Модель бизнес процессов строится как

Моделирование бизнес-процессов организации — один из действенных способов роста эффективности и качества работы компании, который подразумевает выстраивание логических контактов между элементами путем установления взаимосвязей между соотносящимися операциями. Основной целью моделирования является создание методологии организации, которая будет объединять основные знания о ключевых операциях в компании, представленные в наглядной и удобной для использования форме, в том числе для проведения аналитических исследований и оптимизации работы в разных отделах.

Построение и разработка модели бизнес-процесса является начальным этапом внедрения BPM-системы ELMA, которая позволяет сделать диаграммы моделей рабочими инструментами компании, отследить и проконтролировать ход исполнения каждого этапа работы в управлении предприятием.

Разработка моделей бизнес-процессов — цели

Моделирование бизнес-процессов предприятия ставит итоговой целью оптимизацию работы компании вследствие оценки ее эффективности в ходе построения моделей. Можно выделить несколько ключевых целей моделирования:

• Описание модели бизнес-процесса. Моделирование позволяет отследить полный цикл выполнения цепочки операций, от его начала до завершающей стадии. Это позволяет взглянуть на работу со стороны и при необходимости оптимизировать трудовые издержки.
• Приведение операций в организации к единому образцу. Примером разработки и создания моделей служит нормирование выполнения операций в компании по заданным правилам, выполнение которых позволит добиться желательной производительности.
• Установление взаимосвязей между процессами.

Моделирование работы службы поддержки клиентов

Описание метода и его стадии

Моделирование включает в себя несколько стадий, которые выполняются в строгой последовательности и в идеале должны привести к оптимизации работы компании.

На подготовительном этапе определяются процессы предприятия и описываются в том виде, в котором они существует на данный момент. Это необходимое действие, которое помогает наглядно отследить, как выполняется то или иное действие в компании, его слабые и сильные стороны. Первая стадия включает в себя аналитическую работу: определение составляющих действий операций, их начального и завершающего этапов.

Результат проделанной работы — модель операций в их исходном виде. Она служит основой для построения анализа: уточнения, пересмотра и доработки. На этом этапе выявляются избыточные и дублирующие действия в модели, устанавливаются взаимосвязи с другими операциями, происходит оптимизация.

Завершающие стадии моделирования

Если два предшествующих этапа описывали процесс как он есть и определяли его характеристики, то следующая стадия нацелена на построение модели в том виде, в котором он будет максимально эффективным. Для этого обозначаются все необходимые улучшения, которые необходимо внести в модель бизнес-процесса предприятия.

Не менее важным этапом является апробация полученной модели. Тестирование может происходить уже в рамках ее внедрения в BPM-систему ELMA, которая в числе прочего позволяет вносить необходимые дополнения и дорабатывать в ходе реальной практики предприятия.

Модели бизнес-процессов — виды

В зависимости от целей, моделирование может отличаться по видам. Построить основной подход к рабочим операциям компании можно исходя именно из вида моделирования, каждый из которых концентрируется на определенных характеристиках. Давайте подробнее рассмотрим наиболее популярные виды моделирования:

• Объективное. Как понятно из названия этого вида, модель в этом случае представляет собой ряд взаимодействующих объектов, которые преобразуются в ходе выполнения всех действий.
• Функциональное. Описание такого подхода строится на взаимосвязанных строго структурированных функциях.
• Имитационное. Этот вид моделирования нацелен на тестирование бизнес-процессов во внешней и внутренней среде с дальнейшей оценкой характеристик и оптимизацией ресурсов.

Формирование модели на примере:

Существуют различные подходы к моделированию бизнес-процессов. Исходя из вида определяется метод, который позволяет сделать акцент на нужных элементах. Большинство из методов реализованы в компьютерном софте, который включает графические и текстовые средства. ПО позволяет представить выполнение работу организации в наглядном виде, описать основные элементы и установить взаимосвязи.

Создание моделей бизнес-процессов — принципы

Разработать систему, объективно отражающую реальные потребности компании, можно соблюдая основные принципы моделирования. К ним относятся: декомпозиция, сфокусированность, документирование, непротиворечивость, полнота и достаточность.

• Пример моделирования бизнес-процесса, учитывающего принцип документирования, подразумевает строгую формализацию и фиксацию всех элементов в модели.
• Принцип полноты и достаточности содержит предварительную оценку всех предполагаемых элементов по значимости их влияния. Это помогает исключить несущественные элементы.
• Непротиворечивость — это однозначность толкования всех элементов.
• Сфокусированость — это концентрация на основных параметрах и игнорирование всего множества аспектов.
• Принцип декомпозиции подразумевает детализацию ключевых операций в компании на составляющие части.

Подведем итоги

Моделирование позволяет создавать в компании эффективно работающие бизнес-процессы, проанализировать как работает организация в целом или отдельно взятое подразделение, а также насколько производительно взаимодействует с внешними предприятиями, заказчиками и клиентами.

Это позволяет моделировать в организации ключевые операции, которые обеспечивают конкурентное преимущество, к примеру, сокращение времени работы с отдельно взятой заявкой каждого клиента в банковской отрасли. Внедрение моделей в BPM-систему ELMA позволяет сделать их выполнение максимально регламентированным и отследить ход работы на каждом из этапов, что обеспечивает конкурентное преимущество предприятию за счет сокращения издержек, трудозатрат и повышения качества и скорости работы.

Источник: www.elma-bpm.ru

Моделирование бизнес-процессов

Грамотное моделирование бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу компании. Когда её деятельность раскладывается на элементы, состоящие из последовательностей деловых операций, проще увидеть ошибки, которые допускаются, спрогнозировать риски, появляющиеся на разных этапах.

Основные понятия

Чтобы разобраться в моделировании бизнес-процессов, нужно в первую очередь определить, что является бизнес-процессом (БП). В менеджменте это логическая последовательность регулярно повторяющихся действий, благодаря которым удаётся из ресурсов на входе получить конечный продукт на выходе. Задача любой компании, которая хочет оптимизировать свою работу, — выстроить действительно эффективные БП, те, что включают только необходимые операции.

У термина «моделирование» 2 значения: процесс формирования модели бизнес-процессов с применением методологии, если модель готова — процесс её исследования.

Сама модель БП — это описание, отражающее действительную или предполагаемую деятельность организации. Иногда говорят о графической модели бизнес-процесса — это схема процесса, отображающая все операции, переходы между ними. Соответственно, содержательная модель бизнес-процесса — это структура со свойствами элементов, связями.

Описывая основные понятия моделирования бизнес-процессов, стоит отметить также:

• метод, методологию моделирования — способ наглядно показать базовые элементы процесса и их связи через графику, текст;
• модель, блок-схема бизнес-процесса — его описание (в виде текста, символов, таблицы), которое отражает действительную или предполагаемую деятельность компании через функции, механизмы контроля, ресурсы и т. д.

Цели моделирования бизнес-процессов

Главная цель — через моделирование улучшить показатели компании, помочь ей достичь успеха. Если чётко описать все действия, сохранить хронологию документооборота, можно систематизировать информацию об организации и операциях, которые в ней протекают, чтобы потом отобразить всё в графическом виде. Взгляд на графики со стороны позволяет увидеть все ошибки и продумать, как их избежать.

• нормировать процессы (если соблюдать правила их выполнения, можно добиться желаемой результативности);
• установить взаимосвязи между процессами (чтобы убедиться в правильности процедуры).

Развитие моделирования бизнес-процессов

Условно выделяется 3 «волны» в развитии моделирования БП.

1. 1920-е — 1980-е гг.

Когда вышла книга Ф. Тейлора «Принципы научного управления», заинтересовались описанием и разработкой бизнес-процессов. Само описание выполняется в виде текста, таблички. При этом активно используются методологии (SADT), сети Петри, блок-схемы. К слову, последние дают возможность чётко отобразить операции, но их нотация не даёт формализованного описания конкретных моментов процесса, например, не получается указать тех, кто выполняет бизнес-функции.

В 1980-х гг. пытаются автоматизировать БП, и только спустя 10 лет появляется отдельное направление — бизнес-моделирование. Большая часть методологий, которые использовались до этого момента, неполны, могут быть неправильно интерпретированы. В то же время их можно было использовать для обсуждения БП с руководством, ради чего они и создавались.

Вышла книга «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе» М. Хаммера и Д. Чампи. Под реинжинирингом понималось создание двух моделей БП: «как есть» и «как должно быть». Последняя и внедрялась.

Также на этом этапе продолжился процесс автоматизации, появились системы управления потоками работ. В них предусматривалась среда разработчика, чтобы моделировать нестандартные БП, правда, для этого нужна была и помощь программистов. Это влекло за собой временные и денежные затраты, поэтому вскоре началась разработка методологий третьего этапа.

Вышла книга «Управление бизнес-процессами: третья волна» Г. Смита и П. Фингара. К бизнес-процессам подошли по-другому: позаботились о том, чтобы их можно было корректировать при необходимости самостоятельно. Также инструменты этого этапа сводятся к тому, чтобы сами руководители и специалисты организации могли осуществлять моделирование бизнес-процессов для эффективного управления компанией и их внедрения.

На этом этапе также совершенствуются способы моделирования, наблюдается стремление к стандартизации.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Поскольку цель моделирования — улучшить показатели через БП, то охватывается не только проектный этап работы, но и работа по внедрению.

• построение модели «как есть» (для этого выявляют границы БП, базовые компоненты, делают описание, чтобы понять, как всё работает в настоящий момент);
• анализ данных;
• формирование модели «как должно быть»: (на основе анализа продумывается состояние процесса, к которому нужно стремиться);
• тестирование новой модели;
• усовершенствование (при необходимости вносятся изменения).

Причём моделирование бизнес-процессов не должно заканчиваться последним этапом. Чтобы преуспеть, нужно регулярно пересматривать разработанную модель и дорабатывать её, чтобы она учитывала изменения, соответствовала всем требованиям.

Виды моделирования бизнес-процессов

Исходя из трудностей, которые нужно решить через моделирование, его разделяют по видам. Если не разделять, модель окажется слишком сложной из-за наличия массы компонентов.

• функциональное моделирование бизнес-процессов (описание в виде взаимосвязанных функций);
• объектное (в качестве набора объектов, которые взаимодействуют между собой, объектами могут выступать сотрудники, техсредства, информационные компоненты);
• имитационное (подразумевает описание через примеры развития БП в разных условиях, анализ в динамике).

Принципы моделирования бизнес-процессов

1. Принцип осуществимости: модель должна способствовать достижению целей. Поэтому предварительно важно обозначить цели и желаемые показатели.
2. Информационной достаточности: без точных данных создание модели, как и проектирование бизнес-процессов, невозможно.
3. Множественности модели: разрабатываемая модель должна отображать качества объекта, влияющие на нужные, желаемые показатели. Следовательно, чтобы полностью изучить какой-то объект, нужно создать ряд моделей, каждая из которых будет отображать процесс с разных сторон.
4. Агрегирования: чаще всего сложную систему можно изобразить как совокупность агрегатов (подсистем). При этом грамотно составленные блоки нижнего уровня позволяют при необходимости изменять всю модель с учётом требований.
5. Отделения: в области, которая анализируется, обычно есть ряд отдельных компонентов, структура которых и так понятна. В этом случае ставится условно пустой блок, для которого прописываются лишь важные входные и выходные потоки.

Могут выделяться и другие принципы — сфокусированности (необходимо учитывать только важные моменты, а для каждой модели они свои), декомпозиции. Последний указывает на то, что любой процесс можно отобразить как ряд иерархически выстроенных компонентов.

Методы моделирования бизнес-процессов

Их много, и они могут иметь графические или текстовые средства, чтобы отобразить базовые компоненты процесса, указать связи между ними.

• IDEF — объединяет несколько методов (IDEF0, IDEF1 и др.). В их основе методология SADT. Модель содержит графические схемы. Те составляются по определённым правилам, благодаря которым можно быстро вникнуть в суть.
• DFD — разработана для проектирования информационных систем. Отображает, как передаются данные между операциями, описывает их взаимосвязь. То есть с помощью DFD можно разбивать процесс на более мелкие процессы. При этом готовая диаграмма будет изображать потоки информации — входы, выходы, причины изменений и т. д.
• Flow Chart Diagram — метод, предполагающий использование символов. Ими обозначаются не только операции, но и данные, оборудование. Метод довольно гибкий, процесс можно отображать разными способами.

Наконец, сети Петри — модель изображается в виде графа. Метод позволяет моделировать изменение процессов в динамике.

Инструменты бизнес-моделирования

Профессиональные программные продукты, которые используются для БМ:

• ARIS — подойдёт продвинутым и начинающим пользователям. Включает также средства оценки и оптимизации стоимости БП, инструменты для внедрения ERP-систем, для контроля выполнения.
• ELMA — система, базирующаяся на создании модели через наглядные диаграммы, нотации BPMN. К слову, нотацией называют набор знаков для графического моделирования бизнес-процессов. ELMA содержит модуль управления проектами, удобную систему контроля, которая применима и для сотрудников филиалов удалённо, хорошо налажен электронный документооборот.
• AllFusion Process Modeler — система, с помощью которой можно делать описание, анализ, моделирование. Включает стандартные методологии: IDEF0, DFD и др.

Бизнес-моделирование: особенности практического применения

В основе БМ должны лежать бизнес-процессы, так как на системе управления ими выстраивается огромное количество других систем управления. Многие компании пытаются внедрять бизнес-процессы, совершенствовать их, и, даже если изначально это удаётся, наблюдается рост показателей, потом те падают, и о системе забывают.

Однако на самом деле проблема не в ней, а в несистемности и непродуманности действий по внедрению и улучшению. К тому же добиться успеха можно, только если предполагаемые изменения понятны и руководству, и подчинённым, а также направлены на долгосрочный результат и учитывают особенности менеджмента отечественных предприятий.

Значение бизнес-моделирования

При правильном описании и внедрении БП, организация получает массу преимуществ:

• улучшается управляемость и контролируемость на всех уровнях благодаря получению общей картины деятельности;
• сокращается время на выполнение операций, уменьшаются затраты без потери качества;
• компания развивается благодаря системному подходу к решению важных вопросов;
• появляется понимание, в каких сотрудниках нуждается организация, упрощается процесс подбора персонала;
• растут финансовые показатели;
• появляется возможность расширить бизнес за счёт создания дополнительных филиалов с работающей системой бизнес-процессов.

Выводы

Моделирование бизнес-процессов существенно упрощает жизнь владельцу и руководителю компании. Главное — правильно определить бизнес-процессы, описать их и внедрить с учётом всех изменений. Тогда успех не заставит себя долго ждать.

Источник: bbooster.online

Одиссей Иванов

Эксперт по стратегическому планированию, оптимизации складской логистики и фулфилмента, цифровизации и автоматизации цепей поставок.

Операционная модель: пять ключевых элементов проектирования бизнес-процессов

Как строится операционная модель организации, чем она может быть полезна в процессе трансформации бизнеса, и в чём отличие операционной модели от карты бизнес-процессов.

Понятие “операционная модель” в некотором роде коррелирует с понятием бизнес-процесса. Я бы сказал, что можно говорить об операционной модели как наборе бизнес-процессов, предназначенных для выполнения функции управления организацией или каким-либо аспектом её деятельности.

В зависимости от масштабов и уровня зрелости организации используются различные подходы к разработке, документированию и внедрению операционных моделей.

Одна крайность: устные распоряжения непосредственного руководства – работает для небольших коллективов.

Другая крайность: центры процессной экспертизы (процессные офисы), вооружённые автоматизированными системами процессного управления, интегрированные с учётной системой предприятия (ERP) – не всегда оправдано даже для очень крупных корпораций.

Основная проблема большинства подходов, связанных с использованием той или иной устоявшейся методологии и/или инструмента моделирования и описания бизнес-процессов (например, ARIS и одноимённое ПО), заключается в неспособности работать с ними большинства сотрудников любой организации, включая (что особенно важно!) высшее руководство.

В любом случае приходится создавать понятные для понимания иллюстрации и описания бизнес-процессов, позволяющие последовательно, по принципу матрёшки, погружаться в специфику.

На мой профессиональный взгляд лучшим способом описания и одновременно иллюстрации бизнес-процессов являются блок-схемы типа “беговых дорожек” (swim lanes), нарисованные в обычном редакторе презентаций (типа Microsoft PowerPoint).

Формат презентации позволяет использовать схемы бизнес-процессов для иллюстрации узких или проблемных мест, потенциала развития бизнес-процессов, подходов к реинжинирингу и т.п.

В своей профессиональной практике я часто сталкивался с узким восприятием бизнес-процесса лишь как последовательности выполняемых шагов – действий. При разработке и, тем более, при автоматизации и внедрении таких бизнес-процессов возникает недопонимание общей концепции управления. На основе таких описаний невозможно создать ни технического задания, ни должностных инструкций.

Именно поэтому использование термина “операционная модель” позволяет устранить эту неопределённость, поскольку позволяет однозначно предусмотреть в описании не только процесс как последовательность шагов, но и набор разнообразных атрибутов, характеризующих выполняемые процессы.

Таким образом, к необходимым ключевым элементам операционной модели, как правило, относятся следующие:

1. Организационная структура.
2. Бизнес-процессы.
3. Ключевые показатели эффективности (КПЭ).
4. Методология.
5. Информационные технологии и системы (ИТ/ИС).

Рассмотрим далее, что включает в себя каждый из этих элементов, на примере операционной модели планирования снабжения.

1. Организационная структура

• Организационно-функциональная структура в целом, а также подразделений и функциональных блоков планирования снабжения.
• Распределение функций между уровнями управления и подразделениями.
• Распределение ответственности за взаимодействие с поставщиками.

2. Бизнес-процессы

• Ключевые процессы, в т.ч. кросс-функциональные, планирования снабжения.
• Интеграция процессов планирования снабжения с другими процессами, с бизнес-процессами ключевых поставщиков и подрядчиков.
• Контрольные точки процессов, случаи внесистемного кросс-функционального взаимодействия и т.п.

3. Ключевые показатели эффективности

• Основные метрики бизнес-процессов и их составных частей (подпроцессов, операций).
• Ключевые показатели эффективности подразделений и функциональных блоков планирования снабжения.
• Связь КПЭ планирования снабжения с общими КПЭ организации.

4. Методология

• Регламентирующая, методологическая и нормативная практика планирования снабжения, в т.ч. основные нормативные параметры планирования снабжения.
• Правила, принципы и практики кросс-функционального взаимодействия для подготовки и принятия решений
  в области планирования снабжения.

5. Информационные системы

• Схема ИТ-архитектуры корпоративного управления и планирования.
• ИТ-системы, обеспечивающие выполнение бизнес-процессов планирования, реализацию методологии и кросс-функционального взаимодействия.
• Связь ИТ-систем организации с ИТ-системами смежных организаций (поставщиков, подрядчиков).

Эффективное проектирование операционной модели начинается с верно выбранной методологии и глубины её проработки.

Источник: opermodel.ru