Описание бизнес процессов руководителя проекта

Данную программу можно организовать только в корпоративном или индивидуальном формате. Для консультации заполните форму внизу страницы.

Перед всеми компаниями рано или поздно возникают вопросы, связанные с описанием процессов, процедур, по которым работает компания, а также с поиском путей их оптимизации. При этом возникает множество вопросов, связанных с тем, какие описывать процессы, какая цель описания процессов, в каких нотациях описывать процессы, до какого уровня, кто это все должен делать и что должно быть получено на выходе.

Семинар посвящен рассмотрению вопросов, связанных с внедрением процессного управления. Слушатели будут на практике применять различные инструменты описания (моделирование) процессов в различных нотациях. Особое внимание будет уделено практическому применению различных подходов оптимизации и реинжиниринга процессов. В процессе семинара слушатели будут защищать модели своих процессов, а также предложения по их оптимизации. В итоге семинара будет разработан план внедрения процессного управления в организации заказчика.

Технология описания бизнес-процесса. Моделирование и важность исследования процессов компании

В результате обучения вы:

• познакомитесь с задачами, зонами ответственности, функционалом руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов
• рассмотрите основные инструменты процессного управления
• рассмотрите различные подходы моделирования (описания), регламентации, оптимизации, стандартизации процессов и на практике опробуете эти инструменты
• рассмотрите различные проекты по описанию, оптимизации бизнес-процессов и организационной структуры, системы коммуникаций, а также системы KPI
• научитесь организовывать и руководить проектами по описанию и оптимизации бизнес-процессов, преодолевать сопротивление персонала проводимым изменениям
• каждый слушатель опишет процессы верхнего уровня для своего подразделения, защитит их перед участниками семинара и предложит подходы к оптимизации своих процессов

Программа

День 1

Процессный подход к управлению компанией

• Управление эффективностью компании. Компоненты системы Business Performance Management (BPM)
• Достоинства и недостатки процессного и функционального подхода управления компанией
• Требования международных стандартов серии ISO 9000:2015 по организации процессного управления
• Виды, уровни процессов в компании
• Уровни зрелости процессов. Вовлеченность организации в процесс оптимизации процессов
• Анализ направлений оптимизации, ускоряющих проектов в зоне ответственности консультанта по бизнес-процессам
• Генераторы увеличения стоимости компании
• Цели, задачи, зоны ответственности руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессам

• Анализ процессных моделей зарубежных и российских компаний
• Разработка задач и системы KPI руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов

Инструменты управления руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов

Диагностика системы управления, процессной структуры компании

• Анализ причин снижения эффективности системы управления компании, процессной структуры компании
• Анализ направлений диагностики системы управления компании, процессной структуры. Какие процессы описывать и оптимизировать в первую очередь?
• Инициативы в зоне ответственности руководителя проекта по описанию и оптимизации бизнес-процессов, направленные на повышение эффективности системы управления, процессной структуры компании

Практикум «Разработка плана развития процессной структуры с помощью технологии BSC для своей компании»

Системный подход к описанию бизнес-процессов

Принципы управления бизнес-процессами

• Подход управления бизнес-процессами с использованием цикла Деминга
• Описание (моделирование) процессов, регламентация и аудит бизнес-процессов, улучшение (оптимизация) бизнес-процессов
• Бизнес-модель процессно-ориентированной компании
• План проекта внедрения процессного управления в компании: цели проекта, структура управления, роли и ответственность, состав работ, риски проекта, график проекта

Описание (моделирование) бизнес-процессов

• Цели описания (моделирования) бизнес-процессов
• Определение уровней и стандартов описания бизнес-процессов
• Описание процессов «обратным ходом» и «прямым ходом»
• Нотации (языки) описания бизнес-процессов. Анализ применимости рассмотренных нотаций на практике
• Диаграмма SIPOC. Практические примеры
• Соглашение о моделировании
• Кто должен моделировать процессы

• Моделирование различных процессов компаний слушателей в различных нотациях (SIPOC, EPC, IDEF. ). Моделирование организуется в программной среде VISIO. Процессы для моделирования оговариваются заранее с заказчиком. Слушатели приходят на семинар с документами, в которых отражены задачи и функционал, выполняемый этими подразделениями
• Анализ моделей процессов, подпроцессов, выполненных слушателями. Разбор выявленных ошибок

День 2

Регламентация деятельности компании

• Система регламентации: структурные регламенты, процессные регламенты
• Трудности и типовые ошибки регламентации
• Правила выбора бизнес-процессов для регламентации
• Структура регламента выполнения бизнес-процесса
• Стандартные операционные процедуры (СОП)
• Состав работ по регламентации бизнес-процесса

Практикум «Анализ регламента бизнес-процесса. Разработка показателей для связанных бизнес-процессов. Рассмотрение прав и ответственности владельцев бизнес-процессов»

Аудит бизнес-процессов

• Цели и задачи аудита бизнес-процессов компании
• Объекты и субъекты аудита бизнес-процессов
• Результаты аудита бизнес-процессов и их потребители (руководство, органы сертификации, руководители и т.п.)
• Типовые документы для проведения аудита
• Проблемы аудита бизнес-процессов компании

Практикум «Процедура проведения аудита выбранного бизнес-процесса организации, анализ типичных ошибок»

Оптимизация бизнес-процессов компании

• Классификация проблемности бизнес-процессов
• Задача оптимизации бизнес-процесса: показатели процессов
• Выбор критериев, по которым оптимизируются бизнес-процессы (критерии оптимизации)
• Направления оптимизации бизнес-процессов: улучшение, бенчмаркинг, реинжиниринг
• Оптимизация основных и обеспечивающих процессов. Подход компании Toyota к оптимизации бизнес-процессов, снижению потерь
• Оптимизация процессов верхних и нижних уровней

Практикум «Оптимизация выбранного процесса при помощи подхода SIPOC»

• Чем программы сокращения затрат отличается от минимизации потерь? Как организовать и вовлечь персонал в реализацию таких программ?

• Кейс «Разработка проекта „Оптимизация бизнес-процессов“»
• Кейс «Разработка проектов „Снижение затрат“, „Бережливое производство в офисе“»

Управление эффективностью процессной системы

• Системный подход к решению задач управления эффективностью
• Использование системы сбалансированных показателей (Balance Scorecards) при планировании и контроле реализации стратегии развития
• Использование ключевых показателей эффективности (KPI) для оценки результативности и эффективности бизнес-процессов
• Принципы и подходы к разработке KPI

Практикум «Разработка показателей KPI для процессов и подразделений компаний участников»

Источник: mbschool.ru

Описание бизнес-процессов: важные подготовительные шаги по организации работы

Описание бизнес-процессов: важные подготовительные шаги по организации работы

Эффекты от описания бизнес-процессов безусловно есть и они значительные – это закрепление зон ответственности сотрудников, налаживание взаимодействия подразделений, снижение количества ошибок при выполнении работ, сокращение времени на ввод в должность новых сотрудников, повышение управляемости компании и проч.

Описание бизнес-процессов позволяет усилить контроль со стороны руководства, которое будет понимать, кто, что, как и когда из сотрудников должен делать, смогут «спрашивать» с сотрудника за выполнение работы, т.к. теперь его работа стала для руководства прозрачной.

Но с чего надо начать работу по описанию бизнес-процессов и, какие особенности необходимо учесть? Мы готовы поделиться с вами своим опытом организации проектов по описанию бизнес-процессов. И так:

1. Определите цель описания бизнес-процессов

В практике встречаются следующие основные цели, для достижения которых применяется описание бизнес-процессов компании:

· регламентация деятельности компании;

· оптимизация деятельности компании;

· повышение управляемости компании;

· разработка и внедрение информационных систем;

В зависимости от поставленной цели в дальнейшем будут зависеть формат, акценты и глубина описания бизнес-процессов. Как правило, цели описания бизнес-процессов определяет высшее руководство или руководитель бизнес-направления/функционального подразделения.

2. Определите команду по описанию бизнес-процессов

Команда проекта по описанию бизнес-процесса, как правило, состоит из следующих членов:

• заказчик проекта – это тот, кто выступил инициатором работы по описанию бизнес-процессов. Заказчиком может быть собственник, генеральный директор или руководитель подразделения.
• руководитель проекта – это сотрудник, на которого возложена ответственность по организации, контролю выполнения работ и достижению результата.
• владелец бизнес-процесса — это должностное лицо, наделенное полномочиями и несущее полную ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса. Это компетентный сотрудник, обладающий достаточным знанием внутренних процессов компании. Он согласует полноту и качество описания бизнес-процесса. Зачастую, руководитель проекта является владельцем бизнес-процесса.
• аналитики бизнес-процесса – это сотрудники, которые занимаются описанием бизнес-процесса.

3. Обеспечьте наличие соответствующих компетенций для выполнения работ

Для выполнения работ по описанию бизнес-процессов команде необходимо понимать суть процессного подхода, что такое бизнес-процессы и знать методику описания. Поэтому рекомендуем организовать соответствующее обучение в компании. В случае, если проект по описанию бизнес-процессов планируется осуществить в рамках масштаба всей компании, следует проводить корпоративное обучение . Если же в рамках одной бизнес-единицы или описания только сквозных функций — то возможен вариант обучения команды проекта. Имейте ввиду, что следует обучить команду проекта, а не отдельных сотрудников. В обучении команды есть значительные преимущества: во-первых, минимизируется вероятность неправильного интерпретирования услышанного материала, во-вторых будет общий язык, согласованность действий, понимание и вовлеченность сотрудников, а в третьих – в разы вырастает вероятность успешного выполнения работ.

Не исключается вариант найма профессионалов для выполнения работ по описанию бизнес-процессов, но в любом случае, для реализации работы потребуется вложение инвестиций .

4. Мотивируйте команду проекта по описанию бизнес-процессов

Безусловно, работа по описанию бизнес-процессов, если она выполняется силами сотрудников компании, является дополнительной нагрузкой к их основному функционалу. Т.к. мы привыкли слышать, что сотрудники всегда «перегружены» (что в свою очередь требует проверки), то работа по описанию бизнес-процессов может переноситься в связи с текущей загрузкой сотрудников, выполняться «для отписки», что в итоге приводит к срыву сроков проекта и некачественному результату. Мотивация за работу по описанию бизнес-процессов может быть как материальной так и нематериальной. Если с первой мотивацией все понятно, то в рамках нематериальной мотивации следует дать понять сотрудникам то, что участие в проекте по описанию процессов является возможностью его развития и получения уникального опыта, возможностью карьерного роста, будет прозрачным и более слаженным его взаимодействие с другими подразделениями и др.

5. Оформите внутренний проект

Следует четко понимать, что описание бизнес-процессов — это внутренний проект компании, для успешной реализации которого необходимо использовать методы проектного управления. Руководитель проекта по описанию бизнес-процессов должен сформировать план работ, который содержит следующую информацию:

• основные этапы работ, задачи и подзадачи;
• сроки выполнения задач и участников;
• промежуточные результаты каждого из этапов;
• определить и внести затраты, таким образом будет сформирован бюджет проекта.

Кроме плана проекта, необходимо определить результат работы. Результатом выполнения данного проекта будет Регламент бизнес-процесса согласованный с участниками процесса (на титульном листе должны стоять их подписи), утвержденный директором (так же подпись).

Старт проекта следует оформить соответствующим Приказом. В последующем советуем провести организационное собрание с целью публикации и придания проекту должного статуса. На собрании следует довести до сотрудников информацию о проекте и эффектах, которые положительно отразятся в том числе и на их работе (снизится количество конфликтных случаев, появится слаженность взаимодействия в рамках своего отдела и с другими подразделениями, будет зафиксирован функционал и зона ответственности сотрудников, сократиться время у ведущих сотрудников на ввод в должность и обучение новых сотрудников и др.).

6. Правильно определите название и границы бизнес-процессов

Зачастую, в ходе описания бизнес-процессов возникает непонимание, чем все же заканчивается бизнес-процесс? Выясняется, что одно из действий уже было прописано в предыдущем бизнес-процессе, в другом снова продублировано. Путаница возникает из-за того, что изначально не было определено, каким событием и результатом бизнес-процесс должен начинаться и заканчиваться.

Описания бизнес-процессов должны между собой «состыковываться»: результат одного бизнес-процесса должен быть входной информацией для другого бизнес-процесса. Поэтому, во-первых называйте бизнес-процессы так, что бы название бизнес-процесса отображало его суть, а во-вторых зафиксируйте границы и результат бизнес-процесса. К примеру, бизнес-процесс «Заказ материалов упоставщика»: границы — от сведения заявокв 1С до получения от поставщика подтверждения принятой заявки, результат – заявка на закупку материалов с письменным подтверждением поставщика.

7. Определите формат описания бизнес-процессов

Под форматом описания бизнес-процесса предполагается визуальное его представление. Существуют следующие форматы описания бизнес-процессов: табличное, графическое, текстовое. Формат определяется исходя из цели описания бизнес-процессов.

К примеру, если целью описания бизнес-процессов является разработка и внедрение информационной системы, то важно прописать документооборот, нежели подробное выполнение самих действий, а для этого удобен табличный вариант описания бизнес-процесса. Еще один пример, если целью описания является регламентация или оптимизация деятельности, то фиксация выполнения действий является обязательной в документе, для этого удобно применять сразу графическое и текстовое описание.

8. Определите параметры графического описания бизнес-процессов

Если был выбран графический формат описания бизнес-процессов, то следует выполнить следующие действия:

• Во-первых,определить, в какой нотации будет выполняться описание бизнес-процессов. Рекомендуем нотацию EPC – это наиболее удобная и распространенная нотация описания бизнес-процессов;
• Во-вторых,определить, при помощи какого case-средства будет выполняться описание бизнес-процессов (ARIS, CaseWise, Mega и др.). Если не планируется приобретение специализированной программы, то графическое описание вполне можно формировать в MS Visio, для этого в программе в категориях шаблонов предусмотрена закладка«фигуры схемы EPC»;
• в третьих, разработать Соглашение по моделированию. Оно предназначено для определения единых требований, правил и методик графического моделирования деятельности компании. Соглашение содержит перечень символов и связей, которые должны применяться для моделирования бизнес-процессов.

9. Определите место для хранения рабочих версий документов по бизнес-процессам

Руководителю проекта следует сформировать на сервере отдельную папку для сохранения рабочих версий описаний бизнес-процессов и сделать ограниченный доступ, что бы сохранять файлы и вносить изменения могли только участники проекта. Кроме этого, документы должны быть понятно названы и не должно быть путаницы в определении последней версии документа. Последняя версия и предыдущие версии описаний должны быть сохранены в заранее заданном формате. К примеру, «БП Закупка материалов_12.12.2012». В проектной папке должны быть сохранены в том числе план проекта, соглашение о моделировании и другая необходимая информация.

Применение выше приведенных шагов при планировании проекта по описанию бизнес-процессов позволит достичь планомерной работы и качественного результата.

Описание бизнес-процессов «как есть» – это фундамент для дальнейшей оптимизации, т.к. при их описании выявляются проблемы и узкие места, которые необходимо фиксировать в отдельно отведенной для этого форме с последующим анализом и выработкой оптимизационных решений. Но это уже другая история…

дата: 26.05.2016 18:56:07 просмотров: 1841

рейтинг:

Источник: www.lobanov-logist.ru

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА ПО РЕИНЖИНИРИНГУ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Раздел 1. Описание и ожидаемые результаты от проекта

Целью внедрения процессного управления является создание стабильной системы управления в контексте стратегический целей организации. Стабильные бизнес-процессы служат плацдармом для внедрения мероприятий или проектов стратегического значения, которые в свою очередь способствуют достижению стратегических целей.

Таким образом первоначально создается или актуализируется модель бизнес-процессов верхнего уровня, определяются их цели и показатели, которые в свою очередь связаны со стратегическими целями, проводится периодический мониторинг бизнес-процессов (достигают ли они поставленных целей или нет) и в случае если не достигают, то проводится анализ причин и вводятся мероприятия по устранению причин и возврата бизнес-процесса в нормальное состояние.

Пример: Если установлено, что для достижения стратегической цели ( увеличение прибыли на хх%) требуется увеличить объем продаж на хх% и снизить затраты на хх%, то выделяется бизнес-процесс «Продажи», целями которого будут являться « поддержание объема продаж на уровне ххх тыс. рублей» и « поддержание уровня затрат на продажи на уровне хх тыс. руб.».

Основной задачей бизнес-процесса «Продажи» будет является достижение этих целей. Причем мониторинг достижения этих целей должен проводится периодически (например, один раз в месяц) и должны учитываться при планировании внешние и внутренние факторы.

После того, как установлено, что бизнес-процесс «Продажи» способен достигать поставленных перед ним целей разрабатываются мероприятия или проекты по достижению целей «увеличение объема продаж на хх%» и «снижение затрат на хх%» и выводу бизнес-процесса «продажи» на новый уровень.

Для обеспечения стабильных результатов бизнес-процессов используют методики описания бизнес-процессов и процедур в нотациях IDEF0, Cross-Function Flowchart, EPC, BPMN. Которые служат для последовательного описания деятельности как в разрезе функций, так и в разрезе потоков информации, документов, объектов.

Полученные схемы служат основой для анализа бизнес-процессов и создания регламентирующей документации.

Если бизнес-процессы способны достигать запланированные результаты, то описание процессов можно отложить, так как их описание, в данном случае, может не принести желаемых улучшений.

Раздел 2. Этапы проекта

ЭТАП 1. АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

1. Оценка ориентации текущих бизнес-процессов на реализацию стратегических целей.

Результаты бизнес-процессов должны планироваться исходя из стратегических целей. Так же для достижения поставленных целей должны быть выработаны мероприятия (проекты) по их достижению.

Результатом данной работы является: оценка текущих целей и показателей бизнес-процессов (при их наличии), их согласованность со стратегическими целями, предложения по корректировке текущих бизнес-процессов (на уровне первичного взаимодействия) и их показателей. Оценка достаточности (с точки зрения методологии) текущих мероприятий и проектов для достижения целей.

1. Анализ бизнес-процессов на воспроизводимость.

Для обеспечения стабильности результатов бизнес-процессы должны постоянно выполняться по одним и тем же правилам и их зависимость от внутренних факторов должна быть минимальной (например, отсутствие ключевого исполнителя). Воспроизводимоть бизнес-процесса оценивается по следующим критериям: наличие и актуальность правил и инструкций выполнения операций, соблюдение этих правил и инструкций.

Результатом данной работы является: оценка актуальности действующей регламентирующей документации и её соблюдение работниками. Оценка кросс-структурных связей информационного потока в рамках проверяемых функций. Выявление узких мест, при их наличии.

1. Анализ применения практики проектного управления.

Проект – это уникальный процесс, имеющий ограничения по срокам, ресурсам и т.д. Текущие проекты (например, проекты развития, маркетинговые проекты, проекты по модернизации производства) должны быть управляемыми.

Результатом данной работы является: оценка действующих методов управления проектами.

ЭТАП 2. СОЗДАНИЕ ИЛИ АКТУАЛИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ МОНИТОРИНГА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

1. Декомпозиция стратегических целей на уровень целей бизнес-процессов, выделение бизнес-процессов и определение ответственности.

Данная задача выполняется в виде нескольких встреч рабочей группы с непосредственным участием руководства организации. В рамках встреч проводится необходимое обучение рабочей группы.

Результатом данной работы является: Схема взаимодействия процессов верхнего уровня, цели процессов и их периодический мониторинг, ответственность за процессы и мониторинг. Методика проведения мониторинга.

Данная задача выполняется ответственными за мониторинг согласно методике. Мониторинг рекомендуется провести не менее чем за 6 периодов. Так же можно восставить значения мониторинга за предыдущие периоды из управленческого учета.

Результатом данной работы является: проведенный мониторинг показателей бизнес-процессов за несколько периодов.

1. Анализ результатов мониторинга определение дальнейших действий по каждому процессу.

Если выявляются отклонения бизнес-процессов от запланированных результатов или негативные тенденции, то определяются причины отклонений и проводятся корректирующие действия. Эти действия могут быть связаны с описанием бизнес-процессов.

Если не выявляются отклонений, то необходимо убедится в точности планирования целей процессов.

Результатом данной работы является: план корректирующих мероприятий по процессам. Методика анализа причин отклонений процессов и работы с ними.

ЭТАП 3. ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Для начала проекта по описанию бизнес-процессов необходимо определить лицо, которое будет осуществлять зарисовку процессов в специализированном программном средстве, руководителя, который будет курировать проект. В дальнейшем руководитель будет согласовывать все изменения в бизнес-процессы и отвечать за их целостность. Обучение специалиста и руководителя. Обучение руководителей структурных подразделений.

Результатом данной работы является: ключевые лица проекта, достигшие необходимой компетентности.

Для каждого бизнес-процесса определяется рабочая группа с которой проводятся ряд встреч, целью которых является получение и согласование необходимой информации, которая войдет в описание бизнес-процессов. Составление схем бизнес-процессов и процедур осуществляет обученный специалист.

Результатом данной работы является: описанная и согласованная модель бизнес-процессов.

1. Регламентация процессов и создание дополнительных регламентирующих документов.

Регламент процедуры бизнес-процесса – это документ, который будет понятен тем работникам, которые будут его исполнять. В зависимости от компетентности работников регламент может быть составлен как из фотографий, текста, таблиц, так и схем.

Дополнительно могут быть актуализированы должностные инструкции работников на предмет актуализации функционала и требований к компетентности тех работников, которые будут выполнять эти функции.

Результатом данной работы является: Актуальная регламентирующая документация, должностные инструкции и т.д. Методика по управлению документами и внесению в них изменений. Типовые формы документов, которые используются в рамках бизнес-процессов.

• О моделировании бизнес-процессов
• Аудит
• Обучение
• Сопровождение

Источник: center-smk.ru