В каждой CRM-системе есть плюсы и минусы. Сочетание преимуществ и недостатков определяет, насколько та или иная программа для управления бизнесом подойдет конкретной компании. Разработчики предлагают пользователям спектр CRM для выполнения различных задач. Например, для аналитики и прогнозирования, приема заявок из разных каналов или оптимизации взаимодействия отделов организации. Исходя из поставленных задач, при выборе программы нужно ориентироваться, прежде всего, на преимущества CRM-системы.
Когда на этапе выбора учтены все преимущества и недостатки CRM, программа способна быстро принести положительный результат. Это может быть снижение количества потерянных заявок, быстрая передача задач между филиалами, комфортное ведение документооборота.
Преимущества CRM-систем
При выборе CRM преимущества для каждого пользователя свои. Поэтому нужно тщательно ознакомиться с функционалом, который предлагают разработчики. К примеру, возможность записи телефонного разговора менеджера с заказчиком может быть и плюсом, и ненужной опцией — все зависит от отношения руководителя к контролю за клиентским сервисом.
Семейный бизнес: преимущества и недостатки. Серия 34
Несколько лет назад компания IBM провела исследование, которое подтвердило важную роль CRM для развития бизнеса. Так, у 78% компаний, которые не используют CRM-систему, существуют проблемы с выполнением плана продаж. Кроме того, опрос показал и сложности с переводом потенциальных клиентов в статус заказчиков. Если менеджеры не используют CRM, сделка срывается в 79% случаев.
Если рассматривать универсальные преимущества CRM Мегаплан, которые подойдут различным компаниям, можно выделить следующие опции:
- Информативная аналитика. CRM с помощью красочных и понятных диаграмм и графиков покажет результаты работы компании — это поможет своевременно принять меры, чтобы повысить показатели. Так, с помощью Мегаплана можно проанализировать воронку продаж и понять, какие каналы привлечения работают эффективнее.
- Интеграция со сторонними сервисами. Это помогает повысить универсальность CRM, расширив ее возможности.
- Автоматизация задач и процессов. Установив Мегаплан, можно не тратить время на заполнение и отправку счетов или составление отчетов. CRM сделает это сама — достаточно провести настройку.
- Простая отчетность. Заполнять отчеты никто не любит — это факт. Но этого и не требуется, когда установлена CRM. Программа за пару секунд составит нужный отчет, объективно показав данные.
- Хранение истории взаимодействий с клиентом. Даже новый менеджер, который только пришел в компанию, сможет быстро адаптироваться — в распоряжении будут все данные о заявках, которые оставили заказчики.
В статье перечислены далеко не все плюсы CRM-системы. Каждый сможет найти свои положительные стороны от внедрения программы для управления бизнесом. Главное, внимательно изучить доступные опции.
Проблемы и недостатки дверного бизнеса Монтаж дверей, управление персоналом, ошибки предпринимателей
Недостатки CRM-систем
Если преимущества у каждой программы свои, то основные недостатки CRM системы — явление общее. Разумеется, случаются ситуации, когда функционал системы управления не подходит для решения задач компании, но называть это минусом не стоит. Скорее, это ошибочный выбор. Какие недостатки CRM можно выделить прежде всего:
- Необходимость обучения. Чтобы получить эффект от внедрения CRM, программой нужно пользоваться. А для этого сотрудникам, получившим доступ, предстоит научиться полноценно задействовать функционал системы управления. Поэтому важно обратить внимание на продукт, который будет прост в использовании.
- Несоответствие результата и ожиданий. Важно понимать, что CRM — это не волшебная палочка, которая настроит все процессы в компании за одну-две недели. Это программа, которую нужно использовать в работе на 100%. Только в этом случае стоит говорить о каком-либо эффекте.
- Стоимость внедрения. Многим пользователям ценник за покупку CRM и последующую настройку может показаться высоким. Но стоимость — это субъективный фактор, который не должен быть определяющим.
Как видите, при выборе CRM минусы не перевешивают положительные моменты. Но только в том случае, когда программа выбрана правильно. Иначе к списку недостатков добавится неудобный интерфейс, несоответствие задачам компании и плохая техподдержка.
Внедрить CRM систему
По статистике внедрение CRM повышает эффективность работы всей компании.
Повышение эффективности работы менеджеров
Рост прибыли за счет оптимизации бизнес-процессов
Сокращение оттока клиентов
Оставить заявку
Вопросы и ответы
Какую CRM выбрать для нишевого бизнеса?
Даже для специфических сфер бизнеса существуют профильные программы, которые учитывают все нюансы работы в конкретной отрасли. Кроме того, можно остановить выбор на универсальных CRM, которые могут настраиваться под особенности разных направлений бизнеса. В любом случае, большинство разработчиков предлагает бесплатный тестовый период, во время которого можно понять, подходит ли вам выбранная CRM и стоит ли ее купить.
За счет чего CRM повышает количество заявок?
Сама по себе CRM система напрямую не влияет на объем входящих заказов. Но программа нивелирует влияние человеческого фактора, когда менеджер не увидел заявку, забыл перезвонить или что-либо не записал. Благодаря этому снижается процент ушедших заказчиков.
Как CRM поможет определить менеджеров, которые работают хуже?
С помощью CRM можно вывести полную статистику по всем сотрудникам, чтобы увидеть, сколько заявок обрабатывает менеджер за определенный период времени, а также узнать среднее время, которое он тратит на выполнение рабочих обязанностей. Подобный функционал помогает объективно оценить эффективность работы каждого сотрудника компании и его вклад в общий результат.
Источник: megaplan.ru
Преимущества и недостатки систем управления проектами
Управление проектами стало для организаций фундаментальным способом оптимизации процессов и гарантией того, что проекты реализуются с максимальной результативностью и эффективностью для всей компании. Система управления проектами – один из наиболее полезных инструментов, который может помочь руководителям проектов достичь максимальной эффективности вне зависимости от отрасли, в которой они работают. Хотя внедрение систем управления проектами, безусловно, поможет улучшить процессы в организации, существует несколько преимуществ и недостатков проектного подхода и таких систем, которые необходимо принимать во внимание.
Преимущества систем управления проектами
Разнообразие инструментов в системах управления проектами может помочь в реализации проектов. В чем заключаются преимущества и особенности систем управления проектами?
- Взаимодействие с командой проекта в режиме реального времени. Системы управления проектами, как правило, содержат инструменты для коммуникаций, которые обеспечивают общение команды проекта в режиме реального времени. Преимущество в том, что каждый член команды может решать вопросы по мере их поступления.
- Документооборот. Для проектов, в которых используется большое количество документации, функционал документооборота позволяет сотрудникам редактировать, обновлять статусы отчетов и создавать представления, которые обеспечивают коммуникации и наглядность.
- Управление стоимостью проекта. Управление стоимостью проекта – одно из наиболее важных преимуществ управления проектами. Системы управления проектами обычно содержат функционал, который поможет управлять затратами проекта.
- Возможность управлять рисками, прогнозами и бюджетами. Выявление рисков проекта, формирование прогнозов и контроль бюджетов – одни из главных преимуществ систем управления проектами.
- Отчетность. При помощи гибких форматов отчетов и возможности быстрого доступа к необходимым данным, система управления проектами поможет завершать задачи в срок.
- Простота использования. Программное обеспечение, построенное с использованием панелей управления, практически не требует обучения перед началом работы. Простое в использовании и установке, оно позволяет быстро увеличить эффективность систем управления проектами.
Недостатки систем управления проектами
Хотя есть много веских причин, чтобы использовать программное обеспечение по управлению проектами, существуют также и минусы, которые необходимо принимать во внимание при реализации проектов:
- Некоторые системы управления проектами могут быть очень дорогими, не обеспечивая достаточного показателя ROI проектным офисам. Несмотря на то, что системы управления проектами могут предоставлять обширный функционал, в большинстве случаев эти системы требуют индивидуальной доработки или многочисленных покупок дополнительного программного обеспечения. Это может вызвать дополнительные затраты и трудности внедрения.
- Система управления проектами может усложнять простые проекты. Несмотря на то, что многие компании используют системы управления проектами, для управления простыми проектами не нужны эти инструменты. Когда программное обеспечение для управления проектами используется ненадлежащим образом, оно может излишне усложнять ситуацию.
- Расстановка статусов проектов, вместо реальных действий. Статусы напоминают команде проекта, какая задача находится в работе в данный момент. Проблемы возникают, когда на расстановку статусов тратится больше времени, чем на выполнение задачи.
Понимание потребностей организации
Перед покупкой определенной системы управления проектами, крайне важно сформировать ваши требования. Зная точно, какие функции вам потребуются, вы сможете рационализировать процесс выбора системы.
Тщательно составьте список необходимого функционала и нужных характеристик, разделив их на «обязательные» и «дополнительные». Этот список поможет вам определить, какая именно система управления проектами наиболее соответствует потребностям вашей организации. Кроме того, крайне важный шаг перед внедрением – оценка сценариев использования системы. Сценарии использования системы – это все пути применения программного обеспечения, с которыми конкретная организация может столкнуться, например, управление рисками, капиталами или бюджетами, которые рассматриваются во взаимосвязи с возможностями системы управления проектами. Это поможет понять, будет ли соответствовать система потребностям или нет.
Несмотря на то, что система управления проектами может принести реальную пользу организациям, которые используют сложную отчетность или занимаются разработкой продуктов, существуют явные преимущества и недостатки покупки такого программного обеспечения. Определение объема потребностей организации – основа уверенности в том, что система управления проектами хорошо подойдет вашей организации. Затем необходимо провести тщательную оценку преимуществ и недостатков внедрения системы управления проектами.
Автор статьи: Джулиан Хукс (Julian Hooks)
Поделиться в соц. сетях
Источник: www.advanta-group.ru
Матричная структура управления: преимущества и недостатки
Матричная структура ― это система, в которой специалисты одновременно подчиняются двум начальникам. Такое управление формирует открытое взаимодействие подчиненных с руководством, что позволяет достигать хороших результатов, создавая новые продукты и услуги. К главным преимуществам матричных структур управления относятся адаптация задач под любой проект и возможность не менять принцип работы при появлении нового задания.
Типы матричной структуры
Рассматривая достоинства и недостатки матричной организационной структуры, стоит сначала разобраться с ее типами, чтобы внедрение в компанию было максимально эффективным. ● Слабая матрица. Этот тип организационной структуры ограничивает полномочия руководителя проекта.
Он уступает начальнику подразделения в плане раздачи указаний подчиненным, что делает матрицу слабой, неспособной показывать высокую эффективность. Поскольку руководитель проекта практически не участвует в развитии задумки, постепенно утрачивается способность к полноценной коммуникации, затягивается выполнение задач. ● Сбалансированная матрица.
Это лучший вариант применения матричной системы управления. Он подразумевает равноправие прав и ответственности у руководителей. Специалисты, участвующие в реализации проекта, отчитываются и подчиняются обоим начальникам. Такой тип матрицы позволяет поддерживать нормальный обмен данными между всеми участниками проекта. ● Сильная матрица.
Тип управления подразумевает передачу максимального количества прав руководителю проекта. При этом возможности начальника подразделения жестко ограничены, что приводит к образованию сильной матричной системы, где за проект полностью несет ответственность его руководитель. Начальник подразделения может наблюдать за реализацией проекта, но не принимать при этом ключевых решений. Каждый тип матричной структуры имеет свои плюсы и минусы. В большинстве случаев в компаниях внедряется сбалансированная и сильная матрицы, благодаря чему удается качественно реализовывать задачи.
Преимущества матричной структуры управления
Иерархическая система управления ― самая распространенная структура во многих организациях. Но в крупных компаниях, где для реализации проектов создаются отдельные команды специалистов, с помощью матричной структуры можно решать задачи быстрее и эффективнее. Чтобы понять, почему стоит выбрать ее для своего бизнеса, рассмотрим преимущества матричной структуры. 1.
Четкие задачи по проекту. В матричной структуре задачи формирует руководитель проекта и начальник подразделения. Они согласовывают их друг с другом, чтобы максимально эффективно распределить между исполнителями.
В отличие от стандартной структуры управления здесь нет разноплановых задач, когда начальники высшего звена не учитывают задания руководителей среднего звена, и получается, что специалист не может полноценно работать над проектом. Каждый член команды получает четкие задачи, выполнять которые необходимо для достижения общей цели.
Только слабая матричная организационная структура не может этого обеспечить, поскольку права руководителя проекта практически отсутствуют, а начальник подразделения не всегда может адекватно оценить задачи. 2. Грамотное распределение ресурсов. Преимущества матричной структуры управления ― это сбалансированные расходы и эффективное применение ресурсов.
В состав команды, работающей над реализацией задачи, входят специалисты из нескольких подразделений. Это снижает время реализации проекта и сокращает расходы. Ресурсы распределяются более эффективно, поскольку не требуются найм сторонних специалистов и обучение новых работников. 3. Легкий обмен информацией.
Работая в команде, сотрудники напрямую обмениваются информацией, что помогает им быстро решать текущие задачи. В иерархической системе общение происходит между отделениями. Это замедляет процесс принятия решений и есть вероятность утери важных данных.
В матричной структуре специалисты из разных отделений работают вместе, что позволяет быстро и без посторонних передавать любые данные. 4. Обучение менеджеров. К преимуществам матричных организационных структур относятся хорошие возможности для карьерного роста менеджеров.
Руководители проектов получают большой объем ответственности, что способствует их профессиональному росту. В период реализации проекта менеджер учится, получает навыки, нарабатывает опыт. Часто на должность управляющего проекта берут сотрудника среднего звена, давая ему шанс на карьерный рост. 5. Гибкость.
Матричная система управления позволяет гибко делиться ресурсами между проектами и продуктами. Для периодического выполнения сложных или специальных проектов в крупных компаниях поддерживается запас талантливых и ответственных сотрудников. 6. Оперативное реагирование.
При появлении срочной задачи не требуется «выдергивать» специалистов или распределять задачи. Команда, сформированная по матричной системе, обычно готова к таким заданиям, которые необходимо срочно выполнить в рамках проекта. Ответственность возлагается также на команду, а не на весь отдел в целом. 7. Результаты по многим проектам.
С помощью такой системы можно получать высококачественные результаты сразу по большому количеству проектов, программ, продуктов.
Недостатки матричной структуры управления
Несмотря на многочисленные преимущества, у матричной системы есть недостатки, которые могут стать причиной отказа от этой структуры. Главный недостаток реализации матричных структур ― возможный хаос, если работа организована неправильно. Практически все минусы системы связаны с ее неправильной реализацией или говорят о ее незрелости. 1. Трудности с отчетностью.
Матричная система достаточно сложная, особенно при первом внедрении. Если выбранные в команду специалисты не работали раньше аналогичным образом, то у них могут возникнуть трудности с подчинением и отчетностью из-за присутствия двух руководителей.
Несмотря на то, что матричная структура создана для упрощенного решения задач, она может негативно повлиять на ход их выполнения, запутав участников команды. Чтобы исключить этот недостаток, нужно до каждого члена команды четко донести информацию о том, кому из начальников он должен отчитываться и в каком формате.
Можно продумать систему общей отчетности, происходящей на ежедневной планерке или еженедельном совещании. 2. Противоречия руководителей. Когда два начальника не могут работать сообща, то возникает матричный конфликт. Его главная причина ― в двойной подчиненности. Решить такую проблему можно через полное согласование действий и указаний между руководителями.
Они должны работать «на одной волне» и прислушиваться к мнению друг друга. 3. Конфликты в команде. Еще одним недостатком матричной структуры является вероятный конфликт между подчиненными. Возникнуть он может по разным причинам: ● личная неприязнь сотрудников друг к другу;
● несогласие с принятыми решениями;
● тесная работа команды при выполнении срочных и сложных задач;
● напряженная обстановка, созданная руководителями;
● отсутствие желания работать у специалистов, которым нравится стабильная, рутинная работа. Полностью решить эту проблему удается не всегда. В некоторых случаях помогает выполнение нескольких проектов подряд, чтобы специалисты привыкли друг к другу.
Если планируется задействовать команду в разных задачах, то нужны более радикальные меры ― совместные корпоративы, походы в кино. От руководителей требуется правильно распределять задачи и ответственность. 4. Разные приоритеты. Недостатками матричных организационных структур являются разные полномочия.
Это еще один показатель того, когда руководители не могут договориться между собой. В итоге подчиненным выдается ряд указаний от обоих управленцев, но возникает противоречие ― чьи задачи нужно выполнять в первую очередь. Эту проблему решают только руководители. Они должны грамотно распределять приоритетность заданий, чтобы не создавать конфликты в команде.
Большинство проблем, возникающих в матричной структуре, решаются правильной передачей информации, тесной работой начальства и четкостью поставленных задач. 5. Сложность реализации. Важный недостаток структуры матричного типа ― это сложность ее реализации.
Чтобы внедрить систему, нужно тщательно изучить ее особенности, затем построить схему работы, собрать команду специалистов, грамотно донести до них информацию. Часто идея реализации матрицы оказывается провальной, но взамен потраченного времени приходит колоссальный опыт.
Чтобы правильно выполнить процесс, стоит воспользоваться рекомендациями руководителей компаний, где такая структура управления используется постоянно. 6. Подготовка персонала. Еще один недостаток матричной структуры управления ― потребность в тщательной подготовке персонала.
Не каждый сотрудник может занять место в команде, для этих целей выбираются лучшие специалисты в своей области. Но изменение порядка работы требует подготовки персонала, что подразумевает временные и денежные затраты. Эта проблема может решаться привлечением менеджеров из других компаний, где они уже работали над проектами по матричной системе.
Однако такая схема увеличивает расходы на оплату труда. 7. Уменьшение числа специалистов в отделах. Забирая лучших работников в команду, компания остается без ведущих специалистов в отделах. Часто это приводит к нарушению баланса и ухудшению работоспособности персонала.
У подчиненных увеличивается нагрузка, сложные задачи приходится делегировать следующим по рангу специалистам. Подготовка кадров к работе в матричной системе ― первый шаг к внедрению системы. Но важно не только делать акцент на работниках, которые войдут в команду, но и не забывать про остальных сотрудников.
Они должны быть готовы заменить ведущего специалиста, при этом не останавливая выполнение повседневных задач. 8. Увеличение расходов. К недостаткам матричной структуры управления относятся увеличенные расходы. Связано это с тем, что в проекте специалисты зарабатывают больше, чем при выполнении своих классических трудовых обязательств.
Если работа команды окажется эффективной, то расходы будут оправданы. Но иногда приходится реализовывать по несколько проектов до первых хороших результатов. Зная преимущества и недостатки матричной структуры управления, можно принять решение о целесообразности ее внедрения в своей компании. Если всё сделано правильно, то система работает эффективно и безошибочно. Главное ― мудрое управление и дружная работа команды, что позволит избежать многих проблем, включая матричный конфликт.
Источник: takemytime.ru
