После проведения собеседования и достижения договоренности Отдел кадров приступает к письменному оформлению зачисления на работу. Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и, прежде всего, на Трудовой Кодекс Российской Федерации. От поступающего на работу требуются следующие документы:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- регистрация по месту жительства
- свидетельство о браке
- свидетельство о рождении детей
- документ об образовании
- ИНН
- страховое свидетельство ПФР, за исключением случаев, когда работник принимается на работу впервые
- документы воинского учета
- справка о доходах с предыдущего места работы
- справка о результатах медосмотра
- трудовая книжка, за исключением случаев, когда работник принимается на работу впервые или по совместительству
Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеют трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Поэтому эти документы будут оформлены на них организацией после их зачисления на работу. Вместе с предъявленными документами поступающий на работу пишет заявление, в котором указывается дата приема на работу, структурное подразделение, штатная должность, испытательный срок. Также он заполняет анкету, данные которой подтверждаются предъявлением копий документов и фотографии. Прием на работу может осуществляться только на существующую вакантную штатную должность. Принимающий на работу руководствуется штатным расписанием. При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, и издается приказ о приеме на работу. Трудовой договор и приказ о приеме на работу составляются начальником Отдела кадров и подписываются Генеральным директором Концерна или филиала. Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения сотрудника и являются основанием для начисления ему заработной платы. Поэтому в разработанные Госкомстатом формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты входят форма №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и форма №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу». Приказ о приеме на работу (форма №Т-1) составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме №Т-1а. При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, штатная должность, испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы. Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно указывается дата, с которой работник приступает к работе. Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до увольнения. Условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется в виде чисел. Также в соответствующих графах проставляются надбавки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая запись с указанием продолжительности испытательного срока. Испытательный срок в 3 месяца существует для всех служащих. Проект приказа визируется руководителем кадровой службы, подготовившей приказ, и подписывается Генеральным директором. Подписанный приказ регистрируют и объявляют работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. На основании приказа начальником Отдела кадров заполняется личная карточка по унифицированной форме №Т-2 и делается запись в трудовой книжке. Затем оформляется личное дело. Помимо того, в период оформления на работу кадровая служба знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка и должностной инструкцией. Модель бизнес-процесса приема на работу представлена на следующей схеме: Модель бизнес-процесса «Прием на работу»
Источник: studfile.net
Бизнес-процесс подбора персонала
Найм персонала — очень важный, но рутинный процесс, существующий в любой организации. Если он не формализован, нет четкого распределения ответственности на каждом этапе, не определены основные требования и к процессу и к результату, то это чревато неизбежными ошибками в найме, потерей времени руководителей подразделений, усложнению коммуникации внутри компании, конфликтам, формированию негативного имиджа компании как работодателя на рынке труда.
Этот документ делался для клиента после аудита процесса подбора, который как раз столкнулся с проблемой неэффективного найма — сложно было привлекать кандидатов, отсутствовало слаженное взаимодействие между участниками процесса подбора, кандидатам на разных этапах транслировалась разная информация. Репутация компании на рынке труда была невысока.
Бизнес-процесс подбора персонала
Этап
Описание этапа/Возможные проблемы при плохо организованном процессе
Результат этапа
Кто отвечает/принимает решение
Регламентирующий документ/Документооборот
Ключевой этап. При неправильном определении потребности, все последующие мероприятия теряют смысл
Ответы на вопросы:
Зачем ищем (какие задачи будет решать сотрудник)?
Кого ищем (какими ЗУН должен обладать кандидат)?
Однозначное понимание у всех участников процесса
Например, Hr-менеджер отвечает за организацию и оформление, руководители подразделения за содержательную часть
Заявка на подбор
Открытие вакансии (актуализация)
В какой момент вакансия считается открытой? Достаточно ли устного распоряжения или нужно письменное подтверждение? Кто дает это распоряжение?
Запускается процесс поиска и отбора кандидатов на вакансию
Кто и в какой момент принимает решение об открытии вакансии?
- Инициирует руководитель соответствующего подразделения, утверждает генеральный директор по каждой вакансии
- Создается план подбора на период (год, полгода) и определяется бюджет, утверждается, далее руководитель подразделения действует по согласованному плану в рабочем режиме
План подбора (если по 2 варианту)
Передача вакансии в работу hr-менеджеру
hr-менеджеру подается заявка на подбор, утвержденная ЛПР
hr-менеджер имеет четкое представление о самой вакансии и желательных сроках ее закрытия
Электронное письмо, утверждение заявки в БД и пр.
Выбор стратегии поиска
Стратегия поиска может быть различной в зависимости от вакансии:
— размещение вакансии на работных сайтах и сбор откликов
— самостоятельный поиск и отбор резюме на сайтах
— размещение вакансии в кадровом агентстве
— поиск по рекомендациям
— поиск через соц.сети
Правильный выбор стратегии поиска во многом определяет успех подбора. Например, на типовые вакансии достаточно разместить объявление, чтобы получить релевантный поток кандидатов. А при поиске редкого и/или уникального специалиста, часто необходимо привлекать агентства и/или использовать иные методы
Размещение вакансии в интернете
Подача заявки в кадровое агентство и т.д.
Hr-менеджер и руководитель подразделения (при необходимости)
Формирование бюджета на подбор
В зависимости от стратегии
Если утверждён план подбора и бюджет на год, то участники процесса действуют в соответствии с ним. Если нет – кто принимает решение по бюджету каждой конкретной вакансии? Руководитель подразделения? Генеральный директор?
Достаточно ли электронного письма?
Размещение вакансии на сайтах
Отправка заявки в КА
Оповещение сотрудников о поиске (в случае поиска по рекомендациям) и т.п.
Организован входящий поток резюме
База данных кандидатов/специализированная CRM
Первичный отбор резюме
Должно быть четкое понимание:
- Какие обязательные моменты должны быть в резюме
- Какие резюме однозначно не подходят
- В каком случае нужно обсудить резюме с руководителем
Принятие решения о проведении телефонного интервью
Hr-менеджер. В некоторых случаях – с привлечением руководителя подразделения
База данных кандидатов/специализированная CRM
скрипт телефонного интервью:
-на какие вопросы хотим получить ответы и какие? Т.е. кого отсеиваем
— какую информацию предоставляем о компании
— как отказываем кандидату по результатам ТИ
Первичный отбор кандидатов
Скрипт телефонного интервью.
— сколько всего этапов собеседований (например, первичное – с Hr-менеджером, который оценивает корпоративные компетенции, отсеивая кандидатов, которые не впишутся по личностным характеристикам, повторное – с рук. подразделения, третье – с ГД. Или одно собеседование сразу со всеми заинтересованными лицами)
Назначена дата собеседования и способ (очное, по скайпу и тп.)
Согласовано со всеми участниками (получены подтверждения)
Электронная почта, база и пр?
Выбор формата собеседования и дополнительных инструментов оценки (тесты, кейсы). Все кандидаты должны собеседоваться одинаково для получения сопоставимых результатов.
Заключение по результатам собеседования (лист оценки, результаты тестов и кейсов)
Презентация компании кандидату
Выделяю этот пункт отдельно, т.к. он очень важен. Как компания описывается в публикуемых вакансиях? Что говорят сотрудники кандидатам о компании. И что транслируют невербально.
Компания «продана» кандидату, он мотивирован на работу именно в вашей компании
Все, кто контактирует с кандидатом
Может быть визуальная презентация
Оценка кандидата по результатам собеседования и дополнительных испытаний (напр. Тестов, кейсов)
Идеальных кандидатов не существует. Поэтому должно быть четкое понимание, согласованное со всеми ЛПР, какие требования к кандидату являются обязательными, а какие желательными.
Анализ результатов собеседования. Принятие решения по кандидату – отказ, дополнительное собеседование, предложение о работе
Кто принимает окончательное решение?
Заключение по кандидату
Обратная связь кандидату
Кандидат на каждом этапе своего контакта с компанией должен понимать, что происходит – когда следующий этап, когда будет принято решение и т.п. Недопустимо держать его в неведении. Это важно, т.к. формирует имидж компании на рынке труда.
Очень важно, чтобы все коммуникации с кандидатом проходили через Hr-менеджера.
Кандидат оповещен о результатах, следующих этапах и сроках
Шаблон письма о приглашении на собеседование
Шаблон отказа по результатам собеседования
Мега-важный этап, который часто пропускают. Позволяет получить массу дополнительной информации.
Получена информация от 2-3 предыдущих работодателей кандидата
Шаблон проверки рекомендаций (перечень вопросов)
Заключение по результатам проверки
Принятие решения о приеме на работу
Решение принято, доведено до Hr-менеджера
Кто принимает окончательное решение?
Формулирование предложения о приеме на работу
Оффер должен быть стандартизирован и включать в себя:
-должность, оклад, соц.пакет (если есть)
Перечень задач (это может быть блок из должностной инструкции)
Форма найма (штат, договор).
Условия прохождения испытательного срока
Информацию по иным значимым на данной позиции вопросам
-желаемая дата выхода на работу.
Текст предложения в письменном виде на бланке компании с подписью руководителя
Hr-менеджер аккумулирует всю информацию и утверждает у ЛПР
Бланк предложения кандидату
Предложение кандидату, получение ответа
При получении положительного ответа, кандидату должен быть отправлен перечень документов, которые необходимо принести с собой в первый день работы (или отправить их по почте заранее)
Если оформление по договору – отправить текст договора на согласование
Предложение отправлено по электронной почте, получена информация о сроке принятия решения кандидатом.
Перечень документов, необходимых для оформления в штат
Шаблон трудового договора
Шаблон договора подряда
Подготовка рабочего места
Что требуется новому сотруднику для включения в работу с первого же дня?
-настройка электронной почты
-установка необходимых программ
— подключение к базе
Кто конкретно отвечает за каждый элемент подготовки?
Hr-менеджер организует этот процесс и контролирует
Чек-лист подготовки рабочего места со сроками и ответственными
Оформление сотрудника в штат
Оформлены все необходимые документы, изданы соответствующие приказы
Hr-менеджер/сотрудник отдела кадров/бухгалтер
Перечень документов, необходимых для оформления
Локальные нормативные акты
Адаптация нового сотрудника
Мега-важный этап. Из-за плохой адаптации сотрудник может быстро покинуть компании или не включиться в работу должным образом
Утвержденная программа адаптации
Hr-менеджер как куратор и организатор процесса
Шаблон программы адаптации
Перечень обязательных мероприятий
Дополнительно и важно. Система коммуникации всех участников процесса подбора, отслеживания всех этапов, база данных резюме
У hr-менеджера должен быть инструмент CRM, позволяющий:
- Аккумулировать резюме
- Планировать текущие действия по кандидату
- Отслеживать, на каком этапе находится каждый кандидат
- Фиксировать обратную связь от ЛПР
- Контролировать предоставление обратной связи кандидатам
Это может быть 1С или любой иной специализированный софт
Источник: hrtime.ru
Кейс – пошаговый алгоритм: «Выстраиваем систему подбора и адаптации персонала с «0»
Новосёлова Анастасия Геннадьевна, бизнес –технолог и HR-эксперт.
Пошаговый алгоритм: Построение системы подбора и адаптации персонала с «0»
Компании — клиенты: малый и/или средний бизнес (с численностью персонала от 15 до 100 человек)
Проект: выстраивание процесса подбора, адаптации и прохождения испытательного срока сотрудников с «0» / подбор и обучение HR – координатора для дальнейшего исполнения роли «оператор процесса».
Результат: через 4 месяца компания получает:
- подготовленного и обученногоHR-координатора, организующего и отвечающего за процесс закрытия вакансий компании (экономия в 2 раза на оплате труда);
- систему подбора и найма сотрудников, которой может пользоваться даже начинающий HR;
- работающая систему прогнозируемого закрытия вакансий компании по минимальной цене;
- снижение стоимости привлечения кандидатов и издержек на подбор персонала;
- повышение в 2 раза скорости и качества закрытия вакансий;
- снижение количества ошибок и минимизацию рисков при подборе;
- простые работающие инструменты, позволяющие успешно закрывать вакансии от массовых до эксклюзивных;
- увеличение в 2 раза скорости выхода новых сотрудников на максимальную эффективность;
- качественную систему адаптации новых сотрудников;
- полный пакет документов для оформления трудовых отношений, минимизирующий правовые и организационные риски компании;
- автоматизацию процессов подбора и адаптации персонала, снижение ручного труда и бюрократизации;
- систему KPI и мониторинга для контроля эффективности подбора и адаптации сотрудников;
- полное документирование и описание системы.
Кратко:
- компания испытывает постоянную потребность в персонале, в работе и поиске ежемесячно находится от 5 до 15 вакансий;
- у компании есть планы на дальнейшее расширение бизнеса, для этого нужны сотрудники;
- компания не может позволить себе нанять в штат дорогостоящего опытного HR-менеджера, но хочет получить качественные результативные процессы подбора, найма, адаптации и прохождения кандидатами испытательного срока;
- компания хочет нанимать хороших кандидатов, но не готова платить кадровым агентствам.
Решение:
HR консультант за 4 месяца строит систему и передает ее в работу HR-координатору (недорогому специалисту) в штате компании.
- Найм и обучение внешним консультантом HR координатора начального уровня (недорогого).
- Последовательное построение и документирование HR-консультантом основных элементов системы подбора, адаптации персонала, прохождения испытательного срока и администрирования трудовых отношений, адаптированных под компанию.
- Обучение HR координатора инструментам и алгоритмам работы.
- Настройка системы мониторинга и KPI процессов HR
Экономия для компании (на зарплате HRи на затратах на подбор / адаптацию) от 200 000 руб. / месяц
Реализация hr-проекта:
HR консультант за 4 месяца:
- выстраивает элементы системы подбора, адаптации и прохождения испытательного срока кандидатов под потребности компании и документирует эту систему;
- находит и обучает начинающего специалиста (HR-координатора) работе в этой системе;
- настраивает работу системы и оставляет полностью работающую автоматизированную систему, в которой может работать любой начинающий исполнитель.
Источник: hr-elearning.ru