Описание внутреннего контроля бизнес процесса

Предприятие не может развиваться и вести успешную деятельность, если периодически руководство не проводит проверку и анализ бизнес-процессов в компании в целом, не осуществляет поиск скрытых резервов и не устраняет недочеты и ошибки. Корректная система внутреннего контроля (СВК), действующая в организации, позволяет минимизировать ошибки, однако она также требует пересмотра в случае изменений внешних условий ведения деятельности или при внесении изменений в работу компании.

Специалисты Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» обладают необходимым практическим опытом и знаниями для построения новой или оптимизации действующей системы внутреннего контроля. Эффективная система внутреннего контроля, выстроенная экспертами Группы, будет способствовать достижению важных бизнес-целей:

Получение достоверной информации о финансовом состоянии компании и результатах ее деятельности.
Надежная защита бизнеса от рейдеров и корпоративного мошенничества.
Эффективное распределение и расходование ресурсов организации.
Минимизация возможных штрафов и налоговых доначислений в связи с нарушением финансового и налогового законодательства.
Фактическое выполнение внутренних регламентов компании и соблюдение бизнес-процессов.
Снижение необходимости контроля за выполнением бизнес-процессов и возможность для собственников сосредоточиться на стратегических задачах без риска потери контроля над бизнесом.

Грамотный подход к распределению полномочий и функций, создание четкой и продуманной системы контроля не только позволяют повысить степень эффективности деятельности компании, минимизировать риски, но также снизить затраты, которых не удастся избежать при использовании политики устранения ошибок после наступления последствий.

Бизнес-процессы. 12 вопросов для аудита

Система внутреннего контроля, подготовленная специалистами практики Финансового консалтинга Группы позволит снизить издержки на 20-30% и полностью исключить риски корпоративного мошенничества.

Построение системы внутреннего контроля (СВК) включает следующие мероприятия:

1 этап. Диагностика контрольных процедур и оценка их качества — анализ внешних и внутренних рисков
2 этап. Разработка модели СВК — описание организационной структуры СВК, ключевых бизнес-процессов и связанных с ними рисков, подготовка регламентов.
3 этап. Совместное внедрение системы внутреннего контроля с клиентом, тестирование эффективности.

В рамках проведения мероприятий по оптимизации системы внутреннего контроля специалисты осуществят:

Оценку и анализ действующей СВК в отношении всей компании или только отдельных бизнес-процессов;
Поиск возможных рисков, слабых и сильных сторон системы, и рекомендации, советы по устранению проблем и повышению эффективности СВК;
Составление плана оптимизации (модернизации) системы внутреннего контроля с учетом целей и возможностей предприятия;
Разработку и создание, а также внедрение СВК в том виде, который соответствует специфике деятельности предприятия, требованиям руководства и интересам менеджмента компании;
Консультационные услуги на каждом из вышеуказанных этапов.

Внутренний контроль и комплаенс

Внутренний контроль – это процесс, направленный на выявление опасностей, угроз и рисков, связанных с непреднамеренным или преднамеренным нарушением сотрудниками своих обязанностей, повлекшим за собой ухудшение финансово-экономического состояния предприятия или его деловой репутации, а также на создание механизмов устранения негативных проявлений, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.

Как описывать и внедрять бизнес-процессы в компании?

Из предназначения системы внутреннего контроля следует, что она может выполнять следующие функции:

контроль соответствия деятельности предприятия законодательству страны;
контроль сохранности активов предприятия;
контроль материально-технического снабжения;
контроль процесса производства (продажи) продукции (услуг);
контроль рационального расходования ресурсов;
контроль исполнения приказов и распоряжений;
контроль исполнения договоров;
внутренний аудит;
мониторинг внешней и внутренней среды предприятия с целью выявления рисков угроз безопасности;
другие направления исходя из потребностей предприятия.

ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ

Проверка эффективности хозяйственных операций.
Проверка соответствия операций и учета требованиям законов.
Проверка обеспечения достоверности финансовой отчетности.

Чтобы организовать эффективную систему внутреннего контроля, необходимо все контрольные процедуры для ключевых бизнес-процессов структурировать таким образом, чтобы при контроле каждого, обеспечить достижение всех сформулированных целей!

согласно модели COSO при разработке системы внутреннего контроля следует опираться на пять ключевых компонентов

Контрольная среда

Корпоративная культура.
Управленческий стиль высшего менеджмента.
Кадровая политика.
Корпоративный кодекс.
Организационная форма и полномочия ОВК.
Политика компании по ключевым бизнес-процессам.
Политика компании по предотвращению мошенничества и хищений.

Эффективный риск-менеджмент

Определение зон повышенного хозяйственного риска.
Разработка модели (матрицы) хозяйственных рисков ключевых бизнес-процессов.
Разработка методов минимизации выявленных хозяйственных рисков.
Организация структур и процессов, обеспечивающих минимизацию хозрисков.
Мониторинг бизнес-среды и анализ его результатов. Текущая оценка хозрисков.

Разработка и выполнение контрольных процедур

Разграничение сферы ответственности.
Разработка способов авторизации бизнес-процессов и технологических операций.
Определение порядка доступа к ценным активам, ресурсам и конфиденциальной информации.
Определение порядка проведения контрольных мероприятий (ревизии, инвентаризации и т.д.
Определение порядка проведения служебных расследований и возмещения ущерба.
И прочие …

Система внутренней коммуникации

Организация системы мониторинга контролируемых бизнес-процессов.
Организация системы хранения и обработки результатов мониторинга. Аналитика.
Организация системы полноценного обмена данными контрольных мероприятий мониторинга между различными уровнями управления.

Источник: bysec.ru

Как организовать контроль на вашем предприятии

Система внутреннего контроля нужна даже фирме, где работают всего три человека. Как построить СВК своими силами?

Цель данной статьи – предложить предприятиям малого и среднего бизнеса методологию организации системы внутреннего контроля (СВК), позволяющей поддерживать стабильность компании и оптимизировать ее работу. Внутренний контроль в соответствии с методологией COSO – это постоянный процесс, который осуществляется менеджментом для достижения определенных целей:

Эффективность операций и достижение целей.
Соответствие законодательству.
Достоверность финансовой отчетности.

Некоторые эксперты замечают, что внедрение COSO на предприятии – дорогостоящее удовольствие. Это удовольствие, конечно, требует определенных затрат, но суть в том, что их размер зависит от размера компании: чем больше компания, тем больше затраты на внедрение СВК, просто потому, что процессов для контроля больше. Но это никак не связано с самой моделью.

Ее плюс в высокой адаптивности под особенности любой компании, маленькой или большой. Это единственная комплексная и всеохватывающая модель. Как заявляют авторы концепции COSO: нет, и не может быть двух одинаковых моделей у разных компаний.

Стоимость внедрения СВК по модели COSO зависит и от того, кто занимается этим проектом. Одно дело, когда это международная консалтинговая компания, и другое – когда местный эксперт-консультант или даже сам владелец предприятия. Понятно, что в первом случае проект обойдется гораздо дороже.

Кому нужна система контроля

Обычно на предприятиях малого и среднего бизнеса сам собственник напрямую управляет компанией, он лично видит все недостатки и слабости в бизнес-процессах и пытается их устранить. В крупных же компаниях, как правило, собственник не принимает прямого участия в управлении (если речь идет об АО, то там много собственников) и управление осуществляется через назначенные лица и органы. В силу этого собственник не имеет возможности на ежедневной основе контролировать бизнес.

Для второй группы компаний необходимость СВК довольно очевидна. А вот по поводу первой вы можете спросить, зачем вообще нужен внутренний контроль на предприятиях малого и среднего бизнеса, если собственник сам все контролирует, держит все в своих руках, и мимо его взгляда ничего не ускользнет? Ответ содержится в самом вопросе.

Собственник уже является активным участником системы внутреннего контроля и осуществляет контроль вполне осознанно. В этом случае организация СВК на какой-либо методологической основе может значительно повысить его эффективность в общем процессе управления компанией, сэкономить ресурсы и время.

К сожалению, не за всем собственник может уследить. Даже в организации, где больше трех человек, возможно манипулирование информацией и фактами со стороны сотрудников, и не в пользу собственника. В этом случае собственник с помощью организации СВК может опять-таки повысить эффективность управления, контроля над процессами и деятельностью сотрудников.

Пять компонентов контроля

Для разумной уверенности, что цели контроля будут достигнуты, необходимо, чтобы в компании присутствовало пять элементов СВК, определяющие отдельные характеристики системы.

1. Компонент «Контрольная среда». Это атмосфера, в которой живет компания, ее, так сказать, душа. Это ценности компании, принципы работы, миссия и долгосрочные цели. Это владелец компании и его отношение к бизнесу, к сотрудникам. Это топ-менеджмент (если таковой есть) и его отношение к бизнесу.

Также сюда входят разные нормативные и регулирующие документы компании верхнего уровня. Это основные политики, которые должны использоваться в компании и наличие которых желательно даже для малого бизнеса, например, учетная политика.

2. Компонент «Оценка рисков». Это деятельность менеджмента по оценке текущих и новых рисков, с которыми сталкивается компания сейчас и может столкнуться в будущем. Оценкой рисков, как правило, занимается сам владелец бизнеса или высшее руководство.

Оценка риска – это постоянный процесс, который может осуществляться один раз в начале года, и потом в течение года оценка может корректироваться в зависимости от изменения условий. В маленьких компаниях риски можно просто перечислить в файле Excel, и этого будет достаточно. В компаниях побольше составляется более масштабный документ.

3. Компонент «Контрольные процедуры». Подразумевает наличие на предприятии пяти типов контроля:

Разделение обязанностей.
Подтверждение полномочий.
Система независимых проверок.
Документирование.
Физическая безопасность.

В рамках этих типов контроля менеджмент может создавать любое количество конкретных контрольных процедур, которые посчитает необходимым и достаточным. И не все эти пять типов могут присутствовать в каждом бизнес-процессе компании. Необходимо вести речь о системе внутреннего контроля как о комплексе, где каждая составная часть дополняет друг друга, и все они составляют целую эффективную систему.

4. Компонент «Информация и коммуникация». Характеризует, как в компании осуществляются рабочие коммуникации между сотрудниками, и как происходит движение информации. От эффективности коммуникаций зависит общая эффективность принятия решений.

5. Компонент «Мониторинг». Характеризует, как в компании контролируется эффективность СВК, как своевременно изменяются и адаптируются контрольные процедуры под новые условия.

Этапы внедрения

Организация внутреннего контроля – то же самое, что инжиниринг бизнес-процессов, только проводится эта работа с другой целью. И в инжиниринге, и в организации СВК можно выделить следующие этапы:

Описание ситуации (бизнес-процесса) «как есть».
Описание «как должно быть».
Оценка текущих контрольных процедур, их эффективности и достаточности.
Оценка необходимых изменений.
Предложение рекомендаций по переходу к целевому состоянию, составление программы перехода.
Контроль внедрения рекомендаций.
Тестирование и оценка внедренных рекомендаций.
Осуществление необходимых корректировок.

Описание «как есть»

Все начинается с этого этапа. Это очень трудоемкий процесс. Если стоит задача организовать СВК во всей компании (а она так обычно и ставится), то ее выполнение в зависимости от масштаба может занимать от двух недель до полугода (с учетом того, что описанием занимается один человек).

Для предприятий малого и среднего бизнеса подойдет текстовое описание каждого бизнес-процесса. Начинать рекомендуется с глобальной оценки контрольной среды компании. А именно, ответа на следующие вопросы.

Какова миссия компании?
Какова стратегия компании и ее долгосрочные цели? Соотносятся ли они с миссией?
Каковы среднесрочные и краткосрочные цели компании? Соотносятся ли они с долгосрочными целями?
Есть ли основные политики компании (учетная, по закупкам, кадровая)?
Есть ли реестр приказов?
Есть ли реестр договоров?
В каком окружении ведет свою деятельность компания? Есть ли описание PEST, SWOT-анализ, проводится ли анализ конкурентов, рыночных трендов?
Есть ли кодекс корпоративной этики и политика противодействия мошенничеству?
Понимают ли сотрудники ценности компании и принципы ее работы? Является ли собственник и руководство примером этих принципов? Какое поведение они демонстрируют?
Какова политика найма и работы с сотрудниками?

Контрольная среда, включающая миссию, ценности, цели компании, – пожалуй, самый важный элемент СВК. От того, насколько эффективно и разумно будет организован этот компонент, зависит эффективность деятельности всего остального. По-другому контрольную среду можно обозначить как порядок документирования основных правил и обеспечение понимания принципов работы компании среди сотрудников.

Некоторые элементы, как-то: наличие реестра договоров, кодекс корпоративной этики, – для малого бизнеса могут быть необязательными. Однако надо понимать, что основное предназначение этих элементов – упорядочивание той среды, в которой работает организация. Чем больше порядка, особенно в документировании и в понимании особенностей бизнеса у сотрудников, тем лучше.

Описание «как должно быть»

После описания контрольной среды и выявления недостатков (то есть отсутствия некоторых элементов СВК) необходимо принять решение об их исправлении. Начинается второй этап организации системы внутреннего контроля: описание конкретных бизнес-процессов в порядке убывания их значимости. Эта работа заключается в следующем. Каждый бизнес-процесс раскладывается по этапам, определяются входы, выходы, продолжительность, владельцы (ответственные) и участники, система документирования и отчетности, которая используется в процессе. И, наконец, описываются все пять компонентов СВК.

1. Контрольная среда:

Как долгосрочные цели связаны со среднесрочными и краткосрочными целями компании.
Наличие политик, регламентов, которые регламентируют бизнес-процесс.
Наличие положений о подразделениях, должностных инструкций и их проверка.

2. Оценка рисков. Как в бизнес-процессе осуществляется оценка рисков, как проводится ежегодное планирование.

3. Контрольные процедуры. Оценивается наличие/отсутствие, достаточность и необходимость в изменении следующих пяти процедур:

Разделение полномочий (должно быть закреплено в положениях о подразделениях и должностных инструкциях).
Подтверждение доступа (система паролей, доверенности, авторизация операций).
Документирование (как происходит документальное оформление всех операций в бизнес-процессах, контроль результатов, учет и отчетность).
Независимые проверки (проводится ли проверка операций, осуществляемых в бизнес-процессах с помощью специальных контролирующих органов, топ-менеджментом).
Физическая безопасность (как организована безопасность сотрудников, доступ в помещения и к материальным ценностям, материальная ответственность сотрудников, защита конфиденциальной информации).

4. Информация и коммуникация. Описание этого компонента пересекается по смыслу с описанием процедур документирования. Оценивается:

Эффективность коммуникаций с внешней и внутренней средой.
Эффективность коммуникаций между подразделениями.
Формы отчетности и подотчетности.
Формы для контроля деятельности.

5. Мониторинг. Оценивается эффективность остальных четырех компонентов. Может проводиться как силами менеджмента, так и через независимые проверки.

Как видим, описание текущего состояния СВК – процесс простой, но трудоемкий. Специалист должен переработать очень много информации, и эта работа может занять минимум недели две.

Оценка необходимых изменений

Этот этап осуществляется одновременно с этапом «как должно быть». Это даже не отдельные этапы. Понимание того, как все должно быть, всегда присутствует в голове специалиста, описывающего бизнес-процессы. Проводя интервью, собеседования с сотрудниками, собирая информацию о процессах, он сразу понимает недостатки в СВК и как их можно наилучшим образом исправить. И одновременно формируется комплекс корректирующих мероприятий:

1. Внедрение необходимых контрольных процедур, в том числе в форме документирования (через регламенты, инструкции), их изменение, обновление или удаление в случае дублирования или из-за отсутствия предмета контроля.

2. Изменение технологических цепочек: удаление лишних звеньев, добавление новых звеньев, изменение иерархии, перенаправление потоков информации, продуктов, услуг.

Составление рекомендаций и программы перехода

Обсуждение предлагаемых новшеств и программы их внедрения также происходит одновременно. Определяется, насколько риск-аппетит менеджмента позволяет ему принять эти изменения, есть ли ресурсы, чтобы их осуществить. Понятно, что если речь идет о рекомендациях, которые предложил сам владелец или его менеджеры, то этот этап может пройти быстро, если вообще в нем возникнет необходимость. Однако даже в этом случае некоторые мероприятия важно согласовать с ключевыми сотрудниками.

Весь комплекс корректирующих мероприятий оформляется в виде программы с указанием сроков и ответственных за внедрение.

Контроль внедрения, тестирование и корректировка системы

Контроль внедрения и само внедрение в малой фирме может осуществлять сам владелец. В средних компаниях ответственных два: владелец и менеджмент, причем все оперативное управление изменениями лежит на менеджменте, а владелец проверяет результаты произведенных изменений и, если надо, их корректирует.

После внедрения СВК следует оценить эффективность функционирования обновленных бизнес-процессов и необходимость доработать их в режиме онлайн. Как правило, чтобы собрать достаточный объем информации по новым инцидентам, оценка проводится по истечении относительно продолжительного периода времени, например, трех месяцев.

Описанная методика позволяет с минимальными затратами ресурсов организовать эффективную СВК, которая будет соответствовать требованиям закона «О бухгалтерском учете».

Модель COSO дает предприятию реальные инструменты для управления своей эффективностью. С ее помощью собственник компании и менеджмент получает разумную уверенность, что цели компании будут достигнуты.

Как получить полный бесплатный доступ к публикации?

Авторизоваться или зарегистрироваться на сайте

Источник: www.e-xecutive.ru