Преимущества оптимизации бизнес процессов

Сегодня, когда половина бизнесов в России находится на грани разорения (и не по своей вине), собственники и управляющие ищут решения по оптимизации. Говоря проще — кого или что можно сократить без значительного ущерба для общего дела. При этом многие руководители понятия не имеют, с какой стороны подступиться к пробеме. Сегодня Reconomica расскажет, с чего начать оптимизацию бизнес-процессов.

Что такое бизнес-процессы

Прежде чем рассмотреть методы оптимизации бизнес-процессов, необходимо дать четкое определение этому понятию и провести тезисный анализ основных ошибок, которые делают руководители.

Итак, бизнес-процесс – это любое действие или комплекс действий, которые реализуются предприятием. Он всегда направлен на решение конкретной задачи, примеры – транспортировка продукции на склад, ее реализация на точке, обзвон лидов, анализ локального рынка, мониторинг базы контрагентов.

Как оптимизация бизнес-процессов помогает преодолеть хаос в работе

Чем быстрее бизнес-процесс решает целевую задачу – тем эффективнее работает предприятие. Для этого бизнес-процессы необходимо оптимизировать – повышать скорость обработки и реализации, устранять застойные и деструктивные факторы.

Ошибки в оптимизации бизнес-процессов

• Фокус на аспектах и деталях процесса, которые кажутся значимыми, но на самом деле несущественны. Пример – после очередного срыва сроков руководитель отдела оправдывается, что всё делал по Заявке, и директор корректирует Заявку, хотя реальная причина в некомпетентности руководителя.
• Принятие интуитивных решений вместо технологических. Пример – руководитель отдела не очень хорошо понимает, как работают его SEO-специалисты, и принимает решение взять нового сотрудника на должность SMM-менеджера, потому что позиции по соцсетям проседают. Реальная же проблема крылась в срывах сроков копирайтером.
• Использование оптимизационных технологий не по назначению. Пример – стандарт ISO, под который многие компании стремятся подстроиться, потому что директорам кажется, что это статусно и даст преимущества. Реально преимущества дает оптимизация процессов, а не их подстройка под стандарты.
• Личное участие руководителя в решении задач. Такой подход не только отвлекает руководителя от организационной работы, но также снижает уровень инициативности сотрудников и, в конечном счете, понижает их компетенцию, потому что фактически кто-то другой выполняет их работу.

Какие элементы бизнес-процессов можно оптимизировать

Основной источник по теме оптимизации работы компании подробно разъясняет, как именно оптимизация влияет на эффективность предприятия. Мы же остановимся на методах, но сначала определим, на что именно руководитель может и должен повлиять:

• скорость исполнения задач;
• скорость принятия решений;
• скорость исполнения заявок;
• качество предоставления услуг;
• логика сфер управления;
• коммуникация внутри организации;
• компетентность сотрудников всех уровней;
• эффективное использование сотрудниками рабочего времени.

Исключая технический аспект, всё сводится к компетенции сотрудников на местах и руководителей отделов. Помимо профессиональных навыков это также касается эффективности – сколько времени сотрудник отдает работе, а сколько – занимается собственными делами. С этой точки зрения идеальным выходом становятся программные решения для контроля сотрудников, но – обо всем по порядку.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Инжиниринг

Этот метод оптимизации основан на целевой интеграции в работу компании нового информационного пласта. В первую очередь, это повышение квалификации всех сотрудников – от рядового сборщика до топ-менеджера.

Также инжиниринг подразумевает сокращение старых технологий за счет внедрения новых, более совершенных. Ракурс может быть любым – производство, логистика, работа с клиентами, исполнение заявок.

Часто для реализации методики инжиниринга приглашается сторонний специалист – признанный эксперт в своем сегменте. Он анализирует актуальную ситуацию и дает компетентные рекомендации по оптимизации направления.

Реинжиниринг

Несмотря на схожесть названия, имеет концептуальное отличие от инжиниринга – при реинжиниринге изменения вводятся не постепенно, а сразу и тотально – то есть на всех направлениях. По сути, это перестройка компании с чистого листа с полной заменой технической части и по необходимости – заменой персонала.

Частным случаем реинжиниринга можно назвать ребрендинг – когда фирменный стиль компании адаптируется под актуальные реалии. Это хорошо показывает взаимосвязь и объясняет тотальность процесса – вслед за сменой фирменного стиля меняется дизайн веб-ресурсов, а вслед за ними неминуемо оптимизируется функциональная часть.

Целевые решения

Подразумевает использование целевых инструментов оптимизации – это такие решения, которые улучшают работу компании в конкретном сегменте. Преимущество инструментального совершенствования в том, что его можно проводить по мере возможностей, постепенно нивелируя слабые звенья.

Пример – программное решение для контроля сотрудников. Если брать уже, то это может быть фотография рабочего времени – сбор детальной и поминутной статистики о занятости специалиста в течение рабочего дня. Статья о методах создания фотографии рабочего времени подробно разъясняет, как внедрить такой инструмент, и что он дает.

Total Quality Management

Переводится как «Всеобщее управление качеством». Этот метод представляет собой непрерывное повышение эффективности всех организационных процессов. По сути, это сращение инжиниринга и целевых решений, которые внедряются постоянно, но не точечно, а на всех этапах – от производства до получения продукта клиентом.

В TQM входит повышение качества самой продукции, организационных процессов и квалификации персонала. Определяющие параметры – удовлетворенность клиентов, удовлетворенность сотрудников и финансовые показатели компании.

Ключевой нюанс в реализации всех этих методов оптимизации бизнес-процессов – постоянное совершенствование. То есть ни один из них не заканчивается в какой-то момент времени, он либо заменяется другим, либо переходит на новый уровень. В теории организации это определяется как переход Повышения качества (Quality Improvements) в Обеспечение качества (Quality Assurance).

Опубликовано 20 мая, 2020 Обновлено 20 мая, 2020 Пользователем admin

Статья была вам полезна? Мы старались для вас! Пожалуйста, поддержите нас репостом в соцсетях или обсудите материал на любимом форуме. Это очень поможет проекту. Спасибо!

Источник: reconomica.ru

Методы оптимизации процессов: определение, преимущества и виды

Когда предприятия сталкиваются с проблемами в процессе, они могут внедрить метод оптимизации, чтобы облегчить эти проблемы. Существует множество методологий, каждая из которых предлагает уникальный набор шагов и мер, которые помогут вам повысить производительность, сохранить важные ресурсы и оптимизировать рабочий процесс. Методы оптимизации процессов обучения могут подготовить вас к их внедрению в ваши собственные бизнес-операции. В этой статье мы обсудим, что такое оптимизация процессов, рассмотрим преимущества ее использования, рассмотрим восемь методов оптимизации процессов и рассмотрим несколько советов, которые помогут вам успешно их выполнить.

Что такое оптимизация процесса?

Оптимизация процессов — это внедрение структурированных методов, стратегий, дисциплин и тактик для улучшения конкретного процесса в рамках параметров проекта или инициативы. Есть много способов настроить процесс так, чтобы он объективно функционировал лучше, чем раньше. Удаление шага, удаление шага или переписывание шага в процессе — все это упрощенные примеры, которые могут помочь оптимизировать рабочий процесс. Как правило, оптимизацию процесса можно определить как совокупность шагов, в том числе:

• Идентификация: это относится к действию по идентификации процесса, который необходимо оптимизировать. Если процесс слишком дорогостоящий или вызывает неудовлетворенность клиентов, то определение причины этих опасений имеет решающее значение для успешной работы любого метода оптимизации.
• Пересмотреть: это относится к переосмыслению идентифицированного процесса и критическому изучению его цели в рамках общего рабочего процесса. Вопрос о том, сколько времени занимает процесс, или есть ли лучший способ его выполнения, — это всего лишь несколько вариантов пересмотра назначенного процесса.
• Внедрение: это относится к применению процесса новым и более эффективным способом. После завершения внедрения нового или измененного процесса вы можете проанализировать результаты и внести необходимые коррективы, чтобы убедиться, что он работает должным образом.
• Автоматизация: это относится к автоматизации процесса на протяжении всего рабочего процесса, чтобы оценить его на предмет выводов, которые вы искали, таких как снижение затрат, увеличение производства или предотвращение ошибок. Важно убедиться, что процесс действительно работает, прежде чем автоматизировать его.
• Монитор: это относится к мониторингу процесса после его успешной интеграции. Это гарантирует, что вы сможете определить новые области для улучшения или определить, где есть критические проблемы, которые необходимо решить, чтобы проект или рабочий процесс продолжал должным образом автоматизироваться.

Каковы преимущества методов оптимизации процессов?

Использование методов оптимизации процессов имеет много преимуществ, таких как:

• Снижение рисков. Успешное внедрение метода может снизить риск того, что неэффективный процесс останется без изменений. Это позволяет лучше выявлять новые потенциальные риски и устранять их до того, как они станут слишком вредными для вашего проекта или рабочего процесса.
• Создание большей согласованности: Улучшение согласованности процесса гарантирует, что вы сможете удалить избыточность, которая не служит какой-либо полезной цели. Это может облегчить вам переход между процессами без необходимости повторять какие-либо шаги или действия без необходимости.
• Улучшение качества: метод оптимизации действительно полезен, когда вы хотите улучшить качество вашего процесса, проекта или рабочего процесса. Когда вы можете получать высококачественные результаты, вам не нужно вкладывать средства в какие-либо дополнительные исправления или лоскутные корректирующие меры.
• Оптимизация операций. Оптимизация операций — одно из основных преимуществ использования метода оптимизации, обеспечивающее возможность перехода на протяжении всей операции с небольшими перерывами. Это может облегчить всем вовлеченным сторонам работу единым и коллективным образом.
• Улучшение управления ресурсами: когда в процессе есть ценные ресурсы, метод оптимизации может помочь вам сохранить их. Вы можете уменьшить количество ресурсов, которые тратятся впустую, и перераспределить их для более эффективных целей и использования.
• Экономия денег. Оптимизируя критически важный процесс рабочего процесса, вы с большей вероятностью сэкономите деньги и не превысите установленный бюджет. При успешном внедрении результат метода оптимизации может увеличить ваш доход и финансовую прибыль.
• Повышение производительности. Использование метода удаления неэффективного процесса или изменения его работы может повысить общую производительность вашего рабочего процесса. Это может помочь вам повысить производительность ваших результатов и более своевременно выполнять критические контрольные показатели и сроки.
• Сведение к минимуму ошибок в будущем. После того, как вы лучше оптимизируете один процесс в рабочем процессе, ошибки, вероятно, станут менее частыми. Когда ошибок будет меньше, вы сможете сосредоточить свои усилия на других процессах и более важных бизнес-вопросах.
• Уменьшение количества проблем. Уменьшение количества проблем помогает устранить критическую перегрузку рабочего процесса и устранить ее, чтобы процесс мог продолжаться без сбоев. С меньшим количеством проблем вы можете быстро завершить свою работу и иметь время для решения других процессов и работы, которые находятся в невыполненной работе.

8 методов оптимизации процесса

Вот восемь методов оптимизации процессов, которые вы можете использовать:

Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)

1. Метод ПДСА

Метод оптимизации PDSA представляет собой циклическую систему из четырех частей, которая помогает повысить качество процесса и добиться оптимизации бизнеса. Этапы этого метода таковы:

• План: первый шаг этого метода — наметить и четко определить достижения, которых вы хотите достичь.
• Что делать: Второй шаг — протестировать потенциальные изменения в небольшом и ограниченном масштабе.
• Исследование: третий шаг — изучить результаты метода и определить, были ли они полезными.
• Действие: последний шаг — внедрить изменения в более широком масштабе.

2. Метод технологического майнинга

Метод оптимизации интеллектуального анализа процессов представляет собой набор методов, включающих элементы науки о данных. В этом методе вы берете данные из журнала событий, а затем анализируете действия членов вашей команды в бизнесе, просматривая шаги, которые они выполняют для выполнения обязанности или задачи. Затем вы можете преобразовать собранные данные в полезную информацию, помогая другим аффилированным специалистам выявлять проблемы и оптимизировать необходимые процессы.

3. Метод ДМАИК

Метод DMAIC для оптимизации — это стратегия, основанная на данных. Эта методология работает как цикл шагов, в том числе:

• Определить: первый шаг — определить процессы, требующие оптимизации.
• Измерение: Второй шаг — измерить и определить, как работает процесс.
• Анализ: Третий шаг — проанализировать, как вы можете оптимизировать процесс.
• Улучшить: Четвертый шаг — улучшить процесс.
• Контроль: пятый шаг — контроль будущей производительности новой или обновленной производительности.

4. Метод управления проектами BPO

Метод оптимизации управления проектами BPO состоит из нескольких шагов, в том числе:

• Инициация: первый шаг — авторизация этапа, процесса или проекта как части общей инициативы.
• Планирование. Второй шаг — определить и переопределить цели, а затем выбрать наилучшие действия, которые помогут вам их достичь.
• Исполнение: третий шаг — координировать и сотрудничать с людьми, которые помогут вам реализовать план или стратегию.
• Контроль: четвертый шаг заключается в том, чтобы убедиться, что вы достигаете каждой поставленной цели, регулярно отслеживая и измеряя прогресс и результаты, при необходимости предпринимая корректирующие действия.
• Закрытие. Последним шагом является официальное закрытие проекта после того, как метод оптимизации достигнет своей цели.

5. Метод картирования потока создания ценности

Метод оптимизации картирования потока создания ценности — это процесс, основанный на карте потока создания ценности. Это графическое представление различных материалов, данных и информации, которые проходят через проект или инициативу. Основная цель этого состоит в том, чтобы предоставить услуги и продукты клиентам или конечным пользователям. Этот метод действительно полезен для достижения следующих результатов:

• Выявление и устранение потерь ресурсов
• Получение ценной информации о процессах принятия решений и потоках процессов
• Постановка измеримых и реалистичных целей по улучшению процессов
• Определение областей, которые нуждаются в улучшении

6. Метод Кайдзен

Метод оптимизации Кайдзен может работать в сочетании с методом PDCA. Это метод, который работает для регулярного улучшения всех бизнес-функций. Некоторые преимущества этого метода включают в себя:

• Продвижение более быстрых результатов и мер безопасности
• Повышение удовлетворенности работой и производительности команды
• Улучшение каждого бизнес-процесса
• Повышение качества продукции и рейтингов одобрения клиентов

7. Метод DMADV

Метод оптимизации DMADV направлен на то, чтобы помочь вам повысить уровень качества даже после первоначальной инициативы по оптимизации. Этот метод приводит к кардинальным изменениям, полностью заменяя старый процесс новым и улучшенным. Некоторые преимущества этого метода могут включать:

• Увеличение вашего дохода и прибыли
• Повышение рейтинга и удовлетворенности клиентов и клиентов
• Уменьшение количества возникающих ошибок
• Разработка полностью новых продуктов и процессов

8. Метод анализа SIPOC

Метод оптимизации анализа SIPOC полезен для организации собранных данных о клиентах и ​​продуктах, участвующих в процессах. Этот метод может быть полезен по нескольким причинам, в том числе:

• Выявление любых важных аспектов, которые нуждаются в улучшении
• Определение сложных проектов и придание им цели
• Понимание того, как должен работать процесс

Советы по оптимизации процесса

Вот несколько советов, которые помогут вам успешно реализовать инициативы по оптимизации процессов:

• Четко определите свои бизнес-цели, так как это то, на что вы обычно ссылаетесь, направляя усилия по оптимизации процессов.
• Тщательно спланируйте свою стратегию оптимизации и работайте над улучшением конечных результатов.
• Прежде чем начать, постарайтесь предсказать исходы и результаты выбранного вами метода оптимизации.
• Проведите контролируемое исследование нового процесса, прежде чем внедрять его в более широком масштабе, а затем проанализируйте результаты.
• Внедрите расширенный процесс, включая любые необходимые изменения по мере необходимости.
• Продолжайте отслеживать и контролировать результаты вашей оптимизации.
• Попробуйте автоматизировать аспекты процесса, не снижая его качества.
• Документируйте свои усилия для ведения учета и проверки.

Источник: buom.ru

Автоматизация и оптимизация бизнес процессов компаний и предприятий

Автоматизация бизнес процессов предприятия в широком смысле — это процесс создания технологических систем, которые уменьшают необходимость в труде как физическом, так и интеллектуальном. Сам по себе этот термин широк и охватывает практически все сферы бизнеса: от использования роботизированных систем в промышленности и медицине до сервисов массовых e-mail-рассылок. Например, AGORA предлагает целый набор решений по автоматизации и оптимизации бизнес процессов: создание B2B-портала для приема и обработки оптовых заказов компаний-поставщиков, системы управления контентом сайта интернет-магазина, отраслевых b2b-решений и др.

Сегодня расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов это нормально, удобно и подходит всем. Даже вашей компании или предприятию.

Содержание

Автоматизация бизнес процессов: что ждет нас в будущем

Отчет McKinsey Global Insitute за январь 2017 года сообщает, что 51% задач, которые выполняют современные американские работники в самых разных сферах экономики, так или иначе будут автоматизированы к 2055 году. Это «сэкономит» работодателям 2,7 триллиона долларов на зарплату.

Конечно, в отчете речь в первую очередь идет о физическом труде, который постепенно замещается машинами. Однако автоматизация бизнес процессов это не только сложные роботы, но и масса интеллектуальных систем, которые экономят время офисным работникам и топ-менеджменту и помогают превратить рутинные задачи в отлаженные бизнес-процессы.

Более того, именно эти задачи составляют львиную долю автоматизированных процессов сейчас. Неслучайно в McKinsey отмечают, что одна из сфер, наиболее сильно затронутых автоматизацией, — ритейл. Правда, многие предприниматели все еще относятся к этому вопросу скептически. Ниже несколько доводов для тех, кто считает, что автоматизация бизнес процессов компании им еще не подходит.

В экономии гораздо меньше плюсов, чем кажется

Автоматизация и оптимизация бизнес процессов — от email-рассылок до сложных B2B-маркетплейсов — стоит денег. Теоретически их можно сэкономить и выполнять задачи силами сотрудников: дозваниваться до менеджеров по продажам, заключать с каждым поставщиком отдельный договор, рассылать письма всем клиентам вручную.

Однако, как опять же считают в McKinsey, это вряд ли выйдет дешевле. По итогам анализа ряда индустрий и профессий выяснилось, что преимущества от внедрения автоматизированных решений в денежном выражении превышают затраты в 3—10 раз. Под преимуществами в данном случае понимались улучшение качества и объемов выполняемой работы, повышение надежности, исключение «человеческого фактора», в том числе в тех индустриях, где без человека все равно не обойтись: в работе менеджеров по продажам, врачей, преподавателей и т.д.

Например, наше решение для компаний-поставщиков, позволяющее автоматизировать прием и обработку оптовых заказов и документооборот по ним, окупается за срок от 1 до 5 месяцев и увеличивает оценку стоимости компании на 10—15%.

Конечно же, это не означает что нужно автоматизировать все подряд. Чрезмерное увлечение сервисами приведет к тому, что в компании появится слишком много разнородных продуктов и решений, которые нужно будет интегрировать между собой, работе с которыми придется учиться. А это гораздо сложнее, чем то, ради чего все затевалось.

Стоит начать с часто повторяющихся рутинных процедур — их автоматизировать проще всего. Другим хорошим примером эффективной автоматизации бизнес процессов могут служить системы, которые упрощают процесс взаимодействия с контрагентами. Например решения, позволяющие отслеживать количество товаров на складе поставщика, резервировать их, следить за состоянием заказа онлайн — вместо того, чтобы связываться с представителем поставщика по каждому вопросу.

Универсальных сотрудников нет

Иногда желание оставить все как есть и ничего не автоматизировать проистекает из другого заблуждения: убежденности, что живой человек выполнит задачу лучше, чем какой-то сервис. Об экономии тут речи уже не идет: затраты на оплату труда нескольких сотрудников могут быть как минимум сопоставимы со стоимостью ряда решений, автоматизирующих бизнес-процессы.

Проблема в другом: у технологии, призванной автоматизировать ту или иную задачу, есть четкие алгоритм работы и сфера решаемых задач. У человека — не всегда. Более того, поскольку «живой сотрудник» обладает гибким мышлением и (по возможности) готовностью «схватывать все на лету», ожиданий от его работы больше, а инструкций, как ее выполнять, — меньше. Классический пример такого неудачного найма приводит вице-президент BiggerPockets Брэндон Тернер:

«Я не знал, что конкретно должен делать [мой] персональный ассистент. Я думал, что он просто выйдет на работу и сразу же начнет мне чем-то помогать. Времени на то, чтобы обучать его, у меня практически не было. В итоге этот человек просто сидел без работы».

Поручая рутинную задачу сотруднику, его начальник не всегда готов четко объяснять, как ее выполнять и каким должен быть результат. С автоматизированным решением такой подход невозможен — вам придется потратить время и разобраться в том, как оно работает, но и результат будет гарантирован и предсказуем.

Разумеется, речь не идет о том, что решения по автоматизации бизнес процессов лучше людей. Это не так. Более того, исследования говорят, что даже в будущем такие решения станут заменой не профессий, а конкретных занятий или задач. Поэтому сотрудникам не о чем беспокоится. Их не уволят, просто в их работе станет меньше рутины.

Универсальных руководителей тоже нет

Еще одна причина не любить автоматизацию и оптимизацию бизнес процессов — желание все контролировать. А значит, делать все самостоятельно. Такое состояние еще называют «синдромом супергероя». Он проявляется у руководителей предприятий, которые хотят чувствовать, что все под контролем.

Сложности начинаются, когда контролировать приходится не только себя, но и все бизнес процессы компании. В этом случае постоянное реагирование на небольшие рутинные задачи отнимает время — невозобновимый ресурс, который для предпринимателя оказывается самым ценным. Отсутствие срочных, но не очень важных задач, во-первых, помогает сосредоточиться на бизнесе. А во-вторых, — избежать эмоционального выгорания.

Не все можно сделать своими силами

Компания точно так же может страдать от «синдрома супергероя». Как правило, это выражается в том, что все сторонние решения по умолчанию считаются недостаточно хорошими, недостаточно качественными, недостаточно кастомизированными. Единственно возможный стиль поведения в этом случае – разрабатывать все «in-house», внутри компании.

С одной стороны, такой подход справедлив. Ведь никто не знает вашу компанию лучше вас самих. Но это не означает, что вы сможете лучшим образом решить свои собственные проблемы — не обладая профильными знаниями и (самое важное) опытом разработки аналогичных проектов.

Когда у вас появляются проблемы со здоровьем, вы идете к врачу-специалисту. Возможно, он видит вас впервые, но у него достаточно опыта и профильных знаний, чтобы поставить вам верный диагноз и назначить лечение.

В случае с автоматизацией бизнеса все обстоит примерно так же. Компании, для которых решение таких задач — основная работа, могут найти и внедрить подходящую комбинацию сервисов быстро и эффективно. Возможно, такая комбинация будет типовой и не сможет учитывать абсолютно все ваши потребности. Но она точно будет надежной, ведь до вас ее использовало и продолжает использовать множество бизнесов.

Что все это значит

1. Экономия на автоматизации и оптимизации бизнес процессов — это не экономия. Вместо денег вам придется потратить время — свое или сотрудников — которое тоже дорого стоит. С другой стороны, автоматизировать все подряд тоже опасно: начинайте автоматизацию и оптимизации бизнес процессов компании с рутинных и понятных задач.
2. Не стоит взваливать на плечи сотрудника предприятия работу, которую может сделать машина. Машину не нужно обучать, контролировать, а результат будет более предсказуем. Пусть ваши сотрудники занимаются более интересными и творческими вопросами.
3. Не бойтесь, что решения по автоматизации и оптимизации бизнес процессов лишат вас возможности контролировать ситуацию. Они сэкономят вам время, и вы займетесь действительно важными управленческими задачами. Кроме того, вы всегда сможете следить за сводными аналитическими показателями. Это гораздо полезнее для развития компании, предприятия чем выполнять всех работ вручную.
4. Не все решения стоит разрабатывать внутри компании. Сторонний производитель может предложить удобный и эффективный сервис. В том числе потому, что уже помог многим компаниям.

Во второй части статьи мы расскажем, почему автоматизация и оптимизация бизнес процессов компании и предприятия это не помощник для ленивых и не игрушка для крупного бизнеса. А также поговорим о том, почему идеальных решений по автоматизации не существует — и это нормально.

Понравилась статья?

Подпишитесь на бесплатную рассылку новостей!

Источник: www.agora.ru