Оптимизация и реинжиниринг бизнес процессов отличия

Оптимизация бизнес-процессов — частичное совершенствование существующих процессов компании, при котором процессы избавляются от явных недостатков и ошибок. Оптимизация бизнес-процессов применяется в тот момент, когда компании требуется улучшить показатели своей работы. Наибольший эффект дает совершенствование ключевых бизнес-процессов на уровне функций, поэтому при оптимизации иные процессы не подлежат рассмотрению и анализу.

Оптимизация бизнес-процессов тесно связана с организационной структурой компании. Поэтому в результате оптимизации именно она подвергается значительным изменениям, приводящим к необходимости изменения функций персонала и подчиненности сотрудников подразделений компании. В результате оптимизации бизнес-процессов улучшается взаимодействие между подразделениями, что приводит к снижению издержек. Время на получение результата, представляющего ценность для клиента, также сокращается, что приводит к росту прибылей компании. Правильно проведенная оптимизация дает возможность компании осознанно улучшить свою деятельность и уменьшить количество ошибок в ее управлении.

Задачи на оптимизацию и реинжиниринг бизнес-процессов. Критерии решения. Часть 1.

Оптимизация бизнес-процессов выполняется периодически, по мере необходимости. Результаты можно увидеть достаточно быстро и явно. Несмотря на то, что совершенствованию подлежат не все процессы компании, оптимизация должна завершаться качественной и количественной оценкой возможных ухудшений состояния компании от проведенных изменений.

Оптимизации бизнес-процессов противопоставляют реинжиниринг бизнес-процессов. Для принятия неотложных мер по выходу из кризиса следует проводить не оптимизацию, а реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг направлен на революционные изменения процессов организации.

Его обычно проводят однократно, и он выполняется совместно с внедрением новой информационной системы на предприятии. Реинжиниринг бизнес-процессов предполагает построение двух моделей бизнес-процесса: КАК ЕСТЬ (AS IS) и КАК ДОЛЖНО БЫТЬ (TO BE), а затем внедрение последней на предприятии. Целью реинжиниринга является резкое улучшение ключевых показателей деятельности компании.

Реинжиниринг бизнес-процессов, в отличие от оптимизации, проводится однократно. Время на его проведения затрачивается гораздо больше, а результаты увидеть быстро не получится. Риски при проведении реинжиниринга, как и вероятность неудач значительно выше, чем при оптимизации. Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов отличаются и по объему работ и по скорости получения результата.

Если затраты компании с каждым годом растут все быстрее по сравнению с ростом доходов предприятия, если управляемость в компании снизилась, а решение проблем затягивается, если бизнес не растет и он перестал быть конкурентоспособным, то пора задуматься о совершенствовании бизнес-процессов компании. Выгодой от совершенствования бизнес-процессов станет не только более четкое и прозрачное понимание того как работает компания, но то, что бизнес станет более управляемым.

Для проведения оптимизации или реинжиниринга бизнес-процессов в компании создаются специальные нормативные, организационно-правовые и распорядительные документы.

Бизнес-процессы обладают большей изменчивостью, чем отдельные функции. Управление бизнес-процессами или как его чаще называют BPM (Business Process Management) представляет собой новый подход, который начал развиваться с начала 2000-х годов, придя на смену концепции реинжиниринга бизнес-процессов, который был особенно популярен в 1990-е. Опыт 90-х показал, что реинжиниринг, предлагая радикальные изменения, влечет за собой слишком большие риски.

Реинжиниринг ориентирован на однократное революционное преобразование бизнес-процессов компании, а управление бизнес-процессами предусматривает непрерывный процесс усовершенствования бизнес-процессов компании. Пи этом BPM рассматривает понятие и концепцию «бизнес-процесса» также, как и реинжиниринг. В BPM подвергается улучшению только процесс проектирования / разработки / внедрения / эксплуатации.

BPM — это управленческая методология. Следует различать BPM как методологию совершенствования бизнес-процессов и программное обеспечение как инструментарий, часто используемый с этой целью. BPM это не программа! Программное обеспечение называют системой управления бизнес-процессами BPMS (Business Process Management System), или BPM-системой.

Если на предприятии функционирует BPMS, то управление бизнес-процессами будет проходить быстрее и успешнее. BPMS — это современная управленческая система, включающая совокупность средств, методов, программного обеспечения для управления бизнес-процессами. BPM — это набор инструментов, позволяющий не только моделировать бизнес-процессы, но и автоматически их исполнять, контролируя при этом их эффективность.

BPMS — это технологическая составляющая BPM. Но, иногда, для упрощения BPM-системы все-таки называют просто BPM. В настоящее время термины BPM и BPMS применяются равнозначно для общего названия подхода.

Основная задача BPM– построение таких бизнеc-процессов, которые были бы гибки, прозрачны, эффективны и включали бы только необходимые действия. Также немаловажно сократить затраты на проведение и совершенствование бизнес-процессов. Также как все бизнес-процессы связаны между собой, так и BPM связывает между собой все отделы компании.

BPMS состоит из трех элементов:

1. средство моделирования

2. средство исполнения («движок»)

3. средство мониторинга

Работа в BPMS происходит следующим образом:

• Первоначально бизнес-процессы в BPMS моделируются, т.е. оформляются в виденаглядных диаграмм — прямоугольников, олицетворяющих функции, процессы и стрелок, отображающих связи между ними.

• Далее схема бизнес-процесса с помощью таких наглядных графических диаграмм загружается в систему, в так называемый движок (BPM engine).

• Бизнес-аналитик при необходимости вносит необходимые изменения в схему бизнес-процесса. Для этого он самостоятельно, не привлекая ИТ-специалиста, передвигает прямоугольники и стрелки и загружает измененную схему в систему.

• Далее происходит исполнение бизнес-процесса, т.е. автоматическое поэтапное прохождение процесса с реализацией функции контроля. Участники бизнес-процессов видят как исполняется их процесс и начинают получать от системы задания уже в соответствии с измененной схемой процесса.

• Далее в режиме реального времени отслеживается прохождение процесса по этапам и по исполнителям, т.е. происходит мониторинг выполнения бизнес-процессов.

• Далее оценивается результативность процесса и происходит формирование отчетности.

BPMS — это система управления бизнес-процессами, но одновременно это система управления изменениями бизнес-процессами, при этом эти процессы перестраиваются в динамике. BPM удовлетворяет информационные потребности всех сотрудников компании, обеспечивая прозрачность, контролируемость процессов, способность быстро реагировать на изменения.

Больше прочитать про системы BPMS можно прочитать в статьях: https://bpms.ru/library/articles

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Отличие оптимизации бизнес-процессов от реинжиниринга бизнес-процессов

Отличием оптимизации от реинжиниринга в данном случае является скорость получения результата, объем работ и суть изменений.

Если не вдаваться в подробности, при оптимизации одно правило быстро доводится до исполнителя и корректируется «на ходу».

Когда осуществляется реинжиниринг, долго и тщательно разрабатывается определенная система правил, которая затем проверяется, а после реализуется, и часто при ее реализации разрабатываются и внедряются различные формы автоматизации.

В табл. 1 представлены различия между реинжинирингом и оптимизацией (усовершенствованием) БП, выделенные Томом Давенпортом, гуру в области бизнес-процессов.

Таблица 1. Различия между реинжинирингом и оптимизацией бизнес-процессов

У каждого подхода есть свои плюсы и минусы. Нельзя однозначно определить, с какой скоростью надо менять бизнес-процессы, поскольку это во многом зависит от конкретной ситуации в компании.

Реинжиниринг требуется в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения, например:

1. · появился или скоро появится новый продукт, заменяющий выпускаемый нашей компанией (цифровые фотоаппараты пришли на смену фотоаппарату Polaroid);

2. · на национальный рынок выходят западные банки, предоставляющие кредит в течение часа;

3. · значительно выросла заработная плата (или затраты на энергоносители), и мы теряем конкурентоспособность (это касается компаний, экспортирующих свою продукцию);

4. · на региональный рынок выходят крупные столичные компании с отработанными технологиями продаж и логистики;

5. · конкуренты провели или проводят реинжиниринг и вообще готовят какой-то проект и т. д.

Оптимизация или улучшение бизнес-процессов нужна в совершенно других ситуациях, —

когда поводов для серьезного беспокойства нет, но в деятельности компании существуют небольшие досадные накладки и недостатки:

1. товар приходит с опозданием,

2. только десятая часть переговоров заканчивается подписанием договора о продаже и т. п.

Показывая различие между оптимизацией и реинжинирингом процессов, необходимо уточнить, что выше мы описали две крайние точки, на оси между которыми, конечно, есть много переходных состояний.

Например, глобальная оптимизация процессов или частичный реинжиниринг. В последние годы мы в своей работе все чаще сталкиваемся с ситуацией глобальной оптимизации плавно перетекающей в реинжиниринговые решения.

Оптимизация бизнес-процессов.

В последние годы увеличилось число специалистов именно по вопросам оптимизации деятельности:

1. директоров по развитию,

2. консультантов и т. д.

Они получили специальное образование и имеют большой опыт решения задач оптимизации, а также владеют технологиями оптимизации.

Технология в отличие от искусства — это последовательность действий, которая приводит к гарантированному получению результата и может быть передана другому человеку за короткий промежуток времени

Мы понимаем, что топ-менеджеры не должны оптимизировать процессы самостоятельно — это дело профессионалов. Но руководителям необходимо понимать, как работают эти специалисты, чтобы правильно ставить задачи и принимать результаты.

Технологий гораздо больше, чем может быть описано в статье, да и понятны многие из них только специалистам.

Источник: infopedia.su

Все о Process Mining от ProcessMi

Все о технологии Process Mining — кейсы, термины, решения и аналитика. Российский и зарубежный опыт от группы экспертов ProcessMi

Оптимизация и реинжиниринг бизнес-процессов

Успех любой компании зависит от того, насколько качественно и оперативно выполняется работа, как отлажена клиентоориентированность. Чтобы эти показатели оставались стабильно высокими, нужно обратить внимание на внутренние бизнес-процессы организации. Описав их, станут очевидными многие проблемные (их еще называют “узкими” местами).

Управленец будет четко видеть состояние дел в компании и ясно представлять, с чем имеет дело. Если выяснится, что процессы неэффективны, можно прибегнуть к двум вариантам развития событий: оптимизации или реинжинирингу. Эти методы способны улучшить качество работы, сделать компанию более конкурентоспособной. Но что это такое?

Понятие «бизнес-процесс» в современности используется все чаще. Трактовок термина много. Если говорить в совокупности, это набор определенных действий с привлечением ресурсов для получения желаемого результата.

Связанное множество бизнес-процессов составляет основу процессного подхода к управлению организацией, т.е. акцент на том, кто и какие задачи выполняет, как, между кем и в каком формате происходит обмен данными, как взаимодействуют разные отделы и департаменты.

Из всех преимуществ такого подхода можно особенно выделить следующие:

• увеличение общей эффективности и производительности с прежним штатом специалистов и объемом ресурсов;
• сокращение издержек;
• налаживание делегирования;
• повышение прозрачности процессов;
• совершенствование коммуникаций между сотрудникам;
• улучшение кадровой ситуации: подбор качественных специалистов.

Одна из целей применения процессного подхода – помочь избежать отклонения от желаемого результата. Иными словами, используя его, результаты деятельности проще предсказать и сделать стабильными. Компания приобретет гибкость, и ей будет легче защититься от кризисных проявлений, а потребитель получит более качественные услуги.

Часто бывает так, что текущие процессы не подходят компании, они перестают быть эффективными, вследствие чего происходит неоправданная трата и без того ограниченных ресурсов. В этом случае приходится все пересматривать и прибегать к оптимизации.

Слово говорит само за себя: оптимизировать – сделать лучше. Насколько? В глобальном смысле оптимизация – это преобразование целой системы для увеличения её эффективности. Такой процесс применим при появлении проблем в компании или может действовать стабильно, что станет значимым фактором роста и развития.

Конкретно в случае с бизнес-процессами компании оптимизация – это непосредственная разработка и реализация мероприятий по их совершенствованию. Анализ реального состояния БП дает возможность определить цели для улучшения, которое происходит путем избавления от серьезных недостатков:

• повторения функций;
• информационной петли;
• неоправданного роста штата сотрудников;
• низкого качества контроля или злоупотребления им;
• неудовлетворительных результатов компании.

Кейс: Результаты опроса в одной из клиник показали, что 37% тех, кто записался на прием, так и не посетили врача. В первую очередь было проанализировано расписание и сделаны выводы:

— чтобы попасть на прием, у каждого пациента уходило примерно 5,5 дней;
— из-за нехватки специалистов в отдельных случаях срок ожидания доходил до 10 дней.

Что изменили:

— оптимизировали график приема;
— ввели автоматическую систему оповещения и подтверждения записи.

Какие результаты были получены:

— количество приходящих на прием выросло на 23%;
— число “неиспользованных” записей сократилось 14%;
— доход клиники увеличился.

Несмотря на улучшения в результате оптимизации, большинство компаний не могут отойти от привычки использовать прежние методы управления и придерживаются их в дальнейшем. Чаще такое происходит с предприятиями, которые имеют большой опыт на рынке. Поэтому иногда необходимо пересмотреть методы организации бизнеса и применить совершенно другой подход, сделать глобальную перестройку и применить реинжиниринг.

Это переосмысление, перепроектирование и построение абсолютно новых бизнес-процессов, которые в перспективе будут более эффективными. Плохо работающий процесс может быть изменен в корне.

Можно выделить несколько составляющих реинжиниринга:

• радикальный. В этом случае бизнес строится заново, изменения касаются всех сфер, меняется стратегия компании. Необходимо оставить в прошлом все удачные методики и наработки;
• фундаментальный. Составляется предполагаемая картина работы компании вне зависимости от прошлого опыта. Суть реинжиниринга в том, чтобы посмотреть в будущее;
• существенный. Происходят глобальные изменения, если этого не случилось, значит, на каком-либо из этапов была допущена ошибка;
• бизнес-процесс. Реинжиниринг отталкивается от бизнес-процессов, поэтому после обновления требуется абсолютно новая система, основанная на процессном подходе.

Кейс: Страховая компания CIGNA Property and Casualty использовала реинжиниринг из-за трудного положения: одно из подразделений со штатом 8 тысяч специалистов потеряло $1 млрд. Причиной стали завышенные цены на услуги и большое количество реорганизаций. Фирма была вынуждена сокращать штат, а дела на рынке шли плохо.

В первую очередь было принято решение выделить несколько основных направлений, оценить их эффективность и перспективы. Вторым шагом стало использование реинжиниринга для кардинальных изменений структуры. Руководитель компании обозначил главную задачу, имеющую наибольшую ценность – максимальное внимание клиентам. Проект двигался, сотрудники перестали сопротивляться новой методике и стали все больше в него погружаться. Через пару месяцев компания перестала нести прежние убытки.

По своей сути два этих понятия – оптимизация и реинжиниринг – похожи. Они обозначают преобразование и обновление. Главные их отличия в скорости выполнения работ, масштабе и сути. При оптимизации обновление бизнес-процессов компании происходят непрерывно, изменения не такие масштабные. Реинжиниринг – это реакция на проблемы.

Меняется все глубоко и одномоментно.

Источник: processmi.com