Для начала давай поймём, почему вообще важно знать, как пишется «с уважением» в конце письма (образец, а также сопутствующие пояснения ждут тебя дальше).
Сейчас, выстраивая отношения с коммерческими партнерами или клиентами, быть профессионалом в своей сфере деятельности – полдела. Умение вести переписку и знание всех правил делового этикета при коммуникации посредством писем – вот, что имеет большое значение как для рядового сотрудника престижной организации, так и для хорошего руководителя, менеджера.
Директор, способный связно, лаконично и грамотно излагать свои мысли, может быстро добиться выгодного сотрудничества с командой профессионалов, что влияет на качество работы его компании.
Важно помнить, что деловая переписка имеет свои собственные правила. Хотя некоторые из них со временем устаревают, выходя из обихода, что-то остается незыблемым, над чем время не имеет власти. Далее рассмотрим общую структуру сообщения, важность хорошего его завершения, а также приведем несколько примеров такого грамотного завершения сообщения.
Понимание правильной структуры письма в рамках деловой переписки
Что касается структуры сообщения, то, если говорить кратко, любое сообщение условно можно разбить на вступление (приветствие), основную часть (изложение проблемы/донесение той или иной информации, аргументация), заключение и подпись с датой.
Также нельзя забывать про тему сообщения, которая является важным элементом в любой переписке: в противном случае, письмо может быть даже не замечено/проигнорировано адресатом. Именно тема привлекает внимание собеседника.
Известным наблюдением среди людей, которые профессионально занимаются маркетингом, является то, что текст, изложенный в концовке сообщения, захватывает наше внимание на более долгий срок, чем информация, написанная в середине письма. Поэтому подпись, которая по сути своей имеет лишь служебное значение, крайне важна в деловой переписке и обычно строится по следующему шаблону:
- пишется «С уважением» или иная эквивалентная фраза (несколько примеров рассмотрим далее);
- ФИО адресанта;
- должность, место работы (название компании);
- адрес электронной почты, номер телефона.
Обычно подпись – последняя составляющая сообщения, но иногда у адресанта может возникнуть еще одна мысль, уже после того, как написан основной массив текста. В этом случае человек, пишущий сообщение, может подписать буквы «P.S.» – постскриптум (post scriptum) – и дописать то, чего, по его мнению, не хватает в заключении всего письма.
Почему так важно хорошо завершить сообщение
Первоочередное значение подписи в официальном письме состоит в том, что таким образом получатель может легко узнать имя адресанта. Это тот смысл подписи, который необходим с точки зрения юриспруденции. То есть с этой позиции кажется, что было бы достаточно завершить сообщение инициалами и своей фамилией, но это совсем не так.
Хотя использование исключительно инициалов с фамилией без клишированного «С уважением» (и иных его вариаций) не лишит сообщение силы с юридической стороны, но может вызвать у адресата должное отторжение и негативные эмоции. Такое завершение письма будет считаться скорее моветоном, поскольку оно не соответствует определенным нормам вежливости, принятым в обществе. Именно поэтому «С уважением» активно пишется в деловой переписке.
Как пишется подпись в конце сообщения
Существует вариативность заключительных словосочетаний в официальном (деловом) письме. Их выбор может варьироваться и зависит от того, насколько хорошо и близко ты общаешься в обычной жизни с адресатом. К примеру, излюбленное всеми «с уважением» в переписке имеет нейтральный характер, что делает эту формулу вежливости универсальной в использовании. Также в сообщении можно применять некоторые другие словосочетания, которые акцентируют внимание адресата или напомнят ему о нашей просьбе.
- Искренне Ваш…
- С наилучшими пожеланиями…
- С искренним уважением…
Когда мы выбираем заключительную фразу в нашем сообщении, нельзя прибегать к фамильярностям. Нельзя забывать о том, насколько близко и хорошо мы знаем нашего адресата. Если же мы знакомы лишь формально, необходимо придерживаться сдержанного официального стиля.
«С уважением»: нужна запятая или нет?
Вопрос, поставленный в названии данного подраздела, вызывает множество серьезных споров: кто-то говорит, что запятая здесь необходима, а кто-то высказывается против постановки знака препинания.
Здесь дело в том, что вообще по правилам русского языка надобности в запятой после «с уважением» нет. Грубо говоря, отсутствие знака препинания тут нельзя в полной мере считать ошибкой, поскольку наша фамилия и инициалы – никакое не обращение, а формула вежливости – не вводное слово, которое могло бы обособляться. Вообще вся эта фраза «С уважением, X» подразумевает, что это сообщение написал с уважением к адресату некий X.
Но (!) нельзя забывать о двух моментах:
- Здесь играет роль интонационная обусловленность запятой. Поскольку после нашей формулы вежливости подразумевается определенная пауза, то мы имеем дело со своего рода интонационным знаком препинания.
- Появилась определенная письменная традиция. Вообще по правилам ведения деловой переписки на, к примеру, английском языке (да и на некоторых других европейских языках) эта запятая ставится обязательно. В нашем языке традиционно сложилось, что нам тоже нужен знак препинания после «с уважением».
Таким образом, необходимо поставить запятую сразу после сочетания «с уважением». Важно уделить внимание тому, что после самой подписи (ФИО адресанта) точку ставить не нужно.
Нюансы использования «с уважением»
Часто специалисты рекомендуют уделить внимание тому, что если в начале письма у тебя стоит «Уважаемая (далее пишется имя с отчеством)», то писать в завершительной части сообщения «с уважением» не лучшая идея. Считается, что такое двойное выражение уважения выглядит лишним в рамках деловой переписки.
В таких случаях будет уместным использовать другие фразы для начала сообщения. Но (!) важно учитывать близость с адресатом и аккуратно использовать другие варианты приветствия в письме: «дорогой», «многоуважаемый», «глубокоуважаемый» и другие.
Конкретные примеры хорошего завершения письма
Примеры окончания сообщения в официальном виде переписки:
- С уважением…
- С искренним к Вам уважением…
- С уважением и наилучшими пожеланиями…
- Желаем успехов.
Примеры окончания письма, когда вы более близко знаете своего адресата или давно сотрудничаете с ним. Эти фразы считаются более дружественными:
- С наилучшими пожеланиями…
- С благодарностью и наилучшими пожеланиями.
- Искренне Ваш…
Также иногда в переписке используются некоторые другие варианты, которые считаются более или менее официальными:
- Исключительно фамилия и инициалы (фраза «с уважением» не используется здесь). Как мы уже обсудили ранее, такая подпись может вызвать какие-то негативные эмоции у адресата. Но (!) если ты используешь такой вариант во время быстрого и активного обмена электронными письмами, то такое написание вполне может быть допустимым.
- Пожелание «Удачного дня!». Не самый плохой вариант для заключения в сообщении, но важно учитывать уровень близости с адресатом.
- Фраза «До (скорой) встречи». Хороший вариант завершения письма, но только тогда, когда отправитель сообщения действительно в скором времени хочет встретиться с адресатом.
- Значение заключения «Удачи!» похоже на «Удачного дня!», но является еще более фривольным. Такое допустимо использовать только в переписке с друзьями.
- «Спасибо за внимание» считается уже слегка устаревшей формой, но все же еще используется в некоторых переписках, когда отправитель задается целью написать сообщение о деловом или коммерческом предложении (например, о продаже чего-то).
Итог
Вот я и рассказал тебе всё о том, как подписать письмо в конце.
Как видишь, подпись «с уважением» активно используется в завершении сообщения и создает положительный настрой у адресата. Фраза является нейтральной и из-за этого ей многие отдают предпочтение.
Сочетание «С уважением» может изменяться на некоторые другие фразы-синонимы, но очень важно контролировать то, чтобы это было уместно по контексту.
Источник: mrtext.ru
3 правила деловой переписки. Надо ли писать «с уважением»?
Последние лет двадцать, а то и больше все мы ведем деловую переписку по электронной почте — а теперь и в многочисленных мессенджерах. При этом правилам составления писем нас чаще всего никто не учил — сами выработали кое-какие привычки. Их и разбирают авторы книги «Новые правила деловой переписки», приводя примеры писем — что приемлемо, что не очень. И одновременно учат нас заботиться об адресате.
Структура делового письма
Письма — довольно консервативная форма общения, у них есть устоявшаяся структура. Когда адресат получает письмо, он ожидает увидеть:
- Имя отправителя
- Тему письма
- Приветствие
- Суть разговора
- Вопрос или призыв
- Подпись
- Как связаться, кроме почты
Эти кусочки обычно идут друг за другом в таком порядке, поэтому адресат знает, где искать важное в письме или номер телефона, чтобы позвонить отправителю. Если нарушить эти ожидания, письмо будет прочитать сложнее: адресату придется тратить время на поиск информации. Поэтому эти кусочки надо аккуратно оформить.
Имя отправителя. По имени отправителя в списке входящих адресат должен понять, личное это письмо или нет. Это помогает принять решение, стоит ли его читать и когда. Письмо выглядит личным, когда подписано конкретным человеком.
Спам | Личное письмо |
Тульская типография | Анна Николаева |
Alex Rich | Александр Болдарев |
Выиграй Миллион | Ирина Маркина |
Именем компании можно подписывать транзакционные письма — например, подтверждение заказа. Если письмо пишет человек, в отправителе должно быть его имя.
Приветствие. Приветствие пишется на отдельной строке с восклицательным знаком в конце. Так оно не смешивается с основной частью письма.
Мешает быстро перейти к сути | Стоит отдельно, не мешает |
Здравствуйте, Антон, у меня вопрос по поводу регистрации юридического лица. | Здравствуйте, Антон! У меня вопрос по поводу регистрации юридического лица. |
Англичане и американцы ставят после приветствия запятую: Dear John, — это их традиция. У нас — с восклицательным знаком. Стоять насмерть за этот знак мы, конечно, не будем: если собеседник-экспат обижается на такое обращение, лучше сделать так, как привычнее ему. Ведь этикет нужен для того, чтобы другому человеку было с нами удобно, а не чтобы почувствовать собственное культурное превосходство.
Суть разговора. Обычно суть разговора следует изложить сразу после приветствия. Здесь не нужны долгие подводки:
Долго и не по теме | Краткое введение в тему |
Искренне благодарен за уделенное мне время на конференции. | Мы общались на конференции по поводу совместной акции. |
Данным письмом хочу подвести итоги нашего разговора и обозначить дальнейшие. | Итоги нашего разговора: . |
Исключение — когда тема для читателя новая и сложная. Тогда придется сделать введение длиной в один абзац.
Вопрос или призыв. На письмо трудно ответить, если в нем нет конкретного вопроса или просьбы. Хорошо, если они будут стоять в отдельном абзаце, чтобы быстро найти их глазами.
Без вопроса | С вопросом |
Это мои предложения по процессу работы над проектом. | Антон, это мои предложения. Я не знаю, подходят ли они, давайте обсудим? |
Такие договоренности с клиентом мы зафиксировали в плане. | Договоренности мы записали в плане. Пожалуйста, проверьте, всё ли там верно. |
Подпись. В подписи достаточно написать имя и должность, если должность в этом случае важна. Приписка «с уважением» не помогает, но и не мешает, разве что создает дополнительное ощущение формализма. Если нет задачи делать письмо формальным, «с уважением» можно не писать.
Как связаться. В подписи можно добавить другой канал связи, например, телефон или «Телеграм». Так читатель сможет задать быстрый вопрос или позвонить в случае пожара. Если мы не знакомы, можно добавить адрес сайта или страницы в соцсетях.
Что можно убрать из делового письма
Убирать всё лишнее из писем — еще один способ позаботиться о получателе. Что обычно можно смело убрать?
Уведомление о конфиденциальности — формальная отписка из юр. отдела. Если вы можете ее убрать, уберите. Если юристы запрещают — что ж.
Обвес пересылаемого сообщения — при переотправке сообщения адресат получает целый блок информации: «Начало переадресованного сообщения. Дата. Отправитель. Тема. Получатель».
Обычно эта информация неудобно подана и не нужна получателю. Вместо нее лучше просто ввести в курс дела: «Леша, клиент вчера написал вот такое письмо. «
Это сообщение проверено на вирусы антивирусом «Кусь» — получателю неважно, как проверено письмо на вирусы. Зато антивирусная компания получает бесплатную рекламу.
Адрес офиса в подписи. Если собеседник собирается приехать к нам в офис, адрес нужно сообщить в теме письма. Дополнительно хорошо бы рассказать, как добраться: в какие ворота заходить, где направо, в какую арку, где там железная дверь. Если человек не собирается к вам в гости, адрес не нужен.
Отправлено с моего iPhone X Pro 3000 — получателю неважно, с какого устройства ему пришло письмо, и часто подпись выглядит как рисовка. Если это написано, чтобы оправдать опечатки и сокращения, то лучше в начале письма извиниться по-человечески: «Прости, пишу с телефона». Но обычно дополнительно предупреждать не нужно.
Забота о получателе — это не только снабжать его нужной информацией, но и не загружать лишней. Поэтому повторять в точности формальную структуру письма тоже часто не нужно. Например, здороваться в каждом письме — лишнее, достаточно поздороваться с человеком один раз в день. Необязательно каждый раз задавать вопрос в конце, если по сути он не нужен. Посмотрите на пример: если слишком формально следовать правилам, переписка выглядит нелепо.
История переписки: сохранять или нет?
Если ваш вопрос в письме требует долгого обсуждения, появляется история переписки — текст всех старых писем подтягивается в новые. И здесь возникает вопрос: нужно ли сохранять историю переписки или лучше удалить?
Если удалить историю, письмо будет опрятным: останутся только важные цитаты из старой переписки. Это нормально, если все участники переписки в курсе договоренностей: информация из старых писем не нужна. С другой стороны, когда история есть, новые люди быстро войдут в курс дела.
Оба варианта подходят. Главное — соблюдать принцип: сделать удобно получателю.
В приведенном примере в переписке сначала участвуют Наталья и Сергей. Наталья дает задание, в нём есть все подробности. Потом они добавляют в переписку Марию. Если удалить историю, Марии придется переспрашивать.
Можно еще так: удалить историю переписки и сохранить только ключевые цитаты, чтобы Марии было удобно выполнить поручение. Получится так:
Маша, подготовь заявку.
> Да, я готов: в эту пятницу, в 14:00, принято.
> Это пос. Инфостильный, 22-й км Киевского ш.
> Клиент: Людмила С., +7 903 123-45-67
Общий принцип: каждый раз думаем, что из письма понадобится человеку, а что будет лишним. Лишнее удаляем, важное оставляем. Для этого потребуются дополнительные усилия, но именно в них проявляется забота о получателе.
Другой сценарий — переписка, в которой участвует больше двух человек. Таких писем большинство: взять в работу замечания от клиента, согласовать сроки задачи, проверить и подписать договор, отработать жалобу.
Чаще всего в такую переписку подключаются новые люди, для которых важно сохранить контекст. Если оставить в письмах отдельные цитаты, новый участник не поймет суть, придется переспрашивать. Будет похоже на службу поддержки крупного банка, когда ваш вопрос решает то один, то другой специалист и каждому приходится рассказывать всё заново.
В нашем примере клиент заказывает сувенирку. В переписку подключаются всё новые и новые люди. Заказ приняла Светлана, выясняла основное, подключила технолога Дмитрия. Потом подключили менеджера по закупкам Софию.
До Софии они уже обсудили способы нанесения, цены и ожидания клиента. Если удалить историю, придется повторять детали заново. Если оставить ее целиком, Софии будет сложно найти нужное среди всей переписки.
Лучший вариант — оставить только то, что Софии нужно знать для своей задачи.
В следующий раз — о том, как написать действительно вежливое письмо.
Источник: www.7ya.ru
С уважением к вам и вашему бизнесу как писать
Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.
Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.
Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.
1. Время ответа на письмо.
Образец делового письма
Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.
Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно, то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.
Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».
При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority и Тема/Subject. Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.
Помните, что задержка с ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.
Как не копить неотвеченные письма?
Проверенный прием — Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут, отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».
2. Персональное обращение.
Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.
Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.
Сравните варианты ответов:
Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… | Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… |
Обязательно используйте в деловых письмах персональное обращение.
Цените индивидуальность ваших адресатов! Добавляйте вашим письмам персональной направленности, корректной доброжелательности. Выделяйтесь своими письмами из безликой массы безликих ответов.
3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).
Слова признательности являются отражением вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.
Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует клиенту, что вы его цените и дорожите его выбором. Это хороший деловой тон и продуктивная деловая позиция.
Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… | Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…… |
Совет № 3: Благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает Вам и вашему бизнесу!
Варианты фраз признательности в начале письма:
Спасибо за Ваш интерес к…
Спасибо за Ваше письмо…
Спасибо, что обращаетесь к нам…
Спасибо, что выбрали нас…
Спасибо, что выбрали нашу компанию…
Мы признательны Вам за Ваш интерес…
- Позитивное завершение письма
Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!
Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова | |
Вариант ответа 1 | Вариант ответа 2 |
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.….. | Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! |
Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!
Образец делового письма
Варианты финальных фраз:
Буду рад сотрудничеству!
С готовностью отвечу на Ваши вопросы.
Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!
С надеждой на плодотворное сотрудничество,
Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.
С искренним уважением,
С уважением к Вам,
С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
5. Подпись и блок контактной информации.
Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.
Для чего это нужно?
Имя и фамилия – дает возможность вести персональное общение.
Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.
Координаты – обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.
Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие к информации.
Институт иностранных языков
тел. (495) 777 77 77
Итак, вот пять коротких практических советов по этикету деловой переписки и созданию хорошего впечатления у адресата.
Буду рада видеть вас на наших тренингах по переписке:
(2 голос-ов, средний: 5,00 из 5) Loading.
Поделиться в соцсетях:
Этикет делового письма. Cоздаем хорошее впечатление.
Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
В этой статье разговор пойдет о финале письма и о тех «хитростях», которые он содержит.
Как показывает практика, именно от финала письма во многом зависит оперативность последующего ответа и результативность переписки в целом.
Финал – это особенное место в письме.
В финале мы завершаем наш разговор с адресатом/клиентом и ставим промежуточную точку. Это своего рода этап прощания. А что обычно бывает важным при прощании, если мы заинтересованы в его продолжении? Как правило, важными являются 2 момента:
1. Чтобы оставалось обоюдное желание продолжать общение
2. Чтобы было понятно, что и как мы планируем делать в дальнейшем.
Для финала (этапа прощания) в деловом письме тоже актуальны эти моменты:
— важно обозначить (закрепить) эмоционально-позитивную атмосферу делового диалога
— необходимо точно и предметно сообщить адресату что и как должно произойти в ближайшее время.
Таким образом, в финале делового письма сосредотачиваются две составляющие. Я назвала их так: имиджевая (эмоциональная) и действенная (активная)
— Имиджевая/эмоциональная часть финала вносит эмоционально-позитивное звучание в письмо, демонстрирует лояльность и уважительность автора письма по отношению к адресату/клиенту.
— Действенная/активная позволяет управлять инициативой, нацеливает адресата/клиента на решение конкретного вопроса.
В структуре письма эти составляющие выглядят так.
Посмотрите на примеры ниже:
Subject: Комплект документов
Добрый день, Инна! В приложении высылаю запрашиваемый вами комплект документов: 1. Выписка из Устава 2. Карточка организации 3. Свидетельство и госрегистрации 4. Свидетельство о постановке на учет в ИФНС 5. Выписка ЕГРЮЛ Пожалуйста, подтвердите получение документов и их читаемость. (Активная часть финала. Примечание Т.Воротныцевой) Надеемся на плодотворное сотрудничество! С уважением, (Имиджевая часть финала. Примечание Т.В.) Елена Коновалова
Subject: RE: РК на Яндексе
Ольга, добрый вечер!
Ваша рекламная кампания остановлена, так как закончились средства на ее балансе.
Сформировать для Вас новый счет на ее оплату? Если да, напишите, пожалуйста, сумму. (Активная часть)
С уважением, (Имиджевая часть)
Как повысить действенность финала?
Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.
Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!
Финал вашего письма должен заканчиваться предельно понятной для адресата/клиента формулировкой о следующих шагах.
Не заставляйте адресата самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.
Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:
Менее удачный вариант Более удачный вариант
Пожалуйста, пришлите, скорректированный вариант Договора как можно скорее. | Пожалуйста, пришлите, скорректированный вариант Договора сегодня (26 декабря), до 17:00 включительно. |
Буду признателен за Ваш ответ. | Буду признателен, если получу Ваш ответ до 11 апреля включительно. |
Прошу Вас подумать о возможности реализации нашей идеи. | Прошу Вас подумать о возможности реализации нашей идеи. Будет хорошо, если удастся услышать Ваши предложения до конца это недели (28 ноября включительно). |
Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.
Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный ответ».
Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!
Менее удачный вариант финала: Более удачный вариант финала:
……..Укажите, какой из вариантов Вас заинтересовал.Спасибо.Буду рад дальнейшему плодотворному сотрудничеству.С уважением,Андрей Петров | ……..Укажите, какой из вариантов Вас заинтересовал.Спасибо!С уважением,Андрей Петров |
Достаточно часто возникают ситуации, когда мы не вправе указывать нашему клиенту/партнеру на то, когда и что он должен сделать, т.к. это может выглядеть в его глазах некорректно, нелогично, невежливо и навязчиво. При этом потребность получить конкретный ответ/или конкретное действие от клиента для нас является крайне актуальной.
Как быть в такой ситуации?
Воспользуйтесь следующим приемом.
Укажите адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.
«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов»
«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат »
«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит — и я сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления»
«Жду от вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату»
«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать вам наше коммерческое предложение»
«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты»
Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, и в то же время звучит достаточно корректно, т.к. по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.
Используйте эти знания, чтобы удерживать инициативу в переписке с клиентами и решать вопросы более оперативно!
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:
Стать и по теме:
(Нет рейтинга) Loading.
Поделиться в соцсетях:
Метки: деловая переписка, деловое письмо, электронное письмо
(no title)
September 7 2018, 22:48
Деловая переписка имеет свои особенности. Например, в конце каждого письма непременно добавляют «С уважением». Или еще цветистее «С уважением к вам и вашему бизнесу».
Это, конечно, приятно, но не всегда правильно. Особенно во внутренней переписке. Особенно, если визави тебя игнорирует и вообще ведет себя, как не коллега, а то, чем щи наливают.
Сегодня писал запрос в одно удаленное подразделение по срочному вопросу.
— Бестолку. Они никогда не отвечают. — сказал начальник.
Сначала написал все чин-чинарём. Мол, с уважением и все такое. Авек плезир.
Отправляю повторный запрос. Отметил, как важное сообщение.
Направляю третий. Подписываю «Начиная терять к вам уважение. »
Пишу дальше. Подписываю «Без уважения. »
Посылаю последний. «С пожеланиями засухи вашим посевам и падежа вашему скоту. »
Приходит ответ, подписанный «Какому скоту. С уважением. »
— Ни фига себе! — говорит начальник. — Ответили!
Пишу подтверждение. И вместо сухого «ок», пишу «Земной поклон вам с пожеланиями урожая и отсутствия хворей. »
Источник: vib33.ru