Этапы работы. При планировании работы с фирмой по сбору данных следует выделить шесть основных этапов:
- выбор фирмы;
- предварительный контакт, подписание контракта (договора);
- передача материалов;
- подготовка и инструктаж организаторов сбора
данных (полевого директора, кураторов, супервайзеров); - мониторинг, надзор и контроль;
- получение данных, проверка и оплата.
1. Выбор фирмы. Выбор фирмы осуществляется на основе получения предварительной информации о наличии таких служб. Пока еще, к сожалению, в Украине нет специализированных бюллетеней с характеристикой соответствующих фирм, но, тем не менее, в среде социологов функционирует общая информация о деятельности таких организаций и качестве работ, которые они выполняли. Кроме того, в прессе публикуются данные с ссылкой на организации, про-водящие сбор информации и т.п.
Исследователю, планирующему заказ по сбору данных, следует лично посетить такие фирмы, побеседовать с руководителем, ознакомиться с действующими тарифами и техническим оснащением фирмы. Желательно побеседовать с некоторыми сотрудниками, непосредственно занимающимися организацией работы интервьюеров. Следует отметить, что общее впечатление никогда не бывает полной гарантией высокого качества работы.
Финучёт: как наладить сбор, обработку и анализ финансовой информации в малом и среднем бизнесе
Если исследователь видит заинтересованность руководителей нескольких фирм в получении заказа на его исследование и затрудняется с окончательным выбором фирмы, он может попросить руководителя дать адреса и телефоны предыдущих заказчиков с тем, чтобы можно было ознакомиться с их впечатлением от результатов работы фирмы.
2. Предварительный контакт. Предварительный контакт с выбранной фирмой лучше осуществлять по следующей схеме: передать в фирму письменное уведомление с описанием требований проекта (выборка, величина анкеты, сроки выполнения), предварительно сообщив по телефону, что такие материалы переданы, и договориться о личном визите. Обсуждение взаимных возможностей и обязанностей лучше проводить не по телефону, а в личной беседе.
Если переговоры с фирмой проводятся задолго до начала исследования (например, на этапе подготовки проекта), то тогда заключается лишь устное соглашение о принципиальной возможности фирмы взять на себя выполнение такой работы. В этом случае стороны договариваются о том, что, когда подойдет срок сбора информации, исследователь уведомит фирму. Такое уведомление следует делать не менее, чем за неделю в случае небольшого опроса, и не менее, чем за месяц, в случае крупномасштабного исследования.
Во время предварительной беседы целесообразно договориться о названии проекта. Это название не обязательно должно точно отражать суть исследования, оно призвано выполнять функцию ярлыка, который позволяет фирме ориентироваться при переговорах — о каком исследовании идет речь. Такое название должно содержать одно-два ключевых слова.
3. Передача материалов. Перед передачей материалов исследования следует уведомить фирму — как они будут доставлены и когда ожидать их получение. Каждый пакет переданных материалов должен содержать надпись (номер пакета и название исследования) и опись вложенных в него материалов; копии этих описей хранятся и у исследователя. Эта мера позволяет легко ориентироваться в материалах как работникам фирмы (ведь фирма часто одновременно выполняет не один заказ, а несколько), так и исследователям вести точный учет переданных материалов.
Лекция «Business Analysis: учимся понимать бизнес требования» Кирилл Белявский | APOLLO IT School
4. Инструктаж работников фирмы. В числе передаваемых в фирму по сбору данных материалов должны быть письменные инструкции по проведению опроса, адресованные супервайзерам, бригадирам и интервьюерам. Если исследователи располагают такой возможностью, то лучше в назначенный день лично прийти проинструктировать сотрудников фирмы, которые будут курировать данный опрос.
Самая важная часть инструктажа — «прохождение» анкеты: внимательное ознакомление с каждым вопросом анкеты и инструкциями к нему. Здесь исследователь должен не только познакомить супервайзеров с каждым вопросом анкеты, но и с возможными реакциями респондентов, прокомментировав, как должен реагировать интервьюер на те или иные возможные реакции. (Как могут реагировать респонденты, исследователь обычно знает как из своего общего опыта и компетентности, так и из результатов претестирования — пилотажного опроса). Затем в присутствии исследователя сотрудники фирмы должны провести пробный опрос по анкете друг на друге.
Основная цель такой подготовки — полное ознакомление со всеми деталями и подробностями опроса. Все сотрудники, участвующие в организации опроса, должны иметь одинаковое (максимально унифицированное) представление о том, как должны вести себя интервьюеры. Всю эту процедуру, которая длится обычно три-четыре часа, супервайзеры должны воспроизвести с интервьюерами, которые будут принимать непосредственное участие в данном опросе.
Инструктаж — наиболее важный элемент организации опроса, способствующий созданию условий получения качественной информации. Основная цель организации сбора информации — стараться создать идентичные условия для респондентов, что позволяет обеспечить сбор сопоставимой информации.
Еще раз напомним два основных правила, позволяющие приблизиться к этой цели:
- наличие письменных инструкций для супервайзеров и интервьюеров;
- доскональное знание интервьюером анкеты, по которой он проводит опрос.
Если исследователи не могут лично участвовать в инструктаже (в силу удаленности от места организации сбора информации или другим причинам), предполагается, что процедура инструктажа обеспечивается руководителем фирмы или назначенным им «полевым директором» проекта. Однако в этом случае исследователь должен осознавать, что он перекладывает ответственность за качество работы на фирму, с которой заключен контракт.
5. Мониторинг и контроль. Для повышения уверенности в качестве работы целесообразно осуществлять «инспекционный надзор» на протяжении всего процесса сбора данных. Если приступить к контролю только после получения массива заполненных анкет, то можно столкнуться с многими неприятными сюрпризами, которые гораздо легче предотвратить в процессе сбора информации, чем исправить положение после окончания основной работы.
Осуществление постоянного «инспекционного» участия в процессе сбора данных включает в себя отслеживание процесса (мониторинг) и контроль. Мониторинг предполагает, что одному из соисполнителей исследовательского коллектива, заказавшего сбор данных, отводится функция инспектора-куратора этого процесса. Он держит постоянную телефонную связь с полевым директором, назначенным фирмой, ежедневно (или, по крайней мере, несколько раз в неделю) звонит и спрашивает, какая часть работы сделана, не возникли ли какие-либо вопросы или проблемы, осложняющие процесс сбора информации и т.п.
Такое постоянное «участие» мобилизует работников фирмы, способствует предотвращению нарушения инструкций, графика работы, пренебрежительного отношения сотрудников фирмы к требованиям заказчика и т.п.
Необходимо также контролировать выборку. Если исследование проводится по квотной выборке, то от интервьюеров должны быть получены сведения о респондентах (имя, адрес и телефон респондента), чтобы можно было осуществить прямой контроль выполнения их работы.
Такая мера повышает ответственность интервьюера: интервьюеры значительно реже идут на возможные нарушения, когда знают, что их работа может быть проконтролирована, и в случае выявленных нарушений они могут быть лишены оплаты или даже (в случаях прямых фальсификаций) полностью отстранены от работы интервьюера.
Если исследование проводится по адресной выборке, с указанием конкретных респондентов, подлежащих опросу, то исследователи для, проверки качества работы интервьюеров могут использовать «подставные адреса» — адреса инспекторов.
В качестве таких инспекторов могут быть привлечены как штатные сотрудники исследовательского коллектива или спонсора исследования, так и специально приглашенные для этой работы внештатные сотрудники. Такой прием позволяет не только определить, достаточно ли точно соблюдается выборка и инструкции по отбору респондентов, но и оценить качество работы интервьюера в процессе проведения опроса, его следование инструкциям.
В подобном способе контроля нет необходимости при достаточно простых исследованиях, он скорее используется в тех случаях, когда поведение интервьюера может существенно повлиять на качество получаемой информации.
6. Прием работы, проверка и оплата. Когда опрос завершен и фирма передала исследователю заполненные бланки анкет, в первую очередь необходимо проверить полноту и качество заполнения. Некачественно заполненные анкеты должны быть отобраны и отложены. (На анкетах, которые заполнены правильно, но по какой-либо причине вызывают сомнение, следует сделать соответствующие пометки). На каждой из отбракованных анкет следует четко написать причину, по которой эта анкета изъята из массива.
Их нельзя уничтожать и они должны быть сохранены до момента полного расчета с фирмой за выполненную работу. Качественно заполненные анкеты должны быть пронумерованы и подготовлены к последующей докодировке и вводу.
Часть принятых анкет готовится к контролю. Здесь могут быть применены разные способы отбора анкет для контроля.
Могут быть отобраны бланки анкет «по подозрению». (Во время просмотра анкет после их получения у исследователей могли возникнуть сомнения в отношении добросовестности некоторых интервьюеров или некоторых конкретных интервью, тогда они должны были сделать соответствующую отметку на обложке анкеты, например, знак вопроса).
Отбор анкет для контроля может быть проведен по случайной выборке, например, каждая десятая или каждая двадцатая (доля контролируемых анкет зависит от финансовых и организационных возможностей исследовательского коллектива). Но какая-то часть анкет должна быть проверена обязательно.
Качество заполнения при визуальном контроле может не вызвать сомнений, но проверка может обнаружить недостоверность содержащейся в них информации. Поэтому наряду с контролем «по подозрению» необходимо готовить к прямому контролю и какую-то часть анкет, не вызывающих подозрение при визуальном контроле.
Редко, но все же бывают случаи прямой фальсификации данных, когда интервьюер вместо опроса сам заполняет бланки анкет. Гораздо чаще распространены случаи частичной фальсификации: интервьюер не полностью зачитывают вопросы, упрощая их формулировки, опускает некоторые (как правило, наиболее сложные или щепетильные) вопросы, а потом сам дозаполняет их дома.
Иногда сотрудники фирмы, отвечающие за сбор данных, сами «корректируют» некачественно заполненные анкеты и т.п. Проверка чаще всего осуществляется по телефону. Респондента просят ответить, приходилось ли ему участвовать в опросе, когда это было, сколько примерно времени ушло на интервью; затем ему задают несколько вопросов из анкеты, сопоставляя с заполненным бланком. Если у респондента нет телефона, то такая же проверка осуществляется посещением по адресу.
В случае обнаружения расхождения между данными, содержащимися в заполненной анкете, и результатами проверки, из принятого массива данных могут быть исключены как отдельные анкеты, так и все анкеты отдельных интервьюеров (если такие погрешности обнаружены у одного интервьюера в нескольких проверенных анкетах). Если подобные случаи обнаружены в работе ряда интервьюеров, исследователь может забраковать весь массив данных, собранных фирмой. Такие условия следует оговорить в контракте, заключаемом с фирмой, при его подписании.
Изложенные выше основные правила организации работы по сбору информации в случаях, когда эта работа заказывается организациям специализирующимся на данном виде работы, помогут исследователю избежать основных недостатков такого способа организации сбора информации: низкого качества полученной информации и собственной неуверенности в качестве работы на этом этапе.
Статьи по теме
- Меры центральной тенденции
- Объем выборочной совокупности
- Принцип квот
- Принцип типичности
- Выборка: типы и процедуры отбора
- Единицы отбора и единицы, наблюдения
- Основа выборки
- Генеральная совокупность
- Объект исследования
Источник: student-servis.ru
Сбор и систематизация информации
Оперативный доступ к ресурсам, структурирование данных и систематизация информации являются отличительными чертами эффективного бизнеса. Автоматизация и оптимизация бизнес процессов требуют постоянного сбора и структурирования информации. Такая процедура способствует повышению доходности предприятия, упрощает ход основополагающих бизнес процессов и легко обнаруживает узкие места в работе фирмы. Наша компания предлагает свои услуги по сбору первичной информации, анализу и обработке имеющихся данных.
Сбор информации
Анализ данных всегда начинается со сбора первичной информации. Это ключевой пункт, от которого зависит простота процессов обработки и интерпретации окончательных результатов. Сотрудники нашей компании собирают данные по четкой схеме, определенной в зависимости от специфики предприятия, цели исследования и характеристик источников.
Систематизация информации
Структурирование информации — основной этап на пути к разработке и внедрению автоматизации производства. Грамотная систематизация данных позволяет оперативно получить результаты, разработать и внедрить новую технологию управления.
Структурировать данные значит построить классификацию всех документов и других носителей данных, описать методы доступа и способы получения ответа. На практике существует несколько систем сбора и обработки информации. Наши специалисты выбирают лучшую с точки зрения специфики фирмы и личных пожеланий заказчика.
Анализ маркетинговой информации
Процесс анализа маркетинговой информации необходим для повышения эффективности работы предприятия. Данная процедура является цикличной и начинается с изучения потребностей покупателей в релевантной области.
Поэтапное исполнение каждой из этих задач позволяет провести качественный анализ маркетинговой информации и сформировать план по оптимизации деятельности предприятия.
Изучение потребностей
Исследование и оценка потребностей предполагаемых потребителей позволяет составить представление об объемах сведений подлежащих анализу. Выделение основной мотивации покупателя позволяет с большей эффективностью реализовывать продукт, повысить его качество и степень удовольствия, которое клиент получает от приобретения товара или услуги. Совокупность этих факторов положительно влияет на объемы продаж и увеличивает доходность предприятия.
Исследование вторичных источников
Изучение первичных и вторичных источников данных наши сотрудники проводят отдельно. Преимущество получения данных из общедоступных источников состоит в дешевизне метода: в случае, если бюджет проекта сильно ограничен, наши аналитики используют сведения вторичных источников для анализа маркетинговой информации. Если же задачи проекта подразумевают непосредственный опрос предполагаемых потребителей, такие данные будут использованы для формирования базы вопросов и обобщения полученных сведений.
Охват первичных источников
Проведение интервью с экспертами в требуемой области или приглашенными покупателями помогает дополнить и уточнить накопленные сведения. Аналитики формируют анкету на базе уже имеющихся данных и применяют результаты интервью для качественного структурирования информации.
Интерпретация результатов
Результаты исследования сотрудники нашей компании предоставят в наглядной форме. Они составят как подробный отчет, описывающий все этапы проведения анализа, так и краткую выжимку, состоящую из рекомендаций по оптимизации бизнес процессов и улучшению качества производимого продукта или услуги.
Формат, в котором будут предоставлены эти результаты, заказчик может выбрать самостоятельно. Чаще всего выводы оформляют в форме таблицы, схемы, подробного текстового списка или презентации.
Сбор и структурирование информации играют важную роль в обеспечении эффективной работы предприятия. Автоматизация доступа к накопленным сведениям, аудит потребностей покупателя и разработка новых предложений по модернизации технологии управления повысят доходность и увеличат конкурентоспособность предприятия.
Источник: tzprofi.ru
Сбор информации на предприятии
Для проведения полноценного анализа предприятия во всех аспектах его деятельности требуется, прежде всего, качественная исходная информация. Причем такая информация должна включать не только внутренние по отношению к предприятию данные, но также сведения, характеризующие состояние отрасли и экономики в целом.
На уровне конкретного предприятия информация содержится в организационно — распорядительных, финансовых, кадровых документах, в число которых входят:
§ положение об организации;
§ положения о структурных подразделениях;
§ инструкции по отдельным видам деятельности;
§ положения по оплате труда работников предприятия;
§ правила о договорах подряда;
§ акты, справки, сводки, сведения;
§ планы работы (перспективные, годовые, текущие и т.д.);
§ нормативы расхода материальных, трудовых и финансовых затрат;
Исходная информация также содержится и в формах статистической отчетности:
§ форма П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг»;
§ форма П-2 «Сведения об инвестиционной деятельности»;
§ форма П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации»;
§ форма П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»;
§ форма ДАС «Обследование деловой активности строительной организации»;
§ форма 1-ИЖС «Сведения о построенных индивидуальных жилых домах»;
§ форма 9-КС «Сведения о ценах на приобретенные основные строительные материалы, детали и конструкции»;
§ форма 11 «Сведения о наличии, движении и составе основных фондов (средств) и других нефинансовых активах»;
§ форма 12 – Строительство «Сведения о наличии основных строительных машин, числящихся на балансе отчитывающейся организации»;
§ форма 18-КС «Сведения о капитальных вложениях на охрану окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов»;
§ форма 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности»;
§ форма С-1 «Сведения о вводе в эксплуатацию зданий, сооружений и реализации инвестиционных проектов»;
§ форма 5-З «Сведения о затратах на производство и реализацию продукции работ(услуг)».
Значительная часть информации содержится в бухгалтерской, налоговой, управленческой отчетности.
Годовая бухгалтерская отчетность включает:
§ Бухгалтерский баланс (форма №1);
§ Отчет о прибылях и убытках (форма №2);
§ Отчет об изменениях капитала (форма №3);
§ Отчет о движении денежных средств (форма №4);
§ Приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5);
§ Сведения об использовании денежных средств (форма № 12-Ф);
§ Сведения о просроченной задолженности по зарплате(форма №3-Ф)
§ Сведения о наличии и движении основных фондов (средств) и других нефинансовых активов (форма №11);
§ Пояснительную записку к годовому отчету;
§ Итоговую часть аудиторского заключения.
Налоговая отчетность включает формы налоговых деклараций и расчеты по налогам и сборам, например:
§ Декларация по налогу на прибыль;
§ Декларация по налогу на добавленную стоимость;
§ Декларация по налогу на имущество организаций и др.
Кроме перечисленных источников информации, на предприятии студент может ознакомиться с текущей плановой и бухгалтерской документацией, планами работы подразделений, участков, бригад, должностными инструкциями работников отделов и служб и т.д.
В зависимости от темы дипломного проектирования студентом может быть использована другая специфическая информация: тендерная документация по проводимым торгам, проектно-сметная документация по отдельным объектам, укрупненные показатели стоимости, трудоемкости, зарплаты по видам работ, а также программные продукты, как используемые предприятием, так и рекомендуемые для использования в конкретных сферах деятельности.
Однако, не стоит, во что бы то ни стало, пытаться собрать все вышеперечисленные документы. Объем собранной информации должен быть минимально достаточным для ответа на вопросы, которые студент ставит перед собой в ходе исследования.
Так, например, если необходимые сведения уже получены из бухгалтерских документов, совершенно необязательно собирать статистическую отчетность, и наоборот.
Поэтому, перед началом сбора информации, студент должен определить:
1. С помощью каких методов он будет проводить исследование предприятия?
2. Какие конкретно данные нужны ему для анализа с учетом выбранных методов?
3. Из каких источников такие сведения можно получить?
Для ответа на первый вопрос студенту необходимо вернуться к изучению конспектов лекций, учебников, а также отобранной перед началом практики литературы. Для ответа на последующие вопросы помимо анализа литературы студент может проконсультироваться с руководителем практики или работниками предприятия.
1. Пусть при ознакомлении с литературой мы узнали, что анализ себестоимости строительной продукции можно начать с определения ее структуры (другими словами, мы выбрали метод исследования себестоимости).
2. Известно, что себестоимость продукции складывается из прямых затрат и накладных расходов. Прямые затраты, в свою очередь, подразделяются на заработную плату основных рабочих, затраты на материалы и эксплуатацию машин и механизмов. Соответственно, для определения структуры себестоимости строительных работ в исследуемой организации нам необходимо получить сведения о затратах на материалы, заработную плату и т.д. (мы ответили на вопрос, какие данные нам нужны для анализа).
3. Необходимую нам информацию мы можем найти при изучении:
§ бухгалтерской документации (например, себестоимость работ — из отчета о прибылях и убытках; размер выплаченной заработной платы – из формы №5-ЕСН «Отчет о налоговой базе по единому социальному налогу»);
§ статистической отчетности (форма 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников по видам деятельности»; форма 9-КС «Сведения о ценах на приобретенные основные строительные материалы, детали и конструкции»; форма 5-З «Сведения о затратах на производство и реализацию продукции работ(услуг)»);
§ актов выполненных работ и т.д.
После этого нам остается решить, какие источники информации больше подходят для целей исследования, а также к каким из них легче получить доступ.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru