Предприятия, передав ведение бухгалтерии на аутсорсинг, перестают заботиться об обновлении программы. Техническая сторона обслуживания 1С полностью переходит к бухгалтеру, который не хочет расходовать технические и материальные средства, поэтому бухгалтерия всех компаний ведется в одной базе данных.
Когда можно вести учет в одной базе
Ведение учета нескольких контрагентов в одной базе данных не всегда плохо. Допустим, в рамках одного предприятия осуществляет деятельность несколько юридических лиц. В таком случае ведение учета в одной базе данных будет являться преимуществом – можно пользоваться общими справочниками. Но такой учет удобен и допустим при условии корректного разделения на информационные базы.
Но когда в одной базе данных ведется учет нескольких не связных между собой юридических лиц, это не корректно и не удобно.
Плюсы и минусы ведения нескольких фирм в одной базе 1С
У любого способа ведения учета есть преимущества и недостатки. К плюсам ведения нескольких клиентов в одной базе относят:
Можно ли вести бизнес и работать по найму одновременно? | Александр Федяев
- структура 1С допускает ведение нескольких предприятий в одной базе;
- каждая программа занимает много места на жестком диске, а ведение учета в одном ПО позволяет экономить место и создавать резервные копии;
- бухгалтеру не нужно переходить от одной программы к другой, вся информация находится в одном месте.
Наряду с плюсами, у данного способа ведения учета есть существенные недостатки, которые могут навредить, как бухгалтеру, так и заказчику:
- если компания захочет перейти к другому бухгалтеру, ей потребуется забрать свои данные. Для этого нужно отделить базу контрагента от баз других клиентов. Здесь не обойтись без помощи программиста. Стоимость услуги достаточно высока, особенно если нужно отделить данные одной компании от нескольких других;
- чем больше клиентов обслуживает один бухгалтер в одной базе, тем выше вероятность возникновения ошибок и путаницы данных;
- если база данных перестанет работать, то одновременно потеряются данные всех клиентов;
- увеличение объема данных негативно сказывается на скорости работы базы 1С, она становится медленнее;
- обновления проводятся вручную, из-за чего могут возникать ошибки или использоваться неактуальные формы документов.
Что можно предпринять
Что делать бухгалтеру в такой ситуации? Отказаться от клиентов или приобрести для каждого отдельную базу 1С? И тот и другой вариант являются экономически нецелесообразными.
Но есть простое и выгодное решение – перенести 1С в облако Лайв. Здесь можно разместить неограниченное количество баз, не нагружая при этом жесткий диск ПК. Наши специалисты помогут перенести базу данных и настроят разделение по компаниям.
Вся процедура перехода на облачный сервис займет не более 1 дня. После чего можно дальше работать, не боясь потери информации.
Как происходит разделение баз 1С?
Данные всех предприятий помещаются в единую базу. При этом используется специальная технология разделения, отличающаяся от разделения коробочных версий 1С. Разделители обеспечивают всем компаниям, работающим в единой базе, не пересекаться друг с другом.
При добавлении новых компаний в базу данных объем дискового пространства не увеличивается. То есть, можно вести сколько угодно баз, без опасения о продуктивности работы 1С.
Разделение обеспечивает пользователю следующие преимущества:
- быстрая скорость работы – для управления всеми базами данных требуется меньше ресурсов;
- обновление – 1С обновляется в автоматическом режиме, с выходом каждого нового релиза;
- низкая стоимость аренды 1С;
- возможность использования дополнительных сервисов от облачного сервиса ЛАЙВ;
- данные каждой компании можно выгрузить в любой момент, при необходимости.
Недостатки разделения баз
У данного метода использования есть несколько незначительных минусов:
- сложности в доработке – если возникает необходимость внести изменения в базовую конфигурацию 1С, проблему можно решить путем создания расширения к базе данных, дополняющего, но не меняющего, типовую конфигурацию;
- все пользователи работают в одной редакции – база данных централизована и обновляется для всех одновременно. Для решения проблемы можно развернуть файловую 1С требуемой редакции.
В рамках аренды облачной 1С можно вести несколько компаний одновременно, при этом данные каждого клиента можно выгрузить в любой момент отдельно от других баз.
Технология разделения не позволяет базам данных компаний занимать дополнительное пространство на диске, в рамках одного аккаунта. Сколько бы новых компаний не добавил бухгалтер, оплачивать дополнительное место не требуется.
Благодаря автоматическому обновлению программы, Вы всегда можете быть уверены, что используете новые формы бланков, соответствующие действующему законодательству. Вам больше не нужно заботиться об обновлении ПО или увеличении технической мощности ПК, так как все данные хранятся в облаке.
Размещая клиентскую базу данных в облачном сервисе с применением технологии разделения, Вы решаете сразу несколько проблем. Во первых, перестаете ограничивать количество клиентов возможностями собственного компьютера, а во вторых, гарантируете своим заказчикам возможность надежного размещения и хранения информации.
Источник: bit-live.ru
Наши кейсы
Денис Логинов 09.12.2020
Можно ли вести два разных бизнеса в одном Битрикс24.CRM?
Обычно такой вопрос возникает, когда устоявшаяся компания с опытом работы в CRM в связи с требованиями времени в дополнение к основному направлению добавляет что-то новое и при этом одна компания работает сразу с несколькими брендами, видами услуг и линеек товаров.
Первые неприятности начинают встречаться сразу если направления хоть и похожи, но имеют существенные различия. Дело в том, что если направление сделок в Битрикс24.CRM много, так сказать на все возможные случаи, то воронка лидов всего одна.
Как ни старайся стадии не универсальные и не могут описать все возможные варианты. В результате стремясь сделать воронку всеядной в нее пихают множество стадий, квалификационных вопросов, она разрастается 4-5 стадий до десятка и более и при этом становится скорее обузой, чем помощником.
Карточка лида переполняется обязательными полями и становится громоздкой и не удобной.
Следующий бугор — это проблемы автоматического распределения звонков для телефонии.
Администратор портала может, система это позволяет создать неограниченное количество полей и связей, но все это не помогает, а осложняет работу линейных сотрудников. Да, возможно разделить направления на два потока, поручить каждое направление разным группам сотрудников, но вот разделить воронку лидов на разные стадии для разных бизнесов увы не получится.
Допустим можно направить потоки в разные отделы, разделить доступы по ролям, это чуть улучшить ситуацию, но что делать если товары в направлениях разные?
А если еще добавить для одного направления наличие и отсутствие НДС для другого?
Тогда резко возрастает риск фактора человеческой ошибки.
А что говорить про работу телефонии, про контроль, про отчеты и про сквозную аналитику, просто страшно подумать.
Допустим для телефонии можно вернуться на шаг назад, возродить Call центр, посадить «девочку» и вручную распределять звонки по направлениям.
Вопросы интеграции с внешними сайтами, программами 1С, Склад и дальнейшее развитие компании при этом похоже плавно накрывается медным тазиком.
Следующий вынужденный шаг обычно сопровождается регистрацией нового юридического лица, обычно с другой формой собственности, отчетности и разделением бухгалтерии.
Возникает справедливый вопрос, что в таком случае делать с Битрис24.CRM?
При работе с одним клиентом приветствуется и рекомендуется чтобы работал один закрепленный сотрудник. Да это легко реализуется если направление бизнеса одно, в как быть в нашем случае, когда они разные?
Обычно, на практике Битрикс24.CRM устойчиво интегрируется только с одной базой 1С. Можно настроить работу с несколькими 1С-ми, но при этом стоимость техничкой поддержки и количество затруднений начинает зашкаливать и значительно превышать, когда одна система работает только с 1С-кой.
Все познается в сравнении. При возникновении схожей ситуации мы настоятельно рекомендуем зарегистрировать демоверсию, разделить бизнесы на потоки, упростить до минимума воронки и потестировать раздельную работу. Убедившись в том, что такое решение оптимальное мы от системы в отместку получаем новую серию проблем по ведению единой базы.
И так у нас созрел вывод, нужно делить разные бизнесы по разным порталам и сразу возникает встречный вопрос, а можно ли наладить обмен данными между двумя порталами Битрикс24.CRM?
Ответ утвердительный, да можно.
В настоящее время нами реализовано решение для Digital агентства которое занимается продажей, внедрением и поддержкой таких разных продуктов как 1С бухгалтерия и Битрикс24.CRM. Очень часто возникает ситуация, когда один клиент сначала обращается за одним продуктом, а потом за другим, но есть и такие которые используют только один продукт. Заказчик очень заинтересован в том, чтобы полноценно поддерживать и сопровождать всех клиентов и хранить полные версии историй общения, без дубликатов лидов, контактов и компаний.
Лидогенерация на каждом портале для каждого бизнеса настраивается отдельно и оба портала после настройки равноценно обмениваются информацией и данными сквозной аналитики.
- Тариф Битрикс24.CRM «команда» и выше.
- Бизнес-процессы.
- Веб хуки.
- Подписка на Маркет24.
- Внешнее приложение LEAD.FIX4.ORG.
Она индивидуальна и рассчитывается в зависимости от особенностей проекта, внешних условий и количества обрабатываемых полей и параметров.
- YouTube канал
- Телеграм канал
- Инстаграм канал
Источник: crm4.org
Две деятельности одной фирмы
Журнал «Практическая бухгалтерия»
Открытие еще одного вида деятельности всегда связано с появлением новых забот у бухгалтера. О том, как организовать эту процедуру, расскажут специалисты, знакомые с этой проблемой не понаслышке. Предпринимательская деятельность – это постоянный поиск максимальной прибыли.
Получить такую прибыль можно либо расширяя существующие виды деятельности, либо развивая другой ее вид. Открывая новое направление в бизнесе, придется выполнить ряд организационных мероприятий. Подготовку к внедрению новой деятельности бухгалтеру фирмы лучше взять под свой контроль с самого начала.
Ведь успех этого дела будет в немалой степени зависеть от того, как будет донесена информация о начале иного бизнеса до учредителей, налоговой инспекции, и т. д. Больше других придется быть начеку бухгалтерам малых и средних фирм, ведь там «нашему брату» отведена куда более серьезная роль, нежели ведение бухучета. Бухгалтер в такой фирме – это и финансовый аналитик, и налоговый консультант, и т. д. Хватит забот бухгалтеру и по прямым его обязанностям. Введение новой деятельности повлечет изменения во внутренних документах фирмы и потребует изменить устоявшийся порядок ведения бухгалтерского и налогового учета.
Начинаем новый бизнес
- из заявления фирмы о государственной регистрации изменений по форме № Р13001;
- из решения акционеров о внесении изменений в учредительные документы;
- из текста самих изменений;
- из оригинала платежки об уплате госпошлины.
Не исключено, что новая деятельность окажется лицензируемой. Тогда сначала проверьте, сможет ли фирма получить такую лицензию. Ведь разрешение на ту или иную деятельность требует от фирм соблюдения различных условий. Если все в порядке, то можно начинать собирать документы для ее получения. Пока вам не выдадут такое разрешение, работать по новому направлению не стоит.
Деятельность без лицензии грозит руководителю и главному бухгалтеру штрафом до 5000 рублей, а фирме – до 50 000 рублей, и у вас могут конфисковать всю изготовленную продукцию (п. 2 ст. 14.1 КоАП РФ). А руководителю помимо административной может «светить» и уголовная ответственность.
Если новая деятельность будет вестись в другом районе (городе), то возникшее обособленное подразделение необходимо поставить на учет в налоговой инспекции.
Не стоит забывать и о том, что некоторые виды товаров (работ, услуг) подлежат обязательной сертификации. Постановлением Госстандарта России от 30 июля 2002 г. № 64 утверждена номенклатура такой продукции. Если новый вид деятельности подпадает под это требование, фирме нужно будет позаботиться о получении такого сертификата. Если его не будет, то руководителя, главбуха и саму фирму могут оштрафовать (ст. 14.4 КоАП РФ).
Еще один момент, который необходимо учесть при открытии нового вида деятельности. Это получение новых кодов статистики. Для этого в Госкомстат необходимо представить заявление от руководителя с печатью фирмы о присвоении кодов ОКВЭД (бывшие ОКОНХ). Это заявление пишется в произвольной форме.
Самое главное – указать в нем полные названия нового и старого видов деятельности и напротив них указать код каждого. Также потребуются копии следующих свидетельств: о внесении фирмы в Единый реестр юридических лиц, о регистрации изменений в уставе, о присвоении ИНН, о регистрации фирмы (в МРП или налоговой инспекции). Помимо этого в статистику нужно представить копию устава и оригинал документа со старыми кодами. И не забудьте захватить с собой доверенность, когда поедете его забирать. Ведь Госкомстат выдает информационные письма строго уполномоченным на то лицам.
Обновим документы
Наверняка потребуется внести изменения в кадровые документы. Для этого бухгалтеру нужно узнать, будет ли набор новых сотрудников или фирма обойдется собственными силами. Если дополнительные работники потребуются, то в штатное расписание
необходимо ввести новые должности и дополнительные штатные единицы. Все изменения должны быть утверждены приказом руководителя.
Если работающий сотрудник будет переведен на новую должность по другой деятельности фирмы, то такое перемещение следует отразить в трудовой книжке и трудовом договоре.
Не обойдут изменения и учетную политику фирмы. Новая деятельность потребует дополнить документооборот. Наверняка придется ввести новые первичные документы. Возможно, некоторые формы придется доработать самостоятельно, например акты выполненных работ, бланки заявок, договоры для клиентов и т. д.
Если открытие новой деятельности произошло после сдачи учетной политики в налоговую инспекцию, у бухгалтера есть возможность внести в нее дополнения. Такое право ему дает пункт 16 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации». Подобные изменения должны быть утверждены приказом руководителя. Однако для того чтобы решить, какие изменения вносить, нужно разобраться с бухгалтерским и налоговым учетом новой деятельности.
Если обе деятельности будут вестись по традиционной системе налогообложения, то в учетной политике достаточно указать, к каким бухгалтерским счетам открываются субсчета для учета нового вида деятельности. Параллельно с этим для целей налогового учета необходимо ввести дополнительные регистры.
Однако все усложняется, если фирма будет обязана вести свои виды деятельности по разным налоговым режимам. Например, применять традиционную систему и ЕНВД. Тогда бухгалтеру придется организовывать раздельный учет доходов и расходов от различных видов деятельности.
Учет по различным налоговым режимам значительно усложняет работу бухгалтера. Поэтому при такой схеме учета, возможно, ему потребуется помощь еще одного специалиста.
Е. Озерская, эксперт ПБ
Материал предоставлен журналом «Практическая бухгалтерия»
Источник: www.audit-it.ru
