Основные этапы моделирования бизнес процессов

Современная экономика является основной движущей силой инновационных преобразований, которые чаще всего выступают как процесс оптимизации различных бизнес процессов организаций и предприятий. Он создает все необходимые предпосылки для эффективности управления торговым предприятием путем всеохватывающего и постоянного применения инновационных технологий менеджмента, маркетинга и информационных технологий. Данный механизм актуальный для любой сферы функционирования предприятия, но в последнее время начинает использоваться в логистике. Оптимизация логистических бизнес-процессов предусматривает применение подхода системной интеграции, который наиболее целесообразно реализовать путем использования моделирования бизнес-процессов, ведь это разрешит одновременно усовершенствовать такие подсистемы как поставку, производство, сбыт, транспортировка и складирование. В свою очередь, это создает условия для повышения надежности логистической системы предприятия в целом благодаря более надежного функционирования отдельных ее логистических бизнес-процессов, обеспечивая достижение синергетического эффекта.

Но основным преимуществом относительно использования моделирования логистических бизнес-процессов является возможность их самоусовершенствования и развития, ведь моделирование бизнес-процессов – это всегда инновационный процесс, способный радикально повысить эффективность управления бизнес-процессами.

Таким образом, можно утверждать, то тема курсовой работы – Моделирование бизнес-процессов торгового склада компании Арсенал Авто в г. Тольятти является актуальной.

Исходя из подтвержденной актуальности темы работы, сформулируем цель работы, которая заключается в оптимизации бизнес – процесса складского учета торговой компании Арсенал Авто.

Объектом в данной работе является исследование логистического бизнес-процесса складского учета торгового предприятия.

Предметом исследования является построение модели бизнес-процесса складского учета торгового предприятия Арсенал Авто.

Для достижения цели работы сформулируем задачи работы:

— рассмотреть и теоретически обобщить понятие бизнес – процессов в современном торговом предприятии, выделить особенности логистических процессов, протекающих в торговых компаниях;

— раскрыть понятие и сущность моделирования бизнес-процессов, выделить этапы моделирования бизнес-процессов;

— провести анализ и дать экономическую характеристику деятельности торговой компании Арсенал Авто;

— выделить основные проблемы складского учета компании Арсенал Авто и подходы к его решению по результатам анализа лучших мировых практик;

— выполнить моделирование бизнес – процесса складского учета компании Арсенал Авто;

— исследовать новую модель учета и оценить ее эффективность.

Теоретической базой выполнения работы являются работы отечественных и зарубежных специалистов по менеджменту и стратегическому управлению А. Виханского, М. Мескона, Г. Альберта, Ф. Хедоури, Р. Дафта, специалистов по логистике — Г. Азаренкова, В. Николайчука, М. Окландера, Б. Аникина, Д. Бауерсокса, Й. Беккер,а А. Гаджинского, Л. Миротина, А. Некрасова, Д. Стока, Дж. Хескетта. В области управления изменениями и методологической базы управления реинжинирингом бизнес — процессов основными работами являются работы таких зарубежных ученых, как И. Ансофф, P. Акофф, А. Ван Де Вен, Рамперсад Х., Фламгольц Э., И. Адизес, Е. Хьюз, М. Хаммер.

В работе используются такие исследовательские приемы и методы как: абстрагирование, анализ и синтез, индукция и дедукция — для идентификации проблемной области исследования, выделение элементов механизма осуществления логистической деятельности, логистических подходов и обеспечения их согласованности.

Применяются специализированные методы моделирования бизнес – процессов в актуальных на сегодняшний день стандартах.

В качестве информационного и программного обеспечения, которое используется в работе применяется пакет Aris Expres, который позволяет проводить моделирование, анализ, описание и последующую оптимизацию бизнес-процессов. Использование данной программы также позволяет создавать графические модели бизнес-процессов для визуализации существующих моделей организации бизнеса в торговой компании и осуществлять их оптимизацию (реинжиниринг).

Практическая значимость работы заключается в систематизации знаний относительно оптимизации логистических бизнес-процессов торговой компании, а также возможности непосредственного использования полученных результатов в процессе логистического управления конкретным торговым предприятием Арсенал Авто.

Глава 1. Теоретические аспекты моделирования бизнес-процессов
1.1 Бизнес-процессы в современных организациях

Анализ литературных источников свидетельствует, что наиболее распространеное понятие бизнес-процесс (БП) приведен в работах [1, 2]: «Процесс — это устойчивая и целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая соответствует определенной технологии трансформирует входы в выходы, которые имеют ценность для потребителя». Он, как отмечается в работе [2], является отображением стандарта ИСА 9000:2000 и имеет довольно общее понятие.

Вместе с тем самое понятие технологии имеет расхождение с понятием оператора системы, которое, например, используется в системном анализе. Таким образом, применение системного подхода относительно определения системы БП приводит к необходимости более детального толкования БП как продукта самой организации и как объекта управления с точки зрения типов трансформаций и видов ресурсов, которые в них используются для получения результата БП. Для управления процессом или БП нужно определить цель, руководителя согласно стандарта БП, ресурсы, входы, которые превращаются в выходы, и информационные потоки.

Обеспечивая чрезвычайно широкий спектр работ, логистика объединяет в себе достижение других научных дисциплин: менеджмента, маркетинга, бухгалтерского учета, математического моделирования, экономического анализа, контроллинга. Поэтому, логистику можно рассмотреть как междисциплинарное научное направление, непосредственно связанное с поиском новых возможностей повышения эффективности материальных потоков.

Логистика на предприятии реализуется через последовательное применение процессов (бизнес – процессов) логистики.

Все программы оптимизации логистических бизнес-процессов объединяют три общие свойства.

Во-первых, цель заключается в повышении уровня интеграции некоторых или всех аспектов рассмотренной деятельности. Аналитическими основаниями интеграции являются принципы системного анализа.

Отличия между традиционным усовершенствованием и реинжинирингом логистических бизнес-процессов современного предприятия представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1 — Сравнительная характеристика усовершенствования и реинжиниринга логистических бизнес-процессов [8]

Понятие и сущность моделирования бизнес-процессов. Этапы моделирования бизнес-процесса

Определяя сущность термина «бизнес-модель», необходимо отметить, что это определение часто путается со стратегией, подменяя одно понятие другим или включая стратегию как один из компонентов в состав бизнеса-модели. Данный факт обусловлен тем, что бизнес-модель тесно связана со стратегией, но не является тождественной стратегией.

Этапы моделирования бизнесов-процессов имеют определенную логическую последовательность (см. рис. 1.3).

Этап 1. Анализ первичных требований и подготовка к проведению работ, выбор методологии и инструментария моделирования.

На данном этапе происходит разработка и утверждения методики ведения проекта, определение целей моделирования бизнес-процессов, формирование рабочих групп, методическая подготовка к проекту (обучение членам рабочей группы), детальное планирование работ.

Этап 2. Моделирование и анализ процессов «как есть» (Модель AS-ІS).

Модель «как есть» представляет собой «снимок» положение дел на предприятии на момент обследования (организационно-штатная структура, взаимодействие между подразделами, существующие технологии, автоматизированные и не автоматизированные процессы). Разрешает понять, что делает и как функционирует данное предприятие из позиций системного анализа, а также на основе полученной информации проявить узкие места и сформулировать предложения по улучшению управления предприятием.

Этап 3. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть» (Модель TO-BE). Модель «как должно быть» интегрирует перспективные предложения руководства, сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков в единое целое и разрешает сформировать видение новых рациональных технологий работы торгового предприятия. На этом этапе происходит формирование нескольких вариантов моделей бизнесов-процессов «как должно быть», также проводится анализ полученных вариантов на основе избранных критериев, анализ стоимости, документирование перспективных бизнесов-процессов (разработка регламента), корректирование служебных функций и разработка новой документации, основанной на регламенте бизнесов-процессов (положение об отделах, должностных инструкции).

Рисунок 1.1 – Логическая последовательность этапов моделирования бизнес – процессов

Этап 4. Сопровождение изменений при внедрении бизнесов-процессов «как должно быть». На этом этапе предполагается: выбор приоритетов при внедрении бизнесов-процессов «как должно быть» на основе рассчитанной экономической эффективности; оценка необходимых ресурсов и рисков; детальное планирование этапа внедрения.

Дата добавления: 2018-04-15 ; просмотров: 2182 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник: studopedia.net

Этапы работ по моделированию бизнес-процессов «как есть»

Моделирование бизнес-процессов это не только их описание, но изучение и анализ с целью улучшения, рационализации способов их построения, управления и прогнозирования. Т.е. моделирование бизнес-процессов — это отражение деятельности предприятия по процессам, как в целом, так и отдельных его частей, с тем чтобы в дальнейшем данные процессы можно было анализировать и совершенствовать.

Результаты моделирования бизнес-процессов, как правило, используются для анализа бизнес-процессов с целью выработки рекомендаций по их оптимизации и регламентации бизнес-процессов. Результатом моделирования становятся новые, более эффективные бизнес процессы, комплект регламентной документации, а также организационная структура, соответствующая новым процессам.

К основным этапам оптимизации бизнес-процессов можно отнести:

Изучение бизнес-процесса и постановка целей моделирования и оптимизации. Данный этап не имеет формального описания, а лишь формирует общее представление бизнес-процесса. Цели и задачи должны быть регламентированы и быть достижимыми.

Построение модели бизнес-процесса AS IS (как есть). Главной задачей данного этапа является описание существующей структуры организации, внутренних и внешних бизнес-процессов.

Анализ основных проблем, выявленных при построении бизнес-модели. Основной задачей этого этапа является выявление ключевых показателей эффективности, источников проблем, изменение которых позволит улучшить ключевые показатели.

Выработка рекомендаций для решения задач, поставленных перед проведением анализа.

Моделирование и анализ бизнес-процессов «как есть» включает следующие этапы:

• 1. Создание моделей организационной структуры;
• 2. Создание вспомогательных моделей (деревья функций, документов, материальных ресурсов и т.д.);
• 3. Разработка моделей бизнес-процессов верхнего уровня;
• 4. Проверка адекватности моделей верхнего уровня;
• 5. Разработка моделей детальных бизнес-процессов (несколько уровней де­композиции);
• 6. Проверка адекватности детальных моделей;
• 7. Создание моделей документов, данных и т.д.
• 8. Проведение анализа моделей.
• 9. Формирование отчетов.

Основной задачей при моделировании бизнес-процессов компании является описание существующих в ней процессов с целью построения их моделей «как есть». Для этого необходимо собрать всю доступную информацию о процессе, которой в полной мере, как правило, владеют только сотрудники компании, непосредственно задействованные в выполнении процесса. Таким образом, мы приходим к необходимости подробного опроса (интервьюирования) всех задействованных в бизнес-процессе сотрудников. Следует подчеркнуть, что нельзя ограничиваться сведениями о процессе, предоставляемыми руководителем подразделения и менеджерами. Обычно только беседа с сотрудником, непосредственно осуществляющим действия в рамках описываемого бизнес-процесса, дает адекватное представление о том, как функционирует процесс в реальности.

Первый вопрос при построении модели «как есть» касается результата рассматриваемого бизнес-процесса. Случается, что получить четкую формулировку результата бизнес-процесса нелегко, несмотря на всю важность этого понятия для эффективности работы компании.

После определения результата следует разобраться с последовательностью действий, составляющих процесс.

Последовательность действий моделируется на разных уровнях абстракции. На самом верхнем уровне показывают только наиболее важные шаги процесса (обычно не более десяти). Затем производится декомпозиция каждого из высокоуровневых шагов (подпроцессов). Глубина декомпозиции определяется сложностью процесса и требуемой степенью детализации.

Для того чтобы получить действительно полное представление о бизнес-процессе, надо произвести декомпозицию до атомарных бизнес-функций —хорошо понятных элементарных действий (отдельных операций в ПО или выполняемых человеком), которые нет смысла раскладывать на составляющие. На основе собранной информации строится модель обычного, или оптимального, выполнения процесса и определяются возможные сценарии его выполнения со сбоями. Различные сбои исключительные ситуации — исключения) могут нарушать оптимальный ход процесса, поэтому следует указать, каким образом исключения будут «обработаны», то есть какие действия предпринимаются в случае возникновения исключительной ситуации.

Важной частью построения модели бизнес-процесса является исследование аспектов его эффективности. Сюда входят использование ресурсов, время выполнения работ сотрудниками, возможные задержки и простои. Необходимо разработать систему показателей, или метрик, для оценки эффективности процесса. При моделировании определяются бизнес-цели, в достижение которых вносит свой вклад моделируемый процесс. Следует различать понятия бизнес-цели и результата процесса.

Каждый бизнес-процесс должен иметь как минимум один результат и быть направлен на достижение хотя бы одной бизнес-цели. Например, результат процесса «Исполнение заказа на подключение абонента» можно определить как «Получение подтверждения подключения от клиента», тогда как бизнес-цели, которые преследуются при выполнении данного процесса, могут включать «Обеспечение минимального времени исполнения заказа» и «Обеспечение минимального процента рекламаций».

Для определения целей следует обратиться к бизнес-стратегии компании. Необходимо выявить события, которые могут прервать ход процесса. В случае прерывания может потребоваться корректно «откатить» (компенсировать) те шаги процесса, которые уже были выполнены. Для этого следует определить логику компенсирующих действий для каждого прерывающего события.

Наконец, следует рассмотреть имеющиеся программные средства, осуществляющие поддержку бизнес-процесса. Это важно, так как программное обеспечение может скрывать некоторые особенности поведения процесса, не в полной мере известные исполняющим отдельные шаги сотрудникам. Собранная на этом этапе информация будет полезна при дальнейшей автоматизации процесса.

Собрав все указанные сведения, можно получить хорошее представление о ходе бизнес-процесса. На этапе моделирования должны быть получены следующие результаты:

Процессная карта, показывающая связь между различными бизнес-процессами и их взаимодействия. На процессной карте, как правило, каждый бизнес-процесс компании изображен в виде прямоугольника, стрелками показаны связи между ними (например, зависимость одного процесса от другого, или замена одного процесса другим при выполнении некоторого условия), а также представлены различные документы, которые передаются из процесса в процесс или регламентируют их ход (стандарты, инструкции и т.п.).

Диаграмма ролей, показывающая роли при выполнении процесса и связи между ними. Диаграмма ролей не является иерархической. Она представляет такие связи, как участие в группе, руководство, коммуникацию, замещение одной роли другой и т. д.

Модель «как есть» каждого рассмотренного бизнес-процесса, детально описывающая процесс и отражающая ход процесса, действия, роли, движение документов, а также точки возможной оптимизации. Такая модель включает в себя:

Диаграмму окружения процесса, представляющую бизнес-процесс в виде одного действия (то есть не раскрывающую ход процесса), для которого могут быть показаны запускающее процесс событие, необходимые входные данные, результат, роли, показатели эффективности, прерывающие события и компенсирующие процессы, регламентирующие документы, связанные бизнес-цели;

Высокоуровневую диаграмму процесса, показывающую его крупные шаги (обычно не более десяти) и связанные с ними роли;

Подробные диаграммы для каждого шага высокоуровневой модели (в зависимости от сложности процесса здесь может использоваться несколько иерархически организованных диаграмм), в деталях показывающие ход процесса, прерывающие события, бизнес-правила, роли и документы;

Диаграмму обработки исключений, показывающую, какие действия выполняются в случае данной исключительной ситуации и кем, а также, куда передается управление после окончания обработки исключения.

Источник: studwood.net

ТЕХНОЛОГИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

Современные методологии и программные решения бизнес-моделирования. Этапы моделирования бизнес-процессов

Одним из ключевых аспектов менеджмента является обеспечение наглядности («прозрачности») объекта управления (организации или системы) удобного для восприятия и анализа описания. Объект управления может быть представлен в виде сети процессов, определяющих его миссию, в этом проявляется процессный подход к управлению. Выявление и описание процессов объекта управления позволяет четко понимать, управлять и улучшать эти процессы. Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под термином «моделирование» следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними.

Этапы моделирования бизнес-процессов.

Этап 1. Диагностика системы управления организации.

Проведение диагностики существующей системы управления организации обусловлено необходимостью решения следующих задач:

определение проблемных зон во взаимодействии должностных лиц и подразделений при решении задач;

выделение основных и вспомогательных направлений деятельности с последующей их декомпозицией на бизнес-процессы;

формирование предпосылок для создания прозрачной и упорядоченной системы внутренних регламентирующих документов.

На данном этапе проводятся интервью с руководителями подразделений, анализируется организационная структура компании, составляется предварительный перечень регламентируемой документации для последующей разработки, определяется формат моделирования процессов.

Этап 2. Моделирование существующих бизнес-процессов.

Основной задачей данного этапа является создание моделей бизнес-процессов, отображающих последовательность действий, разграничение ответственности среди исполнителей, сроки, результаты работ. Данные модели являются графическим отображением выполнения бизнес-процессов в организации на момент реализации данного этапа проекта.

Создание функциональных моделей и диаграмм происходит в следующей последовательности:

Сбор информации может включать любую комбинацию следующих видов деятельности: чтение документов, наблюдение за существующими операциями, анкетирование группы экспертов, опрос одного или нескольких экспертов, использование собственных знаний и придуманного описания работы системы, которое впоследствии может быть откорректировано.

Декомпозиция объекта исследования. Декомпозируя объект, необходимо, прежде всего, обратить внимание на входные и выходные данные всей системы. Декомпозиция всей системы начинается с составления списка основных типов данных и основных функций системы. Делая это, мысленно просматриваются основные функции системы, учитывая все нормальные и аномальные ситуации, обратные связи и случаи возможных ошибок.

• 3. Моделирование в SADT означает создание диаграмм А0 и А-0. Эти две диаграммы полностью рассказывают все об изучаемой системе с минимальной степенью детализации. Прежде чем начать моделирование необходимо подготовиться к нему, собрать информацию, декомпозировать объект исследования (декомпозиция — диаграмма А0 освещает наиболее важные функции и объекты системы), затем обобщить эту декомпозицию (диаграмма А-0 трактует систему как черный ящик, дает ей название и определяет наиболее важные входы, управления, выходы и механизмы):
• 3.1. Выбор цели и точки зрения.
• 3.2. Составление списка данных. При этом лучше, если данных больше, чем меньше. Данные можно сразу группировать по типам.
• 3.3. Составление списка функций. Функции системы тоже лучше объединить по типу используемых данных. Затем функции объединяются в группы (от трех до шести). Желательно, чтобы эти группы имели один и тот же уровень сложности, содержали примерно одинаковый объем действий и функции в каждой из них имели сходные операции и цели.
• 3.4. Построение и обобщение диаграммы А0 (А0 — А-0). Для любой SADT-диаграммы есть родительская диаграмма, содержащая ее контекст. Контекстом для А0 служит А-0, представляющая обобщение всей модели. Эта диаграмма имеет несколько назначений: она объявляет общую функцию всей системы, дает множество основных типов или наборов данных, которые использует или производит система, указывает взаимоотношения между основными типами данных, производя их разграничение.
• 3.5. Декомпозиция ограниченного объекта. Начало процесса декомпозиции заключается в выборе блока рассматриваемой диаграммы и рассмотрении объекта, определяемого этим блоком и его дугами. При этом надо учесть, что рассматривать следует в первую очередь такой блок, декомпозиция которого выявит многие аспекты диаграммы А0 и будет оказывать большее влияние на будущие декомпозиции других блоков этой системы. При выборе самого содержательного блока нужно учесть и доминирование, и функциональную сложность и понятность. Лучшим блоком для первой декомпозиции будет тот, который позволит наиболее глубоко проникнуть в суть рассматриваемой системы.
• 3.6. Итерационный процесс рецензирования.
• 3.7. Завершение моделирования. Декомпозиция модели или ее части прекращается, если модель достигла уровня детализации, достаточного для достижения цели. Декомпозиция блока может быть прекращена, если окажется, что функции блока очень сходны с другой частью модели, которая уже декомпозирована. Таким образом, достаточность деталей, изменение уровня абстракции, изменение точки зрения и сходная функциональность являются основными критериями для прекращения декомпозиции.
• 3.8. Документирование См.: Калянов, Г. Н. CASE-технологии. Структурный системный анализ (автоматизация и применение) / Г.Н. Калянов. — М:, Лори, 2002. — С.76-80..

Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Результатом выполнения работ по данному этапу проекта будет являться комплект моделей бизнес-процессов, описывающий текущее состояние деятельности организации (или отдельного направления ее деятельности). Разработанный комплект моделей является основой для проведения оценки оптимальности и оптимизации соответствующих бизнес-процессов См.: Вендров, А.М. Современные методы и средства проектирования информационных систем / А.М. Вендров. — М.: Финансы и статистика, 2005. — С.176. .

Этап 3. Оценка оптимальности и оптимизация бизнес-процессов.

Данный этап является ключевым в ходе всего проекта, так как от качества его выполнения зависит оптимальность будущей деятельности организации. При проведении оценки оптимальности, анализу подвергаются следующие параметры бизнес-процесса: обоснованность и достоверность исходных данных («входы»); полнота и своевременность управляющих воздействий, их наличие; оптимальность действий в рамках выполнения процедур бизнес-процесса; оптимальность сроков выполнения работ; достаточность ресурсов; качество, обоснованность и достоверность конечных результатов («выходы») и их достаточность для реализации последующих бизнес-процессов.

Проведение оценки оптимальности по перечисленным параметрам приводит к достижению следующих результатов:

• — выявление неоправданного дублирования функций между сотрудниками (подразделениями) и «зон безответственности».
• — выявление зон не оптимальности, снижающих эффективность выполнения бизнес-процессов.
• — выявление резервов для снижения издержек по бизнес-процессам.

Результатом выполнения работ данного этапа является отчет о проведенном анализе бизнес-процессов по заданным параметрам оценки, включающее предложения по усовершенствованию бизнес-процессов организации. Данный отчет является основанием для разработки оптимальных моделей бизнес-процессов («как должно быть»).

Этап 4. Организация внедрения изменений.

Основной целью реализации данного этапа является обеспечение понимания и использование сотрудниками в повседневной деятельности новых моделей реализации бизнес-процессов. Таким образом, обеспечивается снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников.

При внедрении изменений в деятельность организации реализуется следующий комплекс работ:

• — проведение инструктажа сотрудников, ответственных за проведение изменений с целью разъяснения целей и мероприятий, порядка и форм внедрения новых моделей.
• — мониторинг проведения опытной эксплуатации новых стандартов функционирования Компании с целью выявления отклонений разработанных моделей бизнес-процессов от реальной возможности выполнения работ.
• — корректировка моделей бизнес-процессов на основании результатов опытной эксплуатации См.: Техническое задание проекта реорганизации бизнес-процессов предприятия. Режим доступа: http://www.finexpert.ru/content.asp?mID=60mode=w .

Этап 5. Разработка регламентирующих документов

Регламентация бизнес-процессов — разработка и согласование инструкций по бизнес-процессам в составе, зафиксированном на этапе диагностики системы управления. Создание комплекта регламентирующих документов, безусловно, является основным результатом всего проекта, но, не смотря на это, он нуждается во внедрении.

Этап 6. Внедрение регламентирующих документов.

Основной целью реализации данного этапа является обеспечение понимания и использование сотрудниками в повседневной деятельности новых моделей реализации бизнес-процессов. Таким образом, обеспечивается снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников предприятия.

Выполнение работ по внедрению разработанной регламентирующей документации является логическим завершением всего проекта регламентации деятельности тех бизнес-процессов, которые были определены как перспективные на этапе диагностики.

Источник: vuzlit.com