HR-функция с самого начала оказывает огромное влияние на эффективность работы всей компании. Вполне возможно, что в вашей организации пока нет HR-отдела и реализуется только минимум кадровых функций. Или, возможно, вы уже начинаете или задумываетесь, как построить HR-отдел с нуля.
HR-отдел не только помогает обеспечить соответствие нормативным требованиям, но и играет важную роль в обеспечении вовлеченности и продуктивности сотрудников. Так как же создать HR-отдел? Расскажем, что нужно делать!
1. Изучите текущее состояние HR-функции в компании
Что учредители и/или линейные руководители создали с точки зрения найма персонала, политик управления персоналом и инструментов? Ознакомьтесь с текущим состоянием HR-функций, чтобы понять, с чего начать работу HR-отделу. В качестве отправной точки для оценки текущего состояния можно использовать следующую диаграмму:
Поместите каждую из функций по шкале от 0 (где ничего не существует) до 10 (процесс полностью создан и хорошо работает). Это будет хорошей отправной точкой для понимания необходимости старта, разработки или ведения определенного процесса управления персоналом в новом отделе.
Бизнес-процесс: подбор персонала. Схема
Ответьте на следующие вопросы, чтобы понять текущее состояние:
- Какие HR-инструменты существуют?
- Нужно ли их заменять?
- Нуждаются ли они в развитии?
- Какова роль линейных руководителей?
- За что они ответственны в части HR-функций?
- Что они в настоящее время делают в части управления талантами?
- Какая политики существуют?
- Существуют ли основные стратегии в области занятости и кадровой политики? (Это будет наиболее срочным приоритетом для обеспечения соответствия вашей организации внешним требованиям)
- Были ли приняты все меры по соблюдению минимальных рабочих стандартов?
- Существуют ли какие-либо срочные приоритеты?
Таким образом, сочетание понимания текущего состояния по всем HR-функциям и самых срочных потребностей компании даст вам хорошую отправную точку для создания первых задач HR-отдела в компании.
2. Организуйте учет сотрудников и наладьте процесс кадрового учета.
HR отвечает за управление жизненным циклом сотрудника, а кадровый учет сотрудников являются отправной точкой.
Необходимо иметь четкое представление о том, сколько сотрудников в компании, и создавать документы, которые являются юридически необходимыми, а также они помогут вам в долгосрочной перспективе при работе над индивидуальными планами развития.
Для каждого сотрудника нужно иметь личную карточку сотрудника (или личное дело). Традиционно, раньше это делалось на бумажной основе, но большинство организаций внедряют цифровые инструменты для управления личными карточками сотрудников. Ниже приведены некоторые примеры документов, которые необходимо сохранить:
- Рекрутинговые документы – включая резюме, записи с собеседований, оценки, заявления о приеме на работу. Обязательно нужно изучить и соблюдать закон о персональных данных при хранении этих документов.
- Документация по заработной плате – расчетные листы, письма о повышении в должности (повышении зарплаты, приказы).
- Записи о работе сотрудников – сбор всей письменной информации, электронных писем, сценариев переговоров.
- Документы о прекращении сотрудничества
- Заполненные протоколы обучения
- Любые дисциплинарные процессуальные документы.
Вы можете обнаружить, что многие из этих документов существуют, но они не систематизированы или не оформлены. Начните со сбора той информации, которую сможете найти. А затем дополняйте свои записи. Поговорите со всеми линейными руководителями и руководителями организации и соберите у них как можно больше информации.
Разбираем блок-схему бизнес-процесса подбора кадров в компании.
Это будет ваша стартовая база. Затем для каждой из упомянутых выше категорий создайте папки для каждого сотрудника и постепенно дополняйте. Обсудите со своим ИТ-отделом вопрос разработки безопасного способа хранения этих документов в электронном виде.
3. Начните с разработки правил и политик
Может быть, у вас пока нет никакой информации, а может быть уже собрана какая-то основная информация. Можно определить приоритеты наиболее важных политик и начать их составление.
Ниже приведены некоторые из правил и политик, которые могут быть разработаны:
- Часы работы
- Прием на работу
- Управление производительностью
- Сверхурочная работа
- Расторжение отношений
- Политика отпусков
- Политика борьбы с дискриминацией (политика diversity)
- Правила поведения сотрудников
- Политика общения в социальных сетях
- Политика конфиденциальности
- Прохождение испытательного срока
- Политика неразглашения информации
- Политика в области охраны труда и техники безопасности
- И другие
Убедитесь, что после разработки политики ее легко и просто понять. Каждый сотрудник должен быть с ними ознакомлен, и они должны быть легко доступны на ваших внутренних ресурсах.
Источник: hreducation.ru
Как оптимизировать кадровую работу компании
Кадровая служба работает с огромным количеством документов и отчетов. Как упростить процессы и сократить объем документов без нарушения закона. Расскажем, как грамотно организовать работу отдела кадров.
Зачем нужна оптимизация кадровой работы
Оптимизация – это упрощение процесса с сохранением или повышением его эффективности. Данная процедура должна привести к таким положительным результатам как:
- сокращение времени на документооборот;
- автоматизация рабочих процессов;
- сокращение количества сотрудников, необходимых для ведения кадрового документооборота;
- сокращение количества ошибок, а вместе с этим и вероятности получить штрафы;
- увеличение эффективности и скорости бизнес-процессов.
Организация кадрового делопроизводства от КСК ГРУПП – это постановка кадрового учета в только что открывшихся компаниях или компаниях, где не велась подобная работа. В комплекс услуг входит: разработка документации, кадровый консалтинг руководства компании и тренинги специалистов.
Как провести оптимизацию кадровой работы
Прежде чем задуматься об оптимизации процесса, первое, что нужно сделать – понять в каком состоянии кадровая служба находится сейчас.
Предварительный анализ
Необходимо подробно ознакомиться с планом и графиком кадрового документооборота.
При изучении этих документов важно ответить на вопросы:
- Какие документы и в скольких экземплярах заполняются на каждого сотрудника?
- Какие документы являются обязательными, а какие – нет?
- Где нужна подпись директора/главного бухгалтера/специалиста по кадрам и, самое главное, сотрудников? У кого есть право подписи и для работы с какими документами?
- Какие документы должны быть подписаны всеми сотрудниками организации или группой, а какие документы – личные.
Кадровый аудит от КСК Групп
Оценим трудовые риски, минимизируем штрафы, поможем избежать трудовых споров.
Пошаговая инструкция по оптимизации кадровой работы компании
Шаг № 1. Создание действующих «маршрутов» документов.
- кто из сотрудников составляет документ;
- кто из сотрудников обрабатывает документ;
- кто из сотрудников участвует в согласовании документа;
- кто регистрирует утвержденный документ.
Важно отметить ситуации, когда один и тот же документ проходит через одного сотрудника несколько раз.
Таким образом составляется «карта» документооборота. Уже из нее можно увидеть «нефункциональные отрезки путей» документа и прочие процессы, усложняющие работу кадровой службы компании.
Шаг № 2. Оптимизация плана и графика документооборота.
Для этого нужно максимально сократить объем документов, а также минимизировать количество операций с документами. Этого можно достигнуть за счет:
- Уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
- Отмены в организации документов с неактуальными формами.
- Перевода документов в электронную форму.
В последующих шагах распишем принцип действий по каждому направлению.
Шаг № 3. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения.
Уничтожить документы можно только после истечения законодательно установленного срока их хранения. При проведении процедуры нужно соблюсти все требования закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Шаг № 4. Анализ форм документов.
Существуют обязательные документы, которые определены нормами законодательства. Требования к их содержанию и форме устанавливает закон, а не организация.
А есть документы, которые утратили свою актуальность, но компания продолжает их вести по привычке.
Нужно отследить, какие формы документов устарели, и подумать об их отмене в организации.
Например, ранее упразднили форму личной карточки Т-2. Также отменили обязанность создавать приказ о приеме на работу, достаточно оформить трудовой договор. Но многие кадровые службы продолжают их применять.
Шаг № 5. Анализ содержания документов.
Каждый документ должен:
- иметь юридическую силу (реквизиты, подписи и т. д.);
- защищать организацию от разногласий с сотрудниками, проверяющими, от штрафов;
- быть понятным;
- учитывать потребности работодателя и сотрудников.
Если в документе содержатся лишние реквизиты и сведения, не установленные законом, то их лучше убрать из формы. Таким образом оптимизируем не только сам документооборот, но и форму каждого документа в организации.
Шаг № 6. Анализ дополнительного кадрового документооборота.
Сотрудники отдела кадров часто также занимаются:
- воинским учетом;
- работой с персональными данными;
- ведением журналов по соблюдению техники безопасности;
- соблюдением норм проведения обязательных медосмотров;
- вопросами взаимодействия с миграционными отделениями МВД по работе иностранных сотрудников;
- полностью или частично проведением СОУТ.
В перечисленных направлениях нужно провести такую же работу, как по основному документообороту.
Шаг № 7. Перевод документов в электронную форму.
Самый главный этап оптимизации кадровой работы компании – это перевод документов и операций с ними в электронный формат. Так можно сократить временные затраты на кадровый документооборот, избежать ошибок и беспорядка в работе кадровой службы.
Опишем подробнее последовательность действий при переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Разработка кадровых документов от КСК ГРУПП – подготовка проектов кадровых документов любой сложности: от типовых трудовых договоров и штатных расписаний до специализированных локальных нормативных актов, учитывающих все нюансы работы компании или предприятия.
Переход на кадровый электронный документооборот
Сразу отметим, что не все документы можно вести в электронной форме.
Закон требует оформлять исключительно в бумажном виде:
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
Приказы о премировании, на отпуска, командировки, трудовые договоры и дополнения к ним, должностные инструкции, табели, расчетные листки и многие другие документы можно перевести в электронный формат.
Ранее существовала возможность ведения КЭДО только с дистанционными сотрудниками (ст. 312.3 ТК), но с конца 2021 года такая возможность появилась для всех работодателей (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
Чтобы перевести кадровый документооборот в электронный формат по правилам ст. 22.2 ТК нужно создать ЛНА по организации, в котором прописать:
- дату начала применения КЭДО в организации;
- порядок применения КЭДО;
- порядок ознакомления сотрудников с возможностью КЭДО;
- наименования кадровых документов, которые переводятся в электронный формат;
- тип применяемой ЭЦП со стороны организации и сотрудников;
- прочие правила применения КЭДО в организации.
А если вам некогда заниматься постановкой эффективной системы кадрового делопроизводства, поручите это специалистам КСК ГРУПП. Кадровый аутсорсинг представляет собой комплекс решений для бизнеса с учетом специфики и масштабов деятельности.
Кадровый аутсорсинг включает в себя:
- Кадровый консалтинг – консультирование в области кадрового учета.
- Кадровый аудит – оценка системы кадрового документооборота компании.
- Восстановление кадровых документов – создание или восстановление отсутствующих в системе кадрового учета документов.
- Организация кадрового делопроизводства – постановка кадрового учета и разработка кадровой документации.
- Ведение кадрового делопроизводства – оформление и учет кадровой документации.
- Разработка кадровых документов – подготовка проектов кадровых документов.
- Тренинги – специальная обучающая программа может проводиться как для одного сотрудника компании, так и для целого отдела.
Кадровый аудит от КСК Групп
Оценим трудовые риски, минимизируем штрафы, поможем избежать трудовых споров.
Источник: www.klerk.ru
Бизнес-процессы в управлении кадрами. Управление персоналом как бизнес-процесс Бизнес процессы отдела по работе с персоналом
При приеме на работу или при переводе сотрудника в другое подразделение, часто бывает востребованной организация своевременного обеспечения ресурсами, необходимыми для выполнения трудовых обязанностей.
Здесь важна как оперативность предоставления ресурсов, так и вопрос безопасности, возникающий при раздаче прав на различные ресурсы. Также немаловажным является история изменения предоставленных ресурсов сотруднику.
Если задуматься, то ресурсов достаточно много и их можно сгруппировать по определенным критериям:
- общие ресурсы компании одинаковые для всех сотрудников (Пример: учетная запись в домене, учетная запись для доступа в интернет, учетная запись в СЭД DIRECTUM и т.д.)
- ресурсы в разрезе видов должностей (Пример: личный почтовый ящик, определенные сетевые ресурсы, доступ к сайтам и т.д.)
- ресурсы в разрезе отделов (Пример: доступ к программам, базам данных и т.д.)
Данные вопросы «закрывает» справочник «Работники», немного доработанный всвязи с поставленной задачей.
Заметим, что в справочнике фиксируется дата подключения и отключения ресурса (на случай перехода сотрудника в другой отдел или его увольнения), а также ответственный за подключение.
Вот так выглядит справочник «Ресурсы по отделам»:
А это справочник «Ресурсы по должностям»:
Конечно, для заполнения справочников «Ресурсы…» необходимо предварительно согласовать список всех ресурсов в разрезе должностей и подразделений и только после этого переходить к наполнению справочников.
А справочник «Работники» заполняется в процессе прохождения типового маршрута «Прием/Перевод/Увольнение сотрудника».
Добавление записей в справочник разрешено только ответственному сотруднику и только после соответствующего согласования.
Кнопка «Заполнить ВСЕ» активна при отсутствии записей в справочнике, это позволяет осуществить первоначальное заполнение ресурсов на основе заполненных полей Должность и Подразделение , естественно, если соответствующие поля не пусты, иначе данный фильтр не обрабатывается. Для того чтобы дозаполнить табличную часть справочника «Работники» существует кнопка «Обновить».
Как это работает?
- После оформления кадровых документов менеджер по кадрам вносит данные о нём в справочники «Персоны» и «Работники» в СЭД DIRECTUM.
- Далее запись справочника «Работники» отправляется вложением по типовому маршруту «Прием/Перевод/Увольнение сотрудника».
- Следующим шагом является открытие доступа к ресурсам ответственными лицами (технический отдел, бухгалтерия, хозяйственная служба)
- Ознакомление с локальными нормативными актами компании.
- Принятие решения о прохождении испытательного срока. За 7 (семь) рабочих дней до окончания испытательного срока сотрудника руководителю подразделения, в котором он работает, приходит задание по выполнению которого, принимается решение о прохождении/непрохождении сотрудником испытательного срока. (Есть возможность указать конкретную дату окончания периода испытательного срока или уволить сотрудника.)
- При необходимости существует возможность изменения прав доступа к ресурсам.
Схема типового маршрута «Прием/Перевод/Увольнение сотрудника».
Стремящийся обеспечить долговременный рост своего бизнеса работодатель понимает, что «инвестиции в людей» не менее важны, чем обновление материальной базы производства, поскольку профессионализм сотрудников и их способность к развитию являются конкурентными преимуществами компании. Высокий процент текучести кадров сказывается на успешности организации так же остро, как финансовые потери…
Увольнение с промышленного предприятия людей рабочих специальностей, влечет за собой рост издержек: это и прямые потери прибыли от непроизведенной продукции, и косвенные, включающие затраты на поиск, отбор и наем новых людей, их адаптацию, обучение…
Опыт коллег и собственные наблюдения показывают, что к высокой текучести кадров приводят ошибки во всех звеньях управления персоналом, начиная с найма и заканчивая увольнением. Так, например, при опросе 500 увольняющихся работников промышленной компании были выявлены следующие причины их ухода:
В заключение рассмотрим категории бизнес-процессов, отвечающих за развитие и управление персонала.
Создание и управление кадровой стратегией. В эту категорию входят бизнес-процессы, обеспечивающие определение требований организационной стратегии, определение затрат на персонал и требований к персоналу, определение роли персонала в организации.
Реализация стратегии в текущей работе. К этой категории относятся анализ, разработка и пересмотр рабочих мест; определение и упорядочивание результатов работы и способа их измерения; определение необходимой для рабочих мест квалификации.
Управление кадрами. К управлению кадрами как подкатегории управления персоналом относится планирование и прогнозирование потребностей в рабочей силе; разработка планов карьерного роста; поиск, отбор и принятие на работу сотрудников; создание и организация команд (бригад); перевод сотрудников на другое место работы; реструктуризация и приведение в соответствие численности персонала; управление процессами выхода сотрудников на пенсию; помощь при переводе в другую организацию в случае сокращения персонала.
Развитие и переподготовка персонала. Эта категория приобретает новое значение в условиях динамично изменяющегося бизнес-окружения. К ней относят приведение в соответствие потребностей в развитии сотрудника и организации; разработку и управление программами обучения и переподготовки; разработку и управление программами профессиональной ориентации сотрудников; развитие функциональных и процессных навыков/квалификации, развитие управленческих и лидерских навыков персонала, а также навыков работы в команде.
Управление достижениями, премированием и награждением сотрудников. Эта категория является определяющей для формирования организационной культуры и мотивации сотрудников к труду. В нее входят: определение критериев оценки производительности сотрудников; разработка обратной связи и подходов к управлению производительностью сотрудников; управление производительностью в команде; оценивание работы с точки зрения рыночной ценности и с точки зрения внутренней полезности; разработка и управление основной и дополнительной заработной платой (и другими видами компенсаций); управление программами премирования и награждения, а также статусом и привилегиями.
6. Обеспечение здоровья и удовлетворенности сотрудников , необходимость существования этой категории бизнес-процессов вытекает из новой управленческой парадигмы и ценности человека как ключевого ресурса любой организации. К этой категории относятся: управление удовлетворенностью сотрудников своей работой; разработка механизмов поддержки и помощи на работе и в семье; управление и поддержание дополнительных выгод сотрудника от работы; управление медицинским обслуживанием и техникой безопасности; управление внутренними коммуникациями; управление структурой рабочей силы и поддержание ее разнородности (соотношения мужчины/женщины, старые/молодые и т.п.).
Обеспечение мотивации и вовлечения сотрудников в рабочий процесс. Управление бизнес-процессами, относящимися к этой категории, является особенно важным для успешного проведения любых организационных изменений и полноценной реализации управления бизнес-процессами.
Управление отношениями с профсоюзами. В эту категорию входят бизнес процессы по управлению взаимовыгодными отношениями с коллективом и сотрудничеством с профсоюзом организации.
Разработка информационных систем управления персоналом. К этой категории относятся все бизнес-процессы, связанные с выработкой организацией стандартов па представление и хранение данных по учету персонала; разработкой и вводом в эксплуатацию информационных систем предприятия; получением, сбором, хранением, изменением и обновлением информации; управлением документооборотом по персоналу; оценкой и аудитом качества информации.
Теория управления бизнес процессами в области управления персоналом должна найти практическое применение в работе служб управления персоналом. В результате этого будут усовершенствованы существующие и внедрены новые бизнес процессы управления персоналом, такие как разработка и внедрение единой кадровой политики, отбор и всестороннее тестирование кандидатов на вакантные должности, формирование внутреннего и внешнего кадрового резерва, управление карьерой сотрудников, оценка личностных и психологических особенностей менеджмента, проведение интенсивных тренингов по межгрупповому взаимодействию и навыкам работе в команде.
В современных условиях большая часть стабильных предприятий структурирует свои бизнес-процессы, в том числе и в сфере HR-менеджмента: по четко описанной схеме значительно легче работать.
После того как на нашем предприятии закончилась реорганизация и оно вышло на «точку безубыточности», мы решили упорядочить работу каждого специалиста, в том числе и деятельность рекрутера.
Подбор сотрудников — ключевое направление деятельности службы управления персоналом (отдела кадров), потому что формирование команды начинается с поиска и подбора нужных компании людей. Расскажем подробнее, как на нашем предприятии упорядочен процесс рекрутинга.
Для того чтобы повысить качество управления человеческими ресурсами и эффективность работы внутреннего рекрутера, было разработано Положение «О поиске, подборе и найме персонала». Данный документ описывает бизнес-процесс рекрутинга: регламентирует всю цепочку действий рекрутера, устанавливает правила взаимодействия по вопросам найма между департаментом управления персоналом и другими подразделениями.
Бизнес-процесс поиска, подбора и найма персонала на нашем предприятии состоит из девяти этапов (схема ):
Схема бизнес-процесса «Поиск, подбор и наем персонала»
Нажмите на изображение для увеличения
Этап 1. Подача заказчиком в департамент управления персоналом заявки на подбор кандидата. Процесс рекрутинга начинается с заполнения заказчиком (руководителем структурного подразделения) бланка заявки на подбор кандидата. Основными требованиями мы считаем: 1) опыт работы; 2) владение необходимыми навыкам; 3) знание иностранного языка (на некоторых позициях). В заявке отмечаются также предпочтения по полу и возрасту кандидата. Заполненную заявку визирует директор предприятия.
Этап 2. Поиск/подбор персонала. Чтобы все сотрудники, принимающие участие в подборе персонала, однозначно понимали критерии отбора, рекрутер анализирует заявку и уточняет:
- название вакансии, в каком структурном подразделении она открыта;
- причину возникновения вакансии;
- кому подчиняется специалист на данной должности/количество подчиненных;
- функциональные обязанности;
- основные требования к кандидатам.
Заказчик обязан четко обосновать указанные в заявке требования к соискателю:
- возрастные ограничения;
- обязательный уровень образования (специализация, квалификация, наличие специального обучения и пр.);
- необходимый опыт работы (направления деятельности, название должности, отдела, в рамках которых мог ранее работать специалист);
- узкоспециальные профессиональные навыки (уровень знаний ПК, владение иностранными языками, опыт вождения автотранспорта и т. д.).
Эйчар обязан знать, какие профессиональные ЗУН на данной позиции необходимы, какие желательны, какими деловыми и личными качествами должен обладать работник. Это важно для того, чтобы правильно провести анализ работы (должности).
Имея четкое представление о требованиях руководителя к будущему сотруднику, нюансах работы, особенностях микроклимата в коллективе структурного подразделения и корпоративной культуры предприятия в целом, рекрутер формирует профиль должности , в который включается следующая информация:
- возрастные ограничения (обоснованные);
- предпочтения по семейному положению и наличию детей, их возрасту (например, семейные люди не всегда соглашаются на частые командировки);
- требования к образованию;
- наличие вредных привычек (корпоративная культура компании их не приемлет);
- состояние здоровья;
- требования к опыту работы;
- необходимый уровень знаний, умений, навыков;
- личностные характеристики.
Пример профиля должности приведен в таблице 1 .
Табл. 1. Профиль должности «специалист по работе с клиентами»
Источник: sib-riba.ru