Далеко не каждый из нас уверенно чувствует себя на встречах с деловыми партнерами. Проблема в том, что многие бизнесмены просто-напросто не знают элементарных правил этикета, которые заведены в предпринимательском сообществе.
Но с клиентами и коллегами «по цеху» все равно время от времени приходится встречаться. От этого, разумеется, никуда не уйдешь. Давайте рассмотрим основные моменты, которые будут полезны для ведения таких переговоров.
Как вести себя на деловой встрече: правила, этикет
- Никогда не опаздывайте на встречи. Если вы считаете себя лидером, то вы просто обязаны делать все в указанный срок. Сделайте все от себя зависящее, чтобы прийти на деловую беседу вовремя. Вашу пунктуальность, поверьте, вторая сторона обязательно оценит.
- Представьте окружающих людей друг другу. На встрече собрались неизвестные друг другу предприниматели? Обязательно познакомьте их. Первым вы должны указать на того человека, который занимает высшую должность.
- Вы должны быть готовым ко всему. Очень важно понимать, чего именно от вас ждут на предстоящей встрече. Предоставьте этот «продукт» деловым людям. Также заранее подготовьте вопросы, которые могут помочь выйти деловым отношениям на новый уровень.
- Четкий план – залог успеха. Добиться положительных результатов и произвести хорошее впечатление на окружающих бизнесменов будет проблематично, если не иметь четкого плана. Никогда не идите на деловые встречи «невооруженным».
- Следите за тем, как вы сидите. Тут имеет место психологический момент. Настройте свое кресло таким образом, чтобы вы были на одном уровне с остальными людьми. В противном случае будет казаться, что вы маленький ребенок на заседании для взрослых. Вас просто могут не принять всерьез.
- Говорите четко и громко. Никто не говорит о том, что перед деловой встречей нужно заранее записаться к логопеду. Но вы, вне зависимости от вашей дикции, должны произвести впечатление человека, который уверен в себе, своих словах. Это, в большинстве случаев, проблема бизнес-леди, которые привыкли говорить на заседаниях либо тихо, либо «себе под нос».
- Выступите первыми. Согласитесь, что первые впечатления – самые яркие. Тех предпринимателей, кто говорит в самом конце, уже трудно слушать и, что главное, слышать.
- Краткость – сестра таланта. Лишняя «вода» в ваших фразах никому не интересна. Говорите строго по делу. И очень важно не повторяться. Помните о том, что у деловых людей каждая минута на счету.
- Телефон оставьте в кармане или сумке. Гаджет, конечно же, должен быть выключен или поставлен на беззвучный режим. Не выкладывайте его на стол. Эту ошибку совершают многие люди на деловых встречах. Все время отвлекаясь на телефон, вы уж точно не покажете свою заинтересованность в беседе.
- Не оставляйте после себя беспорядок. Зачастую деловые встречи проходят за круглым столом (или обычным столом) в неформальной обстановке. Естественно, не без напитков и закусок. Если вас не обслуживает официант, обязательно уберите после себя. Считается плохим тоном, когда взрослый человек оставляет после себя грязные тарелки и стаканы.
- Научитесь вежливо уходить. Совсем не обязательно жать каждому человеку руку и, тем более, обниматься, уходя с деловой встречи. Достаточно просто сказать: «Всем до свидания» или «Приятно было с каждым из вас пообщаться». И можно даже не сомневаться, что о вас будут вспоминать, как о вежливом человеке.
Ваш бизнес обречен, если вы равноправные партнеры | Николай Сапсан
Как видите, находиться на деловых встречах и чувствовать себя на них, что говорится, «в своей тарелке», не так уж и сложно, как кажется на первый взгляд.
Как вести себя на деловой встрече на выставке
Само по себя выставочное пространство уже настраивает на деловую беседу. Цель каждого участника мероприятия наладить новые связи, заключить взаимовыгодные контракты и оценить инновационные решения для производства продукции.
ЦВК «Экспоцентр» – одна из крупнейших выставочных компаний, в рамках которой организованы экспозиции отечественных и зарубежных предприятий. В ходе такого мероприятия повысить эффективность бизнеса намного проще, чем при деловой встрече другого формата.
Ещё интересные ссылки на статьи
Читайте интересную подборку статей и полезной информации.
Источник: www.expocentr.ru
Этикет деловых переговоров
Правила поведения, которые формирует этикет деловых переговоров , призваны облегчить диалог между потенциальными партнерами. Соблюдение принятых стандартов может сказать о собеседнике больше, чем он сам. С людьми, которые соблюдают этикет проведения деловых переговоров, обычно проще прийти к взаимопониманию. Следовательно , партнер может рассчитывать на то, что условия контракта удовлетворят все стороны.
Этикет ведения деловых переговоров: общие правила
Существуют несколько общих правил, которые помогут вам наладить контакт с собеседником. Во время встречи необходимо запомнить несколько простых пунктов, которые предписывает соблюдать этикет деловых переговоров:
- пунктуальность. Для деловых людей это одно из наиболее важных качеств. Большую роль оно играет, если вам предстоит встреча с потенциальным партнером. Опоздание может быть расценено, как проявление неуважения;
- соблюдение корпоративной этики. Не следует говорить лишнего. Сотрудники любого уровня во время диалога должны помнить о том, что некоторые сведения о деятельности компании не подлежат разглашению;
- прислушивайтесь к собеседнику. Во время беседы говорить должны обе стороны. Этикет проведения деловых переговоров предполагает, что вы дадите высказать партнеру его мнение, и прислушаетесь к его доводам;
- оденьтесь на встречу в строгий костюм. Представители сферы бизнеса ценят деловой стиль одежды. Поэтому соблюдайте негласное требование к дресс-коду, когда собираетесь на встречу;
- излагайте мысли четко и грамотно. Не используйте лишние слова или фразы, не несущие никакой смысловой нагрузки. Говорите правильно и старайтесь донести до собеседника только важную информацию.
Деловые переговоры: правила делового этикета
Отдельно рассмотрим, как должна быть организована встреча, и какой стиль поведения следует использовать в разных ситуациях.
Главное требование к организации встречи – предшествующая договоренность сторон о ее проведении. Все участники переговоров заранее должны быть оповещены о месте и времени совещания. На встречу недопустимо опаздывать. Исключение можно сделать лишь для форс-мажорных обстоятельств, о которых следует оповестить партнера по телефону.
В качестве места для проведения собрания чаще всего выбирают офис принимающей стороны. Иногда стороны предпочитают встретиться на нейтральной территории и арендуют помещение в бизнес-центре. Крайне редко серьезные договоренности обсуждают в неформальной обстановке.
После того, как все участники собрались на месте, необходимо представить их друг другу. Полномочия по знакомству лежат на руководителе принимающей стороны. Он первым здоровается и представляет людей, если они не были знакомы. В первую очередь необходимо представить лиц, которые выше по званию либо старше по возрасту, затем остальных.
После обмена приветствиями стороны усаживаются за стол переговоров. Первым присаживается руководитель встречающей делегации. На нем же лежат обязанности по началу диалога. Этикет ведения деловых переговоров рекомендует обменяться несколькими общими фразами, после чего можно переходить к основной теме собрания.
Самое важное во время встречи – способность сторон прийти к взаимопониманию и умение слушать собеседника. На стадии обсуждения необходимо следовать установленным нормам общения:
- доносить до партнера всю важную информацию;
- не давать обещаний, которые будет сложно или невозможно исполнить;
- отказывать в тех случаях, когда партнер предлагает крайне невыгодные условия;
- записывать внесенные предложения и удовлетворительные условия;
- стремиться наладить диалог, даже если собеседник не предложил ничего стоящего;
- спорные вопросы следует отложить к концу мероприятия.
Во время беседы старайтесь формулировать четкие вопросы и выводите партнера на то, чтобы он дал исчерпывающий ответ. Не стесняйтесь задавать как можно больше уточняющих вопросов. От того, насколько полными окажутся полученные сведения, зависит успех сделки.
Начинайте беседу с обсуждения наименее важных условий, постепенно переходя к более существенным. Слушайте, что говорит собеседник и учитывайте его мнение. Если вас не устраивает выдвинутое предложение, обоснуйте свой отказ и постарайтесь прийти к компромиссу.
После того, как по всем пунктам повестки были достигнуты договоренности, следует тут же составить письменный документ, фиксирующий все рассмотренные условия. Это позволит в дальнейшем избежать недоразумений. Во время завершения встречи необходимо поблагодарить партнера и выразить надежду на дальнейшее успешное сотрудничество.
Этикет деловых переговоров: методы ведения диалога
Во время встречи с потенциальными партнерами следует не только помнить о принятых правилах поведения. Необходимо также заранее определиться со стратегией, которой следует придерживаться в ходе переговоров. Специалисты выделяют несколько методов достижения цели:
- мягкий способ общения. При этом способе человек стремится избегать конфликтных ситуаций и пытается угодить собеседнику. Метод хорошо действует в тех случаях, когда требуется остудить пыл партнера. Однако мягкий стиль общения крайне редко гарантирует, что руководитель сможет договориться об условиях, которые ему необходимы;
- жесткий разговор. Данный способ предусматривает сознательное участие в конфликтах. Метод используют люди, привыкшие к агрессивному стилю ведения переговоров. Но подобный способ общения может привести к тому, что партнер откажется заключать контракт и вести дальнейшее сотрудничество;
- принципиальный подход предполагает совмещение предыдущих стилей поведения. Это оптимальный вариант, который одобряет этикет деловых переговоров. В некоторых ситуациях требуется проявить силу воли, в других – мягкость. Это позволяет достигнуть более выгодных условий и улучшить отношения с собеседником.
Правила поведения необходимо соблюдать не только при личном общении, но и при переписке и ведении диалога по телефону. Чтобы беседа развивалась по правильному сценарию, следует помнить о правилах, которые предусматривает деловой этикет телефонных переговоров:
- верно выбранная интонация. Специалисты считают, что 80% успеха – это правильно подобранный тембр голоса. Он способен передать информацию и создать у собеседника нужный настрой;
- форма приветствия. Этикет деловых переговоров устанавливает несколько допустимых форм приветствия человека. Если звоните вы, в начале беседы обязательно следует представиться. Назовите имя, должность, организацию, которую вы представляете, а затем переходите к сути вопроса. Если звонят вам, также будет вежливо ответить на приветствие и представиться;
- переход к теме. Во время телефонного разговора не следует произносить общих фраз. Поинтересуйтесь, удобно ли собеседнику говорить, и поясните цель звонка.
Деловые переговоры строятся по установленной этикетом схеме. Не пытайтесь удивить потенциального партнера, он может этого не оценить. Лучше соблюдайте предписанные правила, чтобы продемонстрировать уважительное отношение и знание делового этикета. Если же вас не удовлетворили результаты встречи, не показывайте этого. Не исключено, что на следующем собрании собеседник предложит более выгодные условия или прислушается к вашим доводам.
Источник: etikket.ru
«Деловой этикет»: Как правильно общаться с бизнес-партнёрами
Хорошие манеры обязательны при деловом сотрудничестве. The Village приводит отрывки из книги имиджмейкера и психолога Елены Бер, посвящённой правилам общения, принятым в бизнес-среде
ИЗДАТЕЛЬСТВО:
«Манн, Иванов и Фербер», 2014
Как здороваться
Если вы входите в помещение, здоровайтесь первым — всегда, независимо от того, женщина вы или мужчина, топ-менеджер или рядовой сотрудник, пожилой человек или юноша. Если в кабинете у человека, к которому вы пришли, находятся другие люди, ограничьтесь общим поклоном и приветствием. Затем обменяйтесь рукопожатием с тем, кто вас пригласил. Приветствуя кого-либо, не ограничивайтесь лишь формальным «Здравствуйте». Назовите собеседника по имени.
При знакомстве, когда вас представляют или вы представляетесь сами, не спешите подать руку. Тот, кому вас представляют, должен сделать это первым. Помните: согласно деловому этикету, на официальной встрече целовать дамам руку не принято (по правилам светского этикета целуют руку лишь замужним женщинам и лишь в помещении). Если вы сидите, по возможности вставайте при приветствии.
При этом руководствуйтесь здравым смыслом. Если вдруг вы не можете встать (например, из-за тесноты и неудобства), поприветствуйте других людей сидя, но извинитесь: «Извините, что я не встаю, здесь несколько тесно».
Как пожимать руку
Если вы подошли к группе людей и обменялись рукопожатиями с одним человеком, нужно пожать руки и остальным. Не принято обмениваться рукопожатием через порог, стол или над головой человека, сидящего между вами. Не пожимайте руку собеседнику, держа вторую в кармане. Один из насущных вопросов бизнес-этикета: нужно ли пожимать руку женщине? Ответ однозначный: да.
Женское рукопожатие ничем не отличается от мужского. Светский этикет предполагает, что женщина первая протягивает руку мужчине. В деловом же этикете первым подает руку руководитель, даже если подчинённый — женщина.
Рукопожатие ладонью вверх свидетельствует, что человек хочет передать контроль собеседнику. Когда человек, пожимая руку партнёра, покрывает его ладонь своей, он демонстрирует свою власть и доминирование. Если вас не устраивает подобная позиция, накройте его правую руку своей левой.
Бизнес-этикет не приветствует рукопожатие обеими руками, поскольку оно предназначено для проявления более близких отношений с людьми. Более того, такой жест люди могут воспринять как попытку проявить снисходительность или покровительствовать. Однако не стоит забывать о кросс-культурных различиях — к примеру, американцы обожают этот жест и считают его уместным в деловых коммуникациях.
Как знакомиться
Если вокруг вас незнакомые люди, не нужно стесняться, смело представляйтесь сами, не ждите, пока вас познакомят. При знакомстве на деловой встрече (конференции, приёме) не стоит сразу рассказывать о своих достижениях и перечислять регалии. Достаточно просто обозначить, чем вы занимаетесь и почему попали на встречу или мероприятие.
Важно уметь не только представлять себя, но и представлять людей друг другу. Человек, которому вы представляете незнакомого ему человека, упоминается первым. Тот, кого вы представляете, — вторым. Знакомя равных по положению людей, представляйте того, с кем вы лучше знакомы, тому, с кем вы знакомы хуже. Мужчину представляют женщине, младшего по возрасту или по служебному положению — старшему.
Когда вам представляют человека, сосредоточьтесь на том, чтобы запомнить его имя, — во время беседы чаще называйте его по имени. Забыв, как зовут собеседника, постарайтесь смягчить ситуацию, корректно переспросив: «Извините, я в последнее время стал немного забывчив, не могли бы вы напомнить своё имя?»
Какой должна быть визитка
Предпочтительно, чтобы визитка была выдержана в строгом лаконичном стиле. Бизнесменам, которые часто работают с иностранными партнёрами, стоит напечатать визитные карточки на языке партнёров — в азиатских странах это особенно приветствуется. Если какая-то информация о вас изменилась, нужно заказать новые визитки: ни в коем случае не исправляйте данные на старых визитках, карточка с помарками и поправками — признак дурного тона. Хорошим тоном для делового человека считается наличие визиток на двух языках — русском и английском. Не стоит делать двуязычную визитку.
Если вы не застали человека на месте, но хотите засвидетельствовать ему уважение, загните правый верхний угол у оставленной вами визитки. Передавать свою визитную карточку с пометкой через третьих лиц — обычай, распространённый в международном деловом общении.
Как завершить встречу
Покидая незнакомых людей, не обязательно персонально прощаться с каждым. А если вы уходите с многолюдного приёма раньше остальных гостей, прощайтесь только с хозяевами встречи. Иначе ваш уход может послужить для участников вечеринки сигналом к тому, что всем пора по домам. Если разговор длится слишком долго, предложите собеседнику познакомиться с новыми людьми, представьте их друг другу, извинитесь и откланяйтесь.
Прощание должно быть коротким — например, обмен рукопожатиями, как при встрече. Заканчивайте беседу вежливо, при помощи универсальных фраз, к примеру: «Было приятно с вами повидаться». Если вам необходимо уйти со встречи раньше, дождитесь паузы в разговоре, встаньте и попрощайтесь, высказав надежду на новую встречу.
Язык тела
Невербальные коммуникации лежат в плоскости как психологии, так и хороших манер: например, разговаривая с людьми, не нужно широко расставлять ноги, горбиться и держать руки в карманах. Довольно прочно утвердилось толкование некоторых типичных жестов. Например, поза «фигового листа» (ладони сомкнуты таким образом, что руки образуют перевёрнутую букву «V») свидетельствует о застенчивости и неуверенности в себе. Если же вы делаете суетливые движения, покачиваетесь из стороны в сторону или прикасаетесь к лицу или волосам, то усиливаете собственное нервное напряжение и отвлекаете окружающих.
Излишняя жестикуляция при разговоре не приветствуется. Жесты должны быть сдержанными — собеседников может смутить чрезмерная экспрессия.
Проявляйте уважение к личному пространству: дистанция между вами и собеседником должна быть не менее расстояния вытянутой руки. Бизнес-общение не предполагает разговоров вполголоса или шёпотом. Не делайте шаг вперёд, если собеседник делает шаг назад — тем самым он, возможно, бессознательно пытается дать понять, что вы вторгаетесь в его личное пространство.
На протяжении встречи не стоит смотреть на часы — окружающим может показаться, будто вы тяготитесь общением и спешите уйти. Не стоит сидеть, положив ногу на ногу, особенно в кресле. Если оно глубокое, можно слегка вытянуть ноги.
Как провести переговоры
Подготовка переговоров складывается из проработки делового протокола, принятого в среде дипломатов и бизнесменов, и из содержательной части — вопросов, которые следует обсудить. Приглашать партнёров на переговоры следует не менее чем за две недели, чтобы они также смогли подготовиться — это сэкономит время и создаст условия для эффективной коммуникации.
Что касается состава делегации, то на переговорах должен быть паритет, то есть равное количество участников с обеих сторон и соответствие должностей представителей с каждой. На встречу приглашаются только те сотрудники, чьё присутствие действительно необходимо. Место проведения переговоров предлагает приглашающая сторона, но приглашённая имеет право как принять, так и отвергнуть его. Не рекомендуется назначать переговоры на раннее утро или поздний вечер.
Когда участников много и они незнакомы, на столе можно расставить карточки с фамилиями. Стороны располагаются друг напротив друга в порядке соответствия должностей. Лицом к двери садятся представители принимающей стороны. Между участниками должно быть расстояние около полутора метров. Первым садится руководитель принимающей стороны.
После приветствия участники должны быть представлены друг другу. Также нужно обозначить их роль и полномочия на переговорах. Первым представляется глава принимающей стороны, затем глава приглашённой делегации. После этого они представляют своих сотрудников: сначала — принимающей стороны, потом — приглашённой. Обмен визитками уместен, если с каждой стороны на встрече присутствует не более семи человек.
Если переговоры ведутся с иностранной делегацией, необходимо заранее условиться о языке переговоров и обеспечить технические средства для переводчиков. Если во время беседы ведётся запись, следует проинформировать гостей об этом. В конце переговоров запись оформляется и к ней прилагается утверждённый ранее план.
Принято, чтобы разговор начинали гости. Не принято перебивать выступающего. В редких случаях, когда действительно необходимо что-то уточнить по ходу речи, можно извиниться и задать вопрос. Ни в коем случае нельзя спорить с представителями своей стороны. Если вы хотите что-то прояснить между собой, нужно попросить перерыв и выйти для обсуждения.
На переговорах не место безапелляционным заявлениям, вызовам, резким оценкам и демонстрации превосходства. Если вы замечаете такое поведение с другой стороны, не стоит занимать оборонительную позицию — лучше просто промолчать.
Оптимальная продолжительность встречи — два часа. Если переговоры затягиваются, необходим получасовой перерыв на кофе. Если у вас есть подарки участникам встречи, то они преподносятся после переговоров.
Алкогольные напитки во время переговоров не подаются. В редких случаях (например, подписание важного контракта) в самом конце переговоров может быть предложено шампанское — но это скорее символический жест.
Приём бизнес-партнёров
Встречать гостей в аэропорту должен соответствующий по рангу руководитель делегации. Он обычно прибывает в сопровождении двух-трёх человек. Руководитель принимающей фирмы может не сопровождать гостей во время всех поездок.
Существует негласное правило (не категоричное, но желательное) — если гость приезжает с супругой, то и принимающий руководитель приезжает на первую встречу в сопровождении супруги. Первым представляется глава принимающей стороны. Затем он представляет супругу, после этого сотрудников (в порядке убывания должностей).
Заранее продумайте, как рассаживать гостей по автомобилям, чтобы всё прошло без заминок. Самым почётным местом считается заднее сиденье наискосок от водителя. Его занимает руководитель делегации гостей. Он первым садится в машину и первым выходит. Если руководитель встречающей стороны приезжает за рулем личного автомобиля, то почётное место для гостя — рядом с ним.
Нормы вежливости предполагают, что перед руководителем откроют дверь. Это делает водитель, охранник или сотрудник, но ни в коем случае не женщина.
Провожая гостей до гостиницы, расстаньтесь с ними не на улице, а в вестибюле. Там же можно договориться о протокольном визите.
Мобильный этикет
Звонить на мобильный телефон по деловым вопросам нужно в рабочее время, в будни им считается временной промежуток с 09:00 до 21:00. Всегда отключайте телефон во время переговоров и совместного обеда. Мелодия звонка должна быть нейтральной (классическая телефонная трель, ненавязчивая мелодия или просто виброзвонок без звука).
Если вы позвонили кому-то и включился автоответчик, не бросайте трубку. Представьтесь и попросите перезвонить вам, когда это будет удобно. Если на ваш звонок не ответили, перезванивайте не ранее чем через два часа — владелец телефона увидит пропущенный вызов и перезвонит. Невежливо ждать более шести гудков — лучше положить трубку после пятого звонка. Не стоит спрашивать о наличии времени у собеседника, если вы звоните в рабочее время по конкретному короткому вопросу.
Заканчивает разговор тот, кто его начал. Если соединение прервалось, перезванивает тот, кто звонил. Лучше всего отвечать после второго-третьего звонка — если вы берёте трубку сразу же, то звонивший может не успеть сосредоточиться. Не сбрасывайте звонок — это невежливо.
Нужно ответить и попросить перезвонить (или же пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени, скажем через два часа. Не надо извиняться в конце разговора за то, что отняли у собеседника время, лучше просто поблагодарите за возможность поговорить о вашем деле. Не давайте номера мобильных телефонов без согласия их владельцев.
Книга предоставлена издательством «Манн, Иванов и Фербер».
Источник: newsland.com