Отражает необходимые изменения бизнес процессов с учетом внедрения ис

Одной из наиболее трудоемких, хотя и хорошо формализуемых задач этого этапа является описание документооборота организации. При обследовании документооборота составляется схема маршрута движения документов, которая должна отразить:

• количество документов;
• место формирования показателей документа;
• взаимосвязь документов при их формировании;
• маршрут и длительность движения документа;
• место использования и хранения данного документа;
• внутренние и внешние информационные связи;
• объем документа в знаках.

По результатам обследования устанавливается перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизировать, и очередность их разработки.

На этапе обследования следует классифицировать планируемые функции системы по степени важности. Один из возможных форматов представления такой классификации — MuSCoW [ 3.2 ] .

Эта аббревиатура расшифровывается так: Must have — необходимые функции; Should have — желательные функции; Could have — возможные функции; Won’t have — отсутствующие функции.

На чем основан менеджмент процессов | Naked BPM (Eng sub)

Функции первой категории обеспечивают критичные для успешной работы системы возможности.

Реализация функций второй и третьей категорий ограничивается временными и финансовыми рамками: разрабатывается то, что необходимо, а также максимально возможное в порядке приоритета число функций второй и третьей категорий.

Последняя категория функций особенно важна, поскольку необходимо четко представлять границы проекта и набор функций, которые будут отсутствовать в системе.

Модели деятельности организации создаются в двух видах:

• модель «как есть» («as-is»)- отражает существующие в организации бизнес-процессы;
• модель «как должно быть» («to-be») — отражает необходимые изменения бизнес-процессов с учетом внедрения ИС.

На этапе анализа необходимо привлекать к работе группы тестирования для решения следующих задач:

• получения сравнительных характеристик предполагаемых к использованию аппаратных платформ, операционных систем, СУБД, иного окружения;
• разработки плана работ по обеспечению надежности информационной системы и ее тестирования.

Привлечение тестировщиков на ранних этапах разработки является целесообразным для любых проектов. Если проектное решение оказалось неудачным и это обнаружено слишком поздно (на этапе разработки или, что еще хуже, на этапе внедрения в эксплуатацию), то исправление ошибки проектирования обходится очень дорого. Чем раньше группы тестирования выявляют ошибки в информационной системе, тем ниже стоимость сопровождения системы. Время на тестирование системы и на исправление обнаруженных ошибок следует предусматривать не только на этапе разработки, но и на этапе проектирования.

Для автоматизации тестирования следует использовать системы отслеживания ошибок ( bug tracking). Это позволяет иметь единое хранилище ошибок, отслеживать их повторное появление, контролировать скорость и эффективность исправления ошибок, видеть наиболее нестабильные компоненты системы, а также поддерживать связь между группой разработчиков и группой тестирования (уведомления об изменениях по e-mail и т.п.). Чем больше проект, тем сильнее потребность в bug tracking.

Результаты обследования представляют объективную основу для формирования технического задания на информационную систему.

Техническое задание — это документ, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки автоматизированной системы управления .

При разработке технического задания необходимо решить следующие задачи:

• установить общую цель создания ИС, определить состав подсистем и функциональных задач;
• разработать и обосновать требования, предъявляемые к подсистемам;
• разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационной базе, математическому и программному обеспечению, комплексу технических средств (включая средства связи и передачи данных);
• установить общие требования к проектируемой системе;
• определить перечень задач создания системы и исполнителей;
• определить этапы создания системы и сроки их выполнения;
• провести предварительный расчет затрат на создание системы и определить уровень экономической эффективности ее внедрения.

Типовые требования к составу и содержанию технического задания приведены в таблице 3.1.

• полное наименование системы и ее условное обозначение
• шифр темы или шифр (номер) договора;
• наименование предприятий разработчика и заказчика системы, их реквизиты
• перечень документов, на основании которых создается ИС
• плановые сроки начала и окончания работ
• сведения об источниках и порядке финансирования работ
• порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию системы, ее частей и отдельных средств

• вид автоматизируемой деятельности
• перечень объектов, на которых предполагается использование системы
• наименования и требуемые значения технических, технологических, производственно-экономических и др. показателей объекта, которые должны быть достигнуты при внедрении ИС

• краткие сведения об объекте автоматизации
• сведения об условиях эксплуатации и характеристиках окружающей среды

Требования к системе в целом:

• требования к структуре и функционированию системы (перечень подсистем, уровни иерархии, степень централизации , способы информационного обмена, режимы функционирования, взаимодействие со смежными системами, перспективы развития системы)
• требования к персоналу (численность пользователей, квалификация, режим работы, порядок подготовки)
• показатели назначения (степень приспособляемости системы к изменениям процессов управления и значений параметров)
• требования к надежности, безопасности, эргономике, транспортабельности, эксплуатации, техническому обслуживанию и ремонту, защите и сохранности информации, защите от внешних воздействий, к патентной чистоте, по стандартизации и унификации

Требования к функциям (по подсистемам) :

• перечень подлежащих автоматизации задач
• временной регламент реализации каждой функции
• требования к качеству реализации каждой функции, к форме представления выходной информации, характеристики точности, достоверности выдачи результатов
• перечень и критерии отказов

Требования к видам обеспечения:

• математическому (состав и область применения мат. моделей и методов, типовых и разрабатываемых алгоритмов)
• информационному (состав, структура и организация данных, обмен данными между компонентами системы, информационная совместимость со смежными системами, используемые классификаторы , СУБД, контроль данных и ведение информационных массивов, процедуры придания юридической силы выходным документам)
• лингвистическому (языки программирования, языки взаимодействия пользователей с системой, системы кодирования, языки ввода- вывода)
• программному (независимость программных средств от платформы, качество программных средств и способы его контроля, использование фондов алгоритмов и программ)
• техническому
• метрологическому
• организационному (структура и функции эксплуатирующих подразделений, защита от ошибочных действий персонала)
• методическому (состав нормативно-технической документации)

• перечень стадий и этапов работ
• сроки исполнения
• состав организаций — исполнителей работ
• вид и порядок экспертизы технической документации
• программа обеспечения надежности
• программа метрологического обеспечения

• виды, состав, объем и методы испытаний системы
• общие требования к приемке работ по стадиям
• статус приемной комиссии

• преобразование входной информации к машиночитаемому виду
• изменения в объекте автоматизации
• сроки и порядок комплектования и обучения персонала

Источник: intuit.ru

Внедрение информационных систем

Любой владелец компании задумывается над тем, максимально ли эффективно работает его предприятие. Однозначный ответ на этот вопрос можно дать, проанализировав множество показателей. Получать эти данные вручную затруднительно и слишком дорого. Современная информационная система в состоянии за несколько минут сформировать любой показатель по заранее определенному алгоритму расчета.

Именно эффективность технологий и подталкивает руководителей принять решение о внедрении 1С на предприятии. Но перед тем как закупать лицензии и нанимать известную компанию-интегратора для внедрения, необходимо получить основные понятия об этом процессе, чтобы контролировать ход внедрения на собственном предприятии.

Приглашаем на
бесплатный вебинар!
06 июня в 11:00 мск

С чего начинать внедрение информационной системы?

После сформировавшейся мысли о том, что компании необходимо внедрение информационной системы управления предприятием, нужно определиться, кто этим будет заниматься. Существует несколько подходов к запуску проектов такого рода на предприятии:

• Заключение контракта с крупной компанией, внедряющей ИС. К преимуществам можно отнести опыт компании-аутсорсера и отдельных ее специалистов, а также наличие собственных проектных наработок. К недостаткам относят стоимость работ, возможную текучку кадров и возможность того, что за громким именем могут стоять не самые лучшие специалисты;
• Приглашение небольшой, региональной IT-компании. Однозначным плюсом является высокая вероятность того, что внедрение автоматизированной информационной системы станет приоритетным проектом для нее. Если проект предстоит крупный, а значит долгий, стоит опасаться внезапных смен руководства, специалистов и приоритетов небольших фирм-внедренцев;
• Внедрение силами собственного IT-отдела. В этом варианте привлекает отсутствие дополнительных трат, постоянная связь со специалистами и возможность лично управлять проектом. Однако тут кроется и большая опасность – специалисты IT-отдела, зачастую зависящие от пользователей и руководства, полностью ориентируются их решения, в том числе не всегда правильные;
• Приглашение эксперта. Отличный способ сэкономить и получить специалиста в нужной области. К недостаткам можно отнести необходимость высокой организованности всех сотрудников компании, зависимость успеха от одного человека и формальную ответственность за проект.

Бесплатная
консультация
эксперта

Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Практика показывает, что управление внедрением информационных систем лучше доверить опытным специалистам. Именно поэтому, какой бы вариант команды внедрения вы не выбрали, обязательно проверяйте опыт – и не только количественный, но и качественный. Проверяйте отзывы о работе IT-компаний и экспертов, следите за квалификацией собственных специалистов.

Такой важный момент, как стратегический план внедрения и выбор типа взаимоотношений с внедренцами информационной системы, важен, но не является единственным критерием. Эффективность внедрения информационной системы на предприятии зависит от нескольких факторов и готовности персонала учитывать их в работе. Специалисты выделяют несколько основных правил, игнорирование которых с большой вероятностью приведет к печальным последствиям:

• Осознание необходимости внедрять современные технологические инструменты и готовность к внедрению всех сотрудников;
• Изучение основ построения системы;
• Грамотный выбор подходящей системообразующей программы и команды, отвечающей за ее внедрение;
• Выделение квалифицированных кадров для контроля проекта со стороны заказчика;
• Последовательная и четкая организация проекта;
• Желание меняться к лучшему.

Сложно определить какие-либо временные рамки запуска корпоративной информационной системы. Многое будет зависеть от того, существовала ли раньше разработка информационных систем предприятия или придется начинать с нуля. Следует приготовиться к тому, что внедрение займет достаточно много времени и существенно изменит некоторые бизнес-процессы в компании. Технология внедрения информационных систем может существенно отличаться у разных специалистов, но определенные этапы выделяются практически в каждом успешном проекте.

Этапы внедрения информационной системы

Успешные внедрения информационных систем включают в себя достаточно много важных и полезных для предприятия этапов. Помимо непосредственно начала работы в ИС, они помогают компании упорядочить ключевые бизнес-процессы и выявить проблемные места. Чем крупнее компания, тем больше принято сотрудников, чьи функции и квалификация вызывают вопросы. Грамотное внедрение информационной системы выявит их.

Если компания хочет не просто «для галочки» внедрить ИС, а действительно эффективно пользоваться всеми ее возможностями, предстоят следующие этапы:

1. В первую очередь необходимо определить цель внедрения. Многие руководители высшего звена поверхностно относятся к этому этапу, но на самом деле он задает направление всему внедрению ИС;
2. Обследование бизнес-процессов компании. В этот этап входят интервью с менеджментом, рядовыми сотрудниками, составление схем по каждому процессу. На выходе получается уточнение целей внедрения и возможность предварительно оценить объем работ и стоимость;
3. Составление проекта, технического задания и регламента. В этих документах должны быть описаны все бизнес-процессы, участвующие во внедрении ИС. Старайтесь составлять проект внедрения максимально подробно, с указанием необходимых данных, их структуры, алгоритмов действий, рабочих мест;
4. Подготовка специалистов. Сотрудники компании при начале внедрения должны знать, что от них требуется, чтобы не задерживать выполнение работы. Также администраторы и разработчики компании должны начать разбираться в информационной системе. То есть сотрудники расширяют свои знания на благо компании;
5. Настройка информационной системы в соответствии со спецификой предприятия. В этот этап включается:
6. Разграничение прав на функционал системы для сотрудников;
7. Начальное заполнение данных;
8. Настройка алгоритмов расчетов, создание необходимых отчетов.
9. Тестирование информационной системы. На этом этапе могут обнаружиться проблемы внедрения в разрезе алгоритмов или необходимость в новых отчетах;
10. Опытная эксплуатация с реальными данными. Чаще всего на этом этапе многие сотрудники компании выполняют больше работы. Им приходится не только работать, как раньше, но и отражать свои действия в информационной системе. Требуется максимальная дисциплина и сосредоточение усилий всех участников внедрения. Конечным результатом должно стать совпадение данных информационной системы с реальным положением дел;
11. Промышленная эксплуатация. На этом этапе осуществляется переход сотрудников на полноценную работу в информационной системе. Должна быть организована техническая поддержка пользователей;
12. Завершение проекта. Основным результатом этапа являются подписанные должностные инструкции, разграничение обязанностей подразделений и их взаимодействия. Корпоративная информационная система запущена на предприятии.

Только согласованные усилия сотрудников компании на всех уровнях гарантируют продолжительную успешную работу информационной системы на предприятии.

Источник: wiseadvice-it.ru