Наш клиент, компания «Арго», занимается недвижимостью в Санкт-Петербурге. У компании два направления: гостиничный бизнес и сдача в аренду офисов в бизнес-центре на Петроградской стороне в Санкт-Петербурге. Это развитый и популярный район у туристов и бизнесменов. Поток клиентов и гостей там всегда большой, поэтому менеджеры регулярно подписывают или продлевают договоры, отвечают на письма юристов или из Роспотребнадзора.
До внедрения Битрикс24 менеджерам приходилось держать в уме этапы согласования договоров и работу по корреспонденции, запоминать, где хранятся документы. В результате многие процессы были завязаны на сотрудниках: стоило одному сотруднику уйти в отпуск, на больничный или уволиться, другие тратили несколько часов рабочего времени, чтобы найти нужную документацию или понять этап согласования с арендосъемщиком. А иногда про документы и клиентов забывали вовсе.
В таких случаях говорят о низком bus-факторе сотрудников. Подробнее о bus-факторе — в заметке на нашем Telegram-канале.
Бизнес-процесс Битрикс24. Шаг 1. Создание платежей. Учет платежей Битрикс24.
Автоматизация в Битрикс24 помогает организовать процессы так, чтобы работа не была завязана на знаниях и памяти одного сотрудника. Поэтому заказчик выбрал Битрикс24 и обратился к нам за настройкой:
- бизнес-процессов по согласованию договоров по отделам;
- напоминаний сотрудникам о процессах согласования;
- клиентской базы в CRM-системе Битрикс24;
- работы с корреспонденцией в Битрикс24;
- структуры папок на Битрикс24.Диске.
Наш руководитель отдела внедрения Александр Севрук съездил на встречу и для решения задачи предложил настроить разные типы бизнес-процессов: последовательные и со статусами. Заказчики оценили подход Александра, и через неделю мы подписали договор на покупку и внедрение Битрикс24. Для решения задач заказчика подошел облачный тариф «Команда».
Чем отличаются бизнес-процессы со статусами от последовательных?
В Битрикс24 есть два типа процессов: со статусами и последовательный. Последовательный представляет собой простое движение из пункта А в пункт Б. Выглядит он так:
Бизнес-процессы со статусами — это несколько связанных последовательных бизнес-процессов. Бизнес-процесс со статусами используют, когда в сценариях согласования есть варианты, ответвления. От итога согласования на каждом этапе зависит, по какому сценарию пойдет процесс дальше или вернется на несколько этапов ранее. Вот так выглядит бизнес-процесс со статусами, о котором мы рассказываем в этом кейсе:
Про бизнес-процессы для работы с входящей и исходящей корреспонденцией — в кейсе по ссылке.
Настройки в форме запуска бизнес-процесса для пополнения клиентской базы в CRM-системе
Сотрудник заполняет форму запуска бизнес-процесса через живую ленту. Поле ID заполняется автоматически и каждому договору присваивается номер, а поля «Тип согласования», «Объект» — выпадающие списки. Менеджеры выбирают значения из выпадающих списков, бизнес-процесс считывает эту информацию и ведет процесс согласования по одному из сценариев.
Как настроить бизнес-процесс в Битрикс24?
Поле «Название контрагента» мы связали с карточкой компании в CRM-системе Битрикс24. Теперь менеджерам не приходилось вручную искать компании, с которыми уже заключали договоры. Сотрудник вводит название компании, и если такая компания уже есть в CRM, то ее наименование подставляется в поле вместе с ссылкой на карточку компании.
Если такого клиента нет, то Битрикс24 предложит завести карточку прямо из процесса согласования. Под полем «Название контрагента» есть ссылка «Создать». Сотрудник переходит по ней — открывается карточка создания компании, где сотрудник вводит название и сохраняет карточку. Карточка появляется в CRM, и название появляется в поле запуска согласования договора.
Таким образом мы получили две выгоды: менеджеры заполняют поле в полуавтоматическом режиме, а значение соотносится с карточкой компании в CRM-системе. Клиентская база пассивно пополняется уже на этапе согласования договора.
Бизнес-процессы со статусами для сложных сценариев согласования договоров
В бизнес-процессе со статусами мы выстроили завиcимость между типом договора, инициатором и сценарием согласования.
Инициация
При запуске бизнес-процесс смотрит, кто инициатор: от этого зависят участники согласования. Если сотрудник из инженерного отдела, то к процессу согласования подключается главный инженер, если из отдела продаж, то исполнительный директор. Для помощи в стажировке новых кадров, мы связали имена сотрудников и дополнительных согласующих лиц. Впоследствии имена сотрудников можно менять или вообще отключать эту ветку согласования.
Полное и короткое согласование
От типа согласования зависит порядок согласования. Если инициатор процесса выбирает короткое согласование, то договор идет сразу к генеральному директору. Если договор согласуется с внешним пользователем, то сотрудники приглашают на портал экстранет пользователя. Он включается в цепочку согласования. Над этим типом согласования мы еще работаем.
Если выбирает полное согласование, то процесс проходит несколько этапов: договор согласует руководитель инициатора, юрист, бухгалтер, заместитель генерального директора и сам директор. Всем, кроме генерального директора, приходит задание на согласование, описание полей и ссылка на инициатора. Если согласованту что-то не нравится, он оставляет комментарий и направляет инициатору договор на доработку. Когда все сотрудники согласовывают договор, процесс ставит задачу генеральному директору.
Загрузка договора в папку
После согласования документ договора автоматически формируется и определяется в папку компании на Битрикс24.Диске. Бизнес-процесс проверяет, существует ли папка компании на диске.
Если в карточке клиента заполнено скрытое поле «Ссылка на папку», то документ сразу загружается в папку компании. Если ссылки на папку нет, то дополнительное действие бизнес-процесса создает папку и записывает ссылку в карточку компании в CRM, чтобы в следующий раз процесс пошел по короткому пути.
Папка компании создается в папке департамента сотрудника, который инициировал процесс согласования.Такая организация помогает сотрудникам быстрее находить папки своих клиентов.
Заключительный этап бизнес-процесса и связь с полем в форме «Дата окончания договора»
Когда договор в папку загружен, запускается процесс даты окончания договора. Это поле инициатор заполняет еще при запуске бизнес-процесса. Оно нужно для того, чтобы вовремя продлевать договор с арендаторами.
Когда процесс согласования доходит до последней стадии, он приостанавливается. За месяц до даты окончания договора срабатывает триггер и бизнес-процесс отправляет уведомление, чтобы ответственный за компанию менеджер связался с контрагентом и предложил продление договора.
Результаты
Бизнес-процессы со статусами позволили детально перенести в Битрикс24 процесс согласования договоров, а автоматизация существенно облегчила взаимодействия между отделами, ускорила время согласования договоров и снизила влияние человеческого фактора. Теперь процессы меньше привязаны к отдельным сотрудникам, а вся работа с клиентом хранится в единой системе — в Битрикс24.
Источник: infoservice.ru
Что делать, если зависает Битрикс24
На днях нами была обнаружена проблема, что только что установленный Битрикс24 зависает при попытке открыть или создать какую-либо CRM сущность, будь то лид, или сделка, не важно. В это время на сервере наблюдается 100% нагрузка на процессор, процессом httpd.
При этом портал перестает отвечать и какое-то время не грузится, опять же из-за полного зависания веб-сервера.
Решается эта проблема установкой всех обновлений, видимо этот баг присутствует в текущей сборке Битрикс24. Потому что после установки проблема исчезла, портал перестал зависать, а нагрузка на процессор пришла в норму.
Источник: integrator.digital
[Битрикс24 Бизнес-процессы] Фиксируем время перехода сделки между стадиями и предыдущую стадию сделки
В текущей статье рассмотрим вопрос создания бизнес-процесса для фиксирования времени перехода сделки между стадиями. Для сделки есть стандартные поля, в которых фиксируются определенные действия : дата создания, дата изменения, дата начала. Конечно, процесс перехода сделки между стадиями у конкретной сделки можно отследить по карточке клиента. Но использовать эти данные, например, в фильтре не получится.
Создаем пользовательские поля
Для решения задачи поступим следующим образом: создадим для для сделки пользовательское поле типа «Дата/время» с названием «Дата изменения сделки».
Кроме того, нам понадобятся еще 2 поля — «Предыдущая стадия» и «Служебное поле стадия». Тип для полей укажем как «Привязка к справочникам CRM», а справочник «Стадия сделки Общее».
В пользовательском поле «Стадия сделки» мы будем хранить предыдущую стадию, а пользовательское поле «Служебное поле стадия» необходима для правильной работы бизнес-процесса.
Настраиваем бизнес-процесс
Бизнес-процесс для фиксирования времени перехода между стадиями будет выглядеть следующим образом:
Логика работы бизнес-процесса достаточно проста. На первом этапе мы проверяем, совпадает ли текущий статус документа со значением, записанным в поле «Служебное поле стадия». Если условие выполняется, то значение поля «Служебное поле стадия» копируем в «Предыдущий статус», а в поле «Служебное поле стадия», записываем текущую стадию сделки.
В поле «Дата изменения стадии сделки» сохраняем текущее время. Дату в поле «Дата изменения стадии сделки» записываем не на прямую, а через переменную бизнес-процесса типа «Дата/время». Сохранить время в переменную бизнес-процесса можно используя значения — будет сохранена дата, учитывая часовой пояс, либо — тогда будет учитываться локальное время на сервере.
Запуск бизнес-процесса настраиваем на «При изменении».
Важное замечание
Изначально для все сделок, которые есть в базе Битрикс24, поле «Служебное поле стадия» будет пустым, и бизнес-процесс будет считать, что даже при первом изменении стадии сделки изменилась, хотя фактически изменения стадии сделки могло и не быть. Поэтому для корректной работы бизнес-процесса необходимо для всех сделок в системе установить значения «Служебное поле стадия» равным текущей стадии сделки. Сделать это массово можно используя инструмент бизнес-процессов.
Для новых сделок указанное действие можно делать автоматически, добавив указанное действия в бизнес-процесс, запускаемый при создании сделки.
Кроме того, если у вас в сделках несколько направлений, то необходимо будет настроить ветку бизнес-процесса для каждого направления отдельно.
Результаты работы
В результате проделанной работы в Битрикс24 настроен бизнес-процесс, который в автоматическом режиме выполняет необходимые действия. При этом, что важно, работа бизнес-процесса не требует от пользователей никаких дополнительных действий, бизнес-процесс работает в «фоновом режиме».
А для чего этот бизнес-процесс бывает необходим на практике?
Во-первых, используя фильтры Битрикс24, мы можем отследить, у каких сделок изменилась стадия в определенный период времени.
Во-вторых, мы можем понять, какой была предыдущая стадия. Например, выбрав через фильтр негативные статусы, достаточно просто сделать вывод, после какой стадии «отваливаются» сделки. И возможно, внести необходимые коррективы в работу компании.