Вы когда ни будь задумывались сколько вы тратите на рекламу вашего бизнеса?
Измеряли ли вы отдачу от вложенных средств?
Задача практический любого бизнеса это извлечение прибыли. Прибыль идет от клиентов, следователь чем больше клиентов, тем больше прибыль.
Понимание цифровых показателей относительно клиентов на текущий момент деятельности бизнеса, позволяет планировать количество клиентов в будущем и управлять стратегией развития компании.
Для того что бы чем-то управлять, необходимо понимать принцип работы объекта управления.
В бизнесе необходимо эффективно управлять ресурсами компании, как имеющимися, так и теми, которые можно привлечь.
Измерение и оцифровка показателей является одним из ключевых моментов в управлении компанией.
Для начала установите цель и ключевые показатели достижения цели. Цели бывают нескольких типов и делятся по уровням:
4 уровня целей бизнес-задачи, маркетинговые задачи, коммуникационные задачи и медиацели
Почему важно и нужно оцифровывать сотрудников и бизнес-процессы
В идеале оцифровать все показатели и отслеживать их, для того что бы можно было управлять этими показателями. Вот примеры метрик, которые могут являться ключевыми показателями эффективности:
· Количество входящих обращений
· Количество повторных продаж
· Количество производимого товара
Это основные показатели, которые помогу замерять эффективность работы.
Как фиксировать все эти показатели?
На данные момент существует множество решений, одно из них, использование CRM системы, например такой как Битиркс24 пробная бесплатная версия тут. На первых начальных этапах можно использовать простую таблицу эксель, куда можно заносить все показатели самостоятельно.
В чем преимущество оцифровки бизнеса?
В первую очередь это возможность смотреть на ваш бизнес без эмоций и психологической окраски, цифры это факты они показывают реальное положение дел.
Что это дает?
Оцифрованными показателями легче управлять, их проще планировать и отслеживать, чем обычные задачи.
С помощью оцифровки вы сможете отследить эффективность затрать рекламы т.к. вы можете измерять показатели по каждому взаимодействию и понимать как и откуда к вам пришел клиент, а также выбирать наиболее эффективные каналы рекламы.
1) Проанализируйте ваш бизнес и определите ключевые показатели эффективности для вашего бизнеса
2) Запустите цифровую рекламу
3) Отслеживайте показатели в определенный период времени
4) Сравнивайте показатели из разных рекламных каналов и выбирайте наиболее эффективные
Если вы хотите сэкономить время и уделить большее внимание текущим задачам вашего бизнеса, советуем обратится к специалистам компании TeleNets, мы поможем оцифровать ваш бизнес, настроить эффективную рекламу и оптимизировать издержки.
Источник: vc.ru
Как оптимизировать бизнес-процессы
Улучшение процессов организации — с чего начать
Улучшение процессов организации — одна из основных задач руководителя. Но когда руководитель или собственник бизнеса принимает решение о внедрении процессного подхода, он сталкивается с очень распространенным вопросом — с чего начать?
С одной стороны, оптимизация бизнеса через призму бизнес процессов интуитивно понятна. С другой стороны, подходы и методики кажутся сложными и громоздкими. Но они являются таковыми до тех пор, пока вы не приняли для себя план из простых и понятных действий. Итак, с чего стоит начинать управлять бизнес процессами.
В учебной литературе рекомендуется начинать с вопросов идеологии управления, видения, миссии и стратегии. Это действительно важные вопросы, однако с них нужно начинать тогда, когда вы готовы безоговорочно встать на путь управления бизнес процессами и рассматривать проект как долгосрочный.
Если же решение повседневных задач является для вас более актуальным, то и начинать нужно с другого.
Давайте для начала определим вот какой вопрос — подходы к оптимизации бизнеса через процессы имеют три горизонта. Один является долгосрочным и направлен на кардинальное изменение подходов к управлению и организации работы. Это и есть то, что называют оптимизацией наши зарубежные коллеги.
Второй горизонт — это быстрое улучшение того, что можно сделать в процессах. О нем мы сейчас не будем говорить.
Третий же подход, который я называю наведением порядка, и есть то, с чего необходимо начинать. Если вы хотите что-то оптимизировать, т.е. существенно улучшить качественное и количественное выполнение процесса, начинать нужно с наведения порядка. Тут как с вашим рабочим местом — если хотите сделать так, чтобы оно было эффективно, т.е. оптимизировать его, то начинать нужно с разбора завалов.
Итак, для того чтобы управлять, нужно понимать, чем вам предстоит управлять. А значит, управление бизнес процессами начинается с наведения порядка. А с чего начинается наведение порядка? Правильно, с разбора того, что у вас имеется. С инвентаризации.
Улучшение процессов организации начинается с инвентаризации
По сути моделирование бизнес процессов и иное их описание — это и есть инвентаризация. В самом правильном и лучшем исполнении. Но даже мы, специалисты в управлении бизнес процессами, не начинаем описание без предварительного сбора информации о том, что у нас имеется. Даже в черновом варианте. Что необходимо определить:
- Продукты и услуги
- Функции, работы и задачи, которые выполняют сотрудники
- Сами сотрудники
- Инструменты, которыми пользуются сотрудники
- Правила, регламенты, принципы, подходы, которые определяют деятельность сотрудников.
Продукты и услуги
В первую очередь, необходимо собрать и рассмотреть все ваши продукты, услуги и разбить их на составляющие. Зачем это делать? Тут есть 2 причины:
- Необходимо понять, насколько то, что вы производите соответствует вашему представлению и требованиям рынка.
- Все ли продукты и услуги должны находится в вашем продуктовом портфеле.
Не редкость, когда собственники и/или менеджмент компании считает, что они производят продукты с определенным качеством, хотя на самом деле оно отличится от этого представления. Вы же понимаете, что и продукт, и услуга представляют из себя не просто основной товар, но весь комплекс сервиса и дополнительных товаров, которые продаются вместе с ним.
Так вот, если вы считаете, что, например, при покупке кофе ваш клиент должен получать 2 пакетика сахара, то стоит проверить, действительно ли это так. На деле может оказаться, что клиент получает 3 пакетика и это приводит к лишним затратам с вашей стороны, или ничего не получает, в таком случае клиенту надоест дополнительно просить сахар, что не есть гут.
Еще пример. Менеджмент компании уверен, что клиент всегда получает благодарственное письмо после приобретения продукта. Де-факто этого не происходит. То есть состав продукта несколько иной, чем вы себе это представляете.
Это что касается проверки вашего представления о продукте. Но еще нужно проверить, насколько продукт соответствует потребностям клиента. Для этого нет необходимости проводить комплексные исследования, зачастую достаточно посмотреть на поведение конкурентов на рынке и понаблюдать, поговорить с клиентами. Вы можете удивиться.
Улучшение процессов организации начинается с продуктов и услуг.
Обязательно нужно оценить продукт с двух точек зрения:
- Экономика, т.е. насколько продукт или услуга являются экономически выгодными для вас.
- Привлекательность для клиента. Не все продукты в портфеле могут быть экономически выгодными, но это еще не повод сразу избавляться от них. Существуют такие продукты, услуги или их составляющие, которые привечают клиентов и тем самым способствуют продаже ваших основных продуктов. Нужно понять, какие продукты или услуги являются такими драйверами.
После того, как структура продуктов стала понятной, сделайте две простые вещи: избавьтесь от того, что не создает ценности для клиента и не приносит вам прибыли, и удостоверьтесь в том, что работа персонала обеспечивает производство продуктов и услуг в нужном составе и качестве.
Функции, работы и задачи, которые выполняют сотрудники
Теперь нужно наводить порядок в том, что делают ваши сотрудники. А для этого нужно точно знать, нуу…, что они делают. Я бы не рекомендовал проводить такую инвентаризацию с помощью письменного опроса, но вы сами вольны выбирать методы исследования. Главное, чтобы каждый сотрудник ответил на 3 вопросы:
- Что вы делаете?
- Как часто вы это делаете?
- Сколько времени это занимает?
Таким образом, вы получите список того, что делают ваши сотрудники. А вот дальше самое интересное. Сделать нужно следующее:
- Разделите задачи сотрудников на те, что производят продукты и услуги, и на те, что не имеют к этому отношения.
- Проверьте, все ли составляющие продуктов и услуг производятся через задачи сотрудников. Например, если сотрудник не указал у себя в задачах выдачу сахара клиенту (ну вы поняли), то скорее всего он этого не делает, а значит, продукт производится не в том виде, в котором должен. Если нашли такие расхождения, их нужно устранять первыми. Да, вот еще что — обеспечьте максимально эффективное с точки зрения производства продуктов / услуг выполнение задач сотрудников. Если сотрудник занимается обслуживанием клиентов, то не надо делать так, чтобы он постоянно мотался на склад и искал товар. Это не создает ценности ни для продукта, ни для клиента.
- Проверьте список задач, не имеющих отношение к производству, на необходимость. Вполне вероятно, что какие-то задачи не нужны вовсе. Избавьтесь от них.
- Проверьте соответствие задач. Бывает так, что задачи выполняются не теми сотрудниками, а тот, кто должен их делать по должности, занят совсем другими вещами. Назовите наконец вещи своими именами и разложите по своим местам.
- Подумайте о том, как можно облегчить работу сотрудников. Просто, да?
Как только вы проделали эту работу, не стоит бросаться писать тонны должностных инструкций. Улучшение процессов организации не с этого начинается. Достаточно сделать простые списки функций и задач, обсудить их с сотрудниками, и попробовать работать по-новому. В большинстве своем этого будет достаточно для начала.
Сотрудники
Если вы все правильно сделали на предыдущем шаге, то у вас есть стопроцентное понимание не только того, кто и что делает, но и его загрузки. Вы можете обнаружить, к примеру, что часть сотрудников перегружена, а часть халявит. Понятное дело, несправедливость должна быть устранена, а баланс восстановлен. Очень часто это становится просто глотком свежего воздуха и для сотрудников, и для компании.
Инструменты, которыми пользуются сотрудники
Составьте список всего, чем пользуются сотрудники в своей работе. И что важно, поймите — какие препятствия возникают в использовании этих инструментов.
Использование инструментов часто связывается с тремя проблемами, показывающими влияние на эффективность процессов:
- Неэффективное использование инструментов
- Неправильное использование инструментов
- Использование неправильных инструментов
Неэффективное использование инструментов
Если инструмент позволяет существенно облегчить выполнение задач сотрудников или повысить эффективность процесса, необходимо сделать все, чтобы инструмент работал на полную. Например, очень часто сотрудники не пользуются всеми возможностями систем CRM и учета. Да что уж говорить, даже использование почтовых клиентов и календарей далеко от эффективности. Иметь инструменты и не использовать их возможности — это все равно что ездить на танке за хлебом: эффектно, расходно и бесполезно.
Неправильное использование инструментов
Отличается от неэффективного использования тем, что инструмент не используется по назначению. Это как забивать гвозди микроскопом. Например, система документооборота используется исключительно в целях архивирования вместо того, чтобы выполнять функции согласования и визирования. Ну или, ага, сделать скриншот и вставить его в файл word… Тут комментарии излишни.
Использование неправильных инструментов
Использовать обычный календарь в качестве инструмента управления проектами — вот типичный пример неправильного инструмента. Или пытаться выстроить систему управленческого учета, которая, к слову, сильно отличается от бухгалтерского (это для примера), на основной 1С.
У каждого инструмента есть свое предназначение. Используйте их по назначению.
Так вот. Проведите учет всех инструментов и их использования. Уберите ненужное и неэффективное, а далее сделайте акцент на максимальном использовании существующих инструментов.
Ну и если есть возможность, купите наконец принтер девочкам в бухгалтерию, чтобы они не бегали каждый раз к секретарю))
Правила, регламенты и принципы
Один из важных, но самых простых пунктов. Начните с того, что соберите в кучу все приказы, регламенты, инструкции и прочее. Затем выясните, работает ли это все в жизни. Подумайте над тем, реально ли необходимо все то, что написано. 100% многое устарело и не работает. Все, что работает, вынесите в один список. Выпишите все правила, которые работают в компании (действительно работают).
Причем обязательно внесите туда правила, которые существуют, но нигде не описаны.
Например, вы не принимаете посетителей в понедельник вечером))) Поговорите с сотрудниками и выясните те принципы, по которым они работают и выстраивают отношения. Соберите все в один список. Отбросьте все ненужное, неактуальное, то, что не добавляет ценности вашим продуктам, не позволяет повысить эффективность, управляемость и конкурентоспособность.
Перед вами управленческий скелет вашей компании. Именно так. Разбейте все это по категориям, согласно функциональных направлений. Отдельно вынесите категорию «Управление и принципы компании». Эти списки должны заменить все управляющие документы.
Таким простым способом вы не только проведете инвентаризацию, но и существенно повысите уровень порядка по всем направлениям в компании. А значит, вы будете готовы к тому, чтобы улучшение процессов организации приобрело системную основу.
Краткий итог
- Проведите инвентаризацию продуктов и услуг, функций и задач, сотрудников, инструментов, управляющих документов, правил и принципов.
- Уберите все, что не работает, препятствует эффективности или не создает ценности для ваших клиентов и вас.
- Сбалансируйте нагрузку сотрудников.
- Научитесь эффективно использовать инструменты и избавьтесь от неработающих инструментов.
- Сократите всю управляющую документацию до списков действующих правил, разбитых по функциональным направлениям.
- Улучшение процессов организации начинается с наведения порядка
Источник: deep-vision.one
Прежде чем оцифровать бизнес процессы нужно оптимизировать их с чего начать
Введите имя пользователя, чьи записи вы хотите найти
Нет аккаунта? Зарегистрироваться
Автоматизация процессов документооборота и делопроизводства
Оцифровать бизнес-процессы
- Feb. 20th, 2013 at 6:02 PM
Тема вечная и при этом актуальная — автоматизация бизнес-процессов. Потому что вопрос отнюдь нельзя считать окончательно однозначно решенным. Каждая организация, приступающая к внедрению электронного документооборота, вновь сталкивается с той же дилеммой: как перенести свои бизнес-процессы в цифровую среду, чтобы и традиции сохранить, и эффективность повысить.
Должен огорчить: это могут быть взаимоисключающие опции. Слепое копирование бумажного бюрократического процесса в СЭД даст скорее негативный эффект. Процесс должен быть воссоздан заново. И не стоит чураться старого доброго ре-инжиниринга, это проверенная и работающая методология.
Да, в 90-е годы маркетологи перестарались с его продвижением и у многих руководителей остался негативный осадок на душе. Но к самому ре-инжинирингу это отношения не имеет, давайте смотреть на вещи здраво.
Можно изобрести новое слово, пусть будет «оптимизация бизнес-процессов», например. Суть от этого не меняется – вам надо заново построить свои процессы, иначе считайте, что деньги на их автоматизацию потрачены зря.
Задача — повышение эффективности
Все говорят о повышении эффективности. Но само это слово — эффективность — очень коварно. В него можно вложить любой смысл. При помощи ИТ можно продолжать делать глупые вещи быстрее и эффективнее.
Эффективность — не самоцель, цель — рост прибыли, говорят аналитики Gartner в своем отчете «Use BPM to Drive Revenue, Not Just Efficiency»:
“Наиболее легкий путь к росту прибыли состоит в том, чтобы выстроить процессы настолько хорошо и выполнять бизнес операции настолько замечательно, чтобы ваш бизнес трансформировался в поставщика услуг, приносящего значительную прибыль.” В качестве императива такую установку можно принять. Но как этого достичь?
Повышать операционную эффективность
У всякой технологии есть сфера применения, где она действительно полезна. Все остальное — от лукавого. Так и с и с BPM: автоматизация управления бизнес-процессами (в том числе и документооборотом) приносит пользу, если это относится к операционной деятельности предприятия. В стратегическом управлении, в планировании, в проектной деятельности лучше использовать другие подходы, там эта метафора заданий-поручений и сквозного армейского контроля исполнения может не работать.
Коллеги-аналитики из Forrester настоятельно рекомендуют в первую очередь уделить внимание именно улучшению операционной деятельности и предлагают такие критерии в качестве обратной связи:
- Повышение продуктивности. Если автоматизация снижает количество взаимодействий людей, то это индикатор того, что продуктивность улучшилась.
- Сокращение операционного цикла. Если бизнес-процессы, например, акцептования счета или обработки новой заявки клиента стали завершаться быстрее, это индикатор сокращения цикла.
- Улучшение аджилити в B2B взаимодействиях. Способность находить новых бизнес-партнеров и быстро начинать с ними работу, также как обеспечение постоянных улучшений в B2B-процессах может способствовать повышению аджилити B2B-операций.
Последний тезис требует пояснения. Бизнес-аджилити, по аналогии с Agile-методами в программировании означает способность быстрого реагирования на изменение ситуации, когда горизонт детального планирования очень короткий, но с обязательным контролем курса к стратегическим целям. (Это не строгое определение, скорее попытка объяснить суть.)
Например, у вас появился новый контрагент. Но вы не сможете с ним заключить договор, пока его реквизиты не будут внесены в вашу систему управления договорами и в вашу ERP. А это уже, извините, управление мастер-данными, что иногда требует отдельного согласования и специальных прав доступа. Бывает, что эта процедура занимает больше времени, чем допустимо для бизнеса.
(Наблюдал одну ситуацию: Появились два новых независимых государства, Южная Осетия и Абхазия, Россия их признала. Однако, внесение их в справочник стран в ведомственной СЭД заняло больше времени, чем официальные дипломатические процедуры.)
Что мы имеем на практике
Как говорят биржевые аналитики, «рынок движется разнонаправленно». Есть проекты, нацеленные на решение бизнес-задач, где технологии реально приносят пользу. И есть проекты, в которых довлеет бюрократизированный подход, когда все действия сотрудников в ходе бизнес-процесса аналитики пытаются смоделировать в терминах резолюций, поручений, служебных записок, согласований и проч.
Конечно, во втором случае никакой эффективности не будет. Даже если вы точь-в-точь воспроизвели ваш бумажный процесс, как он прописан в регламенте. Потому что в жизни у сотрудника – если дело очень срочное — есть возможность поймать начальника в коридоре и добыть необходимую визу на документ, даже если она ничего не решает и по большому счету не нужна. А в информационной системе отправили документ на согласование — и ждите.
Внимание на отраслевые решения
Вывод в целом простой: Не надо пытаться решить все свои бизнес-задачи традиционным документооборотом. Обратите внимание на отраслевые решения, которые больше отвечают конкретным задачам. Если чего-то не хватает — требуйте от разработчиков!
Уже сегодня на ECM-платформах ЭОС доступны решения для банков, строительных организаций, производства, предприятий ТЭК, учебных заведений. Конечно, внутри каждой отрасли может быть множество более частных задач, они тоже требуют своего решения. Так что разработчикам сидеть без дела не придется. 🙂
Источник: ecm-community.livejournal.com