Вот уже несколько лет происходит переход на повсеместное использование онлайн-касс. Если несколько лет назад еще существовала возможность для большинства предприятий малого бизнеса не применять ККТ, то сейчас подавляющее количество субъектов МСБ обязаны применять онлайн-кассы. Особенно много вопросов возникает при онлайн-расчетах с покупателями. В этой статье мы разберем правила применения ККТ при безналичных расчетах с физлицами и юрлицами.
ККТ при безналичном расчете с физлицами
В 2020 году абсолютное большинство организаций и индивидуальных предпринимателей обязано применять контрольно-кассовую технику при расчетах с гражданами независимо от того, каким способом передаются деньги. Применение упрощенной системы налогообложения не освобождает от такой обязанности. Есть лишь несколько исключений, перечисленных в ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ, когда можно не применять кассовый аппарат.
Нужен ли кассовый чек при оплате картами?
Например, это услуги нянь и сиделок, ремонт обуви, сдача в аренду квартир (но не офисов), услуги образовательных и спортивных организаций.
За неприменение кассовой техники в тех случаях, когда это обязательно, грозит штраф в размере до 100 процентов от суммы транзакции (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
Продавец товаров и услуг обязан применять ККТ при безналичной оплате от граждан. Причем это касается как оплаты через банковскую карту, так и оплаты через платежное поручение. Согласно позиции финансового ведомства (письмо Минфина РФ от 21.06.2018 № 03-01-15/42668) при осуществлении расчетов в безналичном порядке без непосредственного взаимодействия покупателя с пользователем кассового аппарата пользователь обязан применять ККТ с момента подтверждения банком исполнения распоряжения о переводе денежных средств.
Пробивать чек при безналичной оплате физлица не нужно лишь в одном случае — если покупателем является индивидуальный предприниматель. Но есть нюанс: если ИП оплатил товар банковской картой, то ККТ все равно будет нужна. Если говорить о том, нужно ли организации оформлять чек, если она покупает товары или услуги у граждан, то такая ситуация является спорной. Даже в официальных разъяснениях можно встретить две позиции.
Из этого следует вывод, что если товар (услуга) приобретаются для перепродажи, то придется использовать кассовую технику. Во всех остальных случаях при перечислении денег физическому лицу чек пробивать не нужно.
ККТ при безналичном расчете с юрлицами
- по банковской карте;
- через электронный кошелек;
- посредством онлайн-банкинга;
- с мобильного телефона.
Это касается и ситуаций, когда организация покупает товары (работы или услуги) через подотчетного работника.
Когда пробивать чек ККТ при безналичном расчете
Как указано в пункте 5.3 и 5.4 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ, при осуществлении расчетов в безналичном порядке кассовый чек должен быть отправлен покупателю на номер телефона или на адрес электронной почты не позднее одного рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета, но не позднее момента передачи товара. Вопреки распространенному заблуждению дублирования в бухгалтерском учете в такой ситуации не происходит.
Если покупатель не оставил ни номера своего телефона, ни адреса электронной почты, то чек можно передать вместе с товаром. Об этом сказано в п. 5.1 ст. 1.2 закона № 54-ФЗ.
Источник: www.klerk.ru
Как правильно отчитаться, если сотрудник расплатился корпоративной картой
На что чаще всего тратится малый бизнес и какие подтверждающие документы собрать, чтобы у инспекторов не было претензий: инструкция от эксперта сервиса «Контур. Банк» Елены Галичевской.
Елена Галичевская, эксперт сервиса «Контур.Банк» компании «СКБ Контур»
Как получить корпоративную карту
Корпоративная карта привязана либо к существующему счету компании или ИП, либо к отдельному «карточному», открытому специально. С ее помощью оплачивают те же расходы, на которые обычно получают деньги под отчет. Например, покупают билеты для командировок, канцтовары и воду в офис, бензин для служебного автомобиля. Корпоративную карту используют так же, как и обычную.
Первым делом руководитель компании определяет круг лиц, которым выдадут карты. После этого обращается к своему менеджеру в банке с заявлением, где перечислены будущие держатели карт. Для всех или только для некоторых открытых карт можно установить лимиты, свыше которых не получится потратить деньги с расчетного счета.
Владельцы бизнеса, которые работают без сотрудников, получают карту на свое имя. Для личных трат такую карту нужно использовать аккуратно, чтобы не вызывать вопросов у банка и налоговой инспекции. Например, не рекомендуется снимать ежедневно все деньги, поступившие на счет.
Какие документы подтвердят расходы
- форму пояснительной записки, в которой владелец карты объяснит причины получения наличных;
- перечень подтверждающих документов, если деньги потрачены;
- сроки сдачи не истраченных работником денег в кассу компании;
- порядок заполнения авансового отчета для таких случаев.
Можно использовать форму авансового отчета, который сотрудники заполнят на основании подтверждающих документов. Бухгалтерия всегда сможет сверить суммы в отчете с выпиской из банка.
Расходы в зарубежной командировке
Рассмотрим ситуацию, когда работник оплатил проживание в гостинице с помощью корпоративной банковской карты во время зарубежной командировки. Пояснения по этому поводу выпустил Минфин (письмо от 24.06.2016 № 03-03-06/1/36877). Специалисты финансового ведомства разъяснили, какие документы необходимо приложить к авансовому отчету для подтверждения расходов.
Бухгалтер попросит заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые подтвердят расходы в командировке. Такими документами могут служить слип, квитанция электронного терминала или другие документы, свидетельствующие о факте совершения хозяйственной операции.
Продавец отказался выдать документы
Случается, что сотрудники компании оплачивают товары корпоративной банковской картой. Продавец отказывается признавать такие платежи от юрлица и приводит такой аргумент: даже если карта является корпоративной, она оформляется на конкретного сотрудника. Следовательно, платежи поступают от физического лица. По закону бухгалтерские документы (счет-фактура и акт выполненных работ) предоставляются только юридическим лицам или ИП. При этом товар или услуга оплачены со счета компании, даже если наличными, то все равно от имени компании.
Компания нередко приобретает товар через подотчетное лицо. Его полномочия должны подтверждаться доверенностью. Если доверенности нет, могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры.
Если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен выставить счет-фактуру, поскольку в этом случае сотрудник действует от имени организации и у продавца появляется обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ). При этом первичный документ поставщик обязан предоставить независимо от того, предъявил ли сотрудник доверенность или нет. Такая позиция изложена в письме МНС России от 10.10.2003 № 03-1-08/2963/11-АЛ268.
Акт об оказании услуг нужен только в том случае, если это установлено в договоре или предусмотрено гражданским законодательством ─ например, при выполнении работ по договору строительного подряда (п. 4 ст. 753 ГК РФ).
Об акте упоминается и в ст. 720 ГК РФ, которая распространяется на все виды договора подряда. В остальных случаях составлять акт не обязательно.
Если контрагент выдал только кассовый чек, то на его основании принять НДС к вычету не получится, даже если налог выделен. Когда сумма значительная, лучше запросить у продавца счет-фактуру. Этот документ нужен бухгалтеру, так как именно он служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам, услугам (п. 1 ст. 172 НК РФ).
С помощью корпоративных карт можно сократить использование наличных денег в компании, лимитировать и контролировать расходы. Чтобы не было проблем с признанием обоснованности затрат, о составьте распорядительный документ, например приказ. Утвердите им правила использования корпоративных карт, сроки сдачи и форму отчета, а также перечень документов, которыми сотрудник должен подтвердить расходы.
Текст подготовила Елена Галичевская, эксперт сервиса «Контур.Банк» компании «СКБ Контур»
Источник: spark.ru