В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое количество CASE-систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании, и ее специалистами нескольких аспектов:
- целей проекта;
- требований к информации, характеризующей бизнес-процессы и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;
- возможностей CASE-систем по описанию процессов с учетом требований п.2.
Говорить о преимуществе той или иной системы/нотации бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, основные задачи, которые данные проект должен решить. В настоящем исследовании сделана попытка провести сравнение наиболее популярных нотаций, используемых для описания бизнес-процессов, и двух систем, поддерживающих эти нотации. Предполагается, что данное исследование послужит основанием для дискуссии, посвященной проблемам эффективного применения CASE-систем для описания и анализа бизнес-процессов предприятий.
Моделирование в нотации BPMN в Aris Express
Описание бизнес-процессов проводится с целью их дальнейшего анализа и реорганизации. Целью реорганизации может быть внедрение информационной системы, сокращение затрат на выпуск продукции, повышение качества обслуживания клиентов, создание должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO-9000 и т.д. Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:
- какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата;
- в какой последовательности выполняются эти процедуры;
- какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса;
- кто выполняет процедуры процесса;
- какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса;
- какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса;
- какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса;
- какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры;
- какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом.
Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды, позволяющих отразить все указанные выше аспекты. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, т.к. ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации.
Описание нотации ARIS eEPC
Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом — extended Event Driven Process Chain – расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В следующей таблице приводятся основные используемые в рамках нотации объекты.
Лекция 17: Моделирование процессов ARIS. Нотация VAD. Часть 1
Помимо указанных в Таблице 1 основных объектов, при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа различных объектов, связанных различными типами связей значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На следующем рисунке представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.
На рисунке 1 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1 «активирует» или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:
- каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;
- в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.
Кроме этих правил, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала «Методы ARIS», который устанавливается на компьютер одновременно с демо-версией продукта.
На рисунке 2 показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.
Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количество т.н. пользовательских атрибутов.
Из рисунка 1 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально отражена быть не может. Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе MS Project.
Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций). Пример моделей, сформированных с использованием ARIS eEPC, показаны на рисунках 3-4.
Источник: megapredmet.ru
Нотация описания бизнес-процессов ARIS eEPC. Распространенные ошибки моделирования
При изучении бизнес-процессов предприятия как правило требуется зафиксировать в документальном виде описание бизнес-процесса. Как это сделать?
Описание процессов (иначе говоря, в узком смысле на проекте автоматизации – сценариев работы пользователей) должно быть наглядным, при этом позволяя и увидеть процесс “в целом”, и в необходимых деталях, выявить причинно-следственные связи, действия пользователей, данные, которые передаются по бизнес-процессу.
Обычно бизнес-процессы имеют в документации текстовое описание. Например,
«При подвозе товара кладовщик должен сделать то-то, заполнить такие-то документы, потом их передать, оприходовать товар, позвонить в отдел снабжения и в цех, передать какую-то информацию, получить сведения для идентификации товара и тому подобное»
Такое описание в значительной мере произвольно, есть вероятность пропустить детали и целые блоки процесса. Текстовое описание не формализует предметную область, нет точного описания причинно-следственных связей.
Существуют графические методы, которые не только позволяют более точно и полно описать бизнес-процесс, но также описать его более формально и наглядно.
Одной из самых популярных в настоящее время является методология описания бизнес-процессов eEPC ARIS, базирующаяся на концепции ARIS:
- eEPC: extended Event Driven Process Chain – расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями.
- ARIS: Architecture of Integrated Information Systems.
Нотация ARIS разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Августом-Вильгельмом Шеером.
Первоисточник – фундаментальный труд: Шеер. “Бизнес-процессы. Основные понятия. Теории. Методы”.
Элементарным кирпичиком нотации ARIS является функция бизнес-процесса и все сопряженные с ней элементы:
В этой статье рассмотрим “урезанное” подмножество eEPC ARIS, которое наиболее часто применяется для документирования бизнес-процессов (потоков работ work flow) на проектах автоматизации.
В основе описания eEPC процесса – описание последовательности функций (действий), которые выполняют пользователи в системе. Каждой функции предшествует событие. Часто событие интерпретируют как некое “происшествие”, например, звонок клиента, получение письма и так далее. Но более точное определение – это состояние процесса, при котором должно выполниться действие. Событие – это необходимое и достаточное условие выполнения некоторого действия:
- “необходимое” – если этого событие не наступило, то функция (действие пользователя) не может выполняться,
- “достаточное” – если событие наступило, то больше ничего другого не требуется чтобы начать выполнять функцию (действие).
Например, “от начала выполнения техоперации прошло 10 мин” – это тоже событие.
Каждая функция должна завершаться также событием, которое указывает, в каком новом состоянии оказалась система после выполнения функции. То есть фактически указывать результат выполнения функции.
Таким образом, базовая цепь описания процесса выглядит следующим образом:
Далее, у каждой функции надо указать исполнителя:
Получаем последовательность состояний системы (результатов) и соответствующих действий пользователей. Но для описания процесса этого недостаточно.
Нужно добавить данные, которые перемещаются между функциями:
- Какие данные нужны для каждой функции чтобы ее выполнить (документ, входящий в функцию).
- Какие данные создаются функцией (документ, исходящий из функции).
В вышеприведенной схеме исходящими данными из функции “Действие 1” является “Заказ клиента”, а результатом выполнения функции (завершающим событием) может быть “Заказ обработан отделом продаж”…
Очень важно, что потоки документов (на схеме пунктирные синие стрелки) прописываются в схеме явно, и они отделены от причинно-следственных связей (потоков работ) “событие->функция->события->функция”. Именно этот подход позволяет целостно описать в одной схеме как причинно-следственные связи, так и документооборот.
Некоторые нотации (например, нотация, принятая в 1С СППР) рассматривают только потоки работ, а на связях указываются наименования документов и результатов. Такая упрощенная модель с использованием элементов ARIS выглядела бы так:
Заметим, что всей полноты картины такая модель не дает.
Одно из существенных ограничений схем eEPC ARIS – невозможность указать длительность процесса. Эта модель позволяет отобразить только логическую последовательность действий. Поэтому, по диаграмме eEPC не получится выявить, что сотрудник должен одновременно выполнять несколько работ, либо не может выполнить весь предписанный ему объем работ за заданный интервал времени, например, за один рабочий день. Если необходимо указать длительность процесса, то как вариант можно использовать диаграмму Гантта.
Далее, использование логических операторов “И”, “ИЛИ”, “ИСКЛЮЧАЮЩЕ ИЛИ” позволяет указать ветвление потоков работ.
Оператор “И”
“И” – позволяет указать что после события запускаются сразу несколько функций:
либо указать, что событие (состояние) возникает только если выполнено несколько функций:
либо указать что только несколько событий (состояний) разрешают выполнение функции:
также, “И” позволяет указать что выполнение функции приводит одновременно к нескольким состоянием (событиям):
Оператор “ИЛИ”
“ИЛИ” – позволяет указать что возникновение одного из нескольких событий (состояний) – достаточно чтобы начать выполнение функции:
либо указать что любая из функций приводит к некоторому состоянию:
Оператор “Исключающее ИЛИ”
И наконец, “Исключающее или” отличается от просто “ИЛИ” тем, что возможен только один из альтернативных вариантов – либо Событие 1 либо Событие 2, но не оба одновременно. Это взаимоисключающие альтернативы: два взаимоисключающих события приводят к выполнению одной функции
либо указывается, что после функции может наступить либо одно событие, либо другое. То есть функция одна, но может привести к разным, причем взаимоисключающим результатам:
либо указывается, что две взаимоисключающие функции приводят к одинаковому результату:
Типичные ошибки
Казалось бы, все достаточно просто, из таких “кирпичиков” можно составить схему любого сложного процесса из десятков и сотен функций. Однако, на практике легко допустить ошибки, если не разобраться в правилах использования модели eEPC ARIS.
Перечислим наиболее распространенные ошибки моделирования в нотации eEPC ARIS.
- Смешение состояния системы после выполнения функции, и исходящего документа. Исходящий документ объявляется событием, и наоборот.
- Перечисление в одной функции нескольких действий.
- Событие приводит к двум взаимоисключающим или не взаимоисклюающим функциям. Событие (состояние) само по себе не решает какое действие выполняется:
- Два (или больше) входа в одну функцию. Например, при кольцевом выполнении функций:
Источник: xn--h1aoch.xn--p1ai
Практическое применение нотации ARIS eEPC
Задание. Изложите теоретический материал по вопросу.
Проведите обобщения, сделайте выводы.
«Системный подход – его роль в описании функционирования предприятия или организации. Системный подход при создании модели бизнеса».
Общая теория систем (ОТС) – научная дисциплина, изучающая самые фундаментальные понятия и аспекты систем. Она изучает различные явления, отвлекаясь от их конкретной природы и основываясь лишь на формальных взаимосвязях между различными составляющими, их факторами и на характере их изменения под влиянием внешних условий.
Для ОТС объектом исследования является не “физическая реальность”, а “система”, т.е. абстрактная формальная взаимосвязь между основными признаками и свойствами.
При системном подходе объект исследования представляется как система. Система — это полный, целостный набор элементов (компонентов), взаимосвязанных и взаимодействующих между собой так, чтобы могла реализоваться функция системы.
Исследование объекта как системы предполагает использование ряда систем представлений (категорий) среди которых основными являются:
- Структурное представление связано с выделением элементов системы и связей между ними.
- Функциональные представление систем – выделение совокупности функций (целенаправленных действий) системы и её компонентов, направленное на достижение определённой цели.
- Макроскопическое представление – понимание системы как нерасчленимого целого, взаимодействующего с внешней средой.
- Микроскопическое представление основано на рассмотрении системы как совокупности взаимосвязанных элементов. Оно предполагает раскрытие структуры системы.
- Иерархическое представление основано на понятии подсистемы, получаемом при разложении (декомпозиции) системы, обладающей системными свойствами, которые следует отличать от её элемента – неделимого на более мелкие части (с точки зрения решаемойзадачи). Система может быть представлена в виду совокупностей подсистем различных уровней, составляющую системную иерархию, которая замыкается снизу только элементами.
- Процессуальное представление предполагает понимание системного объекта как динамического объекта, характеризующегося последовательностью его состояний во времени.
Системный подход — это подход, при котором любая система (явление, процесс, какой-либо объект) рассматривается как совокупность взаимосвязанных элементов(компонентов), имеющая выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой, обратнуюсвязь. Это наиболее сложный подход. Системный подход — это не набор каких-либо принципов или руководств для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению.
Основными принципами системного подхода (системного анализа) являются некоторые положения общего характера, сформировавшиеся в результате опыта работы человека со сложными системами:
1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.
2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня — элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.
3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.
4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.
Системный подход рассматривает организацию как открытую систему, состоящую из нескольких взаимосвязанных подсистем. Организация получает ресурсы из внешней среды, обрабатывает их и выдает товары и услуги во внешнюю среду.
Организация как система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство, неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой, т.к. взаимодействует с внешней средой. Она получает из окружающей среды ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования и т.п., которые становятся элементами её внутренней среды и называются эти компоненты — входами. В процессе своей деятельности с помощью определенных технологий часть ресурсов перерабатывается, преобразуется в продукты и услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит во внешнюю среду, т. е. любая организационная система в динамике представляется в качестве 3-х процессов: вход — преобразование — выход.
При системном подходе сначала исследуются параметры «выхода», т. е. товары и услуги, а именно что производить, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Уже затем определяются параметры «входа», т. е. исследуется потребность в ресурсах.
Любое предприятие — система, которая функционирует внутри более крупной системы внешнеполитической, экономической, социальной и технической среды, в которой она постоянно вступает в сложные взаимодействия. Она включает серию подсистем, которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной части системы вызывает трудности в других ее частях.
Например, крупный банк является системой, которая действует внутри более широкого окружения, взаимодействует и связан с ним, а также испытывает на себе его воздействие. Отделы и филиалы банка являются подсистемами, которые должны взаимодействовать бесконфликтно, чтобы банк как целое работал эффективно. Если что-то нарушается в подсистеме, она, в конечном счете (если ее не сдерживать) повлияет на эффективность деятельности банка в целом.
Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.
Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так как:
Вывод
Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.
Несмотря на все положительные результаты, системное мышление все еще не выполнило свое самое важное предназначение. Утверждение, что оно позволит применять современный научный метод к управлению, все еще не реализовано. Это происходит отчасти оттого, что крупномасштабные системы очень сложны.
Нелегко уяснить те многие способы, при помощи которых внешняя среда влияет на внутреннюю организацию. Взаимодействие множества подсистем внутри предприятия не совсем осознается. Границы систем устанавливать очень трудно, слишком широкое определение приведет к накоплению дорогостоящих и непригодных данных, а слишком узкое — к частичному решению проблем.
Нелегко будет сформулировать вопросы, которые встанут перед предприятием, определить с точностью информацию, необходимую в будущем. Даже если самое лучшее и самое логичное решение будет найдено, оно, возможно, будет невыполнимо. Тем не менее, системный подход дает возможность глубже понять, как работает предприятие.
Итак, модель бизнеса нужна для того, чтобы управлять развитием компании систематически, а не полагаться на случай и везение. Очень важно, чтобы модель правильно акцентировала внимание на существенных факторах и скрывала несущественные. Но даже при наличии совершенной модели бизнеса фактор риска обязательно остается, равно как и неопределенность. Модели помогают уменьшить риск, избежать некоторых ошибок и увеличить вероятность успеха.
Литература
1. Ойхман Е.Г., Попов Э.Л. «Реинжениринг бизнеса: реинжениринг организаций и информационные технлогии » — М.: Финансы и статистика – 2008, 336 с.
2.Курс лекций по дисциплине «Теория систем и системный анализ». Электронная версия лекции доступна по адресу www.tssa.pisem.net
3. Бизнес-модель. ru.wikipedia.org/wiki/Бизнес-модель
Задача 2
Введение
Описание предприятия
Торговая компания «ПРАЙМ» занимается продажей бытовой техники.
Миссия компании: «Способствовать развитию использования новинок технического прогресса по всей стране, повышая тем самым уровень комфорта жителей страны и делая деятельность клиентов более эффективной и действенной».
Закупка обычно производится у постоянных поставщиков (как правило, производителей) крупными партиями в соответствии с планом закупки. Прайс-листы поставщиков могут меняться, поэтому при закупке товара каждый раз уточняется цена, а также уточняется величина скидок. Поставка товара от поставщика осуществляется на условиях предоплаты. Учет себестоимости ведется по методу FIFO. Все закупленные товары хранятся на складе.
Клиенты компании – юридические лица и физические лица, делающие крупные заказы. Оплата заказов производится по условиям предоплаты.
Так как клиенты размещают крупные заказы, то менеджеры по продажам при регистрации заказа продажи резервируют товар. Конфликты резервирования (клиенту нужен товар, который есть в наличии, но товар уже зарезервирован для другого клиента) разрешаются в пользу постоянных клиентов первую очередь и во вторую очередь в пользу более крупных партий. Поскольку продажи ведутся по ценам, близким к оптовым, компания делает скидки только постоянным клиентами или при закупке очень больших объемов товаров и при этом старается как можно реже изменять свои общие для всех прайс-листы.
На данный момент компания не использует системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации используются:
- Электронная почта
- Доставка курьером
- Обычная почта
Для автоматизации выделены 2 бизнес-процесса – Закупки и Продажи – так как они являются ключевыми для данной компании и именно их автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управлении предприятием.
Первоначально, в информационной системе Microsoft Dynamics NAV 4.0 планируется вести финансовый учет и учет оперативной деятельности. Компания использует упрощенный план счетов, учетная валюта – рубли.
Выбор инструмента графического представления бизнес-процессов
Для составления графической схемы бизнес-процессов была выбрана инструментальная среда ARIS. ARIS является одним из наиболее используемых инструментов при описании бизнес-процессов организации, так как позволяет создать полную многостороннюю модель деятельности организации. Созданные модели бизнес-процессов и организационной структуры компании являются наглядными и легкими для восприятия.
Использование ARIS позволяет:
- существенно сократить сроки выполнения проектов, повысить их качество
- документировать (моделировать) бизнес-процессы, используя большое количество типов моделей, описывающих различные аспекты бизнеса — процессы, функции, исполнителей, документы, материалы, стоимости, риски и т.д. — и, таким образом, создать базу знаний о предприятии
- работать с единой базой данных и хранить информацию о деятельности предприятия «в одном месте»
Организационная структура компании
Организационная структура компании «ПРАЙМ» представлена на Рис. 1. На схеме показаны только те должности, которые участвуют в реализации рассматриваемых бизнес-процессов. Генеральный директор, а также директора финансовый, коммерческий, по развитию бизнеса и по общим вопросам занимаются общим контролем деятельности предприятия и не участвуют в осуществлении текущей деятельности.
Рис. 1. Организационная структура компании «ПРАЙМ»
Из всех перечисленных должностей в реализации рассматриваемых бизнес-процессов участвуют следующие (см. Табл. 1). Каждой должности в зависимости от служебных обязанностей ставится в соответствие бизнес-роль.
Табл. 1. Должности и их роли
Источник: studrb.ru