Бизнес состоит из процессов и проектов. Процесс – это отлаженный механизм, то, что мы привыкли делать постоянно. Проекты же нужны, чтобы развивать и постоянно совершенствовать свое дело. Что из себя представляет сфера управления проектами? Почему она подходит не каждому бизнесу, и как избежать распространенных ошибок?
Проект отличается тремя главными критериями: уникальностью, конечным результатом и четким сроком выполнения. Этим и отличается работа с проектами от привычных, налаженных процессов. Управление проектами помогает грамотно выстроить работу, убрать все лишнее и достигать поставленных целей.
С чего начать управление проектами?
1) Определиться, действительно ли оно нужно компании. Если ваша деятельность— нормально работающий конвейер, который лет на десять вперед обеспечен заказами и не нуждается в изменениях, то управление проектами внедрять не надо.
2) Понимать, что управление проектами поможет только в том деле, в котором существует стратегия развития. Есть предприниматели, которые не понимают, куда ведут свой бизнес: сегодня так повернем, завтра по-другому. Как иногда бывает: строили три этажа — внезапно получился четвертый. Здесь управление проектами не поможет.
Управление проектами от А до Я — что такое управление проектами и проектное управление | менеджмент
3) Не относится к этому как к панацее. Распространенное мнение: внедрим управление проектами, и все будет работать само. И сотрудников нужно будет меньше нанимать, и платить меньше. Это не так.
Из чего состоит управление проектами
В управлении проектами две главных задачи. Первая – выполнение поставленных целей. Сперва определяемся с приоритетами: что хотим сделать и за какой срок.
Вторая задача — понять, есть ли необходимые ресурсы, чтобы добиться цели. И вот здесь нет никаких чудес: если грамотно использовать управление проектами, то сразу видно, что реально достичь, а что нет.
Пример: предприниматели с большим опытом решили строить сушилку для овощей и фруктов. Планировали потратить на это восемь миллионов, но в процессе выяснилось, что еще нужен особенный пол с канализацией, специальная вентиляция — и это обошлось еще в несколько миллионов.
Если заранее знаешь, сколько денег нужно на проект, относишься к нему по-другому — в отличие от ситуации, когда на каждом этапе выявляются новые проблемы. Управление проектами помогает понять, сколько нужно будет ресурсов и времени, чтобы достичь цели.
С какими проблемами сталкивалась наша команда
В управление проектами главное – здравый смысл. Если у вас хорошо с логикой и вы умеете планировать, то управлять проектами проще. Но иногда что-то идет не так. Мы собрали ошибки, с которыми сталкивалась наша команда при проектной работе.
Большие амбиции. Все мы люди, всегда хотим много, сразу и быстро. Поэтому первая ошибка часто заключается в формулировании цели, которая не подкреплена ресурсами — такая «хотелка» без опоры. Цели должны быть оптимальными.
Лишние идеи. Помимо создания новых идей, нужно также вовремя убирать лишнее. Не стоит распыляться на все существующие возможности, лучше действовать постепенно.
Проектное управление. Часть 1. Проектное управление, как способ реализации стратегических задач.
Неправильное управление командой: когда забываем сказать сотрудникам, какие стоят цели и задачи, и кто за что отвечает. Люди не хотят уже просто работать за деньги, они хотят делать то, что интересно. Поэтому каждый должен понимать, что он делает и как это отражается на проекте.
Как мы учим предпринимателей работать с проектами
Проблема обучения зачастую в том, что пока объясняешь на словах, все кажется простым и логичным. Как будто вам в первый раз показали человека на лыжах: вот на одних палках стоишь, вторыми отталкиваешься и едешь – все просто. Но когда ты встаешь на них сам – вот тут и идет что-то не так. То же и в управлении проектами: тебе рассказывают, например, о SMART-целях, начинаешь их ставить, и понимаешь, что не освоил этот инструмент на нужном уровне. Или вообще не понимаешь, зачем его нужно использовать. Поэтому мы используем два подхода:
1) Обучаем на конкретных примерах. Предприниматели учатся решать проблемы своих же компаний. Сегодня нет времени учится на абстрактных вещах. Только на практике приходит понимание, как лучше использовать те или иные инструменты, и каких ошибок можно избежать. Чтобы было удобнее учиться, мы рекомендуем приходить группой из 3-5 человек – тогда вы сможете работать над конкретным проектом вашей компании.
2) Дополняем классическое обучение своими кейсами. Инструменты управления проектами одни и те же, но после каждого выполненного проекта мы начинаем глубже понимать, как ими пользоваться. Поэтому рассказываем о своем опыте: окей, в классическом управлении проектами это делается так, но наша компания делает такие-то варианты и это дает такой-то результат. Некоторым слушателям подходят наши фишки, другим больше нравится стандартный подход.
Источник: spark.ru
Зачем вам проектный менеджмент?
Многие считают, что кризисные периоды экономики – не время для перемен и свершений в бизнесе: лучше занять выжидательную позицию и сосредоточиться на сохранении нажитого. Однако чтобы остаться на плаву в непростые времена, напротив, стоит делать ставку на развитие: кто не будет прогрессировать – останется позади. Поможет компании двигаться вперёд проектный менеджмент.
71 просмотров
Проектный подход – эффективный инструмент достижения целей компании. В России к нему прибегает малый и средний бизнес, крупные федеральные организации и даже государственные компании и органы власти. В сегодняшних реалиях компаниям жизненно необходимо мгновенно перестраиваться и адаптироваться к новым условиям, и проектный менеджмент отлично с этим справляется.
Что такое этот проектный менеджмент, чем он отличается от процессного, почему развиваться компания может только в ходе реализации проектов, а также как проектный менеджмент внедрить в работу компании расскажем в сегодняшнем материале.
Процессы и проекты
Процессная деятельность. Представьте конвейер, который выполняет повторяющиеся операции с определённой скоростью и главная его задача – сохранить темп производства и не потерять качество производимого продукта. Процессная деятельность – непрерывно повторяющиеся действия, которые состоят из рутинных операций и воспроизводятся из раза в раз с предсказуемым результатом. Повторяемость – главный признак процесса.
Задача управления процессами – организация рутинных операций таким образом, чтобы сократить расходы ресурсов предприятия без потери качества работы. То есть процессное управление предполагает курс на оптимизацию и своего рода энергосберегающий режим монотонно повторяющейся работы.
Представьте, что рабочий ездит по объектам и для проведения ремонтно-строительных работ замеряет помещения рулеткой, переносит показатели на бумажный чертёж, а завершив измерения заносит данные в чертёжную программу, чтобы подготовить планы и рассчитать смету. Если заменить рулетку на лазерный дальномер, а данные заносить сразу в программу, подготовка чертежей займёт меньше времени, а точность замера только повысится: процесс работы станет эффективней, однако суть и результат его не изменится – рабочий сможет замерить больше объектов с большей точностью, но ничего принципиально нового не произведёт.
Проектная деятельность – временное мероприятие, которое направлено на создание уникального продукта или изменение процессов с созданием команды на период реализации проекта. Проект – это комплексная задача с дедлайном, запуском и готовым продуктом на выходе. Главный признак проекта – запуск.
Задача управления проектом – приблизить запуск, завершить работу над проектом. Управление проектами – использование знаний, навыков, инструментов и методов работы для удовлетворения требований, которые предъявляются к проекту. То есть проектное управление предполагает постановку конкретных целей и наиболее эффективное их достижение.
Например, строительная фирма берёт проект ремонта ресторана: для работы подбираются дизайнер, сметчик, чертёжник, штукатуры, плиточники и так далее. Команда сообща подготавливает планировку и раскладку материалов, участвует в проекте от начала до конца, каждый при этом отвечает за свою часть работы. Цель – завершить ремонт с наилучшим результатом. При этом задачи каждого специалиста будут состоять из рутинных для него операций, но трудиться все будут на один проект, а по завершению работ компания возьмётся следующий проект, для которого переформирует команду в соответствии со спецификой объекта и задач.
В случае с процессом, специалист выполняет рутинную задачу и скорее всего не придаёт значения тому, что дальше происходит с продуктом его деятельности на «производственном конвейере», тогда как в результате проекта заинтересован каждый участник, хотя каждый по прежнему несут ответственность за свою часть работы.
В случае с процессным подходом получить какой-то новый результат практически невозможно, потому что регулируя процессы каждого участника общий результат представить всё же проблематично. А проектный подход позволяет заранее определить цели и спланировать действия так, чтобы эффективно решать поставленные задачи. Также проектный подход даёт возможность по завершению проекта провести аналитику и работу над ошибками, чтобы внести в будущую работу необходимые корректировки.
Процессы в проекте
Любой проект состоит из тех операций, которые и так совершаются в процессе работы, только раньше их не организовывали в проект. При том к базовым процессам добавляются процессы управления проектами:
- Сформировать цель проекта – какой результат нужно получить;
- Спланировать этапы проекта – какие действия в какой последовательности и в какой срок нужно предпринять;
- Организовать реализацию – обеспечить и распределить ресурсы для работы, определить бюджеты;
- Проконтролировать исполнение – назначить ответственных, убедиться в том, что работы идут по плану и результат достигнут;
- Завершить проект – подвести итог реализации проекта.
То есть с одной стороны у рутинных процессов появляются чёткие цели и дедлайны, а с другой – проект требует серьёзного внимания к организации и управлению, а значит использования проектного менеджмента.
Зачем нужен проектный менеджмент?
Если коротко, проектный менеджмент позволяет пройти путь из точки А в точку В по наиболее выгодному для компании маршруту: помогает сфокусироваться на конкретной цели, правильно распределить ресурсы и вовремя получить желаемый результат. Системный подход к управлению проектами – лучший способ решить проблемы компании. Проектный менеджмент помогает контролировать следующие задачи:
- Управлять целями проекта;
- Контролировать бюджет и избегать незапланированных расходов;
- Определять сроки реализации проекта;
- Распределять задачи и назначать ответственных за результат сотрудников;
- Заранее выявлять и предусматривать возможные риски и угрозы;
- Осуществлять контроль за процессом реализации проекта;
- Налаживать эффективную коммуникацию между членами команды для достижения поставленных целей;
- Контролируют результат реализации проекта и проводят корректировки, чтобы повысить эффективность следующих проектов.
Чёткий план действий, грамотное распределение ответственности и ресурсов, управление коммуникацией между членами команды и отделами, а также синхронизация их деятельности повышают плодотворность работы и позволяют эффективней достигать целей.
Обычно выделяют 5 основных функций проектного менеджмента:
- Целеполагание – постановка одной или нескольких целей проекта и разработке концепции их достижения;
- Планирование – разработка стратегии и маркетингового плана, распределение ресурсов, определение бюджета и сроков выполнения проекта;
- Организация – подготовка команды, обмен информацией и реализацию плана действий;
- Мотивация – внедрение определённой системы для эффективного стимулирования каждого члена команды и достижения поставленных целей;
- Контроль – оценка качества работ, мониторинг сроков и бюджета, подготовка отчетов и их последующий анализ.
Как реализация проектов способствует росту и развитию компании?
Организация развивается через проекты, даже если их таковыми не называет. Любое внедрение изменений – это проект. В современном мире бизнес всё чаще из регулярного управляемого процесса превращается в множество уникальных проектов: у любой компании регулярно возникают задачи по выживанию или по адаптации к быстро меняющейся среде, управлению целями бизнеса.
Управление проектами – прежде всего инструмент достижения стратегических целей организации. Чтобы двигаться вперёд и наращивать мощность, у предприятия должна быть стратегия, в рамках которой и реализуются проекты. То есть, успешное управление проектами даёт возможность определять те проекты, что приближают компанию к достижению стратегических целей, и выделять на них максимум внимания и ресурсов.
Общий принцип отбора проектов для достижения стратегических целей даёт единое видение деятельности организации: позволяет контролировать бюджеты, сроки выполнения, использование средств производства и общий ход работ. Прозрачность и возможность оценить финансовые, временные и кадровые затраты помогают измерить эффективность деятельности компании и грамотно управлять ресурсами: выявлять причины перерасходов и отклонений, своевременно корректировать курс, оптимизировать работу всей организации.
На серьезные изменения требуется значительное время. Если компания не ставит краткосрочных целей и не может продемонстрировать быстрые успехи, есть опасность потерять мотивацию сотрудников: многие теряют интерес к процессу, если не видят осязаемых результатов. Стремление к быстрым результатам поддерживает осознание необходимости перемен и будит в сотрудниках аналитическое мышление, которое помогает корректировать курс развития.
При удачных организационных изменениях в компании повышаются показатели качества и прекращается падение чистой прибыли, на рынок выводятся новые успешные продукты, увеличивается доля рынка и растет производительность.
Почему важна системность?
Изменения укореняются и начинают работать, когда новый способ управления становится нормой рабочих отношений и входит в структуру корпоративного организма. Системный подход, в отличие от нерегулярной практики проектного управления, помогает внедрить новые алгоритмы и практики в саму концепцию подхода к работе каждого отдела и сотрудника. А до тех пор, пока новые подходы не станут неотъемлемой частью социальных норм и коллективных ценностей, они будут забываться, как только прекращается процесс трансформации.
Чтобы изменения закрепились в корпоративной культуре, важно соблюсти два момента:
- Наглядно демонстрируйте, что перемены в установках, поведении и мышлении улучшили работу компании – регулярно информируйте сотрудников о причинах улучшения работы бизнеса;
- Формируйте поколение управленцев, которые олицетворяют новый подход.
Сложности, с которыми может столкнуться компания при переходе на проектный менеджмент и их решение
- Повышенная стрессовая нагрузка на руководителя, что может привести к быстрому выгоранию – снизить нагрузку поможет грамотное распределение ответственности внутри проекта и перенос части контроля на других членов команды;
- Повышение накладных расходов компании – на первых порах такое возможно: создание системы управления проектами со всеми её шаблонами, регламентами, разработкой структуры и покупкой специализированного ПО требуют определённых расходов. Однако траты в данном случае разумней расценивать как инвестиции в эффективность компании;
- Страх менеджера перед экспериментами и поиском более эффективного метода управления проектами негативно сказывается на результативности – здесь поможет опыт сын ошибок трудных, либо своевременное привлечение внешнего специалиста для консультации и налаживания методов и алгоритмов работы в соответствии с особенностями деятельности организации;
- Слишком жёсткое управление проектами, которое не предусматривает адаптацию метода под специфику работы компании, что в свою очередь препятствует прогрессу и творческому мышлению всей команды – как и в предыдущем пункте, с адаптацией поможет справиться либо метод проб и ошибок, либо приглашённый эксперт, который возьмёт на себя проработку структуры, внедрение новых методов управления и их адаптацию к особенностям компании;
- Отсутствие компетентного менеджера проекта и квалифицированной команды – решается наймом новых сотрудников или обучением имеющихся кадров. Опять же, облегчит процесс перехода от старой структуры управления к новой компетентный консультант.
Как видите, все эти трудности решаемы и носят скорее временный характер. Да и изменить качественный уровень работы компании не потерпев временных издержек просто невозможно.
Построение организационной структуры
Построение организационной структуры предполагает комплексный анализ, проработку элементов внутренней среды компании и разработку такой структуры, которая позволит организации работать как единое целое. Важно установить чёткие взаимосвязи между подразделениями компании, учесть факторы, которые влияют на структуру управления: масштабы производства, мощности, сложность производственных процессов, особенности выпускаемой продукции, технологии и элементы научно-технического прогресса, которые используются в процессе производства, степень концентрации, кооперацию и специализацию бизнеса, его размеры.
В разработке организационной структуры необходимо чётко следовать этапам:
- Организация делится по горизонтали на блоки, определяется направление деятельности каждого блока;
- Устанавливаются полномочия, определяются цепи команд с дальнейшим делением на более мелкие подразделения, прописываются должностные инструкции;
- Прорабатываются должностные обязанности, разрабатываются задачи и закрепляются за исполнителями;
- На основе предыдущих пунктов формируется и прорабатывается эффективная организационная структура.
Всё это выглядит довольно сложно и муторно на первый взгляд, однако в результате грамотной проработки руководитель получает единую организационную структуру, которая обеспечивает согласованность работы подразделений и облегчает управление компанией. Распределение обязанностей и функций сотрудников, а также установление взаимосвязей внутри организации, превратят бизнес в единый слаженный механизм и помогут эффективно решать стратегические задачи и двигаться только вперед.
Источник: vc.ru
РОЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ В СОВРЕМЕННОМ МИРЕ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»
Определена роль проектного управления в современной организации. Представлены тенденции развития проектного управления на современном этапе.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Похожие темы научных работ по экономике и бизнесу , автор научной работы — Негодин И.А.
Тенденции проектного управления на современном этапе
Проектный менеджмент в структуре современного менеджмента
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ПРОЕКТНОГО УПРАВЛЕНИЯ
Проектно-ориентированный подход, как взаимосвязь методов управления со стратегией компании
Проектная форма реализации инициатив организационного развития
i Не можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
THE ROLE OF PROJECT MANAGEMENT IN THE MODERN WORLD
The role of project management in a modern organization is defined. The trends in the development of project management at the present stage are presented.
Текст научной работы на тему «РОЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ В СОВРЕМЕННОМ МИРЕ»
Негодин И.А. студент 5 курса Научный руководитель: Миронова Н.А.,
Пермский ГАТУ им. академика Д.Н. Пряшникова
РОЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ В СОВРЕМЕННОМ МИРЕ
Аннотация: Определена роль проектного управления в современной организации. Представлены тенденции развития проектного управления на современном этапе.
Ключевые слова: проект, управление проектом, проектное управление, тенденция.
5th year student
Scientific supervisor: Mironova N.A., candidate of economics
Perm State Technical University named after Academician D.N. Pryashnikov
THE ROLE OF PROJECT MANAGEMENT IN THE MODERN
Annotation. The role of project management in a modern organization is defined. The trends in the development of project management at the present stage are presented.
Keywords: project, project management, project management, trend.
Важность проектного управления в современном мире трудно переоценить, ведь любая организация, даже самая небольшая, реализует новые начинания, в большинстве своём представляющие собой ни что иное, как проекты. Последовательная разработка и внедрение систем проектного управления в организациях, включая информационные системы, позволяют различным командам и структурам организации совместно работать над определением планов и реализацией проектов по выводу продуктов на рынок, синхронизируя их расписания, координируя ресурсы и усилия по реализации стратегии организации.
Управление проектом (проектное управление) — особый вид управленческой деятельности, базирующийся на предварительной коллегиальной разработке комплексно-системной модели действий по
достижению оригинальной цели и направленной на реализацию этой модели.
Современное управление проектом — это особый вид управления, который так или иначе может применяться к управлению любыми объектами, а не только объектами, имеющими явные характеристики проекта. Это подтверждается результатами практического использования проектного управления в самых разнообразных областях современного российского менеджмента [2, c. 292].
В современных условиях проектное управление становится все более эффективной управленческой технологией, позволяющей компаниями осуществлять успешное стратегическое развитие и повышать свою конкурентоспособность. Использование проектного управления получило широкое распространение среди зарубежных компаний, широко применяется в настоящее время в инженерии, государственном управлении, энергетике, финансах, здравоохранении, IT, производстве, связи и др. отраслях. При этом проектное управление стремительно развивается, в значительной степени подвержено влиянию цифровой экономики, что обуславливает интерес к систематизации и анализу тенденций развития проектного управления [4, c. 15].
Среди современных тенденций проектного управления необходимо назвать следующие: [2, c. 293].
1. Широкое распространение гибких методик управления проектами (таких как Agile), которые позволяют ориентироваться на динамичное формирование требований к результатам проекта, самоорганизацию рабочих групп, ориентацию на постоянные изменения.
2. Возрастание стратегического влияния руководителей проектов, подразумевающее стремление к упрощению организационных проектных структур, сокращение числа уровней власти, ориентацию на эффективные межличностные коммуникации и быстрое принятие решений.
3. Возрастание роли управления изменениями, которое становится важнейшим инструментом, обеспечивающим эффективность проектной работы. Это требует от руководителя проекта более широких и развитых навыков, чем при классическом подходе, когда работы руководителя подразумевает лишь наличие технических навыков.
Сегодня Управление Проектами (УП) — признанная во всем мире профессиональная дисциплина. Методология и средства УП широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности.
К настоящему времени УП сформировалось как новая культура управленческой деятельности и стало своеобразным мостом в цивилизованном бизнесе и деловом сотрудничестве стран разных континентов с разной историей развития, традициями, экономикой и культурой. Сейчас уже трудно назвать хотя бы один значительный проект,
который осуществлялся бы вне рамок идеологии и методологии УП. Трудно также назвать хотя бы одну известную в мире компанию, не использующую в своей практике методы и средства УП [1].
Управление проектами сегодня — один из важнейших механизмов рыночной экономики. В развитых странах он используется практически на всех проектах, в России же — не больше 1,5-2 процентов от их общего количества. В тоже время использование современной методологии и инструментария УП позволяет обычно сэкономить порядка 20-30 процентов времени и около 15-20 процентов средств, затрачиваемых на осуществление проектов и программ. И это — в западных странах, где и «как всегдашнее» исполнение проекта происходит с гораздо меньшими затратами и потерями, чем у нас. В России же, где организационная система и методы управления гораздо слабее, чем на Западе, эффект от внедрения УП окажется еще более значительным.
Управление проектами как новая управленческая культура и технология позволяет форсированно перейти от хаоса и спонтанного развития в «точках роста» к целенаправленному планомерному развитию, от отдельных проектов и программ через проектно-ориентированные организации и компании к проектно-ориентированным бизнесу и обществу в целом как развивающимся большим системам [3, с. 299].
Итак, проектное управление — это великолепный ресурс развития организаций, однако без учета особенностей эффективного проектного менеджмента, он может превратиться в черную дыру, где будут исчезать средства организации.
2. Прохорова М. П. Тенденции проектного управления на современном этапе / М. П. Прохорова, А. А. Шкунова, Т. А. Егорова // Инновационная экономика: перспективы развития и совершенствования. — 2018. — №8 (34). — С. 292 — 296.
3. Чурилов, А. А. Понятие, роль и актуальность проектного управления в России / А. А. Чурилов // Молодой ученый. — 2013. — № 3 (50). — С. 299-301.
4. Юрьева Т. В. Проектный менеджмент в структуре современного менеджмента / Т. В. Юрьева // УЭкС. — 2016. — №11 (93). — C. 15 — 16.
Источник: cyberleninka.ru
