Описание бизнес процесса снабжение

Ниже приведен перечень из 11 основных бизнес-процессов отдела закупок, который описывает:

• задачи бизнес-процесса;
• ожидаемые результаты бизнес-процесса;
• показатели результативности бизнес-процесса;
• показатели KPI для состемы мотивации сотрудников.

Описание можно использовать в качестве шаблона бизнес-процессов.

1. Бизнес-процесс: работа с запросами отдела продаж на получение информации по номенклатуре

Задача бизнес-процесса

Предоставить ответ производителя на запрос менеджера отдела продаж в установленный срок.

Результат бизнес-процесса

• Полнота предоставленной информации соответствует формату запроса.
• Ответ на запрос предоставлен в установленный срок.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Качество предоставленной информации.
• Соблюдение срока предоставления информации (возможно деление по приоритетам: высокая, средняя, низкая).

Показатели KPI для системы мотивации

• % запросов с нарушением срока предоставления ответа.
• Количество замечаний от отдела продаж на качество ответов.

2. Бизнес-процесс: работа с заказами покупателей

Задачи бизнес-процесса

• Размещение заказа у поставщика / производителя, подтверждение и сопровождение его исполнения на всех этапах.
• Фиксация / коррекция срока прихода номенклатуры на склад, уведомление отдела продаж.
• Контроль входных цен и стоимости логистики.
• Контроль наличия остатков на складе.
• Взаиморасчеты с поставщиками / производителями.

Результаты бизнес-процесса

• Заказы размещены у поставщика своевременно.
• Цены поступления соответствуют установленным.
• Срок поступления на склад соответствует заявленным / нормативным или известны отклонения.
• «Под заказ» заказывается только то, чего нет в наличии на складе.
• Оплаты поставщику проведены вовремя.
• Документы на товары предоставлены в бухгалтерию.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Соблюдение срока поступления заказываемой номенклатуры.
• Своевременность обновления информации о сроках прихода.
• Отсутствие замечаний о сроках поступления номенклатуры.
• Отсутствие замечаний от бухгалтерии по документам.

Показатели KPI для системы мотивации

• % заказов с нарушенным сроком прихода.
• Количество замечаний отдела продаж.
• % поставок с некорректными документами.

3. Бизнес-процесс: поддержание складской программы

Задачи бизнес-процесса

• Анализ наличия товарного запаса по номенклатуре и аналогам.
• Планирование закупок.
• Закупки под склад.
• Контроль входных цен.
• Выяснение потребностей ч/з ОП в конкретной номенклатуре.
• Получение дополнительных условий от поставщиков.
• Взаиморасчеты и документооборот с поставщиками.

Результаты бизнес-процесса

• 100% наличие согласованного ассортимента.
• Исполнение норматива по товарным остаткам.
• Актуальность цен и количества в режиме онлайн.
• Регулярный сбор потребностей от отдела продаж.
• Отсутствие просроченной задолженности перед поставщиками.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Наличие номенклатуры на складе/отсутствие out-stoсk.
• Оборачиваемость товаров на складе.
• Наличие плана потребностей по номенклатуре.
• Проведение переговоров с поставщиками.
• Новые поставщики.
• Снижение себестоимости по поставщикам.
• Количество дней отсрочки по поставщикам.
• Актуальность номенклатуры на складе.

Показатели KPI для системы мотивации

• % отсутствующих артикулов на отчетную дату.
• Норма оборачиваемости.
• План потребностей к определенной дате/сроку.
• Выполнение плана проведения переговоров с поставщиками.
• Выполнение задачи по поиску поставщика по заранее заданным критериям.
• % снижений себестоимости по поставщикам / брендам.
• Увеличение количества дней отсрочки по поставщику / ам.

4. Бизнес-процесс: развитие продаж номенклатуры/бренда

Задачи бизнес-процесса:

• Увеличение продаж того или иного бренда или номенклатуры.
• Получение дополнительных условий от поставщиков.
• Организация обучения по бренду / номенклатуре от поставщика.

Результаты бизнес-процесса

• Увеличение доли продаж бренда в общем объеме продаж.
• Повышение знания о свойствах, характеристиках номенклатуры / бренда среди сотрудников отдела продаж.
• Получение более выгодных условий от поставщиков.
• Привлечение новых поставщиков.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Увеличение объема продаж по бренду / номенклатуре.
• Увеличение маржинальности по бренду / номенклатуре.

Показатели KPI для системы мотивации

• Доля (%) бренда в объеме продаж.
• Динамика изменения доли (%) бренда/номенклатуры в объеме продаж.
• Динамика маржинальности по бренду / номенклатуре / поставщику.

5. Бизнес-процесс: взаимодействие с поставщиками

Задачи бизнес-процесса

• Ведение переговоров для получения условий по приоритетам поставщиков А,В и С, в т.ч. в рамках конкретных заказов для получения более выгодных условий.
• Ведение стратегических переговоров.
• Обеспечение документооборота и соблюдение условий взаиморасчетов.
• Поддержание пула альтернативных поставщиков.
• Снижение стоимости закупаемой продукции.
• Обратная продажа неликвидов (возврат), работа с рекламациями.

Результаты бизнес-процесса

• Регулярно ведутся переговоры с поставщиками.
• Регулярно улучшаются условия работы с поставщиками.
• Договора оформлены, в наличии, есть график пролонгации.
• Снижение неликвидов на складе.
• Отсутствуют нерешенные вопросы по рекламациям.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Ведение переговоров по плану/графику.
• Динамика изменения цен поставщиков: сохранение, рост, снижение.
• Поддержание себестоимости закупаемой номенклатуры.
• Динамика изменений количества дней отсрочки.
• Ввод новой номенклатуры/поставщика.
• Плановое снижение неликвидов на складе.

Показатели KPI для системы мотивации

• Исполнения плана проведения переговоров с поставщиками.
• Индекс цен: рост — более 1, удержание — равно единицы, снижение — менее 1.
• Рост числа дней отсрочки по оплате.
• Доля поставщика / бренда в объеме продаж.
• % себестоимости в выручке за отчетный период.
• Выполнения плана по снижению неликвидов (сумма/бренд/доля, %).

6. Бизнес-процесс: взаимодействие с декларантами

Задача бизнес-процесса

• Предоставление необходимой информации декларантам в установленный срок в полном объеме.

Результаты бизнес-процесса

• Своевременное исполнение таможенных процедур.
• Отсутствие задержек на таможне.
• Отсутствие штрафных санкций.
• Подобранный код ТН ВЭД имеет меньшую пошлину.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Соблюдение полноты и сроков предоставления информации.
• Отсутствие штрафов и задержек на таможне.
• Отсутствие замечаний от декларантов.
• Выполнение норматива по прохождению таможни.

Показатели KPI для системы мотивации

• Количество замечаний от декларантов (возвратов на доработку, дополнительные запросы).
• Отсутствие задержек на таможне.

7. Бизнес-процесс: взаимодействие с перевозчиками

Задачи бизнес-процесса

• Своевременный забор груза.
• Оформление документов.
• Поиск альтернативных перевозчиков и альтернативных маршрутов доставки.
• Поиск вариантов снижение стоимости перевозки, в т.ч. за счет сроков поставки.
• Увеличение скорости доставки товара.

Результаты бизнес-процесса

• Забор и доставка груза в установленный срок.
• Оформлен полный пакет документов, предоставлен вовремя и без ошибок.
• Снижение стоимости перевозки.
• Увеличение скорости доставки.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Соблюдение сроков поставок.
• Своевременное обновление информации о сроках поставки.
• Динамика изменения цен за перевозки за 1 кг. груза или % от стоимости номенклатуры.

Показатели KPI для системы мотивации

• Количество нарушений сроков поставки.
• % стоимости доставки в себестоимости.

8. Бизнес-процесс: управление отделом закупок

Задачи бизнес-процесса

• Исполнение стандартов работы отдела закупок в отношении отдела продаж.
• Исполнение стандартов работы с поставщиками.
• Повышение автоматизации работы отдела закупок.
• Регламентация деятельности отдела закупок.
• Выполнение финансовых показателей, в т.ч.:

• выполнение бюджета закупов;
• соблюдение нормы оборачиваемости;
• соблюдение норматива склада;
• снижение себестоимости;
• выполнение графика оплат;
• достижение запланированных результатов по валовой прибыли;
• достижение запланированных результатов по рентабельности.

Результаты бизнес-процесса

• Отсутствие замечаний от отдела продаж.
• Повышение эффективности ОЗ:

• увеличение количества запросов отдела продаж и заказов на 1 сотрудника;
• увеличение количества поставщиков на 1 сотрудника;
• увеличение суммы оборота по сотруднику.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Выполнение бюджета закупок (план / факт).
• Выполнение нормы оборачиваемости (план / факт).
• Своевременность оплат поставщикам.
• Соблюдение графика закупок по складской программе.
• Снижение себестоимости номенклатуры.
• Получение дополнительных условий от поставщиков (бонусы, маркетинг и т.п.).
• Выполнение норматива по доли транспортных расходов.
• Выполнение показателей по удержанию стоимости номенклатуры.
• Выполнение показателей по валовой прибыли (через % или долю в выручке).

Показатели KPI для системы мотивации

• % выполнения плана по закупкам.
• Норма оборачиваемости по складской программе.
• Доля просроченной КЗ.
• Выполнение графика закупок по складской программе.
• % снижения себестоимости закупаемой номенклатуры.
• Сумма бонусов, скидок и маркетинговых выплат от поставщиков.
• % затрат на транспорт в себестоимости закупок.
• % выполнения показателя по валовой прибыли.
• % выполнения показателей по рентабельности.

9. Бизнес-процесс: развитие отдела закупок

Задачи бизнес-процесса

• Развитие схемы поставок от поставщиков (снижение промежуточных звеньев).
• Обеспечение наличия наиболее ликвидной номенклатуры.
• Развитие и поддержание логистических маршрутов и перевозчиков.
• Улучшение условий работы отдела продаж со складской номенклатурой и номенклатурой «под заказ».
• Улучшение условий работы менеджеров отдела продаж с поставщиками через:

• настройку прямой коммуникации менеджера с поставщиком минуя прямое общение (личный кабинет, веб-шоп, интернет магазин и т.п.);
• автоматизацию взаимодействия с поставщиками (в т.ч. ЭДО).

Результаты бизнес-процесса

• Рост числа прямых поставщиков.
• Улучшение условий от поставщиков.
• Снижение себестоимости закупок.
• Снижение срока поставки.
• Увеличение числа закупок (поставщиков) на сотрудника.
• Снижение нагрузки на сотрудников.
• Увеличение числа поставщиков / заказов в расчете на 1 сотрудника отдела закупок.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Выполнение стратегических задач по отделу закупок:

• в части номенклатуры;
• в части поставщиков.

Показатели KPI для системы мотивации

• Сумма / количество запросов на 1 сотрудника.
• Результаты по фокусным проектам.

10. Бизнес-процесс: обучение сотрудников закупок и продаж

Задачи бизнес-процесса

• Обучение сотрудников отдела закупок по исполнению процессов работы с поставщиками, перевозчиками, таможней, брокерами и т.д.
• Формирование и развитие переговорных навыков сотрудников отдела закупок для общения с поставщиками и перевозчиками.
• Обучение сотрудников отдела продаж навыкам работы с поставщиками, навыкам быстрого расчета себестоимости, формирование понимания логистической цепи доставки номенклатуры и т.д.

Результат бизнес-процесса

• Сотрудники исполняют бизнес-процесс, за который несут ответственность.

Показатели результативности бизнес-процесса

• Исполнение показателей бизнес-процесса (качественно и количественно).

Показатели KPI для системы мотивации

• Исполнение показателей бизнес-процесса (качественно и количественно).

11. Бизнес-процесс: автоматизация в отделе закупок

Задачи бизнес-процесса

• Автоматизация процессов:

• работы с запросами;
• работы с заказами;
• внутрифирменной коммуникации;
• коммуникации с поставщиками;
• развитие ЭДО;
• работы с ассортиментом, в т.ч. по подбору аналогов;
• взаимодействия с перевозчиками;
• повышение автоматизации через 1С и CRM.

Результаты бизнес-процесса

• Увеличение автоматизированных процессов работы сотрудников.
• Увеличение производительности сотрудников (рост числа обрабатываемых запросов / заказов на 1 сотрудника).

Показатели результативности

• Выполнение норматива по обработке запросов.
• Выполнение нормативов по формированию заказов.

Показатели KPI для системы мотивации

• Выполнение норматива по обработке запросов.
• Выполнение нормативов по формированию заказов.

• Подбор персонала
• Бизнес-коучинг
• Консалтинг для отдела продаж и закупок
• Делимся опытом
• Рабочие инструменты

Источник: www.salesb2b.ru

Процесс закупки шаг за шагом (с применением инструментов ODOO)

Я уже писал и про сам процесс закупок и про то как устроены закупки в ERP ODOO, но хотелось бы затронуть эту тему еще раз. Закупки — процесс циклический и можно говорить о некотором алгоритме действий, которого должен придерживаться сотрудник для того чтобы компания получила нужный товар в нужное время в нужном месте по нужным ценам. Как правило процесс закупок выглядит так:

Схематично порядок закупочного процесса можно представить в виде такого алгоритма (последовательности шагов):

Содержание скрыть

Шаг 1 Нужный товар

Главная цель закупочной деятельности купить товар, который можно будет затем продать. Для того чтобы это сделать нужно выявить потребность, которая может быть первичная и повторная.

Первичная потребность

Если мы говорим про первичную потребность то это значит, что данный товар у нас отсутствует в ассортименте но поступил запрос например от отдела маркетинга. Для закупщика это будет сигналом к поиску требуемого товара. При этом закупщик не должен принимать никакие устные запросы, так как это может плохо для него обернуться. Такие заявки должны обязательно оформляться в письменном виде либо фиксироваться в системе, в которой работаю сотрудники компании.

В ERP ODOO например для таких целей предназначен документ Purchase request, который заполняют сотрудники для того чтобы просигнализировать про какую-нибудь потребность в товарах.

Такая заявка (запрос) должна быть согласована у руководителя после чего она попадет менеджеру на закупку в работу.

В отдельных случая закупщик может сам проявить иницитиву и закупить товар, но все равно необходимо будет определить место товара в ассортименте, его цену, способы продвижения и т.д, иначет такой товар может превратиться в неликвид и напрасной трате денег.

Повторная потребность

В случае наличия товара в ассортименте закупщик может принимать решения о необходимости и основываются такие решения на основе Отчета об остатках товара. Причем этот отчет желательно смотреть в нескольких срезах.

В ODOO такой отчет сделать несколькими способами: можно построить отчет об остатках по складам либо проанализировать каталог продукции (в табличной части которой выводяться общие остатки на складах)

Шаг 2. Нужная цена

Тут сразу вспоминается один из принципов менеджмента Э.Деминга:

Покончите с практикой оценки и выбора поставщиков лишь на основе цены на их продукцию. Вместо этого наряду с ценой требуйте серьезных подтверждений качества продукта. Уменьшите число поставщиков одного и того же продукта путем отказа от услуг тех из них, кто не смогли статистически подтвердить его качество.

Стремитесь к тому, чтобы каждый компонент поставлялся только от одного производителя, с которым у вас установились взаимные лояльность и доверие в результате долговременных отношений. Цель в этом случае — минимизация общих, а не только первоначальных затрат. У отделов комплектации и снабжения в результате появятся новые обязанности, которые они должны будут хорошенько изучить.

Цена это очень хорошо, но необходимо еще учитывать и другие параметры. Дешевый поставщик не значит хороший поставщик.

Читать: Системный подход в финансовом менеджменте: области принятия решений и влияние управленческих решений на финансовую отчетность

Где можно найти поставщиков? Сейчас самым популярным ответом будет: «в интернете», но кроме этого источника можно выделеть еще такие: выставки, отраслевые журналы, справочники.

Поиск поставщиков заканчивается получением от них коммерческих предложений и к выбору среди них наиболее подходящих.

В Odoo для таких целей есть два документа: «Тендер» и «Запрос цен у поставщика». Тендер подразумевает фиксация в системе какого-то запроса на закупку чего-либо и подбор под этот запрос коммерческих предложений поставщиков. Либо можно сразу фиксировать получение от поставщика коммерческого предложения (если это уже проверенный поставщик)

Как правило все это заканчивается подписанием договора с поставщиком.

Менеджер также должен где то вести изменение цен поставщиков, условия поставок и т.д.

В Odoo эту цель выполняют прайс-листы поставщиков

Шаг 3. Нужное количество и качество

Итак нам нужно купить товар. Поставщика нашли. Теперь надо определиться с номенклатурой и количеством. Для этого нам понадобятся такие инструменты и отчеты как: АВС и XYZ-анализ, отчет по оборачиваемости, отчет по товародвижению, прогноз продаж, величина страхового запаса и оптимальный размер заказа. Сейчас детально на каждом из них останавливаться не буду, но вкратце рассказать стоит.

АВС-анализ — ранжирование ассортимента по разным параметрам (обороту и прибыли)

XYZ–анализ — это инструмент, позволяющий разделить продукцию по степени стабильности продаж и уровня колебаний потребления.
Метод данного анализа заключается в расчете каждой товарной позиции коэффициента вариации или колебания расхода. Этот коэффициент показывает отклонение расхода от среднего значения и выражается в процентах.
В качестве параметра могут быть: объем продаж (количество), сумма продаж, сумма реализованной торговой наценки. Результатом XYZ –анализа является группировка товаров по трем категориям, исходя из стабильности их поведения:

• Категория Х, в которую попадают товары с колебанием продаж от 5% до 15%. Это товары, характеризующиеся стабильной величиной потребления и высокой степенью прогнозирования.
• Категория Y, в которую попадают товары с колебанием продаж от 15% до 50%. Это товары, характеризующиеся сезонными колебаниями и средними возможностями их прогнозирования.
• Категория Z, в которую попадают товары с колебанием продаж от 50% и выше. Это товары с нерегулярным потреблением и непредсказуемыми колебаниями, поэтому, спрогнозировать их спрос невозможно.

Читать: АВС-анализ

Оборочиваемость — число оборотов в разах или днях среднего товарного остатка за некий отчетный период.

Отчет по продажам и остаткам — данные по количеству проданного и оставшегося на складе на данный момент товара.

Определение точки заказа — нижняя граница товарного запаса при достижении которого необходимо сделать следующий заказ. Обычно считается по формуле: «средний дневной спрос*подготовительный период на поставку товара + страховой запас»

В Odoo есть несколько инструментов/отчетов которые позволяют сделать анализ продаж и затем настроить систему так, чтобы она сама анализировала остатки и создавала запросы цен у поставщиков на необходимые товары.

Шаг 4. Подготовка и оформление заявки на товар поставщику

Форма такой заявки может быть разной: устной — если вы заказываете то, что заказываете постоянно либо письменно (например по электронной почте). У некоторых поставщиков заказы можно делать на их сайте в вашем личном кабинете.

В Odoo такую функцию выполняет документ «Запрос цен у поставщика»

который может быть отправлен поставщику прямо из системы и сюда же может быть получен ответ от поставщика.

Шаг 5. Получение подтверждения от поставщика на поставку товара

Поставщик ознакамливается с вашим запросом цен, в случае необходимости корректирует его и отправляет обратно. На основании этого запроса цен/заказа на закупку поставщик выставляет счет (счет, счет-проформа или инвойс) который и будет тем документом на основании которого будет производиться оплата. Тут хотелось бы сделать один коммантарий относительно инвойса.

Инвойс (англ. invoice ) — в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров и услуг, их количество и цену, по которой они поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе.

В нашей практике документ аналогичный инвойсу отсутствует и по сути этот документ разбивается на два: счет-фактуру и расходную накладную.

В ODOO после подтверждения запроса цен у поставщика появляется возможность создать инвойс поставщика (Vendor Bill), который после подтверждения делает в учете проводку и фиксирует обязательство перед поставщиком

Шаг 6. Выполнение обязательств по оплате заказа. Шаг 11. Взаиморасчеты с поставщиком

Поставка товара может идти на разных условиях: либо по предоплате, либо в кредит. Как правило это делает бухгалтерия. Так или иначе счета поставщика принимают участие в планировании движения денежных средств. Иногда с поставщиком необходимо проводить сверку взаиморасчетов.

Про то как в ODOO устроен учет взаиморасчетов и движения денежных средств я уже писал и сейчас на этом не буду останавливаться.

Читать: Риски и неопределенность. Классификация рисков компании

Шаг 7. Нужное место и время

Менеджер уточняет у поставщика время, место и объем поставки, после чего передает эту информацию в отдел логистики. Как правило отдел логистики интересует информация о количестве упаковочных мест, вес, объем и стоимость груза. После чего делается расчет стоимости доставки. Если товар доставляется поставщиком — это упрощает ситуацию и избавляет компанию от лишних хлопот.

Шаг 8. Контроль за оформлением и выпуска товара со склада поставщика

Менежер по закупкам свою работу выполнил и теперь дело за другими подразделениями компании, но расслабляться еще рано, ведь товар еще не на складе компании. Именно на этом этапе могут случиться неожиданные сюрпризы такие как: неприхода машины, приход не той машины, приход машины не на тот склад, отстуствия необходимых документов и т.д. И эти неприятности необходимо оперативно решать

Шаг 9. Контроль выполнения условий поставки

После прибытия товара на склад происходит его отгрузка. На этом этапе важно проверить соответствует ли прибывший груз документам и все ли с ним в порядке. Если да — товар приходуется и процесс закупки можно считать официально завершенным. Если нет начинается выяснение обстоятельств и принимаются решения что со всем вот этим делать. Как правило в таком случае составляется акт приемки-передачи и оформляется претензия поставщику.

В ODOO после подтверждения запроса цен автоматически создается черновик входящего складского перемещения (IN) после подтверждения которого товар будет оприходован на склад. В зависимости от потребностей компании на уровне можно поставить настройку во сколько этапов будет происходить приемка товара

соответственно у нас будет формироваться 1,2 или 3 складских документов и нам их надо будет подтверждать в системе последовательно.

Если есть какие-то несоответствия в виде количества, то в самом перемещении можно указать сколько товара прибыло на склад на самом деле

Если приходуется не все количество система вам предложить создать черновик перемещения на недостающее количество (если планируется допоставка товара)

Подытожим

Процесс закупок как правило циклический и именно это его свойство позволяет менеджеру по закупкам предусмотреть все проблемные ситуации которые могут возникнуть и предпринять превентивные меры. Если пустить процесс на самотек и уповать на чудо, то результат такого процесса можеть быть не такой как ожидалось. Отдел закупки не работает сам по себе. Как мы убедились выше он тесно взаимодействует с поставщиками, складом, логистикой и бухгалтерией и необходимо чтобы это взаимодействие было максимально эффективным.

Источник: www.antonpiskun.pro