Основные бизнес процессы агентства недвижимости

В INTRUM можно реализовать и другие процессы, необходимые для вашей компании.

Несколько полезных лайфхаков

В INTRUM можно делать

Экспресс оценку средней стоимости объекта по схожим/близким характеристикам. Услугу можно использовать как дополнительный источник сбора лидов. Например, предложив на сайте бесплатную оценку.

Автовыгрузка на доски объявлений (доступно более 120 российских). После настройки приложения и выбора досок необходимо отправить ссылку на xml фид в техническую поддержку доски объявлений для подключению его в вашему аккаунту. После в карточке объекта добавятся поля выбора доски, куда будет выгружаться информация по выбранным объектам.

Для контроля расхода рекламных средств в системе можно настраивать виртуальные счета для агентов. Пополнять счет, устанавливать тарифы и лимиты для списаний для каждой из досок. Вести отчеты и статистику.

Использовать базу собственников BazaCentr как источник лидов. Холодный прозвон — создание карточки объекта/сделки и т. д. По воронке продаж.

Организовать call центр. К подключению доступны все провайдеры IP телефонии, мобильные операторы к встроенной виртуальной АТС. История и записи звонков сохраняются, их можно прослушивать. Можно настраивать свои сценарии приема и переадресации входящих, прописывать скрипты для работы с возражениями, продаж и пр. Звонить можно как с подключенного sip телефона, так и непосредственно из браузера.

Автоматизировать сбор лидов с разных площадок/источников: входящие звонки, письма, заявки с сайта, сообщения в онлайн консультант на сайте и социальные сети.

Они будут подтягиваться в CRM, а сотрудники сразу же получать задачи на их обработку

О пользе автоматизации

Упрощает выполнение каждодневных, обязательных к выполнению задач. За счет автопостановки, контроля сроков выполнения и быстрого согласования.
Повышает уровень клиентского сервиса и лояльность клиентов.
Возрастает эффективность сотрудников, компании/бизнеса. Выше рентабельность и конкурентоспособность.

Источник: www.intrumnet.com

Как не надо управлять компанией по работе с недвижимостью: Топ-7 непростительных ошибок

как управлять агентстовм недвижимости

Согласно РБК, в 2016 году в России закрылось более 4 тысяч агентств недвижимости. Одновременно в стране замедлился темп регистрации новых риэлторских агентств. Мы составили список фатальных ошибок руководителей агентств недвижимости и советы экспертов, как правильно управлять компанией, чтобы их избежать или исправить.

Нет выстроенной бизнес-модели

Бизнес-модель – это структурный документ, который описывает, как и за счет чего компания собирается конкурировать на рынке, чтобы получать прибыль. Если ее нет, то это означает, что вы живете «от сделки до сделки» и не знаете, что будет завтра.

Александр Кузин, руководитель консалт-агентства «Рокеткон», для ЦИАН:
— Ключевые ошибки при построении бизнес-модели агентства – отсутствие списка главных партнеров (банки, застройщики, страховщики), списка ресурсов компании и методик взаимодействия с клиентами. Эти три компонента – основа любого бизнеса. Если они не прописаны, то компания погружается в хаос.

Проанализируйте свое агентство и ответьте на главные вопросы, необходимые для построения его бизнес-модели. Эти вопросы составили эксперты в разработке бизнес-стратегий Ив Пинье и Александр Остервальдер в книге «Построение бизнес-моделей. Настольная книга стратега и новатора» :

Для каких клиентов предназначены ваши услуги?
Что они несут клиентам?
Какими путями клиенты получат ваши услуги?
Как и какие отношения создаются и поддерживаются с клиентами?
Как и за что платит клиент?
Какие ресурсы нужны для реализации предыдущих пунктов?
Что необходимо делать, чтобы все это заработало?
Кто ваши ключевые партнеры?
Когда, кому и за что платит ваша компания?

Внимательно проанализируйте: если какой-то из ответов носит общий характер или в нем нет конкретики — это слабое место вашего агентства. Доработайте его.

Например. Если вы не смогли точно, с указанием конкретных компаний, сотрудников и партнеров, ответить на последний вопрос, значит вы не контролируете свои расходы. А если нет четкого представления, как компания налаживает отношения с клиентами, значит агенты работают «как придется».

Читать по теме
Чтобы сменить «как придется» на «как надо», директор должен серьезно потрудиться. Забирайте себе наш чек-лист по управлению персоналом и учите агентов работать, как стрелки на часах.

Нет разделения функций

Бизнес-тренер Наталья Кузьминова в своем блоге указывает на два главных минуса агента-«мастера на все руки».

Опытный агент не успевает заключать много сделок из-за моря рутинной работы, которую можно передать менее квалифицированным сотрудникам. К тому же это экономичнее: их час работы стоит меньше, чем час работы агента, который может принести компании большую прибыль со сделок.
Новички работают наравне с опытными агентами и делают ошибки. Если бы в компании было разделение обязанностей, то они сначала занимались бы документами или «холодными» звонками, постепенно увеличивая свои навыки.

Отсутствие разделения труда в агентствах недвижимости — массовая проблема российских агентств. Во многом это обусловлено относительной молодостью отрасли в нашей стране.

Николай Девятов, глава Devyatov Consulting Group, на своем сайте:
— Продавец должен продавать. Проблема российского риэлтерского бизнеса в том, что он работает по модели 90-х годов. Здесь агент «тащит» на себе все: и рекламу размещает, и созванивается, и сделку проводит. Такой подход давно изжил себя.

Если агентство небольшое и затраты на организацию штатной структуры для вас непосильны, то отдавайте задачи на аутсорсинг или фрилансерам. Например, для съемки объектов можно нанять фотографов, для обзвона клиентов — телемаркетологов, для оформления бумаг — юристов.

Читать по теме
Разделение обязанностей — это «цветочки». «Ягодки» кроются в ненормированном графике риэлторов! Мы собрали 5 советов, как можно все успеть и не сойти с ума.

В агентстве не выстроены бизнес-процессы

Бизнес-тренер по недвижимости Николай Девятов уверен: если во внедрении бизнес-процессов не заинтересован сам руководитель, то у агентства нет шансов на успех.

Если сотрудники действуют не по конкретным инструкциям, а по наитию, то это сказывается на всей цепочке продаж: от увеличения сроков на каждый этап сделки до падения уровня сервиса. В итоге компания проигрывает конкурентам и уходит с рынка.

Александр Кузин, руководитель консалт-агентства «Рокеткон», для ЦИАН:
— 4 из 5 руководителей агентств недвижимости на вопрос «Как в вашей компании выстроены бизнес-процессы?» пожимают плечами. В таких компаниях нет четкой структуры, не расписаны должностные обязанности и функции отделов. Необходимо сесть и прописать все бизнес-процессы до единого. Это будет первым шагом к тому, что бизнес начнет работать на вас, а не вы на бизнес».

Чтобы понять, как эффективно управлять компанией, пропишите все бизнес-процессы. Чтобы ни одного из них не упустить, портал rzbpm.ru советует последовательно записать ответы на ключевые вопросы:

Чем начинается и заканчивается бизнес-процесс?
Какова его связь с другими бизнес-процессами? Какой информацией обмениваются эти бизнес-процессы?
Какие операции и в каком порядке выполняются в течение бизнес-процесса?
Кто в компании выполняет операции в процессе?
Какие документы появляются на протяжении выполнения бизнес-процесса?
С помощью чего выполняются задачи бизнес-процесса?
Какие показатели эффективности отслеживаются на каждом из этапов?

Допустим, в агентстве разделены обязанности между сотрудниками. Для примера возьмем типичную сделку по покупке квартиры и ответим на эти вопросы. У нас получится список из основных бизнес-процессов, которые совершают сотрудники на первых этапах сделки.

«Холодный» звонок; передача ключей новому собственнику.
После разговора с клиентом телемаркетолог передает информацию о нем агенту.
Для назначения встречи с потенциальным клиентом:
поиск его объявления о продаже объекта и получение контактных данных,
первый контакт (звонок),
согласование удобного времени встречи.
За первый контакт отвечает телемаркетолог, за проведение встречи — агент и т.д.
После первого контакта: заполненная карточка клиента в CRM-системе; после встречи — договор и т.д.
Поиск клиентов осуществляется на сайтах недвижимости; информация заносится в CRM и т.д.
У агентов — количество клиентов, перешедших после встречи на следующий этап воронки продаж; у телемаркетологов — процент клиентов, согласившихся на встречу с агентом и т.д.

Для удобства можно расположить ответы в виде схемы, как в источнике. Но главное — они лягут в основу бизнес-процессов вашей компании и помогут составить должностные инструкции для сотрудников.

Читать по теме
Если у вас еще совсем молодая компания, то не торопитесь набирать риэлторов в штат, а бизнес-процессы «завяжите» на фрилансерах. Как еще можно сэкономить при открытии агентства недвижимости, читайте в блоге.

Не используются современные технологии

Слабое использование CRM-систем в российском риэлторском бизнесе отмечается в исследовании Tadviser. Согласно ему, на долю агентств недвижимости приходится всего 4% от всех внедренных CRM-проектов.

А зря, ведь при помощи такой системы можно решить многие проблемы руководителя. Например, облачная система SalesapCRM помогает эффективно управлять агентством недвижимости:

Следит за выполнением задач и напоминает сотрудникам о дедлайнах;
Сама переводит сделки на следующий этап при наступлении определенных условий: менеджеры не забудут сменить этап, а у руководителя всегда будет актуальная информация;
Составит любые отчеты: от количества и суммы закрытых сделок до загрузки агентов. Руководитель в любой момент может выставить нужные фильтры и получить объективную статистику по сумме сделок, количеству звонков, встреч и т.д.
Позволит управлять финансами агентства. Руководитель видит все выставленные счета и проведенные оплаты, без дополнительных запросов контролирует размер дебиторской задолженности.

Вы риэлтор, и вам надоело тратить время на рутину?

Автоматическая выгрузка объявлений, парсинг объектов, создание документов по шаблону, запись звонков и отправка sms.

Читать по теме
Чтобы выбрать подходящую CRM для агентства, надо ее протестировать и проверить как минимум по 10 позициям.

Неэффективно используется маркетинговый бюджет

По данным Calltouch, 60% звонков риэлторы получают благодаря контекстной рекламе Яндекс и Google. Данные исследования говорят, что в среднем по индустрии один такой звонок обходится агентствам недвижимости в 4500-6000 рублей. Учитывая довольно большую конверсию, на первый взгляд это недорого.

Но фишка в другом: контекстная реклама должна вести потенциального клиента на страницу сайта агентства с детальной рекламой того объекта, который фигурировал в рекламе.

Александр Кузин, руководитель консалт-агентства «Рокеткон», для ЦИАН:
— Многие компании ведут весь свой трафик с контекстной рекламы не на лендинг с конкретным предложением по запросу, а на порталы со всем списком своих объектов. Клиент, попадая на такой сайт, не знает, куда звонить и что ему в этой компании могут предложить, и быстро уходит. Это просто спуск бюджета через решето.

Читать по теме
Чтобы больше не сливать рекламный бюджет, узнайте, где и как правильно рекламировать недвижимость. А еще в блоге мы делимся секретами, как сделать продающий сайт агентства недвижимости.

Нет борьбы с «текучкой»

«Коммерсант» пишет, что текучка в риэлтерской сфере составляет более 80% в год. Такие же цифры приводит и риэлтор Анетта Шершевская в своем блоге: к концу года «выживших» остается 10-20% от числа пришедших в его начале.

Виктор Крючков, директор агентства недвижимости «Наш Крым»:
— В том, что риэлтор быстро увольняется, виноват сам руководитель: еще на собеседовании надо выяснить, чего он хочет достичь в карьере, достаточна ли его мотивация, коммуникабельность, обучаемость, мышление. Нужно обучать, мотивировать, давать ориентиры для движения вперед. Если условия были созданы, но человек уходит — нет смысла его удерживать.

На риэлторов не учат в ВУЗах, значит вы должны учить их сами. Вкладывайте в человеческий капитал, в обучение на тренингах, курсах, программах повышения квалификациикак стажеров и опытных агентов.

При приеме новичков введите первоначальный фильтр. Например, наличие экономического образования. Ведь даже базовые знания облегчат адаптацию. А еще эксперты советуют подключать научный подход, чтобы при первой же встрече определить мотивацию и способности соискателя.

Читать по теме
Работа с недвижимостью — нервная и нестабильная, поэтому текучка в 50% в этой сфере считается нормой. Но когда цифра ползет вверх, то с этим надо бороться правильно.

Вы лично занимаетесь продажами

Бизнес-тренер Борис Жалило в своей «Книге директора по сбыту» утверждает, что руководитель не должен продавать сам. Его задача — определить цели, дать подчиненным все, что нужно для их достижения, и проконтролировать результат.

Как руководить компанией, если личные продажи руководителя агентства недвижимости не дают ему сфокусироваться на управлении бизнесом? Занятый клиентами и продажами, он теряет навык стратегического мышления. Это рано или поздно приводит к деградации компании.

Константин Назаров, управляющий партнер Art Estate для Magenta.today:
— Когда руководитель продает лично — это уже не бизнес, а самозанятость. Чтобы ваша компания была конкурентоспособной, нужно собрать и удержать команду сильных специалистов. Они должны руководствоваться имеющимися в компании бизнес-процессами и давать стабильно высокие результаты.

Если у вас есть функции, связанные с личными продажами, то делегируйте их агентам, а сами сосредоточьтесь на развитии компании и управлении командой.

Создание и четкое соблюдение инструкций лежат в основе грамотного управления агентством. Но что делать, если имеющиеся инструкции не работают? Просить помощи у специалистов. Компания SalesapCRM проводит бесплатный аудит по заявкам. Вы просто заполняете форму ниже и ждете обратного звонка.

Опытный бизнес-аналитик проверит ваше агентство по 50-ти показателям, распознает слабые места и подскажет, что нужно изменить для того, чтобы наладить грамотное руководство.

Закажите бесплатный аудит бизнеса

Оцените статью по пятибалльной шкале

Средняя оценка 3.9 / 5. Количество оценок: 8

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Источник: salesap.ru

CRM для агентства недвижимости: задачи и функции

Рабочий день агента по недвижимости нередко становится неуправляемым. Обычно сложности возникают по мере увеличения клиентской базы. Навести порядок в процессах, а вместе с этим повысить и эффективность персонала можно с помощью специальных инструментов.

Михаил Челпанов Автор статей для Контур.Торгов

Грамотная цифровизация нужна как крупным агентствам недвижимости, так и небольшим компаниям из регионов. Она позволяет ускорить рутинные задачи и создает возможности для внедрения новых удобных моделей взаимодействия продавцов и покупателей.

Рассказываем, как CRM для агентства недвижимости облегчает работу риелторов и жизнь клиентов.

Какие задачи решает CRM в агентстве недвижимости

Агентство недвижимости выступает оператором процессов. Конечно, покупатели способны найти подходящее жилье через специализированные сайты, но услуги агентов снимают большую часть проблем. В идеале агент сопровождает клиента от первого звонка до выдачи ключей.

CRM для агентства недвижимости помогает эффективнее управлять процессами, удерживать лиды и сокращать время сделки. Без инструмента контроля регулировать задачи становится практически невозможно.

Есть несколько причин, почему CRM-система для недвижимости — необходимый инструмент.

Соблюдение договоренностей. Агентам всегда есть чем заняться: позвонить, согласовать, уточнить, выехать на показ и т.д. Если фиксировать договоренности на бумаге, часть информации неизбежно потеряется. Люди крайне осторожны в вопросе подбора недвижимости, и малейшая неточность может привести к потере клиента.
Долгий цикл сделки. Пару лет назад автору статьи подбирали квартиру семь месяцев. И это не предел. Агентства работают с множеством сделок, а их сотрудники могут потратить весь день на разъезды по квартирам.
Взаимодействие с объемной клиентской базой. Фиксация взаимодействий с клиентами может казаться простой задачей. Сложности в этом вопросе пропорциональны размеру клиентской базы. Со временем ее труднее считывать, агенты тратят больше времени, чтобы просто разобраться в базе.
Работа с другими агентами и застройщиками. Прекрасно, когда жилплощадь находится во внутренней базе агентства. Чаще предстоит сотрудничать с другими компаниями. Плюс нужно вести учет агентских продаж, если бизнес сотрудничает с застройщиками.

CRM для агентства недвижимости помогает упростить эти задачи.

Что собой представляет автоматизация

Агентства недвижимости не всегда останавливаются на CRM. Полноценными аналогами могут стать приложения-планировщики или Google Таблицы. Подобные решения облегчают работу, но лишь частично. По мере увеличения клиентской базы они могут создавать путаницу.

Рассмотрим возможности каждого решения.

На практике планировщики и Excel подходят для фиксации заявок, но не более. Сотрудники меняют записную книжку на электронный носитель, но реальные потребности остаются незакрытыми.

Преимущества работы с CRM

На российском рынке достаточно как отраслевых CRM, так и решений общего профиля. Как разобраться и выбрать подходящий инструмент для агентства недвижимости?

Это зависит от ваших запросов. Но на несколько моментов стоит обратить особое внимание.

Автоматизация рутинных процессов

Если вы работаете в высококонкурентной среде, то на счету буквально каждая минута. Значит, эффектность бизнеса напрямую зависит от того, как быстро вы перейдете от ручного управления к автоматизации процессов.

Как CRM упрощает работу агента

Агент вносит данные в карточку клиента после каждого взаимодействия → CRM делает это самостоятельно.

Клиент просит оператора соединить с конкретным сотрудником → CRM направляет звонок к нужному агенту.

Агенты регулярно сверяются с календарем → CRM автоматически напомнит о необходимости позвонить клиенту или отправить документы.

Контроль качества работы агентов

На базовом уровне агентства предлагают схожие продукты, поэтому клиенты обращают больше внимания на сервис. Важно, как общаются агенты, корректно ли обрабатывают запросы, консультируют ли по юридическим вопросам.

CRM для агентства недвижимости систематизирует работу агентов, позволяет анализировать эффективность и находить недостатки в воронке продаж.

Как CRM помогает повысить эффективность

Качество коммуникации оценивается интуитивно → с помощью CRM можно прослушать запись разговора.

Работа агента разбирается индивидуально → CRM выдает аналитику работы по конкретным сотрудникам.

Управление воронкой продаж

Агенту легче работать, когда у него перед глазами список задач. Есть заявка, понятно, на какой она стадии, когда позвонить и какие возражения возникали у клиента.

Как CRM помогает управлять воронкой продаж

Агенты работают с множеством источников данных → вся информация по клиенту внутри CRM.

Улучшения в работе требуют исследовательской работы → аналитика из CRM-системы поможет найти этапы, на которых застревают сделки.

Сама по себе CRM — инструмент, который предстоит корректно интегрировать в бизнес-процессы. Хорошо, когда внедрением занимается сам разработчик системы.