Пример бизнес процессов предприятия

Большинство предпринимателей, имеющих различные виды и масштабы бизнеса, знакомы с таким понятием, как бизнес-процесс. Значимость этого словосочетания со временем понимает каждый владелец фирмы либо организации. Но лучше, если собственник предприятия или сервиса познакомится с этим понятием в начале формирования собственного бизнеса либо даже в период зарождения его идеи.

Что собой представляет бизнес-процесс

Итак, бизнес-процесс – это совокупность мер, действий и операций, постоянно повторяющихся, которые приводят к запланированному результату. Для реализации бизнес-идеи нужно задействовать определенные ресурсы: денежные, информативные, кадровые и прочее. Так, бизнес-процесс образовывает продукт, имеющий некую ценность для клиентов, работников и руководителя частной организации.
Начало бизнес-процесса заключается в удовлетворении потребностей клиента. Фирмы, ориентированные на такие принципы ведения бизнеса, стремятся ликвидировать все преграды и заминки, появляющиеся на рубеже двух разных производственных линий при осуществлении единого бизнес-процесса.

Бизнес-процесс образовывает продукт, имеющий некую ценность для клиентов, работников и руководителя частной организации. Начало его заключается в удовлетворении потребностей клиента.

Реинжиниринг

Реинжиниринг бизнес процессов – это основательное просматривание и абсолютное перепланирование бизнес-процессов, благодаря чему можно достичь оптимальной результативности определенного вида деятельности. Причем перепроектирование подтверждается оформлением необходимой документации. При реинжиниринге применяются специальные предоставления и переработки проблематичных данных, которые понятны не только создателям информативных систем, но и менеджерам.
Цель реинжиниринга в осуществлении двух главных стадий:

• Установление оптимизированного типа бизнес-процесса.
• Поиска оптимального метода действующего бизнес-процесса в новый идеальный.

Схема выполнения реинжиниринга

1. Проектирование стратегических планов.
2. Установление основных прав, необходимых для ввода стратегии.
3. Тщательное анализирование действующих бизнес-процессов.
4. Установление процедур, нуждающихся в реформировании.
5. Поиск центральных коэффициентов производительности бизнеса.
6. Контролирование и систематическое развитие инновационных процессов, базирующихся на основных параметрах рентабельности.

Разновидности бизнес-процессов

Различают такие виды процессов бизнеса:

• Процессы, которые обеспечивают производство товара, после их сбыта владелец бизнеса получает доход.
• Проектирование и контролирование, позволяющие продуктивно планировать и управлять получаемой прибылью после реализации продукции.
• Ресурсы, которые доставляются в область сбыта.
• Дополнительные реорганизационные процессы, необходимые, когда нужно получить определенный результат посредством преобразования уже имеющихся технологий.

Выделяют 2 главных направления разделения бизнес-процессов. Якобсон предложил дифференцировать процессы на внутренние и внешние, а Шеер Август-Вильгерм – на главные и дополнительные. К ведущим относят процессы, добавляющие качество, к вспомогательным – образование инфраструктуры компании.

С помощью реинжиниринга можно достичь оптимальной результативности определенного вида деятельности

Моделирование

Это действенный инструмент поиска способов улучшения функционирования организации, благодаря которому производится прогнозирование и минимизирование рисков, появляющихся на разных стадиях изменений. Такой способ дает возможность оценить каждый процесс в отдельности и все мероприятия вместе.
Под нотацией формирования описания бизнес-процесса подразумевают комплекс методов, с помощью которых объекты и их взаимосвязь показаны в качестве модели.
В каждой методике есть 3 главных составляющих элемента:

1. Теория
2. Описание действий, которые нужны, чтобы получить планируемый результат
3. Советы по применению (отдельному и совместному)

Задача методики – предоставление заказчику последовательных действий, позволяющих достичь идеального результата. Эффективность методологии определяется способностью получения запланированного результата.
Имеется масса нотаций, благодаря которым моделируется бизнес-процесс, к примеру:

• IDEF0 – логическое распределение работ;
• EPC – событийная схема работ;
• BPMN — функциональный порядок работ.

Оптимизация

Оптимизация бизнеса — это частичное совершенствование существующих бизнес-процессов за счет ликвидации их явных недостатков

Это небольшие реформы, задача которых кроется в оптимизации действующих процессов. Она необходима, когда общие принципы бизнес-процессов функционируют, не создавая существенных трудностей в работе организации.
Предназначение оптимизации может заключаться в:

• улучшении качества предоставляемого сервиса;
• уменьшении издержки;
• соответствии потребительским условиям;
• внедрении контроля эффективности;
• автоматизации работы организации и прочее.

Управление

Управление – это системный подход, основная цель которого заключается в оптимизации функционирования компании.

Благодаря такому подходу фирма может установить свои процессы, скоординировать их реализацию и улучшить качество процессов выполнения и результата в целом. Функция управления бизнес-процессами – осуществление процессов согласно поставленным целям.
При управлении бизнес-процессами принято применять такие подходы:

• Доступная, общая типизация процессов, в которую входит набор стандартных мероприятий и возможность их регулировки под новые требования.
• Систематическое усовершенствование процессов (каждодневная оценка, измерение процессов, их анализ).
• Использование программного обеспечения и информационных технологий.

Описание

Не все бизнесмены понимают какие эффективные инструменты необходимо использовать для развития дела. Поэтому стоит сделать описание бизнес-процессов предприятия, пример – интернет-магазин (отдел сбыта). Этому ресурсу необходима поставка товаров, работник, принимающий продукцию и контролирующий ее качество, журналист (для написания обзоров, описания к товару), специалист, который будет отправлять посылки и менеджер (для взаимодействия с клиентами и контроля получения оплаты). Ниже приведено подробное описание каждого этапа функционирования онлайн-магазина.

Пример бизнес-процесса интернет-магазина (отдел сбыта)
График работы: 10:00 – 19: 00 каждый день
Обязанности менеджера онлайн-магазина:

• прием звонков;
• консультирование заказчика на всех этапах приобретения товара;
• отслеживание товара;
• контролирование процесса доставки товара к клиенту;
• проведение холодных звонков;
• реализация плана продаж;
• документирование сделки.

Этапы сделки

1. Обработка заказа от клиента.
2. Проверка наличия заказанного изделия или вещи на складе.
3. Звонок заказчику с целью подтверждения покупки.
4. Конкретизация информации, которая была написана заказчиком. Если недостает данных, менеджер должен уточнить сведения.
5. Подтверждение оформления покупки.
6. Заказ передается в отдел комплектации.
7. Контролирование отправления заказа.
8. Прослеживание доставки.
9. Оповещение заказчика в том, что товар находится в ближайшем почтовом отделении.
10. Если в течение 5 дней заказ не забирается клиентом из почты, в обязанность менеджеров входит каждодневное отправление смс-оповещений и звонки клиенту через каждые 3 дня.
11. При выкупе товара заказчиком нужно подтвердить поступление финансов в бухгалтерском отделе организации.
12. Если посылка не дошла до покупателя в течение 2 месяцев, тогда менеджер пишет заявление на поиск посылки, а затем передает документ начальнику отдела продаж.

Заключение

Для успешной организации бизнеса каждый владелец должен знать и понимать, что такое ведение процессов бизнеса организации. Ведь такая инструкция дает возможность оптимизировать деятельность компании и быстро ввести в должность новых работников организации.

Источник: vashbiznesplan.ru

Зачем бизнесу моделирование бизнес-процессов: 5 типовых кейсов

При том, что знание нотаций моделирования бизнес-процессов относится к обязательным компетенциям системного и бизнес-аналитика, входя в список hard skills, прямую ценность самих диаграмм BPMN, EPC, IDEF0 или UML непосредственно для бизнеса сложно выразить в денежном выражении. Сегодня я расскажу про 5 типичных ситуаций, когда бизнесу действительно нужно описание его процессов и какой профит это приносит.

CRM, СЭД и техпроцессы

Чаще всего описание бизнес-процессов в частных компаниях и муниципальных предприятиях требуется при внедрении CRM-систем или электронного документооборота. Например, с помощью BPMN или EPC можно отлично описать жизненный цикл взаимодействия с клиентом по воронке продаж или маршруты движения документов по различным структурным подразделениям в зависимости от их вида и других атрибутов. Сюда же можно отнести кейс разработки технологических карт и иллюстрации этапов выполнения техпроцессов, к примеру, при производстве или перемещении материалов по территории завода, приемке товаров и прочих производственно-логистических задач.

Внутренние ИТ-проекты

Вторым частым случаем, когда моделирование бизнес-процессов приносит пользу бизнесу, является in-house разработка ИТ-продуктов, т.е. своими силами для собственных нужд. Здесь обычно используются UML-диаграммы, т.к. нужно описать не только бизнес-процесс, но и другие аспекты, необходимые для реализации проектируемой системы. Например, диаграмма вариантов использования (use case) показывает возможности системы для различных категорий пользователей (акторов) в виде прецедентов, каждый из которых можно детально раскрыть в диаграмме деятельности или последовательности. Можно сказать, что в этом кейсе модели бизнес-процессов иллюстрируют поведение проектируемой системы, т.е. функциональные требования, помогая разработчикам лучше понять, что именно нужно реализовать.

Разработка ТЗ на информационную систему по ГОСТ и SRS

Код курса

TTIS

Ближайшая дата курса

24 июля, 2023

Длительность обучения

12 ак.часов

Стоимость обучения

20 000 руб.

Обучение и масштабирование бизнеса

Адаптация или онбординг новых сотрудников, включая их знакомство со структурой бизнес-процессов компании и особенностями их выполнения – еще один пример, когда моделирование бизнес-процессов приносит пользу бизнесу. Наглядное представление перечня всех направлений корпоративной деятельности в виде нескольких IDEF0-диаграмм с детализацией отдельных бизнес-процессов в схемах BPMN и EPC поможет новому сотруднику понять его роль в компании и разобраться с тонкостями выполнения ежедневных задач.

Здесь же можно отметить кейсы масштабирования бизнеса, в т.ч. по франшизной модели, когда новому филиалу не нужно путем проб и ошибок разрабатывать бизнес-процессы и определять их показатели, а также прочие аспекты бизнеса. К примеру, вместе с бренд-буком, каталогом услуг/товаров и их стоимостью, головной офис или франчайзер передает новому филиалу или франчайзи регламенты выполнения бизнес-процессов, схему организационной структуры и штатное расписание.

Внедрение СМК и разработка регламентирующей документации

Процессный подход к управлению и комплексное представление организации как системы взаимосвязанных бизнес-процессов и структур являются ключевыми принципами любой системы менеджмента качества (СМК). В частности, при подготовке к процедуре аудита внутренней СМК на соответствие требованиям международного или государственного стандарта, штатный бизнес-аналитик или приглашенный консультант разрабатывает единую систему бизнес-процессов предприятия, чтобы показать соблюдение принципов процессного управления и регулярного менеджмента в организации. Подробнее об этом мы писали в статье про СМК.

Впрочем, даже если речь не идет о внешнем аудите для получения сертификата СМК, документальное закрепление ответственности за решаемые задачи и особенностей их выполнения в виде процессных регламентов пригодится не только крупному, но и среднему бизнесу. Сюда же можно отнести инструкции по отдельным операциям, подобно первому рассмотренному кейсу с техкартами. Обычно люди лучше воспринимают графические схемы, чем большие абзацы текста, поэтому EPC или BPMN диаграммы помогут исполнителям быстрее понять особенности деятельности.

Методы описания бизнес-процессов (IDEF, DFD, BPMN, EPC, UML)

Код курса

MODP

Ближайшая дата курса

14 июня, 2023

Длительность обучения

8 ак.часов

Стоимость обучения

15 000 руб.

Оптимизация бизнес-процессов

Наконец, наиболее интересным и сложным случаем, когда описание бизнес-процессов приносит бизнесу ощутимую пользу, является их улучшение или оптимизация. С этим кейсом редком сталкиваются начинающие аналитики, т.к. он решает не только задачу моделирования текущей ситуации «как есть» (as-is), но и поиск вариантов улучшения («как должно быть», as-to-be). По сути, это относится к области знаний «Анализ стратегии» (Strategy Analysis) в BABOK®Guide.

Исследования международного института бизнес-анализа IIBA показали, что начинающие бизнес-аналитики крайне редко решают подобные задачи на старте своей профессиональной деятельности. Поэтому вопросы по области знаний «Анализ стратегии» даже исключены из сертификации начального уровня ECBA (Entry Certificate in Business Analysis) с марта 2021 года, о чем мы рассказывали здесь.

В отличие от вышеперечисленных кейсов, задача оптимизации корпоративной деятельности по одному или нескольким параметрам, например, сократить затраты и/или время выполнения процесса, решается не с помощью безупречно отрисованных процессов в формальных нотациях. Ценность бизнесу в этом случае принесут не корректные схемы в BPMN, EPC или IDEF0, а выводы и практические рекомендации по улучшению процессов. А получить их поможет представление деятельности в виде этапов создания ценности с фокусом на параметры оптимизации, например, с помощью карт VSM (Value Stream Mapping) с определением временем выпуска, обработки и доли брака. Эту технику бережливого производства (Lean) мы разбирали в отдельной статье. Аналогичными примерами, когда ценные для бизнеса выводы позволяют сформулировать не диаграммы бизнес-процессов по строгим правилам нотаций, а «вольные» схемы, являются карты клиентского путешествия (CJM, Customer Journey Map) и сервисного сценария (Service Blueprint).

Таким образом, знание нотаций бизнес-моделирование является необходимым, но не достаточным условием получения ценности от описания процессов.

Основы бизнес-анализа: вход в профессию для начинающих

Код курса

INTRO

Ближайшая дата курса

29 мая, 2023

Длительность обучения

24 ак.часов

Стоимость обучения

50 000 руб.

Проверить, как вы усвоили полученные из этой статьи знания, вы можете прямо на нашем сайте, выполнив открытый тест по основам бизнес-анализа бесплатно и без регистрации.

А подробно освоить все эти нотации моделирования бизнес-процессов и приносить бизнесу с их помощью реальную пользу, вам помогут мои авторские курсы в Школе прикладного бизнес-анализа на базе нашего лицензированного учебного центра обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:

• Методы описания бизнес-процессов (IDEF, BPMN, EPC, UML)
• Основы бизнес-анализа: вход в профессию для начинающих

Источник: babok-school.ru

10 бизнес-процессов, которые сделают вашу компанию эффективнее

Внедрение корпоративного портала и CRM — только первый шаг в автоматизации работы компании. Сократить время на рутинные задачи, сделать взаимодействие между отделами более прозрачным и упростить коммуникации позволяют бизнес-процессы — специально заданные алгоритмы с определенной последовательностью шагов.

«Битрикс24» — универсальный инструмент для каждой компании: это и продвинутая CRM, и система управления проектами, и группа инструментов для корпоративных коммуникаций. А еще дизайнер бизнес-процессов для автоматизации типовых и часто возникающих операций.

Мы составили топ-10 самых полезных процессов, которые должны быть в каждой компании. Среди них есть как базовые бизнес-процессы, доступные в «Битрикс24» по умолчанию, так и уникальные, автоматизирующие сложные и нестандартные операции, — их можно разработать на базе корпоративного портала с нуля.

10. Новый сотрудник

Десятку открывают кадровые процессы — наиболее востребованные во всех компаниях.

Цель процесса «Новый сотрудник» — автоматизировать прием на работу специалиста. Сотрудникам разных отделов автоматически поступают задачи, по выполнению которых процесс движется дальше. Участниками могут выступать разные должностные лица — их можно задать индивидуально для каждой компании. У нас в Uplab в процессе участвует сам сотрудник, его непосредственный руководитель, офис-менеджер, системный администратор, HR-менеджер, главный бухгалтер и специалист по кадрам.

9. Увольнение сотрудника

Процесс увольнения сотрудника не менее ресурсозатратен, чем прием. Сотруднику нужно собрать кучу подписей, сдать имущество, передать дела и многое другое. После внедрения бизнес-процесса каждое упомянутое выше действие будет выполняться пошагово и автоматически перенаправляться нужным должностным лицам — сотруднику не придется бегать за каждым специалистом, ответственным за конкретный этап процесса, и он без лишних нервных потрясений покинет компанию.

8. Заявление на отпуск

Когда у сотрудника приходит время очередного отпуска, на портале автоматически запускается процесс его согласования. Система сама определяет, кто является руководителем отпускника, и отправляет ему заявку. В случае успешного подтверждения заявки бухгалтерии и отделу кадров ставятся задачи на оформление отпуска. По окончании процесса сотруднику приходит уведомление с радостной новостью.

7. Заявление на отгул

Стандартный алгоритм достаточно сложен и для сотрудника, который по той или иной причине не может выйти на работу, и для руководителя. Нужно заранее договориться об отсутствии, написать заявление, заверить его, отнести бухгалтеру. Процесс может затянуться, когда согласующих руководителей несколько, и особенно, если кто-то из них не находится в офисе.

Бизнес-процесс в «Битрикс24» упрощает цепочку согласований: сотруднику достаточно указать дату отгула, причину и способ использования часов — за свой счет или за ранее отработанное время. Дальше система все сделает сама: определит руководителя и согласует отгул.

6. Заявление на командировку

Незаменимый процесс, если в вашей компании сотрудникам довольно часто требуется выезжать за пределы своего города. Автоматизирует этапы согласования командировки и ставит задачи руководителю и бухгалтеру на выполнение ряда обязательных действий.

5. Заявление на больничный

У нас в агентстве процесс предусматривает 3 возможных варианта отсутствия сотрудника:

Работа из дома, когда специалист сохраняет трудоспособность, но не приходит в офис, чтобы не заражать коллег и скорее поправиться.

Классический больничный, когда человек обращается в больницу.

Отгул за свой счет, когда сотрудник чувствует небольшое недомогание и хочет отлежаться дома без оформления больничного листа.

Сотрудник может запустить процесс, не выходя из дома — с компьютера или смартфона. Достаточно указать вариант отсутствия, дождаться подтверждения прямым руководителем и дальше следовать указаниям, которые будут приходить в «Битрикс24» в виде уведомлений.

Алгоритм бизнес-процесса может быть разным. Так, в нашем случае отсутствие сотрудника автоматически признается отгулом за свой счет, если руководитель не согласует работу, выполненную сотрудником из дома.

4. Ознакомление

Один из наиболее востребованных бизнес-процессов. Может применятся в различных случаях, в том числе в рамках других процессов, но чаще всего для знакомства сотрудников с внутренними приказами и корпоративными нововведениями.

При запуске процесса руководителю нужно прикрепить необходимый документ или ссылку на него, указать пользователей или отделы, которые должны с ним ознакомиться, и зафиксировать срок. По истечению указанного срока бизнес-процесс покажет, сколько пользователей прочитали документ, а сколько нет.

3. Заявка на оплату

Тройку лидеров открывает процесс оплаты заявок различного рода. Это может быть и заказ бутилированной воды в офис, и выплаты по счетам от подрядчиков.

После того, как сотрудник укажет требующиеся вводные, «Битрикс24» определит его руководителей, согласует заявку и отправит ее в бухгалтерию. После проведения оплаты должностному лицу, который запустил процесс, придет уведомление об его успешном завершении.

2. Утверждение документа

Процесс похож на «Ознакомление», но содержит больше вариантов развития событий. Он может быть как последовательным, так и имеющим несколько статусов (в каждом статусе — свой алгоритм действий и список задач).

Процесс утверждения может быть многоуровневым, например, двухэтапным.

1. Согласование

«Согласование» — лидер среди бизнес-процессов. Без согласования не обходится ни одна автоматизация. Причем этот процесс может быть как составной частью других процессов, так и являться самостоятельной единицей оптимизации работ.

Приведем пример. Допустим, ваш сотрудник подготовил договор на выполнение работ, который вам нужно согласовать. Бизнес-процесс облегчает вашу задачу: специалист не отвлекает вас от важных дел, напоминая о том, что нужно проверить результат. Он просто запускает процесс, приложив к нему договор.

Система сама определяет ответственного руководителя — вы получаете готовый к проверке документ, а сотрудник точно знает, на каком этапе находится согласование. Процесс предусматривает 2 вариант развития событий: вы можете как принять коммерческое предложение, так и вернуть специалисту на доработку.

Потребность в согласовании актуальна для всех сфер деятельности, возможность автоматизации этого процесса освобождает время сотрудников для работы над проектами и повышает их работоспособность — гораздо проще решать рабочие вопросы, имея уверенность, что не придется бегать за руководителем и утверждать дату проверки выполненной задачи. Следствием становятся рост успешно достигнутых результатов и, соответственно, прибыли компании.

Каждый бизнес нуждается в автоматизации процессов, и «Битрикс24» для этого — оптимальное решение. В первую очередь за счет возможности создавать новые и адаптировать стандартные процессы под нужды компании.

За внедрением корпоративного портала и настройкой бизнес-процессов вы можете обратиться к нам. Мы поможем максимально автоматизировать рутинные задачи и заметно улучшить показатели компании за счет сэкономленного времени. Заполните форму — поделимся кейсами!

Источник: www.uplab.ru