Вопрос оцифровки бизнеса становится все более и более острым. Это связано с тем, что практически все предприятия выбирают облачные хранилища для хранения своих данных, предпочитая электронные сервисы офисным шкафам, а также переходят на автоматизированные сервисы целыми штатами. Что же такое «оцифровка» в глобальном понимании и почему она нужна бизнесу?
Что такое оцифровка и зачем она нужна
Оцифровка – это все бизнес-процессы, которые переносятся в цифровой формат. На сегодняшний день это не только онлайн-пространство, но и различные серверы компании и программы, которые находятся на компьютерах сотрудников. С появлением оцифровки создается виртуальная модель бизнеса, благодаря которой можно делать прогнозы и анализировать ситуацию.
Одним из главных элементов оцифровки является CRM-система. В ней все данные хранятся вечно, поэтому маркетологи и менеджеры могут в любой момент обратиться к ним, чтобы настроить рекламу, а также узнать предпочтения клиента за какой-то период.
Как правильно оцифровать свой бизнес
Оцифровка бизнеса необходима, чтобы увеличить прибыль. Кроме того, у неё есть несколько целей
- Повышение эффективности маркетинга – благодаря обработке данных клиента в цифровом формате, можно использовать ретаргетинг и ремаркетинг. С помощью этих инструментов можно создавать уникальные персональные предложения и показывать людям рекламу, причем не только тем, кто когда-то у вас что-то покупал, но и тем, кто когда-то оставлял запрос на покупку;
- Легкий анализ бизнеса – сквозная аналитика маркетинга помогает отследить путь каждого клиента и настроить эффективную воронку продаж. В процессе создания воронки учитываются все данные, которые были занесены в отчёты, благодаря этим же отчётам можно увидеть возможные сбои в финансовой системе и принять соответствующие решения по предотвращению упадка бизнеса;
- Снижение трудовых затрат – благодаря автоматизации сотрудникам не нужно переживать из-за рутины. Чем меньше рутины, тем меньше сотрудников и затрат на штаты;
- Регламентация сложных процессов – благодаря оцифровке можно создавать регламенты в программе, в связи с чем сотрудники смогут придерживаться четкого алгоритма.
Оцифровка повышает эффективность труда, помогает привлечь больше клиентов и заработать больше средств.
Что будет если не делать оцифровку?
Конкуренты, которые выбирают оцифровку, продвигаются гораздо быстрее и качественнее. В связи с этим у них получится расширить свои возможности на весь рынок, а если ваше торговое предложение ещё и отстает от предложения конкурентов, может появиться много ошибок, а клиентов и вовсе не прибавится.
С чего начать оцифровку бизнеса?
1. Анализ
Для того чтобы понимать, что нужно оцифровать, необходимо провести комплексный анализ компании. На этом этапе будут выявляться возможные «просевы». Процессы необходимо выстраивать в порядке приоритетности, отдавая отчет тем, которые напрямую влияют на выручку компании.
Как оцифровать свой бизнес
2. Постановка целей
У каждого бизнес-процесса должна быть своя четкая цель. Благодаря четкой постановке целей подбираются наиболее эффективные решения проблемы.
3. Выбор решений
В глобальном плане для оцифровки бизнеса есть два варианта: применение готовых решений и разработка софта. Готовые решения хороши в том случае, если необходимо оцифровать большую часть бизнеса. Они как правило предполагают следующие готовые решения:
- внедрение программы складского учета для быстрой обработки товара и контроля товаров;
- внедрение платформы для автоматизации маркетинга и взаимодействия с покупателями;
- внедрение CRM-системы для автоматизации и обработки заказов.
Разработка отдельного софта – это удел крупных компаний, у которых есть потребности и их невозможно закрыть готовыми решениями, нужен индивидуальный подход. Чтобы индивидуальный подход действительно был четко проработан, нужно найти хорошего подрядчика, способного разработать эффективную программу ТЗ.
4. Внедрение
Внедрение является конечным этапом и предполагает уведомление сотрудников и проведение инструктажа. Переносом бизнес-процессов в цифровую среду занимаются специалисты.
Полезно знать каждому предпринимателю:
- Как «выжить» в кризис? Советы для вашего бизнеса
- Как развить свой бренд?
- Садовый инвентарь для дачного сезона 2022
Оцифровка помогает руководителю гораздо быстрее взаимодействовать с данными и получать точные отчеты о состоянии бизнеса везде, где бы он не находился. Изменения с оцифровкой в бизнесе происходят гораздо быстрее и эффективнее. А если вы хотите узнать другие секреты, связанные с бизнесом и предпринимательством, читайте другие статьи в блоге Гала-Центра .
Источник: dzen.ru
5 этапов — сначала важно понять, что именно следует оцифровать
96% предпринимателей малого бизнеса в 2022 году сталкивались с кассовыми разрывами: у 43% недостаток денег возникал три и более раз за год. Почему так происходит? Среди основных причин: руководители принимают решения на основе интуиции и считают, что численные показатели — потребность крупных компаний.
О преимуществах оцифровки, пошаговом алгоритме ее проведения, а также о том, как постепенно выйти из операционки, рассказала Елизавета Цыкунова, соосновательница сети облачных кухонь «Твое место» , которая на старте бизнеса с партнером в 2020 году оцифровала все показатели.
Что дает компании оцифровка?
1. Прозрачность во всех процессах для руководителя и команды
Оцифровка помогает фокусироваться только на важном и не терять эти задачи. У каждой из них должен быть измеримый результат, срок и ответственный сотрудник. Так всем понятно, на ком сейчас процесс, когда он будет завершен и зачем это делается.
Например, мы в компании уделяем большое внимание работе с клиентом после продажи: от этого зависит, продлит ли договор, порекомендует ли нас. Поэтому оцифровали процесс поддержки в CRM-системе, где фиксируем любой инцидент и ставим дедлайн для решения. Общение менеджера с клиентом происходит также через CRM — смотрим, как быстро он закрывает диалог и насколько вежливо общается.
Результат — полная аналитика по каждому клиенту: что покупали и когда, с чем и как часто обращались в поддержку, в какой срок и насколько качественно устраняем проблемы.
2. Возможность быстро и эффективно принимать решения на основе цифр
Для того, чтобы вырасти, нужно найти показатели, которые можно масштабировать. Поиск цифр происходит с помощью ответов на вопросы по каждому направлению. Например, по продажам:
- сколько заявок приходит и откуда,
- как быстро обрабатываются заявки,
- какие есть этапы принятия решений,
- сколько клиент проводит на каждом из этапов,
- какие есть возражения и как отрабатываются.
В противном случае вы не знаете своих клиентов и каналы, откуда приходят те, кто приносит больше денег. Ручной подсчет займет несколько часов. Если внедрена CRM-система, то один такой ответ найдется за пару кликов. Скорость — важное конкурентное преимущество.
3. Способность оперативно понять, что привело к негативным последствиям
Например, вам необходимо проанализировать, почему упали продажи. При просмотре данных вручную мозг может акцентировать внимание на том, что причина — долгая отработка заявок, потому что на глаза ярко попался такой пример.
На деле по цифрам окажется, что главная проблема — уменьшение числа заявок из самого конверсионного канала и необходимость перераспределить рекламный бюджет. Объективные данные помогают не зависеть от субъективных искажений сотрудников или руководителя.
Кроме того, оцифровка дает возможность предотвратить негативные последствия. К примеру, процесс строительства новых кулинарных цехов у нас оцифрован в диаграмме Ганта со сроками по каждому этапу. Если доставку просрочили на день, то сразу видно, как это влияет (и влияет ли) на общий срок проекта. Четкое следование плану позволяет строить объекты в сжатые сроки за 2 месяца.
Как начать оцифровывать бизнес?
Этап 1. Понять, что хотите оцифровать
Постановка задачи — главная часть: нужно осознать проблему и потребность. На этом этапе определите, какие метрики важны для компании. Три основных направления у нас: продажи, поддержка и строительство цехов.
Процессы могут быть разные в зависимости от специфики деятельности, но есть ключевые метрики, которые должны быть в любом бизнесе, независимо от ниши. К ним относятся:
- Nord Star Metric — одна ключевая метрика, изменение которой должно влиять на все остальные ваши метрики. Например, у нас в компании — доход с квадратного метра, у Netflix — время просмотра.
- Ежегодный план — с ним необходимо сверяться в течение года, чтобы делать вовремя то, что запланировали. Пример нашей цели: увеличить оборот компании до Х млн рублей. Мы понимаем: это можно сделать за счет постройки новых квадратных метров и увеличения заработка с квадратного метра. Значит, в течение года будем работать по двум этим основным показателям.
- Ежемесячные планы — каждый сотрудник формирует себе план самостоятельно, исходя из ключевой метрики и понимания необходимого годового прогресса. Например:
● продажи — увеличить выручку с квадратного метра до Х тыс. рублей,
● строительство — выполнить этапы стройки 1-3 (согласно ранее согласованному плану) по объекту Х,
● поддержка — сохранять время решения инцидентов на уровне Х часов.
- Еженедельные планы — показатели, которые необходимо обсуждать на еженедельных планерках для синхронизации действий подразделений. Планы по нашим направлениям:
● продажи — продать Х цехов, продать Х дополнительных услуг,
● строительство — выполнить этап стройки 1 (согласно ранее согласованному плану) по объекту Х,
● поддержка — сохранять время решения инцидентов на уровне Х часов.
Все планы необходимо ставить по SMART : это даст понимание, когда та или иная задача выполнена. Ежемесячных и еженедельных задач обычно несколько, а ежегодная — одна.
Этап 2. Проанализировать как устроен текущий процесс
Чтобы проще было описывать желаемый результат, потратьте время и вникните, как устроена работа сейчас. Даже если все записывается на листочке или в Google-таблице — это тоже процесс.
Если уже оцифрованы какие-то показатели, но результат не устраивает, анализ поможет понять, что улучшить.
Например, на старте бизнеса в воронке продаж в СRM у нас был этап «принимают решение», где сделки долго копились. После изучения стало ясно: нужно разграничить тех клиентов, кто все еще думает по объективным причинам, и тех, кого уже пора закрыть. Так определили, что клиентов, которые более 3-х раз переносят сроки решения, нужно закрывать как неуспешную сделку, чтобы сосредоточить время менеджера на других заявках.
Этап 3. Описать, как хотите, чтобы выглядела работа
Сделайте подробное техническое задание: включите туда самые очевидные детали. Если есть понимание, как процесс построен сейчас, сделать это будет намного проще.
Например, работа отдела поддержки в CRM системе поэтапно у нас выглядит так:
- Настроен бот поддержки: если пользователь первый раз обращается в поддержку, то бот задает ему уточняющие вопросы, важные для привязки к конкретной компании-клиенту, и выясняет категорию проблемы. Все полученные данные автоматически вносятся в карточку инцидента.
- Менеджер поддержки переносит инцидент на следующий этап — согласование решения или само решение. На этом этапе обязательные поля для заполнения кроме категории проблемы — трудозатраты и срок решения.
- После решения менеджер обязательно отмечает фактическую дату выполнения инцидента.
- Бот после закрытия автоматически отправляет вопрос об оценке качества услуг.
Этап 4. Внедрить в компании
Технический этап, который выполняется по ТЗ из предыдущего пункта, можно сделать самостоятельно или отдать на аутсорс. Избегайте больших шагов: если вели учет в Google-документах, не стоит разрабатывать собственную CRM-систему за несколько миллионов. На рынке есть специализированные компании по автоматизации, подберите для себя оптимальную.
Цех как часы: как оцифровать процессы в производстве
Производитель спортивной формы разработал собственную ERP-платформу, и сделал первые шаги к полной автоматизации бизнес-процессов.
Автоматизация – это тренд, о котором не говорит только ленивый предприниматель. Однако до сих пор не всем понятно, зачем она нужна компании, выпускающей не гаджеты, а более простые товары. Мы производим спортивную форму для команд в разных видах спорта, и точно знаем: без автоматизации мы не смогли бы выйти на федеральный уровень и работать с такими клиентами как «Академия хоккея АК Барс» и ФК «Рубин». Но перед тем как оцифровать и отладить процессы, мы не раз ошибались, работая в ручном режиме, и потеряли сотни тысяч, почти миллион рублей. Расскажу, какие проблемы решила автоматизация и как мы ее внедряли.
Битва за качество: контроль на каждом этапе
Однажды за 500 тыс. рублей мы купили опыт, который подтолкнул нас к запуску собственного цеха, а затем и к автоматизации.
До 2015 года мы продавали промотекстиль, который заказывали у подрядчиков. Когда пришел первый крупный заказ на партию футболок, мы поручили производство компании, с которой не раз работали. Ребята предложили хорошую цену, но, как оказалось, просчитались – за такие деньги можно было сшить только женские топики, а клиент ждал одежду для взрослых мужчин. В итоге мы за свой счет переделали 6500 футболок. Теперь я знаю, что это была не катастрофа, а урок: так мы поняли, что пора запускать свое производство и проверять работу на каждом этапе.
В 2015 году мы сняли помещение и открыли собственный цех по изготовлению спортивной формы. Это высокотехнологичный продукт: для пошива мы используем специальные ткани, которые дышат и служат долго, разрабатываем логотипы, выполняем печать. Наш цикл состоит из десятка шагов – на каждом может возникнуть ошибка, которая будет стоить денег.
Сначала так и происходило: мы то и дело исправляли недочеты, возникающие из-за «глухого телефона». То клиент попросил изменить номер на форме, а менеджер забыл это сделать до печати, то перепутали цвета, а то и вовсе не отдали заказ в производство. Скоро стало понятно: пора автоматизировать процессы.
Первый блин вышел комом. Мы создали онлайн-таблицу с данными о заказах для дизайнеров и печатников и обязали менеджеров заносить туда информацию из CRM-системы, в которой они работали. Однако туда попадали только основные моменты. Кроме того, человеческий фактор никто не отменял: порой сотрудники по-прежнему путали размеры, сроки и цвета. Мы все еще упускали важные нюансы, а значит, теряли деньги.
Готовая CRM-система для ведения клиентов нам не подходила: ни одна из программ не учитывала производственные процессы. Тогда мы решили создать свою ERP-платформу. Мы поставили программисту задачу, чтобы она включала в себя CRM, собирала данные о каждом процессе, обеспечивала непрерывность цепочки и снижала роль человеческого фактора.
Все это должно было привести к повышению качества изделий. Так и случилось, но пришлось серьезно подумать. Создавая ERP-платформу, мы разбили все процессы на этапы и ввели три точки контроля качества.
Первая – проверка макета на соответствие заявке. Перед тем как заключить договор с клиентом, менеджер отдела продаж вносит в программу все детали заказа – тип ткани и вид изделия, количество, размеры и цену. Когда сотрудник согласовывает макет и отдает его в печать, отдел технического контроля сверяет файлы с данными заявки, следит за правильностью расположения лекал и оптимизирует расход ткани. Без этих действий система не пропустит заказ на следующие стадии: нанесение рисунка, раскрой и пошив.
Вторая точка контроля – этап сборки заказа. Здесь ОТК проверяет комплектность изделий и качество печати перед пошивом.
Третья точка – этап проверки готовых изделий и упаковки на складе перед отправкой заказчику.
Но и такая трехступенчатая система контроля – не панацея от ошибок: сотрудники ОТК могут случайно пропустить какую-то партию. Чтобы минимизировать этот риск, мы ввели штрихкоды для бланков заказов и поставили сканеры в контрольных точках. Если с партией все в порядке, проверяющий просто сканирует документ, и программа сама ставит галочку в нужной графе. Это и психологический прием: человеку сложнее не выполнить работу, если он тут же отчитывается за нее. После внедрения этой системы мы улучшили качество формы и значительно сократили потери от переделки заказов.
Соблюдение сроков: ERP следит за тобой
Четкое исполнение сроков – важное конкурентное преимущество. При этом автоматизация контроля за их соблюдением – одна из самых сложных задач при оцифровке процессов. Однако методом проб и ошибок все же создали систему, которая помогает делать заказы вовремя.
