1. Должностные инструкции для управления делаются на основе детального опроса специалиста (как он видит свою работу) и руководителя, с выявлением и решением вопроса «белых пятен» и конфликта интересов
2. Должностные инструкции для кадрового делопроизводства делаются на основании кратних сведений по основным задачам и функциям, предоставленных начальником отдела, с учетом нашего изучения типового функционала на данной позиции в указанной сфере
3. Готовые должностные инструкции — предоставляются готовые документы, разработанные на основе лучших практик десятков компаний.
Наши должностные инструкции разрабатывает бизнес-аналитик — тот, кто умеет разбираться в процессах, конкретизировать и декомпозировать их результат до конкретных действий с измеримым результатом.
Однако сами инструкции без их внедрения бизнесу не помогут. Вы должны будете ознакомить с ними сотрудников (официально — под роспись и фактически — с проверкой понимания), определить контрольные процедуры, позволяющие оценить, насколько человек выполняет инструкцию, а также систематически реагировать на нарушения и поощрать сверхнормативные результаты. Мы расскажем, как это лучше сделать в Вашей ситуации, и, при необходимости, разработаем контрольные точки и соответствующие документы (чек-листы, отчеты)
Должностная инструкция — как их хранить, обновлять и знакомить с ними сотрудников? // Бизнес в плюсе
Работали с широким диапазоном заказчиков, от парикмехерских до оборонного сектора. Обычно к нам обращаются в то время, когда бизнес растет и ручное управление становится неэффективным, с целью освободить голову и силы менеджмента от постоянного контроля подчиненных. Также клиенты приходят тогда, когда нужно помочь в организации талантливого подчиненного, имеющего проблемы с тайм-менеджментом или если возникла необходимость мотивации топ-менеджера с разворотом в сторону новой задачи, без потери качества по текущему функционалу.
Штат бизнес-аналитиков и накопленный за 18 лет опыт
Источник: hrtime.ru
Особенности составления и организации работы с должностными инструкциями и регламентами бизнес-процессов
В статье рассмотрены вопросы организации работы с должностной инструкцией и регламентом бизнес-процессов, показано основное назначение данных документов, описаны особенности их составления и поддержания в актуальном состоянии.
1. Пшенко А.В., Доронина Л.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Академия, 2014. – 224 с.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. Долганова О.И., Виноградова Е.В., Лобанова А.М. Моделирование бизнес-процессов: учебник и практикум для академического бакалавриата. – М.: Изд-во «Юрайт», 2016. – 289 с.
Одной из задач кадрового делопроизводства является управление жизненным циклом организационно-правовой документации, регулирующей права, обязанности и ответственность сотрудников, работающих в компании. К этой документации относятся должностные инструкции и регламенты бизнес-процессов. Необходимо отметить, что эти документы не являются обязательными к разработке и внедрению на предприятии, но они могут существенно облегчить реализацию процедур управления и контроля исполнения сотрудниками своих функциональных обязанностей.
Дмитрий ПОТАПЕНКО — Как выстроить бизнес-процессы
Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ, с помощью которого определяются права, обязанности и ответственность конкретного должностного лица [1]. Это локальный организационно-правовой акт, обязательный к исполнению, без ограничений по сроку действия. Можно сказать, что она (должностная инструкция) является универсальным документом, поскольку она будет полезна для любой компании как инструмент организации и управления деятельностью сотрудников.
Некоторые компании пренебрегают составлением должностных инструкций. А в тех, где такая работа ведется, часто ответственность за их написание возлагают на специалистов по работе с персоналом. Такой подход не позволяет получить максимальный эффект, поскольку сотрудники отдела кадров не обладают полной информацией о специфике деятельности и требованиях, предъявляемых к конкретном у должностному лицу. Это приводит к составлению типовой инструкции, не содержащей уточняющих и дополняющих формулировок, которые призваны более точно охарактеризовать деятельность сотрудника. Cледовательно, по большому счету, задача выполнена частично, данный организационный документ не сможет в полной мере быть использован по назначению, то есть применен для реализации управленческих и контрольных функций должным образом.
Однако, если более внимательно подойти к процедуре ее написания, привлечь руководителя соответствующего структурного подразделения, согласовать ее с юристом и другими заинтересованными лицами, то получится качественный документ, позволяющий четко определить требования, предъявляемые к должностному лицу, а также его права и взаимоотношения, возникающие в рамках исполнения его функциональных обязанностей.
Для Цитирования:
Долганова Ольга Игоревна, Особенности составления и организации работы с должностными инструкциями и регламентами бизнес-процессов. Кадровик. 2017;2.
Источник: panor.ru
Как писать должностные инструкции
В этой относительно простой теме сразу возникает множество вопросов:
— когда приниматься за написание;
— что в них должно быть;
— кто должен их писать;
— и самое главное, как их правильно написать.
Наверное, могут быть и другие вопросы, но в статье будут рассмотрены только эти.
1. КОГДА НАЧИНАТЬ ПИСАТЬ
Как только лидер (основатель) отходит от прямого и непосредственного управления какими-то функциями в бизнесе, эти функции должны быть четко описаны и за кем-то закреплены.
Например, основатель перестал писать код, оставив за собой все остальные функции. В этом случае новому программисту должна передана подробная, насколько это возможно, инструкция. И так далее: любая новая должность в компании должна получать инструкцию.
А, вообще, должностные инструкции нужно писать всегда. Не в том смысле, что постоянно, а в том, что при любых изменениях в компании ДИ нужно корректировать. Возникает проблема если ДИ включена в трудовой договор: тогда без согласия работника и переподписания договора не обойтись, поэтому в трудовой договор, в большинстве случаев, включать должностную инструкцию не имеет смысла. Может только отдельные пункты, которые точно не будут меняться во время действия контракта.
2. СТРУКТУРА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
В общем случае должностные инструкции могут состоять из следующих разделов:
А. Общие положения
Здесь описываются требования к работнику, занимающему данную должность, профессиональными навыкам, перечисляются нормативные документы, которые сотрудник должен знать и использовать в своей работе. Может быть также описано место в организационной структуре и определена подчиненность, а также порядок замещения им других сотрудников.
Этот раздел является желательным если должностная инструкция является частью трудового договора.
Б. Должностные обязанности
Обычно в должностных обязанностях указывают основную цель должности, зоны ответственности и перечень обязанностей.
Подробность описания должностных обязанностей зависит от того, насколько стабильной является эта функция. Если функция в какой-то ее части изменяется от случая к случаю, нужно использовать общие формулировки. Детальное и точное описание имеет смысл только для неизменных функций.
Если ДИ является частью трудового договора желательно включить сюда общие обязанности всех работников: соблюдать трудовое законодательство, правила внутреннего распорядка, техники безопасности, технологические карты процессов и т.д. и т.п.
В. Права сотрудника
Описываются права, которыми наделяется работник для выполнения работы. Могут быть указаны права, установленные нормативными актами: приостанавливать работу, отстранять от работы и т.д. Нужно понимать, что права – это возможное, а не обязательное поведение работника.
Поэтому если нужно, например, обязательно останавливать работу в определенных ситуациях, это нужно писать в разделе обязанностей. Не использование своих прав – это решение работника, и он не несет ответственности за то, что он не воспользовался ими. Все, за что вы хотите в будущем привлекать сотрудника к ответственности должно быть указано в обязанностях.
Г. Ответственность
Здесь фиксируется сфера ответственности работника. Указываются меры дисциплинарной и административной ответственности в случае невыполнения им должностных обязанностей.
Этот раздел также является желательным если ДИ включена в состав трудового договора. В других случаях зоны ответственности можно указать в разделе обязанностей, как в нижеприведенных примерах. А меры воздействия можно детально прописать в других общекорпоративных документах.
Д. Замещение отсутствующего
В этом разделе отражается кого и в каких случаях заменяет сотрудник. Какие ему передаются функции, права, обязанности и зоны ответственности на время замещения. Здесь также описывается кому передаются дела в случае запланированного отсутствия: отпуск, командировка и т.д.
Е. Действия в критических ситуациях
Описывают действия сотрудников при возникновении ситуаций чрезвычайного характера. Обычно в ДИ описываются обязанности только тех людей, которые принимают непосредственное участие в чрезвычайных ситуация. Действия остальных сотрудников могут быть описаны в общих инструкциях и положениях.
Определяется в течение какого времени сотрудник должен прибыть к месту ЧП, кого известить, что делать, какие ресурсы может задействовать, какие убытки может нанести без последующей компенсации и т.д.
3. КТО ДОЛЖЕН ПИСАТЬ
Безусловно, лучше всего поручить написание должностных инструкций опытному профессионалу. Но будем реалистами: в самом начале бизнеса это, зачастую, непозволительная роскошь. Поэтому, в начале деятельности — писать должен тот, кто передает их другой должности. И не важно, что передали уже давно, а инструкцию не написали.
Но как только бизнес-процессы стабилизируются, лучше заказать эту работу специалисту, который знает как это делается.
Поручать руководителям, HR-ам или самим работникам писать ДИ точно не стоит — обычно это заканчивается кое-какой адаптацией скачанных из интернета малопригодных образцов.
4. КАК ПРАВИЛЬНО
Перед написанием должностных обязанностей нужно составить общую схему бизнес-процессов и движения информации в компании. Делать это можно на большом листе бумаги или с помощью специализированных программ, это не важно. Главное, не пропустить ни одного процесса.
Иногда эти документы бывают очень большими, но эта работа стоит того, потому что при ее составлении бизнес-процессы, как правило, оптимизируются.
Образец простой схемы бизнес-процессов приведен на рис.1
Источник: dzen.ru
