Концепция комплексного подхода при внедрении и реализации процессного менеджмента в ВУЗе состоит из следующих этапов, представленных на рисунке 2.1:
- 1) определить и описать сеть бизнес-процессов, включающую всю деятельность ВУЗа (назначить владельца бизнес-процесса, создать документацию, регламентирующую бизнес-процессы);
- 2) определить глобальную цель ВУЗа, на основе цели верхнего уровня определить стратегические и оперативные цели, показатели бизнес-процессов;
- 3) внедрить систему управления бизнес-процессами на основе цикла PDCA (Plan-Do-Check-Act), который называют циклом Деминга.
Рисунок 2.1 — Концептуальная модель внедрения и реализации процессного менеджмента в систему управления ВУЗом
Для того, чтобы определить, какие бизнес-процессы будут выделены в организации, необходимо их классифицировать и установить, по каким требованиям или критериям будет строиться система управления на основе процессного менеджмента. Требования, которые необходимо учитывать при выделении бизнес-процессов, в большей степени зависит от самой организации, ее размера и способа управления. Установить однозначные критерии для выделения бизнес-процессов очень трудно. Построение систем управления плохо поддается алгоритмизации. Однако сформулируем некоторые общие правила выделения бизнес-процессов в ВУЗе:
Что такое бизнес процесс? Описание бизнес процессов. Примеры бизнес процессов. Суть бизнес процесса
Правило 1 Размер бизнес-процессов и численность сотрудников в нем зависят от размеров социально-экономической системы (в данной работе ВУЗа).
Правило 2 Размер бизнес-процесса должен быть не меньше, чем величина объекта управления (подразделения), для которого составляется документированный план.
Правило 3 Бизнес-процессы ВУЗа группируются на: основные; обеспечивающий, управления.
Правило 4 Выделяя бизнес-процессы ВУЗа, следует сначала рассматривать их безотносительно к существующей организационной структуре управления.
Правило 5 Размер бизнес-процесса определяется разбиением сквозной цепочки создания продукта или оказания услуги на промежуточные отрезки (бизнес-процессы, бизнес-функции, бизнес-операции).
Правило 6 Для целей управления ВУЗом целесообразно выделять бизнес-процессы, начиная с верхнего уровня; определить бизнес-функции, выполняемые на уровне подразделений (управлений); распределить бизнес-функции подразделений (управлений) по бизнес-процессам.
Правило 7 Количество бизнес-процессов, находящихся в подчинении у одного владельца, не должно превышать типовые нормы управляемости.
Когда речь идет об описании бизнес-процессов, следует учесть, что чем сложнее бизнес-процесс, тех больших затрат он требует на этапе его построения, так и при его исполнении, тем он более сложнее для дальнейшей оптимизации текущего контроля, построения системы внутреннего взаимодействия. Э. Деминг утверждал: «Если Вы не можете описать то, что Вы делаете как процесс, Вы не знаете то, что Вы делаете» [51].
Что такое Бизнес-Процессы? Визуальная схема? Примеры и особенности.
При описании бизнес-процессов ВУЗа необходимо выполнять следующие основные шаги:
- 1. Определить внешних потребителей и входы/выходы для ВУЗа в целом.
- 2. Составить перечень основных бизнес-процессов ВУЗа, формирующих внешние выходы.
- 3. Определить внутренние входы/выходы каждого бизнес-процесса.
- 4. Описать каждый бизнес-процесс в виде бизнес-функций.
- 5. Распределить полученные бизнес-функции по подразделениям ВУЗа.
- 6. Детально описать каждый бизнес-процесс при помощи выбранной методики (IDEFO, ARIS).
- 7. Составить регламенты по каждому бизнес-процессу.
При этом необходимо ставить задачу создания оптимальной модели бизнес-процессов, основываясь именно на возможности внесения корректировок и осуществления мониторинга.
Бизнес-процессы нужно описывать и регламентировать для:
— анализа проблем, узких мест, потерь при выполнении бизнес-процессов с последующей разработкой и реализацией мероприятий по улучшению;
стандартизации деятельности, обеспечения повторяемости бизнес-процессов и возможности управления ими;
— распространения опыта в другие ВУЗы.
Необходимым условием управляемости объекта любой природы является возможность построения его формальной модели, позволяющей адекватно оценить состояние объекта с точки зрения целей управления.
Процессная методология первоочередно и обязательно предопределяет разработку системной модели деятельности исследуемой системы, на основе декомпозиции деятельности ВУЗа на цепочку бизнес-процессов, бизнес-функций, бизнес-операций от маркетинга до оказания образовательных услуг в необходимом объеме и качестве. Во время построения модели используется терминология, описанная в подразделе 1.3.
Любой достаточно сложный бизнес-процесс исследуемой системы нуждается в ином способе описания, позволяющем разложить его на составляющие бизнес-процесса — бизнес-функции, с учетом их взаимосвязей.
Технология декомпозиции бизнес-процессов определяется стандартом SADT (Structured Analysis and Design Technique — Технология структурного анализа и проектирования), который применяется для системного анализа проблемной области, разработанный специально для того, чтобы облегчить описание и понимание систем, попадающих в разряд средней сложности. SADT является полной методологией для создания описания систем, основанной на концепциях системного моделирования, которую Дуглас Т. Росс ввел в 1973 году [50].
Описание системы с помощью SADT называется моделью. В SADT-моделях используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником естественного языка служат люди, описывающие систему, а источником графического языка — сама методология SADT. SADT модель может быть сосредоточена либо на бизнес-функциях системы, либо на ее объектах.
SADT-модели, ориентированные на бизнес-функции, принято называть функциональными моделями, а ориентированные на объекты системы — моделями данных. Функциональная модель представляет с требуемой степенью детализации систему бизнес-функций, которые в свою очередь отражают свои взаимоотношения через объекты системы. SADT-модель дает полное, точное и адекватное описание системы, имеющее конкретное назначение. Это назначение, называемое целью модели, вытекает из формального определения модели в SADT: М есть модель системы 5, если М может быть использована для получения ответов на вопросы относительно 5 с точностью А [51,52,53].
Мировым стандартом анализа и проектирования бизнес-процессов являются методологии IDEFO, 1DEF3. IDEF0 используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и бизнес-функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти системы.
Назначение IDEFO моделей заключается в том, что они графически представляют основные взаимоотношения в среде моделируемой системы — это блоки, стрелки, диаграммы и правила. Блоки представляют собой бизнес-функции, которые определены как деятельность, бизнес-процесс, бизнес-операция, действие или преобразование.
Стрелки представляют собой данные или материальные объекты, связанные с бизнес-функциями. Правила определяют, как следует применять компоненты; диаграммы обеспечивают формат графического и словесного описания моделей. Формат образует основу для управления конфигурацией модели. Описание IDEF0 модели построено в виде иерархической пирамиды, в вершине представляется самое общее описание системы, а основание представляет собой множество более детальных описаний [54].
Отметим, что в последнее время со стороны ведущих промышленных организаций значительно возрос интерес к методологии ARIS еЕРС, которая разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности, профессором Шеером в 1998 году. Нотация ARIS еЕРС расшифровывается следующим образом — extended Event Driven Process Chain — расширенная нотация описания цепочки бизнес-процесса, управляемого событиями.
Одним из важнейших аспектов описания моделей бизнес-процесса является отражение на модели управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению бизнес-процессом. В нотации ARIS еЕРС управление бизнес-процессом может быть отражено только при помощи указания входящих документов, которые регламентируют выполнение бизнес-функции, и последовательности выполнения процедур во времени (запускающие события).
В отличие от ARIS, в нотации IDEF0 каждая бизнес-функция должна иметь хотя бы одно управляющее воздействие (вход управления — стрелка сверху). Если при создании модели в ARIS еЕРС указывать только последовательность бизнес-функций, не заботясь об отражении управляющих воздействий (например, документов и информации), полученные модели будут иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования. К сожалению, именно эта ошибка наиболее распространена на практике. Создается модель потока работ, отражающая простую последовательность выполнения бизнес-функций и входящих/исходящих документов, при этом управляющие воздействия на бизнес-функции в модели не отражаются. Реальные бизнес-процессы управления могут остаться «за кадром» на 30-90%.
Если попытаться отразить все условия и ограничения, определяющие выполнение бизнес-функций, то потребуется описать большее количество событий и входящей информации (например, устных распоряжений руководителей), и модель станет сложной и плохо читаемой. Указанных недостатков нет у нотации IDEF0. В тоже время, на моделях в IDEF0 не предусмотрено использование символов логики выполнения бизнес-процесса.
Таким образом, нотация ARIS еЕРС является расширением достаточно простой нотации IDEF0. Для адекватного описания бизнес-процесса управления в нотации ARIS еЕРС необходимо заранее оговорить, как будет отражена в модели информация, регламентирующая выполнение бизнес-функций соответствующего бизнес-процесса.
Применение той или иной нотации зависит от типа поставленных задач. В нашем случае, предусматривающем описание бизнес-процессов ВУЗа с точки зрения контроля и управления им, а также системы управления деятельностью ВУЗа, более подходящей является нотация IDEF0. Однако, в случае принятия решения о ведении непрерывного длительного бизнес-процесса по описанию деятельности ВУЗа с различных точек зрения, задействующего организационную структуру, информационную структуру и структуру документов, большой объем базы данных бизнес-процессов, целесообразно моделировать бизнес-процессы в нотации ARIS еЕРС.
Проведенные исследования показали неготовность к созданию последнего варианта моделирования бизнес-процесса в ВУЗах. Это связано, прежде всего, с отсутствием в штате специалистов достаточного уровня для поддержания актуализированной модели класса ARIS, либо отсутствием возможности аутсорсинга такой модели.
Для результативного управления ВУЗом в системной модели бизнес-процессов целесообразно различать три уровня агрегирования, на которых объединенные бизнес-операции имеют одинаковые характеристики: уровень бизнес-функций, бизнес-процессов, и контекстный уровень (ВУЗ в целом) [57, 58].
- 1. Органическое соединение всех бизнес-процессов ВУЗа формирует наивысшую форму их агрегирования — системный уровень (рисунок 2.2), именно здесь возникает — стратегический замысел, включая миссию ВУЗа, глобальную цель развития и стратегию развития. Принимаемые на высшем уровне стратегические решения задают целевую направленность, ориентацию всей совокупности бизнес-процессов ВУЗа, формируя приоритеты и основные требования к получаемым ими результатам.
- 2. Бизнес-процесс представляет собой более высокий уровень агрегирования по сравнению с уровнем бизнес-функций. По сути, это устойчивый набор разнотипных бизнес-функций, обеспечивающих выполнение определенных целей организации в целом. Так, в ВУЗе можно выделить образовательный, научно-исследовательский, обеспечивающий бизнес-процесс и бизнес-процесс управления, которые включают разные наборы бизнес-функций, направленные на достижение целей (рисунок 2.3). Характеристики бизнес-процессов ВУЗа представлены в таблице 2.1.
- 3. Отдельные взаимосвязанные и однотипные (однородные) бизнес-операции формируют специализированную бизнес-функцию. Ключевой характеристикой можно считать их однотипность, которая определяется направленностью бизнес-операций и одинаковые однотипные ценности. Например, бизнес-функция приема и набора студентов в ВУЗ включает все бизнес-операции ориентированные на создание ценности для абитуриентов, а бизнес-функция обучение — бизнес-операции передачи, усвоения и проверки знаний и навыков, которые необходимы в соответствии с ГОСО.
Материальные и финансовые ресурсы
Отчет о деятельности ВУЗа
Высшее учебное заведение
Источник: ozlib.com
VIII Международная студенческая научная конференция Студенческий научный форум — 2016
РЕИНЖИНИРИНГ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
Черемных Е.С. 1
1 Сибирский Федеральный Университет
Работа в формате PDF
Текст работы размещён без изображений и формул.
Полная версия работы доступна во вкладке «Файлы работы» в формате PDF
На сегодняшний день в образовательной деятельности есть практически все основания для проведения реинжиниринга, основное из которых – невозможность решения проблем управления образованием в рамах сложившихся технологий, слабое использование современных информационных и аналитических технологий. Управление деятельностью учебного заведения можно рассматривать как управление бизнес-процессами. В основу этой концепции положены разработки маркетологов и предпринимателей, основателей перехода на рыночную модель экономики, что соответствовало 90-м годам прошлого века. Согласно определениям, бизнес процесс – это специфически упорядоченная совокупность работ, действий во времени и пространстве с указанием начала и конца работ и точным определением входов и выходов.
Бизнес процесс «управление учебным заведением» состоит из трех составляющих:
- планирование учебной деятельности;
- непосредственно образовательный процесс;
- контроль за учебной деятельностью.
Рассматривая первый процесс, планирование учебной деятельности и образовательного процесса основано на нормативных документах Министерства образования РФ, перечне профилей и специальностей, подготавливаемых учебным заведением, штатном расписании и аудиторной и лабораторной базы. В свою очередь, планирование учебной деятельности начинается с плана проведения приемной комиссии, разработке учебных планов и расписания учебных мероприятий. Контроль за учебной деятельностью состоит из внешней отчетности, анализа итогов приемной комиссии, анализа итогов успеваемости учащихся и анализа соблюдения учебных планов.
На систему функционирования и управления учебным заведением влияют три внешних фактора: действия государства в процессе реализации концепции модернизации образования, наличие рыночных отношений в сфере образования и процесс вхождения российской системы образования в мировую образовательную систему. Сокращение бюджетного финансирования ставит перед учебными заведениями, особенно вузами, вопрос о повышении уровня конкурентоспособности образовательного учреждения.
Учебное заведение, функционирующее в условиях рынка должно стремиться к расширению собственной деятельности, открытию новых специальностей, расширению сфер предоставляемых образовательных услуг. В соответствии с положениями классической экономической теории управления, рост масштабов производства продукции и услуг является важнейшим фактором повышения конкурентоспособности субъекта деятельности. Немаловажным фактором является и повышение качества образовательной деятельности. Рост масштабов оказания образовательных услуг высокого качества в настоящее время становится возможным благодаря широкому внедрению информационных и коммуникационных технологий.
Также стоит вопросом проблемы качества образования. Одним из основных принципов Всеобщего менеджмента качества (TQM), и принципов, положенных в основу новой версии серии стандартов ISO 9000:2000 является процессно-ориентированный подход.
Этот принцип утверждает, что желаемый результат достигается эффективнее, если различными видами деятельности в учреждении и соответствующими ресурсами управляют как процессом. Это приводит к необходимости перечисления всех жизненно-важных процессов образовательного учреждения, определению целей процессов, определению лиц, ответственных за эти процессы, и документальной регламентации этих процессов. Суть внедрения процессного подхода заключается в том, что учреждение рассматривается как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих процессов, а управление учреждением осуществляется посредством управления этими процессами. Таким образом, появляется острая необходимость перехода к процессной ориентации управления учреждением.
При внедрении процессного подхода основным действием является определение и классификация основных процессов учреждения и составление так называемого реестра процессов или обобщенной карты взаимодействия процессов. При этом графическое описание совокупности процессов учреждения позволяет определить их укрупненную классификацию, последовательность, точки пересечения и взаимодействия.
Повышение качества образования, увеличение объемов услуг, по классической очной форме обучения, требует существенного повышения эффективности управления образовательным учреждением. Для этого необходимо исследование и реорганизация деятельности управления учреждением. Возможно применение методов реинжиниринга, который эффективно используются в современном бизнесе. Реинжиниринг определяется как фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов учреждения для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности. Применительно к образовательному учреждению объектами реинжиниринга являются: организационная структура учреждения, организация учебного процесса, методы и формы обучения, используемые средства обучения, учебные дисциплины и др.
Одна из основных проблем управления учебным заведением в России в настоящее время заключается в том, что из научно-образовательной структуры оно должно превратиться в коммерческо-финансово-научно-образовательную систему. Это влечет за собой глобальные изменения не только в системе управления, но и в самой организационной структуре учреждения. Перестройка организационной структуры учреждения повлечет за собой выделение финансовой подсистемы, отвечающей за внедрение и реализацию стратегического планирования. Совершенствование процессов развития многоканального финансирования, развитие материально-технической базы для повышения уровня и качества учебного процесса приведет к установлению соответствия с мировыми стандартами.
Таким образом, учреждение, структура которого будет подвержена процессам реинжиниринга, будет обладать не только интеллектуальным, но и коммерческим и финансовым капиталом.
Очень важно, что исторически большинство консалтинговых фирм основывали свои подходы к реинжинирингу, исходя из CASE-технологии разработки информационных систем. Методологии ориентированы на IТ-профессионалов и направлены на разработку поддерживающих информационных систем. Однако, в проведении процесса реинжиниринга традиционно участвуют специалисты как минимум двух типов – профессионалы в области реинжиниринга и разработчики ИС. По-настоящему успешное внедрение информационно-коммуникационных технологий является уникальным креативным процессом, при котором действующими элементами процесса являются управляющие компаний, специалисты-технологи, IТ-специалисты.
CASE-технологии использовались в реинжиниринге с момента их появления. Однако их ориентация на разработчиков информационных систем привела к тому, что на данном этапе развития моделирования CASE объединяют с другими современными технологиями, такими, как объектно-ориентированное и имитационное моделирование.
Для постановки задачи управления вузом производятся те же самые действия, что характерны и для управления техническими объектами. Другими словами, существует определенный набор стандартных решений, объединяющихся в некую модель исходя из конкретной ситуации. Более того, следует контролировать и сам процесс изменений, так как на практике работа происходит с конкретными измеряемыми параметрами, а их можно и нужно сравнивать с проектными. Объект изменений описывается стандартным языком моделирования, что приводит к стабилизации в описании объекта.
Количественное описание бизнес-процессов учреждения характеризуют соответствующие операционные бюджеты, впоследствии они превращаются в финансовые: бюджет движения денежных средств, бюджет доходов и расходов, прогнозный баланс. Подстановка бюджетирования позволяет специалистам аналитикам создавать типовые количественные описания деятельности предприятия.
Имитационное моделирование, которое лежит в основе реинжиниринга бизнес-процессов в образовании, незаменимо для того, чтобы непрограммирующий пользователь получил наиболее полное представление о модели, а также имел неограниченный доступ к средствам анализа таких моделей. Модели создаются в виде потоковых диаграмм, в которых представлены основные рабочие процедуры компании и описано их поведение, а также откомментированы информационные и материальные потоки между ними. Построение реальных имитационных моделей – занятие достаточно трудоемкое, а их детальных анализ зачастую требует от пользователя специальной подготовки.
Источник: scienceforum.ru
Анализ учебных бизнес-процессов
В данной главе будут выявлены и рассмотрены особенности учебных бизнес-процессов, выделены выдвигаемые к учебным-бизнес процессам требования и изучен процесс перехода от реального бизнес-процесса к учебному. В совокупности это позволит разработать собственный язык описания УБП.
Особенности учебных бизнес-процессов
язык моделирование учебный игра
Проектируя деловую игру, необходимо учитывать то, что бизнес-процесс, переведенный в учебную форму, будет являться одним из ключевых компонентов студии компетентностных деловых игр. Это наглядно видно из структурной схемы самой СКДИ (рис. 1.1):
Рисунок 1.1. Структурная схема СКДИ
Учебные бизнес-процессы относятся к подсистеме проектирования, поскольку именно она предназначена для разработки сценариев деловых игр, моделей предметных областей, на базе которых выполняются сценарии, а также учебно-методических материалов для проведения игр и контрольно-измерительных материалов. Фактически, с этой подсистемы начинается работа всей деловой игры, целью которой является получение определенного уровня профессиональных компетенций в процессе реализации сценариев, определяемых моделями бизнес-процессов предметной области.
Для формирования определенных стандартами компетенций в рамках СКДИ, необходимо воссоздать условия, максимально близкие к производственным. Для имитации таких условий используется модель производственной деятельности, в которой отражены все этапы жизненного цикла предприятия [3]. Сама модель же, состоит из набора взаимосвязанных бизнес-процессов, которые описываются при помощи нотации, упомянутой в первой части данной главы и используются в качестве входных данных для подсистемы проектирования.
Стоит отметить почему же реальные бизнес-процессы, пусть и описанные в удобной форме, не представляют собой достаточной учебной ценности и не могут быть использованы в подсистеме проектирования. Причиной является то, что они по своей сути — жестко заданные алгоритмы. То есть, взглянув на такой бизнес-процесс, обучаемый сразу видит его «идеальное» состояние, в котором задана верная последовательность действий, позволяющая достичь нужного результата. Таким образом, если в рамках СКДИ будут использованы реальные бизнес процессы вместо учебных, то единственным результатом обучения будет воспроизведение знаний, полученных экспертом на основе исследования некой организации. Безусловно, и это будет являться вполне значимым достижением, однако в тот же момент будет противоречить одной из ключевых концепций СКДИ: использование модели производственной деятельности и «активного» обучения для формирования профессиональных компетенций, а не только лишь для передачи знаний [2].
Еще одной причиной, по которой модели реальных бизнес-процессов, выполняемых на предприятиях, не могут использоваться при проектировании деловых игр, является то, что на различных однотипных предприятиях бизнес-процессы, решающие одну задачу, могут отличаться друг от друга и содержать ошибки. Поэтому первыми двумя особенностями учебного бизнес процесса является унифицированность и идеализированность. Под этим понимается то, что в УБП выделяются только инвариантные очищенные от возможных ошибок характеристики реального бизнес процесса, которые мало чем отличаются в разных реализациях этого бизнес процесса на разных предприятиях.
Проведение деловой игры предполагает, что студенты погружаются в атмосферу своей будущей профессиональной деятельности, которая моделируется непосредственно обучающей системой. Следовательно, системы должна учитывать многообразие жизненных ситуаций, возникающих в процессе реальной деятельности. Реальные бизнес-процессы не позволяют этого в виду собственной фиксированности, учебный же бизнес-процесс должен быть способен к обработке различных вариантов развития событий.
В ходе игры игроки вынуждены делать некоторые выборы, основываясь на своих теоретических знаниях и отрабатывая профессиональные компетенции. Соответственно, возникает необходимость предоставлять обучаемым определенную свободу выбора собственных действий в рамках описанного бизнес-процесса, а также оценивать и анализировать в последствии их действия во время игры для определения уровня овладения студентами профессиональными и коммуникативными компетенциями, умение прогнозировать ситуацию, умение принимать решения [3].
Таким образом, чтобы учебный бизнес-процесс обладал учебной ценностью необходимо, чтобы являлся не строго фиксированной последовательность действий, а гибкой структурой, способной адекватно реагировать на принятые обучаемым решения. Свобода действий игрока является одним из ключевых аспектов деловой игры, а способность учебного бизнес-процесса учитывать различные варианты развития событий — третьей выделенной особенностью.
Сразу же можно сказать и о четвертой особенности — оценке действий игрока. Учебный бизнес-процесс должен быть способен предоставлять возможности для анализа сделанных игроком выборов и их динамической оценки. Под этим подразумевается то, что правильность тех или иных операций в рамках бизнес-процесса может варьироваться в зависимости от последовательности действий игрока, ключевых показателей системы и так далее.
Кроме того, поскольку учебный бизнес-процесс опирается на описание реального бизнес-процесса, то, по сути, является производным от него. Следовательно необходимо рассмотреть переход от реального бизнес-процесса к учебному.
Для того, чтобы СКДИ сохраняла свою универсальность, то есть была способна к моделированию любой производственной деятельности, процесс перехода к учебному бизнес-процессу необходимо автоматизировать. УБП должен формироваться с минимальным человеческим участием, опираясь только на те данные, которые эксперт изложил в форме описания реального бизнес-процесса. Так появляется пятая особенность учебного бизнес-процесса: он должен использовать только предлагаемую описанием реального бизнес-процесса информацию, и ей же ограничиваться. Другими словами, учебный бизнес-процесс должен использовать только те операции, которые были упомянуты экспертом, нельзя исключать операции или действия из бизнес-процесса или добавлять новые в процессе перехода к УБП.
В совокупности, среди выделенных особенностей учебного бизнес-процесса оказались:
3) различные варианты развития событий;
4) динамическая оценка действий игрока по определенным показателям;
5) ограниченность моделью реального бизнес-процесса и экспертной информацией.
Источник: studbooks.net