Отдел по обеспечению бизнеса это

Материально-техничнеское снабжение предприятия является первоочередной задачей, которую приходится решать руководству для обеспечения выполнения поставленных задач в максимально эффективном режиме.

Српецифика снабжения предприятия

Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой.

В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям.

Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.

Магистерская программа «Правовое обеспечение и защита бизнеса»

Отдел снабжения: функции

• Организация формирования номенклатуры материалов для производства продукции.
• Планирование поставок в разрезе года и по периодам года (квартал, месяц).
• Изучение рынка поставщиков необходимых товарных групп путем участия в выставках, ярмарках и других подобных мероприятиях. Выбор оптимальных вариантов снабжения с учетом логистики.
• Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль за их исполнением.
• Организация приемки поступающих товаров и изделий в соответствии с действующими документами (Положение о поставках, Инструкции П-6 и П-7).
• Оптимальное размещение закупленных материальных ценностей на складах с учетом внутренней логистики предпрития.
• Разработка нормативов потребления отдельных товарных позиций в производстве и контроль за их исполнением.
• Разработка предложений по замене дорогостоящих материалов на более дешевые с учетом их технологичности.
• Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов предприятия в части материального обеспечения.

Эту работу на предприятии возглавляет начальник отдела снабжения. Он подчиняется непосредственно коммерческому директору.

Организация обеспечения материалами

Отдел снабжения, функции которого рассмотрены выше, обычно строится по трем основным направлениям:

1. Материальные группы. Они занимаются организацией и контролем поставок товаров отдельных групп (спецодежда и обувь, концтовары, подшипники, смазки и горючее, хозтовары и прочее), контролируют их правильное использование в соответствии с требования технологического процесса. В непосредственном контакте с ними работает складское хозяйство.
2. ОТК на приемке. Организует входной контроль матералов и изделий в соответствии с упомянутыми выше положениями. В составе группы обязательно участие квалифицированного юриста, возглавляющего претензионную работу. Основанием для осуществления ее деятельности является соответствующий стандарт предприятия.
3. Бюро нормирования. Это подразделение разрабатывает и контролирует выполнение норма расхода материалов. В его состав входит специалист, отвечающий за своевременным движением бухгалтерских и финансовых документов и отчетность по ним, а также экономист или соответствующая группа. Это зависит от размера предприятия и объема потока информации.

Что такое отдел контроля качества? | Александр Высоцкий

Начальник отдела снабжения

На эту должность назначается инженер с высшим экономическим образованием, имеющий значительный опыт работы в аналогичной должности.

Начальник отдела представляет категорию «руководители». Исполнение обязанностей по должности он осуществляет в соответствии с действующими нормативно-правовыми и другими документами по материално-техническому снабжению, Уставом организации и соответствующими указаниями и распоряжениями вышестоящего руководства, должностной инструкцией.

Компетентность

Начальник отдела снабжения должен знать:

• нормативные и законодательные документы, касающиеся снабжения организации;
• рыночные способы ведения хозяйства;
• переспективные направления развития предприятия;
• методы планирования потребления материальных средств, порядок нормообразования и контроля за исполнением показателей расходования;
• организацию складского хозяйства;
• порядок ведения договорной работы с поставщиками;
• уровень оптовых и розничных цен на применяемые материалы;
• основы законодательства по труду, охране труда и пожарной безопасности.

Должностные обязанности начальника отдела снабжения

1. Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства.
2. Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов.
3. Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов.
4. Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей.
5. Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами.
6. Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки.
7. Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами.
8. Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие.
9. Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения.

Заключение

Отделы снабжения заводов и других предприятий непоспредственно влияют на успешность их работы. В себестоимости продукции материалы занимают определяющее место, что налагает на отдел снабжения особую отвественность за судьбу организации.

Источник: businessman.ru

Чем занимается отдел снабжения

Снабжение предприятия необходимыми материально-техническими средствами – первоочередная задача соответствующего отдела. Корректные поставки материалов и оборудования позволяют компании эффективно функционировать и поддерживать свою конкурентоспособность на рынке.

Чем занимается отдел снабжения, его обязанности

Отдел снабжения – это специфическое подразделение, занимающееся организацией поставок, требуемых для функционирования компании материалов. В небольших фирмах снабжением может заниматься один или несколько человек из сторонних подразделений (производственный отдел, инженер или один из бухгалтеров). Если речь идет о крупной строительной компании, то уместно создавать отдельное подразделение, в котором закупкам и поставкам будет уделяться все рабочее время кадров.

На разных предприятиях объемы поставок отличаются, как и некоторые функции отдела. К основным обязанностям сотрудников снабженческого подразделения относятся следующие позиции:

• непосредственное снабжение. Такие работники должны проводить анализ информации о нуждах предприятия в материалах, технике и оборудовании, оформлять соглашения с поставщиками, следить за своевременными поставками заказанных товаров, а также организовывать хранение полученной продукции до момента ее использования;
• создание планов. Снабженцы должны детально изучать рынки с требуемыми товарами, оценивать текущую и долгосрочную перспективу норм расходования материалов на предприятии для гарантии стабильного производства, оптимизировать складские запасы, чтобы не допустить нехватки определенных товаров, а также составлять прогнозы потребностей компании, исходя из статистических данных;
• осуществлять контроль над сроками поставок, качеством получаемых товаров, складскими запасами, а также над своевременностью предъявления претензий поставщикам в случае поставки дефектных материалов.

Функции отдела материально-технического снабжения

Исходя из обязанностей отдела снабжения, уместно обозначить его основные функции:

• организация составления номенклатуры компании для изготовления товаров;
• планирование закупок в рамках определенного отчетного периода;
• анализ рынка поставщиков требуемой продукции. Уместно принятие компанией участия в ярмарках, выставках и прочих аналогичных мероприятиях. Отдел снабжения также должен учитывать сведения логистики;
• оформление соглашений на поставку материалов и оборудование, а также выполнение контроля над соблюдением договоренностей;
• организация приемки продукции, исходя из актуальных нормативов, принятых сторонами сделки;
• релевантное размещение закупленных товаров на складах. В указанном вопросе снабженцы должны учитывать данные внутренней логистики компании;
• разработка локальных правовых актов потребления определенной продукции разными подразделениями, а также контроль над соблюдением отмеченных правил;
• разработка нормативных правовых актов по замене дорогостоящих товаров на более бюджетные, учитывая их технологичность;
• организация мероприятий по формированию и введению в практику локальных нормативов компании относительно материального обеспечения.

Курирует работу отдела снабжения его начальник, который подчиняется коммерческому директору предприятия.

Должности отдела материально-технического снабжения

Подразделение возглавляет руководитель – чаще всего, это инженер, у которого имеется профильное образование. К документам, регулирующим деятельность начальника, относятся устав, государственные и локальные нормативы, Положение об отделе снабжения, должностная инструкция и распоряжения управленческого аппарата компании.

Для продуктивной работы, начальник рассматриваемого отдела должен обладать следующими компетенциями:

• иметь знания в сфере действующего законодательства и локальных нормативов, уметь определять релевантную информацию относительно своей деятельности и применять установленные положения на практике;
• планировать приобретение материалов, отслеживать корректность их расходования и своевременность списания на всех этапах строительства;
• умение корректно организовывать поставки, хранение и учет материалов и оборудования;
• ориентироваться в актуальном состоянии рынка;
• ознакамливать сотрудников подразделения с нормами охраны труда и пожарной безопасности под подпись.

Состав подразделения зависит от масштабов компании и сферы ее деятельности. Снабженцы чаще всего выполняют приблизительно одинаковые функции, заключающиеся в следующем:

• работники должны уметь коммуницировать с поставщиками, находить новые, более бюджетные источники поставок с учетом сохранения уровня качества;
• рационально распределять имеющиеся материалы среди отделов предприятия, используя при этом данные заблаговременно разработанного плана по их снабжению;
• быть информированными относительно порядка работы склада, ведения складского учета, анализировать имеющиеся остатки, а также с их учетом планировать дальнейшие закупки;
• организовывать коммуникации между департаментами отдела снабжения, отвечающими за разные направления снабжения;
• искать и находить варианты покрытия производственных потребностей за счет имеющихся у компании возможностей;
• корректно организовывать логистику снабжения прочих отделов строительной компании, а также применять новые технологии для повышения эффективности работы своего подразделения;
• детально анализировать документацию, относящуюся к работе снабженческого подразделения, включая претензии контрагентов и деловых партнеров, игнорирующих необходимость исполнения своих обязанностей;
• своевременно предоставлять отчетность по регламентированному формату о произведенной работе, совершенствовать показатели отдела закупок и, в частности, снабжения;
• давать релевантные задачи другим подразделениям в рамках своих полномочий. Данное положение по большей части относится к начальнику подразделения.

Департаменты отдела материально-технического снабжения

Как было отмечено ранее, в крупных компаниях зачастую формируют обособленные отделы снабжения. При особо масштабных поставках и наличии потребности обеспечивать большие массивы работ материалами, в отделе снабжения уместо выделить такие подразделения:

1. Материальная группа. Работники указанного департамента несут ответственность за различные виды и сферы снабжения, в рамках которых отвечают за товары, распределяющиеся по отдельным категориям и имеющие специфические характеристики. Например, одна группа работников может отвечать только за материалы, а другая – за техническое оснащение и их комплектацию. В большинстве компаний строительной сферы небольшого и среднего размера с материальным департаментом отдела снабжения соединен отдел логистики и склад.
2. ОТК (отдел технического контроля). Указанный департамент ответственен за контроль качества приобретаемых материалов и прочих товаров, а также за их соответствие рабочей документации и установленным нормам. Деятельность департамента регламентируется локальными нормативами.

Среди работников ОТК особое место занимает профессиональный юрист, который должен сопровождать каждый этап деятельности всего снабженческого отдела. Юрист подготавливает проекты соглашений на поставки, сопровождения претензий и иные документы, которые требуют тщательной правовой проработки.

1. Планово-экономический департамент, либо бюро нормирования. Основной обязанностью рассматриваемого подразделения считается нормирование и реализация контроля над расходованием финансовых средств. Более того – департамент несет ответственность за бухгалтерскую и финансовую отчетность, а также занимается планированием. В составе отмеченного подразделения должны находиться бухгалтеры, экономисты и профильные специалисты, исходя из бизнес-направления, в котором работает предприятие.

Ошибки в организации снабжения

Основные неточности, допускаемые в работе отдела снабжения:

• допущение нарушения сроков поставки. В перспективе это может привести к срыву всех работ, запланированных на определенный период, а также к финансовым санкциям со стороны заказчиков;
• непродуктивная работа. При неэффективной работе снабженцев и при отсутствии коммуникации между подразделениями компании, технические ресурсы будут простаивать, что влечет за собой убытки;
• неумелый выбор поставщиков. При приобретении некачественных материалов, работы также получаются некачественными. В дальнейшем это может привести к претензиям со стороны контрагента, и даже – к судебным разбирательствам после окончания строительного процесса;
• некомпетентный учет ТМЦ приводит к отсутствию нужной продукции на складе и к залеживанию товаров, которые расходуются нечасто.

Оптимизация работы отдела снабжения

Основные рекомендации по оптимизации работы рассматриваемого подразделения:

• в рамках малого бизнеса неуместно долгосрочное планирование. Рекомендуется исчислять реальные потребности компании на краткие промежутки – месяцы или, в крайнем случае, кварталы;
• следует пересмотреть прайс-листы поставщиков. Актуальные рыночные цены постоянно корректируются, появляются новые фирмы, готовые сотрудничать на более выгодных условиях. Снабженцы должны регулярно отслеживать рыночные тенденции и выстраивать выгодные партнерские отношения;
• следует разрывать контракты с теми поставщиками, которые не исполняют своих обязательств, либо которые перестали быть выгодными бизнесу;
• одна из наиболее важных рекомендаций – складской учет должен вестись строго прозрачно и всегда полноценно. Необходимо регулярно проводить инвентаризацию и следить за тем, чтобы продукция не залеживалась.

Заключение

Таким образом, снабженцы обеспечивают бесперебойный производственный процесс. Нанимателю необходимо особое внимание уделять квалификации трудоустраиваемых кадров, а также следить за полным исполнением подчиненными своих обязанностей.

Источник: nsovetnik.ru

Пример должностной инструкции «Начальник отдела обеспечения»

Пример должностной инструкции «Начальник отдела обеспечения».Дело в том, что сейчас работа этого отдела очень строго регламентируется федеральным законом, не исполнение которых грозит предприятию весьма внушительными штрафами. Эта должностная инструкция написана уже с применением профессиональных стандартов.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальник отдела обеспечения

I. Общие положения

1.1. Подразделение: отдел обеспечения контрактной службы.

1.2. Полное наименование должности: Начальник отдела обеспечения контрактной службы (далее по тексту – начальник отдела обеспечения).

1.3. Начальник отдела обеспечения назначается и смещается с должности приказом генерального директора предприятия по представлению ___________________________ и согласованию с __________________________________________.

1.4. Начальник отдела обеспечения принимается на работу с испытательным сроком 3 (три) месяца.

1.5. Начальник отдела обеспечения подчиняется и получает распоряжения от ____________________________________________.

1.6. В период отсутствия начальника отдела обеспечения (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник отдела обеспечения, назначенный по представлению начальника отдела обеспечения и согласованию с ________________________________________________.

II. Квалификационные требования

2.1.На должность начальника отдела обеспечения назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее пяти лет в сфере закупок, в том числе на руководящих должностях не менее трех лет.

2.2. Начальник отдела обеспечения должен знать:

— принципы, понятия и систему осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

— Конституцию Российской Федерации, гражданское законодательство;

— Федеральный закон от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее по тексту – Закон № 44-ФЗ);

— Федеральный закон от 18.07.2011 г. № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее по тексту – Закон № 223-ФЗ);

— Положение о закупке товаров, работ и услуг для нужд ____________для закупок по Закону № 223-ФЗ;

— регламент взаимодействия структурных подразделений __________________ при осуществлении закупок товаров, работ, услуг;

— иные нормативные правовые акты, связанные с осуществлением закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

— порядок заключения, исполнения, изменения и расторжения контрактов; структуру и особенности контрактов;

— ответственность за нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— организационную структуру предприятия, производственные и функциональные связи между подразделениями предприятия;

— правила и нормы охраны труда;

— правила административного документооборота;

— этику делового общения и правила ведения переговоров.

III. Целевое назначение и основные задачи

3.1. Основной задачей начальника отдела обеспечения является:

— организация работы отдела по обеспечению производственно-хозяйственной деятельности предприятия путём проведения закупок у единственного поставщика на сумму до 100 тыс. рублей в случае и порядке предусмотренном пунктом 4 части 1 ст.93 Закона № 44-ФЗ (далее 44-ФЗ) и заключения государственных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг на максимально выгодных для предприятия условиях с соблюдением законодательства Российской Федерации в сфере закупок;

— организация работы отдела по исполнению Контрактов (договоров) заключенных по итогам проведенных процедур закупок с применением прочих пунктов ФЗ-44;

— выполнение функций, предусмотренных локальными нормативными актами предприятия.

IV. Функциональные обязанности

4.1. Контроль за исполнением Плановых и Текущих заявок по обеспечению производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

4.2. Контроль запросов коммерческих предложений (не менее 3-х) у потенциальных поставщиков (товаров, работ, услуг).

4.3. Определение наиболее выгодных для предприятия предложений.

4.4. Распределение заданий между работниками отдела, контроль их выполнения, а также оперативное руководство ими.

4.5. Планирование текущей деятельности и составление отчетов о выполнении планов отдела государственных закупок.

V. Ответственность

5.1. Начальник отдела обеспечения несет ответственность за:

• ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
• правонарушения и преступления, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
• причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
• несоблюдение требований, установленных законодательством Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок и другими нормативными правовыми актами;
• некачественную работу и ошибочные действия, неправильное решение вопросов, входящих в его компетенцию;
• невыполнение или несвоевременное выполнение приказов и распоряжений генерального директора предприятия;
• нарушение правил внутреннего трудового распорядка;
• нарушение правил, инструкций и других законодательных актов об охране труда.

VI. Права

6.1. Начальник отдела обеспечения имеет право:

• на все предусмотренные законодательством социальные гарантии;
• знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;
• запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
• вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией;
• в пределах своей компетенции сообщать руководству обо всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению;
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
• повышать свою профессиональную квалификацию;
• другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

VII. Результаты и показатели

7.1. Своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей способствующее своевременному обеспечению товарами, работами, услугами предприятия для обеспечения его бесперебойной работы на основании заключенных Контрактов (договоров).

8.2. Отсутствие нарушений требований действующего Законодательства в сфере закупок при исполнении должностных обязанностей.

IX. Отчетность

9.1. Отчет об исполнении контракта (договора) или его этапа.

9.2. Отчеты, предусмотренные локальными актами предприятия.

X. Регулирование деятельности

10.1. В своей деятельности начальник отдела обеспечения руководствуется уставом предприятия, законодательными актами Российской Федерации, стандартами, инструкциями, правилами, нормативами, приказами и распоряжениями руководства и руководителя контрактной службы, положением об отделе обеспечения, положением о контрактной службе.

Разработал:

Согласовано:

Начальник отдела кадров

_________________________ (ФИО и подпись)

Начальник юридического отдела:

Источник: hrtime.ru