Основные этапы управления бизнес процессом

Проект внедрения системы управления бизнес-процессами (СУБП). Часть I. «Концепция»

Оценки за материал: 0 (0)

В серии статей Владимира Репина подробно раскрывается план внедрения Системы управления бизнес-процессами (СУБП), как части общей системы управления. Ключевой результат внедрения СУБП – это бизнес-процессы с лучшим мировым уровнем эффективности и качества, основанные на инновационных, цифровых технологиях. План внедрения может быть адаптирован с учетом специфики вашей компании.

Что такое СУБП и зачем она нужна вашей компании?

Начнем с определения:

Система управления бизнес-процессами (СУБП) — совокупность методов, инструментов, ресурсов и внедренных бизнес-процессов, направленная на эффективное развитие Компании на основе управления каждым значимым бизнес-процессом в рамках его жизненного цикла.

СУБП – это часть системы управления компанией, как например система управления финансами или система управления персоналом. Наличие СУБП означает, что в организации ведется практическая работа с процессами: оперативное управление, анализ, улучшение, стандартизация и автоматизация.

Ключевой результат СУБП – это бизнес-процессы с лучшим мировым уровнем эффективности и качества, основанные на инновационных, цифровых технологиях.

Главное условие успешного внедрения СУБП – наличие твердого желания собственников и руководителей верхнего уровня системно организовать работу с процессами.

В данной серии статей я предлагаю вашему вниманию подробный план внедрения СУБП «C нуля». Этот план вы можете адаптировать с учетом особенностей и конкретной ситуации в вашей организации.

Уровень развития процессной практики может быть различным. Его можно оценить, используя методику оценки зрелости системы управления бизнес-процессами, а потом сформировать план совершенствования (внедрения) СУБП в вашей компании.

План внедрения СУБП

План внедрения СУБП включает следующие этапы:

1. Подготовка к выполнению проекта.
2. Разработка документа «Концепция внедрения СУБП в компании».
3. Разработка Методологии и регламентация процессов СУБП.
4. Разработка Архитектуры бизнес-процессов.
5. Внедрение программного обеспечения СУБП.
6. Разработка системы развития компетенций по процессному управлению.
7. Разработка системы вовлечения персонала в деятельность по улучшению процессов.
8. Выполнение «пилотного» проекта по оптимизации сквозного процесса компании.

На рис. 1 показан ориентировочный график выполнения проекта внедрения СУБП.

Рис.1. График проекта внедрения СУБП.

Срок внедрения СУБП, то есть построения Системы работы с процессами около 6 месяцев. При желании, можно быстрее. Но есть определенные ограничения, связанные, в первую очередь, с недостатком ресурса времени руководителей и их мотивации выполнить проект. Крайне нежелательно растягивать проект на 1,5-2 года.

За это время многие решения потеряют актуальность, результаты обучения будут забыты, регламенты устареют. То есть систему нужно строить достаточно быстро.

Руководство компании может принять решение об определении КПЭ по результатам проекта, которые будут стимулировать руководителей подразделений выполнять проектные задачи в срок и с высоким качеством. Это – один из ключевых факторов успеха проекта.

1. Подготовка к выполнению проекта

Подготовка к выполнению проекта включает следующие группы работ.

1.1. Проведение 1-дневного семинара-совещания с руководством компании по внедрению СУБП.
Перед тем, как инициировать проект, руководство должно убедиться, что СУБП действительно необходима компании. Нужно познакомиться с методологией и возможными результатами внедрения, рассмотреть примеры других компаний, оценить уровень развития практики работы с процессами, обосновать необходимость внедрения СУБП. Для этого целесообразно провести однодневный семинар-совещание или, другими словами, стратегическую сессию с руководством верхнего уровня.

1.2. Обсуждение видения и целей внедрения СУБП.
Обсуждение видения СУБП компании и конкретизация целей ее внедрения могут выполняться в рамках совещаний руководителей верхнего уровня с привлечением собственников. Результатом совещаний является предварительная формулировка видения и целей внедрения СУБП в компании. Координирует работу один из руководителей, либо внешний консультант. На данном этапе важно определиться с основными аспектами будущей системы, причем широкими мазками, эскизно, без детализации.

1.3.Поиск и подбор Руководителя Процессного офиса, Главного методолога и бизнес-аналитиков.
В рамках подготовки к проекту необходимо выбрать из своих сотрудников или привлечь со стороны специалистов, от которых во многом зависит успех внедрения СУБП. Необходимо подобрать Руководителя Процессного офиса, Главного методолога и одного-двух бизнес-аналитиков (на первое время).

Для подбора можно использовать проф. стандарт «Специалист по процессному управлению» и соответствующий тест, доступный на сайте ассоциации ABPMP Russian Chapter. Так же можно обратиться к лучшим экспертам в области процессного управления за помощью в подборе и тестировании кандидатов.

Было бы весьма недальновидно запускать такой важный проект, как внедрение СУБП без ресурсов, опираясь только силы сотрудников подразделений, которые не имеют нужных компетенций в области процессного управления (в лучшем случае, они рисуют алгоритмы с ромбиками, как на уроках информатики).

1.4. Назначение куратора проекта внедрения СУБП по стороны Руководства компании.
Одновременно с п. 1.3. выполняется выбор и назначение куратора проекта со стороны топ-менеджмента компании. Это может быть первый заместитель директора, директор, руководитель крупного департамента, представитель собственника.

1.5. Выполнение бенчмаркинга.
Куратор с сотрудниками Процессного офиса и ключевыми руководителями могут совершить 2-3 бенчмаркинговых поездки для ознакомления с опытом внедрения СУБП и практикой работы с бизнес-процессами в передовых компаниях. Если таких средств нет, то необходимо, как минимум, ознакомиться с опытом других компаний, доступным из открытых источников: сайта www.bpmaward.ru, www.finexpert.ru, www.tadviser.ru и др. Так же можно посетить специализированные конференции для обмена опытом с коллегами.

1.6. Разработка Плана проекта внедрения СУБП.
Процессный офис разрабатывает План внедрения СУБП. Если в компании развита культура проектного управления, то по всем правилам может быть создан Устав проекта.

При подготовке плана важно четко определить, какое время (в человеко-часах) потребуется о руководителей и специалистов компании. Это время обязательно должно быть выделено. По ходу проекта стимулом для предоставления ресурсов могут является соответствующие КПЭ.

План внедрения презентуется руководству компании (Совет директоров, Правление и т.п.), дорабатывается и утверждается. Руководителем проекта внедрения СУБП может быть назначен кто-то из топ-менеджеров, либо руководитель Процессного офиса. В некоторых случаях может быть привлечен внешний специалист на время проекта.

Далее выделяются необходимые ресурсы: время руководителей и специалистов, инфраструктура, технические и финансовые средства, программное обеспечение. Сделать это нужно быстро, не затягивая на несколько месяцев.

2. Разработка документа «Концепция внедрения СУБП в компании»

2.1. Формирование Глоссария.
Система терминов в области процессного управления является важнейшим элементом СУБП. Процессный офис разрабатывает Глоссарий, используя общепринятые отраслевые практики, книги специалистов по BPM, доступные системы терминов, рекомендации BPM CBOK, опыт экспертов. Крайне нежелательно использовать сложные, запутанные термины.

По ходу проекта Глоссарий будет дополняться терминами с учетом используемых решений в области автоматизации СУБП.
Глоссарий должен быть доступен всем сотрудникам компании на внутреннем корпоративном web-портале.

2.2. Определение видения, целей и принципов СУБП.
Процессный офис формализует видение, цели и принципы СУБП в рамках проекта документа «Концепция внедрения СУБП в компании». В некоторых компаниях этот документ называют «Стандарт управления бизнес-процессами» и т.п. Это концептуальный, руководящий документ, скорее политика, чем регламент.

Руководитель проекта организует согласование видения, целей и принципов СУБП с руководством компании.

2.3. Архитектура бизнес-процессов компании
Процессный офис прописывает в проекте «Концепции» понятие архитектуры, как она должна формироваться, для чего и как будет использоваться.

Включать саму архитектуру в виде реестра или модели процессов в «Концепцию» нецелесообразно, так как она будет изменяться по ходу проекта. Необходимо определиться с базовыми аспектами построения и использования архитектуры процессов компании.

2.4. Определение структуры процессов для управления ЖЦ бизнес-процесса.
Процессный офис прорабатывает структуру процессов СУБП, которые необходимо спроектировать и внедрить для управления всеми значимыми бизнес-процессами в рамках их жизненного цикла.
Жизненный цикл любого процесса (см. рис 2) включает целеполагание, планирование и проектирование, внедрение изменений, выполнение процесса и оперативное управление, анализ.

Рис.2. Жизненный цикл бизнес-процесса в рамках СУБП.

Например, необходимо включить в структуру процессов СУБП «Процесс описания процессов». Это необходимо для четкой организации работы по проектированию бизнес-процессов с высоким качеством. Если пустить работу на самотек, то будут получены результаты весьма низкого качества, которые нельзя использовать. Данный процесс СУБП будет использоваться в рамках этапа ЖЦ «Проектирование процесса и планирование изменений».

Другой пример – «Разработка Технического задания на автоматизацию процесса» — то есть соответствующий бизнес-процесс и т.п.

В идеальной ситуации должны быть разработана общая модель процессов СУБП. Такая модель наглядно показывает взаимодействие процессов СУБП между собой и с другими процессами организации.

Удобно представлять модель процессов СУБП в виде матрицы, где в столбцах показаны фазы жизненного цикла процесса, а в строках – процессы СУБП, которые должны быть развернуты в организации.

Важно не забыть про процессы управления самой СУБП: целеполагание, планирование работ по описанию, анализу, регламентации и автоматизации процессов, планирование проектов по совершенствованию СУБП, анализ ее эффективности и проч.

2.5. Определение методологии СУБП
Многие процессы СУБП должны базироваться на четко определенных методиках, в том числе:
1. Методика проектирования процессов.
2. Методика анализа процессов.
3. Методика автоматизации процессов.
4. Методика внедрения изменений.
5. Методика разработки целей и показателей для управления процессами.
6. Методика оперативного управления процессами.
7. Методика оценки уровня зрелости СУБП и проч.

Процессный офис включает в проект «Концепции» перечень соответствующих методик, которые будут использоваться. Не все они могут быть разработаны сразу, но необходимо понимание, что они нужны для организации практики работы с бизнес-процессами в компании.

2.6. Определение участников СУБП.
Процессный офис проектирует структуру будущей СУБП в части субъектов. Определяются органы управления и участники СУБП: Процессный комитет, Процессный офис, Процессный Методолог, владельцы процессов, менеджеры процессов, участники временных рабочих групп по проектированию процессов и проч. С учетом определенных процессов СУБП определяются функции, полномочия и ответственность субъектов СУБП. Готовый раздел включается в проект «Концепции».

2.7. Определение архитектуры информационных систем СУБП
В рамках «Концепции» целесообразно описать архитектуру информационных систем, которые будут использоваться в СУБП (см. рис. 3): состав, назначение и основные информационные потоки между ними. Для управления бизнес-процессами в рамках СУБП используются:
1. Среда проектирования и анализа процессов (например, Business Studio, ARIS и др.)
2. Система автоматизации процессов – BPMS (например, Bizagi, Elma и др.).
3. Внутренний web-портал.
4. BI-система.

Возможны различные комбинации систем. Например, модуль BI может быть реализован в рамках единого web-портала компании. Другой пример – использование среды проектирования и портала BPMS без отдельного программного обеспечения для проектирования процессов (Business Studio, ARIS).

Выбор архитектуры информационных систем СУБП определяется многими факторами:
• ИТ-стратегией компании;
• функциональными возможностями уже используемых в компании систем, в т.ч. web-портала;
• наличием средств для приобретения и внедрения ИТ-систем;
• ограничениями в области безопасности и проч.

Рис.3. Архитектура ИТ-систем СУБП.

Тем не менее, в «Концепции» принципиально важно сформулировать, что будут использоваться: обязательно web-портал для управления ЖЦ бизнес-процессов (формируется на основе архитектуры процессов компании), средство проектирования и автоматизации процессов, средство для автоматического формирования регламентирующих документов на основе схем процессов, средство для оперативного управления процессами (может использоваться web-портал компании или доработанный портал BPMS).

2.8. Определение системы оценки зрелости и этапов развития СУБП компании.
В рамках «Концепции» желательно указать, что компания будет регулярно проводить оценку зрелости СУБП по соответствующим разделам.
Целесообразно показать перспективу развития СУБП на как, например, показано на рис. 4.

Рис.4. Развитие СУБП. Пример.

2.9. Презентация и утверждение Концепции внедрения СУБП.
После того, как проект «Концепции внедрения СУБП в компании» подготовлен, Процессный офис организует презентацию документа для руководства компании. Проводится обсуждение «Концепции» на совещаниях с руководством компании. «Концепция» утверждается и доводится до персонала.

В следующих статьях серии я подробно рассмотрю оставшиеся этапы проекта внедрения Системы управления бизнес-процессами компании.

В.В. Репин,
к.т.н., доцент, консультант по управлению, Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент», Советник Директора АО «СО-ЕЭС», руководитель отдела Анализа и методологического обеспечения ПО № 8 ГБУ «Аналитический центр» Департамента экономической политики и развития города Москвы.

Добавить комментарий

Комментировать материалы могут только зарегистрированные пользователи. Вы можете зарегистрироваться здесь.

Источник: www.finexpert.ru

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ (BPM): определение и пошаговое руководство

Управление бизнес-процессами

В деловом мире существуют лучшие практики, стандартные операционные процедуры и множество процессов. Процессы помогают поддерживать порядок и обеспечивают правила для бесперебойного рабочего процесса. Именно они поддерживают работу бизнеса.
Управление бизнес-процессами (BPM) — один из важнейших инструментов, который может использовать компания. Продолжайте читать, чтобы узнать все, что вам нужно знать о нем, включая его определение, многие типы, преимущества и области применения.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это набор инструментов и решений BPM, которые помогают организациям достичь гибкости за счет автоматизации, управления и оптимизации процессов. Цель технологии BPM — обеспечить непрерывное совершенствование, масштабируемость и операционную эффективность в организации за счет анализа, оптимизации и улучшения сквозных бизнес-процессов для достижения стратегических бизнес-целей, таких как улучшение структуры взаимодействия с клиентами.

Управление бизнес-процессами (BPM) также определяется как организационная дисциплина, в которой корпорация делает шаг назад и исследует все эти процессы по отдельности и вместе. Он оценивает текущие условия и предлагает области для улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.

Каждый отдел в корпорации отвечает за преобразование одного исходного материала или данных во что-то другое. Каждый отдел может отвечать за дюжину или более основных процедур.

Чем не является BPM

Управление бизнес-процессами BPM — это не часть программного обеспечения. Доступны инструменты BPM, помогающие во внедрении стандартных и автоматизированных бизнес-процессов. Например, HappyFox Workflows помогает компаниям автоматизировать сложные, многоступенчатые и повторяющиеся бизнес-процессы. С другой стороны, BPM сам по себе не является программным продуктом.
Управление задачами — это не BPM. Управление задачами или проектами — это управление или организация группы действий. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project, Jira, Asana или Trello, может помочь в управлении задачами и специальными проектами. Управление бизнес-процессами, с другой стороны, в первую очередь связано с повторяющимися и непрерывными процедурами, которые придерживаются предсказуемого шаблона или управления процессами.

Что делает управление бизнес-процессами?

Плохие корпоративные процедуры могут вызвать хаос, если оставить их неорганизованными и несистематизированными. Люди воспринимают лишь небольшую часть более крупного процесса. Немногие люди могут сканировать и видеть все последствия бизнес-процесса, включая его начало и конец, необходимые важные данные, а также любые узкие места и неэффективность.

Неуправляемые хаотичные процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:

Время потрачено впустую
Больше ошибок
Повышенная виновность
Нехватка данных
Недовольные сотрудники

Организации могут улучшить свои процессы, используя управление бизнес-процессами и гарантируя бесперебойное выполнение всех операций.

Этапы жизненного цикла управления бизнес-процессами BPM

Шаг 1: Дизайн

Большинство процессов содержат форму для сбора данных и рабочий процесс для обработки данных. Создайте свою форму и решите, кто будет отвечать за каждую задачу в рабочем процессе.

Шаг № 2: Создайте модель

Создайте графическое представление процедуры. Фиксируйте такие детали, как сроки и условия, чтобы получить четкое представление о последовательности событий и потоках данных в процессе.

Шаг № 3: Тест

Выполните процедуру, сначала протестировав ее на небольшой группе, а затем распространив ее на всех пользователей. Убедитесь, что важная информация доступна только тем, кто в ней нуждается.

Шаг № 4: Следите за вещами.

Следите за процессом по мере его продвижения по конвейеру. Чтобы обеспечить успешный мониторинг процесса, используйте правильные метрики для оценки прогресса, количественной оценки эффективности и выявления узких мест процесса.

Шаг № 5: Улучшить

Обратите внимание на любые изменения, которые необходимо внести в вашу форму или процедуру, чтобы сделать их более эффективными по мере изучения. Рассмотрите шаги по улучшению процессов компании.

Лучшие практики управления бизнес-процессами

Со временем появилось несколько лучших практик для BPM, который представляет собой сложный метод улучшения процессов. Организации могут использовать следующие рекомендации для эффективного управления своими бизнес-процессами:

№1. Ставьте конкретные цели и задачи.

Крайне важно определить желаемые результаты бизнес-процесса и обеспечить соответствие процесса общим целям организации.

№ 2. Включите заинтересованные стороны в процесс.

Вовлечение ключевых заинтересованных сторон в разработку и администрирование бизнес-процессов может помочь обеспечить поддержку процесса.

№3. Документирование процесса и анализ

Документирование бизнес-процессов может помочь фирмам понять, как все работает, определить возможности для улучшения и измерить прогресс с течением времени.

№ 4. Используйте подходы к моделированию процессов.

Блок-схемы и BPMN — два примера подходов к моделированию процессов, которые могут помочь фирмам увидеть и понять свои процессы, а также выявить возможные узкие места и неэффективность.

№ 5. Постоянно контролировать и оценивать эффективность процесса

Организации должны регулярно отслеживать и измерять производительность своих бизнес-процессов, используя эту информацию для обнаружения и устранения любых ошибок или трудностей.

№ 6. Инвестируйте в технологии для автоматизации и оптимизации операций.

Организации могут использовать автоматизацию и технологии для оптимизации и улучшения своих процессов, снижения потребности в ручном труде и повышения производительности.

№ 7. Продвигайте культуру постоянного развития.

Продвижение культуры постоянного совершенствования может помочь фирмам оставаться гибкими и адаптивными, а также обеспечить постоянное развитие их процессов в соответствии с меняющимися потребностями.

Каковы преимущества использования управления бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами помогает организациям перейти к тотальной цифровой трансформации и достижению более крупных организационных целей. Вот некоторые из основных преимуществ внедрения BPM в вашем бизнесе:

№1. Повышенная гибкость бизнеса:

Чтобы не отставать от рыночных условий, бизнес-процедуры организации должны быть изменены и оптимизированы. BPM позволяет фирмам останавливать бизнес-процессы, вносить коррективы и перезапускать их. Изменение, повторное использование и адаптация рабочих процессов позволяет бизнес-процессам стать более отзывчивыми и дает компании лучшее понимание последствий изменений процессов.

№ 2. Более низкие затраты и более высокие доходы:

Решение для управления бизнес-процессами устраняет узкие места, что со временем приводит к значительной экономии средств. Это может привести к сокращению сроков реализации продуктов, предлагая клиентам более быстрый доступ к услугам и продуктам, а также к увеличению продаж и доходов. Решения BPM также могут распределять и отслеживать ресурсы для сокращения потерь, снижения затрат и увеличения доходов.

№3. Повышенная эффективность:

Интеграция бизнес-процессов может повысить эффективность процессов от начала до конца; имея правильную информацию, владельцы процессов могут внимательно следить за задержками и предоставлять дополнительные ресурсы по мере необходимости. Автоматизация и устранение повторяющихся задач способствуют повышению эффективности бизнес-процессов.

№ 4. Большая видимость:

Программное обеспечение BPM позволяет автоматизировать процесс, а также отслеживать важные параметры производительности в режиме реального времени. Эта повышенная открытость приводит к лучшему управлению и способности эффективно корректировать структуры и процедуры при отслеживании результатов.

№ 5. Соответствие, безопасность и защищенность:

Комплексный BPM гарантирует, что фирмы придерживаются стандартов и соблюдают закон. Правильно записывая процедуры и упрощая соблюдение требований, BPM может также улучшать меры безопасности и безопасности. В результате фирмы могут призывать своих сотрудников защищать активы компании, такие как личная информация и физические активы, от неправомерного использования, потери или кражи.

Когда организациям следует внедрять управление бизнес-процессами?

Вот несколько примеров бизнес-процессов, в которых развертывание BPM обеспечит высокую рентабельность инвестиций.

Динамические процессы требуют изменений в соблюдении нормативных требований, таких как изменение управления информацией о потребителях в ответ на изменения в законодательстве о финансах или конфиденциальности.
Сложные бизнес-процессы требуют координации и согласования между несколькими бизнес-подразделениями, отделами, функциональными отделами или рабочими группами.
Измеримые критически важные процессы, которые напрямую улучшают критический показатель эффективности.
Бизнес-процедуры, для выполнения которых требуется использование одного или нескольких устаревших приложений.
Бизнес-процедуры имеют исключения, которые необходимо обрабатывать вручную и/или своевременно.

Какие существуют типы управления бизнес-процессами?

Системы BPM классифицируются в зависимости от цели, которой они служат. Три категории управления бизнес-процессами следующие:

№1. Ориентированный на интеграцию BPM

Без значительного вмешательства человека система управления бизнес-процессами этого типа обрабатывает процедуры, которые в значительной степени перескакивают между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP). Решения по управлению бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, предлагают несколько коннекторов и доступ к API для создания быстро меняющихся процессов.

№ 2. Ориентированный на человека BPM

Ориентированный на человека BPM относится к процессам, которые преимущественно выполняются людьми. Они часто имеют многочисленные утверждения и обязанности, выполняемые людьми. Эти решения отличаются удобным интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.

№3. Документоориентированный BPM

Когда документ (например, контракт или соглашение) находится в центре процесса, эти решения по управлению бизнес-процессами необходимы. Они позволяют маршрутизировать, форматировать, проверять и подписывать задачи по мере их выполнения в рабочем процессе.

Большинство систем управления бизнес-процессами могут сочетать компоненты всех этих компонентов, хотя обычно каждая из них специализируется в одной области.

Примеры управления бизнес-процессами

№1. HR

Вы когда-нибудь чувствовали, что процедура адаптации в вашей компании слишком запутана и хаотична? Ваш отдел кадров заставляет кандидатов заполнять бумажные формы, которые их утомляют? Это происходит из-за непонимания вашим отделом кадров принципов управления бизнес-процессами (BPM).

Использование управления бизнес-процессами позволяет автоматизировать ваши операции с персоналом от начала до конца, экономя ваши деньги, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами может помочь вашему отделу кадров улучшить свои процессы:

Утверждайте табели учета рабочего времени сотрудников быстрее.
Легко адаптировать новых сотрудников

№2. Продажи

В большинстве фирм отдел продаж тратит значительное время на координацию с отделом учета дебиторской задолженности (AR), чтобы очистить счета-фактуры. Даже небольшие ошибки в выставлении счетов могут подорвать карьеру продавца. Именно здесь на помощь приходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, устраняя возможность ручных ошибок и обмен разъяснениями между продавцами и командой дополненной реальности.

Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами может помочь отделу продаж оптимизировать свои процессы:

Сократите продолжительность рабочих процессов цикла продаж.
Предложения и счета должны быть отправлены вовремя.

№3. Финансы

Каждый день финансовая команда завалена бумажными формами и электронными письмами, поскольку все, что связано с деньгами, должно проходить через них. Например, если группа управления активами хочет купить 50 компьютеров, они передают предложение поставщика финансовой группе для утверждения. Это только один пример.

Подумайте, сколько электронных писем и бумажных форм они получают от разных команд ежедневно. Им трудно управлять всем этим без системы. Они управляют всем этим с помощью программного обеспечения для управления бизнес-процессами (BPM). Вот два примера из финансового отдела, где управление бизнес-процессами может пригодиться:

Заявки на поездки могут быть одобрены одним щелчком мыши.
Создавайте индивидуальные рабочие процессы для конкретных условий.

Автоматизация управления бизнес-процессами (BPM)

Профессиональное программное обеспечение BPM, включающее в себя лучшие в своем классе технологии, такие как RPA, искусственный интеллект и анализ процессов, в дополнение к чистому моделированию процессов, является элементарной основой для полной автоматизации бизнес-процессов, что является важнейшим компонентом цифрового перехода. Например, инструменты интеллектуального анализа процессов обнаруживают потенциал автоматизации и оптимизации на ранней стадии, обеспечивая объективную прозрачность посредством оценки процессов на основе инструментов.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это метод автоматизации рабочих процессов, при котором программные роботы берут на себя монотонную работу. Инструменты RPA позволяют создавать для этой цели структурированный материал, а также настраивать программных ботов для проведения транзакций и связи с другими цифровыми системами.

Применение этих новых технологий приводит к значительным конкурентным преимуществам, таким как более высокая скорость процесса, экономия затрат, улучшение качества процесса и более эффективное использование рабочей силы. Однако, чтобы избежать автоматизации бессмысленных задач, модель процесса следует оценивать комплексно, применяя решения по автоматизации для конкретных процессов, а не отдельных автономных ботов.
Каждая грамотная технология управления бизнес-процессами должна содержать следующие особенности:

Теперь, когда вы понимаете, зачем нужна система BPM, вот список качеств, которыми должна обладать хорошая система управления бизнес-процессами.

Приложение для визуального построения диаграмм процессов
Конструктор форм с функцией перетаскивания
Управление доступом на основе ролей
Поддержка мобильных устройств
Чрезвычайно мощные функции администратора
SSO (единый вход)
Совместимость с существующими программными системами
Аналитика и отчеты
Производительность большой пользовательской базы
Показатели производительности процесса

Похож ли BPM на управление задачами или проектами?

Управление бизнес-процессами — это не то же самое, что управление задачами (которое фокусируется на отдельных задачах) или управление проектами (которое имеет дело с одноразовыми или неустойчивыми потоками).

Управление задачами — это процесс упорядочивания или организации группы действий, вытекающих из проекта. Эти мероприятия часто носят разовый характер и не повторяются. Программное обеспечение для управления проектами, такое как «Microsoft Project», используется, когда эти проекты хорошо организованы, например, в строительных работах. Trello, Asana и Kissflow Project — отличные инструменты для управления задачами в специальных проектах.

Управление бизнес-процессами больше связано с повторяющимися и непрерывными процессами, которые следуют предсказуемой схеме, а не с управлением процессами.

Заключение

Бизнес-процессы, поддающиеся автоматизации, часто инициируются определенным событием. Например, представление отчета о расходах может инициировать заранее определенную последовательность событий, кульминацией которой является получение сотрудником компенсации на его банковский счет.

Напротив, управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой систематический метод улучшения деятельности компании. Когда она успешно реализована, все понимают, как они могут помочь организации в достижении ее целей. Это приводит к более счастливой и продуктивной команде, что приводит к более довольным клиентам, более высоким доходам и меньшим затратам.

Статьи по теме

ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ: полезные, бесплатные и лучшие инструменты управления процессами
ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПОЛИТИКАМИ: 2023 Обзоры
Автоматизация продаж: смысл, платформы и преимущества
ЛУЧШЕЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ МАРКЕТИНГА: особенности и цены
ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА: Обзор, структура, роли, ожидания (+бесплатные советы)

Источник: businessyield.com