На начальных этапах создания ИС необходимо понять, как работает организация, которую собираются автоматизировать. Никто в организации не знает, как она работает в той мере подробности, которая необходима для создания ИС. Руководитель хорошо знает работу в целом, но не в состоянии вникнуть в детали работы каждого рядового сотрудника.
Рядовой сотрудник хорошо знает, что творится на его рабочем месте, но плохо знает, как работают коллеги. Поэтому для описания работы предприятия необходимо построить модель. Такая модель должна быть адекватна предметной области, следовательно, она должна содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации.
Работа содержит 1 файл
Модель основного бизнес-процесса AS – IS
На начальных этапах создания ИС необходимо понять, как работает организация, которую собираются автоматизировать. Никто в организации не знает, как она работает в той мере подробности, которая необходима для создания ИС. Руководитель хорошо знает работу в целом, но не в состоянии вникнуть в детали работы каждого рядового сотрудника.
Как описать простой бизнес-процесс. Пример
Рядовой сотрудник хорошо знает, что творится на его рабочем месте, но плохо знает, как работают коллеги. Поэтому для описания работы предприятия необходимо построить модель. Такая модель должна быть адекватна предметной области, следовательно, она должна содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации.
Наиболее удобным языком моделирования бизнес- процессов является IDEFO, предложенный более 20 лет назад Дугласом Россом (SoftTech, Inc.) и называвшийся первоначально SADT — Structured Analysis and Design Technique. (Подробно методология SADT излагается в книге Дэвида А. Марка и Клемента Мак-Гоуэна «Методология структурного анализа и проектирования SADT»M.:Метатехнология, 1993.) В начале 70-х годов вооруженные силы США применили подмножество SADT, касающееся моделирования процессов, для реализации проектов в рамках программы ICAM (Integrated Computer-Aided Manufacturing). В дальнейшем это подмножество SADT было принято в качестве федерального стандарта США под наименованием IDEF0. Подробные спецификации на стандарты IDEF можно найти на сайте http://www.idef.com
В IDEF0 система представляется как совокупность взаимодействующих работ или функций. Такая чисто функциональная ориентация является принципиальной — функции системы анализируются независимо от объектов, которыми они оперируют. Это позволяет более четко смоделировать логику и взаимодействие процессов организации.
Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.
Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход (нечто, что перерабатывается системой), выход (результат деятельности системы), управление (стратегии и процедуры, под управлением которых производится работа) и механизм (ресурсы, необходимые для проведения работы). Находясь под управлением, система преобразует входы в выходы, используя механизмы.
Карта бизнес-процесса as-is
Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т. е. наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.
Декомпозицию модели AS-IS процесса «Учет товаров» можно представить в виде дерева:
— Заполнить журнал поступлений
— Разместить товар на складе
— Выявить товар для передачи в зал
— Разместить товар в зале
— Выявить остаток товара в зале
— Составить отчет о реализации
— Рассчитать недостаток товара
— Ввести данные в Excel
— Составить отчет о недостатке товара
— Составить заявку на товар
Более детально декомпозиция модели AS-IS представлена на рис. __-__
Анализ недостатков модели AS-IS и постановка задачи на проектирование
Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации работы предприятия.
В процессе анализа модели AS-IS процесса «Учет товаров» был выявлен ряд недостатков, на основе которых были сформулированы предложения по их устранению (ослаблению). Недостатки модели и предложения по их устранению:
- Ручное ведение документации;
- недостоверность информации (человеческий фактор, часто приходится перепроверять информацию);
- большие временные затраты на обработку данных и формирования требуемой отчетности;
- информация плохо структурирована;
- затруднен поиск информации.
- многократный ввод данных
Предложения по устранению (ослаблению) недостатков:
Создание подсистемы процесса учета товаров с использованием платформы 1С: Предприятия 7.7.
Разработка модели ТО-ВЕ процесса «Формирование заказа»
Найденные в модели AS-IS недостатки исправляются путем создания модели ТО-ВЕ (как будет), т.е. модели новой организации процессов на предприятии. Создание и внедрение ИС приводит к изменению условий выполнения отдельных операций, структуры процессов и предприятия в целом.
Это приводит к необходимости изменения системы правил, используемых на предприятии, модификации должностных инструкций сотрудников. Функциональная модель TO-BE позволяет уже на стадии проектирования будущей ИС определить эти изменения. Применение функциональной модели TO-BE позволяет не только сократить сроки внедрения информационной системы, но также снизить риски, связанные с невосприимчивостью персонала к информационным технологиям. Модель ТО-ВЕ нужна для анализа альтернативных (лучших) путей выполнения функции и документирования того, как компания будет делать бизнес в будущем.
Функциональная модель TO-BE позволит четко определить распределение ресурсов между операциями делового процесса, что дает возможность оценить эффективность использования ресурсов после предлагаемого реинжиниринга.
Декомпозицию модели TO-BE процесса «Учет товаров» можно представить в виде дерева:
— Ввести данные о товаре в базу
— Разместить товар на складе
— Выявить товар для передачи в зал
— Разместить товар в зале
— Составить отчет о реализации
— Рассчитать недостаток товара
— Распечатать отчет о реализации
— Распечатать отчет о недостатке товара
— Распечатать заявку на товар
Более детально декомпозиция модели TO-BE представлена на рис. __-__
Источник: www.stud24.ru
Описание функциональной модели бизнес-процесса «AS-IS»
Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии, так называемая модель «AS-IS» («как есть») и идеального положения вещей — того, к чему нужно стремиться — модель «TO-BE» («как должно быть»).
Так, в случае рассмотрения предприятий и организаций существуют пять основных видов объектов: материальные потоки (детали, товары, сырье и т.д.), финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т.д.), потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы), потоки информации (информация, данные о намерениях, устные распоряжения и т.д.) и ресурсы (сотрудники, станки, машины и т.д.). Нас интересуют потоки документов.
Сначала строится контекстная диаграмма (Приложение 2), которая представляет собой самое общее описание системы. Перед построением контекстной диаграммы необходимо проанализировать внешние события (внешние объекты), оказывающие влияние на работу планового отдела.
Работа с системой учета договоров регулируется следующими нормативными документами:
Должностная инструкция работника планово-производственного отдела
Характеристика и анализ существующей системы
В настоящий момент времени вся деятельность работы по договорам ООО «АвтоматикаСервис» ведется с помощью программы Microsoft Excel. В данной программе созданы несколько файлов — таблиц, в которые, в определенные столбцы заносится информация о договорах (данные по договору, контрагентам и их реквизитам, срокам, стадии исполнения и т.д.) Приложение 1
Это существенно упростило рутинную работу и добавило несколько новых возможностей (поиск и сортировка по столбцам, возможность использования формул).
Входные/выходные данные объекта автоматизации
Входными данными в работе по договорам являются:
· информация о договорах:
· сроки (начало, окончание, сведения о сроках действия договора) ;
· бюджет договора (цена, себестоимость, на сколько освоен бюджет) ;
· ответственные от компании и от контрагента;
· информация о движении документа (кто и когда брал, когда вернул)
· Наименование фирмы контрагента
· ФИО и должность руководителя
· Адреса и телефоны
Выходными данными являются:
· Консолидированные данные о договорах;
· Информация о месторасположение договора в архиве;
· Информация о состоянии договора
Функциональная модель
Применяя методологию IDEF0, получим функциональную модель предметной области, которая отображает функциональную структуру объекта, т.е. производимые им действия и связи между ними.
Так задачей, которую выполняет существующая система является — обработка информации о договорах и их учет (Приложение 3)
а) название: Система учета договоров.
б) алгоритм функций заключается в основном в следующих видах работ: изменение информации о договоре (внесение информации в таблицу, редактирование), поиск договора в архиве, получение информации о состоянии договора))
При разбиении задачи на функциональные блоки выявляем 3 основные функции, выполняемые существующей системой: изменение информации о договоре (внесение информации в таблицу, редактирование), поиск договора в архиве, получение информации о состоянии договора))Эти функции представляют собой 3 независимых информационных процесса (Приложение 4)
а) название: Обработка информации по договоре.
б) алгоритм: регистрация в журнале нового договора, редактирование информации об уже зарегистрированном договоре .
Таблица 1 — Описание дуг функции А1
Источник: studentopedia.ru
Модель бизнес-процесса «AS-IS»
На примере работы сервисного отдела ООО «Полиграф Принт» рассмотрим основной бизнес-процесс «Сбыт товара» на рисунке 2.
Рис.2 Основной бизнес-процесс «Сбыт товара»
Продажа товара осуществляется по предварительному заказу (резерв) и строго контролируется, для выставления счета контрагенту. Весь товар храниться на разных складах, поэтому у контрагента на каждом из них создан резерв.
Товар с производства поступает на склад. Оприходование этого товара осуществляет менеджер по учету движения товаров на основание данных, которые дают складские работники.
После того как проведен документ «Оприходование товара» осуществляется построение отчетов по наличию товаров на складах (Остатки свободного товара на складах, Резерв по контрагентам). Эти отчеты отправляются контрагенту по электронной почте.
От контрагента поступает заказ товара на сайт организации. При обработке заказа Менеджер по работе с контрагентами строит отчет «Анализ доступности на складах», который показывает свободный остаток на складах по каждому из товаров заказа. Далее он формирует резерв, либо, создавая новый, либо, добавляя товары в существующий, путём создания документа «Корректировка заказа покупателя». После окончания обработки резерва создаётся документ «Реализация товара и услуг» для крупных контрагентов (Гипер) или «Счет на оплату покупателю» для розничных контрагентов.
Менеджер по учету движения товаров строит отчёт «Анализ доступности товаров» чтобы определить, на каком складе числиться нужный товар, его количество и резерв. Модель «AS-IS» процесса обработки документов на отгрузку товаров представлена на рисунке 3.
Рис.3 Модель «AS-IS» процесса обработки документов на отгрузку товаров
Отгрузка товаров осуществляется со склада «Ежедневный». Для этого на основании «Реализация товаров и услуг» или на основании «Счет на оплату покупателей» создаются документы «Перемещения товаров» со складов хранения на «Ежедневный». В этих документах у каждой позиции выбирается нужный резерв и проставляется количество.
Затем списывается каждый документ «Перемещение товаров» создавая документ «Списание товара». После списания товаров на основании документа «Счет на оплату покупателю» менеджер по работе с контрагентами создаёт документ «Реализация товаров и услуг». Модель потока данных процесса обработки документов на отгрузку товаров представлена на рисунке 4.
Рис.4 Модель потока данных процесса обработки документов на отгрузку товаров
Для фиксирования отгрузки товаров со склада «Ежедневный» менеджер по учету движения товаров создаёт документ «Сводная накладная перемещений товаров» и добавляет в нее всё документы «Перемещение товаров». При принятии товаров контрагентом требуются документы, такие как: Товарно-транспортная накладная, товарная накладная, счет-фактура, которые печатает менеджер по учету движения товаров из документа «Реализация товаров и услуг»
Анализ узких мест
После анализа модели «As-is» бизнес-процесса «Сбыт товара» выявилось узкое место в процессе создания документов «Перемещение товаров».
Для выполнения этого процесса менеджер должен выполнить «вручную» следующие действия:
· построение отчёта «Анализ доступности товаров» по каждому наименованию номенклатуры;
· определение, на каком складе числиться нужный товар, его количество и резерв контрагента;
· формирование списков товаров, по каждому складу;
· создание документов «Перемещения товаров» для каждого склада.
На выполнение этих действий менеджер затрачивает до 50% рабочего времени. В связи с сезонным увеличением количества заказов клиентов это может привести к переработкам и невыполнению отгрузок товаров в срок.
Источник: cyberpedia.su