Подготовка и проведение бизнес переговоров

Одной из форм управленческой деятельности являются деловые совещания, в процессе которых происходит обмен информацией между руководителем и сотрудниками и принимаются управленческие решения.

Замечание 1

Деловое совещание — привлечение коллективного разума к разработке оптимальных решений по сложным или актуальным вопросам, касающимся деятельности предприятия.

В ходе делового совещания процесс управления включает три стадии:

• сбор и обработка информации,
• координация деятельности служб и сотрудников фирмы,
• принятие решений.

Организация и проведение деловых совещаний включает следующие этапы:

• подготовка — определение целесообразности совещания, повестка дня и состав участников, дата и время совещания, определение места проведения совещания;
• проведение — продолжительность делового совещания, регламент, протокол;
• подведение итогов и принятие решений — контроль за выполнение решений.

Сдай на права пока

Как правильно вести переговоры: секреты и примеры эффективной коммуникации

учишься в ВУЗе
Вся теория в удобном приложении. Выбери инструктора и начни заниматься!

Значение деловых совещаний

Целесообразность проведения деловых совещаний определяется необходимостью:

• обмена информацией,
• выявления мнений и альтернатив,
• анализа нестандартных ситуаций,
• принятия решений по комплексным вопросам.

Занимаясь подготовкой повестки дня необходимо определить:

Количество компетентных участников совещания должно соответствовать количеству активно участвующих в обсуждении вопроса лиц.

Наилучшим временем для проведения совещаний является вторая половина дня среды или четверга, так как кривая работоспособности имеет ощутимый спад в понедельник и пятницу.

Каждый из участников совещания должен предварительно ознакомиться с повесткой дня и материалами, что позволит провести совещание более эффективно.

Оптимальная длительность совместной умственной работы людей составляет 40-45 минут, поэтому нецелесообразно проводить совещания длительностью более 1 часа и планировать 10-минутный перерыв после первых 40 мин. совещания.

«Организация и проведение деловых совещаний и переговоров»
Готовые курсовые работы и рефераты
Решение учебных вопросов в 2 клика
Помощь в написании учебной работы

Протокол совещания — это официальный документ, который ведет секретарь, служащий основанием для руководителя требовать выполнения сотрудниками порученных заданий. В протоколе отображаются:

• достижение цели совещания,
• решение,
• исполнители и сроки.

Принятие решений происходит двумя способами:

• специальной комиссией заранее составляется проект решения, который зачитывается на совещании, в него вносятся корректировки и решение принимают результатом голосования;
• председатель совещания подводит итоги и формулирует принятое решение.

Деловые переговоры

Переговоры служат для достижения соглашения между сторонами, имеющими противоположные или совпадающие интересы.

Правила переговоров от Стива Джобса // В чем секрет эффективных переговоров? 16+

Процесс переговоров включает следующие стадии:

• подготовка,
• проведение,
• решение проблем,
• анализ итогов деловых переговоров.

В процессе подготовки к переговорам необходимо изучить следующие вопросы:

• цель,
• партнер,
• предмет,
• условия,
• присутствующие лица,
• организация переговоров.

При проведении переговоров используются следующие основные методы:

• вариационный метод,
• метод интеграции,
• метод уравновешивания,
• компромиссный метод.

В ходе переговоров вырабатывается общее решение, и каждой из сторон выгодно обоюдное принятие этого решения. При положительном исходе переговоров, на завершающей стадии резюмируются основные положения, и дается им характеристика. Возможно обсуждение перспективы новых встреч и понимание участниками переговоров достижения прогресса.

Замечание 2

При негативном исходе важно сохранить контакт с партнером, отказаться от подведения итогов, и постараться найти интересующую обе стороны тему, что разрядит ситуацию и позволит создать дружескую непринужденную атмосферу прощания.

Анализ переговоров включает:

• сравнение целей и результатов переговоров,
• определение действий и мер, являющихся следствием результатов,
• деловые, организационные и личные выводы относительно дальнейших переговоров или продолжения проводившихся.

Источник: spravochnick.ru

Подготовка и проведение деловых переговоров

Деловые переговоры — обязательная составляющая бизнеса. Стиль переговоров может быть сложным, жестким, конструктивным или неэффективным. От того, насколько хорошо подготовлены и проведены переговоры, зависит качество взаимоотношений с деловыми партнерами

Ведение деловых переговоров

Каждый деловой человек отлично понимает, что такое деловые переговоры. Жесткие, без поражений, сложные, неэффективные, безрезультатные – все эти понятия прекрасно подходят, чтобы описать суть данного процесса.

Деловые переговоры – это способ построения взаимоотношений с людьми методом построения эффективной коммуникации (причем как устной, так и письменной). Для того чтобы привести переговоры к какому-либо исходу, необходимо не только приложить ряд усилий, но и пройти несколько этапов.

Стратегии проведения переговоров

Следует сказать, что на практике редко встречаются ситуации, где применяются эталонные стратегии или модели, поэтому представить идеал просто невозможно. Но все же некий идеал должен быть и к его соблюдению необходимо стремиться. К примеру, эталонной моделью может быть AIDA.

AIDA широко распространена в практике американского маркетинга и незаменима в рекламе. Но кто мешает вам применять ее и в своем бизнесе, находя точки соприкосновения с деловым партнером? Правильно, никто. Модель AIDA означает следующее:

• A – Attention (внимание);
• I – Interest (интерес);
• D – Desire (желание);
• A – Action (действие).

Если мысленно вернуться на двадцать лет назад, мы сможем увидеть, как эффективно применяли эту стратегию коммивояжеры, предлагающие купить свой товар. Внимание клиентов они заслуживали тем, как демонстративно проливали на их ковер грязь.

Интерес пробуждался, когда коммивояжеры предлагали его очистить. Желание потребителя возникало после того, что они видели ковер идеально чистым спустя несколько минут, а действовать люди начинали, когда продавцы давали потенциальному клиенту воспользоваться данным аппаратом самостоятельно. Ну и как же после всего этого волшебства устоять перед соблазном купить этот моющий пылесос?

Проблема лишь в том, что люди быстро привыкают к новшествам, а для того чтобы достичь успеха в переговорном процессе, необходимо совершенствовать существующие шаблоны, оперативно подстраиваясь под бизнес-ситуацию клиента и под рыночную экономику.

Смешно разливать на переговорах ведро с водой, а потом убирать его чудо-тряпкой, нужно продумать наиболее актуальный и адекватный способ привлечь внимание собеседника и для этого достаточно лишь одного важного вопроса или озвученного факта.

К примеру, если вы хотите обсудить с партнером вопросы возможность размещения в вашей рекламной газете модуля его фирмы (на коммерческой основе), начать стоит с обсуждения вопроса о том, хочет ли он повысить существующие продажи.

Важно понимать, что если переговоры идут «как по маслу», это может быть признаком двух противоположных точек зрения: клиент заинтересован в сотрудничестве или клиенту абсолютно безразличны ваши услуги.

Первая точка зрения распространяется на очень малое число людей, которых принято относить к идеальным клиентам. Во-первых, им интересен ваш продукт. Во-вторых, приобретение данного продукта очень актуально в настоящий момент. В-третьих, это платежеспособный клиент, имеющий в распоряжении нужную сумму денег. Самое главное, что клиент понимает ценность вашего продукта.

Клиентов, относящихся ко второй точке зрения, также немного. Эти клиенты – «пустышки». Возможно, они даже ничего не решают и абсолютно не понимают, нужно им это или нет. Для себя они точно решили, что это им не нужно, а все ваши разумные доводы проходят «стороной» мимо их ушей.

Наиболее важны для любого бизнеса те люди, которые задают много вопросов. Вы должны понимать, что клиенты, которые задают кучу вопросов и вступают с вами в дискуссию, наиболее перспективны и интересны для бизнеса. Если вы сможете построить с ними конструктивную беседу и дать все необходимые ответы, можно добиться долгосрочного сотрудничества.

Деловой этикет как часть имиджа

Деловой этикет – это нормы, установленные для участников бизнес-процессов. Важно отметить, что этикет нужно соблюдать не только на деловых переговорах, но и в любой ситуации, где вы играете роль делового человека. Деловой этикет – это не только ваша речь, но и действия, жесты, мимика, умение распределять свое время и многое другое.

В помощь вам мы приведем несколько важных правил:

Соблюдайте пунктуальность во всем. В бизнесе принято переносить встречи, заранее предупреждая о переносе противоположную сторону, но ни в коем случае нельзя опаздывать на переговоры. Извинения и ответного «ничего страшного» от вашего партнера недостаточно, поскольку от этого уже пострадал ваш имидж.

Только подумайте, если вы так халатно отнеслись к собеседнику, значит, также и ваша компания отнесется к нему, как к потребителю ваших услуг. Именно это «засядет» в подсознании потенциального партнера.

Не говорите ничего лишнего на переговорах. Это относится не только к ненормативной лексике и косноязычным выражениям, но и к пустым обещаниям, которые вы можете дать.

Если вы дали пустое обещание, которое не можете выполнить, собеседник воспримет его так, как будто вы уже сказали, что на 100% выполните его просьбу. И это снова дурно повлияет на ваш имидж, ведь вы человек, которому нельзя верить и не держите ответа за свои слова.

Одевайтесь опрятно. Рабочая форма одежды делового человека – деловой костюм. Дополнением к костюму является безупречная прическа, чистые туфли и не только. В деловом человеке все должно быть если не идеально, то аккуратно. Вас должны воспринимать именно как потенциального партнера, а не грузчика в магазине или девушку из ночного клуба.

Соблюдайте правила делового общения. Все, что вы хотите сказать, должно быть изложено грамотным языком, без употребления слов-паразитов и лишних эпитетов. Ни в коем случае не перебивайте своего собеседника. Возможно, именно сейчас он готов поделиться с вами очень ценной информацией, которую вы сможете использовать в свою пользу.

Рассадка

Существует несколько способов рассадки участников переговоров, зависящих от числа участвующих в них людей и заинтересованных сторон. Т-образная рассадка актуальна при проведении совещаний, где необходимо подчеркнуть роль властвующего субъекта, который пользуется авторитетом среди всех других.

Заметьте, если вы придете на деловую встречу к клиенту, в кабинете которого столы будут расставлены именно таким образом, это будет признаком того, что данный человек считает себя очень властной персоной. По этой причине, будьте с ним очень аккуратны, говорите в поставленных рамках и ни в коем случае не отходите от темы, иначе он, а не вы, выиграет эту «игру».

V-образная, «полукругом» и прочие способы рассадки применимы в тех случаях, когда участников переговоров достаточно много. Как правило, здесь приходится отталкиваться, скорее, не от того, как лучше рассадить участников, а от возможности это сделать. В любом случае, докладчик должен прекрасно видеть всех участников, а слушающие должны хорошо видеть его. Если имеются две стороны, имеющие противоположные точки зрения, их нужно рассадить отдельно (по группам) или напротив друг друга.

Подготовка презентационного материала

Презентационный материал – буклет, брошюра, папка с подборкой статистических данных и т. д. должны быть аккуратно оформлены. В тексте не должно содержаться никаких ошибок (их обязательно заметит потенциальный партнер). Вся информация, подаваемая в презентации должна быть читабельна.

Избегайте мелких шрифтов. Если вы планируете провести презентацию на компьютере, позаботьтесь об отсутствии технических неполадок, сохраните презентацию в разных форматах.

При создании материалов для презентации учитывайте, что он будет предназначен не для чтения, а для сопровождения вашей речи. Презентационный материал не должен содержать лишней информации, приветствуются схемы, графики, таблицы – в общем все то, что позволит проще понять суть излагаемого вами.

Не лишними окажутся: выведение тезисов, сравнительный анализ ваших услуг в сравнении с конкурентами, а также прогноз прибыли или эффекта, который получит клиент при сотрудничестве с вами.

Цель презентации – убеждение вашего оппонента (или бизнес-партнера). Чтобы достигнуть этого, следует быть логичным в своих доводах, хорошо обдумать последовательность аргументов, фактов и выводов. Подготовьте ответы на вопросы, которые может задать слушатель.

При проведении презентации для делового партнера важно говорить на понятном для него языке, без употребления профессиональных терминов. Если же вам не удается избежать употребления узких, непонятных слов, постарайтесь расшифровать их, а если этих слов накопилось достаточно много, составьте глоссарий, которым слушатель сможет пользоваться и на презентации и после нее.

Презентация не должна длиться более 10-ти минут. Идеальным вариантом будет 5-7 минут, в которые вы сможете поделиться максимумом информации со слушателями. Краткость – это не только сестра таланта, но и способ заключить выгодную сделку!

Вывод

Если ваша цель – проведение успешных переговоров, вы просто обязаны продумывать детали. Как театр начинается с вешалки, так и заключение выгодного контракта начинается с вашего имиджа. Но по одежде вас будут встречать не долго, ведь придется познакомиться с собеседником, заинтересовать его и начать эффективную презентацию.

Источник: bbf.ru

Сопровождение переговоров от НИЦКБ

Поможем значительно повысить эффективность сложных переговоров и важных деловых встреч, определив рисковые зоны потенциальных/действующих деловых партнеров и сотрудников, сформируем рекомендации по эффективному взаимодействию с ними, предупреждению конфликтов, обмана и манипуляций.

Что вы получаете?

1. Подготовка к встрече. Соберем всю необходимую информацию об оппоненте для успешного проведения встречи.
2. Проведение переговоров. Обеспечим участие специалиста, который будет сопровождать Вас на всех этапах переговоров, следуя заранее согласованному сценарию действий.
3. Резюмирование. Проконсультируем по итогам встречи и подготовим рекомендации.
4. Конфиденциальность. Обеспечим конфиденциальность нашего взаимодействия на всех этапах.

Работа над проектом проводится несколькими экспертами нашего Центра. Возможен дистанционный формат сотрудничества.

В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ УСЛУГА «СОПРОВОЖДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ»?

ЭТАП 1. ПОДГОТОВКА

ЭТАП 2. СОПРОВОЖДЕНИЕ

3 ЭТАП. ПОСТПЕРЕГОВОРНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ДОПОЛНИТЕЛЬНО С УСЛУГОЙ «СОПРОВОЖДЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ» ИНТЕРЕСУЮТСЯ:

ПОВЕДЕНЧЕСКИЙ АНАЛИЗ

ПРОВЕРКА КОНТРАГЕНТОВ И ПАРТНЕРОВ

ПОМОЩЬ В ОЦЕНКЕ ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА

В чем плюсы профессионального сопровождения переговоров

Для разработки плана мероприятий и их проведения на хорошем профессиональном уровне необходима тщательная подготовка. Услуга обслуживания переговоров включает в себя достаточно широкий перечень мероприятий, которые можно разделить на три основные группы:

• сбор данных о компании и участниках переговоров,
• изучение потенциальных рисков от сотрудничества,
• прогнозирование поведения оппонентов

• продумывание оптимального способа рассадки участников;
• выбор манеры речи и допустимой жестикуляции;
• методы предупреждения конфликтов;
• детекция лжи во время переговоров

• составление плана переговоров;
• подбор аргументации;
• оперативная корректировка переговорного процесса в случае необходимости

Правильная постановка задачи. Прежде чем вступать в переговоры, следует определиться, в чем состоят ваши интересы, каков может быть результат, чем можно пожертвовать для его достижения. Услуга подготовки к переговорам включает детальный анализ позиций. Специалист формулирует:

• минимально допустимый вариант;
• максимально возможный вариант;
• план действий, если соглашение не будет оформлено;
• каковы альтернативы обсуждаемому соглашению.

Сбор информации. Важной частью обслуживания переговоров является составление психологического портрета оппонента. Это поможет вам лучше понять способ его мышления, образ действий и психологический настрой.

Нередко переговоры превращаются в интеллектуальное состязание, требующее большой выдержки, силы воли, способности быстро принимать решения, поэтому для удержания инициативы вам может потребоваться профессиональное сопровождение. Опираясь на поддержку специалиста, вы сможете сосредоточится на психологической подготовке к процессу и принять меры для сглаживания естественных спадов работоспособности. Благодаря нашим услугам вы сохраните управление переговорами без перевода их в конфронтацию.

Источник: srccs.su