Описание бизнес процессов рекламного агентства

Основные бизнес-процессы рекламного агентствах строятся вокруг отношений с клиентами и партнерами. Поэтому интенсивность коммерческих коммуникаций в рекламном бизнесе напрямую влияет на прибыль, производственные расходы и издержки.

Управлять B2B коммуникациями непросто, поскольку в них участвуют люди из разных организаций со своими корпоративными правилами и стандартами. Успех зависит от того, насколько четко отлажены внутренние бизнес-процессы, в противном случае внешние коммуникации окажутся неэффективными.

Когда возникают проблемы с управлением?

Роль процессного управления возрастает по мере роста организации. Это происходит по нескольким причинам:

• в рамках разветвленной организационной структуры тяжело делегировать обязанности отдельным сотрудникам;
• численность штата не позволяет контролировать каждого сотрудника отдельно;
• количество мелких задач незаметно превращается в поток, который может парализовать работу целого отдела;
• возрастает роль корпоративной бюрократии, компания теряет гибкость, становится заложником собственных регламентов.

Крупное агентство рискует оказаться в ситуации, когда потерять клиента или выгодного подрядчика проще, чем найти нового.

Как наладить бизнес-процессы в рекламном агентстве

Основные проблемы рекламного агентства

Рекламные агентства сталкиваются с проблемами, которые характерны для сегмента B2B в целом:

• долгие переговоры по поводу условий сделки;
• объемный и проблемный документооборот между юрлицами;
• необходимость долгосрочного и краткосрочного планирования;
• трудности с контролем дебиторской задолженности.

Для успеха на рынке рекламное агентство вынуждено поддерживать тесную связь с клиентами и подрядчиками на всех этапах сделки, начиная от продажи и заканчивая расчетами.

Отраслевые исследования:

В исследование АКАР (Ассоциации коммуникационных агентств России) показало, что для 22 опрошенных компаний в приоритете стоит более тесное сотрудничество и консультации с клиентами. Средняя численность сотрудников в компаниях, участвующих в исследовании — 97 человек. «Бизнес-Монитор. З-я волна исследования»

В рекламном агентстве за коммерческие коммуникации обычно отвечает менеджер по продажам или аккаунт-менеджер, от качества их работы зависит прибыль и репутация компании. Однако в силу специфики рекламного бизнеса зона ответственности менеджеров постепенно размывается, а поток мелких задач мешает грамотно расставить приоритеты.

Если руководитель агентства из 10 человек еще может следить за работой каждого сотрудника отдельно, то в крупной организации управлять приходится уже не людьми, а процессами в целом.

Бизнес-процесс продаж в рекламном агентстве

Продажа рекламных услуг — это сквозной бизнес-процесс, построенный на постоянном общении с заказчиком. Прервать такое общение — значит упустить прибыль. Зачастую это происходит одним из трех способов.

Цели бизнес-процесса рекламного агентства

Упущен лид

Для заказа услуг в рекламном агентства клиент составляет бриф с кратким описанием своего продукта и просит рассчитать стоимость услуг. В ответ на запрос менеджер агентства высылает медиаплан — аналог коммерческого предложения.

• менеджер не отреагировал на клиентский запрос;
• менеджер не получил от клиента бриф;
• бриф так и не превратился в медиаплан;
• по медиаплану не была получена обратная связь.

На первый взгляд, срыв предварительной продажи — в первую очередь вина клиентского менеджера, который не проявил настойчивости или забыл вовремя отправить письмо. Однако успех будущей сделки также зависит от отдела медиапланирования. Ведь именно он должен проверить заказчика, определить каналы и программу продвижения, рассчитать примерную стоимость услуг и передать медиаплан клиентскому менеджеру. Разобщенность между отделами приводит к ситуации, когда сделку саботируют люди из других подразделений компании, а руководство продолжает винить во всем клиентский отдел.

Процессный подход решает описанную проблему за счет механизма передачи ответственности и стандартизации процедур в рамках корпоративных регламентов. За исполнение таких регламентов отвечают системы автоматизации бизнес-процессов, которые регистрируют события (приход письма, получение заявки, отправка документа) и автоматически открывают задачу, сообщая о ее статусе одновременно исполнителю и руководству. Внедрение средств мониторинга задач помогло клиентам Comindware увеличить конверсию лидов на 17-20%.

Управляйте всеми бизнес-процессы рекламного агентства в одной системе, созданной с учетом отраслевой специфики.

Не согласован медиаплан

Медиаплан описывает формат рекламной кампании, объем услуг и предлагает модель расчета. Клиенту важно понять, насколько предложенный медиаплан вписывается в бюджет, сроки и программу продвижения. Наверняка отдельные пункты будут скорректированы на стороне заказчика, в свою очередь агентство также должно утвердить внесенные изменения.

Проблемы:

• заказчик долго обсуждает медиаплан и выпадает из внимания менеджеров;
• партнеры (интернет площадки, радиостанции, телеканалы, владельцы рекламных площадей) долго согласовывают условия размещения;
• агентство само не может утвердить корректировки из-за плохого взаимодействия между отделами.

Согласовывать детали медиаплана можно месяцами, и положительные результат не зависит от усилий одного лишь менеджера. На первый план выходит гибкость и прозрачность организационной структуры компании. Понять, на каком этапе находится согласование по медиаплану в конкретный момент, помогут системы поддержки принятия решений.

Сорвано начало кампании

Многие рекламные кампании планируют за несколько месяцев до запуска, как это принято в фармацевтике и туризме. Не исключено, что загруженный делами менеджер в digital-агентстве забудет дать сигнал директологу или дизайнеру. Ошибка одного человека может стать фатальной для финансового состояния и репутации компании.

Риски можно свести к минимуму, если вовремя оповестить сотрудников о старте рекламной кампании с помощью сервиса отложенных напоминаний, который является частью систем автоматизации рекламного агентства.

Контроль дебиторской задолженности

Компании, работающие по постоплате, сталкиваются с необходимостью управлять дебиторской задолженностью.

Отраслевые исследования:

80 % из 98 агентств, участвующих в исследовании АКАР, управляли дебиторской задолженностью. 41 % участников опроса делали это силами клиентского менеджера, еще 24 % затруднились назвать ответственных. Исследования постоплат на рынке коммуникаций в России

Стараясь оптимизировать расходы на персонал, руководство компании не видит смысла создавать отдельное подразделение или должность для работы с клиентскими счетами, несмотря на трудоемкость и рутинность данного процесса. В результате оплату счетов контролируют люди, которые перегружены другими обязанностями и физически не успевают следить за платежами и рассылать уведомления должникам.

Практика Comindware показывает, что дебиторскую задолженность легко сократить на 30 % за счет автоматизации рекламного агентства. Если деньги не придут в бухгалтерию, робот-нотификатор отправит должнику уведомление о просрочке или письмо с предупреждением, а также оповестит менеджера.

Идеальная система управления рекламным агентством

При внедрении процессного подхода к управлению становится очевидным, что подразделения компании влияют на качество работы друг друга. Медиапланер, юрист и бухгалтер вполне могут саботировать продажи, но ответственность за упущенного клиента ляжет на аккаунт-менеджера.

Российские компании обычно автоматизируют отдельные направления работы: бухгалтерский учет, документооборот, систему взаимоотношений с клиентами и т.д. Однако на те же продажи можно смотреть не только со стороны клиента, но и со стороны внутренних бизнес-процессов, которые CRM-системы не учитывают.

Лоскутная цифровизация мешает управлять бизнес-процессами централизованно и вынуждает компании тратить деньги на непрерывную доработку ПО или держать в штате программистов. Поэтому фокус цифровой трансформации постепенно смещается в сторону решений, которые учитывают комплекс потребностей предприятия и нацелены на создание единой информационной среды. Комплексная трансформация открывает путь к управлению организацией как сетью взаимосвязанных бизнес-процессов, что что помогает владельцам компаний вовремя реагировать на вызовы рынка и открывать новые бизнес-возможности, увеличивая прибыль.

Comindware Business Application Platform

На Comindware Business Application Platform создана система комплексной автоматизации рекламного агентства. Решение разработано DBS-Soft совместно с представителями рекламной отрасли, поэтому учитывает максимальное количество типовых бизнес-процессов рекламного агентства на стратегическом и операционном уровне. Решение покрывает задачи в области аккаунт менеджмента, медиапланирования и приобретения рекламного инвентаря, производства рекламной продукции, а служб обеспечения от АХО до отдела кадров.

Основные модули продукта DBS-Soft:

• Блок «Бизнес» — взаимодействие с клиентами и управление рекламными проектами;
• БЛОК CRM — формирование цифровых профилей клиентов;
• Блок «Документооборот» — поддержка внешнего и внутреннего документооборота;
• Блок «Корпоративный портал» — поддержка работы АХО, HR и ИТ-отдела компании.

Повысьте качество взаимодействия с клиентами, используя систему, которая создана экспертами отрасли под типовые задачи рекламного агентства.

Источник: www.comindware.ru

Бизнес-процессов рекламного агентства

Миссия и цели на рынке – Рекламное агентство создается с целью предоставления своим Клиентам (заказчикам) профессиональной помощи в разработке, организации и проведении всевозможных рекламных акций:

— тщательную разработку и создание предлагаемого товара или услуги;

— оригинальный творческий подход к решению рекламных задач клиента;

— планирование рекламных компаний, оптимально соответствующих бюджету клиента;

— организацию пресс-конференций, презентаций и других мероприятий «паблик рилейшнз»;

— изготовления любого рекламного оборудования для проведения проектов;

-участие высококвалифицированного персонала на каждом этапе рекламной компании;

Сегмент рынка – занять свою нишу;

Выпускаемая продукция и услуги – рекламная продукция: Товарная реклама, корпоративная реклама, политическая реклама, торговая реклама;

Поставщики – посредники, предоставляющие необходимые материалы для изготовления рекламной продукции;

Партнеры – СМИ, администрация (при размещении рекламных продуктов по городу необходимо разрешение административных органов);

Посредники – рекламное агентство является посредником между клиентом и потенциальным потребителем;

Каналы распространения продукции – Каналы распространения информации делятся на каналы личной и неличной коммуникации.

К каналам личной коммуникации относятся личные встречи, личная переписка, беседы по телефону, общение с аудиторией по телевидению и радио. Они позволяют осуществлять обратную связь и дают возможность для личного обращения, например, руководителя. Особенно большой вес этот канал имеет в применении к категориям товаров высокой стоимости, меры ответственности (например самолет для президента), а также где имеет место повышенный риск

Каналы личной коммуникации, часто являются эффективней массовой.

К каналам неличной коммуникации относятся средства распространения информации без присутствия личного контакта и обратной связи. К ним относятся:

средства массовой информации и средства избирательного воздействия. Первые рассчитаны на большие неизбирательные аудитории, вторые, соответственно, на специализированные аудитории. Массовая коммуникация влияет на личные отношения и поведения, стимулирует личную коммуникацию. Это достигается за счет того, что первоначально обращение несут лидеры мнений принадлежащие к первичной аудитории, с чьим мнением привыкли считаться.

2) Ключевые факторы успеха:

Цена – доступная, система дисконтирования;

Ориентация на клиента — крупные и средние заказчики;

Обслуживание – на высоком уровне;

3) Идентификация перепроектируемых бизнес-процессов: оценка по ключевым факторам успеха по 10 балльной шкале, установление приоритета:

4) Неформальное описание отличительных особенностей новых процессов от существующих:

Для успешного функционирования предприятия необходимо предпринять ряд шагов:

· выявить влиятельных лиц и сконцентрировать свое внимание на них;

· создать, так называемых, лидеров мнения снабдив их товаром по льготной цене;

· вступить в контакт с местными влиятельными фигурами, например руководителями учебных центров, общественных организаций, спортивных клубов и т.п.

· использовать влиятельных лиц в рекомендательно-свидетельской рекламе

· предоставление эксклюзивных услуг

Определение возможностей предприятия: степень квалификации персонала фирмы, техническая оснащенность производства.

Степень квалификации персонала фирмы.

Прежде всего, стоит сформулировать организационную схему управления рекламным агентством, которая изображена на рисунке 1.

Рис. 1. Организационная схема управления рекламным агентством

Директор (должен иметь опыт работы руководящей должности от 3-5 лет) занимается кадрами, заключает договоры с рекламодателями и производственными рекламными агентствами, которые поставляют нам сувенирную, печатную и другую рекламную продукцию, посещает выставки и конференции по обмену опытом.

Бухгалтер (опыт работы в соответствующей области от 5 лет) ведет всю финансовую деятельность фирмы (начисле­ние и уплата налогов, распределение прибыли, расчет и выдача заработной платы).

Исполнительный директор (опыт работы от 3 лет) контролирует деятельность менеджеров, художника-дизайнера, психолога, водителя.

Психолог (опыт работы от 2 лет) определяет целевую группу на рынке, потребляющую рекламируемый товар, их потребности и делает выводы о том, как рекламируемый товар удовлетворяет эти потребности.

Художник-дизайнер (опыт работы от 3 лет) на основе данных полученных психологом, разрабатывает сценарий рекламной компании. Учитывая интересы потребителей.

Менеджер (опыт работы от 2 лет), ответственный за проект, контролирует деятельность психолога и художника-дизайнера, связывается с производственными рекламными агентствами, промоутерами, администрацией заведения, где проводятся презентации. Менеджер ответственен за обеспечение акций всем необходимым рекламным материалом, проводит тренинги с промоутерами, координирует их деятельность до окончания рекламной компании. Менеджер при необходимости может вести параллельно максимум два проекта.

Для удовлетворения запросов всех клиентов мы берем на долж­ность менеджера двух людей.

Водитель (опыт работы в соответствующей должности от 3 лет) ответственен за транспортное обеспечение проекта.

Курьер (опыт работы не обязателен) возит необходимые документы от Заказчика к исполнителю и наоборот.

Техническая оснащенность производства.

3 персональных компьютера для директора, исполнительного директора и дизайнера, 1 принтер, плоттер, сканер, дигитайзер, соответствующие лицензионные программные продукты.

6) Описание возможных сценариев развития предприятия: появление новых технологий, ресурсов, изменение поведения клиентов, партнеров, конкурентов:

При появлении новых технологий необходимо направить сотрудников для повышения квалификации на специальные учебные курсы. При появлении новых ресурсов необходимо следить за тенденциями. При изменении поведения партнеров необходимо расширять партнерскую базу. При изменении поведения конкурентов необходимо проводить мониторинг и создавать новый пакет услуг, кардинально отличающийся от пакета услуг конкурента.

Источник: cyberpedia.su

Пример списка бизнес-процессов рекламного агентства

В списке бизнес-процессов рекламного агентства каждая строка является ссылкой на описание бизнес-процесса. В демо-версии ссылки заблокированы.

На сайте можно посмотреть примеры разработанных нами описаний бизнес-процессов. Вы также можете ознакомиться с процедурой заказа совершенствования бизнес-процессов в нашей компании. О том, как сэкономить при заказе этой услуги мы рассказываем в видео «Стоимость описания бизнес-процессов» на нашем канале Youtube.
Если вы хотите узнать о возможностях такой оптимизации для вашей компании, заполните этот вопросник для подготовки коммерческого предложения на оптимизацию бизнес-процессов, и мы пришлём вам КП с ценой и планом выполнения этой работы.

Как заказать наши услуги

УЗНАТЬ ПОДРОБНЕЕ

1. Наши услуги
2. Сколько стоит консалтинг?
3. Примеры работ
4. Отзывы клиентов
5. Подписка на рассылку

В соответствии со ст. 1274 ГК РФ при публикации материала сайта в Интернете, указание авторства и индексируемая ссылка на источник публикации обязательны.

197183, Санкт-Петербург, Представительство в Москве

+7 (962) 684-45-80 +7 (812) 430-19-53 +7 (921) 962-08-63 —>

Источник: piter-consult.ru