Первичные документы в малом бизнесе

Не хватает прав доступа к веб-форме.

Записаться на семинар

Звездочкой * отмечены поля,
обязательные для заполнения.

Ваша заявка отправлена!

В ближайшее время с вами свяжется наш эксперт

Under construction!

Раздел находится в разработке и будет доступен в ближайшее время.

This page is under construction and coming soon.

НИСИПП

+7 495 988-92-52

• Официальная страница НИСИПП
• Проблематика МСП и его господдержка
• Банки и МСП (малый и средний бизнес)
• Антикоррупционный капитал

• О нас

• Интерактивное резюме
• Наши организации

• АНО «НИСИПП»
• ИКЦ «Бизнес-Тезаурус»
• ООО «O2Consulting»
• ООО «Л-СТАР»
• Школа

• Направления деятельности
• Наши технологии

• Мероприятия
• Новости
• Мнения наших экспертов
• Интервью

• Мониторинги
• Исследования
• Законодательство
• Наши публикации
• Программы поддержки
• Мониторинг банковского и государственного финансирования МСП

Первичные документы

Главная / Исследования / Оформление первичных документов. Информационный справочник для субъектов малого и среднего предпринимательства Красноярского края

Оформление первичных документов. Информационный справочник для субъектов малого и среднего предпринимательства Красноярского края

Дата: 11.11.2012

Файлы

• rar rar, 802.21 КБ

Министерство инвестиций и инноваций Красноярского края

АНО «Национальный институт системных
исследований проблем предпринимательства»

Настоящее издание подготовлено с целью информирования предпринимателей о требованиях, предъявляемых к оформлению первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете. Представляет интерес для руководителей малых и средних предприятий, а также для тех, кто планирует начать свое дело.

1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

2. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

3. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

4. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАССОВЫМ ОПЕРАЦИЯМ

5. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ

6. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ РАБОТ НА АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ

7. ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПРИЕМЕ РАБОТНИКА НА РАБОТУ
ПРИЛОЖЕНИЕ 2. ФОРМА ЛИЧНОЙ КАРТОЧКИ РАБОТНИКА
ПРИЛОЖЕНИЕ 3. ФОРМА ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
ПРИЛОЖЕНИЕ 4. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПЕРЕВОДЕ РАБОТНИКА НА ДРУГУЮ РАБОТУ
ПРИЛОЖЕНИЕ 5. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ ОТПУСКА РАБОТНИКУ

Как собрать первичную документацию? Обязанности бухгалтера. Лайфхаки бизнеса. Бизнес и налоги.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6. ФОРМА ГРАФИКА ОТПУСКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ 7. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПРЕКРАЩЕНИИ (РАСТОРЖЕНИИ) ТРУДОВОГО ДОГОВОРА С РАБОТНИКОМ (УВОЛЬНЕНИИ)
ПРИЛОЖЕНИЕ 8. ФОРМА ПРИКАЗА (РАСПОРЯЖЕНИЯ) О ПООЩРЕНИИ РАБОТНИКА
ПРИЛОЖЕНИЕ 9. ФОРМА ТАБЕЛЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

ВВЕДЕНИЕ

В этой брошюре Вы не найдете подробного описания правил бухгалтерского и налогового учета, но речь пойдет о том, без чего невозможно его ведение, — о первичной документации.

Необходимо отметить, что с 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Цель нового закона — исключить устаревшие и неэффективные нормы, устранить пробелы в бухгалтерском учете, установить единые требования к бухгалтерскому учету, отчетности, создать правовой механизм регулирования бухгалтерского учета в соответствии с современными условиями деятельности субъектов экономики, а также его совершенствования в целях повышения качества финансовой отчетности и ее прозрачности.

В соответствии с новым законом отменяется обязанность применения первичных учетных документов из альбома унифицированных форм, который утвержден Постановлениями Госкомстата РФ. Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета должны утверждаться руководителями экономических субъектов по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Вместе с тем представляется, что полностью отказываться от унифицированных форм предприятиям не стоит. Они могут использоваться в качестве ориентира в формировании учетной политики организации. Именно особенности оформления унифицированных форм первичных документов и рассмотрены в настоящем издании.

1. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами и на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В зависимости от конкретного участка бухгалтерского учета требования к оформлению первичной документации могут различаться, тем не менее существует ряд общих требований к документам, разрабатываемым организацией самостоятельно. В соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, должны содержать следующие обязательные реквизиты.

1. Наименование документа.

2. Дата составления документа.

Первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно после нее. Датой документа является день его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то документ должен иметь единую дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами, расположенными в определенной последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами:

3. Наименование организации, от имени которой составлен документ.

Этот реквизит позволяет определить принадлежность документа той или иной организации. Наименование организации должно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах, однако если организация имеет еще и сокращенное наименование, то в первичных документах принято указывать именно его. Форму собственности также пишут в сокращенном варианте. Например, если организация называется «Общество с ограниченной ответственностью «РеалСтрой»», то в первичных документах указывается ООО «РеалСтрой».

4. Содержание хозяйственной операции.

Содержание хозяйственной операции взаимосвязано с наименованием документа. Предполагается, что никакая другая хозяйственная операция данным документом не может быть оформлена. В содержании должно быть указано, кто, для кого и что сделал.

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении позволяют вести учет веса, объема, площади и др. Денежный измеритель является обобщающим и характеризует все показатели финансово-хозяйственной деятельности организации.

6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

За совершение конкретных хозяйственных операций в организации на основании приказов отвечает, как правило, определенный сотрудник, в связи с этим наименование должности ответственного лица в документе позволяет контролировать правомерность совершения данной операции.

7. Личные подписи указанных лиц.

Подпись ответственного лица проставляется собственноручно.
Использование факсимильной подписи и другие методы копирования в первичных документах не допускаются.

Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается приказом руководителя организации по согласованию с главным бухгалтером.

Обратите внимание, что среди перечисленных обязательных реквизитов первичного учетного документа нет таких, как печать организации или расшифровка подписей.

Здесь следует руководствоваться правилом: если форма документа предусматривает наличие печати, то есть на документе есть буквы «М.П.», значит, документ должен быть заверен печатью организации.

Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к ним. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

• организационно-распорядительные;
• оправдательные;
• документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы — это при казы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Они разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

Оправдательные документы — накладные, товарные чеки (при розничной купле-продаже), требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. — отражают факт проведения хозяйственной операции, и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относят, например, расходный кассовый ордер, платежную ведомость и т.д.

Документы бухгалтерского оформления заполняет бухгалтер.
Это различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.

Источник: nisse.ru

Первичные документы в бухгалтерском учёте

В законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» закреплено требование подтверждать каждый факт хозяйственной деятельности налогоплательщика специальным документом. Такой документ называется первичным. Первичку оформляют в момент совершения сделки или сразу после её окончания. В 2023 году действует новый федеральный стандарт бухгалтерского учёта 27/2021 «Документы и документооборот», в котором собраны более детальные требования к составлению документов бухгалтерского учёта.

При проверках налоговики и аудиторы в первую очередь обращают внимание на наличие первичных документов. Если операция ничем не подтверждена, проверяющие сделают вывод, что отчётность составлена неправильно и налоги посчитаны неверно. За это начислят штраф, размер которого зависит от степени тяжести нарушения.

Основные типы первичных документов в бухгалтерском учёте

Перечень первички зависит от того, какие виды сделок обычно заключает компания. Но есть обязательные первичные документы бухгалтерского учёта, которые оформляются всеми налогоплательщиками. Они подтверждают разные этапы сделки.

На первом этапе стороны договариваются об условиях сделки и заключают договор, а продавец товаров или услуг выставляет покупателю счёт на оплату.

На втором этапе происходит оплата по счёту. Оплату наличными подтверждают с помощью кассового чека, квитанции к приходному кассовому ордеру или бланка строгой отчётности. Электронный расчёт можно подтвердить выпиской с банковского счёта.

Третий этап — передача товара покупателю, оказание услуг или выполнение работ заказчику. На этом этапе первичка подтверждает, что покупатель получил товар, а продавец — оплату. Для этого оформляют:

• товарную накладную;
• товарный чек;
• акт выполненных работ или оказанных услуг.

Без этих документов покупатель не сможет учесть потраченные средства в расходах.

Список первичных документов может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учёта конкретной компании.

Формы первичных документов

Раньше все налогоплательщики были обязаны применять унифицированные документы первичного бухгалтерского учёта. Сейчас такого требования нет, за исключением нескольких видов документов.

ФСБУ 27/2021 предъявляет ряд требований к первичным документам бухгалтерского учёта:

• Документы должны быть составлены на русском языке.
• Если документ составлен на иностранном языке, он должен иметь построчный перевод.
• Если закон страны, где ведётся деятельность, требует составлять первичку на языке данной страны, то документ составляют на иностранном языке, а бухгалтерский регистр должен иметь построчный перевод.
• Величина денежного измерения записывается в регистрах бухучёта в рублях.
• Если стоимость объекта бухучёта выражена в валюте, то она записывается в регистрах бухучёта как в валюте, так и в рублях.

Организации могут пользоваться унифицированными формами первички, если им так привычнее. При этом их можно видоизменять, добавлять и убирать строчки при необходимости. Но можно разработать свои собственные формы. Выбранный вариант форм должен быть закреплён в учётной политике.

В законе прописаны обязательные реквизиты, которые должны быть указаны в каждом первичном документе независимо от его формы:

Печать — необязательный реквизит первички. Но она должна быть в документе, если этого требует законодательство — например, в расчётных документах, а также в случае если организация использует применявшиеся раньше унифицированные формы документов без изменений. Эти формы содержат реквизит печати.

Перевозочные документы, которые подтверждают факт перевозки груза автомобильным транспортом, также используются как первичные в бухгалтерском учёте. В 2022–2023 годах произошли существенные изменения в правилах их оформления.

В логистике постепенно внедряется электронный документооборот. В связи с этим ФНС разработала и утвердила форматы некоторых электронных перевозочных документов:

Применять электронные документы в грузоперевозках пока необязательно, но есть один нюанс. Если контрагенты оформляют бумажные документы, они могут продолжать это делать, пока ЭДО не станет обязательным. Но если контрагенты уже начали оформлять перевозочные документы в электронном виде, они могут делать это только по установленным ФНС форматам, иначе их оштрафуют.

Нюансы составления первичных учётных документов

ФСБУ 27/2021 содержит некоторые допущения в правилах составления первички.

• Можно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учётным документом.
• Можно оформлять длящиеся или повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учётными документами с периодичностью, определяемой исходя из принципа рациональности, при условии их составления на учётную дату.
• Можно оформлять ряд сделок, заключённых участником биржевых торгов, по договорам с разными контрагентами одним первичным учётным документом.
• Можно использовать в качестве первички документы, составленные или полученные в процессе жизнедеятельности экономического субъекта (договор, чек, квитанция об оплате и т.д.) при наличии обязательных реквизитов учётного документа.

Ошибки в первичных документах

Ошибка в бумажной первичке может обнаружиться после того, как документ приняли к учёту. Возможность исправить её зависит от вида документа.

Не подлежат исправлению кассовые и банковские документы:

• приходный кассовый ордер (форма № КО-1);
• расходный кассовый ордер (форма № КО-2);
• платёжные поручения и иные банковские документы;
• БСО, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Если в таком документе допущена ошибка, то надо составить новый.

Для счетов-фактур и УПД существуют корректировочные формы. В остальных случаях ошибки исправляются прямо в существующих документах.

Как исправить ошибку в бумажной первичке:

• Зачеркните неправильный текст или сумму одной чертой.
• Над зачёркнутым текстом напишите исправленный текст или сумму.
• Верные данные подтвердите записью «Исправлено» и подписями лиц, внёсших изменения, с указанием их фамилий и инициалов, укажите дату.

Как исправить ошибку в электронной первичке:

• Вместо неверного электронного документа, нужно составить новый (исправительный) электронный документ.
• В нём должно быть указание на то, что это именно исправительный электронный документ, и ссылка на первоначальный документ. Он должен быть подписан электронной подписью лиц, ответственных за составление документа.
• Исправительный документ не должен просматриваться и использоваться без первоначального.

Исправлять электронную первичку можно любым способом, главное — закрепить его в учётной политике.

Хранение первичных документов

Бумажные документы, которые используются в текущей деятельности, хранятся в бухгалтерии. За их сохранность и своевременную передачу в архив отвечают лица, уполномоченные главным бухгалтером. Приём документов и передача в архив оформляются документально.

Можно хранить документы в бухгалтерии или воспользоваться услугами сторонней фирмы.

ФСБУ 27/2021 ввёл новый порядок хранения первичных документов бухгалтерского учёта. По новым правилам бухгалтерский архив ведётся организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.

Срок хранения первичных документов бухгалтерского учёта обычно составляет 5 лет, а документы по личному составу и информации, которая влияет на расчёт пенсии, хранятся 50 или 75 лет. Подробно о сроках хранения бухгалтерских и налоговых документов мы рассказали в статье «Срок хранения документов в 2023 году».

Утеря первичных документов

Если первичка пропала, создают специальную комиссию и расследуют причины пропажи. В результате документы либо находят, либо восстанавливают путём запроса дубликатов у контрагентов, банков и налоговой инспекции.

Если часть документов восстановить не удалось, составляют соответствующий акт с обоснованием причин.

Утерянные документы можно также заменить другими, которые также подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Об этом мы рассказывали в статье «Чем заменить первичку».

Штрафы за отсутствие первички

Отсутствие первичных документов считается нарушением правил учёта. За это предусмотрены штрафы:

• 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
• 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
• 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.

Если не предоставить первичные документы для налогового контроля, штраф составит 200 рублей за каждый документ.

За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ. Также предусмотрена административная ответственность.

Электронная первичка в бюджетной сфере

С 1 января 2023 года все бюджетные организации обязаны применять приказ Минфина от 15 апреля 2021 года № 61н. Этот приказ утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учёта в бюджетной сфере, а также методические указания по их формированию и применению.

К таким документам относятся:

• первичные учётные документы: ведомость группового начисления доходов, акт о консервации (расконсервации) основных средств, акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств и другие — всего 17 форм (приложения № 1 и № 2 к приказу № 61н);
• регистры бухгалтерского учёта: журнал операций по забалансовому счёту, карточка учёта имущества в личном пользовании, ведомость доходов физлиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (приложения № 3 и № 4 к приказу № 61н).

С 2024 года в электронный вид в обязательном порядке будут переведены ещё 6 форм «первички» и 2 формы регистров бухучёта. По своему усмотрению бюджетные организации могут начать применять их уже в 2023 году. Соответствующие изменения в приказ № 61н внесены приказом Минфина от 7 ноября 2022 года № 157н.

При этом организации бюджетной сферы не применяют ФСБУ 27/2021.

Источник: astral.ru

Основные документы для расчета заработной платы

Для того чтобы принять сотрудников на работу, а также для своевременного и правильного начисления им оплаты труда, в любой организации необходимо использовать определенную нормативную документацию, установленную российским законодательством. Сегодня мы остановимся на ряде основных бухгалтерских документов, которые не только нужны для начисления зарплаты, но и являются объектами пристального интереса Государственной инспекции по труду, в случае проверки ею деятельности организации.

Штатное расписание

• Перечень всех структурных подразделений, принадлежащих организации.
• Перечень должностей служащих, профессий рабочих, специальностях и квалификации при необходимости.
• Количество штатных единиц организации, с указанием окладов, надбавок, стимулирующих выплат для каждой штатной единицы.
• Общую сумму фонда оплаты труда по всем штатным единицам.

Один из частых вопросов, которые возникают при составлении штатного расписания: можно ли при необходимости ввести в штатное расписание должность на 0,5 ставки? Можно, и не только на 0,5 ставки, типовая форма допускает значения 0,25 и 0,75 ставки, соответственно. Если фирме не требуется работник на полную ставку, работодатель вводит вакансию на необходимую с его точки зрения часть ставки.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – не только документ, который учитывает трудовое время работников и позволяет соблюдать трудовую дисциплину. Этот документ непосредственно используется для начисления работникам зарплаты. В России приняты две унифицированные формы ведения табеля: Т-12 и Т-13, а также не возбраняется разработать собственную локальную форму табеля, согласно потребностям организации.

Отсутствие табеля учета рабочей времени грозит штрафом в 10000 рублей согласно статье 120 НК РФ, за отсутствие первичной документации. Государственная инспекция по труду при обнаружении грубых ошибок ведения табеля или при его отсутствии привлечет к ответственности уже по статье 5.27 КоАП РФ и оштрафует на сумму от 1000 до 50000 рублей, а может потребовать административно приостановить деятельность организации до 90 суток.

Если говорить о документе, наиболее полно отвечающем целям бухгалтерского учета, стоит выбрать форму Т-13, так она содержит следующие информационные блоки:

• Титульная страница с системой кодов, которые обозначают обстоятельства выхода или не выхода сотрудника на работу. Каждый буквенный или цифровой код имеет свое значение, например, командировки, простой, заболевание, административный отпуск и другие.
• Табличный (второй) блок учитывает рабочее время непосредственно. Учет происходит каждодневно, включая праздничные и выходные дни.
• Табличный (третий) блок содержит сведения о выплате заработной платы, в нем учитываются часы и дни работы, ставка работника, суммы выплат.

Относительно порядка заполнения табеля, часто возникают вопросы, а нужно ли бухгалтеру учитывать там рабочие часы совместителей? В табеле учитываются только те сотрудники, с которыми работодатель заключил трудовой договор. Это работники, у которых данное место работы основное и внутренние совместители. Не учитываются в табеле внешние совместители и работники, с которыми заключен гражданско-правовой договор.

График отпусков

График отпусков – это совершенно необходимый для любой организации документ. Во-первых, он гарантирует работнику ежегодный оплачиваемый отпуск в определенный период времени, во-вторых, самому работодателю дает гарантию, что все сотрудники не попросят отпуск одновременно, это дает возможность распределить отпуска между ними в необходимом для рабочего процесса порядке. Давно разработана унифицированная форма № Т-7 для составления подобного графика, но так как это локальный документ, его можно разработать и самостоятельно.

Если в организации нет графика отпусков, это влечет за собой ответственность по статье 5.27 ТК РФ. Штрафы за такое правонарушение в 2020 году составят от 1000 до 5000 рублей с должностных лиц, такие же штрафы понесут и индивидуальные предприниматели. Для организаций суммы штрафа существенно выше, не менее 5000 рублей, а максимально 30000.

Пользуется работодатель унифицированной формой или разрабатывает ее сам, график отпусков должен содержать следующую информацию:

• Наименование подразделения и должности работника.
• Фамилия, имя, отчество, табельный номер работника.
• Количество календарных дней отпуска.
• Запланированная дата отпуска.
• Фактическая дата отпуска (не заполняется при составлении графика и проставляется в тот момент, когда работник ушел в отпуск по факту).

Важно помнить, что график отпусков утверждается не менее чем за четырнадцать дней до окончания нынешнего года на будущий. Если работодатель составил и принял график на 2020 год после 17 декабря 2019 года, то проверкой этот график будет расценен как неверный, а на работодателя будут наложены штрафные санкции.

Также работодатель должен ознакомить с графиком отпусков своих работников. Некоторые считают, что работник обязательно должен расписаться непосредственно в графике, однако, это четко не регламентировано законом. Можно повесить график в удобном для просмотра месте и оставить ведомость, в которой работники проставят дату ознакомления и свою подпись. Эту ведомость необходимо будет подшить к графику и сохранить для проверяющих органов.

Часто встречающиеся вопросы из практики.

Могу ли я для одной должности в штатном расписании указать различные оклады?

Этого делать категорически не стоит, во избежание вопросов от проверок, подобные вещи противоречат 132 статье ТК РФ, а конкретно принципу равной оплаты за одинаковый труд. Если должности в штатном равны, то и обязанности должны быть идентичны. Для градации подобного рода стоит ввести в штат другие должности с отличающимися обязанностями, например, младший инженер, инженер, ведущий инженер. Так вы сможете установить разные оклады сотрудникам и остаться в правовом поле.

Есть ли какие то сроки для обновления штатного расписания? Как часто требуется его обновление?

Так часто как того потребует производственная необходимость. Можно вводить новые должности или сокращать ненужные в любом момент календарного года, а если у вас в фирме стабильный штат и постоянный коллектив, можно не менять штатное по нескольку лет, это не наказуемо.

В течение какого времени нужно хранить табели учета рабочего времени, чтобы не получить штрафов?

Обычные табели хранятся на протяжении 5 лет, а если ваше производство признано опасным или вредным, то на протяжении 75 лет как и личные дела работников.

Как правильно отправить в отпуск внешнего совместителя и нужно ли это делать?

Обязательно нужно. Вы должны оформить отпуск совместителю в те же даты, что и основное его место работы. Для этого ему следует принести копию приказа об отпуске или уведомление об оном от основного работодателя и написать заявление. Согласно этим документам, издается приказ, и бухгалтерия начислит отпускные совместителю.

Нужно ли предупредить работника о том, что у него отпуск, если он не запомнил расписываясь в графике?

Вне зависимости от того в курсе работник о датах отпуска или забыл о них, вы как работодатель обязаны его уведомить о начале отпуска за 2 недели. Желательно для последующих проверок, чтобы работник подписал уведомление и своей рукой проставил на нем дату вручения, один экземпляр он оставляет себе, а второй подшивается в личное дело к приказу об отпуске.

Если сотрудник может потребоваться организации в момент когда у него запланирован отпуск и согласен перенести его? На какие даты и сколько раз это можно делать?

Количество переносов не ограничено, если есть предварительная договоренность. Конечно, работник должен написать заявления на все эти переносы, чтобы у работодателя не возникло проблем с проверками.

В целом, я считаю, что унифицированные формы бухгалтерских документов, принятые в России, в достаточной мере удобны и позволяют точно и полно отразить информацию о работниках, в целях правильного исчисления им заработной платы. По опыту работы с проверяющими из Пенсионного фонда и Фонда социального страхования, в первую очередь запрашивают штатное расписание, табели учета рабочего времени, графики отпусков и больничные листы. Поэтому очень важно, чтобы эта документация была правильно, точно и своевременно оформлена, во избежание применения санкций к работодателю.

Источник: xn--80abgj3a5ames.xn--p1ai