Описание бизнес процесса управление закупками

В работе как производственных, так и компаний, занимающихся куплей-продажей, важное место занимает бесперебойное снабжение необходимыми материалами, товарами, комплектующими и прочими ТМЦ. Для своевременного удовлетворения потребностей необходимо выстроить эффективные процессы планирования и закупок — и без автоматизации в данном случае компании будет сложно справиться.

• Затаривание складов товарами/материалами, которые в большинстве случаев не будут использованы в продаже/производстве.

Когда компания идет по сценарному планированию, она ставит перед собой цели, сколько нужно заработать за такой-то период. А для этого ей нужно понять, сколько требуется продать товаров, услуг или произвести продукции. Соответственно, выстраивая логическую цепочку, компания должна обеспечить производство или продажные процессы ресурсами и материалами, чтобы удовлетворить потребности.

Автоматизация планирования закупок контролирует данные процессы, по которым не берутся цифры с потолка, и материалы/товары закупаются под реальные объемы, что в свою очередь позволяет избежать проблем с затариванием склада, где оставшиеся товары/материалы со временем обесцениваются. Таким образом, компания не тратить средства впустую, грамотно планируя ресурсы.

Связь бизнес-процесса закупок с другими процессами на предприятии

• Сложности с планированием денежных средств.

Планирование ресурсов касается не только движения товарооборота, но и денежных средств. Как обычно формируется БДДС: берутся данные прошлого года или данные по закупкам, на основании которых компания определяет, сколько хочет приобрести и сколько потребуется заплатить поставщикам. Собственно, полученная информация плавно перетекает в статьи планирования денежных ресурсов. И без автоматизации процессов закупок в данном случае чтобы избежать проблем некорректного формирования БДДС многие компании в данном компании стремятся изначально автоматизировать процессы закупок, чтобы избежать проблем корректного формирования БДДС.

Решить данные проблемы как раз поможет функционал товарного планирования в 1С:ERP

Суть инструмента сценарного (товарного) планирования в 1С:ERP состоит в следующем: пользователь определяет цели, сколько он хочет продать или произвести, то есть формирует в системе план продаж, которому требуется обеспечение. Если компания занимается куплей-продажей, то она будет обеспечивать его планом закупок. Производственные компании в свою очередь должны сформировать сначала план продаж, затем описать план производства, который как раз покажет, что требуется изготовить, на основании чего будет формироваться план закупок. Он и будет являться итоговой точкой.

Удобство работы с процессом закупок в 1С:ERP заключается как раз в том, что формирование данных по планам продаж и производства полностью автоматизированы. Система понимает, что требуется приобрести/произвести, и если у компании, например, в системе ERP заложена спецификация на производство, то на ее основании будет рассчитано необходимое количество материалов. Если же компания продает готовые товары, то система просто подгружает данные, показывая, что и в каком количестве нужно закупить.

Управление закупками — С чего начать и чем закончить…

Как выстроить процесс управления закупками, если поставщик неизвестен

В нашей практике мы сталкивались как с компаниями, которые работают с конкретными поставщиками, так и крупными предприятиями, которым нужно определяться в подборе поставщиков. В первом случае в системах 1С:ERP процесс выстраивается довольно просто: например, можно загрузить прайс-листы поставщиков и на их основании сформировать план закупок.

Во втором случае, когда компанию интересует сама закупочная процедура, она проводит тендеры, сравнивает различные закупочные предложения, чтобы выбрать “победителя”, мы советуем обратить внимание на конфигурацию 1С:ERP.Управление холдингом.

В данной системе автоматизирован функционал корпоративных закупок: после того, как компания сформировала план продаж/производство, проводится закупочная процедура, где оцениваются предложения поставщиков, а после принятия решения автоматически формируется договор с выбранным контрагентом.

Выбор системы, в котором автоматизирован процесс управления закупками зависит от ваших выстроенных бизнес-процессов, специфики ведения учета, но в любом случае современные системы 1С:ERP или 1С:ERP. Управление холдингом на сегодняшний день способны закрыть максимум ваших задач. Они позволяют эффективно решать вопросы закупочных процедур на всех ее этапах, используя гибкий инструментарий.

Чем глубже и детальнее будет проанализирована специфика закупочной деятельности, тем меньше рисков, изменений содержания, сроков, бюджета вы получите при выполнении проекта автоматизации.

Наши специалисты готовы вас проконсультировать по вопросам автоматизации процесса закупок и найти оптимальное решение под специфику бизнеса.

Источник: rdv-it.ru

Непопулярный раздел менеджмента или система управления закупками

Статистика Яндекса утверждает, что пользователи популярного российского поисковика используют запрос «управление закупками» примерно в 2 раза реже, чем словосочетание «управление продажами». Хотя повышенное внимание к продажам имеет своё логичное объяснение, на практике часто выясняется, что система управления закупками на российских предприятиях имеет не меньше резервов, чем организация продаж. О некоторых из этих резервах и пойдёт речь в нашей статье.

Бизнес-процесс «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»

Предприятие планирует закупки медикаментов. Планирование закупок осуществляется в Департаменте маркетинга, в группе маркетинга и планирования. Планирование закупок осуществляется следующим образом: 1. Менеджер группы планирования и маркетинга ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней статистики продаж медикаментов в виде отчетов продаж.

2. Для планирования закупок медикаментов менеджер группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики продаж производит расчет потребности в товаре. В результате расчета формируется Таблица потребностей в товаре. 3. Определив количество и номенклатуру заказываемых товаров, менеджер отдела закупок приступает к анализу предложений поставщиков.

Данный процесс осуществляется ежемесячно или по мере необходимости. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. Для этого сравниваются цены поставщиков. Данные сведения берутся из прайс-листа для закупок. При выборе поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Эта информация берется из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие).

В результате формируется список поставщиков, каждой позиции присваивается признак основного и запасных поставщиков в порядке убывания приоритета. 4. Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.

5. Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер группы логистики рассчитывает необходимое количество закупок. Необходимое количество закупок рассчитывается на основании фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов устанавливаются в днях.

При расчете необходимого количества закупки учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен обеспечить возможность бесперебойного отпуска товара со склада. По результату расчетов формируется план заявок на месяц. 6. Затем в группе логистики ежедневно по плану заявок, графику поставок, прайс-листам поставщиков формируются заказы поставщикам.

7. Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по мере необходимости.

8. Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы, то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов поставщикам. Формируются новые заказы. 9. Ежедневно подготовленный заказ поставщику акцептуется, заказ должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга и управления товарными запасами. 10.

Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику. 8.4. Задание 3. Построение диаграммы действий На основании общего описания бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» составьте диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними. Операции на диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-про- цесса.

Выполнение задания 3 1. Изучите общее описание бизнес-процесса, выделите его участников. В пунктах №1, 2 приведенного описания участник процесса — «Менеджер группы планирования и маркетинга», в пунктах № 3, 4 — «Менеджер отдела закупок», с 5 по 9 пункт участник бизнес-процесса — «Менеджер группы логистики».

Таким образом, в бизнес-процессе «Закупки» три участника — менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики. 2. Приступите к формированию диаграммы действий. Для этого необходимо разделить поле на 3 части, каждая часть поля отводится для отображения действий участника процесса.

3. Для формирования диаграммы средствами MS Visio необходимо открыть в папке Software / UML Model Diagram форму UML Activity. 4. Для удобства построения диаграммы на листе расположите его горизонтально (File / Page Setup / Landscape). 5. На панели инструментов «Стандартная» зафиксируйте пиктограмму с изображением линии Line Tool. Удерживая левую клавишу мыши, разделите лист на три части.

6. На панели инструментов «Стандартная» зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы «А». Внесите в качестве заголовка полное наименование бизнес-процесса, сокращенное наименование (1Пл_Зак) и участников бизнес-процесса в соответствии с рис.8.3 . Рис.8.3.

Подготовительная стадия для изображения диаграммы действий 7. Проанализируйте общее описание бизнес-процесса и выделите участника процесса, с которого начинается процесс. Очевидно, что это менеджер группы планирования и маркетинга. Действительно, процесс закупок должен начинаться только после того, как определена потребность компании в товаре (медикаментах). 8. Обозначьте на диаграмме начало процесса символом «Initial state» и опустите стрелку вниз ( рис.8.3 ). Работу с графическими формами можно осуществлять только при активированной пиктограмме с изображением стрелки на панели «Форматирование».

9. Пользуясь текстовым описанием, выделите действия, выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга. Действия (операции), выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга: «Получение внутренней статистики продаж», «Получение внешней статистики продаж», «Расчет потребности в товаре». 10.

Отобразите на диаграмме действия, выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга. Обратите внимание, что процессы получения внутренней и внешней статистики происходят независимо друг от друга.

Неважно, в какой последовательности будут получены данные статистики, поэтому действия (операции) по получению внутренней и внешней статистики отобразите на схеме параллельно. 11. Для изображения действия на диаграмме используйте фигуру . Впишите внутри фигуры наименование и порядковый номер действия (операции).

Пусть параллельные операции имеют номера 1а), 1б). Для ввода текста на панели инструментов «Стандартная» зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы «А». 12. Действия соедините на диаграмме стрелками, перенося их мышкой с формы. Стрелки присоединяйте к отмеченным крестиком местам на фигурах.

13. Для изображения параллельных процессов получения внутренней и внешней статистики примените (Transition|Fork). 14. Расчет потребностей в товаре менеджер выполняет только после того, как получит и внутреннюю, и внешнюю статистику, следовательно, необходимо объединить параллельные процессы получения статистики в один.

Для объединения независимых, параллельных процессов исполь- зуйте (Transition|Join). 15. В результате операции по расчету потребностей в товаре (операция № 2) (п. 2 общего описания) менеджер формирует документ — таблицу потребностей в товаре. Для отображения документа на диаграмме используйте изображение прямоугольника.

Нарисуйте прямоугольник мышкой, зафиксировав на панели инструментов «Стандатная» соответствующую пиктограмму Rectangle Tool. 16. Операция и получаемый в результате ее выполнения документ на диаграмме соединяются пунктирной линией.

Для изображения пунктирной линии зафиксируйте пиктограмму Line Tool на панели инструментов «Стандартная» и выберите пунктирную линию на панели инструментов «Форматирование», используя меню пиктограммы (Line Patter). 17. В результате на диаграмме ( рис.8.4 ) получите изображение действий (операций), осуществляемых менеджером группы планирования и маркетинга.

Рис. 8.4. Диаграмма действий менеджера группы планирования и маркетинга 18. После того как менеджер группы планирования и маркетинга сформировал таблицу потребностей в товаре, в работу включается менеджер отдела закупок, поэтому направьте стрелку от операции «Расчет потребности в товаре» в поле деятельности менеджера закупок, как показано на рис.8 4 . 19.

Прочитайте общее описание бизнес-процесса и выделите действия (операции), выполняемые менеджером отдела закупок. Определите также действия, которые менеджер отдела закупок выполняет после действий менеджера группы логистики. 20. На диаграмме последовательно отобразите следующие действия менеджера отдела закупок:

21. Соедините действия менеджера отдела закупок стрелками аналогично описанию, приведенному в п. 12. 22. Поставьте в соответствие действиям менеджера отдела закупок документы, формируемые в системе. В данном случае это прайс-листы и контракты, список поставщиков с расстановкой приоритетов, график поставок.

Выполните работу по рисованию диаграммы в соответствии с описанием в п. 15-16. 23. После формирования менеджером отдела закупок графика поставок в работу включается менеджер группы логистики. 24. На диаграмме предстоит отобразить следующие действия менеджера группы логистики:

25. Отобразите действие «Расчет необходимого количества закупок» и опустите стрелку вниз. 26. Ввиду того, что формирование заказов поставщикам может происходить неоднократно при превышении затрат на сертификацию, предусмотрите эту ситуацию и используйте графику для объединения параллельных потоков (Transition|Join). 27.

Отобразите действие «Формирование заказов поставщикам» после символа объединения потоков. 28. Отобразите ромб-символ проверки условия . Проведите из него две стрелки и надпишите их «Импорт», «Россия». 29. Стрелку «Россия» направьте к операции № 11 «Подпись заказа».

30. По направлению стрелки «Импорт» диаграммируйте последовательно два действия «Расчет затрат на сертификацию импортных товаров», «Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирменной нормы». 31.

За операцией «Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирмен- ной нормы» вновь отобразите ромб-символ проверки условия . Проведите из него две стрелки и надпишите их «больше х%», «меньше х%». Здесь х% — норма затрат на сертификацию. 32.

Стрелку с надписью «больше х%» соедините с операцией № 8 «Формирование заказов поставщикам» через символ объединения потоков. 33. Стрелку с надписью «меньше х%» направьте к операции № 11 «Подпись заказа». 34. Поскольку к операции № 11 «Подпись заказа» направлено два потока действий (п.

29 и п. 33), необходимо воспользоваться обозначением объединения независимых (параллельных) пото- ков (Transition|Join). В операцию №11 «Подпись заказа», как и в любую другую, должна входить только одна стрелка. Для выполнения этого правила и используют символ объединения потоков. 35.

Поставьте в соответствие операции «Подпись заказа» документ — акцептованный заказ поставщику аналогично тому, как написано в п. 15-16. 36. В качестве следующей операции отобразите операцию № 12 «Направление заказа менеджеру отдела закупок». На этом действия, выполняемые менеджером группы логистики, завершаются.

Вновь работа переключается на менеджера отдела закупок, поэтому направьте стрелку от 12 операции в поле действий менеджера закупок. 37. Отобразите на диаграмме переход документа «Заказ поставщику» от менеджера группы логистики к менеджеру отдела закупок.

Для этого сначала поставьте в соответствие операции № 12 «Направление заказа менеджеру отдела закупок» документ «Заказ поставщику» так, как это описано в п. 15-16. После этого изображение документа с надписью «Заказ поставщику» путем копирования разместите в поле действий менеджера отдела закупок.

Затем направьте пунктирную стрелку (Object Flow) между двумя отображениями документа «Заказ поставщику» в направлении поля действий менеджера отдела закупок.
38. Соедините операцию № 12 «Направление заказа менеджеру отдела закупок» с операцией № 13 «Направление заказа поставщику», выполняемой менеджером отдела закупок.

Это последняя операция в соответствии с заданием. 39. Укажите на диаграмме конец процесса. Для этого используйте символ (Final State). Соедините стрелкой операцию № 13 «Направление заказа поставщику» с символом Final State.

Общий вид диаграммы действий бизнес-процесса «Планирование закупок, формирование заказов поставщикам» представлен на рис.8.5 . Рис. 8.5. Диаграмма действий бизнес-процесса «Планирование закупок, формирование заказов поставщикам» 8.5. Задание 4. Формирование таблицы операций Все операции, участвующие в процессе «Планирование закупок, формирование заказов поставщикам», отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:

Примечание. Далее заполненная форма таблицы описания операций будет использоваться для проецирования перечисленных в ней операций на информационную систему. Выполнение задания 4

В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса в соответствии с общим описанием и диаграммой действий. 1.В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы — 1Пл_Зак. Кроме того, в этой графе укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий ( рис.8.5 ). 2.В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операции.

3.В графе 3 укажите исполнителя операции. В рассматриваемом бизнес-процессе исполнителями операций являются менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики. Графа 3 заполняется на основании диаграммы действий. 4.В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция.

Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. Например, это может быть «еженедельно», «ежесуточно», 1 раз в месяц, 200 раз в день и т. п. Если операция выполняется с неопределенной периодичностью, то в графе указывают «по мере необходимости».

При проектировании или выборе системы данные из графы «Как часто» определяют требования к быстродействию системы, к параметрам сетевого варианта системы. 5.В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы).

6.В графе 6 укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операции (исходящие документы). В отдельных случаях входящие и исходящие документы могут совпадать. Например, для операции «Направление заказа поставщику» входящим и исходящим документом будет заказ поставщику.

7.Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере нет операций, по которым бы формировались проводки. 8.Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации. На следующих страницах представлена таблица описания операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам». Таблица операции бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»

Таблица операции бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» (продолжение)

Источник: studfile.net