«Почта России» запустила новую услугу для организаций — оцифровку входящей бумажной корреспонденции и передачу ее адресатам в электронном виде. Риски утечки конфиденциальной информации перевешивают все плюсы, которые дает новый сервис, предупреждают эксперты
«Почта России» запустила новый сервис для компаний и организаций, он включает в себя оцифровку бумажной корреспонденции и доставку ее адресатам в электронном виде. Она может не только пересылать сканированные письма по электронной почте, но и загружать их в систему электронного документооборота, если она у организации интегрирована с IT-системами «Почты России», пишут «Ведомости» со ссылкой на представителя почты.
Корреспонденция, которая приходит в адрес компании, будет отправляться из почтовых отделений в центры оцифровки, рассказал представитель «Почты России». Там письма вскроют, переведут в электронный вид отправят адресату или выложат на его сервер. По словам собеседника газеты, «Почта России» заключает с заказчиком «соглашение о неразглашении и получает от него доверенность на получение, вскрытие и обработку корреспонденции». Тарифы на услугу варьируются от 4,8 рубля (оцифровка одной страницы документа) до 60 рублей (внесение документа в систему документооборота заказчика), следует из тарифной сетки «Почты России». «Бизнес в среднем тратит около 35 000 рублей на обработку 1000 бумажных писем, сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 000 рублей», — отметил представитель почтового предприятия.
Как работает почта России с федеральными клиентами! Как отправлять через почту интернет магазину!
По его словам, при использовании сервиса сокращается время доставки корреспонденции, «больничные и отпуска сотрудников документооборота компании не влияют на обработку потока писем, а поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа». Чтобы адресат не пропустил в потоке корреспонденции, к примеру, судебное письмо или претензию клиента, до конца 2021 года «Почта России» намерена ввести автоматическую классификацию корреспонденции по типам документов и темам писем. Новый сервис почтовая компания опробовала на нескольких госструктурах и компаниях из медицинской и строительной отраслей.
Одним из первых пользователей услуги по оцифровке корреспонденции стала девелоперская группа «Самолет», привел пример представитель «Почты России». «С февраля по июнь 2021 года почта оцифровала около 50 000 страниц адресованной «Самолету» корреспонденции, то есть примерно половину входящих отправлений», — сказал он. По словам руководителя управления внутреннего аудита «Самолета» Дмитрия Волкова, это позволит девелоперской группе сократить затраты на документооборот на 20%. «Кроме того, мы практически полностью исключили риск несвоевременного получения почты», — сказал Волков.
Директор департамента новых проектов «Почты России» Кирилл Буртный добавил, что пересылка адресатам оцифрованных писем есть, например, у почтовой службы США. Но на российском рынке это первый такой сервис, отметил он. За первый год работы «Почта России» планирует оцифровать 6 млн страниц корпоративной корреспонденции. Всего в 2020 году она обработала 1,2 млрд единиц исходящей платной письменной корреспонденции, что на 4,1% больше, чем годом ранее. Подавляющее большинство этих отправлений, по данным почты, различные сообщения от госструктур и корпоративная переписка.
Новгородские журналисты посмотрели на работу Почты России изнутри
Гендиректор Telecom Daily Денис Кусков отметил, что интерес к новой услуге должны проявить компании, бизнес которых предполагает тесное взаимодействие с органами власти, например, застройщики. «Получение официальной корреспонденции в электронном виде для них действительно удобно, это позволит сократить издержки на сортировку и распределение документов по подразделениям — в этом случае перевод до половины корреспонденции в гибридный, бумажно-электронный формат вполне реален», — сказал Кусков. «Мы давно и плодотворно сотрудничаем с «Почтой России» и готовы к дальнейшему развитию взаимодействия, в том числе в области оцифровки документооборота», — сказал представитель «Ростелекома».
Заместитель гендиректора «Гринатома» (входит в периметр «Росатома») Светлана Борматова отметила актуальность сервиса, поскольку «все больше компаний переходят на электронный документооборот». «Электронный вид значительно упрощает отслеживание статуса рассмотрения документов. Оцифровка документов имеет преимущество еще и потому, что далее работу с электронными носителями может выполнять робот», — сказала она. Представитель ВТБ назвал новую услугу удобным дополнительным сервисом. «В крупных компаниях значительная часть документооборота уже происходит в цифровом формате. Сейчас большая часть внешней корреспонденции ВТБ оцифровывается при получении», — сказал он.
Услуга может быть интересна для корреспонденции, не содержащей коммерческую информацию, сказал руководитель проектного офиса «Сибура» Руслан Броничев. По его словам, «в корпоративной среде это сравнительно узкий сегмент». «На уровне межведомственного взаимодействия потребность в такой системе давно назрела, и она будет востребована», — отметил заместитель директора по работе с корпоративными клиентами компании «АЛП — информационные системы» Павел Мельник. Он добавил, что получение всей корреспонденции в виде сканов «уже не очень интересно даже крупным компаниям — интереснее наладить правильный сквозной электронный обмен документами по всем бизнес-цепочкам».
У «М.видео-Эльдорадо» в системе электронного документооборота до 90% документов в рамках работы с поставщиками проходят автоматические проверки и отражаются в учете без участия человека, рассказала представитель ретейлера Валерия Андреева. «Если говорить о входящей корреспонденции, для компаний сейчас важен не столько перевод бумажного формата в скан, сколько дальнейшая автоматическая маршрутизация в зависимости от типа входящего документа, постановка задачи исполнителю с возможностью отслеживания статуса, формирование и автоматическая отправка ответов», — отметила она.
Управляющий партнер экспертной группы Veta Илья Жарский назвал плюсом проекта «существенную экономию для бизнеса, где документооборот посредством бумажных писем объемен, актуален и растет с каждым годом». Жарский указал на риски утечек информации из корреспонденции или иных данных третьим лицам. «Риски, связанные с вскрытием конфиденциальной переписки, перевешивают все реальные плюсы, которые дает новая услуга почты», — отметил он. По мнению Жарского, «Почте России» придется доказать заказчикам безопасность своих IT-систем, а также готовность к безопасной интеграции с информационными системами компаний.
Источник: www.forbes.ru
Аренда абонентского ящика на почте России
Наличие персонального хранилища непосредственно в отделении почты или в бизнес-центре, где есть почтовые станции, – это, прежде всего, удобство, когда получателю не нужно выстаивать длинные очереди, чтобы забрать свою корреспонденцию, прессу или другие отправления. По сути завести абонентский ящик – значит скрыть персональные данные от отправителя и сохранить в тайне адрес своего пребывания (жительства или регистрации).
Что представляет собой абонентский ящик?
Почти в каждом подразделении почтовой связи есть шкаф с отдельными запирающимися на ключ ячейками, в которые почтальоны складывают корреспонденцию, поступившую на номер а/я. При отправке именно его отправитель указывает в графе «Адрес». Так, обезличенная почта может быть забрана только человеком, имеющим ключ или выступающим доверенным лицом получателя.
Преимущества аренды абонентского ящика
- Это хорошая альтернатива услуги «до востребования», но без необходимости общения с операторами и ожидания в очереди. Можно в удобное для себя время просто открыть шкафчик и проверить наличие бандеролей или писем;
- Оборудование находится на закрытой и охраняемой территории, поэтому не нужно переживать за сохранность корреспонденции или возможность несанкционированного изъятия содержимого хранилища посторонними людьми;
- Доступ к ячейке есть только у пользователя или лица, имеющего на руках ключ;
- Простой адрес. Реквизиты легко запомнить и можно даже придумать собственное название, которое остается актуальным даже в случае переезда арендатора. Например, назвать адрес просто а/я 25 или дать короткое запоминающееся имя «Мой офис».
При этом можно заказать дополнительные услуги, такие как настройка уведомлений о получении корреспонденции на телефон или открывание замка цифровым паролем, отправленным в СМС-сообщении. Вся информация о текущих изменениях также доступна пользователю в личном кабинете.
Из минусов можно назвать необходимость оплачивать арендную плату на несколько месяцев вперед, а также возможность осуществить выемку только в рабочие дни почтового отделения. Круглосуточного доступа к шкафу нет, поэтому прежде, чем отправляться за посылками, необходимо уточнить график и время работы почтового подразделения.
Как арендовать ячейку – пошаговая инструкция
Взять в аренду абонентский ящик очень просто. Для этого нужно выбрать любое отделение почты, расположенное поблизости, прийти в учреждение с документами, удостоверяющими личность, и заполнить бланк заявления.
В форму следует внести свои персональные данные – ФИО, серию и номер паспорта, а также указать контакты для связи (телефон, e-mail). При наличии вопросов обратитесь за помощью к любому свободному сотруднику. После подписания договора и внесения оплаты за определенный период (максимальный срок аренды – 3 года) вы получите ключ и уже с этого момента можете пользоваться ячейкой.
Как оформить ящик онлайн
Оформление договора на аренду ящика возможно и в режиме онлайн. Для этого:
- Перейдите на официальный сайт Почты России, выберите удобное для себя отделение и проверьте, есть ли в наличии свободные ящики;
- Забронируйте ячейку, уточните стоимость, исходя из предполагаемого срока аренды и набора услуг, и сделайте оплату удобным для вас способом;
- Посетите отделение почты, чтобы подписать договор и получить ключ.
Скачать форму типового Договора Почты России на абонирование абонентской ячейки
Как видите, все просто. Теперь вы можете забирать письма, бандероли и посылки в удобное время и без очередей.
Если у вас появится необходимость продлить срок пользования а/я, просто зайдите в личный кабинет и продлите договор онлайн.
Особенности аренды почтовой ячейки для юридического лица
Юридические компании по Закону не имеют права оформлять доставку деловой корреспонденции на адрес с указанием а/я. В этом случае обезличивание невозможно и может быть расценено соответствующими службами, как попытка мошенничества. Если вы все же решили арендовать ячейку на юридическое лицо, то следует понимать, что у такого решения есть свои особенности:
- Забрать почту может только директор предприятия или уполномоченное им лицо. Для этого руководитель должен прийти непосредственно в учреждение, чтобы оформить доверенность, заверить документ подписью и печатью, после чего уже сотрудник его компании сможет самостоятельно производить выемку корреспонденции;
- Продление срока аренды невозможно в автоматическом порядке. Арендатор опять должен лично посетить отделение почты и подписать дополнительное соглашение.
Стоимость услуг для юрлиц дороже, чем для обычных граждан. И это тоже следует учесть при выборе такого способа получения отправлений.
Как арендовать абонентский ящик для физического лица?
Физлицам гораздо проще оформить договор аренды. Для этого следует сначала выбрать ближайшее почтовое учреждение, уточнить график его работы и условия сотрудничества – стоимость, варианты оплаты, сроки пользования, способ открывания (ключ, пароль) и т.д. Затем нужно выбрать свободный ящик, взять бланк договора, заполнить все значимые поля в документе, подписать соглашение и оплатить услугу. После подписания бумаг начальником отделения работник почты выдаст ключ и вы можете пользоваться арендованным хранилищем в течение всего времени, за которое заплатили.
Можно ли оформить договор в режиме онлайн?
Да, такая процедура значительно облегчает процесс взаимодействия сторон, исключая личное общение. Примечательно, что не имеет принципиальной разницы, на кого заключается договор – на физическое или юридическое лицо. Процесс идентичен:
- Перейдите на официальныйсайт почты России;
- Выберите удобное для себя отделение почты или учреждение, где есть почтовая станция с абонентскими ящиками;
- Заполните электронную форму бланка заявления, указав тип пользователя, номер свободной ячейки и количество хранилищ.
Система автоматически предложит выбрать дату начала договора и срок аренды абонентского ящика (-ов), после чего в открывшемся окне появится информация о стоимости услуг с возможностью оплаты указанной суммы в онлайн-режиме. Подпишите договор цифровой подписью и можете смело отправляться в отделение, забирать бумажный вариант соглашения и ключи.
Стоимость аренды абонентского ящика
Цена аренды абонентского ящика зависит от разных факторов. Аренда абонементной ячейки в центре Санкт-Петербурга сроком на 1 месяц обойдется в 546 рублей для физического лица, 1404 рублей для юридического лица. Стоимость красивого названия А/Я — 1092 руб для физлица, и 2907 руб для юрлица.
В Москве на произвольном адресе цена 1 месяца аренды обойдется 805 руб для физлица и 2160 руб для юрлица.
Цена формируется с учетом:
- Местоположения пользователя. Чем крупнее населенный пункт, тем дороже услуга;
- Категории, к которой относится клиент (физлицо или юрлицо). Для юридического лица стоимость в 3 раза выше;
- За запоминающееся имя А/Я придется заплатить в 2 раза больше;
- Срока пользования и количества арендуемых ячеек.
Оплачивать можно за месяц или на полгода вперед. Максимальный срок аренды – за 3 года. Как и в любом бизнесе, условия индивидуальные, есть определенный минимум, ниже которого предоставление услуги становится нерентабельным.
В агрегаторе курьерских служб ТОП Экспресс выгодные цены на экспресс-доставку писем и документов . Абонентское обслуживание у нас избавит вас от забот по забору и отправке корреспонденции. Наш курьер сделает все за вас.
Доверенность на получение почты через а/я
Оборудование располагается на территории учреждения, поэтому оно находится под круглосуточной охраной. Доступ разрешен исключительно в рабочее время и только лично арендатору ячейки. Если к шкафу подойдет подозрительный человек, не имеющий ключа, это заметит работник почты и сразу вызовет охранника или полицию. В случае, когда вы хотите доверить выемку корреспонденции другому человеку, необходимо поставить об этом в известность сотрудников почты и выписать доверенность на имя доверенного лица.
Как правильно писать почтовый адрес с абонентским ящиком?
Адрес выглядит следующим образом:
- а/я номер или короткое название;
- наименование населенного пункта;
- индекс почтового отделения.
Номер телефона указывать в адресной строке не нужно. Почта будет загружена в ячейку, из которой пользователь заберет ее в удобное для себя время.
Источник: top-ex.ru
«Почта России» предлагает офлайновым магазинам и кофейням принимать посылки на доставку. Сколько можно заработать?
Федеральный почтовый оператор запустил программу приема посылок в доставку через офлайновые розничные магазины, ПВЗ маркетплейсов и даже некоторые заведения общепита. Как говорится в сообщении компании, принять участие в ней смогут торговые точки, которые находятся дальше 500 метров от ближайшего отделения «Почты России».
В зависимости от количества принятых отправлений будет выплачиваться агентское вознаграждение в размере до 15% от стоимости одной доставки. Малый и средний бизнес сможет принимать посылки по самым популярным тарифам: «Посылка стандартная», «Посылка онлайн», «1 класс», EMS или «курьер онлайн». Речь идет о сумме от нескольких десятков до нескольких сотен рублей. Т.е. доход сопоставим с допродажей какого-то мелкого товара.
Для, примера, вот тарифы услуги «Посылка стандартная» от «Почты России»: Вот от таких сумм оператору заплатят 15% в худшем случае (это самый дешевый тариф). «Почта России» будет забирать такие отправления ежедневно, если в течение дня клиенты оставили больше пяти посылок. В остальных случаях – через день. Для того, чтобы начать принимать посылки, предпринимателям понадобятся только ноутбук, принтер и весы. Договор на прием посылок и подключить почтовые сервисы можно онлайн. По словам заместителя генерального директора по управлению территориальной сетью и офлайн-каналами «Почты России» Алексея Лаптева, в новых пунктах приема посылок малый и средний бизнес получит не только дополнительный доход, но и новых клиентов, которым сможет предложить свои услуги.
Федеральный почтовый оператор допускает, что в будущем запустит также и выдачу отправлений в магазинах и кофейнях.
- «Почта России» увидела в продавцах маркетплейсов своих клиентов. Что и на каких условиях она предлагает?
- СМИ сообщили о готовящейся смене главы «Почты России». Компания грядущее увольнение Максима Акимова опровергает
- «Почта России» доставит небольшие грузы в Казахстан на автомобиле. Узнали подробности
- Куда исчез раздел «Товары» из мобильного приложения «Почты России»? И чего ждать тем, кто там что-то заказал?
- Под брендом Punkt «Почта России» откроет сеть «легких» ПВЗ. Что известно про этот проект?
«Почта России» – российский национальный почтовый оператор. Единственным акционером АО «Почта России» является РФ в лице Росимущества. Компания насчитывает более 38 тыс. отделений обслуживания клиентов по всей стране, порядка 66% из которых находятся в малых населенных пунктах.
Интересная новость? А ведь новости гораздо удобнее отслеживать в Telegram. Подпишитесь на наш Telegram-канал вот по этой ссылке. И вы будете и читать, и получать все самое важное наиболее удобным способом.
Источник: oborot.ru