Анализ бизнес-процесса подготовки отчетности связан с необходимостью выявления рисков, влияющих на результативность и продуктивность этого процесса. Продуктивность подготовки отчетности — это затраты на процесс подготовки отчетности, сроки в которые выходит отчетность, стоимость аудита этой отчетности, качество самой отчетности и количество ошибок, выявляемых в ходе аудита.
Результативность процесса подготовки отчетности зависит от координации сотрудников в ходе данного процесса, четкости постановки целей, качество обучения сотрудников и качества проведенного внедрения IT систем. Перечисленные ниже риски являются ключевыми в ходе оценки бизнес процессов, связанных с ведением учета и подготовкой отчетности
Риски, связанные с контрольной средой
Невыполнение и формальный подход к выполнению контрольных процедур – фактор риска связан с тем, что несмотря на наличие надежной системы контроля, ряд процедур по сверке, формированию проверочных отчетов, заполнению комментариев либо выполняется формально, либо вовсе не выполняется (например, в результате нехватки времени при необходимости уложиться в жесткие сроки). В результате на последующих этапах составления отчетности качество данных в информационной системе ухудшается. Консолидированные отчеты, которые должны формироваться автоматически, формируются с ошибками. Для исправления ошибок приходится перепроверять отчеты вручную уже на более поздних этапах процесса. Это вызывает трудозатраты, которых можно было бы избежать и может привести к нарушению общего срока завершения подготовки отчетности
Как посчитать прибыль бизнеса с помощью отчета P&L? Зачем нужен отчет о прибылях и убытках 0+
Низкая функциональность IT систем – в общем случае фактор риска связан с тем, что возможности какой-либо программы, или автоматического контрольного отчета используются не полностью, либо пользователи и вовсе не знают о существовании такого отчета и поэтому не используют его, либо отчет является неудобным для использования и громоздким, либо не выдерживает нагрузочного тестирования (зависает и делает работу с ним невозможным). В результате происходит потеря времени при использовании отчета, что влечет снижение производительности труда. Либо контрольный отчет и вовсе не используется, а автоматизированная контрольная процедура выполняется вручную.
Низкое качество обучения – фактор риска связан с плохим качеством обучающих материалов, или низким качеством обучения работе с каким-либо новым отчетом, программой или процессом, являющимся элементом системы подготовки отчетности по МСФО. В результате сотрудники не умеют пользоваться контрольным отчетом, происходит потеря производительности труда специалистов, работающие с данным отчетом, программой или процессом вследствие возникновения ошибок и их последующего исправления.
Риски, связанные с постановкой целей
Правильность определения плановых сроков завершения процесса – в общем случае, фактор риска связан с тем, что плановые сроки завершения какого-либо процесса/подпроцесса заданы неверно, и это приводит либо к необоснованным затратам на их достижение, либо к упущенной выгоде.
Бизнес-правила в Business Studio: как настроить шаблон отчета
- если заданы слишком жесткие сроки, а их продление на 1-3 дня не вызовет каких-либо существенных последствий или потери экономической выгоды, фактор риска заключается в том, что для достижения цели в поставленный срок общество несет затраты на оплату сверхурочной работы специалистов, либо дополнительные затраты на автоматизацию процесса, которых можно было бы избежать отодвинув срок.
- если задан слишком долгий срок, фактор риска заключается в том, что работа будет выполнена раньше срока, и это вызовет упущенную выгоду в виде возможности достижения цели в более короткий срок.
Риски, связанные с точностью определения событий
В части процесса подготовки отчетности по МСФО события являются главным образом технологическими (например, автоматизация какой-либо функции) или операционными и включают увеличение ресурсов, необходимых для обработки изменяющегося объема данных, сбои в системах безопасности, потенциальные простои информационных систем, изменение бизнес-процессов без применения соответствующих процедур по управлению изменениями, ошибки при совершении процессов, передача функций в сторонние организации при отсутствии надлежащего надзора за ними. Определение событий несет следующие факторы риска, влияющие на эффективность и продуктивность подготовки финансовой отчетности по МСФО
Нерезультативные затраты на IT (автоматизацию) – в общем случае фактор риска связан с тем, что затраты на автоматизацию какой-либо функции, участка или отчета превышают выгоды, полученные от автоматизации
Упущенной выгоды, связанная с IT (автоматизацией) – в общем случае, фактор риска связан с тем, что какой-либо под процесс не автоматизирован и выполняется вручную, при этом выгоды от автоматизации превосходят затраты на нее
Завышение времени выполнения отдельных операций – в общем случае, фактор риска связан с тем, что отдельные специалисты намеренно завышают время, требуемое для выполнения отдельных операций по загрузке данных, выполнению трансформационных поправок или мероприятий по консолидации, в результате чего падает их производительность труда
Необоснованная переработка – фактор риска связан с тем, что специалисты без обоснованной в достаточной степени необходимости выходят на работу в неурочное время (выходные, праздники) с повышенным коэффициентом оплаты труда. Риски связаны с тем, что-либо данную работу можно было сделать и в рамках стандартного рабочего времени (если оно имелось), либо ускорение процесса вследствие работы в выходные не является необходимым для достижения поставленной цели.
Пример: Отчет требуется к 15 числу. На его подготовку требуется 7 дней. Все необходимые данные для начала работ поступили 5 числа. 10 и 11 число приходятся на выходные. Специалист работает над отчетом с 7 по 13 число, включая выходные, в то время как мог это сделать 7 по 15 число, не работая на выходных.
Риски, связанные с эффективностью системы контроля
Бизнес анализ процесса подготовки отчетности, также как и любого другого бизнес-процесса подразумевает выявление конфликта интересов в ходе данного процесса
Конфликт интересов – в общем случае, фактор риска связан с выполнением отдельными специалистами функций, находящихся в компетенции других специалистов или подразделений. В результате происходит потерся производительности труда при подготовке отчетности и возникает конфликт интересов.
Избыточные контрольные процедуры – в общем случае, фактор риска связан с формальным выполнением контрольных процедур в соответствии с требованиями различных документов и расходом времени на документирование выполнения данных процедур, при условии, что проверяемые данные не является материальными для данного общества, и возможные ошибки не несут угрозы искажения данных.
Перекрестные контрольные процедуры – фактор риска связан с необходимостью выполнения нескольких контрольных процедур, направленных на минимизацию одного и того же риска. В результате одна из таких контрольных процедур является избыточной (добирающаяся информация в различных контрольных отчетах и т.п.)
Мнимые расхождения в учетной политике РСБУ и МСФО – фактор риска связан с выполнением ручных трансформационных поправок, из-за расхождений в учетной политике РСБУ и МСФО, в случае, когда таковые можно не выполнять, обеспечив сближение учетной политики на уровне внесения изменений в соответствующие документы.
Риски, связанные с информацией и коммуникациями
Отсутствия конкретики в запросах – фактор риска связан с неточной либо неконкретной постановкой задачи по сбору информации с ответственных структурных подразделений, в следствие чего полученная информация оказывается неудобной для анализа, либо приходится делать дополнительные уточняющие запросы. В конечном счете все это ведет к потере производительности труда сотрудника, сформировавшего неконкретный запрос.
Двойной запрос и анализ данных – фактор риска связаны с тем, что сотрудники выполняющие отдельные участки работ по трансформации и консолидации отчетности по МСФО, недостаточно эффективно обмениваются информацией между собой, вследствие чего происходит двойной запрос одной и той же информации от ответственных структурных подразделений различными пользователями и двойная работа по ее анализу. Например, появление нового крупного договора вызывает рост затрат и кредиторской задолженности в отчетном периоде. Анализируя колебания каждого показателя в отдельности (затраты, кредиторская задолженность) информация дважды запрашивается и анализируется каждым специалистом.
Несвоевременное поступление данных – в общем случае, фактор риска связаны с несвоевременным предоставлением данных ответственными структурными подразделениями, просрочкой исполнения поручений, в следствие чего, другие специалисты, которые обрабатывают эти данные следующими по очереди вынуждены терять время ожидая получения данных.
Обработка предварительных данных – в общем случае, риск связан с тем, что в результате быстрого закрытия происходит загрузка в систему предварительных данных, и их анализ и выполнение контрольных процедур на их основе. В последствие происходит повторная загрузка уточненных (скорректированных) данных, в результате ранее сделанная работа по анализу обработке предварительных данных выполняется повторно (на уточненных данных). Это влечет снижение производительности труда в результате потери времени.
Неправильное реагирование на риск
Появление повторных типовых ошибок – фактор риска связан с тем, что работа по мониторингу решения проблем, возникающих на этапе трансформации и консолидации не ведется должным образом. Одни и те же ошибки или проблемы возникают от периода к периоду, при этом не ведется работы по их анализу и предотвращению появления в будущем. В результате снижается производительность труда, т.к. сотрудники вынуждены каждый раз заново решать одни и те же проблемы, вместо того, чтобы один раз устранить их причину.
Оценка рисков и мониторинг несет следующие факторы риска, влияющие на эффективность и продуктивность подготовки финансовой отчетности по МСФО
Недостаток мероприятий, направленных на повышение эффективности процесса подготовки отчетности по МСФО и его оптимизацию – фактор риска связан с тем, что департамент внутренней и внешней отчетности должен самостоятельно и на регулярной основе проводить работу по оптимизации процесса подготовки отчетности и снижению его стоимости, и такая работа должна быть подкреплена задокументированными результатами.
Некорректные задачи оптимизации процесса подготовки отчетности – фактор риска связан с тем, что задокументированные результаты работ по оптимизации процесса подготовки отчетности были достигнуты ценой, превышающей их потенциальный эффект
Источник: bestsaldo.ru
Битрикс24 — Отчет по бизнес-процессу
Отчет по моделированию бизнес-процессов
Исходное задание: Описание системы предоставления доступа к сети Интернет.
Расширенное описание: В службу поддержки провайдера поступило обращение на подключение услуги доступа к сети Интернет, в результате поступившего обращения, были проделаны следующие действия. Регистрация заявки оператором и перенаправление её специалистам. Определение даты подключения услуги. Проведение и установка оборудования. Заключение договора.
Состав подразделений (подсистем) информационной системы:
В службу поддержки провайдера поступил звонок на неработающую услугу интернета. В результате данного обращения были проделаны следующие действия:
- Проверка оператором работы оборудования
- Необходимые настройки оборудования.
- Если работа услуги не возобновилась, оператор составил задание на проверку линии и передал её специалистам.
- Специалисты проверили линию интернета, проконсультировали по заявке и работа интернета возобновилась.
- За те дни, которые устранялась неисправность, абоненту был оформлен перерасчет.
Перечень функций и задач системы:
Основными функциями оператора являются:
Предоставление информации по подключению услуги, смене тарифного плана, консультация по начислениям за тарифный план, консультирует по подключению дополнительных услуг, предоставляет информацию о расторжении договора.
Главной задачей оператора является, предоставление достоверной информации. Заинтересованность в проблеме клиента.
Основными функциями специалистов являются:
Устранение неполадок и проверка оборудования по договоренности с абонентом. Консультации и рекомендации по работе с оборудованием.
Главной задачей специалистов возобновление услуги и устранение неполадок в кратчайшие сроки.
Подробное описание работы каждого подразделения
В службу поддержки провайдера поступило обращение на некачественное предоставление доступа к сети Интернет. Абонент на грани расторжения договора. Оператор согласно регламенту старается сохранить пользователя услуги. Проверяет все необходимые настройки оборудования, создает задание на перерасчет суммы в качестве компенсации.
Если услуга так и не заработала, направляет задание специалистам. Специалисты проверяют линию, устраняют неполадки, возобновляют доступ к услуге.
Описание отдельных сценариев работ подразделений:
В службу поддержки провайдера поступил звонок от абонента:
Выяснение причины обращения. Помощь и консультация в решении вопросов.
Специалисты выявляют причину непредставления доступа к сети интернет, устраняют неполадки, возобновляют работу услуги.
Входная и выходная информация для каждого подразделения (подсистемы)
1)В службу поддержки провайдера поступило обращение с несогласием за начисления услуги доступа к сети Интернет. Оператор оповещает абонента о повышении тарифных планах Интернета с нового года. Если абонент хочет отключить услугу, то оператор подбирает абоненту новый тарифный план, таким образом, сохраняя абонента в компании.
2)В службу поддержки провайдера поступило обращение на непредоставление услуги доступа к сети Интернет. В филиале произошла массовая авария, оператор приносит извинения от лица компании, если абонент крайне не доволен, то оператор составляет задание на перерасчет, в качестве компенсации.
3)В службу поддержки провайдера поступило обращение на непредоставление услуги доступа к сети Интернет. Провайдер с нового года повысил цены на тарифные планы, абонент крайне не доволен данной ситуацией, так на балансе недостаточно средств, позднее время и абонент не может погасить задолженность. Оператор предлагает абоненту воспользоваться услугой обещанного платежа, и доступ к сети Интернет возобновляется.
4) В службу поддержки провайдера поступило обращение непредоставление услуги доступа к сети Интернет. У абонента уже несколько дней не работает услуга, у него оформлена заявка на устранение данного повреждения. Оператор оформляет задание с жалобным характером, доводит информацию до руководства,абоненту оформляет перерасчет за дни непредоставления услуги, тем самым решает проблему устранения повреждения в кратчайшие сроки.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 2
ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ РАБОТ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
Рис. 1. Модель предоставления доступа к сети Интернет.
На рис.1. продемонстрирована модель предоставления доступа к сети Интернет, в которой провайдер на основе регламента поддержки пользователей предоставляет данную услугу абонентам.
Рис. 2. Модель декомпозиции предоставления доступа к сети Интернет.
На рис. 2. представлена декомпозиция по предоставлению доступа к сети в Интернет. В данной модели оператор составляет заявку на подключение услуги, направляет её специалистам, специалисты в свою очередь, проводят оборудование абоненту. После проведения работ, с абонентом заключается договор.
Рис. 3. Модель декомпозиции составления заявки на подключение услуги
На рис. 3. Изображена модель декомпозиции составления заявки оператором на подключение услуги. Оператор делает проверку на техническую возможность подключения услуги, после этого подбирает наиболее подходящий тарифный план, заполняет в заявке к.т. данные абонента для связи.
Рис. 4. Модель декомпозиции проведения кабеля до оборудования.
На рис. 4. изображена модель декомпозиции проведения кабеля до квартиры абонента. Специалист согласно регламенту протягивает кабель до квартиры абонента, производит настройки на компьютере абонента, а также консультирует по работе в сети Интернет.
Рис. 5. Модель декомпозиции заключения договора
На рис. 5. Изображена модель декомпозиции заключения договора абонента с провайдером. После проведения оборудования, специалист сверяет паспортные данные абонента, заполненные в договоре, абонент расписывается в договоре и производит оплату услуги за месяц пользования. В результате мы получаем оформленный договор, одна копия которого остается у абонента, а вторая у провайдера.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 3
ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ ПОТОКОВ ДАННЫХ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ
Рис. 6. Модель потоков данных системы по заключению договора
На рис. 6 изображена модель потоков данных системы по заключению договора, в которой на основании заявки от абонента, провайдер предоставляет услугу доступа к Сети Интернет. Заявка на подключение остается в базе данных провайдера, после обработки заявки, подготавливается договор, проводится кабель до квартиры абонента, настраивается оборудование, производится сверка данных в договоре. Абоненту предоставляется услуга доступа к сети Интернет, на основании этого компания с абонентом заключают договор.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4
ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММЫ ПРЕЦЕДЕНТОВ
Рис. 7. Модель прецедентов системы по предоставлению услуги доступа к сети Интернет
На рис. 7 продемонстрирована модель прецедентов системы по предоставлению услуги доступа к сети Интернет, в которой указываются обязанности всех участников данного бизнес-процесса и взаимосвязи между ними. Абонент подает заявку на подключение услуги, оператор в свою очередь оформляет заявку, подготавливает договор и перенаправляет заявку специалистам. Специалисты в свою очередь, проводят кабель до квартиры абонента, настраивают оборудование, сверяют данные в договоре. В результате, абоненту предоставляется услуга доступа к сети Интернет и на основании этого заключается договор.
Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы
Источник: studrb.ru