Примеры делового бизнес письма

С составлением деловой корреспонденции по роду деятельности сталкиваются специалисты различных профессий. Но особенно важно умение грамотно писать деловые письма для представителей бизнес-среды. Ведь с помощью таких писем удается решать большую часть коммерческих вопросов максимально быстро и оптимально.

Что собой представляет

Деловое письмо — это основной метод общения и передачи сведений в рамках взаимоотношений с сотрудниками, партнерами или контрагентами. Такую корреспонденцию регулярно используют для решения рабочих задач коммерческие компании и индивидуальные предприниматели.

Например: при оформлении соглашения, в качестве уведомления, информационного обмена, как приглашение, запрос и т. п. Официальное письмо составляется по определенному формату и может затрагивать как один, так и несколько вопросов, если они взаимосвязаны между собой.

Деловую корреспонденцию принято классифицировать по группам: бумажная, электронная и бумажная по форме электронной.

Правила деловой переписки | Пример делового письма | Коммерческое предложение образец письма

• Для оформления писем на бумаге используются бланки организации установленного образца. В бумажных письмах предусмотрено заполнение классической шапки, где указываются имена, должности и иногда даже контакты адресата и адресанта. При наборе текста выставляют поля: правое — не менее 1,5 см; левое — от 3-х см (с учетом последующей подшивки). Шрифт для писем чаще всего выбирается Times New Roman 12 или 14 размера.
• Для email писем свойственна меньшая официальность. Если в деловых письмах, составленных на бумаге обычно проставляется подпись отправителя, в деловом email достаточно указать личные данные (ФИО) и должность в конце. Стандартная шапка с указанием имен, адресов и должностей также отсутствует. В современном мире такой формат писем зарекомендовал себя как более функциональный и быстрый. Кроме того, он позволяет без труда отправлять нужное количество дополнительных файлов, а также имеет юридическую силу, равную бумажным аналогам.
• Третий вид деловой корреспонденции — документы, оформленные на бумаге по электронному формату. Для составления таких писем не требуются бланки компании. По части официальности в оформлении к ним также предъявляются меньшие требования.

Разновидности деловых писем

Единой классификации деловых писем не существует. Для каждой сферы деятельности актуальны определенные варианты, число которых постоянно увеличивается. Но с основными видами писем, применяемыми чаще всего, следует ознакомиться.

Информационное

Такие деловые письма составляют с целью проинформировать получателя о каком-либо предстоящем событии. Например, о планируемых скидочных программах и акциях, датах проведения распродаж, нюансах доставки товара и т. п. В свою очередь, информационные документы могут быть представлены двумя подтипами:

• Уведомление. Его пишут, если в работе организации произошли значимые изменения: поменялись условия поставки товара, банковские реквизиты, ценовая политика. Уведомления используют для массовой рассылки контрагентам.
• Напоминание. Таким письмом получателя информируют о наступлении определенного момента: даты проведения платежа в счет оплаты поставки, окончания периода действия договорного документа, завершении акционной программы.

Гарантийное письмо

Данная разновидность деловых писем содержит обращение-просьбу, но с обязательной гарантией исполнения обязательств. Послание гарантийного типа нередко включает в себя такие формулировки: «Просим Вас», «Оплату гарантируем в срок до…».

Базовые правила делового письма I Хазеева Наталья Сергеевна. РУНО

С коммерческим предложением

В таких письмах обычно одна организация предлагает другой сотрудничество. Их составляют с целью расширения клиентской базы, для поиска новых партнеров, которые захотят работать с компанией.

Оферта

По сути — это деловое письмо, в котором отмечаются основные нюансы оказания услуг или поставки продукции. В документе отображаются: наименование, стоимость, сроки, место. Согласно правилам деловой переписки, при отсутствии этих сведений корреспонденция причисляется к коммерческой.

Требование

Его оформляют в случае невыполнения адресатом взятых на себя обязательств. Например, срыв сроков исполнения, образование задолженностей по платежам. В основной части документа-требования описывается суть проблемы и озвучивается предложение по ее разрешению в досудебном порядке.

Презентация

Это особый вид деловых писем, предполагающий использование различных современных техник для их создания. Ведь цель такой деловой корреспонденции — представить компанию и предлагаемый ею товар (услуги).

Сопроводительное

В таких письмах соискатели работы рассказывают, почему именно они подходят на вакантное место. Выражают желание сотрудничать, прикладывают резюме. Также, примером сопроводительных писем является опись вложений, составляемая при пересылке пакета бумаг.

Подтверждение

Деловое письмо подтверждение представляет собой квитанцию. Так, например, этот юридический документ выступает доказательством проведения оплаты. Не обязателен к составлению, считается, скорее, правилом хорошего тона.

Обратная связь

Писать деловые письма для обратной связи в первую очередь в интересах самой компании. С их помощью удается опросить определенную группу получателей на предмет их мнения о выпускаемой продукции или оказываемых услугах.

Просьба

Образец оформления такого документа содержит в формулировке: «Прошу», «Просим». Обычно с этих слов и начинается обращение в письме с просьбой поставить товар, переслать бухгалтерскую документацию, каталог продукции и т. п.

Документ для фиксации важной информации

Еще одна разновидность официальной переписки между компаниями-партнерами. В таких письмах акцентируют внимание на важных деталях. Например, изменившихся условиях соглашения. Что позволяет не потерять из виду основные моменты.

Отзыв

Это послание, содержащее объективную оценку деятельности организации или какого-либо ее сотрудника. Целью такой корреспонденции является письменное подтверждение навыков работника или достижений непосредственно компании. Оформляется в произвольной форме.

Приглашение

Написать деловое письмо в форме приглашения — отличный способ напомнить о себе партнерам и клиентам. Наиболее распространенными являются приглашения на мастер-классы, выставки, конференции, семинары.

Как правильно написать деловое письмо

В деловой переписке категорически недопустимы орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. В противном случае к отправленному письму не будет доверия, как и к самой компании-отправителю. Поэтому при оформлении необходимо следить за правописанием, строго придерживаться правил. Не сомневайтесь — получатели придают немалое значение тому, насколько грамотно и лаконично составлено послание в письме.

Стоит отметить, что в рамках деловой переписки приходится писать не только на кириллице. Письмо на английском языке должно быть не менее грамотным, несмотря на то что отправитель не является его носителем. В письмах нужно коротко и четко формулировать предложения, излагать информацию в определенном стиле.

Приступая к оформлению, нужно руководствоваться рядом обязательных правил:

• Первым делом определитесь с типом послания и придерживайтесь требуемой направленности (предложение, извещение, гарантия и т. п.).
• При составлении писем используйте только достоверную информацию. Ложные сведения распространяют мошенники и те, кто не заинтересован во взаимовыгодном сотрудничестве.
• Избегайте использования сложных формулировок, большого количества причастных и деепричастных оборотов, специальных терминов в письмах.
• Исключите любое проявление грубости в письме. Так же, как и чрезмерную демонстрацию расположения. Помните — эмоциональность в официальной переписке неуместна.
• В письме освещайте только один вопрос, не перепрыгивайте с темы на тему.
• Позаботьтесь о наличии всей важной информации. В том числе: контактных данных, адреса, банковских реквизитов.
• Забудьте про уменьшительно-ласкательные слова, сленг, просторечные выражения, смайлики, эмодзи. В деловой переписке их не существует.
• Кроме того, обязательно проверьте готовый вариант на предмет ошибок, опечаток, фактических неточностей.
• Email-послания могут сопровождать дополнительные файлы. Бумажные — соответствующие приложения, оформленные на бумаге. Они нужны, чтобы дать адресату более полное представление о теме, подтвердить серьезность намерений в письме.
• Обращайтесь к адресату исключительно по имени-отчеству или на «Вы».

Вышеперечисленные правила актуальны для любого документа. Не важно, кто именно составляет послание: сотрудник крупной компании, самозанятый или фрилансер — оно должно быть грамотным, лаконичным, предельно точно передавать суть вопроса.

Структура деловых писем

• название компании;
• адрес (почтовый и юридический);
• контактная информация;
• КПП, ИНН;
• реквизиты банковского учреждения;
• фирменный логотип (если имеется);
• дата и номер документа.

Дальнейшее составление деловых писем производится в соответствии со структурой:

При составлении email-документа шапку не делают. Да и в целом, оформляют его менее официально.

Составление деловой корреспонденции

Ниже представим примеры деловых писем.

Образец письма-просьбы

Email документ

Образец документа-приглашения

На первый взгляд официальная переписка может показаться делом довольно сложным и запутанным. Но на самом деле это не так. Достаточно составить образец (или несколько) и использовать его в дальнейшем на свое усмотрение. Приготовленный заранее шаблон поможет сэкономить время и не путаться в оформлении писем.

Источник: yagla.ru

Образцы делового письма. Как написать деловое письмо

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «. Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение). ». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Источник: businessman.ru

Как правильно написать деловое письмо. Образец делового письма

Отправка деловых писем является неотъемлемой частью деятельности предпринимателей, благодаря которым они развивают свой бизнес, разрешая те или иные вопросы.

Деловое письмо является инструментом делового общения между контрагентами, играя немаловажную роль на пути сотрудничества с партнерами, клиентами и сотрудниками. Грамотно оформленное письмо обеспечивает позитивную репутацию предприятию.

В каких случаях пишут деловые письма?

Каждому бизнесмену, иногда приходиться обращаться в те или иные инстанции, или к своим партнерам с запросом о предоставлении нужной информации, с предложением, с просьбой и т. д. Подобная корреспонденция давно стала необходимым элементом бизнес-процесса. Благодаря деловым письмам, можно быстро разрешать множество проблем, а также получать ответы на вызовы сегодняшнего дня.

Деловое письмо относится к основополагающей части деловой переписки, являясь кратким документом, который необходимо написать в тех случаях, когда на предприятии возникают определенные проблемы и ситуации, или требуется распространить определенную информацию.

Какие деловые письма бывают?

Сегодня существует огромное разнообразие деловых писем, которые обусловлены развитием рынка и потребностью распространения информации между партнерами и конкурентами. Благодаря Интернету, распространение информации стало быстрым и доступным для многочисленного населения.

На сегодняшний день можно столкнуться со следующими видами деловых писем:

1. Гарантийное письмо, обеспечивающее непременное исполнение взятых на себя обязательств.
2. Коммерческое предложение. Это наиболее распространенное послание, используемое предпринимателями для расширения своего бизнеса. Это, своего рода, деловое письмо о сотрудничестве, где компания инициирует предложение партнерства.
3. Извещение. Целью такого послания является донесение нужной информации, требуемой при дальнейшем взаимодействии.
4. Оферта. Это деловое послание, предлагающее сотрудничество по поставке товара или по предоставлению услуг, с отображением существенных договорных условий, согласно ГК РФ (наименование предмета соглашения, стоимость, срок поставки, место). При отсутствии существенных условий документ не относится к оферте, а считается обычным коммерческим предложением.
5. Рекламация (претензия). Такое письмо предназначено для оповещения адресата о неполном или некачественном исполнении обязательств. Такие письма составляются, обычно, при получении бракованного товара и они нередко сопровождаются требованием по выплате штрафов.
6. Сопроводительное письмо. Послание применяется при сопровождении отправленных документов, для разъяснения цели их направления.
7. Письмо-ответ. Данный документ составляется для подтверждения получения запроса и ответа на него.
8. Просьба. Письмо выражает обращение с просьбой. Наиболее часто такие письма составляются для повторного предоставления затерянных документов.
9. Напоминание. Цель такого письма — напомнить контрагенту о приближении определенного момента (даты исполнения обязательств, завершение контракта, даты мероприятия и т. д.). Пример такого письма — оповещение страховых организаций о дате завершения срока полиса.
10. Поздравление. Данное письмо предназначено для поздравления с каким-нибудь событием.
11. Приглашение. Подобное письмо составляется для приглашения контрагента на конференцию, выставку и др. событие. Это дополнительный инструмент о напоминании о себе для дальнейших взаимоотношений.

Также можно выделить деловые послания, которые разделяются по количеству оповещаемых лиц. Сюда можно отнести:

1. Циркулярные — отсылаемые в адрес множества лиц. Здесь можно отметить приглашения, оповещения и прочую информацию.
2. Стандартные — направляемые по одному адресу, конкретному лицу.

Кто должен выступать в роли автора письма?

Деловое письмо непременно обязано быть подписано. При этом, оформление такого документа может осуществлять любой работник предприятия по поручению руководителя. Чаще всего составлением писем занимается секретарь, но директор может поручить специалисту структурного отдела, который находится в теме решения вопроса.

Тем не менее, кому бы ни было поручено составление делового письма, подписать его обязан руководитель предприятия, так как, обычно, такие письма пишутся от имени предприятия.

Общие правила написания деловых писем

Деловое письмо необходимо составлять грамотно, не допуская орфографических и стилистических ошибок, а также зачеркиваний, исправлений и прочих помарок. Накануне составления делового письма рекомендуется определиться с видом документа (приглашение, извещение, предложение и т. д.), а также разбить текст на абзацы для облегчения восприятия излагаемых сведений. При оформлении делового письма рекомендуется использовать следующие основные правила:

1. В тесте письма должна быть достоверная информация.
2. Содержание послания должно быть полным.
3. Письмо должно быть кратким (Рекомендуется не более 1 страницы, остальные данные можно разместить в приложении).
4. Использовать нейтральный тон, без грубостей и эмоциональных оценок.
5. Не рекомендуется применять сленг и просторечие.
6. Нежелательно использовать сокращения слов и аббревиатуры.
7. В одном письме необходимо излагать лишь одну тему. Наличие нескольких тем возможно, если они взаимосвязаны.
8. Заполнение деловых писем рекомендуется на фирменном бланке предприятия.
9. Письмо непременно обязано быть подписано руководителем предприятия.
10. Перед отправкой документ обязан быть зарегистрирован в журнале исходящих писем, с присвоением номера и даты отсылки.

Примечание. Письмо может быть напечатано, с использованием офисной техники, или написано вручную разборчивым почерком. При этом, желательно пользоваться, при его заполнении, синей или черной пастой.

Как написать?

Законодательством РФ не утвержден шаблон делового письма и такой документ не обладает строгим и обязательным регламентом при его заполнении. Поэтому, деловое послание может быть составлено в свободном стиле. Однако, современный деловой этикет предполагает базовые правила делового общения. Для правильного заполнения делового послания, рекомендуется соблюдать несложную инструкцию:

1) Письмо обязано быть написано в нейтральном тоне, без грубых и эмоциональных выражений, даже если контрагент грубо нарушил условия договоренностей.

2) Как и любой служебный документ, деловое письмо обязано содержать вводный раздел, где отображаются:

3) Реквизиты адресата, с указанием:

• Должности лица, которому отправляется документ.
• Названия предприятия.
• Ф.И.О. руководителя.

4) Реквизиты предприятия-отправителя. Если послание составляется на фирменном бланке, то эти сведения могут быть опущены.

6) Содержательный раздел письма должен отображать:

7) Причину обращения. Формулировка может быть представлена так: («ввиду задержки …», «в связи с получением …», «исходя из …» и т.д.).

8) Ссылку на основание (например, «на основании соглашения …», «на основании проведенных переговоров …», «на основании телефонного разговора …» и т.д.).

9) Назначение письма («для разрешения проблемы …», «во избежание недоразумения …», «с целью устранения …» и т.п.).

10) В завершение заполненный документ обязан быть подписан руководителем и отмечена дата его составления.

Примечание. Если к письму нужно прикрепить документы, то их список отражается в отправляемом послании.

Данная инструкция является базовой. В зависимости от ситуации и цели составляемого делового письма, далее предлагаются образцы деловых писем различных видов.

Деловое письмо о сотрудничестве

Деловое письмо о сотрудничестве составляется, обычно, уполномоченным работником, отвечающим за то или иное развитие бизнеса. Содержание письма обязано быть согласовано с руководителем предприятия. Оно может быть составлено на обычном листе А4 или на фирменном бланке. Документ, как правило, отсылается руководителю компании.

Ниже предлагается образец послания о сотрудничестве, составленного на простом листе бумаги и на фирменном бланке.

Пример 1

Пример 2

Деловое письмо – просьба

Письмо-просьба является довольно распространенным видом делового общения в среде предпринимателей, где представитель одной фирмы обращаются к другой с некоторой просьбой.

Форма такого документа ничем не отличается от базового образца. Документ может быть предназначен, как для группы лиц (к примеру — менеджерам, бухгалтерскому персоналу, юристам и т.д.), так и конкретному лицу.

Гарантийное деловое письмо

Гарантийные письма нередко используются в деловом общении. Суть документа состоит в том, что отправитель возлагает на себя определенные обязательства, в связи с непредвиденными обстоятельствами, гарантируя их непременное исполнение.

Такими обязательствами могут быть:

1. Перечисление средств к назначенной дате.
2. Своевременная поставка товара.
3. Письменное подтверждение наличия долга, с обязательством его погашения.
4. Прочие гарантийные обязательства.

Деловое письмо партнерам обязано точно, конкретно и лаконично отображать предложение или какое-либо сообщение. Для оформления письма партнерам, требуется четко определиться с назначением послания. Это может быть:

1. Приглашение в честь какого-либо события.
2. Предложение о пролонгации взаимоотношений.
3. Сообщение о разрыве соглашения.
4. Извинительное сообщение и т.д.

Письмо обращение

Такое письмо относится к распространенному виду деловых писем. Суть письма-обращения состоит в мотивации его получателя осуществить действие или рассмотреть предложение. Главными условиями письма-обращения являются:

1. Наличие у получателя полномочий для решения вопроса.
2. Наличие у отправителя послания права обращения с получателем документа.

Вопросы, освещаемые в письмах-обращениях, достаточно обширны. Различаются следующие виды обращений:

• От физлица к физлицу.
• От физлица к предприятию.
• От предприятия к другой компании.

При помощи письма-обращения можно:

• Затребовать сведения (об уголовных делах, о состоянии пенсионного счета, о кадровом составе компании и т.д.).
• Донести сведения до заинтересованного лица (о произошедшем событии, о правонарушении).
• Попросить о исполнении действий (по возврату оборудования, по направлению документов, по уборке территории и пр.).
• Выразить просьбу о рассмотрении вопроса (об организации мероприятия, об установлении маршрута, о графике трудовой деятельности и т.д.).

Письмо руководителю

Для составления делового письма руководителю, требуется продумать конечную цель, которая планируется отправителем документа.

Письмо руководителю может быть направлено от:

1. Делового партнера (предложение, напоминание, сообщение и т.д.).
2. От сотрудника предприятия (заявление о приеме на работу, на увольнение, на отпуск и т.д.).

Форма такого письма должна соответствовать базовым требованиям к служебным письмам.

Письмо в компанию

Одним из ключевых условий общения между компаниями является деловая переписка. Предприятия регулярно обмениваются информацией, как между собой, так и внутри фирм.

Поводом для обращения в компанию может быть:

1. Предложение о сотрудничестве.
2. Предложение о конкретном монтаже того или иного оборудования.
3. Предоставление информации о своей деятельности и т.д.

Обращение в компанию может исходить:

• От физлиц. (письмо в управляющую компанию об устранении той или иной неисправности при исполнении ЖКУ, письмо к изготовителю изделия об устранении дефекта в приобретенном товаре и т.д.).
• От предприятий. Пример такого письма предлагается ниже.

Письмо контрагенту

При сотрудничестве предприятий письмо контрагенту является обычным явлением. Здесь может быть:

1. Обращение с предложением об изменении договорных условий.
2. Сообщение о прекращении сотрудничества.
3. Претензия о неисполнении договорных условий.
4. Уведомление об ошибке при расчетах и т.д.

Чего нельзя допускать в деловом письме?

Сегодня существует множество рекомендаций о том, как правильно оформить деловое письмо. Тем не менее, при составлении такого документа совершается немало ошибок, которые нельзя допускать, а именно:

1. Фамильярность.
2. Игнорирование делового стиля.
3. Применение сленга и сокращений.
4. Отсутствие данных об отправителе.
5. Письмо непременно обязано быть понятным получателю, поэтому, нельзя составлять длинные предложения, сложные для восприятия.

Как отправить письмо?

Деловое письмо можно отослать следующим образом:

• Наиболее современный и быстрый способ – использование электронной связи. Недостатком такого способа является то, что при огромном числе писем у адресата, послание может оказаться в «Спаме», поэтому, рекомендуется после отсылки письма удостоверится в его прочтении получателем, путем телефонного звонка.
• Следующий способ является консервативным, позволяющим отправку сообщения Почтой России заказным отправлением, с оповещением о вручении адресату. Обычно, такой способ используется при отсылке оригиналов документов, писем, заверенных подписями и печатями.
• Еще один способ – это отправка письма через факс или разные мессенджеры. Такой способ может быть использован при наличии такой связи.

Источник: vsepisma.com