавливаться связи/отношения;
- • функции могут быть разделены на подфункции.
Модель цепочки добавленной стоимости целесообразно использовать также для описания основных бизнес-процессов предприятия и размещения их в определенной последовательности. На более низких уровнях детализации можно представить элементы каждого бизнес-процесса в виде отдельной диаграммы цепочки добавленной стоимости. Отдельно от структуры процессов можно описать организационные элементы и потоки данных. Детальное рассмотрение функций, определенных в цепочке добавленной стоимости бизнес-процесса, можно осуществлять путем применения процессных цепочек. Наиболее часто применяемый тип моделей представления процессных цепочек — расширенная событийно- ориентированная модель.
Основные элементы модели цепочки добавленной стоимости
В соответствии с процессным подходом для уменьшения сложности представления основной деятельности предприятия как комплекса
ПО бизнес-процессов необходимо разработать иерархию моделей, а именно модель верхнего уровня всего предприятия и модели отдельных бизнес- процессов. Модель цепочки добавленной стоимости целесообразно использовать для описания модели верхнего уровня, поэтому моделирование бизнес-процесса нужно начинать именно с построения такой модели. Примеры диаграмм трехуровневой структуры бизнес-процесса закупок приведен на рис. 6.4.
Рис. 6.4. Модель цепочки добавленной стоимости бизнес-процесса «Осуществлять закупки»
Первый уровень состоит из одной функции, представляющей собой собственно сам бизнес-процесс закупок. Второй уровень цепочки добавленной стоимости состоит их трех связанных действий: «Выполнять текущую деятельность», «Анализ результатов по закупкам» и «Формировать управляющее воздействие». Третий уровень образуют функции, относящиеся к текущей деятельности — осуществлению закупок ТМЦ. Кроме функций на диаграмме модели имеются элементы: технический термин, организационная единица и кластеры.
Таким образом, на модели, представленной на рис. 6.4, в самом общем виде показан бизнес-процесс (его исполнители, информационные объекты и управляющая информация).
6.2,4. Расширенная событийно-ориентированная модель относится к представлению управления и используется для более детального описания функций, представленных на диаграмме модели цепочки добавленной стоимости.
В расширенной событийно-ориентированной модели последовательность функций в рамках бизнес-процесса отображается на одной или нескольких диаграммах, где для каждой функции определены начальные и конечные события. События связываются с функциями при помощи логических операторов («и», «или», «исключающее или» и т.д.).
В результате наступления некоторого события изменяется состояние информационного объекта модели данных. Состояние позволяет контролировать бизнес-процесс или влиять на него. Следовательно, события связывают модели бизнес-процессов с представлением данных, запускают (активируют) функции и являются результатом их выполнения. Элементы модели приведены ниже.
Следует отметить, что теоретической основой еЕРС-моделей является общая теория сетей Петри (Petri Nets). Таким образом, еЕРС-модеяъ целесообразно использовать для описания каждого функционального действия, определенного на нижнем уровне иерархии модели цепочки добавленной стоимости. Пример событийно-ориентированной модели функции «Визировать договор» (см. рис. 6.3) бизнес-процесса закупок представлен на рис. 6.5.
Рис. 6.5. Диаграмма событийно-ориентированной модели «Визировать договор» процесса закупок
Основные элементы событийно-ориентированной модели
Событийно-ориентированная модель «Визировать договор» связана с моделями цепочки добавленной стоимости и организационной структуры. При ее построении использовались структурные элементы модели организационной структуры, информационные объекты модели данных, а также функциональные элементы модели дерева функций.
Следует отметить, что в согласовании проекта договора участвует поставщик, который не входит в организационную структуру предприятия. Этот факт отражен на е?РС-модели связью «Выполняет» от внешней личности «Поставщик» к соответствующим функциям. Кроме того, для функции «Анализировать проект договора» определена соответствующая модель описания функции. Таким образом, при всестороннем описании бизнес- процессов предприятия необходимо построить еЕРС-модель для каждой функции нижнего уровня модели цепочки добавленной стоимости.
6.2.5. Модель описания функций относится к представлению управления и служит для детализации функций, представленных на диаграммах расширенной событийно-ориентированной модели или цепочки добавленной стоимости, когда выполнение этих функций связано с большим числом информационных объектов и исполнителей. Если процесс достаточно прост или необходимо представить только статические связи между функциями и элементами других представлений ARIS целесообразно использовать не еЕРС-модель, а модель описания функции.
Функция является основным объектом в модели описания функций. В данных моделях определяются статические связи (отношения) между функциями и элементами организационного представления и представления данных.
При построении событийно-ориентированных моделей очень часто возникает ситуация, когда функциональное действие связано с большим количеством структурных и информационных объектов. Чтобы показать все эти элементы, необходимо использовать модель описания функций. Диаграмма описания функции содержит объекты различных АЛ/5-моделей. На рис. 6.6 представлена модель описания функции «Анализировать проект договора» бизнес процесса закупок.
Данная функция также присутствует в модели дерева функций «Заключить договор» и в сЕРС-модели «Визировать договор» бизнес- процесса закупок (см. рис. 6.3 и 6.5). Следует отмстить, что при построении событийно-ориентированной модели «Визировать договор» для элемента «Анализировать проект договора» не были отражены все связи с информационными и структурными объектами. Для того чтобы их показать и была построена соответствующая модель (см. рис. 6.6).
Рис. 6.6. Диаграмма модели описания функции «Анализировать проект договора»
Объектом модели описания функции является функция «Анализировать проект договора». При построении данной модели были использованы структурные элементы, документы и технические термины.
Источник: bstudy.net