Пример описания бизнес процесс закупки

На начальном этапе осуществляется предварительное изуче­ние бизнес-процесса с целью дальнейшего анализа и построения функциональных, динамических и других моделей. В ходе обсле­дования выявляются функциональные деятельности подразделе­ний предприятия, участвующих в данном бизнес-процессе, и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отно­шению к предприятию объекты и внешние информационные вза­имодействия.

Исходной информацией при проведении обследо­вания являются: процедуры системы качества, положения о структурных подразделениях, архитектура корпоративной ИС, должностные инструкции, результаты интервьюирования сотруд­ников (от руководителей до исполнителей нижнего звена).

Определение процесса. Процесс — закупки. Владелец — замес­титель коммерческого директора. Цель процесса — обеспечение потребности производства материалами и комплектующими. Краткое описание процесса — организация обеспечения ТМЦ, хранение и передача их в производство, выбор и оценки постав­щиков.

Современные нотации описания бизнес-процессов

ОТК — отдел технического контроля

ОГК — отдел главного конструктора

ОГТ — отдел главного технолога

ОВК — отдел внешней комплектации

ОМТС — отдел материально-технического снабжения

ПДО — производственно-диспетчерский отдел

ТУ — технические условия

ЦЗЛ — центральная заводская лаборатория

СК — система качества

НД — нормативная документация

ТД — техническая документация

ОССП — отдел стандартизации и сертификации продукции

JIBK — лаборатория входного контроля

ОГМетр — отдел главного метролога

ОАСУП — отдел автоматизированного управления произ­водством

ТМЦ — товарно-материальные ценности Договор — основной документ, регламентирующий взаимо­

отношения сторон (поставщика и покупателя), их права и обя­занности.

Спецификация — документ (дополнение к договору), включа­ющий в себя тип, модель, класс, сортность и другую точную ин­формацию, в том числе и указания НД и ТД по поставляемой продукции, ее количество и сроки поставки.

Перечень субпроцес­сов представлен в табл. 5.1. Схема процесса приведена на рис. 5.1. Этапы выполнения процесса закупок представлены на схеме алго­ритма, приведенного на рис.

5.2.

Субпроцесс « Обобщение и уточнение характеристик закупае­мых ТМЦ» включает в себя [1]:

Как правильно описать бизнес-процесс?

МС ИСО-9001

Схема бизнес-процесса «Закупки»

показателей, определяющих технические характеристики продук­ции, требования к качеству материалов и комплектующих;

• по заявке ОГК соответствующим отделом приобретаются партии сырья, материалов и комплектующих изделий;

• по результатам испытаний в составе изделия и технологи­ческого опробования ОГК и ОГТ принимают решение об ис­пользовании сырья, материалов и комплектующих изделий в про­изводстве с внесением в техническую документацию и указанием поставщика;

2) распределение закупок, определенных ТМЦ, между веду­щими инженерами ОВК и ОМТС;

3) переговоры служащих ОВК и ОМТС с техническими служ­бами о возможности замены ТМЦ.

Оценка и выбор поставщиков. Оценка поставщика — посто­янно действующая процедура, заключающаяся в сборе инфор­мации о деятельности поставщика в области качества и форми­ровании на ее основе количественной, выраженной в баллах, и сравнительной, выраженной в терминах, категорий, характери­стик поставщика. Целью этого субпроцесса является привлече­ние к поставкам предприятий, надежно и длительно обеспечи­вающих выполнение всех условий закупок.

Заключение договоров. Отдел (ОВК или ОМТС), осуществ­ляющий закупку ТМЦ на основе «плана закупок», составленного ОЭ и являющегося основанием договорной кампании, состав­ляет заявки (спецификация — годовая закупка) поставщикам исходя из данных «перечня действующих поставщиков», получен­ных в результате выбора и оценки поставщиков. Процесс зак­лючения договора включает следующие этапы.

1. На основе полученной заявки поставщик посылает потре­бителю договор, спецификацию и протокол согласования цены.

2. Получив проект договора, отдел (ОВК или ОМТС) пред­ставляет его в юридический отдел для получения листка визи­рования. ЮО также осуществляет регистрацию договора — при­своение порядкового регистрационного номера.

3. Проект договора анализируется и рассматривается всеми заинтересованными подразделениями предприятия, и в случае несогласия с определенными пунктами каждое из таких подраз­делений фиксирует свои замечания. Данная процедура назы­вается визированием. В этой процедуре принимают участие: ди­ректор по экономике и финансам; директор по безопасности; начальник юридического отдела; руководитель структурного под­разделения, заключающего договор; главный бухгалтер; замести­тель главного бухгалтера по финансовой работе; начальник отде­ла экономики; начальник отдела технического контроля; юрист; прочие заинтересованные лица (ОГТ, ОГК, ОГМетр и др.).

4. Составленные замечания анализируются и оформляются в протокол разногласий отделами ОВК или ОМТС и отправляют­ся поставщику на рассмотрение.

5. Если поставщик согласен с протоколом разногласий и вос­полнит их, то далее происходят утверждение и подписание до­говора двумя сторонами. Покупателем со стороны предприятия является заместитель коммерческого директора. Если же постав­щик не согласен с данными замечаниями, то с его стороны офор­мляется новый договор и процедура повторяется заново.

6. Далее договор согласовывается и подписывается с постав­щиком.

7. После визирования у всех вышеперечисленных должност­ных лиц и оформления со стороны поставщика договор утверж­дается коммерческим директором.

Формирование заявки поставщикам на поставку ТМЦ. На основе плана закупок отдел АСУП выполняет расчет месячной потребности ТМЦ с учетом остатков на складах и нормативного запаса. Ведущие инженеры ОВК и ОМТС оформляют «дефи- цитку» — документ, служащий основой их закупок в течение месяца. Затем поставщику отсылается заявка на доставку требу­емой партии ТМЦ в заданный срок.

Организация поступления и хранение ТМЦ.

Здесь осуществ­ляются учет, складирование и выдача в производство ТМЦ со­гласно РИСК-ОВК и РИСК-ОМТС с соблюдением правил и сроков хранения ТМЦ.

1. С учетом НД и ТД на ТМЦ служащие (ОВК или ОМТС) определяют необходимый транспорт для доставки и оформляют заявку в цех, отвечающий за транспортировку продукции, где одному из водителей выдается командировка и выписывается доверенность на получение ТМЦ.

2. Материалы, сырье и комплектующие изделия поступают на предприятие с сопроводительными документами, удостоверяю­щими их качество (паспорт, сертификат и т.д.) и количество (на­кладная и т.д.) и складируются по маркам, наименованиям и ти­поразмерам. Допускается хранение ТМЦ одного наименования с различными типами размеров и марок на одном складском месте (стеллаж, ячейка, полка и т.д.) с обеспечением идентификации.

3. Проведение входного контроля качества сырья, материалов и комплектующих изделий осуществляется согласно ПСК-ОТК «Входной контроль сырья, материалов и комплектующих изделий».

При выявлении в процессе контроля несоответствия про­дукции установленным требованиям технической документации подразделение, закупившее продукцию после получения от JIBK ОТК «Извещения о браке», совместно с ОТК в течение суток со дня получения извещения принимает решение о дальнейших действиях по этой продукции.

Обеспечение потребности производства — организация потреб­ления сырья, материалов и комплектующих изделий подразделе­ниями.

Такое представление бизнес-процессов содержит очевидные недостатки. Во-первых, оно не наглядно для пользователей про­цесса. Во-вторых, каждый раз при внесении изменений в процесс необходимо вручную редактировать соответствующие текстовые документы. В-третьих, при отсутствии унификации представле­ния блок-схем алгоритмов и моделей процессов затруднительно создавать описание, соответствующее общепринятым стандартам оформления бизнес-процессов. Из этого можно сделать вывод о целесообразности перевода уже разработанных таким образом про­цессов в специализированную инструментальную среду модели­рования.

Источник: all-sci.net

Образец формализованного описания бизнес-процесса «Управление закупками»

Формализованный бизнес-процесс «Управление закупками» регламентирует действия производственного предприятия по поставкам сырья и товарно-материальных ценностей на склад точно в срок и с оптимальными затратами.

Категория: Методические пособия Метки: образец бизнес-процесса, управление закупками

Описание

Формализованный бизнес-процесс «Управление закупками» регламентирует действия производственного предприятия по поставкам сырья и товарно-материальных ценностей на склад точно в срок и с оптимальными затратами.

Приложение 1. Адреса бланков
Приложение 2. Журнал перевозок
Приложение 3. Ведомость дефицита материалов
Приложение 4. Бланк – Заявка со склада
Приложение 5. Заявка от покупателя
Приложение 6. План начала производства
Приложение 7. Бланк письма
Приложение 8. Критерии оценки поставщиков
Приложение 9. Протокол оценки поставщиков по товарной группе

Формат: электронная книга, pdf
Объем: 19 страниц

Источник: www.u-b-s.ru

Разработка моделей бизнес-процессов предприятия оптовой торговли лекарственными препаратами

Разработка информационных систем включает в себя несколько этапов. Однако всегда начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование деятельности заказчика.

Описание деятельности компании- дистрибьютора «МЕД»

Компания-дистрибьютор «МЕД» закупает медицинские препараты отечественных и зарубежных производителей и реализует их через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Планирование закупок компания осуществляет на основании статистики продаж, которую предоставляют сеть аптек и дистрибьюторы, а также заказов клиентов. Компания осуществляет доставку медикаментов от поставщиков, как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций. Компания имеет собственный склад для хранения медикаментов.

Задание 2. Формирование списка бизнес-процессов

Постройте модели бизнес процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам» средствами Ramus Educational, используя методологии IDEF0, DFD.

Номер бизнес-процесса составьте из букв и цифр так, чтобы по номеру было интуитивно понятен смысл бизнес-процесса.

Выполнение задания 2

Для того чтобы выделить бизнес-процессы необходимо выделить действия, которые совершает компания. В рассматриваемом случае компания планирует закупки, закупает медикаменты, доставляет медикаменты на склад, приходует медикаменты на склад, продает медикаменты. Пример заполнения таблицы бизнес-процессов:

Примечание. В целях упрощения задачи в дальнейшем объединим описание бизнес-процессов «Закупки» и «Планирование закупок» в один бизнес процесс под названием «Планирование закупок и размещение заказов» и присвоим ему номер 1Пл_Зак.

Бизнес-процесс «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам»

Общее описание бизнес-процесса:

1. Предприятие планирует закупки медикаментов. Планирование закупок осуществляется в Департаменте маркетинга, в группе маркетинга и планирования. Планирование закупок осуществляется следующим образом:

Менеджер группы планирования и маркетинга ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней статистики продаж медикаментов в виде отчетов-таблиц собственных продаж и отчетов-таблиц продаж внешних источников.

Для планирования закупок медикаментов менеджер группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики продаж осуществляется расчет потребности в товаре. В результате расчета формируется Таблица потребностей в товаре, в которой определено количество и номенклатура заказываемых товаров.

2. Выбор поставщиков осуществляет менеджер отдела закупок.

Ежемесячно (или по мере необходимости) в ИС вводятся прайс-листы поставщиков.

Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов осуществляется на основании Таблицы потребностей в товаре и прайс-листов. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. При выборе поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Данные сведения берутся из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие).

В результате анализа формируется список поставщиков с расстановкой приоритетов (каждой позиции присваивается признак основного и запасного поставщика в порядке убывания приоритета).

3. Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.

4. Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер группы логистики формирует план заявок на месяц. Для этого рассчитывает необходимое количество закупок.

Необходимое количество закупок рассчитывается на основании фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов устанавливаются в днях. При расчете необходимого количества закупки учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен обеспечить возможность бесперебойного наличия товара на складе. По результату расчетов формируется план заявок на месяц.

5. Ежедневно в группе логистики формируются заказы поставщикам.

Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса проводится согласно плану заявок, графику поставок, прайс-листам поставщиков.

Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по мере необходимости.

Проводится проверка затрат на соответствие внутрифирменным нормам. Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы, то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов поставщикам. Формируются новые заказы.

6. Ежедневно подготовленный поставщику заказ акцептуется (заказ должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга и управления товарными запасами).

7. Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику

Задание 3. Формирование функциональных требований к фрагменту ИС Планирование закупок, формирование заказов поставщикам

Все операции, участвующие в процессе «Планирование закупок, формирование заказов поставщикам» и отраженные на диаграмме нижнего уровня БП, отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:

Формирование таблицы операций

Все операции, участвующие в процессе «Планирование закупок, формирование заказов поставщикам», отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:

Примечание. Далее заполненная форма таблицы описания операций будет использоваться для проецирования перечисленных в ней операций на информационную систему.

Выполнение задания 3

В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса.

В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы — 1Пл_Зак. Кроме того, в этой графе укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий (рис.5).

В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операции.

В графе 3 укажите исполнителя операции. В рассматриваемом бизнес-процессе, исполнителями операций являются менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики.

В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция. Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. Например, это может быть «еженедельно», «ежесуточно», 1 раз в месяц, 200 раз в день и т.п. При проектировании или выборе системы данные из графы «Как часто» определяют требования к быстродействию системы, к параметрам сетевого варианта системы.

В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы).

В графе 6 укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операции (исходящие документы). В отдельных случаях входящие и исходящие документы могут совпадать. Например, для операции «Направление заказа поставщику» входящим и исходящим документом будет заказ поставщику.

Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере нет операций, по которым бы формировались проводки.

Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации.

Ниже представлена таблица описания операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам».

Задание 4. Формирование таблицы описания документов

Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в Таблице описания документов, имеющей следующий формат:

Примечание. После того, как будут описаны документы, приступают к их разработке в ИС. Формы документов в учебном пособии не представлены, в практической же деятельности создается альбом форм, который является приложением к таблице описания документов.

Выполнение задания 4

Таблица описания документов получается путем переформирования(перестановки столбцов и объединении строк) таблицы описания операций. Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 2 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 2 «Составляемый документ», а в графе 3 ему в соответствие ставятся несколько операций. Также по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.

В графе 7 указывается наименование реестра, в котором регистрируется создаваемый документ. Наименование реестру присваивается, как правило, по наименованию документа. Например, если документ Заказ, то Реестр заказов; документ прайс-лист, тогда реестр прайс-листов и т.д.

Ниже приведена таблица описания документов бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам».

Источник: infopedia.su