Пример бизнес процесс доставки

Данная работа посвящена созданию регламента транспортной доставки товаров. Это можно осуществить путем выявления основных элементов системы, создания модели бизнес-процесса и его оптимизации.

Бизнеc-процесс – это совокупность последовательно выполняемых операций. Процесс протекает в соответствии с управляющими директивами, вырабатываемыми на основе целей деятельности. В ходе процесса потребляются финансовые, энергетические, трудовые и материальные ресурсы и выполняются ограничения со стороны других процессов и внешней среды.

Сам процесс доставки товара используется в очень многих современных сферах деятельности. Он необходим для различных интернет- и розничных магазинов, производственных предприятий, транспортных компаний и пр. Для эффективной работы необходимо уметь моделировать и оптимизировать предложенные бизнес-процессы. Это доказывает актуальность выбранной темы.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Транспортная доставка заказов».

Пример процесса BPMN «Подготовка отправки товара»

Для осуществления поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. изучить предметную область;
2. ознакомиться со средствами и основными нотациями моделирования бизнес-процессов;
3. смоделировать бизнес-процесс транспортной доставки товара «как есть»;
4. выявить проблемы в реализации полученной модели;
5. предложить мероприятия по улучшению бизнес-процесса;
6. смоделировать бизнес-процесс транспортной доставки товара «как должно быть»;
7. сформулировать основные выводы».

Объектом исследования являются методы и средства проектирования информационных систем.

Предметом – процесс «Транспортная доставка заказов».

Методологической основой являются научные работы современных исследователей, описания нотаций, учебные пособия по проектированию информационных систем, а также электронные словари и энциклопедии.

Работа состоит из двух глав:

первая посвящена моделированию процесса «как есть»;

вторая – его оптимизации и моделированию процесса «как должно быть».

ГЛАВА 1. МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА
«ТРАНСПОРТНАЯ ДОСТАВКА ЗАКАЗОВ»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Система товародвижения определяет процесс доставки товара от места его нахождения до места его потребления. Эта система охватывает ряд взаимосвязанных операций, таких как:

1. обеспечение технических средств и коммуникаций;
2. обустройство складов предприятий и их филиалов;
3. заключение соглашений с торгово-посредническими и другими организациями;
4. обустройство транспортно-экспедиторских компаний;
5. осуществление комплектации продукции;
6. закупка, лизинг и аренда транспортных средств
7. урегулирование правовых, социальных и других отношений, возникающих в ходе процесса транспортной доставки товаров и др.

«Система товародвижения» – международный термин, применимый для описания рассмотренного выше процесса. Однако в отечественной литературе нередко встречается другое понятие – транспортное обеспечение, которое аналогично товародвижению. Под транспортным обеспечением принято понимать единую транспортную систему, объединяющую операции, связанные с транспортировкой и обращением продукции.

Пример процесса BPMN «Закупка и доставка товара»

В то же время в западной литературе встречаются и другие идентичные товародвижению по своей сути системы. Например, система товарораспределения.

Процесс организации и осуществления транспортной доставки товаров предполагает максимальное удовлетворение потребностей в организации скоростной, дешевой и сохранной транспортировки, высокую эффективность всех сопутствующих ей операций, новые подходы, способы и методы обеспечения их интересов.

Но, к сожалению, данный процесс не всегда бывает эффективным. К основным проблемам процесса доставки товара относят:

1. повреждение или утрата товаров;
2. длительные сроки транспортировки;
3. плохо организованные процессы погрузки и разгрузки товаров;
4. излишние издержки.

Если в процессе доставки товаров возникают обозначенные проблемы, необходимо произвести оптимизацию процесса, то есть сделать процесс максимально эффективным при минимальных затратах.

Нашей задачей в рамках данной работы является проектирование системы, отражающий процесс транспортной доставки товаров, а также выявление ее слабых сторон и оптимизация.

Моделировать процесс «Транспортной доставки товара» мы будем на примере организации, осуществляющей доставку продукции заказчику со склада при помощи посреднических транспортных компаний.

При приобретении заказчиком продукции нашего предприятия заполняется бланк заказ, на основе которого продукция комплектуется, формируется заявка на доставку. Таким образом, в качестве исходных данных, мы имеем:

1. уже сформированный заказ на складе;
2. заявку на доставку.

Целью данного процесса является доставка продукции заказчику, при этом факт отгрузки товара и его стоимость необходимо подтвердить соответствующим документом – счет-фактурой.

В результате осуществленного нами процесса, заказчик должен получить:

1. доставленную продукцию;
2. счет-фактуру.

Рассматриваемый нами процесс, как и любой другой на предприятии, невозможно осуществить без ряда квалифицированных специалистов. Рассмотрим подробнее, какие сотрудники принимают непосредственное участие в процессе доставки товара:

1) сотрудники отдела сбыта – участвуют в выборе транспортной компании, заключении с ними договора, а также вручении товара заказчику;

2) руководитель отдела сбыта – подписывает договор с транспортной компанией, а также другие сопутствующие документы;

3) главный бухгалтер – подписывает счет на оплату услуг транспортной компании;

4) оператор склада – управляет процессом отгрузки товаров со склада;

5) грузчики – осуществляют отгрузку товара.

Для реализации рассматриваемого нами процесса необходимо использование технических средств и соответствующего программного обеспечения (например 1С).

Помимо этого процесс доставки товара предусматривает использование ряда нормативно-правовых документов, таких как:

1) условия работы с выбранными транспортными компаниями;

2) договора с банками для перевода средств;

3) инструкции по упаковке и перевозке товаров различных видов;

4) инструкции по эксплуатации технических средств и программного обеспечения.

Таким образом, мы определили все исходные данные, на основе которых будет реализовываться моделирование процесса «Транспортная доставка заказов». Следующей задачей данной работы является выбор средства для моделирования.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

В России для моделирования бизнес-процессов существует большой выбор средств. Основными из них являются: Oracle Designer, Rational Rose, ARIS, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), Power Designer. За рубежом, помимо упомянутых, активно используются такие средства как Ithink Analyst, System Architect, ReThink и др.

Все эти средства удовлетворяют следующим критериям, позволяющие выбрать наиболее удобные и эффективные из них:

1. устойчивое положение продукта на рынке;
2. распространенность продукта;
3. качественная организация технической поддержки;
4. возможность обучения;
5. доступность материалов по продукту.

Рассмотрим подробнее каждый из указанных выше продуктов.

AllFusion Process Modeler (BPWin). Данный продукт разработан компании Соmputer Associates, которая входит в пятерку самых популярных производителей средств моделирования, информационной безопасности, управления инфраструктурой предприятия и пр. BPWin основан на официальном стандарте США – IDEF и предназначен для функционального моделирования и анализа деятельности предприятия.

1. поддерживает сразу три нотации — IDEF0 (функциональное моделирование), IDEF3 (моделирование потоков работ) и DFD (моделирование потоков данных).

Примеры спроектированных моделей в данных нотациях с помощью средства BPWin приведены на рисунках 1-3 соответственно.

Рисунок 1 – Пример модели в нотации IDEF0

Рисунок 2 – Пример модели в нотации IDEF3

Рисунок 3 – Пример модели в нотации DFD

1. позволяет оптимизировать бизнес-процессы;
2. интегрирован с ERwin, Paradigm Plus и др.;
3. интегрирован со средством имитационного моделирования Arena;
4. содержит собственный генератор отчетов;
5. поддерживает функционально-стоимостной анализ;
6. имеет широкий набор средств документирования моделей, проектов.

AllFusion ERwin Data Modeler(ERWin). Используется при моделировании и создании баз данных на основе диаграмм «сущность — связь». Возможности ERWin:

1. поддерживает методологию структурного моделирования SADT и следующие нотации: IDEF1x, IE и Dimensional. Примеры диаграмм в нотациях IDEF1x и IE изображены на рисунках 4 и 5 соответственно;

Рисунок 4 – Пример диаграммы в нотации IDEF1x

Рисунок 5 – Пример диаграммы в нотации IE

1. поддерживается проектирование для 20 типов СУБД: реляционные и специализированные СУБД, предназначенные для создания хранилищ данных;
2. позволяет переносить структуру БД из СУБД одного типа СУБД в другой;
3. возможна совместная работа группы проектировщиков с одними и теми же моделями (с помощью AllFusion Model Manager);
4. позволяет повторно использовать компоненты созданных ранее моделей, а также использовать наработки других разработчиков;
5. позволяет документировать структуру БД.

Oracle Designer. Используется для разработки прикладных систем для Web и клиент/серверных приложений. Oracle Designer участвует в каждой фазе жизненного цикла разработки программного обеспечения – от моделирования процессов до их внедрения. Включает в себя:

1. ER-диаграммы (диаграммы информационной структуры предметной области, представляемой в виде объектов и их взаимосвязей);
2. диаграммы функциональной иерархии;
3. диаграммы потоков данных.

Возможности Oracle Designer:

1. поддерживает методы RAD, JAD, waterfall, информационного проектирования и др.;
2. компоненты системы могут быть преобразованы в реальные объекты базы данных, экранные формы и отчеты;
3. генерация серверных компонентов возможна для серверов БД Oracle, СУБД Microsoft SQL Server, DB/2, Sybase и др.;
4. создание отчетов, содержащих всю информацию о проекте.

IBM Rational Rose. Предназначен для моделирования программных систем с использованием широкого круга инструментальных средств и платформ.

Возможности Rational Rose:

1. поддерживает компонентно-ориентированный процесс создания информационных систем;
2. поддерживает нотацию Unified Modeling Language (UML) (пример диаграммы изображен на рисунке 6);

Рисунок 6 – Пример диаграммы классов в нотации UML

1. предоставляет детальное описание и анализ бизнес-процесса;
2. визуальное проектирование и генерация баз данных Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, SQL Anywhere, IBM DB2 и др.;
3. создание шаблонов, позволяющих использовать опыт, накопленный в предыдущих проектах.

PowerDesigner. Является комплексным решением для моделирования и разработки приложений и бизнес-процессов для организаций, которые нуждаются в быстром, последовательном и эффективном с точки зрения затрат создании или реинжиниринге бизнес-приложений.

Ключевые характеристики PowerDesigner:

• позволяет любым сотрудникам организации моделировать бизнес-процессы, опираясь на известные им термины, используя простую и понятную графическую модель;
• позволяет проектировать схему БД посредством двухуровневого моделирования реляционной БД, поддерживающего классические методики проектирования баз данных;
• предлагает технологию анализа и проектирования систем с использованием стандарта UML;
• автоматически осуществляет генерацию и реинжиниринг кода для популярных инструментальных сред, таких как JavaTM, PowerBuilder,Web Servicies, XML, C++, Visual Basic и др;
• содержит функциональность репозитория, что позволяет всем членам организации просматривать модели и другую информацию, а также осуществлять обмен ими.

ARIS. Представляет собой комплекс средств анализа и моделирования деятельности предприятия. ARIS поддерживает четыре типа моделей, отражающих различные аспекты исследуемой системы:

1. организационные модели, представляющие иерархию организационных подразделений и конкретных сотрудников, а также связи между ними.
2. функциональные модели, содержащие иерархию задач, необходимых для достижения поставленных целей;
3. информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;
4. модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес-процессов.

Ключевые характеристики ARIS:

1) ориентирован на процессное описание;

2) используются собственные методы моделирования и различные известные методы моделирования, например ER и UML;

3) основной нотацией является eEPC (extended Event-driven Process Chain). Пример диаграммы в данной нотации изображен на рисунке 7.

Рисунок 7 — Пример диаграммы классов в нотации eEPC

4) каждый аспект деятельности предприятия рассматривается отдельно, затем строится интегрированная модель;

5) наличие внутренней базы данных, которая позволяет проверять модель на непротиворечивость, целостность, проводить верификацию модели.

Все рассмотренные нами средства имеют функцию моделирования бизнес-процессов. Однако не для всех она является основной. Так, Erwin, Power Designer и Rational Rose чаще используются для моделирования баз данных, а Oracle Designer, Power Designer и Rational Rose – для моделирования компонентов разрабатываемых приложений.

Для моделирования бизнес-процессов больше подходят BPwin, ARIS и Rational Rose. В таблице 1 приведем сравнительный анализ этих инструментов, где «+» означает «да», «+/-» – «частичная реализация, требующая доработки иными инструментальными средствами», «-» – «нет»

Таблица 1

Сравнительный функциональный анализ инструментов
моделирования бизнес-процессов

Функциональные возможности

ARIS

BPWin

Rational Rose

Источник: www.evkova.org

Как автоматизация доставки помогает распределять маршруты. Зачем это компаниям

Компании, у которых есть своя доставка, хотят вовремя доставлять заказы клиентам и сокращать затраты на логистику. Кажется, что это невозможно, но с этим легко справляются сервисы автоматизации доставок и планирования маршрутов. Разбираемся, как это работает, на примере сервиса автоматизации доставки EdiCourier и Яндекс.Маршрутизации.

Зачем нужна маршрутизация заказов и автоматизация доставки

Обычные задачи курьерской службы выглядят так: логист получает заказы и распределяет маршруты, курьер развозит заказы и отчитывается о работе. С виду алгоритм простой, но логисту приходится учитывать временные окна доставки, время на встречу с клиентом, пробки. Ещё нужно контролировать курьеров и следить за качеством доставки. Вручную справиться с этим сложно. Проблему решают сервисы маршрутизации и автоматизации доставки.

Маршрутизация заказов

Сервис маршрутизации автоматически распределяет сотни заказов за несколько минут. Логист тратит на это несколько часов, распределяя маршруты руками или в полуавтоматическом режиме. Время — не единственная боль.

Чтобы спланировать поездки курьеров к точному времени, логист должен учесть ремонт дорог и прогноз пробок, сравнить несколько маршрутов и выбрать оптимальный. Если спланировать неправильно, курьер приедет раньше или опоздает. Иногда компании используют маршрутизаторы, которые учитывают пробки в моменте или коэффициенты пробок в утреннее, вечернее и дневное время. Если учитывать пробки здесь и сейчас, не получится планировать маршрут на завтра. Если учитывать коэффициенты, придётся закладывать в план опоздания.

Яндекс.Маршрутизация собирает данные Яндекс.Карт, Навигатора, данные о пробках от миллионов водителей и строит прогноз пробок на будущие периоды в разрезе каждых 15 минут. Алгоритм перебирает около миллиарда комбинаций за несколько минут и выдает оптимальный маршрут. Логисту такое не под силу. Такой подход сокращает время логиста и сводит к нулю количество опозданий.

Автоматизация доставки

Маршрутизация — один из этапов работы службы доставки. Логист планирует маршруты, затем их нужно передать курьерам, отследить выполнение заказов, связать между собой курьера и логиста или оператора. С этими задачами справляются сервисы автоматизации. Можно использовать разные сервисы, но тогда нужно настраивать интеграцию с маршрутизатором — проще использовать готовое решение.

EdiCourier — сервис автоматизации доставки. Состоит из веб-приложения для логистов и Android-приложения для курьеров. В сервис уже встроена Яндекс.Маршрутизация — интеграция не понадобится. Процесс работы сотрудников выглядит так:

1. Логист или оператор формирует заявки в веб-приложении.
2. Система автоматически распределяет заявки между курьерами и строит маршруты.
3. Когда маршрут готов, курьер получает уведомление в приложении, а клиенты — СМС или Push-уведомление о встрече.
4. На встрече курьер передаёт заказ и отмечает выполненный заказ в приложении.
5. Данные о выполненных доставках, повторных встречах отображаются на дашборде. Супервайзеры или логисты могут видеть онлайн, где находится курьер, выполненные заказы и опоздания.

Выгоды для бизнеса

Меньше затраты на логистику

Сервис маршрутизации просчитывает множество маршрутов, учитывая прогноз пробок, данные о предыдущих маршрутах, способ передвижения курьеров и предлагает оптимальный вариант.

Например, на завтра нужно доставить 750 заказов. 20 курьеров разносят заказы пешком, 10 курьеров развозят на общественном транспорте, и 5 курьеров — на машине.

Логист видит в EdiCourier график работы курьеров и календарь заказов — они попадают оттуда из внутренней системы или с сайта. Всё, что нужно, чтобы распределить заказы — нажать кнопку. Встроенный сервис маршрутизации автоматически определит, сколько заказов в нужный промежуток времени смогут доставить сотрудники. Если много пеших курьеров, сервис предложить доставить пешком, а водителей не вызывать, чтобы они не тратили бензин. Так получится дешевле.

Доставка вовремя

От скорости и точности доставки зависит лояльность клиента и конверсия в оплату заказа. Например, клиент банка оформляет доставку кредитной карты, чтобы срочно оплатить лечение. Если курьер перенесёт встречу, есть риск, что клиент отменит доставку и обратится в другой банк, — конверсия в активацию кредитной карты упадёт. Другой пример — доставка одежды с примеркой.

Покупатель оплачивает заказ только после примерки. Отменился заказ — нет покупки.

Если неправильно спланировать маршрут, курьер опоздает. Алгоритм маршрутизации учитывает не только пробки и состояние дорог, а ещё и параметры бизнеса. В результате он перебирает около миллиарда возможных итераций и даёт оптимальный результат. Это сокращает и сводит к нулю опоздания, а еще клиенты могут выбирать узкие интервалы доставки. Сервис учитывает:

• Временные слоты доставки. Если заказ нужно доставить с 9:00 до 10:00, сервис рассчитает маршрут так, чтобы курьер приехал именно в это время.
• Время доставки. Чтобы доставить заказ курьер ищет дом, парковку, поднимается на лифте — сервис учитывает это время при планировании. Банки могут закладывать время на заполнение договора, магазины стройматериалов — время на загрузку и разгрузку.

Это не единственные параметры. Можно учитывать габариты грузов, время работы склада и другие особенности, которые важны для доставки.

Быстрое планирование

Во-первых, логисту не нужно пользоваться разными сервисами — он строит маршруты и отслеживает выполнение заказов в одном окне. Это уже сокращает время. Во-вторых, логист не тратит время на планирование. Сервис автоматически рассчитывает маршруты. Коллеги из Яндекса приводили пример на вебинаре: сервис маршрутизации распределяет 3000 заказов и 250 машин и курьеров за 15 минут вместо 2 часов.

Логист может и вручную корректировать заказы. Это удобно, если появились новые заказы. Сначала сервис распределяет все заказы на всех курьеров. Если появилась новая заявка, логист добавляет точку в конец маршрута курьеру, которому по пути. Если перераспределить один маршрут автоматически — перестроятся все маршруты, это неудобно.

Каких результатов можно достичь

Райффайзенбанк автоматизировал доставку в 26 городах России. До этого компания пользовалась доставкой на аутсорсинге. За год использования сервиса автоматизации доставки EdiCourier банк увеличил среднюю производительность курьеров в 9 раз, увеличил долю заказов доставляемых на следующий день в 9 раз и на 18% уменьшил стоимость доставки. Подробно об опыте банка мы рассказали на конкурсе Global CIO «Проект года».

Крупный производитель продуктов питания доставляет заказы через логистические компании по всей России и раньше не мог отслеживать количество поездок и выполненных доставок. Автоматизация помогла получать отчёт о доставках раз в 30 минут и отслеживать качество доставки каждой логистической компании.

ОТП-Банк перешёл от планирования маршрутов в excel к сервису автоматизации доставки. Логисты смогли управлять курьерами и автоматически планировать маршруты. В результате банк стал доставлять большее количество карт за меньшее время.

Как внедрить EdiCourier

EdiCourier — кастомный сервис. Чтобы автоматизировать доставку крупной компании, потребуется интегрировать сервис с внутренними системами и подстроить сервис под рабочий процесс компании. Например, для Райффайзенбанка мы интегрировали EdiCourier с несколькими CRM, системой отправки уведомлений клиентам, системой управления документами. Стандартный порядок действий оператора и курьера в EdiCourier для банка мы тоже поменяли потому, что администраторы и супервайзеры тоже участвуют в процессе доставки.

Чтобы внедрить EdiCourier, мы анализируем процессы компании, внедряем нужные настройки, запускаем «пилот» на нескольких курьерах или машинах, а затем масштабируем процесс.

Кастомные продукты внедряются дольше чем облачные, зато компании в результате получают решение, которое гибко подстраивается под любую отрасль и интегрируется с внутренними системами компании (SAP, 1C, Axapta, Siebel).

Источник: ediweb.com

Автоматизация бизнес-процесса обработки заявок от клиентов

Для старта автоматизации процесса обработки заявок понадобится 2-3 часа и 1 человек, который понимает шаги процесса и какие данные нужны на всех этапах.

Бизнес-процесс обработки заявок от клиентов — один из процессов первой необходимости, когда речь заходит о срочной автоматизации. От эффективности работы данного процесса зависит своевременность как поставки товаров и услуг, так и гладкость поступления оплаты. К тому же, какой бы хороший продукт не был, если он доставлен не в срок или были сбои в процессе обработки заявки, то вероятность повторного, заказа существенно снижается. Таким образом, очень важно обеспечить прозрачность и эффективность данного процесса, как для клиента, так и для сотрудников, особенно в условиях карантина и массового перехода на удаленную работу.

Как выглядит проблема?

Полный цикл обработки заявки клиента с последующей отгрузкой оплаченных товаров — целая эпопея. Клиент может позвонить своему менеджеру или прислать email, товар может быть в наличии на складе или придется формировать заявку на производство, нужно выставить счет, проконтролировать предоплату и оплату, позаботиться о своевременной отгрузке и не забыть попросить отзыв. Даже перечисление основных шагов процесса занимает массу времени, не говоря об исполнении всех необходимых мелких задач в рамках каждого шага.

При этом, когда менеджер, обслуживающий клиента, спрашивает у коллег дату отгрузки, то зачастую оказывается, что никто не в курсе с какого склада, из какой партии и когда этот заказ будет выполняться. В такой ситуации жизненный цикл заявки от клиента не прозрачен, что приводит к замедлению обработки в лучшем случае, а зачастую и к потере заявки и, как следствие, к потерям для компании.

Как ускорить обработку заявок?

При работе с клиентами важно, чтобы менеджеры, в погоне за выполнением плана продаж, давали клиентам только реально выполнимые обещания, включая комплектацию заказа и сроки поставки. Срок поставки — зачастую критичный фактор при выборе поставщика товаров или услуг. Сократить сроки поставки можно минимизировав задержки при переходе заявки от одного этапа процесса к другому, причем, желательно, сохранив комментарии к заявке, историю ее перемещения и другой контекст бизнес-процесса. Бонусом к ускорению обработки заявки вы получаете прозрачность процесса обработки заявки, как для менеджера, так и для клиента, что существенно увеличит его лояльность к компании.

Дальше мы рассмотрим пример создания решения по обработке заявок от клиентов на базе Comindware Business Application Platform, Low-code платформы для максимально быстрого построения цифровых решений. Для начала цифровизации бизнес-процесса вам понадобится 2-3 часа свободного времени и один человек, который понимает все шаги процесса обработки заявки и знает, какие данные понадобятся сотрудникам для исполнения заявки.

Этот и 10+ других заготовленных бизнес-процессов для быстрой автоматизации предприятия доступны в библиотеке бизнес-процессов “Comindware шаблоны”.

Создаем форму

Для начала решим, какие переменные и справочники будут использоваться в бизнес-процессе. Это могут быть клиенты, товары, услуги, шаблоны заявок на склад и любые другие объекты, в соответствии со спецификой вашего бизнеса. Заполняем справочники необходимыми данными — например, вносим первых клиентов.

Переходим к созданию основной формы заявки. Добавим основные поля — “Клиент”, “Контактное лицо”, “Номенклатура продукции”, “Адрес доставки” и т.д. Использование справочника клиентов позволяет использовать выпадающие списки в форме, а также в будущем находить все заявки от определенного контрагента.

А создав справочник продукции можно существенно упростить создание заявки — можно выбрать нужные продукты из списка. Более того, однажды созданный справочник можно использовать в любых других автоматизируемых бизнес-процессах и формах. Далее добавим поля для ввода дополнительной информации по заказу, таких как “Желаемая дата доставки”, “Тип доставки”, “Объём”, “Формат”, и другие.

Создаем схему бизнес-процесса

Шаги процесса добавляются путём перетаскивания подходящих элементов в рабочую область. Существенно упростить создание заявки можно настроив прием заявок через email — в этом случае достаточно отправить письмо на определенный email-адрес, а система автоматически сформирует заявку и отправляет уведомления о получении заявки клиенту и его менеджеру.

Добавляем шаг “Проверить заявку клиента” и развилку для дальнейшей маршрутизации заявки:

• Если заявка заполнена неверно, то на шаге “Уточнить параметры с клиентом” менеджер получает уведомление о необходимости связаться с клиентом для уточнения деталей.
• Когда заявка заполнена верно, она отправляется на следующую развилку.

На следующей развилке мы обеспечиваем проверку наличия товара на складе — ответственные сотрудники получают запрос на проверку. Создаем две параллельные ветки процесса:

• Для случая когда товар есть на складе создаем шаги “Сформировать заявку на склад”, “Согласовать заявку на склад” и другие, если специфика работы вашего предприятия это предполагает.
• Для случая когда товара нет на складе создаем шаг “Согласовать срок производства”, “Сформировать заявку на производство”, “Согласовать заявку на производство” и при необходимости другие. Если ваш бизнес не предполагает самостоятельное производство продукции, то по аналогии добавьте подходящие шаги.

Дальше обеспечиваем должную обработку заявки на случай отсутствия товара на складе или отказа на стороне производства. Для этого создаем развилки на соответствующих этапах процесса и фиксируем необходимость отправки заявки на шаг “Проверить заявку клиента”. Стоит отметить, что в этом случае менеджер получает заявку не в исходном виде — теперь она дополнена историей ее путешествия по предприятию и комментариями сотрудников, которые ею занимались, включая причину отказа на производстве.

В нашем примере по факту согласования заявки происходит автоматическая отправка счета клиенту и дальнейшая маршрутизация заявки на шаг “Контролировать поступление оплаты”. Наверняка, вашей компании будут другие этапы и шаги. Вы можете без труда их добавить перетаскиванием соответствующих элементов на схему процесса.