Описание бизнес процесса поставка

На начальном этапе осуществляется предварительное изуче­ние бизнес-процесса с целью дальнейшего анализа и построения функциональных, динамических и других моделей. В ходе обсле­дования выявляются функциональные деятельности подразделе­ний предприятия, участвующих в данном бизнес-процессе, и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отно­шению к предприятию объекты и внешние информационные вза­имодействия.

Исходной информацией при проведении обследо­вания являются: процедуры системы качества, положения о структурных подразделениях, архитектура корпоративной ИС, должностные инструкции, результаты интервьюирования сотруд­ников (от руководителей до исполнителей нижнего звена).

Определение процесса. Процесс — закупки. Владелец — замес­титель коммерческого директора. Цель процесса — обеспечение потребности производства материалами и комплектующими. Краткое описание процесса — организация обеспечения ТМЦ, хранение и передача их в производство, выбор и оценки постав­щиков.

ОТК — отдел технического контроля

ОГК — отдел главного конструктора

ОГТ — отдел главного технолога

ОВК — отдел внешней комплектации

ОМТС — отдел материально-технического снабжения

ПДО — производственно-диспетчерский отдел

ТУ — технические условия

ЦЗЛ — центральная заводская лаборатория

СК — система качества

НД — нормативная документация

ТД — техническая документация

ОССП — отдел стандартизации и сертификации продукции

JIBK — лаборатория входного контроля

ОГМетр — отдел главного метролога

ОАСУП — отдел автоматизированного управления произ­водством

ТМЦ — товарно-материальные ценности Договор — основной документ, регламентирующий взаимо­

отношения сторон (поставщика и покупателя), их права и обя­занности.

Спецификация — документ (дополнение к договору), включа­ющий в себя тип, модель, класс, сортность и другую точную ин­формацию, в том числе и указания НД и ТД по поставляемой продукции, ее количество и сроки поставки. Перечень субпроцес­сов представлен в табл. 5.1. Схема процесса приведена на рис. 5.1.

Этапы выполнения процесса закупок представлены на схеме алго­ритма, приведенного на рис. 5.2.

Субпроцесс « Обобщение и уточнение характеристик закупае­мых ТМЦ» включает в себя [1]:

МС ИСО-9001

Схема бизнес-процесса «Закупки»

показателей, определяющих технические характеристики продук­ции, требования к качеству материалов и комплектующих;

• по заявке ОГК соответствующим отделом приобретаются партии сырья, материалов и комплектующих изделий;

• по результатам испытаний в составе изделия и технологи­ческого опробования ОГК и ОГТ принимают решение об ис­пользовании сырья, материалов и комплектующих изделий в про­изводстве с внесением в техническую документацию и указанием поставщика;

2) распределение закупок, определенных ТМЦ, между веду­щими инженерами ОВК и ОМТС;

3) переговоры служащих ОВК и ОМТС с техническими служ­бами о возможности замены ТМЦ.

Оценка и выбор поставщиков. Оценка поставщика — посто­янно действующая процедура, заключающаяся в сборе инфор­мации о деятельности поставщика в области качества и форми­ровании на ее основе количественной, выраженной в баллах, и сравнительной, выраженной в терминах, категорий, характери­стик поставщика. Целью этого субпроцесса является привлече­ние к поставкам предприятий, надежно и длительно обеспечи­вающих выполнение всех условий закупок.

Заключение договоров. Отдел (ОВК или ОМТС), осуществ­ляющий закупку ТМЦ на основе «плана закупок», составленного ОЭ и являющегося основанием договорной кампании, состав­ляет заявки (спецификация — годовая закупка) поставщикам исходя из данных «перечня действующих поставщиков», получен­ных в результате выбора и оценки поставщиков. Процесс зак­лючения договора включает следующие этапы.

1. На основе полученной заявки поставщик посылает потре­бителю договор, спецификацию и протокол согласования цены.

2. Получив проект договора, отдел (ОВК или ОМТС) пред­ставляет его в юридический отдел для получения листка визи­рования. ЮО также осуществляет регистрацию договора — при­своение порядкового регистрационного номера.

3. Проект договора анализируется и рассматривается всеми заинтересованными подразделениями предприятия, и в случае несогласия с определенными пунктами каждое из таких подраз­делений фиксирует свои замечания. Данная процедура назы­вается визированием. В этой процедуре принимают участие: ди­ректор по экономике и финансам; директор по безопасности; начальник юридического отдела; руководитель структурного под­разделения, заключающего договор; главный бухгалтер; замести­тель главного бухгалтера по финансовой работе; начальник отде­ла экономики; начальник отдела технического контроля; юрист; прочие заинтересованные лица (ОГТ, ОГК, ОГМетр и др.).

4. Составленные замечания анализируются и оформляются в протокол разногласий отделами ОВК или ОМТС и отправляют­ся поставщику на рассмотрение.

5. Если поставщик согласен с протоколом разногласий и вос­полнит их, то далее происходят утверждение и подписание до­говора двумя сторонами. Покупателем со стороны предприятия является заместитель коммерческого директора. Если же постав­щик не согласен с данными замечаниями, то с его стороны офор­мляется новый договор и процедура повторяется заново.

6. Далее договор согласовывается и подписывается с постав­щиком.

7. После визирования у всех вышеперечисленных должност­ных лиц и оформления со стороны поставщика договор утверж­дается коммерческим директором.

Формирование заявки поставщикам на поставку ТМЦ. На основе плана закупок отдел АСУП выполняет расчет месячной потребности ТМЦ с учетом остатков на складах и нормативного запаса. Ведущие инженеры ОВК и ОМТС оформляют «дефи- цитку» — документ, служащий основой их закупок в течение месяца. Затем поставщику отсылается заявка на доставку требу­емой партии ТМЦ в заданный срок.

Организация поступления и хранение ТМЦ. Здесь осуществ­ляются учет, складирование и выдача в производство ТМЦ со­гласно РИСК-ОВК и РИСК-ОМТС с соблюдением правил и сроков хранения ТМЦ.

1. С учетом НД и ТД на ТМЦ служащие (ОВК или ОМТС) определяют необходимый транспорт для доставки и оформляют заявку в цех, отвечающий за транспортировку продукции, где одному из водителей выдается командировка и выписывается доверенность на получение ТМЦ.

2. Материалы, сырье и комплектующие изделия поступают на предприятие с сопроводительными документами, удостоверяю­щими их качество (паспорт, сертификат и т.д.) и количество (на­кладная и т.д.) и складируются по маркам, наименованиям и ти­поразмерам. Допускается хранение ТМЦ одного наименования с различными типами размеров и марок на одном складском месте (стеллаж, ячейка, полка и т.д.) с обеспечением идентификации.

3. Проведение входного контроля качества сырья, материалов и комплектующих изделий осуществляется согласно ПСК-ОТК «Входной контроль сырья, материалов и комплектующих изделий».

При выявлении в процессе контроля несоответствия про­дукции установленным требованиям технической документации подразделение, закупившее продукцию после получения от JIBK ОТК «Извещения о браке», совместно с ОТК в течение суток со дня получения извещения принимает решение о дальнейших действиях по этой продукции.

Обеспечение потребности производства — организация потреб­ления сырья, материалов и комплектующих изделий подразделе­ниями.

Такое представление бизнес-процессов содержит очевидные недостатки. Во-первых, оно не наглядно для пользователей про­цесса. Во-вторых, каждый раз при внесении изменений в процесс необходимо вручную редактировать соответствующие текстовые документы. В-третьих, при отсутствии унификации представле­ния блок-схем алгоритмов и моделей процессов затруднительно создавать описание, соответствующее общепринятым стандартам оформления бизнес-процессов. Из этого можно сделать вывод о целесообразности перевода уже разработанных таким образом про­цессов в специализированную инструментальную среду модели­рования.

Источник: finances.social

Построение функциональной модели бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

1. Менеджер получает заказ от клиентов на поставку товара.

2. Регистрирует клиента в списке клиентов.

3. Регистрирует заказ клиента в реестре заказов.

4. Составляет счет-фактуры для поставщика.

5. Менеджер отдела поставок выбирает поставщика для выполнения заказа.

6. После чего поставщик принимает заказ или отказывается от него, если поставщик отказывается от заказа, то менеджер снова выбирает поставщика. И так пока поставщик не примет заказ.

7. Менеджер отдела поставок получает счет от поставщика и передает его бухгалтеру для оплаты.

8. Бухгалтер оплачивает счет и получает у банка платежное поручение, подтверждающее оплату счета.

9. Менеджер отдела поставок получает платежное поручение.

10. После получения платежного поручения менеджер выписывает доверенность экспедитору на получение товара у поставщика.

11. Экспедитор выезжает к поставщику и получает товар.

12. По приезду экспедитор заполняет накладную для отгрузки товара клиенту.

Таблица 1. Операций бизнес-процесса «Деятельность отдела поставок»

Источник: studentopedia.ru

5.2 Процесс поставки

Процесс поставки состоит из работ и задач, выполняемых поставщиком. Процесс может быть начат с решения о подготовке предложения в ответ на заявку на подряд, присланную заказчиком, или с подписания договора и вступления с заказчиком в договорные отношения по поставке системы, программного продукта или программной услуги.

Процесс продолжается определением процедур и ресурсов, необходимых для управления и обеспечения проекта, включая разработку проектных планов и их выполнение посредством поставки системы, программного продукта или программной услуги заказчику. Поставщик управляет процессом поставки на проектном уровне в соответствии с процессом управления (подраздел 7.1), который конкретизируется в данном процессе; определяет инфраструк­туру для данного процесса в соответствии с процессом создания инфраструктуры (подраздел 7.2); адаптирует данный процесс к условиям проекта в соответствии с процессом адаптации (приложение А) и управляет процессом поставки на организационном уровне в соответствии с процессами усовершенствования (подраздел 7.3) и обучения (подраздел 7.4).

Список работ. Данный процесс состоит из следующих работ: 1) подготовка; 2) подготовка ответа; 3) подготовка договора; 4) планирование; 5) выполнение и контроль; 6) проверка и оценка; 7) поставка и закрытие договора.

5.2.1 Подготовка Данная работа состоит из следующих задач: 5.2.1.1 Поставщик проводит анализ требований, установленных в заявке на подряд, принимая во внимание организационные вопросы и другие установленные правила. 5.2.1.2 Поставщик должен принять решение об участии в конкурсе на подряд или о подписа­нии договора.

5.2.2 Подготовка ответа Данная работа состоит из следующей задачи: 5.2.2.1 Поставщик должен сформулировать и подготовить предложение в ответ на заявку о подряде, включая свои рекомендации по адаптации настоящего стандарта. 5.2.3 Подготовка договора Данная работа состоит из следующих задач: 5.2.3.1 Поставщик должен провести переговоры и вступить в договорные отношения с организацией заказчика с целью обеспечения поставки программного продукта или услуги.

5.2.3.2 Поставщик может предложить внести изменения в текст договора по согласованию с заказчиком. 5.2.4 Планирование Данная работа состоит из следующих задач: 5.2.4.1 Поставщик должен провести анализ требований к заказу в целях создания структуры управления реализацией проекта и обеспечения качества поставляемого программного продукта или услуги.

5.2.4.2 Поставщик должен определить или выбрать модель жизненного цикла программных средств, если она не оговорена в договоре, в соответствии с областью применения, объемом и сложностью проекта. В модели жизненного цикла должны быть выбраны и структурированы процессы, работы и задачи из числа определенных в настоящем стандарте.

5.2.4.3 Поставщик должен установить требования к планам управления и обеспечения проекта в целом, обеспечения качества поставляемого программного продукта или услуги. Требования к планам должны охватывать потребности в используемых ресурсах и формулироваться с привлече­нием заказчика.

5.2-4.4 После установления требований к планированию поставщик должен рассмотреть варианты разработки программного продукта или предоставления программной услуги, сопоставив результаты анализа риска реализации каждого варианта. Анализируются следующие варианты: a) разработка программного продукта или предоставление программной услуги с использова­нием внутренних ресурсов поставщика; b) разработка программного продукта или предоставление программной услуги путем заклю­чения субподрядных договоров; c) получение готовых программных продуктов от внутренних или внешних источников; d) комбинации по перечислениям а), b), с).

5.2.4.5 Поставщик должен разработать и документально оформить план(ы) управления про­ектом на основе требований к планированию и вариантов, выбранных из 5.2.4.4. План должен охватывать следующие вопросы (но не ограничиваться ими): a) организационной структуры проекта, полномочий и обязанностей каждого участника проекта, включая сторонние организации; b) технической среды (для разработки, эксплуатации и сопровождения), включая условия проведения испытаний, оборудование, организацию архивной библиотеки, средства, стандарты, процедуры и инструментарий; c) структуры распределения заданий по процессам и работам жизненного цикла, включая программные продукты, программные услуги и непоставляемые изделия, разрабатываемой совмест­но со сметами, составом исполнителей, требуемыми материальными ресурсами, необходимыми программными средствами и графиками выполнения установленных задач; d) управления характеристиками качества создаваемого программного продукта или предо­ставляемой программной услуги.

Допускается разработка отдельных планов по обеспечению каче­ства; e) управления безопасностью, защитой и другими критическими требованиями к программ­ному продукту или программной услуге. Допускается разработка отдельных планов по обеспечению безопасности и защиты; f) управления субподрядчиками, включая выбор субподрядчиков и взаимоотношения между субподрядчиком и заказчиком; g) обеспечения качества (см. подраздел 6.3); h) верификации (см. подраздел 6.4) и аттестации (см. подраздел 6.5), включая подходы к взаимоотношению с верифицирующими и аттестующими организациями, при их наличии; i) взаимоотношений с заказчиком, которые реализуются такими средствами, как совместные анализы (см. подраздел 6.6), аудиторские проверки (см. подраздел 6.7), совещания, отчеты. модификации и изменения, реализации, утверждение, приемка и рабочие контакты; j) взаимоотношений с пользователем, которые реализуются такими средствами, как выполне­ние требуемых настроек, демонстрация прототипов и оценки; k) управления критическими ситуациями, то есть управления областями проекта, которые связаны с потенциальными техническими, финансовыми и плановыми затруднениями; 1) обеспечения защиты, включая правила доступа к информации на уровне каждой проектной организации; т) подтверждения статуса поставляемой продукции, обеспечиваемые такими средствами, как инструкции, обязательная сертификация, права собственности, использования и распространения, гарантии и лицензионные права; n) средств для планирования, надзора и отчетности; р) обучения персонала (см. подраздел 7.4).

5.2.5 Выполнение и контроль Данная работа состоит из следующих задач: 5.2.5.1 Поставщик должен реализовать планы управления проектом, разработанные в соответ­ствии с 5.2.4. 5.2.5.2 Поставщик должен: a) разработать программный продукт в соответствии с процессом разработки (подраздел 5.3); b) провести опытную эксплуатацию программного продукта в соответствии с процессом эксплуатации (подраздел 5.4); c) сопровождать программный продукт в соответствии с процессом сопровождения (под­раздел 5.5).

5.2.5.3 Поставщик должен осуществлять надзор и контроль за разработкой и качеством проектирования программных продуктов или услуг на всем жизненном цикле договора. Это должно являться постоянной интерактивной задачей поставщика, обеспечивающей: a) надзор за технической реализацией, расходами, выполнением планов и отчетностью о ходе проекта; b) выявление возникающих проблем, их документальное оформление, анализ и решение.

5.2.5.4 Поставщик должен управлять и контролировать деятельность субподрядчиков в соот­ветствии с процессом заказа (подраздел 5.1). Поставщик должен выполнять все установленные договором требования, гарантирующие, что поставляемый заказчику программный продукт или услуга разработаны или изготовлены в соответствии с исходными договорными требованиями.

5.2.5.5 Поставщик должен взаимодействовать с независимой верифицирующей, аттестующей или испытательной организацией в соответствии с установленными договорными или проектными планами. 5.2.5.6 Поставщик должен взаимодействовать с другими исполнителями договора в соответ­ствии с установленными договорными или проектными планами.

5.2.6 Проверка и оценка Данная работа состоит из следующих задач: 5.2.6.1 Поставщик должен координировать работы по проверке выполнения договора, взаи­модействуя с организацией заказчика. 5.2.6.2 Поставщик должен проводить или участвовать в совещаниях, подготовке прием­ки, приемочных испытаниях, совместных анализах и аудиторских проверках вместе с заказ­чиком в соответствии с договором и проектными планами.

Совместные анализы должны проводиться в соответствии с подразделом 6.6, а аудиторские проверки — в соответствии с подразделом 6.7. 5.2.6.3 Поставщик должен выполнять верификацию и аттестацию в соответствии с подразде­лами 6.4 и 6.5 для того, чтобы продемонстрировать заказчику полное соответствие программных продуктов или услуг и процессов установленным требованиям.

5.2.6.4 Поставщик должен предоставлять заказчику отчеты о проведенных оценках, анализах, аудиторских проверках, испытаниях и реализованных решениях возникших проблем в соответствии с условиями договора. 5.2.6.5 Поставщик должен обеспечить заказчику доступ к своим средствам и средствам субподрядчиков для проверки программных продуктов или услуг в соответствии с договорными и проектными планами. 5.2.6.6 Поставщик должен выполнять работы по обеспечению качества в соответствии с подразделом 6.3. 5.2.7 Поставка и закрытие договора Данная работа состоит из следующих задач: 5.2.7.1 Поставщик должен поставить программный продукт или услугу заказчику в соответст­вии с условиями договора. 5.2.7.2 Поставщик должен помогать заказчику в поддержке поставленного программного продукта или услуги в соответствии с условиями договора.

Ограничение

Для продолжения скачивания необходимо пройти капчу:

Источник: studfile.net