Организация встреч, семинаров, курсов, фестивалей и других мероприятий, направленных на обучение, просвещение и консультирование аудитории вышла за рамки оффлайновых практик. Сегодня публика заинтересована не только в приобретении знаний и их качестве, но и в комфортных для себя условиях проведения самого мероприятия и минимизации денежных расходов. Для фактического посещения условного семинара необходимо заранее приобрести билет или зарегистрироваться (количество мест ограничено), в указанный день и час добраться до места проведения, получить обещанные знания и отправиться домой. И в лучшем случае участнику не придется покидать свой город и тратить деньги на дорогу, проживание и еду, чтобы впитать эти знания, ведь раньше часто жителям региональной части России приходилось ездить на обучение, повышение квалификации и встречи с известными и уважаемыми представителями своей отрасли в крупные города. Онлайновые курсы, вебинары, конференции как раз предоставляют возможность получить образовательный продукт в любой точке мира с взиманием платы только за участие (подключение к трансляции), выбирать в качестве спикеров лидеров своей отрасли и бизнесменов, преподавателей ведущих университетов и авторов учебной и бизнес литературы, задавать вопросы и в дальнейшем неоднократно обращаться к записям.
Организация мероприятий: 13 шагов к ИДЕАЛЬНОМУ ивенту [инструкция]
Фестиваль «Кампус» в Новой Александринке
Для самих организаторов такая модель потребления услуги открывает больше возможностей как для привлечения дополнительной, неограниченной аудитории, так и для привлечения дополнительной прибыли с минимальными затратами на подготовительные расходы. А с учетом того, что самообразование, развитие личных и деловых качеств, обучение прикладным навыкам имеют уверенно растущий спрос – выход на новые каналы привлечения участников очень актуален. В этой статье мы расскажем о том, как зарабатывать на организации мероприятий за счет проведения прямых трансляций и продажи электронных билетов.
Основные способы заработка на проведении мероприятия
Первый способ получения прибыли и он же самый распространенный – продажа билетов для участников встречи. В этом случае рассчитывается число посадочных мест на площадке и умножается на стоимость 1 билета. Необходимо заранее спрогнозировать какое количество билетов вы сможете продать и какова будет стоимость посещения (и чем эта стоимость обусловлена). Если event-событие носит разовый характер и у вас нет практики по их проведению – обратитесь к опыту других организаторов с похожей спецификой,идеейи целевым посылом встречи, проанализируйте их приглашенных спикеров и степень их влияния на аудиторию. У вас большое количество известных спикеров или всего один-два; мероприятие проводится в крупном пятизвездочном отеле или небольшом конференц-зале; тема встречи будет интересна специалистам узкого профиля или большой группе людей – от этих аспектов нужно отталкиваться на старте организации.
10 минут, чтобы узнать о профессии организатор мероприятий
Второй способ как заработать на мероприятиях– организовать денежные пополнения от спонсоров и партнеров. В случае мероприятий и конференций, посвященных теме обучения, такими спонсорами могут выступать государственные комитеты, университеты, институты, академии, колледжи, онлайновые образовательные площадки, библиотеки, крупные компании–лидеры отрасли и другие.
В этом случае денежные взносы формируют бюджет, который позволяет грамотно провести рекламную компанию, привлечь зрителей и спикеров, оплатить аренду площадки. Но и вы как организатор мероприятия берете на себя обязательства по привлечению оговоренного количества посетителей. Кроме того, в условиях нестабильной экономической ситуации рассчитывать только на этот источник доходов при организации мероприятий, имеющих заданную регулярность, сложно. Такие статьи расходов, как правило, исключаются одними из первых.
Еще один вариант монетизации мероприятиязаключается в предоставлении дополнительного места для распространения рекламных материалов об услугах фирм, компаний и/или реализации продукции (в том числе и тех, которые исполняют роль спонсоров). Это может быть формат выступления + фестиваль, мастер-классы, ярмарки, где спикеры выступают один за другим или единовременно на разных площадках, а зрители между просмотрами приобретают товары. Безусловно, общая концепция должна быть единой для всех видов деятельности.
Также можно непосредственно продвигать место проведения события как таковое на основе бартерных отношений. Для площадки выгода в том, что посетители, скорее всего, воспользуются их предлагаемыми услугами (например, если в качестве площадки выступает кафе, то посетители смогут тут же поесть) и общее впечатление от мероприятия, атмосфера самого места привлечет посетителей в дальнейшем без привязки к проводимым мероприятиям. Для организатора такое место привлекательно тем, что оно не безликое, имеет свою концепцию, и при грамотном выборе будет служить дополнительным антуражем проводимому мероприятию.
Использовать только один способ для получения прибыли нецелесообразно; они не исключают друг друга. Чем больше каналов вы сумеете грамотно и активно использовать, тем выше будет экономический успех. Главное правильно подходить к выбору способов и адекватно оценивать значение каждого при проведении конкретного события. В некоторых случаях уместнее развивать спонсорское направление с минимальной платой за посещение или без таковой вовсе; а иногда значимость, полезность предоставляемой информации и самих спикеров оценивается в глазах потенциальных участников через призму стоимости прохода (например, в случае приглашения топового бизнесс-гуру, чье время расписано на год вперед, стоимость билетов будет высока).
Трансляция мероприятия как способ увеличения прибыли
Кроме оффлайновых практик монетизировать мероприятие помогают онлайн площадки. Существенно увеличить сумму поступлений от события позволит онлайн-трансляция, которая не имеет ограничений по количеству мест. В этом случае участник приобретает электронный билет, который дает ему право в указанное время подключится к трансляции и наблюдать то же самое, что видят люди, находящиеся на месте. При этом никаких ограничений у него нет – зритель вправе задавать интересующие его вопросы в чате, если предусмотрен интерактив со зрителями.
Трансляция встречи с Евгением Понасенковым в Юсуповском дворце
Просчитать, сколько зарабатывают организаторы мероприятий можно на самом простом примере. При условии, что вы проводите событие на 100 человек с ценой билета в 1000 рублей, при самом удачном раскладе с их продажи вы получите 100 000 рублей.
Если это единственный источник дохода, то данная сумма должна покрыть ваши расходы на аренду зала, оплату услуг спикера, проведение рекламной компании, дополнительные затраты, собственная зарплата и зарплата привлеченным сотрудникам если таковые были. В случае подготовки и проведения трансляции не сильно увеличится расходная часть – сами съемки, аренда технического оборудования, но при этом при продаже билетов для дополнительных 100 человек сумма выручки удваивается. И ничто не мешает приглашать и продавать больше. Единственный момент, что билеты на трансляцию, как правило, предлагают по стоимости ниже, чем на фактическое посещение.
Таким образом, у вас появляется больше возможностей как заработать на мероприятии, при том что трансляция действительно требует небольших финансовых вливаний, а выручка может превысить даже сумму от продажи билетов на само событие.
Защита контента от копирования
В случае продажи электронных билетов у организатора, как правило, нет возможности в режиме реального времени обратиться к аналитике по интернет-пользователям и удостовериться, что количество просмотров соответствует количеству приобретенных электронных билетов. Кто-то из зрителей подключится позже начала трансляции; некоторые уходят, если информация для них не актуальна; а часть пользователей не приходит на онлайн-конференцию вовсе. Поэтому помимо задачи как заработать на организации мероприятия, нужно и продумать политику защиты данных от копирования в сфере, где у вас меньше рычагов для обеспечения охраны данных.
Прежде всего, онлайн-трансляция защищена от несанкционированного просмотра. Только тот участник, который приобрел электронный билет, может подключится к трансляции с одного устройства и наблюдать за всем происходящим. Передать билет другому нельзя. Но пригласить других людей и смотреть всей компанией с одного устройства можно. От копирования трансляции и размещения ее в сети защищает технология RDS, которая позволяет не только обнаружить запись в Интернете, но и определить, какой именно участник ее произвел и выложил.
Как грамотно организовать онлайн трансляцию
Организация трансляции и её стоимость напрямую зависят от того, какого качества вы ждете от картинки, на какое количество пользователей проводите встречу, сколько спикеров и залов предполагается. Не стоит на этом экономить, ошибочно предполагая, что участники покупают билет исключительно ради получения информации. Технические сбои, плохая настройка звука и низкая скорость интернета как минимум негативно повлияют не свойства трансляции как продукта; а с учетом увеличения ассортимента образовательных онлайн событий пользователь в следующий раз выберет более красочную, индивидуальную подачу с интересным лектором в хорошем качестве записи, чем скучное, монотонное действо.
Из технических средств будут необходимы камеры и осветительные приборы. Последние необходимы потому что установленных световых источников в помещении недостаточно для создания красочной, контрастной картинки. Как правило, их размещение на стоимость существенно не влияет, но видео заметно обогащается цветами. Если ранее вы сталкивались с записью и трансляцией мероприятия и при этом дополнительного света не было, то эти специалисты, скорее всего, позволили себе непрофессиональный подход к решению задачи.
Рассчитывая количество камер, учитывайте, что смотреть всю продолжительность трансляции с одного ракурса на общий фон не интересно и уныло, а иногда и вовсе мешает зрителю понять, кто из спикеров что конкретно говорит в случае коллегиального обсуждения вопроса; к тому же однотипная картинка притупляет восприимчивость и зритель быстро устает. Рекомендуют использовать от 2-х камер с переключением от общих видов к спикерам, аудитории или презентации. И чем больше зал, тем больше камер должно быть.
Таким образом выход на онлайн-просторы образовательных мероприятий выгоден как потребителю, так и организатору события. Участники получают актуальную, интересную, важную информацию, которую сложно достать из других источников и к которой можно потом снова обратиться, пересмотрев запись, а устроитель собираетдополнительную аудиторию и прибыль с минимальными затратами.
Источник: stream-park.ru
Как организовать крутое мероприятие своими силами
Я хочу самостоятельно организовать мероприятие. С чего начать?
Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:
Что я хочу организовать?
Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.
Где будет проходить мероприятие?
Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.
Когда будет проходить мероприятие?
Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.
Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».
Я смогу сделать всё в одиночку?
Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.
Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.
Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:
- EventCatalog.ru — самая большая база площадок и подрядчиков.
- theGIFTED — мгновенный поиск работников и интересных персонажей.
- YouDo — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.
Команда есть, что делать дальше?
Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.
Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.
Используйте Trello или «Google Таблицы» для работы с задачами. Удобно, когда доступ к документу есть у всей команды.
Обязательно записывайте все новые номера в контакты. Лучше делать это по схеме «Имя_Должность_Дата мероприятия». Например, «Влад Фотограф 15.07». Так вы точно не запутаетесь.
Я боюсь что-то забыть. Можно мне примерный план?
Можно. Стандартный план выглядит так:
- Договориться о встречах с волонтёрами, командой и спонсорами.
- Подготовить билеты, гостиницу и трансфер для приглашённых гостей.
- Заказать дизайн и печать листовок, плакатов, фирменных футболок и всего остального, что нужно заранее рисовать и печатать.
- Арендовать и подготовить площадку. Продумать места для посетителей, персонала, оборудования и парковки. Согласовать списки гостей и организаторов с владельцами площадки.
- Прописать тайминг события — что в какое время будет происходить. Вы должны знать с точностью до минуты, когда подают еду, а когда говорит ведущий.
- Арендовать технику. Минимальный набор: ноутбук, колонки, микшер, два микрофона, экран и проектор. На больших мероприятиях удобно использовать для связи с командой рации с гарнитурой.
- Договориться с фотографом и видеографом. Прописать техзадание, договориться о сроках и заключить договор.
- Нанять обслуживающий персонал: охрану, гардеробщика, официантов, службу клининга. Количество людей зависит от мероприятия. Вполне возможно, что вам не потребуется дополнительный персонал или вы найдёте волонтёров.
- Найти ведущего. Это важно. От него будет зависеть настроение гостей и общая атмосфера мероприятия.
- Продумать логистику: как доставить людей, оборудование и еду к месту мероприятия и обратно.
Внештатные ситуации — скорее норма, чем исключение. Предусмотрите план Б для каждого пункта: что делать, если вам внезапно откажут в площадке? А если будут проблемы со звуком? А если пойдёт дождь?
Я не уверен, что смогу найти деньги на проект. Какие есть варианты?
Сначала посчитайте примерный бюджет мероприятия и составьте смету. Учтите все расходы: помещение, оборудование, приглашённые гости, реклама, полиграфия, логистика, кейтеринг, команда. Например, расходы на приглашённых гостей включают покупку билетов, проживание, питание, трансфер и гонорар. Расходы на команду: оплата телефонной связи, питание, покупка реквизита.
Когда вы точно поняли, сколько нужно, начинайте собирать деньги. Где их искать — зависит от формата мероприятия.
Если устраиваете что-то социально значимое (городской фестиваль граффити, научно-популярную лекцию для школьников), можно подать на грант, запустить сбор средств на Planeta.ru или привлечь волонтёров.
Если делаете коммерческое мероприятие — ищите спонсора, заинтересованного в пиаре. Сделайте красивую презентацию и ясно опишите, какую выгоду спонсор получит от участия в вашем проекте и что от него требуется. Только будьте честными и не обещайте того, чего сделать не можете. У вас будет больше шансов на успех, если целевая аудитория вашего мероприятия совпадёт с целевой аудиторией компании-спонсора.
Если организовываете свадьбу лучшего друга — подключайте знакомых и друзей. Они могут предоставить вам подходящую площадку, технику и ведущего.
Хороший способ уменьшить бюджет коммерческого мероприятия — торговаться с подрядчиками и работать по бартеру. Самые затратные подрядчики — кейтеринг и алкогольный бар. Ставьте свои условия, чётко прописывайте техзадание и не стесняйтесь просить скидку.
На что обратить внимание, чтобы всё прошло на высоте?
Важна каждая мелочь, даже количество туалетов и наличие велопарковки. Но есть пять главных элементов, от которых зависит успех любого мероприятия:
- Свет. Хороший свет — это когда сцену отчётливо видно, прожектора не слепят, а на гостей не падают некрасивые тени.
- Звук. Проверьте технику несколько раз, настройте микрофон и согласуйте с владельцем помещения регламент уровня шума на площадке.
- Чистота. Никакого мусора, грязных полов и неубранных туалетов.
- Безопасность. Изучите план эвакуации и проведите инструктаж для команды и волонтёров. Все должны знать, где находятся запасные выходы, огнетушители и аптечка.
- Температура. Никому не должно быть слишком жарко или слишком холодно — стоит проверить циркуляцию воздуха и исправность кондиционеров. Комфортная температура в помещении в тёплое время года — 23–25 °C, в холодное — 22–24 °C. Если проводите музыкальный фестиваль, температура должна быть ниже (20–22 °C), потому что после танцев у сцены всем точно станет жарко.
С кем нужно согласовывать мероприятие, чтобы нас не выгнала полиция?
Нужно подготовить два уведомления: в администрацию города и в ОВД (если на мероприятии будет меньше 2 000 человек). Их можно отправить по почте или курьером, по два экземпляра в каждый орган. Если вы планируете мероприятие, на котором будет больше 2 000 человек, нужно дополнительно отправить уведомление в правительство региона и в региональное ГУВД.
Уведомление пишется в свободной форме: нужно указать, что вы устраиваете, какое название и цель мероприятия, где и когда оно будет проходить, сколько ожидается участников, кто организаторы. Примеры уведомлений поищите в интернете.
Заключайте договоры со всеми подрядчиками, которые поставляют вам технику, кейтеринг или дают в аренду помещение. Чётко обговаривайте все детали и следите за тем, чтобы они были в договоре. Например, если договорились, что финальная уборка за собственником помещения, этот пункт должен быть в договоре.
Как анонсировать событие, чтобы о нём узнало как можно больше людей?
Придумайте название и логотип. Пусть дизайнер нарисует афиши и разработает фирменный стиль. Сделайте простейший сайт с информацией о событии — например, на Tilda.
Разошлите пресс-релиз с информацией о мероприятии: что, где и когда вы проводите, кто организаторы, партнёры и основные участники. Старайтесь заинтересовать журналистов. Не пишите слишком сухо и отправляйте пресс-релизы в профильные СМИ — те, у которых такая же целевая аудитория, как и у вашего события. Контакты редакции на большинстве сайтов можно найти в открытом доступе.
Не забывайте о продвижении в соцсетях. Создайте встречу в Facebook*, «ВКонтакте» и страницу события в Instagram*. Запустите таргетированную рекламу и правильно настройте показы: она должна показываться только вашей целевой аудитории, чтобы рекламный бюджет не уходил впустую. Попросите крупные городские сообщества и блогеров рассказать о вашем мероприятии на своих страницах. Если совсем не разбираетесь в SMM, почитайте блог «Нетологии» — там много полезных материалов о продвижении в соцсетях.
Всё готово. Ещё что-то нужно предусмотреть?
Будьте во всеоружии. У организатора всегда должен быть заряженный телефон со связью и интернетом, зарядник, запасной ноутбук, удлинитель, переходники HDMI на все возможные разъёмы, стикеры, скотч, несколько зажигалок, канцелярский нож, лейкопластырь и болеутоляющие таблетки на случай, если разболится голова.
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
Источник: lifehacker.ru
Бизнес идея: Организация корпоративных праздников
Многие современные фирмы и компании находятся в напряженной повседневной занятости. А если, все же, появляются предложения о проведении совместного корпоративного отдыха, то желающих на подготовку такого мероприятия появляется очень мало. Ведь для проведения мероприятия нужно много чего подготовить и оформить, а потом переживать по поводу того, понравилась ли сотрудникам твоя работа. Организация корпоративных праздников, не такая простая задача, как может показаться.
Чтобы облегчить жизнь деловым людям по этому поводу, можно организовать собственную компанию по организации праздников и вечеров. Получается отличная идея для бизнеса, которая оплачивает экономию времени других и оформляет отдых. Нужно только обдумать возможную сферу услуг и набрать штат работников или привлечь единомышленников. В спектр услуг может входить оформление и украшение выбранного помещения, сервировка столов, собственная кухня, музыкальное сопровождение, встреча отдельных (приезжих) гостей и другие услуги, которые покажутся вам актуальными.
Количество предлагаемых услуг может исходить из начального капитала и сотрудников. Например, вначале, можно использовать услугу дизайнерского оформления помещения и кухни (приготовление блюд), а по ходу карьерного роста, можно начать расширять спектр услуг.
Ваша компания должна определить собственный стиль работы, всегда соблюдать пунктуальность, чтобы заслужить хорошую репутацию и доверие. Качество услуг – это определяющий момент успешного дела в данном виде бизнеса. И конечно не забыть о рекламе (объявления в газетах, листовки, рекламные письма в конкретные компании и т.д.). Без хорошей подготовки, конкуренция не даст развиться вашему делу. Желательно придумать «фишку» компании, создать систему бонусов для привлечения и удержания клиентской базы.
После обдумывания хода работы, можно провести несколько небольших мероприятий и проанализировать, на сколько удачно прошла ваша организация корпоративных праздников. После полученного опыта можно делать конкретные выводы и поправки в работе. А дальше переходить к регистрации вашей организации.
Примерные расходы
«Event» агентство может принести неплохую прибыль при правильной организации, однако не стоит забывать, что спрос на услуги таких компаний нестабилен: пик приходится, в первую очередь, на новогодние торжества, государственные праздники. На протяжении всего года значимыми событиями для фирм являются различные круглые даты (юбилей компании, директора и т.п.), однако предугадать их и, соответственно, заказы невозможно.
Каждое агентство по организации праздничных мероприятий должно иметь свой офис, который отражает всю суть деятельности компании. Он должен занимать площадь не менее 50 кв.м. На обустройство офиса (покупка оргтехники и мебели, работы по оформлению) потребуется порядка 300 000 рублей. Цена аренды такого помещения – около 60 000 рублей в месяц.
Оборудование, которое будет эксплуатироваться постоянно, включает в себя:
- — профессиональную фото- и видеоаппаратуру – 400 000 рублей;
- — аудиоаппаратуру – 200 000 рублей;
- — костюмы и материалы для участников шоу – 300 000 рублей.
Соответственно, общие затраты, с учетом обустройства офиса, составят 600 000 рублей.
Для проведения мероприятий требуется ведущий. Оплату труда можно поставить исходя из количества проведенных мероприятий, например, 6 000 рублей за вечер. Также в штате должен быть администратор (50 000 рублей/месяц), помощник ведущего (40 000 рублей/месяц).
Стоимость различных привлеченных артистов включается в итоговый ценник заказчика. Соответственно, нет необходимости держать в штате группу танцоров, певцов и т.п. Аналогичная ситуация с меню.
В среднем организация вечера для небольшой компании (20 сотрудников) обходится примерно в 120 000 рублей. Из этой суммы около 40 000 рублей – оплата меню, 30 000 рублей – привлеченных артистов и 6 000 рублей – ведущего. Соответственно, 44 000 рублей – это выручка самой компании за 1 вечер. В среднем, одно «event» агентство организует около 9-10 мероприятий в месяц, что позволяет добиться прибыли в размере порядка 300 000 рублей. Это окупает все вложения примерно за полгода.
Источник: bisnesideya.ru
